PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU CONSEIL MUNICIPAL DE LA VILLE DE SUTTON

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1 PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU CONSEIL MUNICIPAL DE LA VILLE DE SUTTON DATE : 6 janvier 2014 HEURE LIEU : 20h36 : Hôtel de ville Séance à laquelle sont présents : Mesdames les conseillères Veerle Beljaars et Nathalie Bédard et Messieurs les conseillers Serge Poirier, Kenneth Hill, Winston Bresee et John Hawley. Le tout formant quorum et siégeant sous la présidence de monsieur le maire Louis Dandenault. Me Jean-François D'Amour, directeur général et greffier, Mme Julie Lamarche, greffière adjointe, Mme Suzanne Lessard Gilbert, trésorière et M. Réal Girard, directeur du service de l'urbanisme et de l'aménagement du territoire sont présents à la séance. Il y avait environ 80 personnes dans l assistance OUVERTURE DE LA SÉANCE Sur la proposition de Winston Bresee Appuyé par John Hawley QUE la séance ajournée le 23 décembre 2013, à 20h39, soit déclarée ouverte à 20h ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Les membres du conseil examinent l ordre du jour de la présente séance. Après délibérations, Sur la proposition de Nathalie Bédard Appuyé par Kenneth Hill D ADOPTER l ordre du jour suivant, tel que modifié, le point affaires nouvelles demeurant ouvert : ORDRE DU JOUR 1. Ouverture de la séance 2. Adoption de l'ordre du jour 3. ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX 3.1 Examen et adoption du procès-verbal de la séance ordinaire du 2 décembre 2013

2 3.2 Examen et adoption du procès-verbal de la séance extraordinaire du 3 décembre PREMIÈRE PÉRIODE DE QUESTIONS 4.1 Réponses aux questions des séances précédentes 4.2 Dossiers d'intérêt public - évolution 4.3 Questions 5. ADMINISTRATION 5.1 Dépôt de la déclaration des intérêts pécuniaires des membres du Conseil 5.2 Nomination d un représentant au conseil des maires 5.3 Résiliation du bail de location de stationnement avec Club de Curling de Sutton Ltée (RETIRÉ) 6. RÈGLEMENTS 6.1 Avis de motion : Règlement numéro 215 intitulé «Règlement relatif aux limites de vitesse permises sur les voies routières» 6.2 Adoption du règlement numéro 236 intitulé «Règlement imposant les taxes foncières générales et spéciales et les tarifs et compensations pour l'année 2014» 7. TRÉSORERIE 7.1 Examen et approbation de la liste des comptes à payer datée du 20 décembre 2013 (RETIRÉ) 8. URBANISME ET AMÉNAGEMENT DU TERRITOIRE 9. TRAVAUX PUBLICS 9.1 Acceptation finale des travaux et décompte progressif numéro 2 - Construction et réfection de trottoirs sur les rues Maple et Principale Nord 9.2 Adjudication de contrat pour l'entretien ménager des bâtiments municipaux de la Ville de Sutton (RETIRÉ) 9.3 Changement de statut de journalier - Michel Bousquet 9.4 Mandat à l'union des municipalités du Québec pour l'achat de carburants en vrac 10. DIRECTION GÉNÉRALE 11. GREFFE 12. LOISIRS ET VIE COMMUNAUTAIRE 12.1 Demande de subvention au Programme d aide financière Emplois d été Canada

3 13. CULTURE 14. SÉCURITÉ INCENDIE 15. AFFAIRES NOUVELLES 16. CORRESPONDANCE / DÉPÔT 16.1 Dépôt du procès-verbal de la séance ordinaire du ordinaire de la MRC Brome-Missisquoi 17. Deuxième période de questions du public 18. Levée de la séance EXAMEN ET ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 2 DÉCEMBRE 2013 CONSIDÉRANT QUE les membres du conseil ont reçu une copie du procèsverbal de la séance ordinaire du 2 décembre 2013 au moins 24 heures avant la présente séance, le greffier ou la greffière adjointe est dispensé(e) d en faire lecture, le tout en conformité avec la Loi ; Sur la proposition de Kenneth Hill Appuyé par Serge Poirier D ADOPTER le procès-verbal de la séance ordinaire du 2 décembre 2013 tel que rédigé EXAMEN ET ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU 3 DÉCEMBRE 2013 CONSIDÉRANT QUE les membres du conseil ont reçu une copie du procèsverbal de la séance extraordinaire du 3 décembre 2013 au moins 24 heures avant la présente séance, le greffier ou la greffière adjointe est dispensé(e) d en faire lecture, le tout en conformité avec la Loi ; Sur la proposition de Serge Poirier Appuyé par Winston Bresee D ADOPTER le procès-verbal de la séance extraordinaire du 3 décembre 2013 tel que rédigé. PREMIÈRE PÉRIODE DE QUESTIONS Des citoyens questionnent les membres du Conseil.

