POLITIQUE D'ACHATS ET D APPELS D OFFRES

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1 POLITIQUE D'ACHATS ET D APPELS D OFFRES Mise à jour par : Patrice Rainville Dir. approvisionnement et ressources humaines Le 2 septembre 2014

2 SECTION 1 : Généralités Buts et objectifs Principes généraux Définitions Déontologie Conflit d intérêts Confidentialité Documents complémentaires Responsabilites du service de l'approvisionnement et des ressources humaines Fractionnement interdit... 6 SECTION 2 : Contrat d approvisionnement, de construction et de services Recherche de prix Catégorisation des dépenses Achats par petite caisse Valeur inférieure à 500,00 $ Valeur de 500,00 $ ou plus, mais inférieure à ,00 $ Valeur de ,00 $ ou plus, mais inférieure à ,00 $ Valeur de ,00 $ ou plus, mais inférieure à ,00 $ Valeur de ,00 $ ou plus Exceptions Sélection des fournisseurs SECTION 3 : SERVICES PROFESSIONNELS Catégorisation des dépenses Règles générales Mandats dont le coût est inférieur à $ Mandats dont le coût est de $ et plus Fiche d évaluation des performances

3 SECTION 1 : Généralités 1. BUTS ET OBJECTIFS La présente politique s applique à tout contrat d approvisionnement ou de services. Cette politique vise à établir des règles de fonctionnement claires qui respectent les exigences légales et administratives actuelles permettant d'obtenir le meilleur coût dans le meilleur intérêt de la Ville de Joliette tout en privilégiant, lorsque la loi le permet, les fournisseurs locaux. 2. PRINCIPES GÉNÉRAUX La Ville de Joliette doit permettre l'acquisition, ou la location, de biens et de services en contribuant à assurer l'accès, la concurrence et l'équité pour les fournisseurs, par le processus le plus rentable et le plus conforme aux intérêts de la Ville et des contribuables. La Ville de Joliette doit notamment : a) Se conformer aux exigences de toutes lois en matière d approvisionnement et de gestion contractuelle; b) Favoriser la centralisation des achats de biens et de services et encourager la concurrence; c) Se doter de critères, de normes et de procédures administratives internes qui sont respectés par l'ensemble des services municipaux; d) Favoriser le développement économique local; e) Favoriser les acquisitions qui permettent de maintenir et d améliorer la qualité de l environnement; f) S assurer que tous les fournisseurs sont assujettis aux mêmes conditions et bénéficient du même traitement. 3

4 3. DÉFINITIONS Établissement Fournisseur Prix Requérant Services professionnels L établissement est l endroit où le fournisseur exerce des activités de façon permanente durant les heures normales d ouverture. Personne morale ou physique offrant un bien ou un service moyennant une contrepartie financière. Le prix total de l achat visé par le contrat incluant les taxes s il y a lieu. Employé de la Ville de Joliette autorisé à contracter une dépense pour le compte du service dont il est responsable. Services requis d une firme dont l expertise est reconnue dans un domaine administratif, technique ou autre, faisant partie d une corporation ou d un ordre professionnel dûment accréditée le cas échéant. À titre de services professionnels, on retrouve notamment les services dispensés par les ingénieurs, les urbanistes, les architectes, les comptables, les consultants en gestion, etc. De façon générale, une expertise, un concept, la conception de plans et devis, une analyse, une étude et la recherche de solutions à des problématiques particulières constituent les produits livrables d un mandat de services professionnels. 4. DÉONTOLOGIE 4.1 Conflit d intérêts Tout employé doit éviter les situations de conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels, maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et protéger en tout temps l'image de la Ville de Joliette. 4

