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1 FORMATION ELECTIONS ELECTRA GAMME COLORIS Dématérialisation de la transmission des listes électorales Syndicat Informatique

2 Comment dématérialiser les listes électorales avec le logiciel Electra? Voici la procédure pour dématérialiser vos listes électorales et les tableaux rectificatifs avec Electra. Suivant les informations transmises par la Préfecture, les listes et tableaux rectificatifs devront être transmis au plus tard le 13 janvier INTRODUCTION Avant de commencer la dématérialisation assurez-vous que les informations dans votre dossier collectivité soient correctement renseignées (Environnement/Gestions des dossiers). La ville doit être inscrite en minuscule avec des «tirets» pour les noms composés conformément à la réglementation en vigueur. Exemple : Saint-Jean-de-Coloris Cette codification permet d afficher automatiquement la commune lorsque vous inscrivez un nouvel électeur. A savoir : si la commune est mal orthographiée ou qu il manque le code postal sur un ou plusieurs électeurs, votre fichier XML sera refusé. 2/11

3 Exemple : Fichier refusé par la préfecture Si le fichier est refusé pour cette raison, il faudra alors modifier en conséquence l adresse des électeurs un par un et refaire un fichier XML. De même tout caractère non alphabétique ou numérique figurant dans la fiche de vos électeurs est susceptible de «gêner» l interprétation du fichier par le système informatique de La Poste. Cela fera l objet d un refus de votre liste sur E.LISTELEC. Exemple : les caractères / ne sont pas des caractères autorisés. La liste électorale sera donc refusée. Il faudra corriger les électeurs et refaire un dépôt de liste. Remarque : par choix informatique et en accord avec la Préfecture de Charente Maritime, nous parlerons dans ce document de fichier XML et non CSV. 3/11

4 Vérification du code canton Le code canton est désormais transmis dans votre fichier dématérialisé XML. Vérifiez s il est correct. La Préfecture vous a fourni récemment une liste des codes cantons du département de la Charente-Maritime. Toujours dans le menu Environnement/Gestions des dossiers puis Transfert/Liaison, indiquer les deux derniers chiffres correspondant à votre canton. Exemple : Pour AYTRE composez le code 01 dans la zone Code canton 4/11

5 I Les listes électorales Ce transfert des listes dématérialisées est très important car il permettra à la préfecture d éditer les étiquettes pour les élections à venir. Sélectionner dans le menu : Téléprocédures puis Transfert des données électorales en préfecture (format national) Créer sur votre ordinateur un répertoire PREFECTURE si vous le souhaitez, cela vous permettra de rechercher plus facilement vos fichiers. Cliquer sur le bouton Parcourir pour chercher votre dossier de destination puis sur le bouton Transférer. 5/11

6 Règles de nommage des fichiers : Vous devez suivre les règles de nommage préconisées par la préfecture, pour cela aller dans le dossier PREFECTURE que vous avez créé, puis renommer le fichier suivant les directives mentionnées page 11 du POWERPOINT envoyé par la préfecture : faire un clic droit sur le fichier puis indiquez son nouveau nom. Exemple : 17XXX_LE_P.xml pour la liste principale, 17XXX correspond au code INSEE de votre commune. Clic droit de la souris Recommencer les opérations de transfert et nommage pour les listes Complémentaire Municipale et Complémentaire Européenne. En cochant les options correspondantes. Cependant, il est indiqué dans le document FAQ elistelec (document envoyé par la préfecture) paragraphe 10 que si le fichier est déposé via le site elistelec, le nommage n a pas trop d importance. 6/11

7 Exemple ci-après : Si la liste complémentaire ne contient aucun électeur, il est possible de déposer le fichier avec juste l en-tête et sans données, c est-à-dire uniquement la première ligne comportant le titre des colonnes. Utilisez dans ce cas l exemple transmis par la Préfecture : listeelectorale_vierge.csv (paragraphe 2 de la FAQ elistelec) II Les pages de signature Après le dépôt des listes électorales, e.listelec vous demandera le dépôt de la copie de la page comprenant les signatures des membres de la commission administrative au format PDF, JPG ou GIF. Vous pouvez éditer cette page par le biais du logiciel comme expliqué ci-dessous. La faire signer et la scanner avec votre photocopieur au format PDF (ou JPG, GIF). Vous l enregistrerez ensuite dans le répertoire PREFECTURE. Il faudra répéter l opération pour les trois listes (Principale, Compl. Municipale, Compl. Européenne). Vous les enregistrerez dans le répertoire PREFECTURE, pour vous faciliter le dépôt sur e.listelec. Dans ELECTRA, sélectionner Révisions puis Liste électorale 7/11

8 Renseigner la grille comme ci-après en cochant uniquement Page des signatures dans Etats à imprimer : III Les tableaux rectificatifs Editer Les tableaux et statistiques en sélectionnant le menu suivant : 8/11

9 Cliquer sur le bouton Aperçu Puis Cliquer sur Fichier et Imprimer tous les états Editer vos tableaux pour les trois listes (Principale, Complémentaire Municipale, Complémentaire Européenne), les faire signer aux élus et les scanner avec votre photocopieur au format PDF. Nous vous conseillons également de mettre ces fichiers dans le répertoire PREFECTURE. Il faudra ensuite les renommer conformément aux indications de la préfecture, page 11 du POWERPOINT. Exemple : Le tableau rectificatif de votre liste électorale principale sera codifié comme suit. 17XXX_TR_P Code INSEE de votre commune 9/11

10 NB : Répéter les opérations pour : - les listes complémentaires municipales et européennes. - pour la 2éme révision du 28 février 2015 (envoi des tableaux pour les listes principale Complémentaire municipale et européenne). IV Connexion au portail e.listelec Cliquer sur le menu Téléprocédures puis accès au site e.listelelec 10/11

11 Ce menu ouvrira la page officielle «e.listelec» ou vous pourrez déposer vos listes en vous connectant avec vos identifiants et mot de passe : Suivre ensuite les instructions détaillées qui figurent dans le POWERPOINT de la Préfecture. Rappel : dans les exemples ci-dessus vos données sont dans le dossier PREFECTURE. 11/11