4 DÉPÔT DE LA DÉCLARATION DES INTÉRÊTS PÉCUNIAIRES DES MEMBRES DU CONSEIL Les membres du Conseil prennent connaissance de la déclaration des intérêts pécuniaires de chacun des membres du Conseil NOMINATION D UN REPRÉSENTANT AU CONSEIL DES MAIRES CONSIDÉRANT QUE la Ville de Sutton est représentée par M. Louis Dandenault, maire, au conseil des maires de la MRC Brome-Missisquoi; CONSIDÉRANT QU il est important de nommer un représentant du conseil en l absence de M. Louis Dandenault; Sur la proposition de John Hawley Appuyé par Serge Poirier DE NOMMER M. Kenneth Hill à titre de représentant de la Ville de Sutton en remplacement de M. Louis Dandenault au conseil des maires de la MRC Brome-Missisquoi lorsque nécessaire. Advenant la non-disponibilité de M. Hill, M. Winston Bresee sera le 2e remplaçant et par la suite ce sera Mme Veerle Beljaars AVIS DE MOTION : RÈGLEMENT NUMÉRO 215 INTITULÉ «RÈGLEMENT RELATIF AUX LIMITES DE VITESSE PERMISES SUR LES VOIES ROUTIÈRES» AVIS DE MOTION est donné par Winston Bresee qu à une prochaine séance du conseil, il/elle ou un autre membre du conseil présentera pour adoption le règlement numéro 215 intitulé «Règlement relatif aux limites de vitesse permises sur les voies routières». Ledit règlement a pour objet de réglementer les limites de vitesses permises sur les voies routières. Demande de dispense de lecture est demandée en même temps que l avis de motion ADOPTION DU RÈGLEMENT NUMÉRO 236 INTITULÉ «RÈGLEMENT IMPOSANT LES TAXES FONCIÈRES GÉNÉRALES ET SPÉCIALES ET LES TARIFS ET COMPENSATIONS POUR L'ANNÉE 2014» CONSIDÉRANT QU'en vertu de la Loi sur les cités et villes et la Loi sur la fiscalité municipale, le conseil municipal peut imposer et prélever annuellement des taxes, tarifs et compensations; CONSIDÉRANT QU'un règlement doit être adopté à cet effet; CONSIDÉRANT QU'un avis de motion de la présentation du présent règlement a été donné, sous la résolution numéro , à la séance ordinaire du conseil du 2 décembre 2013;

5 CONSIDÉRANT QU une copie du présent règlement a été remise aux membres du conseil municipal au plus tard 2 jours juridiques avant la présente séance; que tous les membres présents déclarent avoir lu le projet de règlement et qu ils renoncent à sa lecture; CONSIDÉRANT QUE le directeur général et greffier mentionne que ce règlement a pour objet de fixer les taxes foncières générales et spéciales et les tarifs et compensations pour l année 2014; Sur la proposition de JOHN HAWLEY Appuyé par WINSTON BRESEE D ADOPTER le règlement numéro 236 intitulé «Règlement imposant les taxes foncières générales et spéciales et les tarifs et compensations pour l'année 2014» ACCEPTATION FINALE DES TRAVAUX ET DÉCOMPTE PROGRESSIF NUMÉRO 2 - CONSTRUCTION ET RÉFECTION DE TROTTOIRS SUR LES RUES MAPLE ET PRINCIPALE NORD CONSIDÉRANT QUE le conseil municipal a adjugé le contrat pour la construction et réfection de trottoirs sur les rues Maple et Principale Nord à Construction DJL inc., et ce, conformément à la résolution ; CONSIDÉRANT QUE le contrat en service professionnel pour pour la construction et réfection de trottoirs sur les rues Maple et Principale Nord a été accordé à Les Consultants S.M. inc., et ce, conformément à la résolution ; CONSIDÉRANT QUE M. Sébastien Moreau, ing., chez Les Consultants S.M. inc. a transmis en date du 22 novembre 2013, l'acceptation finale des travaux ainsi que le décompte progressif numéro 2 pour un montant de 3 967,47 $, incluant les taxes et la libération de 3% de la retenue de 5%; Sur la proposition de Winston Bresee Appuyé par Kenneth Hill D'AUTORISER l'acceptation finale des travaux et le paiement du décompte progressif numéro 2 à Construction DJL inc. pour un montant de 3 967,47 $, incluant les taxes et la libération de 3% de la retenue de 5%. D'AUTORISER le directeur des travaux publics à signer tous les documents nécessaires à l'acceptation finale et au décompte progressif numéro CHANGEMENT DE STATUT DE JOURNALIER - MICHEL BOUSQUET CONSIDÉRANT QUE M. Michel Bousquet est actuellement à l emploi de la Ville à titre de journalier temporaire non qualifié en remplacement de M. Ben Jablonski, et ce, conformément à la résolution numéro ;

