Cahier des charges du portail du GIP - Greta de Lorraine

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1 Cahier des charges du portail du GIP - Greta de Lorraine 1) Présentation du projet Contexte Les Greta de Lorraine sont actuellement équipés : - D un site Internet pour le GIP / réseau des Greta - De 5 sites Internet pour les 5 Greta de Lorraine - Depuis 2007, d un Intranet appelé «Maestro» qui est un environnement numérique de travail comprenant un ensemble d'outils et de ressources à destination de l'ensemble des personnels des Greta de Lorraine Les évolutions dans le réseau des Greta et la nécessité de faire évoluer «Maestro» pour permettre une utilisation plus importante par les personnels du réseau nous obligent à développer de nouveaux modes de fonctionnements. Ces évolutions demeurent des opportunités pour amener le réseau à utiliser plus d outils collaboratifs. Cible Le portail comportera 2 cibles distinctes : - une cible externe avec la version Internet du portail, soit l ensemble des destinataires de l offre de formation des Greta de Lorraine (entreprises, salariés, demandeurs d emplois, particuliers, prescripteurs, partenaires) - une cible interne avec la version Intranet du Portail, soit l ensemble des personnels des Greta de Lorraine (personnels de l échelon, conseillers en formation continue, formateurs, administratifs Greta, Direction) et des externes avec un statut d invité. Un site Internet devra donc être créé (dans un premier temps) en prévoyant un accès à l Intranet (dans un second temps). Le tout constituera le portail. La partie Intranet sera traitée dans un second temps. La technologie proposée pour la partie Internet devra être utilisable pour la partie Intranet (ou à défaut compatible) Objectifs et enjeux Les enjeux de la création du portail sont les suivants : - Moderniser : construire une interface ergonomique qui reflète la place du réseau dans le paysage de la formation continue en Lorraine - 1 -

2 - Accompagner le(s) changement(s) : communiquer sur la réorganisation, expliquer, rassurer, fédérer, produire et diffuser de l information sur les nouvelles offres et nouveaux services - Capitaliser, médiatiser et mutualiser : s outiller, échanger et se professionnaliser La création du portail devra répondre à un double objectif. La partie site Internet est une vitrine pour l offre des Greta de Lorraine, il s agit d un site à caractère marchand. Il s agira d assurer la promotion des Greta auprès des clients et prospects, publics et privés en affichant l offre complète avec, à terme, un module permettant l inscription et le paiement en ligne. Le site devra donc : Permettre aux visiteurs de trouver rapidement une prestation de formation et leur offrir la possibilité de postuler à ces prestations Afficher l'actualité des Greta de Lorraine Proposer un formulaire de demande de renseignements efficient (anti spam entre autres) Renseigner les visiteurs du site sur le fonctionnement, l'organisation, l activité et les missions des Greta La partie Interne a vocation à remplacer l Intranet existant et nécessitera un nouveau développement. Elle devra offrir les services suivants : - diffusion d information descendante, ascendante et transverse - travail collaboratif : le suivi et la gestion de projet, la gestion des tâches et le partage de fichier - mise à disposition des outils et des ressources Analyse concurrentielle Le prestataire est force de proposition. Il devra effectuer une recherche des sites des concurrents dans le domaine de la formation d adultes tels AFPA, CCI, CNAM, DEMOS, CEGOS pour identifier les points forts et les faiblesses et proposer ainsi un portail avec une véritable valeur ajoutée. 2) Conception et réalisation Nom de domaine Les Greta de Lorraine ont opté depuis plusieurs années déjà pour l utilisation d un nom de domaine facilitant la prise de contact : Ce nom devra être impérativement conservé. Référencement Pour accroître le trafic vers notre portail, il sera demandé au prestataire d effectuer la recherche des mots clés performants de l activité et d optimiser le site en fonction des mots clés lors de la création du portail pour la partie site Internet (recherche, analyse et sélection des mots clés, rédaction Web du contenu en intégrant les mots clés, optimisation technique du contenu (balisage html, balises méta, titres)). Le prestataire doit s'occuper du - 2 -

