mai 2014 Présentation générale de la démarche environnementale

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1 L agence de développement et d urbanisme du pays de Montbéliard Système Management Environnemental Manuel Environnemental mai 2014 Présentation générale de la démarche environnementale Manuel environnemental ADU 2014 Page 1 sur 7

2 Pourquoi un manuel environnement? Objet de ce manuel Le manuel environnement a pour objet de décrire l organisation générale du système de management environnemental (SME) mis en place à l Agence de Développement et d Urbanisme du Pays de Montbéliard. Ce document à été réalisé dans le but d apporter une approche pédagogique du fonctionnement de ce SME. Le manuel indique les liens entre les principaux documents du SME et les exigences de la norme ISO : Il s organise selon l ordre défini par la norme ISO : Présenter le Système de Management Environnemental ; Indiquer les documents et les outils relatifs au Système de Management ; Servir de guide pour les personnes qui auront en charge la mise en œuvre et le suivi du Système de Management. Modalités de gestion Le manuel environnement est tenu à disposition de l ensemble du personnel et de la direction dans le classeur SME. La gestion et la mise à jour du manuel sont effectuées par le responsable environnement et fait l objet d une révision lors des revues de direction et suite à des demandes pertinentes de destinataires du manuel. Agence de Développement et d Urbanisme du Pays de Montbéliard 8 avenue des Alliés - BP MONTBÉLIARD Cedex Tél Fax contact@adu.fr Un SME? Pour quels domaines? Définition d un SME Un système de management environnemental (SME) est défini selon la norme ISO comme un outil pour développer et mettre en œuvre la politique environnementale d un organisme et gérer ses aspects environnementaux (NF EN ISO : 2004). Le fonctionnement du SME Il s établit sur le principe de la roue de Deming, également appelé PDCA (Plan, Do, Check, Act). Les grandes lignes de son fonctionnement se basent sur la logique utilisée par le management de la qualité. L objectif est de faire évoluer l organisme dans une optique d amélioration continue de ses performances environnementales, représentée par une roue en mouvement. L Agence de Développement d Urbanisme L ADU a été créée en 1990 à l initiative du District urbain du Pays de Montbéliard, pour aider les collectivités à élaborer et conduire un projet de territoire en réponse aux profondes mutations socio-économiques qui ont touché l agglomération durant les années 80. L originalité de l ADU est d intégrer au sein d une même structure, des compétences dans le domaine de l aménagement du territoire et du développement économique. L agence est une structure associative, exclusivement composée de membres publics. Elle conduit des travaux de prospective et d analyse en amont de la décision, participe à l élaboration du projet d agglomération et à sa mise en œuvre. Son rôle est défini par la loi du 25 juin 1999 dite «Loi d orientation pour l aménagement le développement durable du territoire». Manuel environnemental ADU 2014 Page 2 sur 7

