Manuel de DECMAIL à l usage des Directrices et Directeurs d écoles

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1 Manuel de DECMAIL à l usage des Directrices et Directeurs d écoles DECMAIL est un service de courrier électronique accessible par le web, basé sur SQUIRRELMAIL ( L avantage d une telle méthode de consultation est la possibilité de le faire à partir de n importe quel ordinateur connecté a internet, sans configurer de logiciel particulier. Se connecter Rendez-vous à l adresse : (pour le Maine et Loire), ou (pour la Mayenne), ou (pour la Sarthe), ou (pour la Vendée) Pour accéder à votre messagerie, vous avez besoin de : votre identifiant : il s agit de votre adresse dans laquelle vous et tout ce qui suit. Par exemple, si votre adresse est "ec.ambillou.notredame@ec49.org", votre identifiant sera "ec.ambillou.notredame" ; votre mot de passe : il vous a été fourni lors de la création de votre adresse. Il ne peut actuellement pas être modifié dans l interface de Decmail. Entrez vos identifiant et mot de passe dans les champs appropriés et cliquez sur le bouton Accès Messagerie.

2 Lors de votre première connexion, le formulaire des Informations personnelles s affichera avec la note : Ne pas oublier de configurer votre nom et adresse mail! Les champs Nom complet, Adresse électronique et Adresse de réponse sont les seuls indispensables à compléter. N oubliez pas de valider. Cette manipulation est à effectuer une seule fois, mais si vous ne complétez pas ces 3 lignes, vos messages n arriveront jamais à leurs destinataires. Vous pourrez toujours personnaliser les autres données par la suite en suivant les liens Options (en haut de l écran) puis Informations personnelles. Se déconnecter Si vous vous connectez depuis un ordinateur utilisé par plusieurs personnes, il est important de cliquer sur Fermer la session (en haut à droite de la page) lorsque vous avez terminé de consulter vos s. Cette mesure de sécurité efface le cookie de connexion et empêche toute personne qui passe après vous d accéder à votre boîte. Présentation générale DECMAIL est divisé en deux parties. Le cadre de gauche liste les dossiers dans lesquels sont classés vos s. Celui de droite contient : un lien pour terminer la session ; le nom du dossier dans lequel vous vous trouvez ; un menu dont voici les options : Composer : écrire et envoyer des s ; Adresses : gérer les adresses enregistrées dans votre répertoire personnel ; Dossiers : créer, renommer et effacer des dossiers pour y classer votre courrier ; Options : modifier le comportement et l aspect de Decmail ; Rechercher : rechercher des messages dans votre boîte aux lettres selon différents critères ; Aide : accéder au fichier d aide correspondant à la page courante. et enfin la liste des messages contenus dans le dossier courant (dit index).

3 Lire ses s Lorsque vous accédez à votre messagerie, le dossier courant qui s affiche est la boîte de réception, soit le dossier par défaut dans lequel arrivent tous les messages qui vous sont adressés. La boîte de réception Cliquez sur un dossier de la liste (cadre de gauche) pour afficher la liste des messages qu il contient. Par défaut, votre messagerie contient quatre dossiers : Boîte de réception : dossier par défaut dans lequel arrivent tous les messages qui vous sont adressés ; Drafts : dossier des brouillons (lors de la composition d un message, vous pouvez enregistrer un message en cours de rédaction dans ce dossier plutôt que de l envoyer immédiatement) ; Sent : dossier des messages envoyés ; Trash : corbeille (lorsque vous supprimez un message, il est d abord stocké là et un lien (Vider) s affiche dans la colonne de gauche, qui vous permet de supprimer définitivement les messages stockés dans la corbeille). Dans la colonne de gauche, le nom d un dossier contenant des messages non lus s affiche en gras. Dans chaque dossier, le titre des messages non lus s affiche également en gras. Cliquez sur l objet d un message pour le lire.

