Votre guide d administration. EssentIA (REER CELI)

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1 Votre guide d administration EssentIA (REER CELI)

2 Table des matières VOTRE GUIDE D ADMINISTRATION... 3 NOS COORDONNEES... 4 ADHESION... 5 COMPTE DU PARTICIPANT... 5 DIRECTIVES D INVESTISSEMENT... 5 REMISE DES COTISATIONS... 6 SOUMISSION DES COTISATIONS... 6 PAIEMENT DES COTISATIONS... 8 COTISATION SPECIALE TRANSFERT DE FONDS DIRECTIVES D INVESTISSEMENT POUR UNE COTISATION SPECIALE PRESTATIONS RETRAIT PARTIEL OU TOTAL AVEC OU SANS FERMETURE DE COMPTE TRANSFERT CESSATION D EMPLOI RAP OU REEP DECES DIVORCE OU PARTAGE (REER SEULEMENT) REMBOURSEMENT DES COTISATIONS EXCEDENTAIRES AU REER COLLECTIF RETRAITE MODIFICATIONS FINANCIERES MODIFICATION DES COTISATIONS SALARIALES MODIFICATION DES PRELEVEMENTS BANCAIRES AUTORISES MODIFICATION DES DIRECTIVES D INVESTISSEMENT POUR LES COTISATIONS FUTURES MODIFICATION A LA COMPOSITION DES PLACEMENTS EXISTANTS AUTRES MODIFICATIONS CHANGEMENT D ADRESSE ET DE PROFIL CHANGEMENT DE BENEFICIAIRE DEMANDE D INFORMATION SUR LE COMPTE D UN PARTICIPANT PAR LE PROMOTEUR PAR LE PARTICIPANT LIMITES DE COTISATIONS CELI COLLECTIF REER COLLECTIF NOS NORMES DE SERVICE NOS FORMULAIRES ET NOTRE MATERIEL PROMOTIONNEL NOS BUREAUX REGIONAUX... 28

3 Votre guide d administration L objectif premier de ia Groupe financier est de minimiser l implication de l employeur dans l administration quotidienne du régime de retraite et de réduire son fardeau administratif. À cet égard, nous avons conçu VOTRE GUIDE D ADMINISTRATION. Ce guide simplifiera votre administration puisqu il décrit en détail les procédures applicables dans la plupart des situations que vous pourrez rencontrer dans la gestion courante de votre régime. Il vous permettra d épargner beaucoup de temps et, par conséquent, de répondre rapidement et adéquatement aux demandes de vos employés. À noter que ce guide ne modifie d aucune façon les dispositions de toute entente particulière prise au préalable. ia Groupe financier est une marque de commerce sous laquelle l Industrielle Alliance, Assurance et services financiers inc. exerce ses activités. 3

4 Nos coordonnées Pour tout ce qui concerne l administration courante de votre régime de retraite collectif, vous devez utiliser l une des adresses suivantes pour l envoi postal de vos documents : ia Groupe financier Épargne et retraite collectives C.P. 1907, succursale Terminus Québec (Québec) G1K 7M3 ia Groupe financier Épargne et retraite collectives 522, avenue University Toronto (Ontario) M5G 1Y7 Si vous avez besoin de renseignements additionnels, vous pouvez communiquer avec les agents de notre service à la clientèle, du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h, heure de l Est, aux numéros suivants : Téléphone : ou Télécopieurs Québec : Autres provinces : Courriels Québec : Autres provinces : pension@ia.ca pensiontoronto@ia.ca En tout temps, vous pouvez consulter l Espace client, notre site Web sécurisé, à l adresse suivante : ia.ca/moncompte 4

5 Adhésion Compte du participant Le participant adhère au régime d épargne-retraite collectif EssentIA en remplissant et en signant un formulaire d adhésion papier. Directives d investissement Le participant communique ses directives d investissement au moment de son adhésion. Il peut choisir un portefeuille ATTITUDE, simple et adaptée à son profil d investisseur, ou faire son choix parmi les options de placement offertes à la carte. 5

6 Remise des cotisations Les cotisations doivent être remises électroniquement via l Espace client. Accédez à notre site Web sécurisé à l adresse ia.ca/moncompte Entrez le code d accès et le mot de passe Cliquez sur le Tableau de bord de l Épargne et retraite collectives Cliquez sur le bouton Remise des cotisations Cliquez sur l option de menu Soumissions des cotisations sous la rubrique Remise électronique des cotisations Vous accédez à l outil qui vous permet de télécharger votre fichier de cotisations ou à l outil qui vous permet d entrer manuellement l information relative à votre remise. Soumission des cotisations Étape 1- Méthode de cotisation Vous avez le choix d utiliser l une ou l autre des méthodes suivantes : Remise des cotisations à partir d un fichier Excel Sélectionnez Télécharger un fichier Cliquez sur le bouton Parcourir pour choisir le fichier Excel à télécharger Cliquez sur le bouton Suivant Les cotisations inscrites dans le fichier Excel seront importées pour chaque participant. Si la structure du fichier Excel que vous téléchargez n a pas encore été définie dans l outil de remise des cotisations ou si elle a été modifiée, vous devez la définir pour que les données puissent être traitées. Cliquez sur Ajouter/modifier une structure de fichier sous l option Remise électronique des cotisations. Remplissez ensuite les cases requises dans le tableau affiché sur l écran. 6

