OUTLOOK 2003 Formation de base Version 18 février 2008

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1 Formation du Personnel OUTLOOK 2003 Formation de base Version 18 février 2008 Contact : SeGEC - Cellule Informatique et Télématique francois.sass@segec.be

2 Table des matières Table des matières... 1 Table des matières... 2 Sommaire... 5 Cours d introduction à l utilisation du logiciel Outlook... 5 Typographie... 5 Les éléments de l interface graphique... 6 Application «Courrier»... 7 La boîte de réception... 7 Ordre d affichage des messages... 7 Affichage par sujet de conversation... 8 Les «Dossiers Personnels»... 8 Création d un dossier personnel... 9 Créer un sous-dossier dans un dossier personnel Les listes d adresses, les contacts et listes de distribution Créer une liste de distribution Créer un contact Ajouter l expéditeur d un message aux contacts Créer un message Fonctionnalités spéciales pour les messages Suivi des messages Recevoir des messages Répondre/transférer un message Gestion des Courriels Outils «organiser» Outil «Règles et alertes» Règles Alertes Outlook : formation de base 2

3 Gérer les courriels en cas d absence Suppression des courriels Les Quotas du serveur Exchange Vérifier l espace occupé Enregistrer un message Agendas, emploi du temps Ouvrir son agenda Personnalisation de l affichage Affichages de l agenda Affichages supplémentaires Affichage de journées non consécutives Raccourcis clavier Atteindre une date Paramètres de l affichage Options pour l agenda Gérer les événements, rendez-vous et réunions Créer une activité Les réunions Ajouter un événement, réunion, rendez-vous à partir d un courriel Partager son agenda Première méthode: utilisation de la fenêtre de navigation Deuxième méthode: en utilisant les options Ouvrir les agendas des autres utilisateurs...52 Imprimer son agenda La gestion des dossiers publics Rôles des dossiers publics Exemple d utilisation Créer un dossier public Annexes Sauvegarde des dossiers personnels Autre méthode Outlook : formation de base 3

4 Procédure d archivage avec Outlook Archiver les courriels Remarque Outlook : formation de base 4

5 Sommaire Cours d introduction à l utilisation du logiciel Outlook Ce cours vous propose de découvrir les bases de l utilisation du logiciel Outlook, version La version 2007 est déjà disponible. Même si son interface utilisateur est différente, les connaissances acquises après la lecture de ce cours devraient vous permettre de vous y adapter le jour où vous découvrirez cette version plus récente. Dans ce cours vous aborderez essentiellement : La gestion des courriels La gestion des dossiers personnels La gestion des adresses de vos contacts La gestion des agendas privés, partagés et l organisation de réunions Typographie Dans un souci de respect de la langue française, le mot courriel sera utilisé à la place d , et dans un souci d adaptation au vocabulaire du logiciel, le mot message sera parfois utilisé pour courriel. Le caractère indique les différentes sélections que vous devez effectuer dans les propositions de menus et sous menus du logiciel, ou dans les boîtes de dialogue/formulaire à compléter. Outlook : formation de base 5

6 Les éléments de l interface graphique L interface graphique proposée par Outlook 2003 propose les éléments d interaction les plus importants suivants : Une barre de menus : pour sélectionner les différents menus et sous-menus proposé afin de donner une instruction particulière au logiciel. Cette barre de menus varie en fonction de l application sélectionnée dans la barre de navigation. Une barre d outils : une série de boutons, listes déroulante qui sont dans la plupart des cas des raccourcis vers des éléments des menus et sous-menus. Ils permettent de donner rapidement une instruction au logiciel. Cette barre d outils varie en fonction de l application sélectionnée dans la barre de navigation. Un volet de navigation entre applications Outlook : une série de boutons pour naviguer entre les différentes applications Outlook : courrier, calendrier, contacts, tâches, notes, listes des dossiers, raccourcis et journal. La barre des menus et des outils, le panneau d affichage, la fenêtre d affichage changent en fonction de l application choisie. Un panneau d affichage : pour afficher les informations gérées par l application activée Une fenêtre d affichage : pour afficher une navigation secondaire dans l application choisie Une barre d état : pour afficher l état de l application, des messages d erreur L aide : pour accéder au mode d emploi du logiciel. Dans le texte, vous trouverez régulièrement des références à ces quelques composants de l interface graphique. Outlook : formation de base 6

7 Application «Courrier» La boîte de réception Dans le contexte de la gestion des courriels (envoi, réception ), la métaphore de la boîte aux lettres est souvent utilisée. Cette métaphore facilite la compréhension de l utilisation des logiciels qui permettent cette gestion des courriels. Ces logiciels seront désignés «client-courriels» dans le texte par exemple Outlook est un logiciel client-courriels, mais il y en bien d autres. Avec Outlook, la métaphore est omniprésente et la «Boîte de réception» est l élément de l interface le plus utilisé pour les courriels, car elle permet de consulter les courriels que vous recevez. Vous pouvez adapter l affichage à votre goût. Ordre d affichage des messages Vous pouvez faire afficher les messages en les triant sur différents critères (dates, objets, expéditeurs ) : 1. menu affichage Réorganiser par. Choisir le critère. Outlook : formation de base 7

