Catégorie fournisseurs

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1 Catégorie fournisseurs La maintenance des catégories de fournisseurs permet de créer une structure interne qui regroupe les fournisseurs selon certains critères communs (ex. selon le type de produit vendu : fournisseur de papier, de tabac, etc.). Cette information est utilisée pour la génération de rapports. Pour accéder à cette table : 1. Sélectionner le menu Achats 2. Sélectionner le sous-menu Maintenances 3. Sélectionner le sous-menu Catégories fournisseurs Code : Indique le code assigné à la catégorie de fournisseur. Description : Description de la catégorie de fournisseur. Description alternative : La description alternative peut être utilisée pour un second langage. Colabor Technologies de l information /1

2 Types de contact La maintenance des types de contacts permet de définir des groupes de personne contact. Cette catégorisation est utilisée dans la maintenance des clients, la maintenance des fournisseurs et dans les paramètres système. Le fait de choisir un contact type à l achat et à la vente dans les paramètres système aura pour impact d afficher dans des rapports ou des options Phenix, un contact par défaut. Pour accéder à cette table : 1. Sélectionner le menu Utilitaires 2. Sélectionner le sous-menu Maintenances 3. Sélectionner le sous-menu Types de contact Code : Indique le code interne assigné au type de contact. Description : Description du type de contact (ex. représentant ou gérant de crédit). Description alternative : La description alternative peut être utilisée pour un second langage. /2 Colabor Technologies de l information

3 Maintenance fournisseurs Cette maintenance permet le paramétrage des fournisseurs. Pour accéder à cette table : 1. Sélectionner le menu Achats 2. Sélectionner le sous-menu Maintenances 3. Sélectionner le sous-menu Fournisseurs Onglet Fournisseurs Cet onglet présente l information générale du fournisseur. Code : Indique le code du fournisseur. Nom : Indique le nom du fournisseur. Nom alternatif : Indique le nom alternatif du fournisseur. No d identification courtier : Numéro du fournisseur chez Colabor (si le numéro existe, nous ne pouvons modifier les champs «Remise» de l onglet entente). Description courte : Nom abrégé du fournisseur. Catégorie : Choix de différentes catégories de fournisseur nous permettant des regroupements aux fins d analyse statistique. Les catégories doivent avoir été créées au préalable. Message : Permet d ajouter un message lié au fournisseur qui apparaît dans CAPS. Statut : Défini le statut du fournisseur. Colabor Technologies de l information /3

4 Actif : Des achats peuvent être faits à ce fournisseur. Inactif : Le fournisseur n apparaît plus dans CAPS. Des achats peuvent seulement être effectués via l entrée manuelle des commandes. Éliminer : Ne nous permet plus d utiliser ce fournisseur. Le système valide l existence de produit afin d inactiver le produit fournisseur s il existe et de rendre l élimination impossible si le fournisseur représente un lien manufacturier avec un produit. Acheteurs : Réapprovisionneur : Numéro et nom du réapprovisionneur. L usager doit faire partie du rôle «Acheteur» afin de pouvoir être affiché ici. De plus, lors d achats, l usager sélectionné apparaîtra par défaut. Négociateur : Numéro et nom du négociateur. L usager doit faire partie du rôle «Acheteur» afin de pouvoir être affiché ici. Remise (uniquement applicable au fournisseur Colabor) : Programme de remise : Indique si le fournisseur possède un programme de remise annuel (ex : ITWAL) Bouton Associé des clients : Accessible seulement lorsque la case PROGRAMME DE REMISE est cochée, ce bouton permet de sélectionner les clients participants au programme de remise. Associé au programme de : Indique si le présent fournisseur est associé à un programme. Identification dans le programme : Indique le code du fournisseur dans le programme (ex : code du fournisseur chez ITWAL) Fournisseur tabac : Indique si des produits tabac sont achetés de ce fournisseur. Fournisseur vin : Indique si des produits alcoolisés sont achetés de ce fournisseur. Génère des fichiers de stat. : Indique si le système génère des fichiers de statistiques périodiques pour ce fournisseur. (VOL / VEN) Correspondance : Indique la langue de correspondance avec le fournisseur. Transmission des transactions : Indique le mode de transmission utilisé pour l'envoi des commandes d achat (transmission par courriel, EDI, télécopieur, poste, téléphone). - Si l'option "Courriel" est choisie, une adresse doit d'abord avoir été créée à l'onglet "Adresse" de la maintenance fournisseur au champ "Courriel". - Si l'option "EDI" est choisie, la transaction EDI doit être définie à l'onglet EDI de la maintenance fournisseur et un numéro de DUNS doit exister pour le fournisseur. - L'option "Télécopieur" est disponible si un numéro de télécopieur a été créé dans l onglet "Adresse" de la maintenance fournisseur au champ "Télécopieur". /4 Colabor Technologies de l information

