La norme ISO Outil d organisation d une unité de recherche. A. Rivet

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1 La norme ISO 9001 Outil d organisation d une unité de recherche A. Rivet 2013

2 ISO 9001 outil d organisation Le CERMAV Mise en place de la démarche au laboratoire La norme ISO 9001 Le Système d Organisation du laboratoire Démonstration Evolution du système Analyse de la démarche

3 ISO 9001 outil d organisation Le CERMAV

4 Présentation du Cermav tutelles structure fédérative Centre National de la Recherche Scientifique UPR5301 FR2607 Institut de Chimie Moléculaire de Grenoble Université Joseph Fourier convention d'association Centre de Recherches sur les Macromolécules Végétales formation EST Europe Site Marie Curie Ecole doctorale Chimie et Science du Vivant collaborations Groupements Recherche 2368: Cryomicroscopie électronique 2590: Génomique & génie glysosyltransférases 2812: Assemblages molécules végétales 2825: Approches évolution dirigée protéines Réseau de recherche Industrie Europe & international

5 Thèmes de recherche Rattachement à Institut de Chimie du CNRS Section 11 : Systèmes supra et macromoléculaires Section 16 : Chimie du vivant et pour le vivant Section 28 : Biologie végétale intégrative

6 Organigramme

7 Chiffres clés Personnels Chercheurs & enseignants : 30 Ingénieurs et techniciens : 25 Postdoctorants, visiteurs : 10/an Doctorants : 20/an Stagiaires : 30/an Production scientifique Publications : 80/an Brevets : 5/an Thèses : 7/an Contrats Contrats industriels : 30 sur 4 ans Contrats européens : 15 sur 4 ans Grands équipements Calcul intensif Diffusion de la lumière Microscopes électroniques Spectromètres RMN Spectromètres de Masse Chromatographie Locaux m2 Budget Masse salariale ~

8 ISO 9001 outil d organisation Mise en place de la démarche au laboratoire

9 La problématique Contraintes de plus en plus fortes des autorités de tutelle Garantir la maitrise des résultats de la recherche Optimiser les ressources humaines et financières Répondre à une demande sociétale S adapter à une évolution technique permanente Difficultés récurrentes dans les unités de recherche Départs à la retraite ARTT Transmission orale du savoir Nombreux équipements et instruments

10 La méthode Objectif Optimiser le fonctionnement de nos laboratoires Méthode : s appuyer sur des référentiels Guide de bonnes pratiques Bénéficier d un label Disposer d un support méthodologique Utiliser une terminologie commune Répondre à un besoin d harmonisation

11 Les choix techniques Choix d un référentiel : la norme ISO 9001 Norme internationale, reconnue, généraliste et flexible Objectif : «Certificabilité» plutôt que certification Périmètre de la démarche : Sur l ensemble des activités de l unité : administratives, techniques, recherche Fonctionnement : Comité de pilotage, groupes de travail, cellule qualité Volonté forte de la Direction

12 Qualité en recherche Qualité en recherche et non Qualité de la recherche Formaliser et organiser les activités autour d'un espace de créativité Travailler sur les aspects organisationnels de la recherche Elaboration d'un système d organisation de laboratoire Centraliser et structurer les informations du laboratoire Fournir des outils de gestion et d information à chaque utilisateur

13 GT1 : maîtrise documentaire Disposer d une documentation utile des documents fiables, conformes aux pratiques de l utilisateur faciles à utiliser, facilement mis à jour Disposer d une documentation homogène présentation standard, codification structurée Mettre en place un système de gestion documentaire système cohérent, documentation disponible, bien organisée

14 GT2 : maîtrise des équipements Spécificité de la recherche Produit final mal connu Nécessité de maitriser les équipements Gérer les équipements Effectuer un inventaire du matériel Permettre son identification Assurer la maintenance Améliorer leur utilisation Rédiger des modes opératoires Mettre en place des cahiers et classeurs d appareil Mettre en place des correspondants équipements Définir leur liste et les fonctions attenantes Assurer le suivi et effectuer des états des lieux

15 ISO 9001 outil d organisation La norme ISO 9001

16 Démarche Qualité Approche système Notion de processus : suite d actions destinées à produire un résultat Orientation client Structurer les activités et les moyens de l'unité Amélioration continue Assurer une application efficace du système Répondre à l évolution continue de l environnement de la recherche Maîtrise documentaire Formaliser un savoir-faire et sauvegarder des informations (externes, internes, procédés, formulaires )

17 Approche processus Besoins du "client" et des "parties intéressées" Direction responsabilités Processus de management Communication interne & externe Amélioration continue Satisfaction du "client" et des "parties intéressées" Tutelles Publications Personnels Processus de réalisation Activités de recherche Diplômes Devenir Formation Industriels Prestations de services Brevets Partenaires Fournisseurs Efficacité Société civile Ressources humaines Ressources matérielles & scientifiques Système d'information Processus support Hygiène & sécurité Administration finances Environnement

18 Amélioration continue Accroître la satisfaction du «client» : tutelles, personnel, doctorants Mettre en place une démarche dynamique Suite d actions correctives et préventives Roue de Deming

19 Amélioration continue Mise en place des audits internes Exigence de la norme 8 auditeurs formés en interne Revues de direction Suivi des indicateurs du tableau de bord : approche factuelle Mise en place du plan d amélioration continue Définition de nouveaux objectifs

20 Maîtrise documentaire Processus données externes Manuel Qualité Procédures données externes données internes Modes opératoires données internes Modèles & formulaires Enregistrements A. Rivet, M. Carret, 2004