7 Remise manuelle (remplace l application Cotisation en ligne) Sélectionnez Cotisation manuelle Vous pouvez utiliser une remise précédente si les montants sont les mêmes. Dans ce cas : Cochez la case correspondant à la remise à utiliser Cliquez sur le bouton Suivant Étape 2- Remise de cotisation Indiquez la date à laquelle vous voulez que le paiement soit effectué, la période de cotisation couverte et le mode de paiement que vous utilisez. Pour chaque participant, indiquez les montants des cotisations dans les cases appropriées. Si les montants des cotisations régulières du participant et celles de l employeur sont égaux, remplissez uniquement la colonne Cotisation régulière participant et cliquez sur le bouton Match. Les montants inscrits à la colonne Cotisation régulière participant seront copiés dans la colonne Cotisation régulière employeur. Pour ajouter des participants : Cliquez sur le bouton Ajouter. Entrez l information requise pour les nouveaux participants aux endroits prévus. Il est important de séparer le nom et le prénom du participant par une virgule. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l étape 3. Étape 3- Frais et crédits (si cela s applique à votre contrat) Le total des cotisations pour la période est indiqué à la ligne Cotisations. Le montant indiqué à la ligne Crédit employeur disponible indique le montant de crédit qui peut être utilisé pour payer les cotisations de l employeur. Pour utiliser ce montant en totalité ou partiellement, indiquez le montant dans la colonne Montant utilisé. Vous pouvez aussi payer les frais relatifs au contrat en indiquant le montant payé dans la case Montant des frais payés. Ce montant s ajoutera au total de la remise. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l étape 4. 7

8 Étape 4- Participants Les nouveaux participants que vous avez ajoutés à l étape 2 seront inscrits dans le tableau Nouveaux participants. Vous devez fournir l information additionnelle demandée dans les cases appropriées. Si certains participants ont cessé leur participation, vous devrez fournir l information demandée dans le tableau Participants terminés. Pour aviser ia Groupe financier d une cessation de participation, cliquez sur le bouton Ajouter sous le tableau Avis de terminaison. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l étape 5. Étape 5- Sommaire Vérifiez le sommaire de votre transaction. Si vous devez apporter des corrections, cliquez sur le bouton Précédent pour retourner aux étapes voulues. Quand votre transaction est terminée, cliquez sur le bouton Soumettre. Étape 6- Confirmation Vous obtiendrez une confirmation de votre remise des cotisations. Si vous effectuez votre paiement par chèque, veuillez imprimer la confirmation et la joindre à l envoi. Paiement des cotisations Le paiement peut être effectué de quatre façons : par paiement préautorisé (PPA), par chèque, par transfert de fonds électronique ou par Internet. A) Paiement préautorisé (PPA) Si vous utilisez à la fois le paiement préautorisé et l outil de remise électronique des cotisations, vous aurez jusqu à 14 h (heure de l Est) pour faire votre remise des cotisations et vous pourrez voir les cotisations déposées dans le compte de vos participants la journée même s il s agit d une journée ouvrable. Les dépôts s effectueront la journée ouvrable suivante si la remise est faite après 14 h (heure de l Est). Pour utiliser ce service, vous n avez qu à remplir et à nous fournir le formulaire Entente de paiements préautorisés (PPA) pour une entreprise. 8

9 B) Chèque Veuillez imprimer la page de confirmation et joindre une copie de cette dernière à votre chèque. Le chèque, fait à l ordre de ia Groupe financier, doit être expédié à l adresse suivante : ia Groupe financier Épargne et retraite collectives C. P. 1907, succursale Terminus Québec (Québec) G1K 7M3 C) Transfert de fonds électronique Vous pouvez effectuer votre transfert de fonds électronique en déposant votre paiement dans le compte bancaire suivant : Banque : Banque Royale du Canada (003) Adresse : 1, Place-Ville-Marie, Montréal (Québec) Transit : Compte à créditer : Propriétaire du compte : Industrielle Alliance, Assurance et services financiers inc. Swift BIC code : ROYCCAT2 Il est à noter qu un délai de 24 à 48 heures pourrait s appliquer selon l institution financière. D) Paiement par Internet Pour faire votre paiement par Internet, vous devez d abord vous inscrire auprès de votre institution bancaire, si ce n est déjà fait. Dans la liste de bénéficiaires offerte par votre institution bancaire, choisissez «Industrielle All. Assur. Et serv. Fin.» ou «Industrielle Alliance, Assurance et services financiers». Le numéro de référence à inscrire lors de votre paiement est RC suivi du numéro de contrat puis du numéro de division. Par exemple, si le numéro de contrat est et le numéro de division est 001, le numéro de référence est : RC (sans espace) Si votre paiement inclut plus d un contrat ou plus d une division, indiquez un seul numéro de contrat et une seule division pour ce contrat. 9