5 Aucun contrat ne peut être accordé et aucun achat ne peut être effectué directement auprès d un employé ou d une entreprise, d une compagnie ou d une société dont un employé de la Ville, ou son conjoint, en est l actionnaire pour plus de 10 % ou l administrateur, à moins que cette dépense ne soit justifiée par écrit et approuvée par le directeur de l Approvisionnement et des ressources humaines. Il est par ailleurs interdit aux employés municipaux de solliciter des faveurs auprès des fournisseurs de la Ville ou d'accepter toute forme de gratification desdits fournisseurs. Dans l éventualité où une quelconque gratification parvient à l employé, même sans son accord, dans le cadre de son travail ou en lien avec celui-ci, il doit alors remettre ou déclarer le tout au directeur général sans délai. 4.2 Confidentialité En aucun temps, un employé ne doit divulguer les renseignements suivants : a) l estimation du bien, du service ou des travaux; b) le nom des personnes physiques ou morales invitées; c) le nom des personnes physiques ou morales qui ont déposé une soumission et ce, jusqu à l ouverture de l appel d offres; d) les noms des membres d un comité d analyse. 4.3 Documents complémentaires Outre la présente politique, l employé doit respecter intégralement les directives émises par les documents suivants : a) Les lois et règlements en vigueur; b) La politique de gestion contractuelle; c) Le code d éthique et de déontologie des employés de la Ville de Joliette; d) Le Règlement concernant le contrôle et le suivi en matière budgétaire. 5. RESPONSABILITES DU SERVICE DE L'APPROVISIONNEMENT ET DES RESSOURCES HUMAINES Le service de l'approvisionnement et des ressources humaines est responsable de la planification, de la coordination et de la gestion de la présente politique dont, plus particulièrement, les items suivants : 5

6 a) Coordonner les procédures d'approvisionnements et voir à l'application de la présente politique par l'ensemble des services; b) Préparer, en collaboration avec les services utilisateurs, les devis et les appels d'offres, être responsable de la procédure d'appel d'offres, faire l'étude des offres reçues et soumettre des recommandations; c) S'enquérir au besoin que la qualité des biens et services fournis aux différents services, correspond à ce qui a été commandé; d) Traiter toute demande d achat, peu importe le service requérant, concernant les matières suivantes : I. le mobilier; II. les fournitures de bureau et le papier; III. les ordinateurs et autres composantes informatiques; IV. la téléphonie cellulaire; V. l habillement et autres achats de même nature. 6. FRACTIONNEMENT INTERDIT Tout besoin similaire ou de même catégorie doit, lorsque prévisible, être regroupé en un seul appel d offres. Une commande ne peut être volontairement fractionnée de façon à ce que sa valeur soit inférieure au seuil établi pour sa catégorie de prix et ainsi atteindre celle pour les achats d une plus faible valeur dans le but de la soustraire à la procédure qui lui aurait été normalement applicable. SECTION 2 : Contrat d approvisionnement, de construction et de services 7. RECHERCHE DE PRIX Toute recherche de prix pour des contrats d approvisionnement, de construction et de services, à l exception des services professionnels, doit se faire conformément aux articles 8.1 à 8.6 décrits ci-après. Toute demande doit être traitée le plus tôt possible afin de disposer d un délai d acquisition raisonnable ou de respecter les délais requis par la loi, le cas échéant. Toute recherche de prix doit être traitée selon l'estimation réelle des besoins pour une période n'excédant pas douze mois et l appel d offres sera traité en 6

7 conformité avec l article 4.2 du règlement concernant le contrôle et le suivi en matière budgétaire. Les soumissions par courriel peuvent être reçues à l adresse seulement et dans les cas prévus aux articles 8.1 à 8.4 seulement. Pour tout dépôt de soumission prévu aux articles 8.5 et 8.6, les formalités prévues au cahier des charges et la Loi doivent obligatoirement être suivies. 8. CATÉGORISATION DES DÉPENSES 8.1 Achats par petite caisse Certains achats peuvent être payés à même la petite caisse si les conditions suivantes sont respectées : a) La dépense doit être autorisée par le directeur du service; b) La dépense ne peut être effectuée autrement que comptant; c) La dépense ne peut excéder la valeur de la petite caisse; d) La dépense doit être occasionnelle. 8.2 Valeur inférieure à 500,00 $ L approvisionnement en biens et en services pour une valeur inférieur à 500,00 $ est effectué par le requérant du service concerné. Le requérant définit ses besoins en se basant sur la valeur estimée totale. Un (1) seul prix est requis pour les achats de cette valeur. Le requérant réfère au fournisseur qui offre les meilleures conditions en tenant compte des buts et objectifs de la présente politique. Le requérant doit aviser le service de l Approvisionnement et des ressources humaines s il doit commander de façon répétée les mêmes biens et les mêmes services afin de procéder à un appel d offres. Le requérant doit s assurer au préalable de la disponibilité du bien au magasin municipal et vérifier s il existe une entente ou un regroupement pour ce bien ou service. 8.3 Valeur de 500,00 $ ou plus, mais inférieure à ,00 $ L approvisionnement en biens et en services pour une valeur de 500,00 $ ou plus, mais inférieur à ,00 $ est effectué par le requérant du service concerné, sous réserves des dispositions relatives au Règlement concernant le contrôle et le suivi en matière budgétaire. Le requérant effectue une demande de prix écrite à au moins deux (2) fournisseurs et reçoit les soumissions par écrit sous pli scellé ou par courriel. 7

