Vérification Interne. Vérification du cadre de contrôle des stocks

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1 Vérification Interne Vérification du cadre de contrôle des stocks Juin 2010

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3 Table des matières SOMMAIRE EXÉCUTIF INTRODUCTION CONTEXTE OBJECTIFS ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION MÉTHODOLOGIE ÉNONCÉ D ASSURANCE DESCRIPTION DU STOCK DE FOURNITURES ÉLECTORALES ÉVALUATION GLOBALE CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION GRILLE D ÉVALUATION OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS CONCEPTION DU CADRE DE CONTRÔLE DES STOCKS MISE EN ŒUVRE DES CONTRÔLES INTERNES RÔLES ET RESPONSABILITÉS, ET SÉPARATION DES TÂCHES EXACTITUDE DES INFORMATIONS DANS LE SYSTÈME FINANCIER JUSTIFICATION DES BESOINS EN STOCKS CONCLUSION...39 Table des matières 3

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5 Sommaire exécutif Contexte En août 2009, le dirigeant principal de la vérification interne d Élections Canada a proposé, lors de la réunion du Comité de vérification, de modifier le plan de vérification de de façon à y ajouter la vérification du cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales. La proposition a été recommandée pour approbation par le Comité de vérification, et approuvée par le directeur général des élections. Cette recommandation faisait suite à des observations faites par le Bureau du vérificateur général lors de la vérification des états financiers antérieurs de l organisme. Ce rapport présente les résultats de la vérification portant sur la conception et la mise en œuvre des contrôles relatifs aux stocks de fournitures électorales. L équipe de vérification a tenté de savoir si le cadre de contrôle des stocks d Élections Canada était adéquat pour assurer l atteinte des objectifs de l organisme et réduire les risques reliés aux stocks, et s il pouvait soutenir une vérification externe des états financiers fondés sur les contrôles. Le cadre de contrôle est le processus conçu et exécuté par les responsables de la gouvernance, la direction et d autres membres du personnel afin de fournir une assurance raisonnable que les objectifs de l organisme seront atteints en ce qui concerne la fiabilité de son information financière et de gestion sur le stock de fournitures électorales. Objectifs de la vérification La vérification du cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales vise à fournir une évaluation indépendante à la haute direction et à assurer celle-ci que : le cadre de contrôle des stocks est adéquat et approprié pour Élections Canada; les contrôles existants ont été correctement mis en œuvre; les rôles et responsabilités appropriés, y compris la séparation des tâches, ont été établis; les procédures destinées à assurer l exactitude de l information dans le système financier sont adéquates; les besoins en stocks physiques sont correctement justifiés, compte tenu des besoins opérationnels et des options technologiques. Étendue de la vérification La vérification a évalué le cadre de contrôle des stocks au Centre de distribution d Élections Canada au 440, chemin Coventry, à Ottawa, où la plupart des fournitures électorales de l organisme sont entreposées. La vérification a couvert seulement les contrôles internes, pour l année financière , touchant les fournitures électorales. Les articles promotionnels et les fournitures de bureau sont comptabilisés comme dépenses lors de leur achat et ne font pas partie de cette vérification. Sommaire exécutif 5

6 Conclusion De façon générale, la vérification a démontré qu Élections Canada dispose de processus, pratiques, procédures et contrôles appropriés pour gérer les stocks de fournitures électorales. Certaines lacunes ont cependant été observées lors de la vérification : La documentation du cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales est inadéquate. Pour que les contrôles soient adéquats et fonctionnent correctement, il importe que la documentation des contrôles soit à jour. Les documents ne contiennent pas toujours de preuves que les contrôles ont été exécutés. Cela augmente le risque qu un contrôle ne soit pas effectué correctement, et rend difficile la surveillance adéquate par la gestion de l ensemble des contrôles. Certains mouvements de stocks ne sont pas comptabilisés en temps opportun. Cela peut entraîner des erreurs dans l information financière et de gestion concernant les stocks de fournitures électorales. Une politique de décompte cyclique et périodique, incluant un décompte complet de fin d année, devrait être établie. La gestion des stocks devrait être revue pour considérer les coûts-bénéfices des différentes options technologiques modernes en gestion des stocks. La correction de ces lacunes permettrait d améliorer la gestion des stocks de fournitures électorales et améliorerait la qualité de l information financière et de gestion concernant les stocks. Elle faciliterait également la vérification de l inventaire pour les états financiers de l organisme. On peut regrouper les recommandations en 4 catégories. La documentation et les ajustements aux contrôles sont plus opérationnels et à court terme; le développement et l analyse stratégique sont plus stratégiques à et long terme. Documentation R1 Cadre de contrôle R13 Séparation des tâches R14 Types d accès dans le SGF R15 Rapprochement périodique R16 Surveillance active Développement R5 Stocks dans les bureaux des directeurs du scrutin R6 Saisie de commandes internes et externes R9 Politique de décomptes R10 Décompte complet de fin d année R12 Traitements des retours Ajustements aux contrôles R2 Preuves de contrôles R3 Contrôle du bon de commande R4 Comptabilisation des mouvements de stocks R7 Ajustements de l inventaire R8 Risque d accès R11 Emplacement des articles en stock Analyse stratégique R17 Analyse des options technologiques et modes de livraison R18 Analyse des données concernant les retours 6 Vérification du cadre de contrôle des stocks

