DEFINITION DE POSTE DU DIRECTEUR GENERAL DE L HÔPITAL DE LA SAINTE FAMILLE BETHLEEM - PALESTINE

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1 V6 DEFINITION DE POSTE DU DIRECTEUR GENERAL DE L HÔPITAL DE LA SAINTE FAMILLE BETHLEEM - PALESTINE Proposition de la Direction Internationale de l Ordre de Malte France ******************* Le Directeur de l hôpital de la Sainte Famille est le seul représentant légal de l établissement. II représente l Ordre de Malte dans le périmètre de ses responsabilités. - Il assure la bonne marche de l'hôpital et en règle les affaires générales. - Il connaît le code du travail palestinien et s assure de son respect au sein de l hôpital. - Il travaille dans le cadre défini par le ministère de la santé du pays. - Il prévoit et impulse la politique de l hôpital dans son environnement sanitaire et social. Le Directeur entretient des relations privilégiées avec : Le Conseil d administration - Il prépare les travaux du conseil d administration (rapport annuel, rapport de la CME, ). - Il met en œuvre la politique et les orientations définies par le conseil d administration qu il tient régulièrement informé de la marche de l établissement. - Il exécute les décisions du conseil d administration. - Il est garant de l application des décisions d ordre éthique promulguées par l Ordre Souverain de Malte. La Compagnie des Filles de la Charité Il veille à l application des dispositions de la convention signée entre l Ordre Souverain de Malte et la Compagnie des Filles de la Charité. Les autorités locales Il entretient les meilleures relations avec : L Autorité palestinienne, Le Ministre de la santé, Les administrations civiles, militaires, religieuses, politiques et coutumières Les directeurs d hôpitaux publics ou privés.. 1

2 RESPONSABILITES Le directeur de l hôpital est responsable - du projet d établissement, - de la qualité des soins, - de la gestion financière, - de la gestion administrative, - de la communication. 1. PROJET D ETABLISSEMENT Il participe à la conception et au pilotage du projet d'établissement et s assure de la bonne organisation des services. Il soumet au conseil d'administration le projet d'établissement qui définit la stratégie de l'hôpital sur 5 ans et le met en œuvre après qu il a été voté par le conseil d administration. Il en assure la cohérence entre les aspects collectifs et individuels. Dans le cadre du projet d établissement Il est responsable de la sécurité des malades accueillis et de la sécurité générale de son établissement en respectant les procédures légales en vigueur dans le pays. Il rend compte immédiatement à l Ordre de Malte France (DI) de tout événement grave. Il est garant du respect des valeurs de l Ordre de Malte dans l hôpital. 2. RESPONSABILITE EN MATIERE DE SOINS Il met à la disposition du malade une offre de soins optimisée. Il veille à la qualité de sa prise en charge de la manière la plus approchée des normes évaluées actuelles. Il veille à assurer la continuité des soins aux malades. Il intègre l hôpital dans le tissu sanitaire local en permettant la prise en charge globale du malade dans le cadre de la maîtrise des dépenses de santé. Il met en place une démarche d évaluation et d accréditation. Il est le référent constant de la qualité et de l éthique. Il est assisté d'une équipe de direction et travaille en étroite collaboration avec le président de la commission médicale d'établissement (CME) qui représente le corps médical. Il veille au fonctionnement du comité de bioéthique 2

3 3. RESPONSABILITE GENERALE Il assure les responsabilités suivantes : la bonne tenue générale de l établissement, dans les domaines : immobilier extérieur et intérieur, clos, couverts, sols, installations électriques, plomberie et sanitaire, fluides, sécurité générale et incendie, gardiennage. le maintien en bonnes conditions de fonctionnement de toutes les installations ou équipements médicaux spécifiques : blocs opératoires, bloc obstétrical, laboratoire, radiologie, pharmacie, services d hospitalisation, ainsi que tous les équipements techniques qui en découlent. le maintien en bon état des installations d hospitalisation et d hôtellerie, ainsi que le matériel qui leur est rattaché. le maintien en fonctionnement et la continuité de services de l ensemble des équipements et des installations liées à la logistique hospitalière : fourniture des fluides médicaux, eau, électricité, énergies diverses, groupes électrogène, télécommunications, gaz, etc. Il assurera le bon fonctionnement et la disponibilité du parc automobile. 4. RESPONSABILITE FINANCIERE. Il est chargé de l exécution du budget arrêté par le Conseil d administration (CA). Il est responsable devant le CA, de la bonne gestion des finances. Ces principales ressources sont les suivantes : les subventions provenant du Grand Magistère et des différentes Associations de l Ordre de Malte. les produits générés par l activité de l hôpital, les divers remboursements (autorité palestinienne, UNRWA,.) les subventions liées aux différents programmes, locaux, nationaux et internationaux. les éventuels dons et legs. Il est chargé de veiller au bon encaissement de l ensemble de ces ressources et de prendre toute initiative appropriée en ce sens. Il rend compte mensuellement à l Ordre de Malte France (DI) 1 de l origine et du montant des subventions/remboursements reçus directement par l hôpital. 1 Direction Internationale 3

