assistanat tout savoir, tout comprendre, pour mieux manager CDI-Intérim Experts Search & Selection Solutions RH Inhouse Services

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1 assistanat tout savoir, tout comprendre, pour mieux manager CDI-Intérim Experts Search & Selection Solutions RH Inhouse Services

2 l assistant au cœur de l entreprise niveau d implication des assistants lien important entreprise / client indispensable pour l entreprise position clé au sein d un service 93% cohésion de l équipe 91% 93% résultats du département 85% 88% résultats de l entreprise 76% lien important manager / équipe % d avis en accord 87% % d avis en accord

3 le point de vue du manager sur les métiers de l assistanat une fonction jugée importante Le témoignage de Sylvie Bergis, responsable formation, GREIF France (Rouen). Quel regard portez-vous sur les métiers de l assistanat? Une bonne image, d autant que j ai moi-même commencé ma carrière comme assistante de direction. C est une fonction importante dans l entreprise, dans la mesure où un manager doit pouvoir se reposer sur son assistant pour une partie de son activité. Les managers sont aussi des hommes d affaires bien conscients des contraintes économiques ; en cas de nécessité, ils sacrifieront plus facilement leur confort que la productivité de l entreprise. Quelles qualités jugez-vous primordiales? Confidentialité, adaptabilité et capacité d investissement sont pour moi les mots-clés dans ces métiers. Du point de vue des compétences purement professionnelles, la spécialisation dans un domaine (RH, juridique ) est un vrai atout pour apporter un maximum de valeur ajoutée au manager. pour les managers, l assistant est une ressource cruciale 91% 79% 78% poste clé crucial compétences gain de temps qualité bon relationnel impliqué professionnalisme sérieux relais indispensable aux managers permet de déléguer une part importante du travail à réaliser permet de soulager la charge du manager sur certaines tâches spécifiques testimoniaux communication dévoué flexible réactivité disponible rigueur consciencieux le saviez-vous? prérequis de la profession bonne organisation esprit d initiative compétences plutôt généralistes niveau d études important % d avis en accord 100% 89% 75% 48% nombre d entreprises pour lesquelles Randstad a recruté un ou plusieurs assistants en 2012

4 compétences des assistants activités langues et logiciels 78%, gestion et suivi de dossiers 97%, logiciels bureautiques 70%, gestion courrier 69%, logiciels organisation/messagerie 64%, gestion planning et agenda 39%, logiciels relation client 48%, gestion consommables et matériels 32%, langues étrangères 44%, organisation réunions et événements 28%, réseaux sociaux 28%, comptabilité 25%, logiciels RH et gestion 25%, organisation de voyages 16%, logiciels statistiques-bdd 23%, gestion des ressources humaines 15%, retouche photo-vidéo 18%, gestion et coordination de projets 19%, autres

5 les profils et compétences rencontrés en entreprise des assistants au centre de l organisation 88 % des assistants sont en CDI et près de la moitié ont plus de 5 ans d ancienneté. «Il y a peu de turn-over et les contrats courts débouchent souvent sur un CDI», confirme Vanessa Gousselot, chargée de développement centre expert tertiaire et services Randstad. Ces métiers demeurent en grande majorité féminins (94 %). Toutefois, Sophie Nouvelle, secrétaire générale de la Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat, anticipe une évolution : «Le regroupement de certains diplômes en une filière gestion-administration devrait apporter davantage de mixité.» Cette refonte devrait en outre mieux répondre aux besoins des entreprises, qui ne demandent plus aux assistants des tâches purement administratives : «Il s agit d organiser la vie du service, explique Vanessa Gousselot. Souvent, les managers leur confient aussi des missions complémentaires : analyser des données, monter un dossier de communication» L assistant est au centre d un large réseau relationnel et dans deux tiers des cas, il travaille avec plusieurs managers. «Cela conforte un rôle de pivot dans l organisation, commente Sophie Nouvel. Avant, il suffisait d être réactif ; maintenant, il faut être proactif.» encadrement et missions des assistants types d encadrement vous seul 33% 34% vous et plusieurs autres managers types de mission organisationnelles techniques relationnelles 33% 18% vous et un autre manager 35% 47% le saviez-vous? salaires moyens pratiqués par les managers salaire (brut) assistant de direction assistant polyvalent assistant client (commercial, ADV, achat, logistique,...) assistant expert (comptable, juridique, marketing,...) assistant ressources humaines ou formation nombre d outils d évaluation disponibles dans la gamme Randstad pour recruter les professionnels de l assistanat

6 difficultés de recrutement selon les profils Les trois principales difficultés varient selon les profils recherchés : motivation 35% 67% assistants généralistes assistants spécialisés compétences expérience 43% 54% 52% 57% Et globalement, le recrutement de profils spécialisés s avère nettement plus compliqué : 6 recrutements sur 10 sont difficiles (contre 3 sur 10 pour les profils généralistes).