10 Cotisation spéciale Une cotisation est considérée spéciale si elle n est pas faite de façon périodique. Elle peut nous être transmise par paiement préautorisé (voir les procédures décrites précédemment). Si la cotisation spéciale est faite par le participant lui-même ou par l employeur pour un ou pour plusieurs participants, cette cotisation doit nous être expédiée avec une liste détaillée spécifiant le nom et le numéro d assurance sociale des participants concernés ainsi que le détail des sommes à déposer pour chacun. S il y a lieu, indiquer séparément les cotisations de l employeur et celles du participant. Transfert de fonds Par ailleurs, un transfert de fonds en provenance d une autre institution financière peut être fait, pour un seul participant à la fois. Dans le cas du REER, l institution financière d où provient le transfert doit nous transmettre une copie du formulaire de l Agence de revenu du Canada (ARC) T2033 ou T2151 dûment rempli et signé par les différents intervenants. Pour le CELI, l institution financière utilisera son propre formulaire de transfert. L investissement se fera à la date de réception du paiement. Qu il s agisse de cotisations spéciales effectuées par le participant, par l employeur ou par transfert de fonds en provenance d une autre institution, il est très important que la liste détaillée des cotisations nous soit fournie en même temps que le paiement. Directives d investissement pour une cotisation spéciale Les directives doivent nous être fournies par le biais du formulaire Demande de modification en cours de participation : Renseignements sur le régime Il est très important d indiquer si le changement s applique à une ou à plusieurs divisions. À défaut d indications précises, les nouvelles directives s appliqueront seulement au contrat/division inscrit. Renseignements sur le participant Indiquer le nom, le prénom et le numéro d assurance sociale du participant. Dans le cas du REER collectif, si le conjoint est lui-même participant (conjoint-participant), c est-à-dire qu il cotise au REER collectif en son nom personnel, ses renseignements personnels doivent être indiqués dans cette section. 10

11 Directives d investissement pour une cotisation spéciale (incluant un transfert) Cette section peut être utilisée si le participant souhaite appliquer des directives d investissement différentes des directives courantes à une cotisation spéciale, que celle-ci soit effectuée par chèque, par le participant ou l employeur, ou par transfert d une autre institution financière. Remplir la colonne Cotisation spéciale du tableau en inscrivant la portion devant être investie dans chaque fonds de placement ou dans les placements garantis. La somme doit totaliser 100 %. Il est essentiel que les directives d investissement pour la cotisation spéciale nous soient transmises en même temps que le paiement. À défaut de directives, la cotisation sera investie selon les directives d investissement courantes. 11

12 Prestations Retrait partiel ou total avec ou sans fermeture de compte Pour effectuer ce type de retrait, le participant n a qu à communiquer avec un agent du service à la clientèle, en composant le ou le , du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h, heure de l Est 1. Veuillez noter que pour certains contrats, les retraits partiels sont assujettis à un montant minimum. S il existe un bénéficiaire irrévocable, une autorisation écrite, signée par ce dernier, doit nous être transmise par télécopieur ou par courrier (nos coordonnées sont indiquées à la page 4), pour que nous puissions procéder à une demande de retrait. Transfert Pour effectuer un transfert, le participant n a qu à communiquer avec un agent du service à la clientèle, en composant le ou le , du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h, heure de l Est. Lors de l appel, le participant doit s assurer d avoir en main l information suivante : le nom et l adresse de l institution vers laquelle les fonds doivent être transférés ainsi que le numéro de contrat attribué par cette dernière. S il existe un bénéficiaire irrévocable, une autorisation écrite, signée par ce dernier, doit nous être transmise par télécopieur ou par courrier (nos coordonnées sont indiquées à la page 4), pour que nous puissions procéder à une demande de transfert. Cessation d emploi Il est important de nous informer des cessations d emploi. Vous pouvez le faire par le biais de l Espace client. Dans le tableau de bord, rechercher le participant dans l onglet Participants Cliquer sur Cesser la participation Préciser la raison de cessation de participation (cessation d emploi) ainsi que la date de la cessation 1 Si un participant ne désire pas utiliser notre service téléphonique transactionnel, il est aussi possible d utiliser le formulaire Demande de retrait/terminaison (F50-296) disponible sur l Espace client en accédant à son contrat. 12