8 Exceptionnellement, un contrat de gré à gré peut être directement conclu pour cette catégorie si la demande a été justifiée par écrit et approuvée par le directeur de l Approvisionnement et des ressources humaines. Si la valeur du bien, du service ou des travaux dépasse la limite autorisée au requérant en vertu du règlement ci-haut mentionné, la demande est acheminée au service de l'approvisionnement et des ressources humaines pour traitement. 8.4 Valeur de ,00 $ ou plus, mais inférieure à ,00 $ L approvisionnement en biens et en services pour une valeur de ,00 $ ou plus, mais inférieure à ,00 $ est effectué par le Service de l'approvisionnement et des ressources humaines qui reçoit des soumissions écrites (par courriel ou sous pli cacheté) d'au moins deux (2) fournisseurs pour les acquisitions de cette valeur. Le Service de l'approvisionnement et des ressources humaines doit: a) Transmettre aux fournisseurs invités les documents préparés à cet effet (formules, devis et conditions); b) Déterminer une heure d'ouverture des soumissions et accorder un délai minimal de trois (3) jours entre l'envoi des documents et l'ouverture des soumissions; c) Analyser les soumissions reçues et ce, en collaboration avec les représentants des services requérants; d) Octroyer le contrat au plus bas soumissionnaire conforme en vertu des dispositions du règlement concernant la délégation du pouvoir d autoriser des dépenses et de passer des contrats en conséquence au nom de la Ville; e) Émettre un bon de commande suite à l'acceptation de la soumission. 8.5 Valeur de ,00 $ ou plus, mais inférieure à ,00 $ L approvisionnement en biens et en services pour une valeur de ,00 $ ou plus, mais inférieure à ,00 $ est effectué par le Service de l'approvisionnement et des ressources humaines qui doit se conformer intégralement aux articles 573 et suivants de la Loi sur les cités et villes. Le Service de l'approvisionnement et des ressources humaines doit aussi respecter les démarches suivantes : a) Transmettre aux fournisseurs invités les documents préparés à cet effet (formules, devis et conditions); b) Si une seule soumission est reçue, il incombe au service de communiquer avec les soumissionnaires ayant refusé. c) Acheminer un mémoire pour octroi de contrat à la direction générale. Le service des Opérations financières doit également certifier la 8

9 disponibilité de crédit (C.D.C.). Le mémoire est présenté aux membres du conseil municipal pour octroi par résolution du conseil municipal; d) Émettre un bon de commande suite à l'acceptation de la soumission par le conseil municipal. 8.6 Valeur de ,00 $ ou plus L approvisionnement en biens et en services pour une valeur de ,00 $ ou plus est effectué par le Service de l'approvisionnement et des ressources humaines qui doit se conformer intégralement aux articles 573 et suivants de la Loi sur les cités et villes. Le Service de l'approvisionnement et des ressources humaines doit aussi respecter les démarches suivantes : a) Obtenir préalablement des membres du conseil municipal l autorisation de procéder à l appel d offres, et ce, lors d un comité plénier; b) Analyser les soumissions reçues et ce, en collaboration avec les représentants des services requérants; c) Acheminer un mémoire pour attribution de contrat à la direction générale. Le service des Opérations financières doit également certifier la disponibilité de crédit (C.D.C.). Le mémoire est présenté aux membres du conseil municipal pour octroi par résolution du conseil municipal. d) Émettre un bon de commande suite à l'acceptation de la soumission par le conseil municipal. 9. EXCEPTIONS Les dépenses suivantes sont exclues de l application de la présente politique : a) Les cotisations autorisées aux associations professionnelles; b) Les achats et abonnements pour des revues, journaux, lois et autres livres de références; c) Les servitudes, baux et ententes relatifs à l'entretien des passages à niveau; d) Nourriture, frais d accueil et de réceptions; e) Les repas aux pompiers lors d'un sinistre; f) Les services bancaires; g) Les services publicitaires; h) Les dépenses inhérentes au comité de retraite. 9