7 Voici les principales conclusions et recommandations se rattachant à chaque objectif de la vérification. Conception du cadre de contrôle des stocks Le cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales existe, mais doit être amélioré et renforcé. À cette fin, l organisme doit : revoir et documenter le cadre de contrôle des stocks, y compris les rôles et responsabilités des intervenants dans le processus; s assurer que les documents utilisés pour gérer les stocks contiennent une preuve que les contrôles ont été exécutés. Mise en œuvre des contrôles internes Les contrôles internes relatifs aux fournitures électorales sont généralement en place et fonctionnent bien. Toutefois, afin d améliorer davantage le fonctionnement de ces contrôles, l organisme doit : s assurer que les articles reçus sont bien ceux qui ont été commandés, en comparant le bon de livraison avec le bon de commande original; revoir les procédures de comptabilisation des mouvements de stocks; s assurer que les lots et les trousses sont retirés de l inventaire seulement au moment où ils sont utilisés; s assurer que les commandes des clients externes et internes sont retirées du Système de gestion des fournitures (SGF) seulement lorsque les fournitures sont expédiées; effectuer tous les ajustements nécessaires à la suite de modifications (désuétude, retour) avant que le décompte de fin d année ne soit effectué; réévaluer le risque associé au fait que des employés autres que ceux d Élections Canada ont accès à l entrepôt; établir une politique pour les décomptes cycliques et périodiques, et faire le suivi des résultats des décomptes; effectuer un décompte annuel complet en fin d année financière; s assurer que le SGF indique tous les emplacements pour chaque article en stock; revoir les procédures de traitement des retours de fournitures électorales. Clarification des rôles et responsabilités, y compris la séparation des tâches Les rôles et responsabilités à l égard du cadre de contrôle des stocks ne sont pas clairement définis. Afin d améliorer davantage le fonctionnement des contrôles internes, l organisme doit : renforcer la séparation des tâches relatives aux stocks et mettre en place des contrôles compensatoires lorsque nécessaire; terminer la mise à jour des différents types d accès dans le SGF. Exactitude de l information dans le système financier La surveillance du cadre de contrôle des stocks doit être améliorée. À cette fin, l organisme doit : Sommaire exécutif 7

8 documenter le processus relatif au rapprochement périodique et faire un suivi de tout problème sans tarder; s assurer que le programme de surveillance des activités liées aux stocks signale en temps opportun les problèmes et les risques identifiés. Justification des besoins en stocks physiques Le processus d analyse des besoins en stocks doit être amélioré. À cette fin, l organisme doit : analyser les nouvelles options technologiques actuellement disponibles pour le système de gestion des stocks et pour la livraison des fournitures électorales; analyser les retours de fournitures électorales après les élections afin de valider les besoins. 8 Vérification du cadre de contrôle des stocks

9 1. Introduction 1.1 Contexte Pour accomplir son mandat, Élections Canada doit assembler des stocks suffisants de fournitures électorales avant chaque élection. Ces fournitures se composent principalement de publications et de formulaires utilisés par les directeurs du scrutin et de documents distribués aux partis politiques et aux candidats. Au cours des cinq dernières années, le Centre de distribution du chemin Coventry a été en état d alerte constant en raison de la fréquence des élections. Certaines activités se sont chevauchées, comme le traitement des retours des bureaux des directeurs du scrutin et l assemblage des fournitures pour la prochaine élection, augmentant de façon importante la charge de travail et, par le fait même, le risque d erreurs. De plus, des modifications législatives, comme le projet de loi C-31 1, ont donné lieu à la réimpression de manuels et autres documents, augmentant encore le volume des activités reliées aux stocks. Dans ce contexte, l organisme a commencé à revoir la gestion de ses stocks ainsi que le processus des décomptes d inventaire. Le Bureau du vérificateur général, qui vérifie les états financiers d Élections Canada depuis , a signalé des lacunes concernant le cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales, soit un manque de séparation des tâches et l absence de mécanisme compensatoire de revue ou de surveillance pour compenser ce manque. Le Bureau du vérificateur général a soulevé ces points de nouveau à l occasion de la vérification des états financiers de En réponse à ces observations, Élections Canada a commencé certaines activités de vérification des stocks. L organisme a procédé à des décomptes partiels en mai, juin et novembre 2009, et a effectué un décompte complet des articles électoraux en stock au 31 mars Objectifs La vérification du cadre de contrôle des stocks visait à déterminer si : le cadre de contrôle des stocks est adéquat et approprié pour Élections Canada; les contrôles existants ont été correctement mis en œuvre; les rôles et responsabilités appropriés, y compris la séparation des tâches, ont été établis; les procédures pour assurer l exactitude de l information dans le système financier sont adéquates; les besoins en stocks physiques sont correctement justifiés, compte tenu des besoins opérationnels et des options technologiques. 1.3 Étendue de la vérification La vérification a évalué le cadre de contrôle des stocks au Centre de distribution du 440, chemin Coventry, à Ottawa, où la plupart des fournitures électorales d Élections Canada sont entreposées. Elle a couvert seulement les contrôles internes, pour l année financière , 1 Loi modifiant la Loi électorale du Canada et la Loi sur l emploi dans la fonction publique, L.C. 2007, ch Introduction 9