3 C est la politique de l organisme qui est le moteur de la démarche de SME. C est pourquoi nous sommes amenés à respecter des points importants découlant du Grenelle de l environnement en matière d urbanisme : Gestion économe de l espace ; Sobriété énergétique ; Respect et préservation de la biodiversité. Il est important pour nous de respecter ces grands principes, nous permettant de devenir acteur mais aussi prescripteur auprès de nos partenaires. C est pourquoi nous nous engageons à : Réduire et optimiser nos déplacements ; Réduire nos émissions de gaz à effets de serre, liées essentiellement aux déplacements ; Réduire et optimiser l utilisation des différents consommables ; Réduire nos consommations énergétiques ; Aider nos partenaires à développer leurs démarches environnementales ; Respecter les exigences légales et les autres exigences qui s appliquent à notre activité ; Sensibiliser l ensemble du personnel de l ADU sur cette démarche en suivant la logique d amélioration continue de nos performances environnementales. Toutes ces actions nous permettent de respecter la mise en place d une certification ISO : 2004, permettant de confirmer notre engagement en faveur du développement durable. «Pour moi, la certification constitue un excellent moyen à la fois de rendre notre implication visible et d approfondir la prise de conscience des salariés de l Agence en matière de développement durable». Dominique Musslin (Directeur de l ADU) Le domaine d application de ce SME Le domaine d application du SME de l agence de développement d urbanisme du Pays de Montbéliard, concerne : L ensemble des locaux loués et mis à disposition par Pays de Montbéliard Agglomération (PMA) ; Tous les salariés et stagiaires affectés aux effectifs de l ADU ; Les véhicules de service, ainsi que tous les déplacements professionnels effectués par les salariés de l ADU. Quels sont les documents demandés pour un SME? Exigences générales Le Système de Management Environnemental décrit dans ce manuel est construit pour répondre aux exigences de la norme ISO 14001:2004. Il s applique au domaine d application précédemment défini et concerne l ensemble des activités de l agence. Politique environnementale Elle décrit les objectifs globaux et les principes de l organisme en matière d environnement. Définie par l ADU à son plus haut niveau, elle permet d impulser la démarche de mise en place du SME à l ensemble du personnel. Elle comporte un engagement d amélioration continue, et de respect des différents chapitres de la norme ISO : La politique environnementale est révisée afin de s assurer qu elle soit toujours appropriée à la dimension et aux impacts environnementaux des activités de l ADU. Elle est gérée conformément à la procédure de maîtrise de la documentation «P.MD». Elle est communiquée au personnel selon la procédure de communication «P.CO». Elle est mise à disposition du public prévu par la procédure «P.CO» et doit être communiquée à chaque personne externe en faisant la demande. Elle est consultable en version informatique dans le dossier enregistrement du SME «E.PE» et en version papier dans le classeur «enregistrement du SME». Planification Analyse environnementale «E.AnE» Etat des lieux environnemental de l organisme, cette analyse recueille les informations à caractère environnemental concernant à la fois l organisme et les milieux avoisinants. Manuel environnemental ADU 2014 Page 3 sur 7

4 L analyse environnementale est mise à jour chaque année par le responsable environnemental afin de prendre en compte les données de l année écoulée ou les changements significatifs intervenus sur l agence. À cette occasion, pour toutes activités, produits ou services nouveaux ou modifiés, les aspects environnementaux et la cotation ainsi que la conformité aux exigences légales et autres exigences seront intégrés à la mise à jour. Elle est consultable au même titre que le programme environnemental sous le nom «E.AnE». Format papier dans le classeur «enregistrement SME». Format informatique dans le dossier «enregistrement SME». Aspects environnementaux Un aspect environnemental est défini par la norme ISO : 2004 comme tout élément des activités, produits ou services d un organisme susceptible d interaction avec l environnement. L identification des aspects environnementaux est une étape fondamentale pour la mise en place d un système de management environnemental. De cette étape découlera la planification des actions environnementales. L enjeu est de définir les aspects environnementaux significatifs (AES), c est-à-dire les AE dont l impact environnemental est jugé majeur (significatif) et nécessitant d être traité. Cette étape se réalise en quatre temps et consiste à : Déterminer l ensemble des aspects environnementaux pour lesquels la direction a des moyens de maîtrise ; Définir les impacts environnementaux (IE) associés aux Aspects Environnementaux. Ils sont définis par la norme comme toute modification de l environnement, négative ou bénéfique, résultant totalement ou partiellement des aspects environnementaux d un organisme ; Définir un système de notation des impacts basés sur plusieurs critères ; Déterminer un seuil de significativité des notes obtenues. Système de cotation : Quantité x Fréquence x Gravité x Niveau de maîtrise = Note de l A.E. De plus l agence a décidé de ne pas communiquer en externe sur ses aspects environnementaux significatifs. Exigences légales et autres L ADU a décidé d externaliser cette partie en s attachant les services de la société CONVIS. Celle-ci fournit un tableau de veille réglementaire tous les mois, permettant d actualiser tous les textes se rapprochant de nos activités. Le responsable environnement reçoit un fichier Excel dans lequel des notations de conformité et de non-conformité apparaissent. Il suffit ensuite au responsable de veiller à la bonne conformité de la réglementation. Cette veille est disponible dans le dossier «veille réglementaire» et sous format papier dans le classeur «SME». Les modalités de gestion des exigences sont définies par la procédure «P.GE». Objectifs, cibles et programme(s) La détermination des objectifs et des cibles se base sur la détermination des AES et des non-conformités aux exigences légales et autres exigences, et doit rester en adéquation avec la politique environnementale. Une fois définie, la mise en œuvre des objectifs et des cibles se traduit par l application du programme environnemental (également appelé programme d actions). Les objectifs et les cibles Ils doivent être définis en considération des AES, des dispositions financières, techniques et humaines de l entreprise, du point de vue des personnes concernées. Ils doivent être cohérents avec la politique environnementale. Les objectifs représentent un but à caractère général. Les cibles correspondent à une exigence de performance particulière. Quand cela est possible, ces cibles doivent êtres spécifiques et mesurables, afin de faciliter la détermination des indicateurs de performances qui sont intégrés dans le programme d action. Dans le programme environnemental, les objectifs et cibles sont identifiés dans l outil «O.ProgE.01». Le programme environnemental Définition du programme Le programme environnemental définit les actions spécifiques à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs et les cibles afin Manuel environnemental ADU 2014 Page 4 sur 7