10 Les dépenses visées par les exceptions prévues à la Loi sur les cités et villes, ou à d autres lois, sont aussi exclues de l application de la politique, mais doivent tout de même obtenir l approbation du directeur général. 10. SÉLECTION DES FOURNISSEURS Pour les contrats de moins de $, le requérant doit, lorsque la procédure applicable permet de choisir les fournisseurs invités à soumissionner, sélectionner préférablement des fournisseurs ayant une place d'affaires sur le territoire de la Ville de Joliette. Si aucun fournisseur ne correspond à cette exigence, le requérant doit faire état, par écrit, de ses recherches en la matière. SECTION 3 : SERVICES PROFESSIONNELS 11. CATÉGORISATION DES DÉPENSES 11.1 Règles générales Le choix des fournisseurs à inviter est basé sur les critères suivants : a) Les fournisseurs doivent avoir un établissement sur le territoire de la Ville de Joliette, à moins que le type de services n y soit pas disponible; b) La nature des mandats et l expertise du fournisseur; c) La rapidité d exécution du contrat versus les délais disponibles; d) Le partage équitable des contrats Mandats dont le coût est inférieur à $ Le requérant recommande au directeur général un ou des fournisseurs et indique l estimation de la dépense dans le but de contracter directement l attribution du contrat de services professionnels. Le directeur général autorise au préalable le montant de la dépense ainsi que le choix du fournisseur. Le directeur général produit une reddition de comptes à la mairie de la liste des contrats de services professionnels octroyés sur une base hebdomadaire Mandats dont le coût est de $ et plus Le requérant et le service de l'approvisionnement et des ressources humaines doivent se conformer intégralement aux articles 573 et suivants de la Loi sur les cités et villes. 10

11 a) Partage des responsabilités I. Le requérant prépare la partie «devis» de l appel d offres, recommande des fournisseurs potentiels et transmet le tout au service de l Approvisionnement et des ressources humaines. II. III. IV. Les critères d analyse et leur pondération sont établis par résolution du conseil. Les fournisseurs potentiels sont soumis au directeur général pour approbation et celui-ci peut retirer ou ajouter des fournisseurs de la liste soumise par le requérant. Le service de l Approvisionnement et des ressources humaines est responsable du volet administratif des documents d appel d offres et assure la normalisation de tous les documents d appels d offres. Il est responsable du processus d appel d offres, participe à titre de secrétaire au comité d analyse et produit un rapport à l attention des membres du conseil municipal incluant la recommandation finale du comité concernant l attribution du contrat. V. La composition de chacun des comités d analyse est déterminée par la direction générale. Le comité doit inclure un membre provenant de l extérieur de l organisation ainsi qu un membre de la direction du service requérant. VI. La direction du service requérant assure le suivi de l appel d offres et approuve le paiement des factures. 12. FICHE D ÉVALUATION DES PERFORMANCES À la fin de chaque mandat, la fiche d appréciation des performances du fournisseur est obligatoirement complétée par le service requérant et remise au service de l Approvisionnement et des ressources humaines. Le contenu des fiches d évaluation des performances d un fournisseur peut être utilisé aux fins suivantes : a) Évaluation de la pertinence d inviter ou non le fournisseur à soumissionner lors d appels d offres de services subséquents; b) Établir les critères d évaluation de la grille de sélection des services professionnels pouvant être utilisés lors d appels d offres de services subséquents. 11

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