5 Onglet Détail d achat / Performance Cet onglet permet de déterminer les paramètres principaux. Fournisseur : Le code fournisseur et sa description sont affichés. Transport : Modalité de transport : Indique le mode de transport (à titre informatif seulement). Calcul des frais : Méthode utilisée : Spécifie le terme de fixation de frais (selon le volume, le poids, etc.) Montant ($ ou %) : Selon la méthode utilisée, permet d entrer la valeur à appliquer par défaut pour le transport. Délai suppl. pour comm. spéc. : Indique le délai supplémentaire pour livraison d un produit en commande spéciale chez le fournisseur. Ce champ est important dans le calcul de CAPS. Transporteur : Indique le code et le nom du transporteur. Ces informations doivent être créées au préalable (Menu Général - Gestion des palettes - Définition des transporteurs) et sont utilisées lors de la gestion des palettes. Minimum d achat : Permet de déterminer le minimum d achat par fournisseur. Ces informations seront affichées et validées lors de la sauvegarde des commandes d achat. Dollar ($) : Indique le montant (en dollar) minimum de la commande (excluant les taxes). Poids (kg) : Indique le poids minimum de la commande. Colabor Technologies de l information /5

6 Quantité : Nombre de caisses ou de palette minimum requis pour une commande d achat. Volume (m³) : Indique le volume (en m³) minimum requis pour l achat. Cycle d achat : Indique la fréquence d achat chez le fournisseur. Permet l affichage automatique des fournisseurs dans CAPS. Date d expiration/production : Permet de choisir le format de date (grégorien, julien, code) pour la gestion par lots. Comptabilité : Division grand livre : Indique à quelle division du grand livre ce fournisseur est rattaché. Terme : Indique le terme de paiement convenu avec le fournisseur. Les codes doivent avoir été créés via la maintenance des termes. F.O.B. : Indique si les frais de transport sont assumés par l expéditeur ou le destinataire. Information utilisée lors de la réconciliation des factures. Exempt de taxe féd. : Indique si le fournisseur est exempté de taxe fédérale. Exempt de taxe prov. : Indique si le fournisseur est exempté de taxe provinciale Relation d affaires : Indique quel type de commande nous effectuons avec ce fournisseur. Si des factures provenant de commandes indirectes passent par Colabor, la relation Drop doit être cochée. Commande automatique : Indique si les commandes pour ce fournisseur peuvent être générées de façon automatique via CAPS. Ne génère pas de charge fournisseur : Indique si une charge automatique est générée au fournisseur pour les écarts de prix ou les écarts de quantités lors de la réconciliation des commandes d achats. Autorisation requise pour retour four. : Indique si une autorisation (#RMA ou numéro de retour) est requise lors de retour de marchandise au fournisseur. Autorisation requise pour charge fourn. : Indique si une autorisation est requise de la part du fournisseur afin de créer une charge. Génération des montants de consigne : Indique si on calcule les montants des consignes sur les commandes d achat de ce fournisseur. Bulletin unique forcé : Indique si ce fournisseur oblige à piger une réservation bulletin lorsqu il n y a qu une seule réservation bulletin pour le produit commandé. Création d un compte à recevoir : Indique qu on doit créer un compte à recevoir composé du «préfixe pour compte à recevoir» (situé dans l onglet divers sous utilitaires > paramètres du système > divers) et du numéro de fournisseur. Date de livraison utilisée pour les promotions : Indique si le fournisseur permet de prendre en compte la date de livraison pour appliquer les promotions. Permet de commander des produits avant le début d une promotion et d être facturé au prix de la promotion (si la promotion a débuté lors de la date de livraison). Calcul de la taxe prov. pour les drops : Indique si les taxes provinciales se calculent automatiquement lors de la réconciliation des commandes (ex. facturation drop d un fournisseur Ontarien qui est refacturé à un client Québécois). Bon de livraison / retour pour facture client : Indique si le fournisseur utilise un bon de livraison et un bon de retour (sans prix) pour les factures / notes de crédit de type BF et CF de ses clients. /6 Colabor Technologies de l information

