Saisir une prescription SEP (demande de stage SEP)

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1 Saisir une prescription SEP (demande de stage SEP) Menu Menu «Gestion des SEP» sélection d un dossier ajout nouveau stage Objectif de(s) écran(s) Ces écrans permettent : - de créer un stage SEP (saisie du prescripteur, du stagiaire, de l entreprise, des caractéristiques du stage) - d éditer la convention de stage SEP à faire signer par les différentes parties Fiche Structure Utilisateur externe L accès à ce module «Gestion des SEP» se fait via SUBNET, avec les mêmes codes utilisateurs que ceux utilisés pour la demande de subvention SEP. Procédure simplifiée 1 - Après avoir cliquer dans le menu sur «Gestion des SEP» Cliquer sur «Sélection d un dossier» Utiliser les critères de recherche habituels Vous devez obligatoirement sélectionner le dossier SUBNET pour lequel vous souhaitez saisir ou gérer un stage SEP. Vous pouvez préciser des critères de recherche (Programmation et/ou numéro de dossier SUBNET) ou lancer une recherche globale/ 2 - Cliquer sur le picto correspondant au dossier SUBNET pour le sélectionner L application confirme : «Vous avez sélectionné le dossier ci-dessous. Vous pouvez accéder aux fonctionnalités disponibles depuis le menu de gauche, ou bien choisir un autre dossier.» Un récapitulatif du dossier et des dates apparaît alors. Le menu a gauche est alors actif. Fiche de procédure : Saisir une prescription (demande de stage SEP) 1/7

2 3 - Utiliser les fonctions déplier / replier Pour accéder aux sous menus, utilisez les «chevrons» pour déplier ou replier le sous menu d un item. pour accéder au menu «Saisie prescription» (ou saisie d un stage SEP). Le bandeau d information sur le dossier apparaît et comporte : - les infos sur le porteur de projet - le dossier SUBNET concerné La zone «information sur le stage» qui sera renseignée au fur et à mesure de la création du stage SEP. La saisie débute par les informations sur la structure d accueil à l origine de la prescription SEP. Nom du prescripteur = Nom de la structure prescripteur ( Veillez à une saisie claire du nom du prescripteur. Saisir le code postal du prescripteur et sélectionner la commune dans la liste déroulante. 4 - Etape 2 saisir les informations sur le stagiaire : La saisie du prescripteur effectuée, le passage à la page suivante décline les 3 autres étapes de la saisie et passe à la saisie du stagiaire. Le stage est à présent numéroté et le statut du stage SEP «en création» Il faut alors rechercher l individu dans la base «stagiaires» : L application s appuie sur la base unique des individus et des stagiaires du système d information de la DFC. Vous devez impérativement saisir le nom, prénom, date de naissance et genre. Attention : un contrôle est également en place sur la date de naissance car le dispositif cible avant tout des moins de 26 ans! Fiche de procédure : Saisir une prescription (demande de stage SEP) 2/7

3 5 - Si l individu recherché existe dans la base de données, le résultat de la recherche affichera l individu qu il faudra sélectionner en cliquant sur le pictogramme représentant un petit bonhomme L homonyme parfait peut exister mais il est rare. Nous vous demandons de considérer que le candidat au stage SEP est bien celui présent en base de données et de le sélectionner. Il vous sera possible d actualiser les informations d adresse et de situation si le candidat a changé d adresse par exemple, sans prendre le risque d écraser les données antérieures. Dans le cas contraire, il faudra créer l individu Si vous devez créer l individu, veillez bien à respecter l orthographe exacte du candidat. 6 - La fiche d identité du stagiaire comporte les éléments suivants : La saisie des informations sur le stagiaire conduit, après validation, à la saisie des informations «entreprise». i Sur toutes les pages de l application, les boutons «précédent» et «sauvegarder» entraînent une sauvegarde automatique des données et passent à la page précédente ou suivante. Le bouton sauvegarder permet d enregistrer les informations saisies afin de quitter directement l application sans perdre d informations. Fiche de procédure : Saisir une prescription (demande de stage SEP) 3/7

