LA CRÉATION D UN BIEN DANS LE MODULE «GESTION DES BIENS»

Transcription

1 Afin de profiter des fonctionnalités du module de gestion des biens, vous devez contacter Dave Pagé (819) poste pour adapter votre profil d accès au système. Les écrans et directives qui suivent permettent à l usager de créer un bien dans le module «Gestion des biens». Le système financier SOFE met à la disposition de l usager trois techniques pour la création d un bien : Création d une fiche individuelle de façon manuelle. Création d une fiche individuelle assistée par le processus d acquisition. Création de plusieurs fiches individuelles à l aide d un fichier Excel (Modèle) pour utiliser cette technique communiquer avec Dave Pagé (poste 63356). CRÉATION D UNE FICHE INDIVIDUELLE DE FAÇON MANUELLE Dans le dossier «Gestion des biens» double-cliquer sur «Sélection de la fiche du bien/équipement». Le bouton nouveau lancera la création d une nouvelle fiche. Notes Champs jaunes : obligatoires à compléter lors de la saisie. Champs gris : générés par le système et non accessibles lors de la saisie. Champs blancs : optionnels. LA CRÉATION D UN BIEN DANS LE MODULE «GESTION DES BIENS» 1

2 Code d inventaire Le champ «code d inventaire» sera généré automatiquement par le système. Numéro référence Numéro saisi par le responsable des biens de la faculté ou dans le service concerné. Nom bien/équipement Saisir une description. Intervenant dépositaire Saisir le nom d un intervenant. Pour les biens introduits par le biais d un bon de commande, l intervenant amené par défaut est le requérant de la pièce d où le bien origine. On peut utiliser ce champ pour identifier la personne qui sera responsable du bien. Local Saisir l endroit où le bien sera localisé à partir de la liste des locaux disponibles. Unité adm. Saisir l unité administrative. LA CRÉATION D UN BIEN DANS LE MODULE «GESTION DES BIENS» 2

3 Code de propriété Ce champ est utilisé pour assurer la sécurité des informations qui se retrouvent dans l auxiliaire des biens. Un usager ne pourra consulter et faire des opérations dans les écrans du module «Gestion des biens» que s il possède le bon code de propriété. Il s avère donc important d attacher au bien le bon code de propriété. L université utilisera les codes d unités administratives comme code de propriété. Entité externe Saisir le fournisseur qui nous a procuré le bien. Pour les biens introduits par le biais d un bon de commande, l entité externe amenée par défaut est celle de la pièce d où le bien origine. Fonction Identifier l usage que l on anticipe faire de ce bien. (Ex. Personnel, Recherche, Académique, Soutien à l enseignement, etc.) Modèle Identifier le numéro de catalogue ou le numéro de modèle du bien. Année d acquisition Inscrire l année d acquisition. Coût Indiquer le coût d acquisition. (Note : Pour les biens introduits par les commandes, le coût exclut les taxes. Numéro de série Lorsque cela s applique, indiquer le numéro de série. Catégorie du bien/équipement Choisir la catégorie du bien dans la table proposée. Cette information pourra être exploitée ultérieurement dans les écrans de consultation et d exploitation des biens. Fréquence d utilisation Choisir la fréquence d utilisation du bien dans la table proposée. Cette information pourra être exploitée ultérieurement dans les écrans de consultation et d exploitation des biens. Condition du bien/équipement Permet de préciser l état du bien. Technicien responsable Permet de préciser un responsable lié à l utilisation du bien. Contrat de service Permet de référer au bien un contrat de service afin d assurer un suivi des garanties, de l entretien potentiel et d autres particularités. LA CRÉATION D UN BIEN DANS LE MODULE «GESTION DES BIENS» 3

4 ONGLET «HISTORIQUE» Permet de suivre le cycle de vie du produit au fil du temps. BOUTON «Note» Permet à l usager d inscrire une ou plusieurs notes avec, au besoin, un type différent pour consultation ultérieure. Les notes sont non modifiables après leur enregistrement. Il est possible d imprimer chacune des notes, avec le bouton «Imprimer» de l onglet. BOUTON «Document attaché» Permet à l usager d attacher un document à cette fiche de bien. BOUTON «Transférer» Permet à l usager de transférer un bien vers un autre local et/ou code de propriété (Faculté ou Service). LA CRÉATION D UN BIEN DANS LE MODULE «GESTION DES BIENS» 4

5 CRÉATION D UNE FICHE INDIVIDUELLE ASSISTÉ PAR LE PROCESSUS D ACQUISITION Le processus consiste à effectuer la création d un bien suite aux gestes d acquisition effectués par les usagers lors de la préparation d un document d achat. Dès que le document d achat devient officiel, une transaction est acheminée dans une table temporaire où le responsable des biens sera en mesure de créer les biens, suite à l analyse de l information située dans cette zone transitoire. Le système offre la possibilité à l utilisateur de modifier ou de compléter l information manquante relative à la gestion de bien. Sur chaque ligne du document d achat, il existe un indicateur à cocher pour la création d un bien. Si cette case est cochée, l information de la ligne d achat sera automatiquement acheminée dans le tableau de bord des biens qui reçoit les items en suspens du module «Gestion de bien» (Écran : Transaction en suspens Bien /équipement) afin de permettre au responsable du module d effectuer la création du bien à partir de cette information. La gestion automatique des lignes qui seront cochées au bon de commande s effectue en fonction des paramètres suivants : 1- D abord, dans les paramètres de base des catégories d achat, les ressources du service des finances doivent préalablement avoir coché les catégories où on est susceptible de rencontrer des biens à diriger vers l auxiliaire. 2- Dans les paramètres de base du plan comptable, les ressources du service des finances doivent préalablement avoir coché les comptes où on est susceptible de rencontrer des biens à diriger vers l auxiliaire. 3- Dans les paramètres de base des unités administratives, les ressources du service des finances doivent préalablement avoir inscrit un code de propriété pour l unité administrative qui sera utilisé dans le document d achat. Dans le document d achat, lorsque ces trois critères sont rencontrés, un crochet s affiche de façon automatique sur la colonne de génération d un bien pour tous les items de la commande. Enfin, au moment où la commande devient officielle, chacune des lignes du document d achat est basculée vers le tableau de bord des items en suspens dans le module des biens. Dans le dossier «Gestion des biens» double-cliquer sur «Transaction en suspens Bien/Équipement». Faire votre recherche de biens à traiter par le biais du critère «Code de propriété» : le système affiche ainsi les articles jumelés à votre faculté ou service. LA CRÉATION D UN BIEN DANS LE MODULE «GESTION DES BIENS» 5