7 Bouton : Performance des ventes : Permet de visualiser certaines informations sur la performance des ventes pour le fournisseur sélectionné, et ce, pour un intervalle de date. Entrée un intervalle de date et appuyer sur CALCULER pour faire apparaître les résultats. Les résultats suivants s affichent : Coût total ($) Prix de vente total ($) Profit ($) Profit (%). Bouton Rapport détaillé : Affiche un rapport détaillé des ventes en format PDF. Selon les dates saisies et du nombre de transaction pour le fournisseur sélectionné, il est possible que le rapport requière quelques secondes afin d être généré. Colabor Technologies de l information /7

8 Code clients des fournisseurs : Permet d identifier les codes de client chez le fournisseur des clients de l entreprise. Code client des clients transp. : Permet d attribuer une référence des codes clients chez le client transport dans la table des références. Cette information sert à la gestion des transactions de transport. /8 Colabor Technologies de l information

9 Onglet Entente Cet onglet permet de visualiser les ententes prises avec le fournisseur Fournisseur : Le code fournisseur et sa description sont affichés. Alloc. transp. : Pourcentage (%) de remise périodique prédéterminée, basé sur la distance de livraison ainsi que sur ses achats entrepôt. (ce champ est non modifiable lorsqu un no d identification courtier est saisie sur le premier onglet) Ententes existantes : Cette section nous permet de consulter les ententes entrées dans la maintenance des escomptes fournisseurs. Aucune modification n est possible via ce module. Toutes les ententes entrées dans le système sont affichées. Il est à noter qu un produit peut se retrouver dans plus d un type d entente fournisseur. De plus, si plusieurs ententes du même type s appliquent, le système appliquera au moment du calcul de l entente la hiérarchie suivante : 1- produit, 2- catégorie, 3- toutes les catégories. Il est impossible d appliquer plus d une entente du même type. Ex.1 : Escompte Coop type 1, 3% appliqué à la catégorie 1000 Escompte Coop type 1, 10% appliqué au produit Colabor Technologies de l information /9