10 touchant les fournitures électorales. Les articles promotionnels et les fournitures de bureau sont comptabilisés comme dépenses lors de leur achat et ne font pas partie de cette vérification. 1.4 Méthodologie Notre vérification était fondée sur l approche de l Institut des vérificateurs internes et du Manuel de l ICCA. Nous avons mené des entrevues avec la direction et avec les personnes clés reliées aux stocks. Par la suite, nous avons identifié et documenté, au nom de la direction, les activités de contrôle clés reliées aux processus identifiés, les objectifs de contrôle pour ces activités et les assertions connexes des états financiers. Nous avons également identifié les propriétaires des processus ainsi que les personnes chargées de l exécution des contrôles clés. Nous devions évaluer la conception de tous les contrôles des stocks et nous assurer qu ils avaient été mis en œuvre. Pour évaluer la conception de chaque contrôle, nous nous sommes demandé si le contrôle, considéré individuellement ou en association avec d autres, permettait de prévenir ou de détecter les inexactitudes éventuelles et de les corriger efficacement en temps opportun. Nous avons aussi testé la conception et la mise en œuvre des activités de contrôle clés. L équipe de vérification a tenu compte de la conception de chaque contrôle avant de déterminer si elle devait en vérifier la mise en œuvre. Des contrôles mal conçus peuvent représenter une faiblesse importante pour le cadre de contrôle interne de l organisme, et l équipe de vérification les a notés pour en faire part à la direction ainsi qu au Comité de vérification 2. 2 Chapitre Manuel de l ICCA Lorsque le vérificateur prend connaissance de faiblesses importantes dans la conception ou la mise en œuvre du contrôle interne, il doit en informer le plus rapidement possible le comité de vérification ou son équivalent. Il doit aussi en informer le plus rapidement possible la direction, au niveau hiérarchique approprié. [JANV. 2006] 10 Vérification du cadre de contrôle des stocks

11 2. Énoncé d assurance Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, je suis d avis que les procédures de vérification utilisées et les éléments probants recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion repose sur une comparaison entre les conditions qui prévalaient au moment de la vérification, et les critères de vérification préétablis convenus avec la direction. Les conclusions ne s appliquent qu à l entité examinée, telle que décrite à la section «Étendue de la vérification» de ce rapport. 2. Énoncé d assurance 11

12 3. Description du stock de fournitures électorales Le stock de fournitures électorales comprend des publications et formulaires utilisés par les directeurs du scrutin pour administrer les élections, ainsi que des documents pour distribution aux entités politiques (incluant les candidats). Les fournitures électorales incluent des articles individuels, ainsi que des articles assemblés en trousses et en lots, et doivent être préparées et envoyées aux 308 directeurs du scrutin à temps pour une élection. Lors d une élection générale, plus de 800 tonnes de fournitures doivent être envoyées aux bureaux des directeurs du scrutin. Les fournitures électorales sont entreposées au centre de distribution sur la rue Coventry à Ottawa. Élections Canada utilise également des entrepôts privés, qui rencontrent les normes de sécurité nécessaires. Selon les besoins opérationnels, les fournitures électorales sont parfois envoyées à l avance aux directeurs du scrutin, et entreposées localement. Le SGF est utilisé pour gérer et comptabiliser les fournitures électorales. Le SGF est un système qui a été conçu pour les besoins d Élections Canada. L information dans le SGF est utilisée pour établir la valeur des stocks dans les états financiers. Aux états financiers de , le bilan inclut un montant de 8,2 millions $ en stock. Le stock de fournitures électorales est comptabilisé au coût moyen, et le coût est considéré comme une dépense lorsqu il est utilisé lors d une élection. 12 Vérification du cadre de contrôle des stocks

13 4. Évaluation globale 4.1 Conclusion de la vérification De façon générale, la vérification a démontré qu Élections Canada dispose de processus, pratiques, procédures et contrôles appropriés pour gérer les stocks de fournitures électorales. Certaines lacunes ont cependant été observées lors de la vérification. Les observations clés à cet égard sont les suivantes : La documentation du cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales est inadéquate. Pour que les contrôles soient adéquats et fonctionnent correctement, il importe que la documentation des contrôles soit à jour. Les documents ne contiennent pas toujours de preuves que les contrôles ont été exécutés. Cela augmente le risque qu un contrôle ne soit pas effectué correctement, et rend difficile la surveillance adéquate par la gestion de l ensemble des contrôles. Certains mouvements de stocks ne sont pas comptabilisés en temps opportun. Ceci peut entraîner des erreurs dans l information financière et de gestion concernant les stocks de fournitures électorales. Une politique de décompte cyclique et périodique, incluant un décompte complet de fin d année, devrait être établie. La gestion des stocks devrait être revue pour considérer les coûts-bénéfices des différentes options technologiques modernes en gestion des stocks. La correction de ces lacunes permettrait d améliorer la gestion des stocks de fournitures électorales et améliorerait la qualité de l information financière et de gestion concernant ces stocks. Elle faciliterait également la vérification de l inventaire pour les états financiers de l organisme. 4.2 Grille d évaluation Critère Cote Explication Recommandation et réponse Objectif 1 Cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales Documentation complète et à jour des contrôles J R Conception du cadre de contrôle des stocks Il existe un cadre de contrôle des stocks qui a pu être observé lors de la vérification. Plusieurs contrôles devraient être revus pour s assurer qu il y a une preuve appropriée que les contrôles ont été exécutés. La surveillance de la direction sur l efficacité des contrôles en place est insuffisante. La documentation des contrôles des stocks est inadéquate et incomplète. R2 Preuves des contrôles R1 Documentation du cadre de contrôle 4. Évaluation globale 13