6 IMPORTANT : Si on désire annuler la commande après que celle-ci soit devenue officielle, parce que le produit n est plus disponible et que l item avait été coché pour créer un bien, on devra en aviser le responsable des biens pour qu il refuse la création du bien dans son écran de transaction en suspens. La création du bien dans l auxiliaire se fait en trois étapes : 1- Saisir l information complémentaire sur chacun des biens à créer ; 2- Mettre les biens à créer dans un état de transfert ; 3- Déclencher la création du bien. 1 SAISIR L INFORMATION COMPLÉMENTAIRE DES BIENS La première étape consiste à compléter les informations qui se retrouveront dans la fiche du bien. Plusieurs éléments ont été amenés du bon de commande. LA CRÉATION D UN BIEN DANS LE MODULE «GESTION DES BIENS» 6

7 Dépositaire Pour les biens introduits par le biais d un bon de commande, l intervenant amené par défaut est le requérant de la pièce d où le bien origine. On peut utiliser ce champ pour identifier la personne qui sera responsable du bien. Local Saisir l endroit où le bien sera localisé. On recommande d utiliser le code identifiant le local, tel que défini par le service des immeubles. (Ex. B1-104 pavillon B1 local 104) Unité adm. Saisir l unité administrative. Code de propriété Ce champ est utilisé pour assurer la sécurité des informations qui se retrouvent dans l auxiliaire des biens. À partir de la table proposée, inscrire le code approprié. Fonction Identifier l usage que l on anticipe faire de ce bien. (Ex. Personnel, Recherche, Académique, Soutien à l enseignement, etc.). Ce champ est laissé à la discrétion de l usager. Modèle Identifier le numéro de catalogue ou le numéro de modèle du bien. Numéro de série Lorsque cela s applique, indiquer le numéro de série. Technicien responsable Permet d indiquer un responsable lié à l utilisation du bien. Catégorie du bien/équipement Choisir la catégorie du bien dans la table proposée. Cette information pourra être exploitée ultérieurement dans les écrans de consultation et d exploitation des biens. Fréquence d utilisation Choisir la fréquence d utilisation du bien dans la table proposée. Cette information pourra être exploitée ultérieurement dans les écrans de consultation et d exploitation des biens. Contrat Cet indicateur à cocher permet de signaler, par exemple, qu un contrat de service existe pour cet article. Numéro de contrat de service Permet de référer au bien un contrat de service afin d assurer un suivi des garanties, de l entretien potentiel et d autres particularités. Fin de garantie Permet d inscrire, à titre de référence, une date pour le suivi du terme de la garantie. LA CRÉATION D UN BIEN DANS LE MODULE «GESTION DES BIENS» 7

8 Le bouton «Éclater l item pour avoir un bien par item». Par exemple, permet d éclater l achat d un lot de 3 photocopieurs (qui aurait créé une seule fiche de 3 photocopieurs) en 3 fiches individuelles pour chacun des 3 photocopieurs. Après avoir appuyé sur le bouton, le système signale qu il divisera le prix de façon égale à chacun des items et demande de confirmer le traitement. L information complémentaire de chacune des fiches devra être complétée par la suite. L information ainsi saisie, on enregistre le document à l aide du bouton de la barre d outils. 2- METTRE LES BIENS À CRÉER DANS UN ÉTAT DE TRANSFERT La deuxième étape fixe les biens sélectionnés dans un état de transfert, ce qui permet de préparer les articles pour la dernière étape consistant à la création de la fiche du bien. Dans l écran de «Transaction en suspens Biens/Équipement» chaque ligne du document d achat peut adopter un des trois états suivants : En attente : permet de saisir les informations complémentaires sur le bien. À transférer : permet de préparer chaque ligne sélectionnée pour la création de la fiche de bien. Refusé : permet d isoler un item que l on ne souhaite pas générer comme fiche de bien. On sélectionne d abord les biens à traiter. La combinaison de touche Ctrl-clic permet de sélectionner (ou désélectionner les biens) La combinaison de touche Shift-clic permet de sélectionner plusieurs biens à la fois. Notre sélection complétée, on appuie sur le bouton de transfert. 3- DÉCLENCHER LA CRÉATION DU BIEN La dernière étape consiste à déclencher la création du bien grâce au bouton. Aucune présélection n est nécessaire lorsque le processus est déclenché. Le système traite tous les biens qui sont à l état «À transférer» et crée une fiche de bien pour chacun d eux. NOTE : Le responsable des biens, ou l usager qui a le bon code de propriété associé à son code d usager, sera en mesure d ajouter ou corriger l information directement dans la fiche du bien une fois celle-ci créée. LA CRÉATION D UN BIEN DANS LE MODULE «GESTION DES BIENS» 8