10 Bien que le produit fasse partie de la catégorie 1000, l entente appliquée sera de celle de 10% car elle s applique au produit. Ex.2 : Escompte coop type 1, 3 % appliquée à la catégorie 1000 Escompte camion type 12, 10% appliqué au produit Étant donné que les deux types d escompte sont différents, elles s appliqueront les deux. Produit / Catégorie : Indique le produit ou la catégorie sur lesquels s applique l entente. Description (produit/catégorie) : indique la description du produit ou de la catégorie. Type : Code et description des types d entente créés pour ce fournisseur. L entente doit d abord avoir été créée via la maintenance des ententes. Entrepôt : Indique les détails des ententes de type entrepôt. Pourc. (%) : Indique le pourcentage de l entente. Montant ($) : Indique le montant de l entente en dollar. Calculé selon : Indique si l entente est calculée par item, au poids ou au volume. Fréquence de facturation : Selon cycle : La facturation s effectue selon un cycle. Cycle : Indique la fréquence de facturation. (Ex: écrire 15 aura pour effet de facturer l entente tous les 15 jours). Mensuelle : Indique si la facturation de cette entente se fait à tous les mois. Lorsque la procédure est exécutée, elle compare le mois courant avec le mois de la dernière facturation, s ils sont différents, la procédure procèdera à la facturation. Aucune: Aucune réclamation ne sera faite au fournisseur. Cette option est souvent utilisée avec les rachats de factures. Fact. Refact. : Indique si l entente négociée sera enlevée directement de la facture (Facturation) ou sera refacturée au fournisseur (Refacturation). Livraisons indirectes : Indique les détails des ententes pour les livraisons indirectes. Pourc. (%) : Indique le pourcentage. Montant ($) : Indique le montant en dollar. Fact. Refact. : Indique si l entente négociée sera enlevée directement de la facture (Facturation) ou sera refacturée au fournisseur (Refacturation). Catégories de produits fournisseurs : Indique les informations relatives aux programmes de remise trimestrielle et annuelle. Utilisé par Colabor. Mise à jour de l information lors de la synchronisation. Code : Indique le code de la catégorie. Description : Indique la description de la catégorie. Description alternative : Indique la description alternative de la catégorie. Programme (%) : Utilisé pour la gestion des programmes annuels. Collecté : Indique le pourcentage perçu pour la catégorie. Distribué : Indique le pourcentage distribué au client participant. Remise trimestrielle (%) : Utilisé pour la gestion des remises trimestrielles. Drop : Indique le pourcentage remis sur les livraisons directes. /10 Colabor Technologies de l information

11 Terme drop : Indique le pourcentage de terme remis sur les livraisons directes. Entrepôt : Indique le pourcentage remis sur les livraisons entrepôt. Bouton EXC. : Permet de consulter ou de créer la liste de clients faisant exception aux remises trimestrielles (%). Calculer selon : Indique de quelle façon la remise est calculée (Items, poids (kg), poids (lb), litre ou sur rien (ne rien sélectionner) Pourc. (%) : Indique le pourcentage pour le calcul. Il est possible d entrer un pourcentage seulement si «Calcué selon» est sur «Items». Montant ($) : Indique le montant en dollars pour le calcul. Bouton Message : Permet d entrer un message concernant la catégorie de produits fournisseurs et qui s affichera sur le PGS. Programme et remise trimestrielle spécifique aux drops (%) : Utilisé pour la gestion des remises liées aux livraisons directes qui ne sont pas facturées de façon détaillée (facture sommaire seulement aucun produit identifié). Gratuités : Indique les informations relatives à la facturation des gratuités aux fournisseurs. Pourcentage de l administration (%) : Indique le pourcentage pour calculer le montant des frais administratifs pour gérer les gratuités. Calculé selon : Indique sur quelle base la facturation des gratuités est calculée. Prix de liste manufacturier : le calcul sera basé sur le prix de liste manufacturier Prix vendant régulier : le calcul sera basé sur le prix vendant régulier Prix vendant client : le calcul sera basé sur le prix de vente du client (prix retourné par la routine de prix) Fournisseur à facturer pour les charges de réception : Le code fournisseur facturé et sa description sont affichés. Charge de réception : Indique le montant à charger par item reçu. Colabor Technologies de l information /11

