CONVENTION POUR L'ADHESION DE LA REGION AU SERVICE DE

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1 CONVENTION POUR L'ADHESION DE LA REGION AU SERVICE DE SYSTEME D ARCHIVAGE ELECTRONIQUE MUTUALISE N 2015-C-DGAE-DAD-07 Entre : Le Département de la Vienne, Place Aristide Briand, CS 80319, Poitiers Cedex, représenté par M. Bruno BELIN, Président du Conseil Départemental, et dénommé ci-après «le Département», ET d une part, La Région Poitou-Charentes, ayant son siège 15, rue de l'ancienne Comédie, BP 575, Poitiers Cedex, représentée par M. Jean-François MACAIRE, Président du Conseil Régional, et dénommée ci-après «la Région», d autre part, VU le Code Général des Collectivités Territoriales (C.G.C.T.), VU la délibération du Conseil Général du 19 décembre 2014 relative au budget primitif 2015, VU la délibération du Conseil Départemental du 2 avril 2015 relative aux délégations de compétences du Conseil Départemental à la Commission Permanente, VU la délibération de la Commission Permanente du Conseil Régional du 25 septembre 2015 autorisant la signature de la présente convention, VU la délibération de la Commission Permanente du Conseil Départemental du 3 décembre 2015 autorisant la signature de la présente convention, 1

2 PREAMBULE L archivage électronique consiste à conserver de façon intègre et pérenne les documents de toute nature produits sous forme électronique. Il se fait au moyen d un système d archivage électronique (SAE). Du fait d une dématérialisation croissante, les collectivités se préoccupent à juste titre de l archivage des documents électroniques mais elles ne disposent pas des moyens pour y parvenir seules. A défaut de SAE, les risques de perte d informations deviennent prégnants. La prise en charge des archives électroniques faisant partie intégrante des missions des Archives départementales, le Département de la Vienne a donc mis en place à partir de 2010 un SAE, devenu opérationnel en 2012 pour les documents produits par ses services. Fort de cette expérience, le Département de la Vienne, par une délibération de la Commission Permanente du 26 septembre 2014, a souhaité ouvrir ce SAE aux collectivités de la Vienne, en deux phases : mutualisation des équipements et des moyens humains avec la Ville et Communauté d agglomération de Poitiers ( ) ; déploiement du service auprès des autres collectivités ayant leur siège dans le département ( ). Les subventions accordées par l État (ministère de la culture) et le FEDER assurent à ce projet un financement à hauteur de 80 %. La présente convention formalise les engagements des parties dans le cadre de la deuxième phase : adhésion de la Région au SAE. Article 1 - Objet de la convention La présente convention a pour objet de : - définir les objectifs communs et les règles auxquelles les parties acceptent de se soumettre pour les atteindre, - définir le périmètre des outils, des offres de services et des flux pilotes d archives électroniques concernés par la convention, - régir les liens entre les parties pour assurer la coordination des travaux sur ces outils, mettre en place et faire vivre la gouvernance du partenariat en mettant à disposition les moyens humains et financiers nécessaires. Article 2 - Contexte légal, réglementaire et normatif Les parties, en tant que collectivités territoriales, produisent des archives publiques et, à ce titre, sont soumises à la réglementation en vigueur en matières d archives : - le Code du patrimoine partie législative, article L211-2 et article L211-4, donne la définition des archives et des archives publiques ; - le Code du patrimoine partie réglementaire, articles R à R212-14, définit les modalités de la collecte et de la conservation des archives publiques ; - le Code général des collectivités territoriales, article L et article D1421-1, stipule que les règles générales relatives aux archives des collectivités territoriales sont fixées par les dispositions des articles L à L et L du Code du 2