8 Affichage par sujet de conversation Outlook crée des groupes de sujet de conversation (sélectionner conversation dans la liste des options de réorganisation). Les messages sont regroupés par «sujet». Cela permet de visualiser les messages concernant un sujet particulier. Les boutons ^ permettent de visualiser ou non les messages associés. Les «Dossiers Personnels» Tous les messages et les autres informations (agendas, tâches ) sont stockés sur le serveur Exchange ; cette approche vous permet de consulter les messages via un navigateur sur un ordinateur connecté à Internet. Microsoft désigne cet accès sous le nom de «Outlook Web Access ou OWA» Il est possible de stocker les messages sur le disque dur de son ordinateur, en les plaçant dans ce qui est appelé «Dossiers personnels» par les développeurs d Outlook. Cette alternative permet d accéder à toutes ces informations même en l absence de connexion au serveur. Il faut être attentif aux concepts suivants lorsqu on travaille avec des dossiers personnels : Les dossiers personnels ne sont pas accessibles via internet. Si le quota sur le serveur est dépassé, des éléments peuvent être déplacés vers les dossiers personnels pour libérer de l espace sur le serveur. Les dossiers personnels sont accessibles même lorsque le serveur est en maintenance ou indisponible. Outlook : formation de base 8

9 Les copies de sauvegarde des dossiers personnels ne sont pas pris en charge par le serveur. Chaque utilisateur doit effectuer personnellement ses copies de sauvegarde. Création d un dossier personnel Un dossier personnel, lorsqu il est créé, peut contenir des sous-dossiers dans lesquels les messages peuvent être répartis. 1. Menu Fichier Gestion de fichiers de données 2. La listes des fichiers existant apparaît ajouter 3. Sélectionner Fichier de dossiers personnels puis OK. Outlook : formation de base 9

10 4. Sélectionner le disque dur et dossier de destination ainsi que le nom du fichier puis OK. 5. Dans la rubrique «Nom», encoder une dénomination pour le dossier. Une idée à retenir : ajouter votre prénom, nom derrière Dossiers Personnels, de ce fait, ce dossier personnel apparaîtra dans l ordre alphabétique dans la liste des dossiers Outlook (voir plus loin). Laissez les autres rubriques inchangées puis OK. Outlook : formation de base 10

11 La boîte de dialogue avec les fichiers est réaffichée et vous voyez le nouveau fichier de données dans la liste: Dans l interface d Outlook, le dossier apparaît dans la liste des dossiers : Outlook : formation de base 11

12 Créer un sous-dossier dans un dossier personnel 1. Menu fichier Nouveau Dossier 2. Donner le nom du dossier ainsi que son emplacement Outlook : formation de base 12

13 Le sous-dossier apparaît dans la liste des dossiers d Outlook : Outlook : formation de base 13

14 Les listes d adresses, les contacts et listes de distribution Les adresses des personnes sont réparties dans différents composants Outlook appelés carnets d adresses. La «liste d adresses globale» contient toutes les personnes qui ont une adresse courriel enregistrées sur le serveur Exchange ou pour simplifier une adresse de type prenom.nom@segec.be. Le composant d Outlook appelé «contact» est utilisé pour enregistrer les informations sur toutes les autres personnes qui pourraient recevoir un courriel, mais pas ceux qui sont dans la «liste d adresses globale». Ces informations sont enregistrées sur le serveur Exchange et sont dès lors aussi accessibles via Internet. Lors de la création d un message, lorsque vous encodez le nom du destinataire, Outlook fait une recherche dans «liste d adresses globale» puis dans «contact» afin de retrouver et compléter automatiquement le nom et l adresse courriel du destinataire. Il suffit de taper quelques lettres puis la touche «TAB» et si une correspondance a été trouvée, Outlook affiche l adresse. Touche Tab Si des «dossiers personnels» contiennent des contacts, ils sont aussi accessibles localement, mais ni via Internet ni via une sélection automatique lors de l envoi d un message. Lorsqu un message a déjà été envoyé à un contact, la saisie semi-automatique est activée et l adresse apparaît immédiatement lors d un prochain envoi au même contact. Il est possible de copier les informations d un contact d un carnet d adresses vers un autre en utilisant les fonctions de copier/coller ou le glisser/lâcher (drag and drop). Une liste de distribution permet de créer un groupe de contacts sous un même nom et d envoyer un message à cette liste de distribution. Outlook enverra le message à chaque membre de la liste. Créer une liste de distribution Pour créer une liste de distribution : Menu fichier nouveau liste de distribution Raccourci clavier : ctrl+maj+l Barre d outils : Nouveau liste de distribution Outlook : formation de base 14