13 Lorsque la dernière cotisation aura été versée, un formulaire de choix d options sera envoyé par la poste au participant. Pour faire connaître son choix d options, le participant n aura qu à communiquer avec le service à la clientèle, au , du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h, heure de l Est. S il existe un bénéficiaire irrévocable, une autorisation écrite, signée par ce dernier, devra être transmise par télécopieur ou par la poste pour finaliser la transaction (nos coordonnées sont indiquées à la page 4). RAP ou REEP Dans le cas d un RAP (Régime d accession à la propriété), le formulaire T1036 Régime d accession à la propriété (RAP) Demande de retirer des fonds REER, de l Agence du revenu du Canada (ARC) doit être rempli et nous être transmis. Ce formulaire et le guide complet sur le RAP sont disponibles auprès de l ARC. Dans le cas d un REEP (Régime d encouragement à l éducation permanente), le formulaire RC96 Régime d encouragement à l éducation permanente (REEP) Demande de retirer des fonds d un REER, de l Agence du revenu du Canada (ARC), doit être rempli et nous être transmis. Ce formulaire et le guide complet sur le REEP sont disponibles auprès de l ARC. S il existe un bénéficiaire irrévocable, une autorisation écrite, signée par ce dernier, doit nous être transmise par télécopieur ou par courrier (nos coordonnées sont indiquées à la page 4), pour que nous puissions procéder à une demande de retrait. Décès Au moment du décès du participant, le formulaire Demande de règlement suite à un décès (F50-203) doit être rempli et nous être transmis avec une copie du testament et une preuve de décès (certificat ou acte de décès), afin de nous permettre de procéder au règlement. 13

14 Divorce ou partage (REER seulement) Lorsqu un jugement de divorce ou de partage est prononcé, le participant, son ex-conjoint ou leur représentant doivent nous faire parvenir les documents suivants afin de nous permettre de procéder au règlement : Copie intégrale du jugement ou de l entente entérinée (les mesures accessoires) Certificat de divorce, s il y a lieu Certificat de non-appel, s il y a lieu Formulaire de l Agence du revenu du Canada T2220 dûment signé par les deux parties si des sommes doivent être transférées au compte du conjoint Rupture de mariage ou d'union de fait (CELI) Dans le cas d une rupture de mariage ou d'une union de fait, il est possible pour un participant de transférer une somme directement de son CELI à celui de son ex-époux ou ancien conjoint de fait, sans modifier le droit de cotisation de chacun. Les conditions suivantes doivent toutefois être remplies : les époux, conjoints de fait, ex-époux ou anciens conjoints de fait doivent vivre séparément au moment du transfert; la personne qui reçoit le transfert a droit de recevoir celui-ci conformément à une ordonnance ou à un jugement d'un tribunal ou selon un accord écrit de séparation visant à partager les biens en règlement des droits découlant de la rupture de l union. Le formulaire Transfert d un compte d épargne libre d impôt (CELI) à un autre CELI en raison de la rupture d un mariage ou d une union de fait doit être rempli pour que nous puissions procéder au transfert et le déclarer à l Agence de revenu du Canada. Vous trouverez le formulaire requis dans le Centre de documentation de l Espace client. Veuillez joindre également une copie de l ordonnance, du jugement d un tribunal compétent ou une copie de l accord écrit de séparation. 14

15 Remboursement des cotisations excédentaires au REER collectif En vertu de la loi actuellement en vigueur, un participant peut cotiser à son REER collectif pour un montant pouvant aller jusqu à $ en excédent du maximum permis par la loi. Si les cotisations excédentaires dépassent $ et que le participant répond à certaines exigences, celui-ci peut demander un remboursement de ces cotisations et le remboursement peut être effectué sans retenue d impôt. Afin de connaître les conditions à remplir pour pouvoir se prévaloir de cette option, vous pouvez consulter la section Cotisations inutilisées versées à un REER du guide intitulé REER et autres régimes enregistrés pour la retraite, lequel est disponible auprès de l Agence du revenu du Canada (ARC). Pour demander un remboursement, le participant doit remplir le formulaire T3012A F de l ARC et l expédier à son centre fiscal. L ARC analysera la demande, approuvera le montant à rembourser, apposera un sceau et retournera le formulaire dûment rempli au participant. Il suffira ensuite pour lui d ajouter les signatures requises, d inscrire clairement son numéro de contrat, de division et de certificat, et de nous faire parvenir le formulaire. 15