3 patrimoine, ainsi que par les articles R à R et R à R du même Code. - la loi informatique et liberté n du 6 janvier 1978 ; - la loi dite «CADA» n du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d amélioration des relations entre l administration et le public et diverses dispositions d ordre administratif, social et fiscal ; - la loi n du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l information et relative à la signature électronique confère à l écrit numérique sa reconnaissance légale ; - l ordonnance n du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre autorités administratives et ses décrets créant : le Référentiel Général d Interopérabilité (RGI), le Référentiel Général d Accessibilité pour les Administrations (RGAA), le Référentiel Général de Sécurité (RGS) ; - le Référentiel Général de Gestion des Archives (R2GA) Comité interministériel aux Archives de France octobre 2013 Les parties décident de se conformer aux normes et standards en vigueur : Standard d Echange de Données pour l Archivage (SEDA) version septembre 2012, normalisé à l AFNOR, Modélisation des Echanges de Données pour l Archivage (MEDONA) NF Z janvier 2014 ; Norme AFNOR Z «Archivage électronique spécifications relatives à la conception et à l exploitation de systèmes informatiques en vue d assurer la conservation et l intégrité des documents stockés dans ces systèmes «(2001, nouvelle version en mars 2009) ; Norme ISO PDF/A PDF for Archives (2005) «Gestion du document Format de fichier électronique pour une conservation à long terme». (2005) ; Norme ISO plus connue sous le nom de modèle OAIS (Open Archival Information System) : Systèmes de transfert des informations et données spatiales Système ouvert d archivage de l information Modèle de référence. (2003) ; XML (Extensible Markup Language «langage de balisage extensible») est un langage informatique de balisage générique. Le Schéma XML a été publié comme recommandation par le W3C en mai Article 3 - Objectifs de la mutualisation Ils consistent à : - partager les expériences des parties et favoriser la montée en compétences de chacun, - optimiser et partager les coûts d investissement des collectivités sur le SAE mutualisé, - assurer la conservation pérenne des archives électroniques produites par la Région Poitou-Charentes depuis ses premiers projets de dématérialisation jusqu'à sa clôture au 31 décembre

4 Article 4 - Orientations stratégiques partagées Les parties à la convention adoptent les orientations stratégiques suivantes : - utiliser la solution logicielle As@lae, - utiliser la double infrastructure mise en place par le Département de la Vienne, d une part, la Ville et la Communauté d Agglomération de Poitiers, d autre part, - partager les outils métiers (profils, procédures d archivage, etc.) et les pratiques professionnelles en matière d archivage électronique, - permettre au SAE de recevoir des archives électroniques intermédiaires et définitives tout en garantissant la parfaite étanchéité, et donc la confidentialité des données, entre les fonds des partenaires, - mettre en œuvre une gouvernance des risques conformément au RGS. Article 5 - Engagements des parties Les parties s engagent à : - participer activement aux réunions des différentes instances pour un meilleur pilotage de projet, - apporter leur expertise sur l ensemble des domaines du projet, qu ils soient fonctionnels ou techniques, - effectuer des développements individuels et spécifiques pour leur collectivité conformes aux spécifications fonctionnelles et techniques validées en commun, - réaliser tous les développements nécessaires au SAE dans le respect des règles de l art, - rechercher la mutualisation des études et des réalisations relatives aux outils exclus du périmètre du partenariat mais liés à celui-ci (amont et aval) dès lors que les outils seraient identiques. Article 6 - Gouvernance et organisation de la mutualisation 6.1 Calendrier prévisionnel Convention : fin 2015, mise en production : pendant l'année Gouvernance Les actions nécessaires pour atteindre les objectifs fixés, seront co-organisées et co-réalisées au sein des instances suivantes : Comité de pilotage : o Composition : - directeurs ou responsables des services d archives, - directeurs ou responsables des systèmes d information, - chefs de projet archives et informatique. o Missions : - rendre les arbitrages nécessaires à la conduite du projet, - valider les étapes. o Fréquence : 1 fois par trimestre. 4