15 Donnez un nom à la liste, puis cliquez sur sélectionner les membres. La liste des contacts apparaît ; vous pouvez sélectionner les différentes personnes à ajouter à la liste en cliquant sur le nom puis sur membres Une fois que vous avez sélectionné tous les membres, cliquez sur OK. Outlook : formation de base 15

16 Cliquez sur Enregistrer et fermer. Votre liste apparaît dans les contacts et peut être utilisée pour envoyer des messages. Créer un contact Menu fichier nouveau contact Raccourci clavier : ctrl+maj+c Barre d outils : Nouveau contact Attention : vous ne pouvez pas ajouter dans les contacts, des personnes déjà enregistrées dans la «liste d adresses globale», car vous bloqueriez les fonctionnalités d agenda liés à cette personne. Outlook : formation de base 16

17 Ce formulaire est explicite. Complétez l ensemble des informations dont vous disposez, essentiellement les noms, prénoms et adresse courriel de la personne, puis cliquez sur enregistrer et fermer. Ajouter l expéditeur d un message aux contacts L expéditeur d un message peut-être ajouté aux contacts à partir d un message que vous avez reçu. 1. Ouvrir le message reçu 2. Placer le curseur sur le nom de l expéditeur 3. Bouton droit de la souris et choisir Ajouter aux contacts Outlook. Outlook : formation de base 17

18 Le formulaire d encodage des contacts pré-rempli est affiché. Vous pouvez compléter les informations, puis «enregistrer et fermer». Créer un message Menu : Fichier nouveau Message Raccourci clavier : ctrl+n Bouton nouveau Outlook : formation de base 18

19 La création d un message (courriel) ne présente pas de difficultés majeures, en dehors de la recherche de l adresse courriel du destinataire. Pour vous aider, Outlook recherche les destinataires dans les différents carnets d adresses («liste d adresses globale», «contacts», adresses déjà utilisées). Si l adresse existe dans un carnet, elle est automatiquement complétée. Si plusieurs adresses sont retrouvées, elle est soulignée en rouge et un clic droit permet de sélectionner dans une liste. Si l adresse n est pas trouvée, Outlook vérifie la cohérence de l adresse courriel : présence de caractères interdits Vous pouvez encoder plusieurs destinataires : les adresses doivent être séparées par le caractère «;». Une fois le message complété, cliquez sur le bouton envoyer pour envoyer le message. Il sera transféré dans la boîte d envoi, puis dans la boîte éléments envoyés dès qu il aura été transmis au serveur Exchange par Outlook. C est le serveur Exchange qui délivrera le message au destinataire. En plus des rubriques A, CC (copie envoyée à), Objet, vous pouvez ajouter d autres rubriques comme Cci (copie envoyée à mais le destinataire est invisible pour les autres destinataires), De (vous envoyez un courriel au nom de). Pour ce faire, cliquez sur le bouton options pour ajouter des champs supplémentaires au message. Fonctionnalités spéciales pour les messages Lorsque vous êtes en train de créer un message, vous pouvez personnaliser ce dernier en cliquant sur le bouton option disponible dans la barre d outils. Outlook : formation de base 19

20 Cette boîte de dialogue vous permet de modifier l importance du message, de demander un accusé de réception, y compris des boutons de vote sur lesquels le destinataire pourra répondre à votre message et bien d autres à tester. Suivi des messages Vous pouvez marquer les messages pour un suivi. Sélectionner le message Ouvrir le message Modifier le message : Edition modifier le message Ajouter le type de suivi souhaité : Action Assurer un suivi ajouter un rappel Outlook : formation de base 20

21 Compléter le formulaire, puis OK. L indicateur de suivi apparaîtra à côté du message. Recevoir des messages Le bouton envoyer/recevoir permet d interroger le serveur Exchange qui synchronisera les messages reçus avec Outlook en les insérant dans la boîte de réception. Répondre/transférer un message Vous pouvez répondre à un message, le transférer à un autre destinataire. Ces actions sont très similaires à la création d un nouveau message et ne sont pas détaillées ici. Outlook : formation de base 21

22 Gestion des Courriels La gestion des courriels est consommatrice de temps et Outlook propose quelques processus automatisés pour vous aider. Outils «organiser» 1. Menu Outils Organiser 2. Une boîte de dialogue apparaît en haut de l écran. Elle propose 3 options : Utilisation des dossiers : permet de déplacer les messages sélectionnés vers un dossier spécifique. Utilisation des couleurs : permet d attribuer des couleurs différentes à certains messages selon le destinataire ou l expéditeur. Utilisation des affichages : permet de modifier l ordre d affichage et le type d affichage des messages L utilisation de ces options est très intuitive, il suffit de s exercer un peu pour en voir les applications. 3. Pour fermer cette boîte de dialogue, cliquez sur le bouton de fermeture Outlook : formation de base 22

