Management SMQ. Programme. Système de management en pratique. La planification de la démarche Méthodologie Structure et gestion de projet Les 7 étapes

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1 Management SMQ Programme Système de management en pratique La planification de la démarche Méthodologie Structure et gestion de projet Les 7 étapes La mise en oeuvre de la démarche L objectif de départ et l ambition Initialisation du projet Planification du projet Conception du SM Mise en oeuvre du SM Audit à blanc Audit de certification Mise en oeuvre du suivi

2 Management SMQ Programme Système de management en pratique Le suivi et l amélioration de la démarche L objectif de départ et l ambition Initialisation du projet Planification du projet Conception du SM Mise en oeuvre du SM Audit à blanc Audit de certification Mise en oeuvre du suivi La communication dans la démarche

3 Analyse initiale Management SMQ Politique Qualité Organisation Planification SMQ Mise en oeuvre Contrôle et actions correctives Revue de direction

4 Principe d approche d un système de management Analyse initiale des besoins et impacts Politique affirmée de la direction, centrée autour de ces besoins et impacts Revue pour une amélioration continue du système Planification des activités pour atteindre les objectifs associés à la politique Mise en oeuvre des processus articulés autour d un système cohérent Vérification et évaluation des résultats et des progrès obtenus

5 Management SMQ

6 Management SMQ Qu est ce qu un système de management? Définition Cadre de référence des processus et des procédures utilisés pour s assurer que l organisation peut accomplir toutes les tâches exigées pour atteindre ses objectifs. Système permettant d établir une politique et des objectifs... et d atteindre ses objectifs. Un organisme peut inclure différents systèmes de management, tels qu un système de management de la qualité, un système de management financier, un système de management environnemental, etc.

7 Management SMQ Objectif du cours Proposer une démarche et des outils afin de développer la performance - soit pour s améliorer - soit en en vue d obtenir une certification validant une connaissance internationale ISO ISO ILO-OSH OHSAS 18001, ISO 20000, ISO 22000, ISO

8 Management SMQ Afin de réussir, nous avons un besoin de METHODE Tout d abord, parce que l activité humaine est liée au «temps» La méthode répond au besoin de rendre l activité humaine plus efficace La méthode nous permet d économiser la consommation de ressources Elle permet également la recherche de rapidité en toute sécurité

9 Management SMQ La projection vers l avenir La notion de projet Définition d objectif Idées Quoi? les actions Qui? les personnes concernées Ou? les domaines touchés par le projet, les lieux Quand? la programmation dans le temps Comment? moyens, méthodes Combien? le budget Pourquoi? les motifs et les objectifs

10 Management SMQ Le concept de méthode Il n existe pas de méthode unique pour étudier un thème Une méthodologie est souvent le résultat d un savoir faire développé par une équipe travaillant dans un domaine spécifique Le démarche méthodologique Obligation de préciser les objectifs exacts de ce qui est attendu (les livrables) Nécessité de définir les différents responsables des différents processus et le périmètre de leur responsabilité Obligation de lister les différentes tâches du projet et de les organiser en tâches et processus (par chronologie de réalisation) la mise en place de moyens et suivi de contrôle

11 Management SMQ Ne pas confondre Norme et Standard Norme : ensemble de règles à suivre Standard : procédé ou service qui est largement répandu par une entreprise ou un groupe d entreprises

12 Management SMQ Politique Organisation Planification et mise en oeuvre Evaluation Action Politique Qualité Participation des travailleurs Responsabilités et obligations Compétences et formation Documentation communication Examen final Planification et mise en oeuvre Objectifs Prévention des dangers Surveillance et mesure de l efficacité Enquête en cas d écart - Audit Examen par la direction Action préventive et corrective Amélioration continue

13 Management SMQ Structure du modèle des 7 S Le Cadre des 7S a été mentionné la première fois dans "The Art Of Japanese Management" par Richard Pascale et Anthony Athos en Ces chercheurs avaient étudié comment l'industrie japonaise était arrivé à une aussi belle réussite. A peu près en même temps que Tom Peters et Robert Waterman exploraient ce qui rendait une entreprise excellente. Le modèle des 7S est né lors d'une réunion de ces quatre auteurs en Il est apparu également dans "In Search of Excellence" de Peters et Waterman, et a été repris comme outil de base par l'entreprise globale de conseil de management bien connue McKinsey. Depuis lors il est connu comme leur modèle des 7S.

14 Management SMQ Structure du modèle des 7 S Il s'agit de mettre en parallèle 7 facteurs pour organiser l'entreprise. Une fois mis ensemble, ces facteurs déterminent intégralement son moyen de fonctionnement. Les dirigeants devront alors tenir compte de chacun de ces sept facteurs pour être certain de l'efficacité d'un choix ou d'une décision.

15 Management SMQ Structure du modèle des 7 S 1/ Strategy (Stratégie) : C'est le choix des domaines dans lesquels l'entreprise s'engage, de la nature et de l'intensité de cet engagement et des avantages concurrentiels à acquérir et à développer. 2/ Structure : C'est la définition des tâches à accomplir, des regroupements, des liens d'autorité, de hiérarchie, de coopération et d'information qui unissent les individus.