4 Il veille à optimiser les rentrées financières de l hôpital, et agit de manière à optimiser la production de soins. Il se doit de gérer l hôpital en restant dans le cadre strict de son budget. Il rend compte mensuellement de l évolution de son budget, commente les écarts constatés et signale au plus vite à l Ordre de Malte France (DI), toutes difficultés rencontrées ou à venir, afin que celui-ci puisse intervenir rapidement. Il valide toutes les commandes de l hôpital et s assure de leur financement. Il donne son accord pour le paiement de toute facture en respectant les délais. Il négocie les prix et les délais de paiement avec les fournisseurs. Il saisit pour accord l Ordre de Malte France (DI) de toute prévision nouvelle et exceptionnelle de dépenses d équipements ou de matériels importantes (scanner, salle de radio télécommandée et numérisée, incubateur...) non inscrites au budget initial. Il contrôle la trésorerie (caisse) de manière étroite et régulière, et au minimum mensuellement. Il gère les comptes bancaires, signe les chèques. Il se fait présenter régulièrement le grand livre comptable (informatisé) avec le regroupement de tous les comptes, le livre journal (informatisé) résumant la chronologie des entrées et sorties financières et le livre d inventaire regroupant tous les inventaires réalisés dans l hôpital. Il peut, en tant que de besoin, déléguer un partie de ses attributions à un ou à plusieurs collaborateurs qualifiés. Dans tous les cas il reste l unique responsable. 5. RESPONSABILITE ADMINISTRATIVE. Il a autorité sur tout le personnel en tant que responsable des ressources humaines. Il applique la réglementation en vigueur en matière de droit du travail, de convention collective lorsqu elle existe, de protection des travailleurs de respect des mesures d hygiène. Il est chargé d effectuer la paie de l ensemble du personnel, et d acquitter l ensemble des prélèvements sociaux. Il recrute le personnel nécessaire au bon fonctionnement de l hôpital dans la limite des moyens approuvés par le CA. 4

5 Il a les pouvoirs disciplinaires d un directeur d établissement en matière d embauche, de sanctions légales des salariés et de licenciement. A ce titre, il signe les contrats de travail 2 de tout son personnel ainsi que les avenants et veille à la validité des documents figurant dans les dossiers individuels. Il gère le fichier du personnel et suit avec précision ses effectifs et leur variation. Il met en œuvre la politique de formation continue, du développement des compétences et de la qualification. Il met en place des outils de gestion (statistiques et des tableaux de bord), selon les directives de l Ordre de Malte France (DI), permettant de suivre le personnel, l activité financière et médicale de l hôpital, les stocks de fourniture, les équipements, les matériels, etc... Il fait réaliser les inventaires des équipements, du matériel et des fournitures dont il a la responsabilité de gestion, en particulier la pharmacie, le laboratoire, les blocs opératoires, les salles de soins, les équipements médicaux et leur matériel consommable, les équipements logistiques. Il veille à leur conformité avec les pièces comptables et signe tous les inventaires. Il accueille les différentes missions partenaires de l hôpital, dans le cadre d accords de partenariat. Il en rend compte à l Ordre de Malte France (DI). Il est l interlocuteur des instances représentatives du personnel. SUBORDINATION HIERACHIQUE. Le directeur général de l hôpital relève hiérarchiquement de l Ordre de Malte France (DI). Il rend compte mensuellement de son action et de son budget par tous moyens mis à sa disposition (courrier, courriel, fax, et/ou téléphone). Il accueille et prend en charge les différents experts qui sont envoyés à la maternité par le CA et tient informé l Ordre de Malte France (DI) pour toutes expertises non mandatées par lui. Il rend compte dans les meilleurs délais à l Ordre de Malte France (DI) de l impossibilité motivée qui ne lui permet plus d assurer ses responsabilités. 2 Les contrats de travail ainsi que tous les documents concernant les salariés doivent être rédigés en langue anglaise et en langue arabe 5

6 COMMUNICATION Le directeur est la seule personne autorisée à communiquer au nom de l hôpital avec les médias, les autorités locales ou nationales. Il devra observer la plus stricte neutralité politique et s abstenir de toute action ou déclaration dans ce domaine. En cas d événement grave, ou jugé important, il doit contacter avant toute intervention, l Ordre de Malte France (DI) pour que soient définis les éléments de la communication. COMPORTEMENT Le directeur doit avoir un comportement conforme à l éthique et aux valeurs défendues par l Ordre de Malte. Sa gestion doit être conforme aux règles en usage de probité, d honnêteté, de respect des valeurs humaines, et de neutralité. Il doit veiller à sa bonne image ainsi qu à celle de son hôpital dans un cadre local mais aussi national et international. Il est tenu d observer en toutes circonstances, à l égard des personnes placées sous son autorité, la plus grande correction, le respect de leur origine et de leur religion, ainsi qu une discrétion absolue sur tout ce qui concerne l activité de l hôpital et les personnes hospitalisées. L hôpital de la Sainte Famille Le Directeur La Direction Internationale Le Directeur Monsieur. Monsieur Arnaud de VIVIES (Lu et approuvé) 6