23 Outil «Règles et alertes» Le menu outils règles et alertes donne accès à deux fonctionnalités distinctes : la gestion des Règles de messagerie et les alertes de messagerie. Règles Les règles de messagerie servent à gérer automatiquement les courriels en fonction d un ensemble de règles (conditions) que vous définissez : déplacement de messages dans différents selon l objet, l expéditeur, le contenu, effacement de messages 1. Après avoir choisi le menu Règle et alertes, cliquer sur le bouton Nouvelle règle. Outlook : formation de base 23

24 2. Sélectionner démarrer à partir d une règle vide, choisir le type de vérification (arrivée ou envoi) puis SUIVANT. Le fonctionnement de ces boîtes de dialogue est basé sur les principes des assistants : les boutons suivant et précédent permettent d effectuer les opération jusqu à ce que vous ayez terminé Outlook : formation de base 24

25 3. Construire la règle en cochant les critères : à titre d exemple «contenant des mots spécifiques dans l objet». Veillez à compléter l étape 2 de la boîte de dialogue en cliquant sur le lien proposé (ici «des mots spécifiques») Dans l exemple, l objet contient le mot inscription puis OK La règle apparaît sous une forme «lisible» Outlook : formation de base 25

26 4. Action à effectuer quand la condition est remplie par exemple déplacer le message dans un dossier spécifique. Veillez à cliquer sur le lien «spécifié». Dans l exemple, déplacer dans le dossier personnel, sous-dossier «courriels importants». Outlook : formation de base 26

27 Outlook : formation de base 27

28 La règle devient de plus en plus «explicite» (texte de l étape 2) 5. Gérer les exceptions (conditions supplémentaires) Outlook : formation de base 28

29 6. Donnez un nom à la règle et décidez s il faut l activer, l exécuter puis TERMINER OK pour fermer la boîte de dialogue. Chaque courriel qui respecte la règle (les conditions) sera traité comme vous l avez défini. Vous pouvez définir autant de règles que vous le souhaitez. De plus vous pouvez supprimer, modifier les règles existantes, les activez et les désactiver Outlook : formation de base 29

30 Alertes Une alerte apparaît sous une forme «écrite», «sonore» ou sur votre PDA, lorsqu un courriel correspondant à un critère spécifique arrive dans votre boîte aux lettres. Le procédé de création des alertes est le même que pour les règles. Il faut simplement sélectionner le type d alerte sous le titre «Rester à jour». Laissez vous guider par l assistant, c est le même principe que pour les règles. Gérer les courriels en cas d absence Lorsque vous devez vous absenter pour une période plus ou moins longue et que vous ne pourrez pas consulter, répondre aux courriels, vous pouvez en avertir les personnes qui vous envoient des courriels. Le logiciel enverra automatiquement une réponse à l expéditeur. 1. menus Outils Gestionnaire d absence du bureau Outlook : formation de base 30

31 2. Cocher «Je suis actuellement absent du bureau» et rédiger le texte de la réponse qui sera envoyées aux expéditeurs. Outlook : formation de base 31

32 3. Vous pouvez créer des règles à appliquer aux messages reçus durant votre absence en cliquant sur le bouton Ajouter une règle. Avant de compléter cette boîte de dialogue, cliquer sur le bouton option avancée et compléter les dates dans la boîte de dialogue suivante : Après avoir validé par OK, vous retrouvez la boîte de dialogue avec la définition de la règle. Compléter la règle selon vos souhaits ; comme vous pouvez le constater, vous pouvez même transmettre les courriels à une autre personne. Outlook : formation de base 32

33 La gestion «absence de bureau» reste active jusqu à ce que vous cochiez de nouveau : je suis actuellement au bureau. Suppression des courriels Lorsqu un courriel a été consulté et que vous décidez qu il peut être supprimé, il vous suffit de procéder d une des manières suivantes : Menu Edition supprimer Touche raccourcis : ctrl+d ou «Delete» Bouton dans la barre des boutons. Outlook : formation de base 33

34 Lorsque vous supprimez un courriel, il est en réalité transféré dans la boîte «Eléments supprimés». Il n est donc pas supprimé «physiquement» et il est donc toujours présent sur le serveur Exchange, en occupant de la place. Si vous souhaitez définitivement et physiquement supprimez le courriel, vous devez le supprimer de la boîte «Eléments supprimés». Pour supprimer définitivement un courriel, sans le faire passer par «Eléments supprimés», il suffit d utiliser le raccourci clavier Maj+delete. Vous pouvez automatiser la suppression définitive des courriels qui se trouvent dans «Eléments supprimés», en configurant Outlook par les menus suivants : Outils Options Autre Un autre outil pour nettoyer la boîte aux lettres est obtenu par le menu Outils Nettoyer la boîte aux lettres. Les options proposées sont suffisamment parlantes, les informations complémentaires fournies indiquent la place récupérée sur le serveur. Outlook : formation de base 34