14 Critère Cote Explication Objectif 2 Réception et entreposage des fournitures électorales Établissement des coûts des fournitures électorales Assemblage des articles en trousses et en lots Expédition des fournitures électorales Maintenance d un système d inventaire permanent J V B J B Mise en œuvre des contrôles internes En général, il y a des contrôles adéquats pour la réception et l entreposage des fournitures électorales. Le bon de livraison devrait être comparé au bon de commande original pour confirmer la quantité et les articles reçus. Les documents relatifs à la commande devraient inclure des preuves que les contrôles ont été exécutés. Les fournitures électorales sont comptabilisées au coût moyen. Des contrôles adéquats existent pour le calcul du coût moyen. De nombreux contrôles ont été observés pour l assemblage des trousses et des lots. Les documents devraient inclure des preuves appropriées que les contrôles ont été exécutés. Les procédures relatives aux mouvements de stocks devraient être revues de manière à les comptabiliser au bon moment et d assurer l exactitude de l information sur les stocks. De très bons contrôles ont été observés pour l envoi des fournitures électorales aux directeurs du scrutin. Les documents devraient inclure des preuves que les contrôles ont été exécutés. Il faudrait ajouter au SGF une fonction indiquant les fournitures entreposées dans les bureaux des directeurs du scrutin. Les procédures devraient assurer que les livraisons sont comptabilisées dans le SGF lorsqu elles sont retirées de l inventaire. Le SGF est le système de gestion des stocks. En général, il offre des fonctionnalités adéquates pour la gestion des stocks. Les revues pouvant occasionner des ajustements à l inventaire devraient être effectuées avant le décompte final. La direction devrait réévaluer le risque associé au fait que des employés autres que ceux d Élections Canada ont accès à l entrepôt. Recommandation et réponse R3 Contrôle du bon de commande R4 Comptabilisation des mouvements de stocks R5 Stocks dans les bureaux de directeurs de scrutin R6 Saisie des commandes internes et externes R7 Ajustements de l inventaire R8 Risque d accès 14 Vérification du cadre de contrôle des stocks

15 Critère Cote Explication Comptabilisation des fournitures électorales O Des décomptes partiels cycliques sont effectués par la direction. La cause des erreurs identifiées devrait faire l objet d un suivi adéquat. Un décompte annuel devrait être effectué en fin d année financière. Le SGF devrait indiquer tous les emplacements pour chaque article en stock. Objectifs 3 Rôles et responsabilités, et séparation de tâches Rôles et responsabilités B Les rôles et responsabilités relativement aux contrôles internes devraient être documentés et communiqués aux employés. Séparation des tâches J La séparation des tâches n est pas toujours adéquate. Lorsque la taille d un organisme ne permet pas une séparation des tâches complète, un contrôle compensatoire adéquat devrait être mis en Séparation des tâches du Système de gestion des fournitures Objectif 4 Surveillance active des contrôles internes Suivi sur les problèmes et risques B O J œuvre. La mise à jour des différents types d accès au SGF devrait être menée à terme. Exactitude des informations dans le système financier Les contrôles internes devraient faire l objet d une surveillance active. Les activités de surveillance devraient être documentées, et les rôles et responsabilités définis. Le rapprochement mensuel devrait être considéré complet lorsque les différences identifiées ont été réglées. Des procédures de suivi informelles ont été observées. Les problèmes et risques repérés devraient être communiqués en temps opportun. Objectif 5 Justification des besoins en stocks Options technologiques J Certaines recherches ont été commencées sur les options technologiques de gestion des stocks. Une analyse des options technologiques, avec Recommandation et réponse R9 Politique de décomptes R10 Décompte complet de fin d année R11 Emplacement des articles en stock R12 Traitement des retours R13 Séparation des tâches R14 Types d accès dans le SGF R15 Rapprochement périodique R16 Surveillance active R17 Analyse des options technologiques et des modes de livraison 4. Évaluation globale 15

16 Critère Cote Explication les coûts-bénéfices de chacune, devrait être effectuée. L organisme devrait évaluer la possibilité d utiliser de nouveaux modes de livraison de fournitures grâce aux technologies modernes. Besoins opérationnels B Il existe un système complexe d analyse des besoins en fournitures électorales pour chaque circonscription, mais il n est pas bien documenté. Une analyse des retours après chaque élection devrait être faite pour valider les besoins en fournitures électorales. Recommandation et réponse R18 Analyse des données concernant les retours V B J O R G Satisfaisant Amélioration mineure requise Amélioration modérée requise Amélioration importante requise Insatisfaisant Inconnu / Ne peut être évalué 16 Vérification du cadre de contrôle des stocks

17 5. Observations et recommandations Cette section présente les observations, les conclusions et les recommandations pour chacun des objectifs de vérification. 5.1 Conception du cadre de contrôle des stocks Cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales Un cadre de contrôle efficace, basé sur les risques, devrait être en place pour les stocks de fournitures électorales. Il devrait être maintenu, suivi et évalué, et des mesures correctives doivent être apportées en temps opportun lorsque des problèmes sont détectés. Le cadre de contrôle, tel que défini par le COSO et par l ICCA, comprend les cinq composantes suivantes : l environnement de contrôle; le processus d appréciation des risques de l entité; le système d information (y compris les processus connexes) pertinent pour l information financière, et les communications; les activités de contrôle; la surveillance des contrôles. Notre analyse a couvert la gestion des stocks, la réception, l expédition, l entreposage, l assemblage, les décomptes cycliques et périodiques, les rapports financiers, ainsi que les procédures mensuelles et de fin d année. Selon notre analyse et nos observations, Élections Canada possède un cadre de contrôle des stocks qui est généralement adéquat et approprié, mais qui comprend certaines lacunes. Les principales lacunes observées sont les suivantes : La documentation sur les contrôles n est ni à jour ni complète. Plusieurs contrôles n incluent pas une preuve montrant que les contrôles ont été exécutés. Certains contrôles ne sont pas exécutés adéquatement, ou par les personnes appropriées. La surveillance de la direction sur les activités et les contrôles relatifs aux stocks de fournitures électorales est insuffisante. Pour assurer l exactitude des informations provenant des systèmes, il importe de créer et de documenter des contrôles appropriés, et de surveiller adéquatement les activités de contrôle. Le cadre de contrôle devrait être revu et documenté pour assurer l existence, l exhaustivité et l exactitude de l information financière et de gestion concernant les stocks de fournitures électorales Documentation des contrôles internes La documentation des processus opérationnels relatifs aux stocks a été réalisée par une firme de consultants en 2006, et ce document a été mis à jour par le Secteur des finances en On y trouve une description des activités effectuées au Centre de distribution concernant la réception, 5. Observations et recommandations 17