6 CONSIDÉRANT QUE M. Bousquet a complété avec succès ses examens de permis de conduire classe 3; CONSIDÉRANT QUE la convention collective indique qu'une personne salariée qualifiée "désigne tout journalier détenant un permis de conduire "Classe 3" ou une formation "P6B" ou les deux"; Sur la proposition de Winston Bresee Appuyé par Veerle Beljaars DE CHANGER le statut de M. Michel Bousquet afin qu il soit dorénavant celui de journalier temporaire qualifié en remplacement de M. Ben Jablonski. D'AJUSTER le salaire de M. Bousquet à celui de journalier temporaire qualifié tel que convenu à la convention collective, et ce, rétroactivement à la date d'obtention de son permis de conduire classe 3, soit le 27 novembre MANDAT À L'UNION DES MUNICIPALITÉS DU QUÉBEC POUR L'ACHAT DE CARBURANTS EN VRAC CONSIDÉRANT QUE la Ville a reçu une proposition de l'union des municipalités du Québec (UMQ) de mettre sur pied, en son nom et au nom de plusieurs autres organisations municipales intéressées, un regroupement d achats visant la publication d un appel d offres public pour l approvisionnement en vrac de différents carburants (essences, diesels et mazouts); CONSIDÉRANT QUE l'article de la Loi sur les cités et villes : - permet à une organisation municipale de conclure avec l UMQ une entente ayant pour but l achat de matériel; - précise que les règles d'adjudication des contrats par une municipalité s'appliquent aux contrats accordés en vertu du présent article et que l UMQ s engage à respecter ces règles; - précise que le présent processus contractuel est assujetti à la Politique de gestion contractuelle de l UMQ pour ses ententes de regroupement adoptée par le conseil d administration de l UMQ; CONSIDÉRANT QUE la Ville désire participer à cet achat regroupé pour se procurer les carburants (essences, diesels et mazouts) dans les quantités nécessaires pour ses activités et selon les règles établies au document d appel d offres préparé par l UMQ; Sur la proposition de John Hawley Appuyé par Winston Bresee DE CONFIRMER l'adhésion de la Ville au regroupement d achats mis en place par l UMQ pour la période du 1 er avril 2014 au le 31 mars 2016 et DE CONFIER à l UMQ le processus d appel d offres menant à l adjudication de contrats d achats regroupés des différents carburants (essences, diesels et mazouts) nécessaires aux activités de notre organisation municipale.

7 DE CONFIRMER qu un contrat d une durée d un an plus une option de renouvellement d une période maximale d une année, pourra être octroyé selon les termes prévus au document d appel d offres et de la loi applicable. DE CONFIER à l UMQ le pouvoir de bénéficier ou non de l option de renouvellement prévue au contrat. DE S'ENGAGER à compléter pour l UMQ, dans les délais fixés, la lettre de demande d adhésion, la fiche technique d inscription qu elle lui fournira et qui visera à connaître les quantités annuelles des divers types de carburants dont elle prévoit avoir besoin. DE S'ENGAGER à respecter les termes et conditions dudit contrat comme si elle avait contracté directement avec le fournisseur à qui le contrat sera adjugé. DE S'ENGAGER à payer, à l UMQ, un frais de gestion basé sur les quantités de carburants requis par notre organisation municipale. Il est entendu que l UMQ : - facturera trimestriellement aux participants un frais de gestion de $ (0.55 ) par litre acheté aux organisations membres de l UMQ et de $ (0.8 ) par litre acheté aux non membres UMQ; - pourra facturer, aux participants à très faibles volumes, un frais de gestion minimum annuel de 150,00 $ DEMANDE DE SUBVENTION AU PROGRAMME D AIDE FINANCIÈRE EMPLOIS D ÉTÉ CANADA CONSIDÉRANT QUE le programme vise à aider les jeunes à surmonter les obstacles à l emploi ; CONSIDÉRANT QUE le programme permet aux jeunes d acquérir un large éventail de compétences, de connaissances et d expériences de travail dont ils ont besoin pour s'intégrer au marché du travail ; CONSIDÉRANT QU'une aide financière peut être octroyée pour couvrir la totalité ou une portion des coûts associés à des activités de gestion et de prestation ; Sur la proposition de Veerle Beljaars Appuyé par Nathalie Bédard D AUTORISER Mme Nathalie Mireault, coordonnatrice du service des loisirs et de la vie communautaire, à remplir et signer, pour et au nom de la Ville, tous les documents nécessaires afin de présenter une demande d aide financière auprès du gouvernement du Canada dans le cadre du programme intitulé «Emplois d été Canada» pour l année 2014.

8 DÉPÔT DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 6 JANVIER 2014 DE LA MRC BROME-MISSISQUOI Les membres du conseil prennent connaissance du procès-verbal de la séance ordinaire du 6 janvier 2014 de la MRC Brome-Missisquoi. DEUXIÈME PÉRIODE DE QUESTIONS Aucune question n est adressée aux membres du Conseil LEVÉE DE LA SÉANCE Sur la proposition de John Hawley Appuyé par Serge Poirier DE LEVER la séance à 20h55. Louis Dandenault Maire Me Jean-François D Amour, OMA Directeur général et greffier La signature du procès-verbal a pour effet de confirmer l ensemble des résolutions qui y sont contenues.