3 référencement du site en utilisant les outils gratuits et proposer des solutions de référencement payantes en option. Site Mobile Le site devra être proposé également dans sa version mobile pour être accessible via des smart phones et autres tablettes tactiles. Contenu L arborescence des rubriques et le contenu (texte, images, photos) seront fournis par la DAFCO-GIP. Le prestataire devra alimenter le site avec ces informations. Pour estimer le volume, le prestataire pourra se baser sur le volume du site actuel en ligne. 4 onglets principaux sont envisagés : - domaines de formation qui représentent l ensemble de l offre des Greta - formation «clé en main» : c est-à-dire l offre catalogue - formation sur mesure : expliciter l offre personnalisable en fonction des besoins des individus ou des entreprises. Rappeler les dispositifs de formation, les financements - Pôles de compétences / plateformes : les identifier et expliquer l offre de formation correspondante + mettre un lien vers les sites Internet des pôles Le site devra proposer une recherche multicritères : géographique (par le biais de la carte des Greta cliquable), par statut (demandeurs d emploi, salariés, particuliers, entreprises) ou encore par domaine de formation (tertiaire, industrie, sécurité, langues ) Structure Pour définir la structure du site en fonction des contenus fournis, le prestataire devra proposer une navigation en choisissant l emplacement des éléments qui facilitera l accès à l information à l internaute et aux robots des moteurs de recherche. Ce qui doit être mis en avant : - l offre de formation, qui devra être accessible dès la page d accueil - l actualité des Greta Ce qui facilitera : - le formulaire de contact - le moteur de recherche A noter que pour une meilleure lisibilité, le site Internet devra offrir une entrée par types de public pour lesquels l offre est différente (salariés, demandeurs d'emploi, particuliers, entreprises) la page d'accueil Sur les informations fournies par la Dafco-GIP, le prestataire doit proposer une architecture appropriée en fonction de l analyse concurrentielle qu il aura réalisée au préalable. Une maquette a été réalisée pour compléter le cahier des charges et donner un aperçu de ce qui est attendu. Elle devra s inspirer les sites du Ministère de l Education nationale et de celui du Rectorat de Nancy-Metz

4 Organisation des rubriques Le prestataire devra s appuyer sur la proposition de la dafco-gip, en faire une analyse critique et au besoin proposer des pistes d amélioration. Le contenu en détail Recherche d une formation A compléter par les Greta : pour mettre en ligne l offre de formation, prévoir un formulaire détaillé qui va générer automatiquement des fiches PDF. Ce module devra être proposé dans la partie «découvrir nos formations». La recherche de formations se fait via un formulaire de recherche existant que le prestataire devra adapter au niveau graphique. Les résultats de la recherche devront être aussi adaptés à la charte graphique proposée. Inscription en ligne Le prestataire devra concevoir une solution e-commerce avec : - un accès personnalisé «mon compte» grâce auquel l internaute pourra se créer un compte à l aide d un identifiant et d un mot de passe personnels. - Un «panier» dans lequel s afficheront les produits de formation sélectionnés par l internaute en fonction du calendrier proposé pour chaque formation. Pour y accéder, ce dernier devra s identifier ou créer son compte. En cas de déconnexion, son panier est automatiquement enregistré. Il pourra y revenir lors d une connexion ultérieure. - Une solution de paiement sécurisé selon les règles en vigueur, avec une option de paiement en différé pour le règlement de la formation une fois consommée Les demandes devront parvenir directement au Greta concerné ou au GIP. Il faut néanmoins prévoir une visibilité de toutes les demandes pour la direction. Aide en ligne Un onglet «aide en ligne» devra figurer sur le portail. Il permettra de renseigner l internaute sur des fonctionnalités du site. Exemple de questions : Comment trouver une information sur le site? Comment créer un compte? Comment passer commande? Formulaire de demande de renseignements Prévoir un onglet «contactez-nous». Il existe déjà un formulaire de contact sur le site actuel. Le prestataire devra le réutiliser et l adapter à la charte graphique. Dans la page du formulaire, une alternative «contact par courrier ou par téléphone» sera proposée. La liste des lieux d accueil permettra à l internaute de choisir son interlocuteur. Affichage des actualités Les actualités sont issues d'une base de données réalisée par la DAFCO-GIP. Les données à afficher sont issues de cette base. Le prestataire doit préparer un espace pour recevoir ces - 4 -