16 Retraite Il est important de nous informer des départs à la retraite. Vous pouvez le faire par le biais de l Espace client. Dans le tableau de bord, rechercher le participant dans l onglet Participants Cliquer sur Cesser la participation Préciser la raison de cessation de participation (départ à la retraite) ainsi que la date d entrée en vigueur du changement Lorsque la dernière cotisation aura été versée, un formulaire de choix d options sera envoyé par la poste au participant. Pour faire connaître son choix d options, le participant n aura qu à communiquer avec le service à la clientèle, au , du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h, heure de l Est. S il existe un bénéficiaire irrévocable, une autorisation écrite, signée par ce dernier, devra être transmise par télécopieur ou par la poste pour finaliser la transaction (nos coordonnées sont indiquées à la page 4). Tel que requis par la loi, chaque participant à un REER doit obligatoirement transférer les fonds accumulés dans son compte dans un véhicule de retraite prescrit au plus tard le 31 décembre de l année civile au cours de laquelle il atteint 71 ans. Quelques mois avant cette date limite, nous communiquons avec l employeur ou l employé pour l en informer. Si nous ne recevons aucune directive dans le délai prévu, nous convertissons automatiquement les fonds en rente viagère garantie dix ans. ia Groupe financier offre plusieurs produits de retraite pouvant être adaptés aux besoins de chaque participant : Les rentes : viagères, avec ou sans garantie, réversibles, certaines ; Le FERR. Nous vous invitons à consulter nos conseillers à l un de nos bureaux régionaux (dont vous trouverez les coordonnées à la fin de ce guide) ou les agents de notre service à la clientèle (leurs coordonnées sont indiquées à la page 4), si vous souhaitez obtenir des renseignements sur les différentes options de retraite. 16

17 Modifications financières Modification des cotisations salariales Pour modifier le montant des cotisations prélevées directement sur le salaire, la section Modification des cotisations prélevées sur le salaire du formulaire Demande de modification en cours de participation doit être remplie en indiquant le nouveau montant des cotisations par paie en dollars ou en pourcentage du salaire. La date effective du changement ainsi que le compte auquel il s applique (compte du participant ou compte au nom du conjoint) doivent être indiqués. Le formulaire doit finalement être signé par le participant et le conjoint, s il y a lieu. Tel que précisé dans le Règlement de l impôt sur le revenu, les promoteurs de régimes doivent avoir des «motifs raisonnables» de croire que les cotisations qu un employé verse à son REER collectif pour l année visée peuvent être déduites de leur salaire avant de leur donner droit à un remboursement d impôt immédiat. Pour cette raison, vous pouvez insérer une note dans la paie des employés une fois par année. Cette note doit expliquer que les employés doivent vous aviser (avant une date pré-établie) si les cotisations qu ils versent à leur REER collectif au moyen de retenues salariales ne peuvent faire l objet de déductions fiscales pour l année en cours. À noter que vos employés peuvent s assurer qu ils ont droit à la déduction fiscale en vérifiant leur avis de cotisation fédérale de l année à la section État du maximum déductible au titre des REER. Ils reçoivent cet avis à la suite de la production de leur déclaration d impôt sur le revenu fédérale. Veuillez noter que nous incluons un avis à cet effet sur les relevés de compte des participants. Modification des prélèvements bancaires autorisés Le participant peut effectuer une modification à ses prélèvements bancaires autorisés (montant ou jour du prélèvement) en ligne, sur l Espace client. À partir du tableau de bord de l Épargne et retraite collectives, il n a qu à cliquer sur l option de menu Cotiser, puis à suivre les instructions fournies à l écran. Pour changer ses renseignements bancaires, le participant doit appeler au Service à la clientèle au ou au Si le participant n a jamais utilisé ce mode de paiement, il devra appeler au Service à la clientèle au ou au Nos agents prépareront les documents que le participant devra signer pour autoriser les prélèvements dans son compte bancaire. Le participant devra aussi fournir un spécimen de chèque s il ne l a jamais fait. 17

18 Modification des directives d investissement pour les cotisations futures Les demandes à cet effet peuvent nous être communiquées de trois façons : A) Par Internet (Espace client) Le participant peut accéder à son compte à l adresse ia.ca/moncompte et suivre les étapes suivantes : Entrer le code d accès et le mot de passe Aller à la section Vos contrats et choisir le tableau de bord de l Épargne et retraite collectives Cliquer sur l option de menu Répartition de votre épargne, puis sur Modification Suivre les indications B) Par téléphone Les participants peuvent communiquer avec notre service à la clientèle par téléphone. Nos coordonnées figurent à la page 4. C) Par écrit Remplir les sections suivantes du formulaire Demande de modification en cours de participation : Renseignements sur le régime Il est très important d indiquer si le changement s applique à une ou à plusieurs divisions. À défaut d indications précises, les nouvelles directives s appliqueront seulement au contrat/division inscrit. Renseignements sur le participant Indiquer le nom, le prénom et le numéro d assurance sociale du participant. Si le conjoint est lui-même participant (conjoint-participant), c est-à-dire s il cotise au REER collectif en son nom personnel, ses renseignements personnels doivent être indiqués dans cette section. Modification des directives d investissement et/ou des placements existants Si des cotisations sont faites par le participant au nom du conjoint, indiquer si les nouvelles directives s appliquent au compte du participant seulement, au compte du conjoint seulement ou aux deux comptes en cochant les cases appropriées. Remplir la colonne Cotisations futures du tableau en inscrivant la portion devant être investie dans chaque fonds de placement ou dans les placements garantis. La somme doit totaliser 100 %. 18