35 Attention : Comme le dossier «Eléments supprimés» est enregistré sur le serveur, vous devez le vider régulièrement, au risque de dépasser votre quota très (trop) rapidement. Les Quotas du serveur Exchange Le serveur Exchange a une capacité de stockage limitée ; dès lors, chaque personne a un espace pour sa boîte aux lettres limité à 250 mégas bytes. Pour rappel, par boîte aux lettres, on entend toutes les boîtes : courriels en entrée, en sortie, envoyés, supprimés, contacts, agendas bref tout. Dès que ce quota est dépassé, la personne ne peut plus recevoir de courriels et les expéditeurs reçoivent un message d erreur. Il est dès lors urgent d agir à temps avant qu il ne soit trop tard!: En supprimant toutes les informations inutiles, essentiellement au niveau des courriels. En déplaçant les messages vers un Dossier personnel, qui lui est enregistré sur le disque dur de l ordinateur personnel. Vérifier l espace occupé Pour vérifier l espace occupé par sa «boîte aux lettres», clic droit sur le dossier propriétés, puis bouton «taille du dossier». Outlook : formation de base 35

36 Enregistrer un message Le texte d un message (mail) peut être enregistré individuellement dans un fichier. Selon le format du fichier d enregistrement, les documents attachés aux courriels seront ou ne seront pas pris en compte. Comme pour tout enregistrement de fichier, il faudra préciser le dossier de destination. Cela implique qu il faut idéalement créer les dossiers nécessaires avant d effectuer les sauvegardes. La structure, les noms des dossiers dépendent de la manière personnelle d organiser les informations. 1. Sélectionner le message, puis fichier enregistrer sous Outlook : formation de base 36

37 2. Choisissez la destination, le nom et le type de fichier puis ENREGISTRER. Contenu enregistré selon le type de fichier : Texte seulement (extension txt) : le texte du message est enregistré, sans les fichiers attachés. Les fichiers txt peuvent être ouverts avec des traitements de textes, des éditeurs de textes. Format message Outlook (extension msg) : le texte du message est enregistré, avec les fichiers attachés. Les fichiers msg ne peuvent être ouverts qu avec Outlook ou des logiciels compatibles avec ce format. HTML (extension html) : le texte du message est enregistré, sans les fichiers attachés. Les fichiers html peuvent être ouverts avec certains traitements de textes, les navigateurs web, les éditeurs html. Outlook : formation de base 37

38 3. Ouvrir le fichier enregistré Selon le type de fichier choisi, le fichier enregistré peut être ouvert et exploité avec différents logiciels. Outlook : formation de base 38

39 Agendas, emploi du temps Dans le vocabulaire Outlook, un agenda est un calendrier. Ouvrir son agenda Dans le panneau de navigation, cliquez sur calendrier Outlook : formation de base 39

40 La visualisation de l agenda comprend 3 parties: Fenêtre de navigation par dates: pour sélectionner rapidement une date. Les dates mises en évidence contiennent déjà des réunions/rendez-vous. Fenêtre Panneau de navigation: pour naviguer dans les différents agendas disponibles ou des fonctionnalités liées aux agendas Zone des réunions et rendez-vous: affichage des réunions/rendez-vous dans une disposition qui peut être choisie. Personnalisation de l affichage Il est possible de faire afficher plusieurs mois dans le panneau dates en «élargissant» le panneau. Affichages de l agenda Dans la barre d outils, vous pouvez sélectionner les affichages suivants : jour, semaine, semaine de travail et mois. Outlook : formation de base 40

41 Aujourd hui: date du jour Jour: affichage d un jour à la fois Semaine de travail : affichage de 5 jours de la semaine Semaine : affichage de 7 jours de la semaine Mois: affichage du mois courant D autres options d affichage sont disponibles sous le menu Affichage réorganiser par affichage actuel Affichages supplémentaires Ouvrir l agenda dans une nouvelle fenêtre : clic droit de la souris sur le bouton calendrier ouvrir dans une nouvelle fenêtre Avec la combinaison alt+tab vous pouvez passer d une fenêtre à l autre. Affichage de journées non consécutives Vous pouvez faire afficher de journées non consécutives dans la zone des réunions/rendez-vous : Sélectionner les journées (ctrl+clic) Raccourcis clavier Vous trouverez dans le tableau ci-dessous les raccourcis clavier pour l affichage dans la zone réunions/rendez-vous. Touche Alt + 1 Jour actuel Outlook : formation de base 41