5 informations. Des illustrations sont à prévoir pour les catégoriser : dernières places, événement, formation à venir. Le prestataire devra envisager une solution pour mettre plus en évidence certaines actualités sur la homepage. (bandeau flash) Toutes les autres informations de type actualité seront affichées à l aide d un menu déroulant dans l onglet «à ne pas manquer» : agenda, dossier spécial, information juridique Moteur de recherche Un moteur de recherche sur le site doit être accessible sur toutes les pages. Il a une double fonction : trouver l'information générale dans tout le site et/ou spécifiquement parmi l offre de formation. Consultation du flipbook Un lien direct en page d accueil devra permettre à l internaute d accéder au catalogue. Ce dernier sera en lecture interactive. Le prestataire devra proposer une solution pour une recherche optimisée. Actuellement, l outil Calaméo est utilisé mais offre des services limités : sommaire indisponible, saut de pages impossible Le prestataire devra faire proposition d un outil qui puisse proposer de meilleures fonctionnalités de lecture, sans nécessiter un développement sur-mesure. Affichage des publications des Greta de Lorraine Cette partie sera consacrée au magazine des Greta, à de potentielles newsletters, aux documents de communication type dépliants, affiches Le magazine des Greta de Lorraine est actuellement disponible en lecture interactive grâce à l outil Calaméo. Le prestataire devra prévoir cette fonctionnalité et proposer une solution de lecture offrant plus de fonctionnalités (sommaire détaillé et sous-sommaire, accès direct à la page demandée ) Les publications devront être archivées et disponibles à la lecture. Onglet VAE La VAE dispose aujourd hui d un site Internet spécifique. Le contenu devra figurer désormais dans le portail en respectant la charte et en intégrant les particularités suivantes : espace candidat, pré inscription en ligne et téléchargements des documents VAE, formulaire de contact propre à la VAE. Abonnement à une newsletter Un lien sur la page d'accueil doit proposer un abonnement à une lettre d'informations/ au magazine des Greta de Lorraine (Info Continue). Le prestataire doit fournir le système de gestion de la newsletter. Les mails récupérés pourront servir aux mailings commerciaux. Le prestataire devra s assurer des obligations légales quant à la CNIL

6 Page info Flash Soit le prestataire prévoit la possibilité d'ajouter une "infoflash" au démarrage du site (en préhome), soit il réserve un endroit sur la page d'accueil destiné à recevoir des actualités à mettre en évidence (en flash ou vidéo) A noter que l information de cet espace est ponctuelle et qu il se peut qu il n y ait rien à afficher à certains moments (vide à prévoir) Accès à Intranet du réseau et au site de l Académie Un lien permet la connexion à l'intranet du réseau et au site de l Académie depuis la partie Internet du portail. Carte du réseau des GRETA La carte des Greta de lorraine devra figurer en page d accueil pour renseigner les internautes sur le site contact le plus proche de son domicile. Cette carte s accompagnera d informations au roll-over (quand on passe la souris) et sera cliquable. Elle permettra d accéder à l offre du Greta sélectionné, à son périmètre d action (approche territoriale) et à des informations pratiques telles plan d accès, horaires d ouverture L internaute pourra alors entrer en contact avec le Greta par le biais du formulaire de contact. Flux RSS, réseaux sociaux et fonctions communautaires Un emplacement pour un accès aux réseaux sociaux type Twitter et Facebook devra être trouvé. De même, l option flux RSS devra être proposée à l internaute, ainsi que des options pour créer du trafic du type «envoyer à un ami». Affichage partenaires et financeurs/prescripteurs Un bandeau devra faire figurer le lien de partenariat d entreprises, de financeurs et de prescripteurs avec les Greta de lorraine et/ou le GIP. L utilisation des logos le permettra. Informations sur le réseau des Greta/GIP / lieux d accueil L essentiel des informations sur le réseau se trouvera dans une rubrique «nous connaître» en bas de page : Dafco, GIP, Greta, Cafoc, les + du réseau, le public concerné, les qualifications et les diplômes, les typologies de formation, le financement, les lieux d accueil et de formation, les projets Europe, le référentiel marianne. (cf. site Internet actuel, onglet réseau et formation) Divers Le portail devra également comporter : - un espace presse pour l affichage et le téléchargement des communiqués de presse (prévoir un formulaire non bloquant permettant de voir qui a téléchargé) - une FAQ avec les questions/réponses que la Dafco-Gip fournira - les conditions générales de vente - les mentions légales - 6 -