16 Structure du modèle des 7 S Management SMQ 3/ Systems (Systèmes) : C'est l'ensemble des procédures formelles et informelles qui permettent le fonctionnement de l'entreprise au jour le jour. C'est-à-dire le budget, le contrôle de gestion, la comptabilité, etc., ainsi que les réunions. 4/ Style : C'est la manière dont les dirigeants sont perçus et comment ils se comportent vis-à-vis de la poursuite de leurs objectifs. Le style dépend aussi de la manière dont ils passent leur temps. 5/ Staff (Personnel, Ressources humaines) : C'est l'intégralité des aspects de la gestion des ressources humaines de l'organisation, ainsi que la manière dont elles sont acquises développées et valorisées. On peut le séparer en 2 parties : le "hard", c'est-à-dire tout ce qui concerne le recrutement et la formation, et le "soft", en d'autre termes l'attitude globale, morale, le comportement et la motivation.

17 Structure du modèle des 7 S Management SMQ 6/ Skills (Compétences, Savoir-faire) : C'est simplement ce qui distingue l'entreprise des autres. Cela représente ce qu'elle fait de mieux, notamment par rapport à ses concurrents. 7/ Sharing values (Valeurs partagées, Buts supérieurs) : C'est le point de jonction de l'entreprise. C'est le point où se recoupent les 6 autres S. C'est l'ensemble des valeurs et des aspirations qui vont au-delà de l'entreprise. Ce sont en fait les idées fondamentales autour desquelles l'organisation est construite.

18 Structure du modèle des 7 S Management SMQ

19 Management SMQ Planification d une démarche Structure de la méthode des 7 S Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Etape 5 Etape 6 Etape 7 Initialisation Planification Conception du Système de management Mise en place du Système de Management Audit à blanc Audit de certification Suivi

20 Structure du modèle des 7 S Management SMQ Forces : La méthode des 7S est un outil intéressant permettant de comprendre assez rapidement pourquoi une entreprise rencontre des problèmes d'efficacité, grâce à l'association de composantes relationnelles et matérielles à des éléments plutôt d'ordre émotif et immatériel. Faiblesses : Le modèle demande de s'intéresser aux compétences de l'entreprise. Mais celles-ci dépendent essentiellement des ressources, tant au niveau matériel (financier, locaux) qu'au niveau des savoir-faire (technologies disponibles, qualification du personnel). Aussi, il serait peut être intéressant de lier les ressources et les compétences pour représenter réellement ce que peut faire l'entreprise. On ajouterais ainsi un S supplémentaire.

21 Structure de la méthode des 7 S Management SMQ Etape 1 : INITIALISATION Cette première étape permet de collecter et de clarifier les besoins exprimés Cette étape est fondamentale et se découpe en 5 points précis Cette première étape permet de collecter et de clarifier les besoins exprimés. Elle nécessite la mise en place d actions préliminaires permettant d organiser la démarche en mode projet 1 ) Identifier le(s) besoin(s)" Identification d un besoin lié à une contrainte extérieure à l entreprise ou à une volonté de la direction générale de lancer un nouveau projet" 2 ) Analyser les besoins" Le contexte, les objectifs à atteindre, impacts, opportunité de faire, hypothèses de solutions, contraintes, moyens disponibles"

22 Structure de la méthode des 7 S Management SMQ Etape 1 : INITIALISATION 3 ) Décider" 4 ) Mobilisation des moyens" 5 ) Lancer le projet" "

23 Structure de la méthode des 7 S Etape 1 : INITIALISATION A cette étape, il convient de réaliser les premiers documents livrables L étude d opportunité L étude de faisabilité Objectifs du projet Etapes 1 et 2 Etapes 3 Désignation du chef de projet Note de lancement du projet ou lettre de mission Etapes 4

24 L étude d opportunité Structure de la méthode des 7 S Etape 1 : INITIALISATION Cette étape d'avant-projet permet d'étudier la demande de projet et de décider si le concept est viable. Cette première étape a pour enjeu de valider la demande des utilisateurs par rapport aux objectifs généraux de l'organisation. A ce stade du projet il est donc utile d'associer les utilisateurs à la réflexion globale. Identification des besoins généraux de la maîtrise d'ouvrage. Il est nécessaire de s'assurer que ces besoins correspondent à une attente de l'ensemble des utilisateurs cibles et qu'ils prennent en compte les évolutions probables des besoins. La note de cadrage est le livrable de l'étude d'opportunité qui officialise l'intention de projet.

25 L étude de faisabilité Structure de la méthode des 7 S Etape 1 : INITIALISATION L'étude de faisabilité vise à analyser la faisabilité économique, organisationnelle et technique de projet. Analyse des besoins : à partir de l'analyse sommaire des besoins il convient de faire une estimation grossière du coût d'investissement et de fonctionnement du projet (en terme de moyens humains et matériels), des délais envisagés et des éventuels retours sur investissement. L'étude de scenarii : l'étude de faisabilité conduit à envisager plusieurs scenarii (" études de cas ", en anglais " use cases "). Cette étape fait l'objet d'un livrable, le dossier de faisabilité, remis au Comité de Pilotage afin que chaque scénario soit étudié.