18 l expédition et l assemblage des fournitures électorales. On y trouve aussi de l information sur le Système de gestion des fournitures, les décomptes physiques périodiques, les articles risqués et désuets, les retours de fournitures électorales après les élections, les commandes en attente, les ajustements d inventaires et les procédures mensuelles et de fin d année financière. Les informations contenues dans ce document ne sont ni complètes ni à jour. Le document présente une description des processus opérationnels, mais aucun contrôle interne n est mentionné. Les rôles et responsabilités de chaque intervenant relatifs à chaque processus ne sont pas clairement précisés. Rien n indique quel contrôle interne doit être effectué à chaque étape du processus et qui en est responsable. L équipe de vérification a obtenu des descriptions des procédures pour chaque activité reliée aux stocks, soit la réception des fournitures, l entreposage, l expédition, l assemblage et les décomptes. Ces descriptions sont relativement à jour et énumèrent les étapes à suivre pour chaque activité, mais elles n indiquent pas les contrôles internes clés. L équipe de vérification a donc préparé une description narrative des différentes étapes du processus, en signalant les contrôles existants ainsi que les contrôles manquants. La direction devrait mettre cette description à jour au moins une fois par année et faire un suivi régulier afin de s assurer que les contrôles sont réellement effectués et sont efficaces. De plus, les rôles et responsabilités des divers intervenants dans le processus devraient y être documentés. Pour se conformer à la politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, tout organisme doit avoir un cadre de contrôle documenté pour chacun de ses processus opérationnels. Lorsque les contrôles ne sont pas documentés, le risque augmente qu ils ne soient pas connus ou qu ils soient appliqués incorrectement, compromettant ainsi la qualité de l information financière et de gestion concernant les stocks. Nous avons également constaté sur les documents (bon de commande, rapport, rapprochement, etc.) l absence de preuves d exécution des contrôles, et cela pour plusieurs activités de contrôle. L absence de telles preuves augmente le risque que le contrôle ne soit pas exécuté et rend plus difficile une surveillance adéquate des contrôles. Recommandation 1. Le cadre de contrôle des stocks devrait être revu et documenté pour assurer l existence, l exhaustivité et l exactitude de l information financière et de gestion concernant les stocks de fournitures électorales. Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d accord avec cette recommandation. La Direction de la Préparation du personnel en région va revoir et documenter tous les processus et vérifier tous les contrôles existants relativement à la gestion des stocks. La Direction s engage 18 Vérification du cadre de contrôle des stocks

19 à ajouter les contrôles nécessaires manquants afin d assurer l exactitude de l information financière et de gestion. Date prévue : 30 juin Les documents utilisés pour gérer les stocks devraient inclure une preuve (signature, initiales, date, explication de l analyse, etc.) montrant que les contrôles ont été exécutés. Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d accord avec cette recommandation. La Direction de la Préparation du personnel en région a débuté la revue du cadre de contrôle. Elle va aussi s assurer qu il y a des preuves appropriées que les contrôles définis dans ce cadre de contrôles ont été exécutés. Ce changement de processus sera documenté. Date prévue : 30 juin Mise en œuvre des contrôles internes Afin que les fournitures électorales soient enregistrées conformément aux normes comptables du Manuel de l ICCA, l équipe de vérification s est assurée que les contrôles étaient conçus pour permettre, soit individuellement, soit en association avec d autres contrôles, de s assurer que les assertions suivantes sont rencontrées et cela pour toutes les activités relatives aux stocks : Réalité : Les opérations et les événements qui ont été enregistrés se sont produits et se rapportent à l organisme. Exhaustivité : Toutes les opérations et tous les événements qui auraient dû être enregistrés l ont bien été. Exactitude : Les montants et autres données qui se rapportent à ces opérations et événements ont été enregistrés de façon appropriée par l organisme. Séparation des périodes : Les opérations et les événements ont été enregistrés dans la bonne période. Classement : Les opérations et les événements ont été enregistrés dans les comptes adéquats. Les contrôles doivent être conçus pour assurer la prévention, la détection et la correction efficaces des possibilités d inexactitudes importantes; ils peuvent être constitués autant de contrôles automatisés que de contrôles manuels. Une déficience du contrôle interne n est pas nécessairement à elle seule suffisamment grave pour constituer une déficience importante. Cependant, une combinaison de déficiences touchant un même solde de compte, une même information à fournir, une même assertion pertinente ou une même composante du contrôle interne peut accroître les risques d anomalies au point de constituer une déficience importante. 5. Observations et recommandations 19