5 de traiter les AES. Il doit intégrer des actions spécifiques ainsi que les délais, les pilotes, les moyens financiers et les indicateurs de performance associés aux actions. L ensemble du personnel doit assister et participer à la préparation du programme (choix des actions, définition des responsables, etc.). La définition et le suivi du programme d actions s effectuent dans le deuxième onglet de l outil «O.ProgE.01», disponible dans la version informatique du classeur SME. Révision du programme Elle peut avoir lieu à tout moment, selon la volonté du responsable environnement. Lors des revues de direction, le programme, les objectifs et cibles peuvent être modifiés s ils sont inappropriés ou s ils nécessitent d être améliorés. Toute modification du programme (actions, pilotes, délais, etc.) doit faire l objet d un nouvel enregistrement «E.ProgE». Compétences, formations et sensibilisation Les tâches associées à un (ou des) AES nécessitant des compétences sont identifiées dans le programme environnemental. Si certaines compétences ne peuvent être acquises, des actions de formations seront envisageables et elles seront inscrites comme indiqué dans la procédure «P.CF». Communication Les modalités de communication des documents en interne et en externe sont définies dans la procédure «P.CO». Documentation Le présent manuel décrit l organisation du système documentaire lié au système de management environnemental. Le tableau situé en dernière page récapitule l organisation des documents en fonction des différents chapitres de la norme. Le système documentaire du SME s ordonne selon le schéma ci-dessous : Mise en œuvre et fonctionnement Ressources, rôles et responsabilités L ADU est tenue de fournir les ressources indispensables (humaines, technologiques et financières) à la mise en œuvre et la maîtrise du SME. Le budget affecté au SME est compris dans le budget de fonctionnement. La répartition des responsabilités du SME est schématisée ci- dessous : Organigramme des responsables de gestion et de mise en œuvre du SME. Maîtrise de la documentation La maîtrise de la documentation inclut la maîtrise des documents et la maîtrise d un type particulier de documents : les enregistrements, documents faisant état des résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d une activité. Le contenu et la gestion des documents du SME sont décrits dans la procédure «P.MD». Maîtrise opérationnelle La maîtrise opérationnelle se caractérise par un ensemble de modes opératoires ou de procédures permettant de contrôler, dans le cadre des activités de l agence, les aspects environnementaux significatifs identifiés, qui en cas de l absence de tels documents, pourraient entraîner des écarts par rapport à la politique environnementale et aux objectifs et cibles. Ces modes opératoires (ou procédures) peuvent être accompagnés de formulaires d enregistrement permettant de noter les résultats de ces activités. La maîtrise des achats et des commandes éco-responsables est définie dans une procédure spécifique : la procédure des achats et des commandes éco-responsables «P.AC». Les entreprises extérieures (fournisseurs, prestataires, etc.) doivent respecter les exigences du SME. Les modalités de transmission des informations à ces dernières sont décrites dans la procédure «P.CF». Préparation et réponse aux situations d urgence L organisme doit pouvoir faire face aux situations d urgence potentielles et disposer des moyens de réponse afin d atténuer les impacts environnementaux associés. Les modalités de prévention et de réponse aux situations d urgences sont décrites dans la procédure «P.SU», située dans le classeur SME. En ce qui concerne la sécurité avec les risques d incendies, étant locataire des locaux, c est le propriétaire (PMA) qui dispose des manuels décrivant les modalités de préparation aux situations d urgences. Au sein de l ADU nous ne disposons que de personnes référentes sécurité. Manuel environnemental ADU 2014 Page 5 sur 7