4 7 - Etape 3 Saisir les informations relatives à l entreprise La saisie des informations sur l «entreprise» est une étape importante. Ces données seront utilisées par la Régie de recette pour générer la facturation aux entreprises. La zone «informations sur le stage» se complète peu à peu. Le nom du stagiaire est à présent renseignée. Là aussi, SUBNET s appuie sur une base de données d entreprises Rhône alpines de plus de 2 salariés. La recherche de l entreprise Vous devez donc saisir le SIRET de l entreprise et lancer la recherche. Soit l entreprise n existe pas dans la base de données et vous pouvez la créer : Soit l entreprise existe dans la base de données et vous devez la sélectionner : Dans le cas où l entreprise ne figure pas dans la base de données, la création d une nouvelle entreprise est possible. La raison sociale doit être renseignée conformément à la fiche INSEE, en veillant à respecter l ordre juridique de la désignation commerciale. Si l entreprise existe dans la base de données, un certain nombre d informations remontent dans la base de données mais ces informations peuvent et doivent être complétées ou corrigées. Attention : nous distinguons les informations administratives (coordonnées du siège social) de l adresse de facturation de l entreprise dont la localisation peut être différente. Si les 2 adresses sont identiques, il est possible de dupliquer les informations d un simple clic. Fiche de procédure : Saisir une prescription (demande de stage SEP) 4/7

5 8 - compléter également les informations concernant le responsable Si l entreprise existe légal de l entreprise. dans la base de données, les informations concernant le responsable légal seront en principe renseignées. Elles restent modifiables en cas de changement de responsable. Vous devez par ailleurs compléter les coordonnées téléphoniques de ce dernier. 9 compléter enfin les informations sur le tuteur de stage en entreprise. Le responsable signataire peut être le représentant légal ou toute autre personne autorisée. S il s agit d une même et unique personne, il est possible de dupliquer les informations d un simple clic. Là aussi, il peut s agir d une même et unique personne : il est possible de dupliquer les informations d un simple clic. Dans le cas contraire, merci de compléter les informations relatives au tuteur de stage. 10 Etape 4 Saisir les caractéristiques du stage SEP Dernière étape de création du stage SEP : les caractéristiques du stage lui-même. La partie information sur le stage comporte désormais le nom de l entreprise d accueil. Les informations sur le stage SEP sont les suivantes. Fiche de procédure : Saisir une prescription (demande de stage SEP) 5/7

6 Sélectionnez dans la liste déroulante la ZTEF de réalisation du stage SEP Un contrôle existe sur la date de début de stage. Celle-ci doit être à au moins J+15 par rapport à la date du jour de création du stage SEP La date de fin se calcule automatiquement en fonction de la date de début et de la durée du SEP. Veillez à bien sélectionner la bonne formule de stage et à cocher les jours travaillés (au nombre de 5 maximum). Le poste occupé est à saisir en toutes lettres Récapitulatif des informations La page «Récapitualtif des informations permet de visualiser en une seule page l ensemble de la saisie effectuée et des caractéristiques du stage SEP. Il est possible à ce stade de valider la saisie ou de retourner sur l une des pages en cas d erreur constatée ou de données à compléter. La validation de la saisie entraîne une demande de confirmation. Une fois la validation effective, aucune modification de données sera possible. La zone «informations sur le stage» est désormais complétée. Le stage SEP sera effectif et pourra démarrer après validation par la régie de recette de la réception de la convention de stage signée des différentes parties. Fiche de procédure : Saisir une prescription (demande de stage SEP) 6/7

7 12 Edition de la convention Pensez à éditer la convention, à la faire signer par le stagiaire et l envoyer à l entreprise pour signature. L édition est générée au format PDF. Vous pouvez imprimer le document ou l enregistrer pour l envoyer directement à l entreprise pour signature. L image ci-contre illustre le modèle de convention générée par l application. Une fois signée par l ensemble des parties, cette convention originale doit être transmise à la Régie de recette de la Direction de la Formation Continue de la Région Rhône Alpes. La validation de la réception de cette convention est une condition indispensable, obligatoire et préalable au démarrage du stage SEP. Fiche de procédure : Saisir une prescription (demande de stage SEP) 7/7