42 Alt + 2 Alt + 3 Alt + 4 Alt + 5 Alt + 6 Alt + 7 Alt + 8 Alt + 9 Alt + 0 Alt + Y Alt + R Alt + K Alt + M Deux jours suivants Trois jours suivants Quatre jours suivants Cinq jours suivants Six jours suivants sept jours suivants huit jours suivants Neuf jours suivants dix jours suivants Date en cours Semaine de cinq jours Semaine de 7 jours mois Atteindre une date Vous pouvez sélectionner une date en utilisant la fonction atteindre 1. Dans la zone réunions/rendez-vous, clic droit de la souris, menu atteindre la date. Complétez la boîte de dialogue. Paramètres de l affichage Vous pouvez modifier le format d affichage de certains éléments de l agenda. Dans la zone réunions/rendez-vous, clic droit de la souris autres paramètres. Outlook : formation de base 42

43 Faites les changements nécessaires, puis cliquez sur OK Options pour l agenda Vous pouvez modifier un ensemble d options de votre agenda de la manière suivante: 1. menu Outils options onglet préférences options du calendrier Outlook : formation de base 43

44 La boîte de dialogue est explicite: effectuez les modifications nécessaires puis cliquez sur OK Gérer les événements, rendez-vous et réunions Avec Outlook Calendrier vous pouvez gérer différents type d emploi du temps. Agenda Evénement Définition Un événement est une activité qui dure 24 heures ou plus. Il est Indiqué dans l entête de la journée. Evénement annuel comme par exemple un anniversaire Un événement s affiche comme un moment «disponible» Rendez-vous Une activité programmée dans votre emploi du temps, mais qui n implique pas la participation d autres personnes Un rendez-vous peut être récurrent: se répéter à intervalle régulier (semaine, mois, année). Il peut être de type privé et ne pas être affiché. Réunion Une réunion est un rendez-vous auquel sont invités des participants et pour lequel des ressources peuvent être réservées. Il faut identifier les personnes invitées (participants) et les ressources nécessaires. Vous pouvez suivre les réponses des participants. L affichage des différents types d activités est reconnaissable dans la zone réunions/rendez-vous. Voyez ci-dessous. Outlook : formation de base 44

45 La couleur des filets autour de l activité donne une information sur votre disponibilité lors de cette activité Libre: filet blanc Provisoire: diagonales; vous n avez pas encore décidé d accepter, de refuser Occupé: filet bleu Absent du bureau: pourpre Créer une activité La création des différents types d activités (événements, rendez-vous, demande de réunion) est très semblable : 1. Bouton nouveau ou clic droit dans la zone réunions/rendez-vous de l agenda 2. choisir le type d activité Outlook : formation de base 45

46 3. à titre d exemple, voici la boîte de dialogue pour la création d un rendez-vous 4. Complétez toutes les informations nécessaires, les rubriques sont explicites. 5. Cliquez sur enregistrer et fermer 6. L activité est affichée 7. Un double clic sur l activité vous permet de modifier les informations la concernant. 8. Un clic sur le bouton supprimer permet de supprimer une activité (ou clic droit sur l activité supprimer) Les réunions La création d une réunion est semblable à la création des autres activités, il vous faudra simplement compléter plus d informations : les invités, la réservation de ressources Procédez de la même manière que pour les autres activités : vous devez cliquer sur le bouton A pour sélectionner les participants. Outlook : formation de base 46

47 L onglet Planification vous permet de gérer la disponibilité des participants, d en ajouter, d en supprimer Outlook : formation de base 47

48 Cliquez sur Envoyez quand vous avez complété toutes les informations pour votre réunion. Tous les invités recevront un courriel d invitation. Ils pourront vous répondre en confirmant, déclinant leur participation. Ils pourront proposer d autres dates et heures. Vous pouvez faire afficher les informations d une réunion par un double clic sur son affichage : voir les réponses des invités, leurs suggestions Vous pouvez par la même occasion faire des modifications de cette réunion, y compris la supprimer. Ajouter un événement, réunion, rendez-vous à partir d un courriel Vous pouvez ajouter une activité à votre agenda directement à partir d un courriel (par exemple une demande d organisation de réunion reçue par courriel) 1. Sélectionner l courriel et glisser le sur le bouton calendrier. La boîte de dialogue de création de réunion pré remplie s ouvre et vous pouvez compléter pour créer une activité. Partager son agenda Vous pouvez autoriser d autres personnes à intervenir sur votre agenda : c est la délégation d autorisations. Vous pouvez limiter les autorisations que vous donner à cette personne : Propriétaire Éditeur principal Éditeur Auteur de publication Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments et fichiers, et créer des sousdossiers. En tant que propriétaire du dossier, vous pouvez modifier les niveaux d'autorisation dont bénéficient les autres personnes sur ce dossier. (Ne s'applique pas aux délégués). Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments et fichiers, et créer des sousdossiers. (Ne s'applique pas aux délégués.) Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments et fichiers. Créer et lire les éléments et fichiers, créer des sous-dossiers ainsi que modifier et supprimer les éléments et fichiers que vous créez. (Ne s'applique pas aux Outlook : formation de base 48