26 Structure de la méthode des 7 S Etape 1 : INITIALISATION Objectifs du projet S.M.A.R.T Spécifique (dans le sens personnalisé) Mesurable (quels indicateurs?) Ambitieux (Si nous avons fait 100 en n-1 et à marché ISO, un nouvel objectif 120 est ambitieux) Réaliste (accessible : Somme-nous capable de l'atteindre?) Temps (Délimité dans le temps, Combien de temps pour atteindre l'objectif, quels paliers intermédiaires

27 Structure de la méthode des 7 S Etape 2 : Planification du projet Cette première étape permet de prévoir les travaux à entreprendre Cette étape se découpe en 5 points précis Cette seconde étape permet d évaluer les différentes tâches et d établir l ordonnancement et les charges 1 ) Décomposer en tâches" 2 ) Dimensionner les charges" "

28 Structure de la méthode des 7 S Etape 2 : Planification du projet 3 ) Estimer les moyens" 4 ) Evaluer les délais" 5 ) Formaliser les plans"

29 Structure de la méthode des 7 S Etape 3 : CONCEPTION DU SM Cette étape permet de concevoir, de définir, de formaliser et faire valider le référentiel Cette étape se découpe également en 5 points précis 1 ) Rédaction du manuel" 2 ) Formaliser les processus"

30 Structure de la méthode des 7 S Etape 3 : CONCEPTION DU SM 3 ) Rédiger les procédures" 4 ) Rédiger les instructions" 4 ) Structurer la documentation"

31 Structure de la méthode des 7 S Etape 4 : LA MISE EN OEUVRE DU SM Cette étape permet la mise en oeuvre opérationnelle et déploiement du référentiel Cette étape se découpe également en 5 points précis 1 ) Former le personnel" 2 ) Appliquer processus et procédures"

32 Structure de la méthode des 7 S Etape 4 : LA MISE EN OEUVRE DU SM 3 ) Mesurer les indicateurs" 4 ) Analyser les résultats" 4 ) Restituer à l aide de tableaux de bords formalisés"

33 Structure de la méthode des 7 S Etape 5 : L AUDIT à BLANC Définition Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d obtenir des preuves et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d audit sont satisfaits L audit d un SM a pour seul objectif d observer ledit SM et d identifier les points faibles et les écarts qui peuvent exister entre : Ce qui est décrit et prévu dans le référentiel Ce qui est effectivement constaté sur le terrain Il est important de procéder à un audit à blanc dans les mêmes conditions que l audit de certification "

34 Structure de la méthode des 7 S Etape 5 : L AUDIT à BLANC 1 ) Décision de faire l audit" 2 ) Planification de l audit" 3 ) Revue documentaire"

35 Structure de la méthode des 7 S Etape 5 : L AUDIT à BLANC 4 ) Réalisation des entretiens" " 5 ) Restitution"

36 Structure de la méthode des 7 S Etape 6 : L AUDIT DE CERTIFICATION Cette étape l opération d examen et de contrôle par laquelle un organisme, candidat à la certification, fait vérifier sa conformité au(x) référentiel(s) normatif(s) choisi(s) Cette certification s appelle tierce partie car elle met en jeux 3 acteurs - l entreprise (l audité)" - l organisme accrédité (le certificateur)" - l examinateur indépendant (l auditeur de certification)"

37 Structure de la méthode des 7 S Etape 6 : L AUDIT DE CERTIFICATION 1 ) Choisir un organisme certificateur 2 ) Planification de l audit 3 ) Revue documentaire 4 ) Réalisation des entretiens"

38 Structure de la méthode des 7 S Etape 6 : L AUDIT DE CERTIFICATION 5 ) Restitution" 6 ) Certification initiale"

39 Obtention du certificat Ecarts? Sans écarts Actions de correction Preuves Etude du dossier Décision du comité certificat

40 Structure de la méthode des 7 S Etape 7 : LE SUIVI Cette étape permet de s assurer du bon fonctionnement du SM sur le principe d une amélioration en perpétuel mouvement. 1 ) Gestion des évolutions" Poursuivre les efforts de maîtrise du SM. Gestion des évolutions su système." 2 ) Revue de direction" Pratique systématique des revues de direction pour évaluer le SM."

41 Structure de la méthode des 7 S Etape 7 : LE SUIVI 3 ) Audits internes" Planification, réalisation et comptes rendus formalisés des audits internes. 4 ) Actions de formation" Maintien de la compétence du personnel par des actions de formation adaptées" 5 ) Amélioration continue" Assurer la mise en place, le suivi et le contrôle de l efficacité des actions correctives ou préventives. "

42 Management SMQ Mettre en oeuvre la démarche