7 - le plan du site - une loupe permettant aux internautes présentant une déficience visuelle de grossir le texte - un fil d Ariane sur toutes les pages Charte graphique Le prestataire devra réaliser l'aspect graphique du site : en tenant compte des contraintes institutionnelles (charte du ministère et des Greta de Lorraine cf.document annexe) en adoptant une ligne éditoriale mettant en avant l'accès aux prestations du réseau des GRETA et en accentuant le coté commercial de l'activité les éléments graphiques tels que les logos, les cartes, icônes, polices, couleurs sont fournis par la DAFCO-GIP. Les photos seront à fournir par le prestataire s agissant des rubriques et de la page d accueil Le site devra être réalisé à partir d un graphisme simple et épuré pour mettre en valeur l offre de formation Le logo des Greta de Lorraine et la mention «Formation professionnelle et continue pour adultes en Lorraine» devront figurer sur toutes les pages. Développement Web Mise en conformité Il sera demandé au prestataire d assurer la mise en conformité du portail sur les différents navigateurs pour assurer un affichage rapide et optimisé (Internet Explorer version 8 et supérieures, Safari version 5 et supérieures, Opéra version 9 et supérieures, Chrome version 5 et supérieures, Firefox version 4 et supérieures) Plateforme Le portail devra être réalisé sur la base d un CMS (Content Management System) existant. Le choix du CMS est à la charge du prestataire. Ce choix doit répondre aux exigences fonctionnelles décrites plus haut et aux critères techniques imposés par la DSI. Administration L'application livrée devra : permettre la modification des textes et des rubriques permettre l'ajout de rubriques et de textes permettre la mise à jour des infoflash modifier les éléments graphiques (changement de logo,...) - 7 -

8 Pour cela, le prestataire doit fournir une interface de gestion des informations, incluant une gestion des personnes habilitées à alimenter le site. Si une formation à l utilisation du CMS est nécessaire, le prestataire devra fournir un guide utilisateur. Droits d auteur Les Greta de Lorraine seront les seuls propriétaires du portail. Le prestataire pourra apposer sa signature sur le site de manière discrète. Tous les droits d auteurs devront être cédés, incluant tous les éléments qui composent le portail. Hébergement L'hébergement du portail se fait sur le serveur académique. Les sources appartiennent donc entièrement à la DAFCO-GIP. L application sera installée par la DAFCO-GIP Maintenance Un contrat de maintenance peut être envisagé. Le prestataire devra faire proposition d une prestation incluant l assistance technique en cas de panne sous 24h jour ouvré et indiquer le coût d une intervention ponctuelle. Statistiques Il est demandé au prestataire de mettre en place un système de consultation des visites à l aide d un module gratuit type Google Analytics (nombre de visites, mots clés tapés par l internaute, provenance géographique des visiteurs, pages visitées, etc). Intranet Enjeux : L intranet a pour objectifs : - Faciliter l échange d information entre les acteurs du GIP GRETA. - Mettre à disposition des personnels du réseau des GRETA les outils nécessaires au travail collaboratif à distance. - Contribuer à créer une identité commune, un collectif partagé entre les acteurs. Structure Caractéristiques générales - Connexion LDAP : Les principaux utilisateurs de l intranet possède un login et un mot de passe académique. Ces identifiants seront utilisés pour la connexion à l intranet. Dès lors que l utilisateur est connecté, toutes les applications lui sont accessibles sans besoin d une nouvelle identification. - Il faudra néanmoins prévoir un accès «invité» pour des personnes externes (i.e. sans identifiants académiques), qui doivent collaborer sur certain dossier. - Accès direct à l'agenda académique et à la messagerie académique - 8 -

9 - Affichage de la date et l'heure - Affichage des personnes connectées à l'application en temps réel - Disponibilité d'une discussion instantanée pour échanger avec les personnes connectées - Système de notification indiquant les nouveautés depuis la dernière connexion utilisateur (voir rubrique «notifications») - Affichage des actualités (voir rubrique «actualités») - Affichage des modules autorisés à l utilisateur (voir rubrique «modules») - Affichage des applications disponibles en fonction droits utilisateurs l utilisateur (voir rubrique «applications») - Affichage de l'annuaire des membres - Disponibilité d'un moteur de recherche Gestion des droits - Administrateurs techniques : gérer l'ensemble des paramètres techniques du portail (effectuer les mises à jour, installation de fonctionnalités, modification des templates graphiques, ) - Administrateurs fonctionnels : gérer les utilisateurs (création suppression, modification, gestion des droits), gérer des groupes d'utilisateurs, gérer les modules. - Gestionnaires de modules : gérer des modules (création suppression, modification, gestion des membres, gestion du contenu (ajouter des documents)) - Utilisateurs : accéder à la plateforme, créer des actualités, collaborer à l édition de documents. La gestion des droits doit être la plus fine possible pour prévoir tous les cas de figure. Notification Un compteur numérique est affiché en permanence indiquant les "nouveautés" du portail depuis la dernière connexion. Les notifications concernent : - les nouveaux documents des différents modules auxquels l'utilisateur est abonné - les nouvelles informations (actualité générale + actualité des modules abonnés) - les nouvelles tâches assignées (des modules abonnés) - les échanges de la messagerie instantanée directement adressés à l utilisateur - les nouveaux membres inscrits (sur la plateforme + dans les modules abonnés) - 9 -