49 Auteur Collaborateur Relecteur Personnalisé Aucun Personnaliser délégués). Créer et lire les éléments et fichiers, ainsi que modifier et supprimer les éléments et fichiers que vous créez. Uniquement créer des éléments et des fichiers. Le contenu du dossier ne vous est pas accessible. (Ne s'applique pas aux délégués). Uniquement lire les éléments et les fichiers. Effectuer les activités définies par le propriétaire du dossier. (Ne s'applique pas aux délégués). Vous ne disposez d'aucune autorisation. Vous ne pouvez pas ouvrir le dossier. Vous pouvez complètement personnaliser les autorisations Première méthode: utilisation de la fenêtre de navigation 1. Cliquez sur partager mon calendrier. 2. la boîte de dialogue ; Propriétés de Calendrier avec l onglet Autorisations d accès s affiche Outlook : formation de base 49

50 3. cliquez sur Ajouter pour ajouter un nouvelle personne autorisée 4. la liste des personnes apparaît. Sélectionner la personne à ajouter, puis OK. Attribuer les autorisations d accès, soit en choisissant dans la liste déroulante des autorisations prédéfinies, soit en cochant les différentes autorisations. 5. Cliquez sur Ok pour terminer Outlook : formation de base 50

51 Deuxième méthode: en utilisant les options 1 Menus Outils options onglet Délégués -< bouton Ajouter 2. Sélectionner l utilisateur puis OK 3. Pour calendrier, sélectionner le niveau des autorisations attribuées à l utilisateur, puis OK Remarque : vous constatez que vous pouvez aussi attribuer des autorisations à d autres informations que l agenda : tâches, boîte de réception, contacts, notes, journal Outlook : formation de base 51

52 Cocher la case Mon délégué reçoit une copie des messages relatifs à mes réunions si vous le souhaitez. Idem pour la case envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations, si vous souhaitez l avertir par courriel Idem pour le délégué peut voir mes éléments privés. Cliquez sur OK. Ouvrir les agendas des autres utilisateurs Si vous avez reçu les autorisations d ouvrir l agenda d une personne (vous êtes un «délégué»), vous pouvez ouvrir cet agenda. Vous ne pourrez faire que les actions que le propriétaire vous a donné. Dans la fenêtre de navigation, cliquez sur ouvrir un calendrier partagé Outlook : formation de base 52

53 Donner le nom de la personne (vous pouvez faire une recherche en cliquant sur le bouton nom) propriétaire de l agenda, puis OK L agenda de la personne apparaît dans une autre couleur, à côté du votre, ainsi que dans la fenêtre de navigation, où vous pouvez cocher/décocher son affichage. Vous pouvez faire afficher 30 agendas maximum Selon les autorisations reçues vous pourrez effectuer des modifications dans l agenda du propriétaire. Outlook : formation de base 53

54 Imprimer son agenda 1. Menu fichier imprimer Vous pouvez sélectionner 5 styles différents: journalier, semainier, mensuel, dépliant 3 parties, style calendrier détaillé 2. cliquer sur mise en page pour modifier les polices de caractères, les entêtes et pied de page, les dimensions et orientations du papier, la disposition 3. cliquer sur aperçu avant impression pour vérifier le résultat. S il vous convient, cliquer sur imprimer. Outlook : formation de base 54

55 La gestion des dossiers publics Rôles des dossiers publics Les dossiers publics servent à gérer des informations qui doivent être partagées et qui doivent être accessibles aux utilisateurs moyennant un ensemble d autorisations. Les types d informations qui peuvent être enregistrées dans ces dossiers publics sont les types qui peuvent être gérées avec Outlook, à savoir : courriels, contact, agenda, journal, notes, tâches. Un dossier public ne peut contenir qu un seul type d informations. Vous ne pouvez pas définir un dossier public qui contiendrait en même temps des contacts et des courriels. Exemple d utilisation Vous êtes responsable d un projet et vous souhaitez partager un ensemble de documents avec vos collaborateurs. Vous pouvez créer un dossier public de «courriels» dans lequel vous enregistrerez les documents nécessaires pour votre projet. Les documents seront attachés à ces «courriels». A la différence des courriels normaux, les courriels enregistrés dans ces dossiers ne sont pas envoyés. Les participants au projet peuvent consulter le dossier pour y retrouver les documents nécessaires. Vous pouvez aussi créer un dossier de tâches à effectuer pour mener à bien ce projet, et toutes les personnes impliquées pourront consulter l évolution du projet en ouvrant le dossier. Vous devrez donner pour chaque dossier les autorisations appropriées aux rôles de chacun des participants à votre projet. Créer un dossier public 1. Bouton liste des dossiers dossiers publics tous les dossiers publics Outlook : formation de base 55