6 Contrôle Surveillance et mesurage Cette étape conditionne le progrès de l entreprise en lui permettant de connaître de façon périodique sa performance environnementale et ainsi ses performances réelles par rapport aux objectifs et cibles. La procédure «P.SM» en précise les modalités. Les modalités de surveillance et de mesurage des AES de l ADU sont définies dans cette même procédure. Elle est consultable dans le classeur SME. Evaluation de la conformité L évaluation de la conformité aux exigences légales applicables et aux autres exigences se fait selon la procédure «P.GE». La conformité est vérifiée au moins une fois par an. Les résultats de l évaluation de la conformité sont présentés lors d audits internes et en revue de direction. Non-conformités, actions correctives et actions préventives Tout le personnel de l ADU est en mesure de détecter une non-conformité. Chaque non-conformité est alors traitée selon la procédure «P.NC» du classeur SME et fait l objet d un enregistrement établi par le responsable environnement avec l aide des personnes concernées par la non-conformité. Ensemble, elles mettent en œuvre des actions curatives pour réparer les conséquences sur l environnement de la NC, des actions correctives pour que cette NC n apparaisse plus et des actions préventives pour anticiper l apparition d une autre NC dans des circonstances proches. Les modalités de gestion des enregistrements sont définies dans la procédure de maîtrise de la documentation «P.MD». Audit interne L audit interne est réalisé au minimum une fois par an afin de : S assurer de la conformité du SME aux exigences de la norme ISO ; S assurer que le SME est correctement mis en œuvre et tenu à jour ; Détecter les dysfonctionnements éventuels dans l application des dispositions du SME ; Fournir à la direction des informations sur les résultats des audits ; La planification, la réalisation et le suivi des actions correctives des audits internes sont définis dans la procédure «P.AU», consultable dans le classeur SME. Revue de direction La revue de direction permet de s assurer que le SME mis en place est bien approprié, suffisant et efficace. Une revue de direction doit avoir lieu au minimum une fois dans l année. Durant les premières années de fonctionnement du SME, il est utile de réaliser deux revues de direction dans l année. Enfin, il est conseillé de réaliser une revue de direction avant la réalisation de l audit de certification. Les modalités de préparation et de réalisation de la revue sont définies dans la procédure «P.RD» du classeur SME. Les actions de traitement de non conformités sont depuis 2013 associées directement au programme environnemental, permettant de traiter aux mêmes titres les différentes actions de l agence. Les fiches de relevé des non-conformités «F.NC» sont disponibles dans le classeur SME dans les formulaires d enregistrement. Maîtrise des enregistrements Les enregistrements permettent d attester des résultats du SME. Leur rôle est d apporter la preuve de la conformité du SME à ses propres exigences ainsi qu aux exigences de la norme. Manuel environnemental ADU 2014 Page 6 sur 7

7 La liste des termes à expliquer SME : Système de Management Environnemental. PDCA : Plan, Do, Check, Act (Roue de Deming). P.AE : procédures pour les définitions des aspects environnementaux. P.GE : Procédures de gestion des exigences. P.CF : Procédures pour les compétences et formations. P.CO : Procédure pour la communication de la démarche. P.MD : Procédure pour la maîtrise de la documentation. P.AC : Procédure pour les achats, consommables. P.SU : Procédure pour les situations d urgences. P.SM : Procédure pour la surveillance des consommations et du mesurage; P.NC : Procédure pour la gestion de non conformités. P.AU : Procédure pour les audits interne. P.RD : Procédure pour la réalisation d une réunion de direction. F.CF : Formulaire à remplir pour les demandes de formations. F.CO : Formulaire pour la communication. F.SM : Formulaire pour la surveillance et mesurage. F.NC : Formulaire pour signaler une non-conformité. F.AU : Formulaire pour avertir d un audit interne. F.RD : Formulaire pour la convocation à une revue de direction. E.PE : Enregistrement de politique environnementale. E.AnE : Analyse environnementale de l agence. E.PE : Politique environnementale. AES : Aspects environnementaux significatifs. O.ProgE.01 : Outil définissant la programme environnemental sous le format Excel. E.ProgE : Enregistrement de modifications du programme environnemental. Manuel environnemental ADU 2014 Page 7 sur 7