4 Affichage d un message Lors de la lecture d un mail, plusieurs liens s affichent : Liste des messages : retourne à la liste des messages du dossier courant ; Supprimer : stocke le message dans le dossier Trash ; Précédent Suivant : navigue entre les messages du dossier courant ; Faire suivre : vous permet de renvoyer le message à un nouveau destinataire (le message original est compris dans le corps du message) ; Faire suivre en pièce jointe : idem mais ajoute le message original en pièce jointe plutôt que dans le corps (vous ne pouvez donc plus le modifier) ; Répondre : pour répondre à l expéditeur du message ; Répondre à tous : pour répondre à l expéditeur et aux autres destinataires du message ; Afficher l en-tête complet : pour afficher les informations "invisibles" de l en-tête du message (adresse de réponse, chemin emprunté par le message, informations sur la liste de discussion, etc.) ; Voir la version imprimante : ouvre une nouvelle fenêtre ne contenant que les informations utiles du message. Si le message contient des pièces jointes, elles seront listées en fin de message. Certains types de fichiers (principalement, les fichiers.html et certaines images) pourront être lus directement en cliquant sur Voir ou sur le nom du fichier lui-même. Sinon, il faudra cliquer sur Télécharger. De même si vous souhaitez sauvegarder le fichier sur votre ordinateur. Le bouton Télécharger ouvre une boîte de dialogue qui vous demande de choisir entre l ouverture du fichier avec un programme approprié et son enregistrement sur le disque 1 - La deuxième option vous permet de choisir un emplacement pour le fichier, de le renommer éventuellement et de l enregistrer. Vous devrez ensuite naviguer dans votre disque dur, retrouver l emplacement et ouvrir le fichier. - La première option propose la procédure inverse : il ouvre le fichier dans le programme correspondant et celui-ci vous permet normalement de l enregistrer sur votre disque. 1 Dans les deux cas, il est possible que vous n ayez pas le programme approprié pour lire le format qui vous a été envoyé. Il faut alors demander à l expéditeur d utiliser un format compatible

5 Composer des s Pour envoyer un nouveau message, cliquez sur Composer en haut de l écran de Decmail. Pour répondre à ou renvoyer un message, cliquez sur Répondre, Répondre à tous, Faire suivre ou Faire suivre en pièce jointe en haut du message lui-même. Dans tous les cas, vous vous retrouvez dans le composeur de Decmail. Les champs À :, Copie à : et Copie cachée à : contiennent les destinataires du message : À : et Copie à : permettent de distinguer le/s destinataire/s principal/ux d autres destinataires (pure forme, donc). Le champ Copie cachée à : permet de spécifier des destinataires sans que leurs adresses soient visibles pour les autres destinataires. Cette fonction est très utile lorsque vous envoyez un message à une grande quantité de destinataires et/ou à une liste de diffusion, afin de préserver leur vie privée et de leur éviter d être repris dans des mailings de spam 2 Le champ Objet correspond au sujet ou titre de votre message. Pour être lisible et identifier clairement votre message, il vaut mieux qu il ne soit pas trop long et ne contienne ni majuscules, ni caractères accentués. Decmail vous permet de spécifier un degré de priorité du message et de demander un accusé de réception (à la réception ou à la lecture du message par le destinataire). Ces données seront interprétées de manière variable selon les messageries de vos correspondants. 2 Spam, pourriel ou courriers électroniques non-sollicités : il s agit d s envoyés massivement à des personnes qui ne l ont pas demandé, et ce, dans un but publicitaire ou promotionnel. Les logiciels qui permettent le spam ratissent le web à la recherche d adresses s. Ils les trouvent notamment dans les archives de listes de diffusion, les newsgroupes, les forums et les sites web.