12 Onglet Contacts Cet onglet permet d insérer les contacts principaux des fournisseurs. Fournisseur : Le code fournisseur et sa description sont affichés. Nom : Inscrire le nom de famille du contact. Prénom : Indique le prénom du contact. Type : Indique le type de contact (le type doit être préalablement créé dans Utilitaires > Maintenances > Types de contact). Description : Indique la description du type de contact. Détail : Téléphone : Indique le numéro de téléphone principal du contact. Ext. : Indique l extension téléphonique du contact. Téléphone 2 : Indique un second numéro de téléphone pour ce contact. Ext. 2 : Indique l extension téléphonique pour le second numéro de téléphone. Télécopieur : Indique le numéro de télécopieur du contact. Courriel : Indique l adresse courriel du contact. Commentaire : Contiens des commentaires pour le contact. /12 Colabor Technologies de l information

13 Bouton Mot de passe Sert à assigner un mot de passe au contact, pour la prise de commande sur l utilitaire PCI (portail de commande internet). Colabor Technologies de l information /13

14 Onglet EDI / Communication Cet onglet permet d entrer l information EDI ainsi que les différentes adresses de courriel pour documents destinés aux fournisseurs (Facture, crédit, demande de charge ) Fournisseur : Le code fournisseur et sa description sont affichés. Configuration : Numéro Duns : Indique le numéro du fournisseur pour les transactions EDI. Format des codes clients : Indique de quelle façon le fournisseur nous retourne notre code client. Chaque caractère peut être =O, =N, =0 pour ainsi réconcilier le client même si le fournisseur a mal entré les numéros de client. Prix net dans les factures : Indique si le fournisseur envoie le prix brut ou le prix net dans ses factures. Facture des ententes fourn. à la vente détaillée : Indique si les factures des ententes fournisseurs à la vente doivent être détaillées. (Détail des transactions clients) Facture des compteurs détaillée : Indique si les factures des compteurs ( count & recount ) doivent être détaillées. (Détail des transactions clients) Fournisseur visible : Indique si le fournisseur est visible dans le PGS. (Pour Colabor seulement) Mise à jour des changements de prix courtier : Indique la manière qu un changement de prix pour les produits de ce fournisseur provenant du courtier via le PGS affecte les prix de liste des différents fournisseurs. Prix courtier et système /14 Colabor Technologies de l information

15 Prix de tous les fournisseurs et système Aucune mise à jour Type de transactions EDI : Code et description : Indique quel type de transaction EDI est disponible pour ce client (doivent d abord avoir été créé dans Utilitaires > Maintenances > Transactions EDI). E E/S S : Indique si le type de transaction est utilisé en mode «Entrée», «Sortie» ou les deux «Entrée et Sortie». Transactions par courriel : Type : Indique le type de transaction associé à l adresse courriel. Par exemple, «CN» = demande de crédit. Courriel : Indique l adresse de courriel associé au type de transaction. Colabor Technologies de l information /15

16 Onglet Adresse Cet onglet permet d inscrire différentes adresses du fournisseur. Fournisseur : Le code fournisseur et sa description sont affichés. Adresse d achat (principale) : Coordonnées relatives où seront envoyées les commandes d achat. Adresse du payable : Informations relatives aux comptes à payer. Ex. transaction sera portée au compte à payer du fournisseur entré. Si aucune adresse n est entrée, le système utilisera l adresse d achat. Adresse de cueillette : Informations relatives à la cueillette (pickup) de commande chez le fournisseur. Si aucune adresse n est entrée, le système utilisera l adresse d achat. Note : Si le code d un autre fournisseur est entré pour les adresses «Payable» et «Cueillette», l adresse de celui-ci ne pourra pas être modifiée dans cet onglet. Pour modifier de l information, il faudra aller dans l onglet Achat du fournisseur sélectionné pour modifier l information voulue. Courriel : Indique l adresse courriel du fournisseur. /16 Colabor Technologies de l information