10 Actualités Les actualités sont issues de plusieurs sources. - Actualité utilisateur : chaque membre de l intranet peut ajouter une actualité : directement via un champ de saisie sur la page d'accueil. Cette actualité pourra être modérée par les administrateurs (techniques et fonctionnels) - Actualité module : les gestionnaires de chaque module disposent d'un outil d'actualité pour le module. Cette actualité est affichée dans le module et peut-être affichée en page d accueil - Actualité réseau : le service communication de la DAFCO-GIP ajoute des actualités pour l ensemble du réseau. Une application existe déjà et devra être reprise. Les actualités «utilisateurs» et les actualités «modules» sont : - simples : titre + contenu (nb car limités) - avec un visuel ou non (logo, image) - avec une pièce jointe ou non - avec des labels/tags (permet de retrouver plus facilement l'information) L'affichage d'un "nuage de tags" en page d accueil rendra la recherche d informations plus facile. Les actualités «réseau» sont issues de la base actualités déjà en place dans le réseau. Elle est utilisé par : - la DAFCO GIP pour des actualités à afficher sur le site du réseau et/ou sur l intranet - les GRETA pour les actualités de chaque GRETA - le DAVEN Modules Un module est un bloc thématique d'applications (exemple : module "langues", module "BTP",...). Un module peut être public ou privé - Un module public est disponible en lecture à tous. Tous les membres de l'intranet peuvent s'y abonner. Dans ce cas, l utilisateur devient membre du module. - Un module privé est visible uniquement par les membres abonnés à ce module La création de module est possible uniquement par des membres autorisés par les administrateurs. (voir rubrique «gestion des droits»)

11 Membres et statut : - un ou plusieurs gestionnaires - un ou plusieurs rédacteurs - un ou plusieurs lecteurs Structure des modules : Un module possède un Titre et une description A la création du module le gestionnaire choisit dans une liste les fonctionnalités qu'il ajoutera dans le module. La liste comprendra : - agenda du module si possibilité de croiser avec les agendas académiques, - actualités du module / flux de nouvelles (voir description de l'actualité plus haut) - documents de référence du module (classement par arborescence, mise à jour par le propriétaire), - édition collaborative (travailler à plusieurs sur le même document), - discussion en direct - galerie du module - Liste de tâches - Blog - Favoris (site intéressant pour le module), - Formulaire de recherche d'infos dans le module, - Choix d'un thème graphique pour le module, La création d'un nouveau module est soumis à validation. L'affichage des modules devra être personnalisable par l'utilisateur (par exemple au cas où l'utilisateur aurait beaucoup de modules à afficher) Applications Les applications sont les outils développés par la DAFCO-GIP et utilisés par certains membres sur certains projets (MAEVA, Base Entreprise, FOROM, ) Les applications sont affichées en fonction des autorisations de l'utilisateur connecté

12 3) Proposition du prestataire Caractéristiques Le prestataire devra préciser les caractéristiques de sa prestation et les modalités d exécution dans sa réponse en suivant tous les points suivants : Nom de domaine : Enregistrement et gestion automatique du renouvellement Référencement : Recherche, étude et sélection des mots clés, Contenu optimisé avec les mots clés en respectant les règles de la rédaction Web, Optimisation technique du site (balisage html et meta, titre, adresse des pages web) avec les mots clés Charte graphique : Proposition d une maquette de la page d accueil, Ajustements et modifications possibles selon vos souhaits Développement Web : Choix technologique de la solution proposée, Interface d administration, Mise en conformité sur les différents navigateurs, Liste des fonctionnalités spécifiques à mettre en oeuvre Droit d auteur : Cession des droits de reproduction et de représentation du site Hébergement : Caractéristiques de l hébergement Maintenance : Accompagnement, assistance Maintenance (corrective et évolutive) Statistiques : Système de consultation des statistiques des visites Livrables Le prestataire fournira les fichiers sources en PSD de tous les templates graphiques. L'installation sur le serveur DAFCO se fera par le service informatique de la DAFCO-GIP. Planning Réalisation sur 2013 pour livraison juin. Budget Prévoir au plus juste : réalisation + contrats de maintenance + options à chiffrer