7 les attentes des managers des exigences en hausse malgré une rémunération plafonnée Pour 67 % des managers, l obtention d un bac+2 est un minimum et 80 % demandent au moins 2 ans d expérience. Le sens du relationnel et l autonomie sont les premières qualités valorisées : les assistants doivent savoir prendre des décisions qui vont au-delà de leurs missions. «L expérience apporte une maturité qui se traduit par des compétences de savoir-être», explique Martine Langlois, responsable de plateforme ADV chez CBS Outdoor (Toulouse). La maîtrise du secteur d activité est également importante, surtout pour des assistants spécialisés. «Les demandes d expertise dans des domaines précis sont plus fréquentes, constate Nathalie Jacqueton, consultante senior Randstad en région parisienne. Mais les salaires ne suivent pas toujours, ce qui rend ces recrutements plus compliqués.» Seuls 19 % des managers estiment en effet que le salaire brut doit dépasser mensuels. «Il y a un manque de reconnaissance financière, reconnaît Martine Langlois. Un assistant doit être prêt à donner beaucoup. Pour ma part, je suis favorable aux primes au mérite.» profils recrutés 59% assistant / secrétaire 41% assistant de direction qualités requises sens du relationnel 99 % autonomie 98 % maîtrise des nouveaux modes de communication 91 % maîtrise des logiciels et outils utilisés 88 % implication 81 % capacité d évolution 74 % capacité à prendre des décisions 63 % spécialisation métier (finance, RH,...) 51 % expertise sectorielle (BTP, industrie,...) 49 % le saviez-vous? formations recommandées 18% 22% 27% 32% 44% assistants sont testés et évalués sur leurs compétences par Randstad chaque année langues développement des compétences relationnelles bureautique gestion du temps spécialisation métier

8 développement ou disparition du métier? 22% disparition développement 61% répartition des activités d assistanat entre les autres collaborateurs augmentation des activités d assistanat profils plus autonomes

9 les perpectives d avenir vers plus d autonomie et de spécialisation L analyse de Cécile Girond, responsable centre expert tertiaire et services Randstad. 61 % des managers pensent que les métiers de l assistanat vont se développer. Partagez-vous leur avis? Oui, et ce chiffre est une bonne nouvelle : les managers sont conscients que les assistants continueront de jouer un rôle dans les années à venir. Or, une partie d entre elles s inquiètent de voir leur métier disparaître, les managers étant de plus en plus autonomes. Chez Randstad, nous ne constatons aucune baisse dans le volume des demandes, même si elles évoluent. Comment évoluent-elles? Un manager n attend plus seulement qu on gère son planning ou l administratif. Il cherche une compétence spécifique : RH, commercial, On note d ailleurs un glissement sémantique révélateur dans certains domaines : le libellé des postes mentionne de plus en plus souvent «chargé RH/communication» et non «assistant RH/ communication». L avenir est donc aux profils autonomes, capables de prendre des responsabilités, voir spécialisés. Seuls 28 % estiment que l utilisation des langues étrangères va augmenter Cela correspond à la réalité. L utilisation d une langue étrangère en milieu professionnel se limite souvent à de simples échanges. spécialisation des profils profils d aujourd hui 41% profils dans 5 ans 51% 49% assistants généralistes assistants spécialisés le saviez-vous? 59% évolution du métier à long terme davantage d autonomie et de responsabilité 67 % davantage tourné vers l opérationnel et moins vers l administratif 54 % davantage axé sur les technologies de l information et de la communication 43 % assistants recrutés en CDI ou intérim par Randstad chaque année

10 méthodologie : Cette enquête a été réalisée du 4 au 26 juin 2013 auprès de 660 managers travaillant ou ayant travaillé avec un ou plusieurs assistants depuis moins de trois ans, tous secteurs d activités confondus et dans toute la France. Les réponses ont été recueillies en ligne par le cabinet indépendant OpinionWay, suivant les procédures et règles de la norme ISO direction des managers typologie d entreprises secteur d activité 33% 18% 14% 10% 6% 5% 14% direction d entreprise ressources humaines production industrielle, travaux, chantiers gestion, finance, administration commercial, marketing service technique autres 52 % < 100 salariés 22 % 100 à 500 salariés 26 % > 500 salariés banque et finance BTP et construction commerce industrie services transport et logistique

11 un panel de managers représentatif une démarche proactive menée par Randstad Les métiers de l assistanat bénéficient d une bonne image auprès de 98 % des managers, qui les qualifient spontanément de «postes-clés», «cruciaux», «indispensables». C est l un des grands enseignements de l étude menée par Randstad auprès de 660 managers dans toute la France. «Cette enquête apporte un nouvel éclairage sur une profession en pleine mutation» résume Catherine Martel, responsable des études chez Randstad. Chaque année, Randstad analyse ainsi les tendances dans plusieurs secteurs d activité : attractivité, salaires, perspectives d avenir Forts de ces connaissances, les centres experts Randstad sont bien plus qu un réseau de recrutement : hyperspécialisés par métier, ils vous conseillent, anticipent vos projets de recrutement et accompagnent vos politiques RH. À travers cette démarche proactive, Randstad s inscrit dans une relation professionnelle riche et durable avec ses clients : en cultivant notre expertise mé tier, notre ambition est de vous informer et de vous offrir une vision pertinente des enjeux RH dans votre secteur. typologies d assistants * assistant polyvalent assistant de direction secrétaire comptable 18% assistant ressources humaines 17% assistant commercial 17% secrétaire 15% assistant logistique/achat 12% assistant de gestion 10% * NB : certains managers encadrent plusieurs assistants 25% 23% statut des managers gérant agent de maîtrise 12% autre 11% 3% cadre 14% supérieur 16% cadre dirigeant 44% n bre collaborateurs encadrés 1 à 5 6 à 9 10 et + n bre assistants encadrés et + f f f Y fy YfY 30 % 14 % 56 % 45 % 25 % 30 % cadre le saviez-vous? assistants ont participé aux trophées de l assistanat Randstad

12 Randstad, spécialiste de vos recrutements La Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat représente officiellement la profession auprès des instances gouvernementales et des organisations professionnelles. * retrouvez votre espace recruteur sur recruter.randstad.fr *heureux de vous connaître Le Groupe Randstad France est engagé dans la lutte contre toute forme de discrimination et pour l égalité professionnelle femmes / hommes. Toutes les fonctions et intitulés figurant dans ce document se déclinent au féminin comme au masculin. RAND CDI-Intérim Experts Search & Selection Solutions RH Inhouse Services