6 Le bouton Signature insère votre signature dans le corps du message (signature à définir dans les Options->Informations personnelles). Le bouton Adresses vous permet d ajouter des adresses depuis votre répertoire dans les champs À :, Copie à : et Copie cachée à :. Le bouton Enregistrer le brouillon stocke votre message dans le dossier Drafts, ce qui vous permet de le modifier et de l envoyer plus tard. Le bouton Envoyer... Les messages envoyés sont stockés dans le dossier Sent. Des pièces jointes peuvent être ajoutées au message en cliquant sur le bouton Naviguer... (en bas de page), qui vous permet d explorer votre disque dur et de choisir le fichier à attacher (ou en tapant directement son chemin et son nom dans le champ Pièce jointe). Lorsque ceuxci sont correctement repris dans le champ, cliquez sur Ajouter. Le nom, le type et la taille du fichier apparaissent dès lors sous le formulaire, accompagnés d une case à cocher qui, une fois cochée, permet de les supprimer (bouton Supprimer les pièces jointes sélectionnées). Il est possible d ajouter autant de pièces jointes que souhaité, en veillant toutefois à : leur donner des noms différents : Decmail vous permettra de les envoyer, mais lorsque le destinataire les sauvegardera, les fichiers risquent de s écraser mutuellement ; ne pas dépasser le volume (ou poids) autorisé, soit 8 Megaoctets pour l ensemble des pièces. Référez-vous à la taille mentionnée entre parenthèses à côté du nom de chaque fichier en bas de page 3. En cas de dépassement, Decmail refuse l envoi. Mais attention, le serveur qui doit recevoir le message peut avoir une limite plus basse encore (entre 3 et 5 M. en général). Dans ce cas, votre message sera refusé et vous recevrez un automatique (généralement en anglais) signifiant l échec de la réception. En ce qui concerne la compatibilité, n oubliez pas que le destinataire de vos fichiers ne possède peut-être pas le programme nécessaire pour les lire. On préférera donc utiliser des formats tels que : fichiers.txt (texte brut),.html (page web),.rtf (rich text format), plutôt que.doc (Microsoft Word) ; fichiers.csv (comma separated values) plutôt qu Excel pour les feuilles de calcul, fichiers.pdf (acrobat reader) pour tout fichier, fichiers.jpg ou.png pour les images,... 3 Les images (ou documents qui en contiennent) sont en général très lourds. Pour vous donner une idée, le téléchargement d une pièce jointe d 1 M. prend environ 8 minutes avec un modem de 56Kb (analogique), ce qui peut faire croire au destinataire que son ordinateur est en train de planter.

7 Le carnet d adresses Un carnet d adresses comprenant les adresses de toutes les écoles de votre département vous est envoyé par votre DDEC à la rentrée 2007 (par decmail). - enregistrez-le sur votre ordinateur - puis importez-le dans decmail : dans la zone adresses «address book import» sélectionnez le fichier.csv que vous avez enregistré validez en cliquant sur «import csv file» la liste des adresses va s afficher sur votre écran ne pas oublier de cliquer sur le bouton FINISH tout en bas de la page pour terminer l importation. Créer une petite liste de diffusion dans le carnet d adresses Si vous souhaitez communiquer régulièrement avec un groupe de personnes (par exemple les membres de votre réseau), vous pouvez créer une liste de diffusion : cela vous permet d envoyer un message collectif à tous les membres du groupe. Voici comment on procède : Cliquer sur Adresses dans le menu principal. Entrer un Surnom simple pour votre groupe dans la zone surnom (exemple : monreseau). Entrer les adresses électroniques des membres du groupe, séparées par des virgules. Ex : ec.ville1.stjoseph@ec49.org, ec.ville2.stemarie@ec49.org, Il faut saisir au moins un caractère dans les champs Prénom et Nom. Vous pouvez soit compléter ces champs, soit simplement taper X pour gagner du temps. Cliquer sur Ajouter une adresse pour valider la création de votre liste. Vous pouvez ensuite utiliser le surnom donné au groupe pour joindre tous ses membres.

8 Utiliser Decmail avec Outlook-Express ou Thunderbird Si vous souhaitez configurer votre logiciel de messagerie favori pour recevoir vos messages Decmail, vous aurez besoin des renseignements suivants : Serveur POP : pop.unimedia.fr Serveur sortant : le serveur SMTP de votre fournisseur d accès (exemple : smtp.wanadoo.fr)