Devis. Sommaire. Mots clés : Date de mise à jour : Commentaire de mise à jour : 11/03/09 Création du document. Présentation

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1 Résumé : Devis Mots clés : Date de mise à jour : Commentaire de mise à jour : 11/03/09 Création du document Sommaire Introduction Création En-tête Travaux Paramètres Détail...6 A - Ajouter un Ouvrage...6 B - Ajouter un Composant...9 C - Mise en page...15 D - Sélection de ligne Règlement Recherche Modification Envoyer le devis Réponse du client...20 A - Acceptation...20 B - Enregistrer un Acompte...20 C - Refus Duplication Suppression...23 Présentation Ce document présente le fonctionnement des devis. Retour au Sommaire 1/20

2 Introduction Le logiciel vous permet en 4 étapes de passer de la création d'un devis à la facturation, voici les étapes : Étape 1 : Création du devis Étape 2 : Envois du devis Étape 3 : Acceptation Ou Étape 3 : Refus Étape 4 : Création de la facture Archivage Retour au Sommaire 2/20

3 1 - Création Pour créer un nouveau devis, vous avez deux options possibles : depuis le tableau de bord (Accueil) depuis le menu devis Vous avez la possibilité de suivre les étapes du devis avec un schéma en haut de l'écran : Étape En-tête Saisir un libellé du chantier et un Maître d'œuvre. La durée de validité se renseigne automatiquement. Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation «Administration». Pour rechercher un client existant, saisissez son nom ou son mot directeur, sinon cliquez sur nouveau client : Retour au Sommaire 3/20

4 2 - Travaux Saisir les travaux à réaliser et l'adresse des travaux (si différente de l'adresse client). S'il s'agit de la même adresse, cliquer sur le bouton Saisir le détail des travaux compris et non compris avec une date de début et fin de travaux : Concernant la date, vous avez la possibilité d'afficher un calendrier en cliquant sur le bouton Retour au Sommaire 4/20

5 3 - Paramètres Les paramètres des prix du devis ont été fixés dans le menu Administration : Vous avez la possibilité de visualiser les prix proposés par Adp (Annuel des Prix) ou les prix entreprise en cliquant sur le bouton ou Seul un utilisateur ayant les droits administrateur aura la possibilité de modifier les paramètres des prix. Pour plus d'information, reportez vous à la documentation «Administration». Retour au Sommaire 5/20

6 4 - Détail C'est ici que vous allez pouvoir détailler les ouvrages et les composants du devis : A - Ajouter un Ouvrage Pour ajouter un ouvrage vous avez 3 possibilités : ADP : Ouvrages proposés par l'annuel des Prix Perso : Ouvrages créés par vous Libre : Ouvrages qui ne nécessitent pas d'être créés, donc en saisie libre. Pour plus d'informations sur les Ouvrages, reportez vous à la documentation «Bibliothèque» Retour au Sommaire 6/20

7 ADP Dérouler l'arborescence des ouvrages en cliquant sur souhaitez visualiser. du dossier correspondant, puis cliquer sur l'ouvrage que vous pour l'insérer dans votre devis. Vous pouvez directement insérer un ouvrage à partir de la liste en faisant un clic droit sur l'ouvrage concerné puis «Insérer cet ouvrage»: Pour personnaliser un Ouvrage ADP, reportez- vous à la documentation «Bibliothèque» Retour au Sommaire 7/20

8 Perso Dérouler l'arborescence des ouvrages en cliquant sur souhaitez visualiser. du dossier correspondant, puis cliquer sur l'ouvrage que vous pour l'insérer dans votre devis. Vous pouvez directement insérer un ouvrage à partir de la liste en faisant un clic droit sur l'ouvrage concerné puis «Insérer cet ouvrage»: Retour au Sommaire 8/20

9 Libre et saisir les informations «libres» à renseigner. B - Ajouter un Composant Pour ajouter un composant vous avez 3 possibilités : ADP : Composants proposés par l'annuel des Prix Perso : Composants crées par vous Main d'œuvre Libre : Composants qui ne nécessitent pas d'être créés, donc en saisie libre. Pour plus d'informations sur les Composants, reportez-vous à la documentation «Bibliothèque» ADP Retour au Sommaire 9/20

10 Dérouler l'arborescence des ouvrages en cliquant sur vous souhaitez visualiser. du dossier correspondant, puis cliquer sur le composant que pour l'insérer dans votre devis. Vous pouvez directement insérer un composant à partir de la liste en faisant un clic droit sur le composant concerné puis «Insérer ce composant»: Pour personnaliser un Composant ADP, reportez-vous à la documentation «Bibliothèque» Retour au Sommaire 10/20