19 Modification à la composition des placements existants Les participants peuvent modifier en tout temps la répartition de leurs actifs entre les différentes options de placement. ia Groupe financier se réserve le droit d imposer des frais de transaction de 2 % de la valeur du montant transféré aux clients qui vendent ou transfèrent leurs parts dans les 60 jours suivant l achat. Les placements existants peuvent être modifiés de trois façons : A) Par Internet (Espace client) Le participant peut accéder à son compte à l adresse ia.ca/moncompte et suivre les étapes suivantes : Entrer le code d accès et le mot de passe Aller à la section Vos contrats et choisir le tableau de bord de l Épargne et retraite collectives Cliquer sur l option de menu Répartition de votre épargne, puis sur Modification Suivre les indications B) Par téléphone Les participants peuvent communiquer avec notre service à la clientèle par téléphone. Nos coordonnées figurent à la page 4. C) Par écrit Remplir les sections suivantes du formulaire Demande de modification en cours de participation : Renseignements sur le régime Il est très important d indiquer si le changement s applique à une ou à plusieurs divisions. À défaut d indications précises, les nouvelles directives s appliqueront seulement au contrat/division inscrit. Renseignements sur le participant Indiquer le nom, le prénom et le numéro d assurance sociale du participant. Si le conjoint est lui-même participant (conjoint-participant), c est-à-dire s il cotise au REER collectif en son nom personnel, ses renseignements personnels doivent être indiqués dans cette section. Modification des directives d investissement et/ou des placements existants Remplir la colonne Composition des placements existants du tableau. Dans la première colonne de cette section, cocher si les placements à racheter sont en terme de dollars ou de pourcentage, et identifier les placements à racheter. Dans la seconde colonne, indiquer les véhicules dans lesquels les placements rachetés doivent être réinvestis et ne pas oublier de cocher s ils sont indiqués en termes de dollars (les totaux des deux colonnes doivent être égaux) ou de pourcentage (le total de la seconde colonne doit être de 100 %). 19

20 Autres modifications Changement d adresse et de profil Les participants doivent nous signifier tout changement d adresse pour fins d inscription sur les reçus d impôt et sur les relevés. Les changements d adresse postale, de numéro de téléphone, de numéro de télécopieur et d adresse électronique peuvent nous être transmis de trois façons : A) Par Internet (Espace client) Le participant peut accéder à son compte à l adresse ia.ca/moncompte et suivre les étapes suivantes : Entrer le code d accès et le mot de passe Cliquer sur son nom, dans le coin supérieur droit, et sur «Renseignements personnels» Entrer les nouvelles coordonnées dans les champs appropriés Cliquer sur le bouton Soumettre B) Par téléphone ou par télécopieur Les participants peuvent communiquer avec notre service à la clientèle par téléphone ou par télécopieur. Nos coordonnées figurent à la page 4. C) Par écrit Les sections suivantes du formulaire Demande de modification en cours de participation doivent être remplies : Renseignements sur le régime Renseignements sur le participant Changement d adresse Le formulaire doit être signé et daté. Changement de bénéficiaire Pour effectuer un changement de bénéficiaire, le participant doit remplir les sections suivantes du formulaire Désignation de bénéficiaire : Votre identification Qui voulez-vous désigner comme bénéficiaire? Signez ici pour confirmer votre désignation de bénéficiaire 20

21 Demande d information sur le compte d un participant Par le promoteur Si, en tant que promoteur, vous cotisez au régime, vous pouvez en tout temps obtenir des renseignements sur le compte des participants en consultant notre site Internet sécurisé, l Espace client. En accédant à l Espace client avec le code d accès et le mot de passe que nous vous avons fournis, vous pouvez notamment obtenir le solde des comptes des participants, visionner la composition des comptes, imprimer des relevés, obtenir le rendement des comptes, la liste des participants et la liste des frais applicables au contrat. De plus, vous avez la possibilité d imprimer un rapport financier du régime et vous avez accès aux différents formulaires et à nos publications. Il est également possible d obtenir des renseignements en nous adressant une demande écrite, en nous expédiant un courriel ou en communiquant avec notre service à la clientèle. Si vous ne cotisez pas au régime de vos employés et que les cotisations sont sur base volontaire seulement, les règles de confidentialité de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ) s appliquent. L information que vous pouvez obtenir sur vos participants est plus limitée. Par le participant Les participants peuvent obtenir des renseignements sur leur compte de multiples façons. A) Par Internet (Espace client) Les participants peuvent accéder à l Espace client par le biais de l adresse ia.ca/moncompte pour obtenir des renseignements sur leur compte, notamment : Le solde et la composition de leur compte Le relevé de leur compte Le rendement de leur compte La liste des transactions effectuées dans leur compte Les taux d intérêt des placements garantis Les formulaires Les frais applicables au contrat Les reçus d impôt 21