17 Onglet Produits fournisseur Cet onglet permet de voir tous les produits du fournisseur. Fournisseur : Le code fournisseur et sa description sont affichés. Produit : Liste déroulante de tous les produits pour le fournisseur. Un produit peut être ajouté à cette liste à l aide de cet outil. Le code de produit indiqué est celui du fournisseur. Description : Indique la description du produit. Description alternative : Indique la description alternative du produit. Manufacturier : Code : Indique le code et la description du manufacturier. Produit : Indique le code de produit chez le manufacturier. Produit : Code et descriptions du produit. Fournisseur : Code : Indique le code et la description du fournisseur. Il est possible de modifier la description du produit chez le fournisseur via la maintenance de produit (Produits > Maintenances > Produits) ; la description du produit est la valeur par défaut. Format : Indique le format d'achat chez le fournisseur. Si plus d un format existe, le système affichera un bouton à la droite de ce champ permettant de sélectionner le format désiré. Colabor Technologies de l information /17

18 Catégorie : Indique la catégorie du produit chez le fournisseur. Il est possible de modifier cette information à l aide de cet écran. Actif : Indique s il est possible de commander ce produit chez le fournisseur sélectionné. Cette valeur est attribuée au niveau du produit et du fournisseur (peu importe le format) et est différente du statut du produit indiqué dans la maintenance de produit (Produits > Maintenances > Produits). Comm. spéciale : Indique si le produit est considéré comme une commande spéciale chez le fournisseur sélectionné. Cette valeur est attribuée au niveau du produit et du fournisseur (peu importe le format) et est différente du champ «Commande Spéciale» qui se trouve dans la maintenance de produit (Produits > Maintenances > Produits). Séquence : Indique l'ordre séquentiel de l affichage du produit pour le catalogue fournisseur. Coût ($) : Prix de liste : Représente le prix de liste du format du produit pour le fournisseur sélectionné. Dernier coûtant : Indique le dernier coûtant payé sur une facture pour ce fournisseur. Inventaire fournisseur : Item(s) par rangée : Indique le nombre d items par rangée sur une palette provenant du fournisseur. Item(s) par palette : Indique le nombre d items sur une palette provenant du fournisseur. Multiple d achat : Indique le multiple d achat chez le fournisseur. Ex. le produit est commandé à la caisse, mais en multiple de palette. Facteur conversion : Unité par format d'achat chez le fournisseur. Notion très importante car affectent les statistiques de vente. Ce facteur de conversion est le même que dans la maintenance produit, onglet fournisseurs. /18 Colabor Technologies de l information

19 Onglet Entrepôts Cet onglet permet de déterminer certains paramètres par entrepôt. Fournisseur : Le code fournisseur et sa description sont affichés. Propriété des entrepôts : Entrepôts : Indique le code de l entrepôt et sa description Délai de livraison : Indique le nombre de jours avant de recevoir la commande d achat. Ce champ est important dans le calcul de quantités suggérées dans CAPS. Transport sur achats : Indique si on doit calculer le transport sur les achats. Route : Indique le numéro de route de ramassage du fournisseur. Position : Indique la position de la route de ramassage du fournisseur. À ramasser chez le fournisseur : Indique si la commande doit être ramassée chez le fournisseur. Jours avant disponibilité : Indique le nombre de jours entre la prise de possession et la disponibilité en inventaire. Propriété des groupes de produits : Permet de gérer, par exemple, les produits frais qui nécessite une gestion particulière pour livrer le produit le plus rapidement possible, car le produit a une durée de vie très courte. Lorsque la case à cocher «Vérification des quantités à la vente» dans les paramètres du système, onglet «Vente» est cochée, le groupe, le délai et l heure de tombée indiqué réagira au niveau de la disponibilité à commander dans «Télévente». Colabor Technologies de l information /19

20 Groupes : Indique le code du groupe et sa description. Délai : Indique le nombre de jours entre la date de la commande fournisseur et la date de réception. Heure de tombée : Indique l heure de tombée pour le groupe de produit. Pourcentage : Indique le pourcentage. /20 Colabor Technologies de l information