20 5.2.1 Réception et entreposage des fournitures électorales Le Centre de distribution doit s assurer d obtenir toutes les fournitures électorales nécessaires pour la conduite d une élection. Plus de 800 tonnes d articles sont assemblées en vue d être distribuées aux bureaux des directeurs du scrutin. Une grande partie de ce matériel doit être commandé, et doit ensuite être reçu et entreposé au Centre de distribution. Lorsque des fournitures lui sont livrées, le Centre de distribution s assure que : les fournitures livrées appartiennent bien à Élections Canada; les articles reçus sont bien ceux qu Élections Canada avait commandés; la quantité reçue est bien la quantité commandée; les articles ne sont pas endommagés; la réception est comptabilisée correctement dans le SGF. De façon générale, de bons contrôles ont été conçus et mis en œuvre à cette fin. Cependant, dans certains cas, il n existe aucune preuve montrant que ces contrôles sont exécutés. Pour que les réceptions de fournitures soient enregistrées intégralement dans le système d inventaire, il faut que les articles reçus soient exactement ceux qu on a commandés et qu ils soient bien inscrits dans le SGF. L équipe de vérification a constaté que le bon de commande original provenant de la section des approvisionnements n est pas comparé au bon de livraison pour confirmer que les quantités reçues pour chaque article sont les mêmes que celles commandées. Ce contrôle devrait être effectué, et la personne responsable des réceptions devrait apposer ses initiales sur la copie du bon de commande. De plus, le bon de commande devrait être conservé avec la copie du bon de livraison et remis au commis pour saisie dans le SGF. Recommandation 3. Le bon de livraison devrait être comparé au bon de commande original pour s assurer que l organisme a reçu la bonne quantité d articles ainsi que les bons articles, et le bon de commande devrait contenir une preuve que le contrôle a été exécuté. Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d accord avec cette recommandation. La Direction de la Préparation du personnel en région a commencé à ajouter des preuves (initiales de la personne responsable de la réception) sur le bon de commande pour confirmer l exactitude des quantités reçues ainsi que l exactitude de l article reçu. Ce changement de processus sera documenté. Date prévue : Effectif immédiatement. L équipe du Centre de distribution s assure que les articles reçus appartiennent bien à Élections Canada en vérifiant le bon de livraison provenant du fournisseur. Par la suite, le commis à la 20 Vérification du cadre de contrôle des stocks

21 réception s assure que la marchandise reçue n est pas endommagée. Si elle est endommagée, elle est retournée au fournisseur. Un contrôle relatif à la quantité reçue est ensuite effectué, pour s assurer que la quantité reçue correspond bien à celle inscrite sur le bon de commande. Nous avons constaté un bon contrôle en ce qui concerne la saisie de la réception dans le SGF, avec preuve d exécution et de supervision inscrite sur le bon de livraison. Au cours de notre vérification des contrôles pour la réception des fournitures, nous avons remarqué que les documents ne contenaient pas de preuve qu ils avaient été révisés (p. ex. une signature manuelle ou un commentaire inscrit manuellement) dans les cas suivants : Deux différents comptes de la quantité reçue sont effectués et on inscrit sur le bon de livraison les quantités décomptées, mais personne n y appose ses initiales comme preuve que le contrôle a réellement été effectué. Sur le bon de livraison, on trouve la signature de la personne qui s est occupée de la réception, mais aucune explication des contrôles effectués par cette personne. L absence de preuve d exécution d un contrôle augmente le risque que le contrôle ne soit pas effectué. Dans un tel contexte, des problèmes peuvent passer inaperçus et entraîner des erreurs. En outre, la surveillance du contrôle devient plus difficile. Recommandation (voir recommandation n o 2, section 5.1) Établissement du coût des fournitures électorales Afin d évaluer l exactitude des informations financières sur l inventaire, nous avons vérifié les procédures d établissement du coût des fournitures électorales. Notre vérification n incluait pas les procédures relatives à l achat des fournitures électorales. Ces fournitures sont comptabilisées au coût moyen pondéré. Le coût est imputé aux résultats de la période durant laquelle les articles sont utilisés. Dans les états financiers de l exercice terminé le 31 mars 2010, les fournitures électorales en inventaire ont été évaluées à $8.2 millions au bilan. Pour toutes les fournitures électorales en stock, le coût moyen est calculé de la manière suivante : Articles : Le coût moyen d un article est réévalué seulement lors de la réception. Lorsque des articles sont reçus, le coût réel de l article est extrait de FreeBalance et utilisé en conjonction avec les données d inventaire en cours pour calculer le nouveau coût moyen pondéré. Trousses : Le coût moyen pondéré d une trousse est réévalué chaque fois qu on recalcule le coût moyen pondéré d un article qui en fait partie. Lots : Le coût moyen pondéré d un lot est réévalué chaque fois qu on recalcule le coût moyen pondéré d un article ou d une trousse qui en fait partie. Lorsqu un nouvel article est entré dans le SGF, le coût d achat y est inscrit manuellement. Seulement une personne est assignée à cette tâche, et elle s assure que le coût original entré dans le SGF correspond à la facture initiale. Par la suite, chaque fois que ce montant est modifié, une entrée est créée dans la table de vérification d évaluation indiquant la variation des stocks. Le tableau «inventaire sommaire» est ajusté en conséquence. 5. Observations et recommandations 21

