ERIC SCAN «Advanced» Interface de numérisation et d indexation en mode déporté

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1 De : Service Informatique Date : 20/12/2006 Notice utilisateur Indice : 3 ERIC SCAN Advanced Diffusion : Utilisateurs Version 6.5 Nombre de Page : 12 Pour : Utilisateurs ERIC SCAN «Advanced» Interface de numérisation et d indexation en mode déporté Sommaire PREAMBUL E... 2 PARAM ETRAGE PARAMETRAGE DU SCANNER FORMAT D IMAGE CONFIGURATION LOGICIELLE CENTRALISEE : «PARAMSA» LANCEMENT...6 PHASE - AUTHENTIFICATION... 7 PHASE - NUMERISATION Fonctionnalités sur document...7 PHASE - INDEXATION T 4.1 CHAMPS D INDEXATION CHAMPS DE CLASSEMENT ENVOI...11 PHASE - ENVOI RESEAU LOCAL RESEAU DISTANT FTP...12

2 Préambule Numérisation en mode «déporté» Dans le cadre d architectures complexes en environnement multi-sites ou multi-services, il est intéressant de pouvoir numériser des documents et les placer dans une armoire documentaire sans pour cela avoir utiliser l interface professionnelle du logiciel de GED. Ce principe d ajout de documents s appelle le numérisation en mode déporté par opposition au mode centralisé ou chacun va ajouter des documents (par numérisation, import ou conversion bureautique) en se connectant directement sur le serveur de GED. Cela permet également de créer des postes de numérisation «libre service» et multidomaines et par conséquent de limiter le nombre de ces points au sein d une entreprise ou d une administration. Le logiciel de numérisation ERIC Scan Advanced est l équivalent de ce que l on peut trouver sur le marché permettant de numériser des documents via un photocopieur numérique puis d ajouter des champs de saisie permettant le classement automatique. Il conserve cependant toutes les fonctionnalités d imagerie et de numérisations propres à la gamme de produits professionnels ERIC Archivage. Un des atouts majeur de ce produit reste son extrême simplicité de prise en main et de m anipulation perm ettant une m ise en œuvre rapide et une utilisation avec une formation minimum par de utilisateurs non avertis. Les fonctionnalités d Eric Scan Advanced - de numériser des documents de divers formats - de piloter un scanner de production - de proposer 1 ou plusieurs destinations de numérisation - de visualiser le résultat de la numérisation - de permettre la saisie d un ou plusieurs champs selon la destination choisie - de proposer des listes dé-roulantes pour l aide à la saisie des champs - de générer un fichier image provenant de la numérisation ET un fichier CSV contenant les indexes saisis - de nommer ces fichiers en tenant compte de la destination choisie - de permettre l ajout d un préfixe de repérage du poste Un process complet d ajout de pièce en mode déporté se déroule ainsi ; 1- numérisation via le logiciel ERIC Scan Advanced 2- indexation (1 ou plusieurs champs selon l option de rapprochement ou d import) 3- envoi vers un serveur MultiGest (en local LAN, VPN ou FTP) 4- import automatique via le NEF (tâche d import CSV + image) 5- classement automatique de la pièce dans l arborescence 6- suivi et validation des pièces importées via MultiGest w eb ou client/serveur Window s 7- Gestion d un journal d import Page 2 sur 12

3 Paramétrage 1.1. Paramétrage du scanner Sélection du scanner Pour qu Eric Scan fonctionne, vous devez indiquer quel scanner il doit piloter. Pour cela, aller dans le menu «Scanner» puis dans «Sélection scanner» Choisissez le type de pilote (ISIS ou TWAIN, puis cliquez sur «Sélection scanner» La fenêtre ci-dessous s active Dans la fenêtre suivante apparaît la liste de tous les scanners utilisant le pilote sélectionné. Une fois le scanner sélectionné cliquez sur «OK» Paramétrage du pilote Une fois le scanner sélectionné, vous devez paramétrer le pilote du scanner, représenté par la fenêtre ci-dessous. Vous avez la possibilité de régler les paramètres qui vont directement influer sur la procédure de numérisation. Mode : Permet de paramétrer le mode couleur, noir et blanc, selon le scanner cette liste sera plus ou moins exhaustive Page 3 sur 12

4 Format de Page : Permet de régler le format de page à numériser (Type A4) mais vous pouvez laisser le scanner le détecter automatiquement. Point par pouce : Permet de choisir la résolution de l image. Information : Pour une optimisation maximum en production des scanners, il est recommandé par la société Eric Archivage de numériser avec une résolution de 300 ppp pour du "noir et blanc" et en 200 ppp pour de la "couleur" au delà de ces résolutions il est possible de constater un ralentissement du scanner. Luminosité et contraste : Permet d ajuster l image au niveau de la lumière et du contraste. Face de numérisation : Sur les scanners, il est possible de numériser recto/verso en une seule passe. C est ici qu il faut le préciser. Il est possible aussi de demander d ignorer les pages blanches dans le cadre d une numérisation en recto verso une passe. Dans ce cas il faut paramétrer le "Rapport en pixel noir", c est à dire : en dessous du pourcentage fixé, le système considère que la page est vide. Information : Il est conseillé par la société Eric Archivage, dans le cadre de page vide (sans entête) de fixer le rapport à 0,1%. Option d alimentation : les scanners peuvent avoir plusieurs sources d alimentation. Vous pouvez forcer la source d alimentation ou le laisser en automatique Pré-numériser : permet de visualiser la vue et de valider avant chaque numérisation Modification de l inclinaison : Permet de redresser les pages passées de travers Page 4 sur 12