11 Perso Dérouler l'arborescence des ouvrages en cliquant sur du dossier correspondant, puis cliquer sur le composant que vous souhaitez visualiser. pour l'insérer dans votre devis. Vous pouvez directement insérer un composant à partir de la liste des ouvrages en faisant un clic droit sur l'ouvrage concerné puis «Insérer ce composant»: Retour au Sommaire 11/20

12 Main d'œuvre Concernant la main d'œuvre, vous avez la possibilité de choisir entre 2 types : MOA : Main d'œuvre Atelier MOC : Main d'œuvre Chantier Pour modifier les taux pour la main d'œuvre, reportez-vous à la documentation «Administration» Libre et saisir les informations «libres» à renseigner. Retour au Sommaire 12/20

13 C - Mise en page Trois options de mise en page vous sont proposées : Un titre Un sous-titre Une saisie Libre Titre pour ajouter un titre sur le devis : Sous-Titre pour ajouter un sous titre sur le devis : Libre pour ajouter un commentaire libre : D - Sélection de ligne Pour changer l'ordre des lignes, sélectionner la ou les lignes que vous souhaitez déplacer en les cochant sur la flèche pour monter ou descendre votre sélection. puis cliquer Retour au Sommaire 13/20

14 5 - Règlement Vous avez la possibilité de choisir entre 4 conditions de règlement préalablement remplies dans le menu administration. Pour changer de conditions de règlements, cliquez sur les flèches Pour modifier les conditions de règlement, reportez- vous à la documentation «Administration» Retour au Sommaire 14/20

15 2 - Recherche L'affichage de la liste des devis permet de filtrer les devis en fonction de plusieurs critères : les devis à traiter les devis signés les devis facturés les devis refusés tous les devis Utiliser la zone de texte «Recherche» pour rechercher des devis. Saisir tout ou une partie : d'un numéro de devis, d'un nom de client, du MOE, d'un libellé de chantier, d'une description de travaux, d'un nom de contact, d'un numéro de téléphone, d'un de client, d'un CP, d'une ville, du mot directeur du client. pour afficher les résultats. Pour afficher tous les devis, laissez la zone libre. Retour au Sommaire 15/20

16 3 - Modification Pour modifier un devis, vous avez deux solutions : Ouvrir le devis et cliquer sur le bouton A partir du menu devis, cliquer sur le bouton du devis correspondant. 1 - Envoyer le devis Vous avez alors 2 options possibles : A partir du devis A partir du menu devis Le devis s'ouvre alors en format PDF : Vous pourrez soit l'imprimer soit l'enregistrer sur votre ordinateur. Retour au Sommaire 16/20

17 2 - Réponse du client Lorsqu'un devis vous est retourné signé, il convient d'enregistrer l'acceptation dans le logiciel : Étape 2 A - Acceptation Vous avez alors 2 options possibles : A partir du devis A partir du menu devis Un message de confirmation s'affichera : Cliquer sur OK pour confirmer ou Annuler pour revenir sur le Devis. Lors de l'acceptation du devis, le logiciel vous proposera automatiquement d'enregistrer un acompte. Cliquer sur OK pour saisir un acompte sinon cliquer sur Annuler pour revenir sur le devis validé. B - Enregistrer un Acompte Comme indiqué précédemment, pour enregistrer un acompte, répondre OK au message ci-dessus. Retour au Sommaire 17/20

18 La fenêtre suivante s'ouvre : Choisir un mode de règlement : La date du jour s'affiche automatiquement, mais vous pouvez la changer en utilisant le calendrier : Le montant total s'affiche automatiquement. Valider, annuler ou modifier le montant : Retour au Sommaire 18/20

19 C - Refus De même que si la réponse est négative, il convient d'enregistrer la réponse. Vous avez alors 2 options possibles : A partir du devis A partir du menu devis Une fenêtre s'ouvre afin de saisir le motif de refus : Retour au Sommaire 19/20

20 4 - Duplication La duplication d'un devis peut être faite à tout moment. Pour dupliquer un devis, aller sur le devis concerné et cliquer sur le bouton Un message de confirmation s'affichera : La duplication récupère toutes les informations saisies dans le devis. 5 - Suppression La suppression d'un devis peut être faite uniquement avant l'envoi du devis au client. Passée cette étape, il vous sera impossible de supprimer une pièce. Pour supprimer un devis, cliquer sur le bouton Un message de confirmation s'affichera : Cliquer sur OK pour supprimer le devis ou Annuler pour abandonner la suppression. Retour au Sommaire 20/20