22 Nous considérons que les contrôles pour le calcul du coût moyen sont adéquats Assemblage des articles en trousses et en lots En vue de la distribution aux directeurs du scrutin des documents, formulaires et autres fournitures nécessaires à une élection, les articles en stock sont assemblés en trousses et en lots. Les lots comprennent des articles et/ou des trousses, et les trousses comprennent des articles. Le stock de fournitures électorales est compilé dans le Système de gestion des fournitures de trois façons différentes : par articles, par trousses et par lots. Lors de leur achat, les articles sont inscrits à l inventaire comme étant des articles en stock, et ils sont entreposés au Centre de distribution d Élections Canada. Les lots et les trousses sont assemblés à partir des articles au Centre de distribution. Dans le SGF, les articles assemblés en trousses ou en lots sont retirés de la catégorie «articles en inventaire» pour être ajoutés aux catégories «trousse en inventaire» ou «lot en inventaire». Les quantités d articles par lot et par trousse sont déterminées pour chaque circonscription selon des données de la géographie électorale ou d autres informations fournies par les directeurs du scrutin et les secteurs d affaires concernés. Pour l assemblage des lots et des trousses, nous avons constaté que de forts contrôles existent et qu ils sont bien mis en œuvre. Nous avons assisté à l assemblage de 50 trousses et avons été satisfaits des contrôles en place. Un nombre suffisant d étapes est prévu pour vérifier que les articles requis sont rassemblés adéquatement (numéro d article, nombre d articles, date de révision, unité de distribution). Plusieurs décomptes sont effectués afin que la bonne quantité d articles soit prise en compte pour l assemblage, et une excellente supervision est effectuée afin que les articles soient assemblés adéquatement. Lorsque l assemblage est terminé, une feuille intitulée Rapport d assemblage est remplie par le responsable de l assemblage. Ce dernier y inscrit la quantité assemblée, la date, le nombre d employés ayant travaillé à l assemblage et le nombre d heures consacrées à l opération, et y appose ses initiales. Le rapport est alors remis pour comptabilisation dans le système. Ensuite, une feuille de contrôle d inventaire est remplie et la comptabilisation de l assemblage est inscrite dans le système d inventaire. On y retire les articles rassemblés et on y ajoute les trousses et lots assemblés, et la personne chargée de ces étapes appose ses initiales sur la feuille de contrôle d inventaire comme preuve que l assemblage a été inscrit dans le système. Sur le rapport, rien n atteste que plusieurs décomptes ont été effectués pour s assurer que la quantité par article était adéquate. L absence de telles preuves augmente le risque que le contrôle ne soit pas exécuté et rend plus difficile une surveillance adéquate des contrôles. Recommandation (voir recommandation n o 2, section 5.1) Selon nos observations, il arrive régulièrement que les articles soient retirés du SGF dès que la feuille de composition de trousses/lots est remise aux personnes responsables de rassembler les articles. Par ailleurs, il arrive régulièrement que des articles soient enlevés physiquement des tablettes et retirés du système d inventaire pour n être assemblés en lots et trousses que quelques 22 Vérification du cadre de contrôle des stocks

23 semaines plus tard. Le fait de retirer les articles du SGF alors qu ils ne sont pas encore enlevés des tablettes de l entrepôt fausse la séparation des périodes et le classement des opérations d assemblage, entraînant potentiellement des erreurs. Les articles doivent être retirés de l inventaire des articles et ajoutés à l inventaire des trousses/lots uniquement lorsqu ils sont retirés de l inventaire physique et apportés à la table d assemblage. Recommandation 4. Les procédures de comptabilisation des mouvements de stocks devraient être revues de manière à ce que ces mouvements soient comptabilisés au moment du changement dans l inventaire, afin d assurer une information financière et de gestion adéquate. Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d accord avec cette recommandation. La Direction de la Préparation du personnel en région travaille présentement à la revue et la documentation des processus de comptabilisation des mouvements des stocks lors de l assemblage des trousses et des lots afin de s assurer de l exactitude de l inventaire physique et l information financière dans le SGF. Date prévue : 30 Septembre L expédition des fournitures électorales Il existe deux grandes catégories d expédition des fournitures électorales : les envois destinés aux bureaux des directeurs du scrutin et les commandes des clients internes et externes faites via le Système de gestion des fournitures. Les envois destinés aux bureaux des directeurs du scrutin et aux entités politiques Les envois prédéterminés distribués à toutes les circonscriptions Les envois destinés à l ensemble des 308 bureaux des directeurs du scrutin sont envoyés selon un calendrier d envoi préétabli. Ces envois sont constitués de fournitures électorales assemblées en trousses et en lots. Chaque envoi peut compter de nombreux lots et trousses. Lors d une élection générale, chaque directeur du scrutin reçoit généralement quatre envois contenant au total une trentaine de lots et trousses. Ces envois sont préparés selon les procédures d assemblage du Centre de distribution, placés dans des monoteneurs, puis stockés soit au Centre de distribution ou dans des entrepôts indépendants jusqu à leur expédition vers les circonscriptions. Les entrepôts indépendants appartiennent à une entreprise privée et le niveau de sécurité y est très élevé. À cette étape, les lots ne sont pas retirés de l inventaire dans le SGF car ils ne sont pas encore utilisés pour une élection. 5. Observations et recommandations 23

24 Au moment prévu dans le calendrier d envoi pour l élection générale, les lots sont expédiés aux bureaux des directeurs du scrutin. Ils sont alors automatiquement retirés de l inventaire dans le SGF et inclus dans les dépenses, même s ils ne sont pas encore utilisés. Le SGF ne permet pas de gérer cette situation autrement. Le fait de retirer les fournitures électorales du système d inventaire dès qu elles sont envoyées au bureau des directeurs du scrutin n est pas conforme au principe du classement des opérations comptables et fausse le montant d inventaire. Pour pallier cette lacune, le groupe des finances effectue une correction manuelle de façon à remettre ces lots/trousses en inventaire dans les livres comptables. Nous avons constaté que plusieurs bons contrôles sont en place pour l assemblage des lots et des trousses mis dans les monoteneurs. Il s agit des mêmes contrôles appliqués au décompte des quantités à inclure dans les lots et trousses discutés à la section relative à l assemblage (4.2.3). À part le manque de preuve que les décomptes sont effectués, nous avons constaté que les contrôles à cet égard sont bien appliqués. Envois destinés à divers intervenants Pour des raisons opérationnelles, il faut parfois effectuer des livraisons à des intervenants autres que les directeurs du scrutin (p. ex. tous les candidats d une province donnée ou tous les agents financiers des associations de circonscription d un parti politique). Les commandes des clients internes et externes faites via le système d inventaire Il s agit de commandes individuelles initiées dans le SGF par les différents groupes ci-dessous : Commandes externes Les commandes faites par le public sont initiées par le personnel autorisé du groupe des Renseignements. Les articles en stock tels que des urnes vides, des atlas, des cartes et des isoloirs non utilisés sont vendus à des municipalités, des écoles, des universités, des parlementaires et des étudiants. Le prix de vente est égal au coût d achat de l article. Commandes internes Le personnel autorisé de chaque division d Élections Canada, comme les opérations, l administration, les communications et les finances, peut accéder au SGF et passer une commande interne au Centre de distribution. Commandes provenant directement des directeurs du scrutin Les directeurs du scrutin peuvent passer des commandes dans le SGF via l intranet. Le SGF est contrôlé par l agent des opérations et du matériel, qui a la responsabilité d approuver ces commandes. 24 Vérification du cadre de contrôle des stocks