5 1.2. Format d image Dans cette deuxième étape de paramétrage, il vous faut définir le format d image. Pour cela aller dans le menu «Scanner» puis dans «Format images». La fenêtre suivante apparaît. Multipage TIFF: Ancien formats de GEIDE supportant le multipage. Le TIFF peutêtre enregistré sous trois types de compression. CCITT G4 : Norme international pour la compression image, elle est supportée par la plupart des logiciels d imagerie Packbits : Ancienne norme de compression il est de moins en mois utilisé Sans Compression : Aucune compression n est appliquée Multipage PDF : Nouvelle norme en matière de GEIDE il supplante de plus en plus le format TIFF du fait de sa portabilité. Monopage : Partie de la fenêtre qui permet de créer des fichiers monopage au format image (JPG ou BMP) Traitements scan spéciaux : permet d effectuer des opérations particulières. C est un traitement logiciel sur l image. Permet de couper les pages A3 en deux pages A4, d effectuer une rotation de 90 à droite, de redresser le contenue de la page, d effectuer un recto/verso en scan ou d ignorer les pages blanches. Page 5 sur 12

6 1.3. Configuration logicielle centralisée : «PARAMSA» Afin d utiliser Eric Scan Advanced, il vous faut définir les règles spécifiques selon lesquels il va numériser, enregistrer et envoyer les documents et ses données. Le paramétrage et les configurations de l outil de numérisation est effectuée au niveau du serveur MultiGest central qui contient la base de données et les armoires de stockage. L outil de paramétrage est donc situé sur le serveur GED et uniquement là. Remarque Importante : la configuration doit être effectuée par une personne habilitée Se référer à la documentation contenue sur le CD d installation de MultiGest ou sur le serveur GED dans : C:\mgcd\docs\documentation ParamSA.doc Après paramétrage, un ou plusieurs «raccourci» de lancement sont créés sur chaque poste de numérisation. Ils correspondent chacun à une destination et à une configuration particulière. Exe m ple : ce poste permet de numériser vers 2 armoires différentes et met à disposition des utilisateurs 2 accès différents Lancement Lancer le logiciel en cliquant sur l icône correspondant à votre destination Remarque : La destination de vos documents est paramétrée à l intérieur même du raccourci, ce qui signifie que le choix de l armoire de stockage est fait au moment du lancement, en conséquence du paramétrage effectué auparavant. Page 6 sur 12

7 Phase - Authentification Afin d accéder à la numérisation déportée vers une armoire donnée, vous devez saisir le mot de passe défini au préalable à travers la configuration du produit (voir chapitre 1.3.) Phase - Numérisation En cliquant sur l icône «SCANNEZ» vous pouvez lancer la phase de numérisation Automatiquement, la ou les pages numérisées s affichent à gauche dans la fenêtre principale du logiciel et les icônes spécifiques à la gestion d image s activent Rappel : le raccourci F2 correspond au lancement de la fonction de numérisation 3.1 Fonctionnalités sur document Zoom : Permet d agrandir ou de diminuer l affichage à l aide de : Les icônes, le clavier (touches + et -) ou le menu "affichage" puis "agrandir l image" ou "réduire l image" La sélection directe avec la souris d une zone sur l image (Pour revenir à l état initial, click droit sur l image) Mosaïque : Dans le cas ou la numérisation est en mult-ipages il suffit de cliquer sur l icône pour passer en mode mosaïque Rotation : Si une page venait à être numérisée dans un sens qui ne vous convienne pas, utilisez les icônes pour faire tourner l image par pas de 90 à droite ou gauche. Page 7 sur 12