56 2. Bouton nouveau Dossier 3. Donner un nom au dossier ainsi que son type de contenu : calendrier, contact, courrier, journal, notes, tâche. Vérifier que vous avez bien choisi Tous les dossiers publics comme «destination». 4. Une fois le dossier créé, il apparaît dans Tous les dossiers publics (l icône indique la nature de son contenu) Dans cet exemple, il y a trois dossiers publics : calendrier CIT (agenda), Contacts CIT (agenda), fsa (notes). Outlook : formation de base 56

57 5. Pour terminer, vous devez donner les autorisations d accès à ce dossier : clic bouton droit sur le dossier partage 6. Donnez les autorisations souhaitées. Outlook : formation de base 57

58 7. si vous êtes propriétaire du dossier, vous pouvez décider de faire afficher le dossier dans la liste ou non : clic bouton droit sur le dossier propriétés onglet administration ce dossier est disponible pour. Outlook : formation de base 58

59 Annexes Sauvegarde des dossiers personnels Comme toutes les informations gérées à l aide d un ordinateur, les boîtes aux lettres doivent être physiquement enregistrées dans un fichier (fichier appelé «boîte aux lettres») sur un support qui est souvent un disque dur. Ce disque dur peut être soit le disque dur de l ordinateur de l utilisateur soit celui d un serveur distant auquel l utilisateur se connecte. Se pose dès lors la question de l espace occupé par ces boîtes aux lettres (espace mesuré en mégabytes voire gigabytes). Dans le cas d enregistrement sur le disque dur de l utilisateur, l augmentation de la taille des boîtes aux lettres est moins problématique, même si un fichier trop volumineux peut entrainer des pertes de performances perceptibles. Il est plus que conseillé de faire des sauvegardes régulières de vos dossiers personnels. Cela vous garantis qu en cas de problèmes, il sera possible de récupérer un maximum de données perdues. Le support pour vos sauvegardes peut aussi bien être un CD-ROM, DVD, une place sur un disque dur d un serveur mis à votre service et sur lequel vous disposez d un espace, Vous pouvez créer des fichiers de sauvegarde périodiquement selon la taille de vos boîtes aux lettres : annuel, trimestriel, mensuel, Ecran/Interface Actions Menu fichier : Importer et Exporter Outlook : formation de base 59

60 Exporter des données vers un fichier Suivant Fichier de dossiers personnels (.pst) Suivant Sélectionnez le dossier personnel à exporter Cochez inclure les sous-dossiers Suivant Donner le chemin complet (disque dur, dossiers, sous-dossier) et le nom du fichier de destination (de sauvegarde) Terminer Outlook : formation de base 60

61 Compléter la rubrique Nom, par exemple en ajoutant Backup comme sur l exemple. OK Autre méthode L archivage des courriels consiste à faire enregistrer une partie ou la totalité des courriels dans un autre fichier et à vider le fichier boîte aux lettres. Ce dernier ne contenant que les courriels les plus récents. La fréquence de l archivage dépend du nombre de courriels reçus, des quotas attribués par l administrateur Le fichier d archivage peut être consulté à la demande de l utilisateur. Physiquement, ce fichier est souvent enregistré sur le disque dur de l ordinateur de l utilisateur, afin de le rendre disponible à tout moment. Procédure d archivage avec Outlook 1. Créer un fichier d archivage (extension pst attribuée par outlook) Outlook : formation de base 61

62 2. Choisir fichier de dossier personnel office outlook, puis OK 3. Sélectionner la destination (répertoire : ici le répertoire courriels sur le disque dur D et donner le nom du fichier pst (ici archive2008) puis OK. 4. Compléter les informations nécessaires dans la boîte de dialogue suivante : le texte indiqué dans la rubrique nom (ici Archive 2007) sera le texte affiché lorsque le fichier sera ouvert pour consultation (voir étape 2) Outlook : formation de base 62

63 Archiver les courriels Sélectionner les éléments à archiver (ici la boîte aux lettres avec tous les sous-dossiers, la date des courriels à archiver, le fichier de destination (celui créé dans l étape 1) puis OK. 3. Ouvrir le fichier archive pour le consulter Outlook : formation de base 63

64 Sélectionner le fichier pst créé et «rempli» aux étapes 1 et 2 Le fichier apparaît comme un dossier avec le nom qui lui a été donné (cfr. étape 1) Remarque Il est inutile d archiver tous les courriels. Avant l archivage, il faut faire un nettoyage de toute la boîte aux lettres, y compris celui des courriels supprimés. On peut utiliser le même fichier pst pour archiver régulièrement. Selon le nombre de courriels, l archivage peut être réparti sur plusieurs fichiers. Il est raisonnable de faire au moins un fichier par année. Pour améliorer la sécurité de la conservation des courriels, ces fichiers «archives» peuvent être copiés sur un autre support (CD-ROM, DVD ) En cas de pertes des informations dus à une panne matérielle, ces fichiers pourront être récupérés. Outlook : formation de base 64