5 Comité de projet : o Composition : - chefs de projet archives, - chefs de projet informatique. o Missions : - réaliser et suivre l ensemble des études et actions nécessaires à la conduite du projet, - rendre compte au comité de pilotage. o Fréquence : 1 fois par mois. 6.3 Responsabilités des parties Chaque partie : - désigne les représentants aux instances visées à l article 6.2, - dote le partenariat des ressources humaines et financières convenues aux termes de la présente convention et contribue à toutes les actions définies par le partenariat, - La Région est autorité d archivage (AA) pour ses propres archives, - le Département est opérateur d archivage (OA) pour les archives de la Région. Le pilote assure en plus la coordination, l animation et le secrétariat du projet. Il organise le fonctionnement des instances (établissement des ordres du jour, convocations, élaboration des comptes rendus, diffusion, suivi de la réalisation des plans d actions, etc.). Il est convenu de confier au Département de la Vienne la responsabilité du pilotage. 6.4 Ressources - Les ressources humaines estimées pour satisfaire aux instances définies dans l article 6.2 : chefs de projet archives et informatiques, RSSI, experts ou référents métiers en fonction des groupes de travail à mettre en place. - Les ressources financières engagées par la Région, pour la mise en place, sont estimées à TTC. La mise en place de ce partenariat ne nécessite pas de dépense nouvelle d investissement pour le Département, et la Communauté d Agglomération et la Ville. 6.5 Modalités financières Sur les prestations et les maintenances relatives à la constitution du socle logiciel commun (Asal@e), le coordonnateur, à savoir le Département, émettra les bons de commande pour le compte des autres parties, après accord explicite de celles-ci ; la Région remboursera le Département, à réception d un titre de recette. Pour les autres prestations (connexions à développer entre les prestataires de la Région Poitou-Charentes et le SAE), la Région gère ses propres bons de commande : obtention des devis, émission des bons de commandes, et acquittement des factures qui lui sont adressées directement par les prestataires ou fournisseurs. 5

6 En ce qui concerne les charges récurrentes, la dépense annuelle est estimée à : TTC à rembourser par la Région au Département, ré-évaluable annuellement selon des règles à définir. Elle intègre les coûts de maintenance ASAL@E, les coûts de liaison, la charge de gestion technique et les prestations ponctuelles complémentaires. En ce qui concerne le stockage, chaque année, le Département fera l'état de la volumétrie de données qui concerne la Région. Le montant est calculé sur la base d un coût annuel du Gigaoctet fixé à 2,48 TTC à rembourser par la Région au Département. Il sera ré-évalué chaque année. Article 7 - Périmètre de la mutualisation Le partenariat porte sur l archivage des flux suivants : actes administratifs, flux financiers, les données issues des applications utilisées par la Région Poitou-Charentes non reprises par la nouvelle région, autres flux à définir. Dans le cadre de la mutualisation, sont étudiés par nature de flux, les connecteurs nécessaires au raccordement au SAE mutualisé : outils amont (production) et aval (recherche). La Région assume seule le financement de ses connecteurs (développement et mise en œuvre) et de leur maintenance. Elle respecte et s adapte impérativement aux pré-requis techniques imposés par la plate-forme As@laé. Article 8 Information - Communication Les parties s engagent, dans leurs actions de communication respectives à citer les autres parties. Elles feront figurer les logos-types sur tous les documents d information et de communication relatifs à l opération objet de la présente convention. Article 9 Sortie du dispositif contractuel Dans le cas où l une des parties souhaite mettre fin à la présente convention, de manière unilatérale, elle devra avertir l'autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un délai de préavis de trois mois. Dans ce cas, les frais qui seraient à engager à cette occasion seraient pris en charge par la partie sortante. Dans le cas où il serait mis fin à la convention d un commun accord, les frais qui seraient à engager seraient pris en charge par la Région. Dans les deux cas, les sommes engagées dans le cadre de la présente convention devront être honorées par les parties à hauteur des prestations réalisées. Chacune des parties s engage à mettre en œuvre les ressources et les moyens nécessaires à la bonne réalisation des opérations techniques qui seraient induites par la sortie du dispositif. 6

7 Article 10 Modifications de la convention Toute modification du contenu de la présente convention fera l objet d un avenant à celle-ci, soumis à l approbation de l assemblée délibérante de chacune des parties. Une évolution pourra notamment être envisagée dans le cadre du projet de loi sur la Liberté de création, architecture et Patrimoine, actuellement en cours de discussion à l'assemblée. Article 11 Durée de la convention La convention engage les parties pour une durée de 1 an, renouvelable de manière expresse. Article 12 Règlement des litiges Pour tout litige pouvant naître de l exécution de la présente convention, les parties s engagent à rechercher préalablement une solution amiable. A défaut, la présente convention relève de la compétence du tribunal administratif de Poitiers. Fait à Poitiers en 2 exemplaires originaux, Le Le Département de la Vienne, représenté par Le Président du Conseil Départemental Le La Région Poitou-Charentes représentée par Le Président du Conseil Régional 7