8 Attention ce réglage est actif pour la visualisation en cours, le document n est pas modifié. Pour enregistrer définitivement la rotation, utilisez les touches F6/F7 ou le menu «Opérations sur pages» puis «rotation définitive 90 à droite» ou «rotation définitive à gauche». Ceci modifie le PDF Information : Après rotation définitive, veuillez utilisez le menu fichier, compacter fichier pour réduire la taille du fichier Impression : Pour imprimer la page en cours ou les pages de votre choix, utiliser le menu «Fichier», puis «Imprimer Ctrl+P» Pour imprimer une partie de la page, utilisez le menu «opérations sur pages» puis «imprimer une partie de la page». Le curseur de la souris vous permet d encadrer la portion de la page à imprimer. Suppression de pages : Vous pouvez supprimer la page en cours en cliquant sur «Opérations sur pages» puis «supprimer page» Vous pouvez supprimer un lot de page en faisant afficher la mosaïque et en faisant un cliquer droit sur la page de votre choix. Une coche apparaît sur les images. Utilisez ensuite le menu «Opérations sur pages» puis «supprimer page», ou l icône. Un message vous demandera TOUJOURS de confirmer votre action Ajout, insertion, remplacement de pages : Le menu «scanner» vous permet de sélectionner votre action. L utilisation de l icône ou la touche F2, vous permet d ajouter les pages à la suite de votre fichier. Le menu «scanner» puis dans «remplacer page» vous permet de remplacer la page en cours. Le menu «insérer page» permet d insérer vos pages AVANT la page affichée à l écran. Page 8 sur 12

9 Copier, coller des pages : Vous avez la possibilité de sélectionner une page et d effectuer des opérations de copier ou de coller. Cela déplacera ou dupliquera la page visée dans le fichier ou dans un autre fichier. ATTENTION : Le déplacement/duplication d un ou des pages entre deux fichiers doit être compatible, c est à dire que le fichier source et le fichier destination soit du même format (exemple TIFF ou PDF) Envoi de mail : Pour créer automatiquement un mail dotée de l image à l écran en pièce jointe, aller dans le menu «Opérations sur pages» puis sur «envoyer page(s) (mail)». Cette opération lance votre client de messagerie par défaut et transforme le fichier (s il a été numérisé en TIF) en fichier PDF. Pour envoyer certaines pages, passer en mosaïque et sélectionner les pages avec le click droit. Informations de l image : Pour obtenir les propriétés de votre image, cliquez sur "fichier" puis "propriétés". Vous avez accès aux informations complètes de l image. Page 9 sur 12

10 Phase - Indexation Après avoir numérisé votre document et procédé à des éventuels modifications, vous pouvez passer à la phase d indexation en cliquant sur l icône : Selon le paramétrage réalisé pour cette destination (armoire) la fenêtre suivante apparaît : Champs d indexation Champs de classement 4.1 Champs d indexation Ces champs, dépendant du paramétrage initial effectué, sont en saisie obligatoire OU facultative. Ils seront envoyés vers l armoire grâce au fichier d indexation généré au moment de la phase d envoi. Ils permettent la saisie d une ou plusieurs valeurs correspondant aux champs de l armoire de destination. Remarque : - les champs définis comme obligatoire dans MultiGest sont forcément obligatoires dans cette saisie - Le nombre de champs d indexation dépend du type d import : rapprochement avec matching ou import complet - En cas de matching 1 seul champ est nécessaire pour effectuer le contrôle de rapprochement : il s agit de la clé unique de l armoi re - Le premier champ est forcément obligatoire Page 10 sur 12

11 4.2 Champs de classement Les champs «Sous-dossier» et «Type de document» sont des champs réservés et obligatoires quand ils sont actifs. Sous-dossier : définir le sous-dossier du plan de classement dans lequel le document sera stocké Type de document : définir le sous-dossier du plan de classement dans lequel le document sera stocké Selon les caractéristiques de l armoire il faut activer ou non ces champs : Mode fichier : Aucun des deux Mode dossier : «Type de document» actif Mode avec sous-dosser : «Type de document» ET «Sous-dossier» actifs Ces 2 champs sont en saisie guidée, avec une liste déroulante non modifiable Attention : Les deux champs sont dynamiquement liés, les valeurs disponibles dans la liste déroulante «Type de document» dépend de la valeur sélectionnées dans «Sousdossier» Sont accessibles uniquement les valeurs correspondant au choix «PIECES» 4.3 Envoi A la fin de la saisie, quand tous les champs obligatoires sont renseignés, le bouton «Envoyer» s active cliquer sur «Envoyer» permet de valider la numérisation et de procéder à l envoi du document et des ses indexes pour traitement sur le serveur GED. Page 11 sur 12

12 Phase - Envoi Après avoir INDEXE votre document vous pouvez passer à la phase d ENVOI en cliquant sur le bouton Remarque : ce bouton n est actif que lorsque tous les champs de saisie obligatoire ont été renseignés 5.1 Réseau local Dès l envoi, les fichiers seront automatiquement copiés sur les répertoires de destination définis lors du paramétrage (voir chapitre 1.3) Ensuite, le serveur MultiGest traitera les fichiers copiés et les intègrera dans l armoire. 5.2 Réseau distant FTP Si l option FTP a été choisie et les paramètres de connexion à distance renseignés (voir chapitre 1.3), les fichiers sont stockés provisoirement sur un dossier de stockage. Ensuite, ils sont envoyés de façon sécurisée et contrôlée par le client FTP du site distant. Le serveur MultiGest traitera les fichiers copiés et les intègrera dans l armoire. Page 12 sur 12