22 Pour ce faire, ils n ont qu à suivre les étapes suivantes : Entrer le code d accès et le mot de passe Aller à la section Vos contrats et choisir le tableau de bord de l Épargne et retraite collectives À noter qu en plus du relevé de compte disponible à tous les jours dans l Espace client, un relevé papier est automatiquement expédié selon la fréquence établie au contrat. Le participant peut aussi s inscrire au relevé électronique pour recevoir un avis par courriel au lieu d un relevé papier. B) Par téléphone Les participants peuvent communiquer avec notre service à la clientèle dont les coordonnées figurent à la page 4. Afin de protéger la confidentialité des renseignements, des précisions sur l identité des participants leur seront demandées avant de révéler des renseignements sur leur compte. C) Par écrit Les participants n ont qu à nous adresser une lettre signée, en spécifiant leur numéro de contrat, leur numéro de division et leur numéro de certificat ainsi que la nature des renseignements demandés. 22

23 Limites de cotisations CELI collectif Tous les travailleurs âgés de 18 ans et plus et résidant au Canada peuvent adhérer à un CELI collectif. Il n y a aucune limite ni contrainte par rapport à l utilisation des retraits. L Agence du revenu du Canada (ARC) a établi la limite de cotisation annuelle à $ pour l année 2015 et les suivantes. La limite était de $, de 2013 à 2014, et de $ pour les années 2009 à Ces montants sont cumulatifs. Lors d un retrait, les droits de cotisation sont rétablis l année civile suivante. Les participants doivent accéder à leur dossier sur le site Web de l Agence de revenu du Canada, à l adresse arc.gc.ca/mondossier, pour connaître le montant maximum qu ils peuvent cotiser à un CELI. Les cotisations qui excèdent le montant maximum sont assujetties à une pénalité de un pour cent par mois. REER collectif Tous les travailleurs âgés de moins de 71 ans résidant au Canada peuvent adhérer à un REER collectif. Tel que requis par la loi, chaque participant à un REER doit obligatoirement transférer les fonds accumulés dans son compte dans un véhicule de retraite prescrit au plus tard le 31 décembre de l année civile au cours de laquelle il atteint 71 ans. L Agence du revenu du Canada (ARC) a établi des limites quant aux cotisations que les travailleurs peuvent effectuer dans leur REER. Il n y a aucun montant de cotisation minimale. Toutefois, les Règlements de l impôt sur le revenu précisent que chaque travailleur a droit à un certain «espace REER», lequel est établi en fonction des éléments suivants : Le maximum annuel permis par l ARC, plus Les déductions inutilisées au titre d un REER, plus Le facteur d équivalence rectifié. 23

24 Maximum annuel permis par l ARC La cotisation maximale pouvant être effectuée dans un REER pour une année fiscale est égale à 18 % du revenu gagné de l année précédente, jusqu au maximum établi pour chaque année (voir tableau cidessous), moins le facteur d équivalence. Celle-ci peut être modifiée en tout temps par l ARC. Année Maximum annuel $ $ $ Nous vous invitons à consulter nos conseillers à l un de nos bureaux régionaux (dont vous trouverez les coordonnées à la fin de ce guide) si vous désirez obtenir plus de renseignements sur les limites établies, le facteur d équivalence ou le facteur d équivalence rectifié. Les reçus pour fins d impôt sont émis deux fois par année : En mars pour les cotisations effectuées dans les 60 premiers jours de l année (la déduction peut être utilisée pour la déclaration d impôt de l année précédente ou pour celle de l année en cours). En début d année pour les cotisations effectuées de mars à décembre de l année précédente (la déduction est valide pour la déclaration d impôt de l année au cours de laquelle les cotisations sont effectuées). Les reçus d impôt sont également disponibles dans l Espace client, pour les participants. 24

25 Nos normes de service L engagement envers ses clients constitue un élément de première importance pour ia Groupe financier. Nous nous engageons effectivement à offrir un service d excellente qualité à toutes les entreprises qui nous confient l administration de leur régime de retraite, ainsi qu à leurs employés. Nos normes de service sont donc établies de façon à ce que toutes les demandes soient traitées dans les meilleurs délais. Veuillez noter que les heures indiquées dans les présentes normes de services sont à l heure de l Est. Demande de service Adhésion d un nouveau participant Encaissement des cotisations Modifications aux placements existants Modifications des directives d investissement Rapport financier au promoteur du régime et relevés de compte aux participants Reçus d impôt REER Traitement de la demande Le jour ouvrable de la réception de la demande d adhésion si elle est reçue avant 14 h et si elle est accompagnée d une cotisation à investir*. Le jour de la remise des cotisations, s il s agit d un jour ouvrable pour ia Groupe financier, qu il y a une évaluation de la valeur unitaire des fonds de placement et que : La remise est effectuée avant 14 h avec l outil de remise électronique des cotisations et que la méthode de paiement utilisée est le paiement préautorisé (PPA); Les cotisations sont reçues avant midi, si un autre mode de remise ou une autre méthode de paiement sont utilisés. Le jour ouvrable de la réception de la demande de modifications, si la demande est reçue avant 16 h pour les demandes faites par le biais de l Espace client ou par téléphone et avant 15 h pour les autres demandes*. Le jour ouvrable de la réception de la demande de modifications, si la demande est reçue avant 16 h pour les demandes faites par le biais de l Espace client ou par téléphone et avant 15 h pour les autres demandes*. Disponible sur l Espace client dans les 24 heures suivant la date de fin de période couverte par le rapport financier ou les relevés de compte. Un exemplaire du rapport financier et des relevés est posté dans les 20 jours ouvrables selon la plus éloignée des deux dates suivantes : La date de réception de toute l information nécessaire; La date de fin de période couverte par le rapport ou le relevé. Au plus tard le 31 janvier et le 31 mars. 25