21 Informatique L informatique, un outil de choix Unicité des documents Accessibilité des documents au moyen de navigateur Codification transparente pour l utilisateur Intégration d outils informatiques (agenda, réservation de salles, bases de données ) Centralisation et sauvegarde des informations Interface de mise à jour Intégration de la démarche Qualité à l'intranet de l'unité à travers un portail Web Système d organisation du laboratoire

22 ISO 9001 outil d organisation Le Système d Organisation du laboratoire

23 Création de Source SOURCE (Système d Organisation de l Unité de Recherche CErmav) Mars 2003 : 1er menu (36 rubriques)

24 Le menu de SOURCE Souci d amélioration continue Juin 2004 : enquête de satisfaction => menu révisé (24 rubriques) Juin 2005 : interface de mise à jour automatique + moteur de recherche

25 Gérer - Ressources Humaines

26 Analyser - RMN

27 Les choix techniques Stockage des documents dans une base de données Autorise un accès dynamique à l ensemble des documents

28 Mise à jour de documents Déporter l ajout et la mise à jour des documents au niveau des personnes compétentes Dépôt de document par login et mot de passe Passer d une culture de bureautique personnelle à la production d information collective Workflow : Créateur du document Responsable de rubrique Cellule qualité Auditeurs qualité

29 ISO 9001 outil d organisation Démonstration

30 ISO 9001 outil d organisation Evolution du système

31 Activités de recherche Appliquer la démarche qualité au niveau de la recherche Organisation en mode projet d une activité de recherche (document FD X de l AFNOR) Cibler les efforts au niveau des doctorants Formation interne au Management de projet Elaboration d une feuille de route du doctorant Elaboration d un programme du postdoctorant

32 Capitalisation des connaissances Mémorisation des données scientifiques Elaboration de bases de données expérimentales (amidothèque, oligothèque ) Traçabilité de la recherche Utilisation des cahiers de laboratoire (depuis 2000) Difficultés de leur suivi Utilisation de fiches projet Archivage des données Obligatoire 1 fois par an pour stagiaires et thésards Mode opératoire «Archivage des données scientifiques» pour la structuration des données scientifiques Un exemplaire avec cahier de labo et un au service SI

33 Activités de recherche Thèse de Agata Zykwinska (Université de Nantes) : Structuration des pectines en présence de cellulose et d hémicellulose (2007)

34 ISO 9001 outil d organisation Analyse de la démarche

35 La qualité au CERMAV Coût de la qualité Financier (consultant) : 8260 depuis 2002 (< 0,1% budget total) Investissement humain important du personnel ITA Investissement essentiel de la Direction Difficultés Faible implication du CNRS Faible mobilisation des chercheurs Complexité d une approche globale de la démarche Amélioration continue -> certification?

36 Avantages de SOURCE Fournir une page d accueil à la majorité du personnel Enquête Source : 76% page d accueil 100% utile / incontournable Sensibiliser le personnel à la démarche qualité Formalisation du savoir faire Élaboration de documentation Mise en place de comptes rendus de réunion Avantages organisationnels Favorise la transmission du savoir-faire (départs ITA) Amélioration des circuits d information du laboratoire Accessibilité en continue des informations Avantages humains Mobilisation du personnel ITA autour d un projet commun Meilleure reconnaissance de leur travail Sensibilisation des chercheurs au management

37 AERES Evaluation AERES (février 2010) «In management of the organization itself, CERMAV has made pioneering innovations, such as the implementation of total quality management. In this way, it can serve as a model for other large laboratories

38 Kit Management Qualité Appel à projets pour de la MRCT Institut Charles Gerhardt (Montpellier), Centre de Résonance Magnétique des Systèmes Biologiques (Bordeaux), CERMAV Fournir un cadre organisationnel : un système documentaire informatique (SOURCE) des modèles de documents (procédures, modes opératoires, formulaires ) une guide pratique «La démarche qualité d une plate-forme technologique Guide pratique de mise en place» Pour qui? A destination de tout laboratoire qui souhaite formaliser son organisation

39 SOURCE Système d Organisation d une Unité de ReChErche

40 Conclusion Démarche qualité Un outil et non un objectif Spécificités de la recherche Adapter un modèle externe, la norme à un modèle interne, l unité de recherche Jacques Lanares «Eviter que la recherche de la conformité ne remplace la réflexion sur la pertinence»

41 Conclusion Qualité : démarche participative Comité de pilotage : S. Boullanger, I. Caldara, M. Carret, D. Dupeyre, C. Gautier, M.F. Marais, M. Morales, I. Paintrand, S.Pérez, A. Rivet & M. Trierweiler GT1 "maîtrise documentaire" S. Boullanger I. Caldara M. Carret M. Gardès C. Gautier I. Paintrand S. Pérez A. Rivet F. Taravel M. Trierweiler GT2 "équipements" E. Bayma Pecit S. Boullanger D. Dupeyre C. Gautier I. Jeacomine M.F. Marais M. Morales P. Pérez C. Reymond-Laruinaz GT3 "capitalisation des connaissances" F. Dubreuil C. Gautier L. Hénao S. Kadi A. Rivet C. Sabin M. Trierweiler Cellule Qualité : sensibilisation du personnel à la Qualité et poursuite du développement de Source A. Rivet (responsable Qualité), S. Boullanger, M. Carret, F. Dubreuil, C. Gautier & I. Paintrand