25 Conclusion De façon générale, nous avons constaté que de bons contrôles sont en place pour l expédition des fournitures électorales et que les opérations d expédition sont enregistrées adéquatement dans les systèmes. Nous avons cependant constaté un manque de preuves montrant que certaines activités de contrôle ont bel et bien été exécutées. Nous avons aussi constaté que dans certaines situations, les opérations ne sont pas enregistrées au bon moment. L absence de preuve d exécution d un contrôle augmente le risque que le contrôle ne soit pas exécuté. Des problèmes peuvent ainsi passer inaperçus et entraîner des erreurs, et il devient plus difficile de surveiller le fonctionnement des contrôles. Le fait que certaines opérations de retrait d inventaire ne soient pas inscrites au moment approprié fausse la séparation des périodes et le classement des opérations et peut entraîner des erreurs dans l information financière et de gestion concernant les stocks. Recommandations (voir recommandation n o 2, section 5.1) : 5. Une fonction supplémentaire devrait être ajoutée dans le SGF pour permettre d identifier les lots et trousses qui ont été envoyés aux bureaux des directeurs du scrutin sans qu il soit nécessaire de les retirer immédiatement du système d inventaire. Ces lots et trousses devraient être retirés du système d inventaire seulement au moment où ils sont utilisés. Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d accord avec cette recommandation. Les fonctionnalités du processus «lot release» seront revues et analysées afin de déterminer la faisabilité informatique du SGF. Le but sera d ajouter une fonctionnalité au SGF qui permettrait d indiquer que les lots ont été expédiés sans pour autant les réduire des stocks. Les lots et les trousses expédiés avant le déclenchement de l élection seraient par conséquent réduits des stocks au moment du déclenchement de l élection. Date prévue : 30 septembre Pour les commandes des clients internes et externes effectuées via le système d inventaire, nous recommandons un processus en deux étapes : 1) une fois la commande autorisée dans le SFG, la quantité serait engagée; 2) une fois la quantité expédiée, elle serait retirée du SGF. Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d accord avec cette recommandation. 5. Observations et recommandations 25

26 Une analyse d impact au niveau de la technologie est en cours dans le but d identifier les modifications requises au SGF afin de pouvoir retirer la quantité en stock dans le SGF au moment de l expédition des commandes internes et externes. Date prévue : 30 septembre Le maintien d un système d inventaire permanent Aperçu général Le Système de gestion des fournitures a été conçu pour aider Élections Canada à gérer les fournitures électorales nécessaires à la conduite d une élection. Pour mettre en œuvre la comptabilité d exercice comme l exige la Stratégie d information financière (SIF), un module de calcul des coûts a été ajouté au système en Selon nos constatations, le SGF fournit à la direction l information nécessaire à la prise de décisions. Il est facilement utilisable, et la direction peut y obtenir des rapports pertinents pour gérer les stocks. Le système actuel fournit des informations détaillées sur toutes les fournitures utilisées par Élections Canada, et identifie séparément les éléments qui sont à usage interne, tels que les fournitures de bureau gérés par l Administration, et les fournitures électorales, qui sont nécessaires à la conduite d un scrutin ou qui sont utilisées par les parlementaires. Comme le SGF sert à gérer à la fois des fournitures électorales et des fournitures de bureau (non électorales), le système demande d indiquer, lors d une nouvelle entrée, s il s agit de fournitures électorales ou non électorales. Étant donné que le traitement comptable n est pas le même dans les deux cas, il est primordial que cette étape soit bien faite. Pour s en assurer, la direction devrait faire des revues périodiquement concernant les différents «types» de fournitures. Nous avons constaté qu un tel examen est effectué annuellement, mais pas nécessairement au moment opportun. Tout examen qui peut occasionner un ajustement de l inventaire dans le SGF devrait être fait avant le décompte final de fin d année financière. Le fait de ne pas ajuster le stock comptable avant le décompte annuel augmente le risque que des fournitures non électorales soient incluses par erreur dans le solde du compte aux états financiers. Dans ce cas, des problèmes de classement peuvent passer inaperçus et entraîner des erreurs, et faire en sorte que le classement des opérations n est pas adéquat. Recommandation 7. Toute revue qui peut occasionner un ajustement de l inventaire dans le SGF devrait être faite avant le décompte final de fin d année financière. Réponse de la direction Responsable : Directrice, Finances en passation de marchés La direction est d accord avec cette recommandation et la mettra en œuvre au cours de l exercice financier en cours. 26 Vérification du cadre de contrôle des stocks