26 Demande de service Règlement d une prestation de cessation d emploi (terminaison) Règlement d une prestation de retraite Règlement d une prestation de décès Règlement d une prestation de retrait comptant Évaluation de la valeur unitaire des fonds de placement Traitement de la demande Dans les 5 jours ouvrables suivant la réception du choix d options ou de la demande de règlement dûment remplie. Dans les 10 jours ouvrables suivant la réception du choix d options ou de la demande de règlement dûment remplie. Dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de l avis de décès et de la demande de règlement dûment remplie. Dans les 5 jours ouvrables suivant la réception de la demande de retrait. Tous les jours ouvrables. * Si la demande est reçue un jour qui n est pas un jour ouvrable, la demande de service est traitée le premier jour ouvrable suivant la journée de réception de la demande. Note : Toute l information ou les documents nécessaires pour traiter une demande de service, notamment la dernière cotisation pour les demandes de règlement, doivent avoir été reçus par ia Groupe financier afin que cette dernière puisse respecter le délai prévu pour le traitement de chaque demande de service, tel que spécifié dans le tableau ci-dessus. Advenant qu il manque de l information afin de pouvoir traiter une demande, ia Groupe financier avisera le participant, le titulaire ou tout autre personne concernée (bénéficiaire, succession, etc.) dans les plus brefs délais. 26

27 Nos formulaires et notre matériel promotionnel Nos formulaires administratifs RER collectif - adhésion CELI collectif - adhésion Demande de modification en cours de participation Demande de retrait/terminaison F Demande de règlement à la suite d un décès F Nos documents promotionnels Feuillet descriptif - Le REER Collectif Feuillet descriptif - CELI Votre éventail d options de placement F Votre profil d investisseur F50-474(2) Votre guide d options de revenu de retraite F Pour obtenir ces formulaires ou ces documents, vous pouvez : Les télécharger et les imprimer à partir de l Espace client Communiquer avec notre service à la clientèle (coordonnées à la page 4) En plus de ces formulaires et documents, les participants peuvent consulter l Espace client pour obtenir de l information sur la planification de la retraite, la gestion des placements, etc. 27

28 Nos bureaux régionaux Si vous désirez obtenir plus de renseignements sur les procédures administratives ou sur nos différents produits, vous pouvez communiquer avec l un de nos bureaux régionaux. Halifax Bureau régional de l Épargne et retraite collectives de l Atlantique 238, avenue Brownlow, bureau 320 Dartmouth (Nouvelle-Écosse) B3B 1Y2 Téléphone : ou Télécopieur : Courriel : groupsavingsatlantic@ia.ca Toronto Bureau régional de l Épargne et retraite collectives de Toronto 522, avenue University, 13 e étage Toronto (Ontario) M5G 1Y7 Téléphone : ou Télécopieur : Courriel : torontogrouppensions@ia.ca Québec Bureau régional de l Épargne et retraite collectives de Québec 925, Grande Allée Ouest, bureau 420 Québec (Québec) G1S 1C1 Téléphone : ou Télécopieur : Courriel : quebecrentescollectives@ia.ca Calgary Bureau régional de l Épargne et retraite collectives de Calgary 777, 8 e Avenue Sud-Ouest, bureau 2000 Calgary (Alberta) T2P 3R5 Téléphone : ou , poste 248 Télécopieur : Courriel : groupsavingsprairies@ia.ca Montréal Bureau régional de l Épargne et retraite collectives de Montréal 2000, avenue McGill College, bureau 2100 Montréal (Québec) H3A 3H3 Téléphone : ou Télécopieur : Courriel : montrealrentescollectives@ia.ca Vancouver Bureau régional de l Épargne et retraite collectives de Vancouver 1188, rue Georgia Ouest, bureau 1910 Vancouver (Colombie-Britannique) V6E 4A2 Téléphone : , poste 223 ou Télécopieur : Courriel : groupsavingsbc@ia.ca 28