Cahier des charges pour un appel à proposition de Diagnostic / Conseil RH

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Jean-Noël Piché
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1 1 Cahier des charges pour un appel à proposition de Diagnostic / Conseil RH Mise en concurrence pour une intervention de Diagnostic et Conseil RH : Accompagnement du changement occasionné par la mise en place d un nouvel ERP dans une entreprise du secteur du vin. Délégation régionale du FAFSEA : Languedoc Roussillon CDC-Diag/Conseil/18/05/2015

changement occasionné par la mise en place d un nouvel ERP dans une entreprise du

2 C O N T E X T E D E L A D E M A N D E 1. L e FA F S E A Le FAFSEA est l Organisme Collecteur Paritaire Agréé en charge de la gestion des fonds de la formation professionnelle continue pour les salariés de la production agricole et des services annexes. Pour plus de détails, voir le site Par ailleurs, le FAFSEA accompagne ses entreprises adhérentes dans leurs démarches de gestion des ressources humaines et de gestion des compétences, en assurant une relation de proximité et en offrant des services élargis dans le champ de la formation. Pour la présente prestation de diagnostic / conseil, le FAFSEA est porteur du besoin exprimé par une entreprise. Le FAFSEA procède à une mise en concurrence pour la sélection du prestataire qui accompagnera l entreprise. Le FAFSEA sollicite cette intervention dans le cadre réglementaire. La prestation de diagnostic / conseil se définit comme suit : Diagnostic : «prestation individualisée de diagnostic, destinée à l entreprise de moins de 250 salariés, pour des salariés présentant un déficit de formation qui fragilise leur maintien ou leur évolution dans l emploi.» et / ou Conseil : «accompagnement de l entreprise dans l analyse et la définition des besoins quantitatifs et qualitatifs de formation : ensemble des opérations nécessaires à l identification des compétences et des qualifications mobilisables au sein de l entreprise de moins de 250 salariés ainsi qu à la définition des besoins de formation de l entreprise au regard de sa stratégie et des objectifs définis par les accords de GPEC lorsqu ils existent.» Cette intervention concerne donc une entreprise de moins de 250 salariés qui relève d un accord ayant expressément prévu ces mesures d accompagnement.. 2. L a d e m a n d e f o r m u l é e Le FAFSEA a identifié, auprès de l entreprise qui le sollicite, la problématique suivante : La mise en place d un nouvel ERP va impacter de façon radicale l ensemble des salariés quels que soient les services et les métiers. Le client du FAFSEA se caractérise par les éléments principaux suivants : Statut et code NAF : Société à Directoire et Conseil de Surveillance/ 4634 Z Secteur d activité : Vins 2

services annexes. Pour plus de détails, voir le site www.fafsea.

3 Nature des productions et services : Négoce de vins - commerce- marketingopérations (logistique, conditionnement)- finances- RH- communication Chiffre d affaires : 95.5 M Effectifs permanents : 146 Effectifs saisonniers : néant Convention collective de référence : code IDCC 3029 : Pour l intervention du prestataire, l entreprise a fait part au FAFSEA de ses souhaits de délais et d échéance de réalisation suivants : 2015 et Par ailleurs, l entreprise souhaite que les éléments suivants soient pris en compte (ex : spécificité du public, technicité métier, expérience de l intervenant, ) : Expérience déterminante du secteur vins. Capacité à intervenir auprès de toutes les catégories de salariés de l entreprise, du manutentionnaire au cadre de direction. Gestion du changement Intervention dans un groupe à dimension nationale E N J E U X D E L I N T E R V E N T I O N La Délégation régionale du FAFSEA a identifié les principaux enjeux de l intervention, à savoir : - Analyser l impact du nouvel ERP sur les salariés des différents services afin : - d anticiper les résistances au changement - de prévoir l accompagnement nécessaire - Accompagner le Comité de Direction pour faire de ce changement, un levier de motivation et de cohésion des équipes : - conditions de réussite du changement - préconisation des modalités de communication : contenu, supports, fréquence,. - Accompagner le changement - Préconisations de formations action. 3

souhaits de délais et d échéance de réalisation suivants : 2015 et 2016.

4 Le prestataire proposera, à l issue de son intervention, le plan d action le plus adapté pour répondre à la problématique posée par l entreprise, plan d action qui inclut des préconisations en matière de formation 1. M O D A L I T E S D I N T E R V E N T I O N Le prestataire mettra ses moyens et ses compétences en œuvre pour satisfaire à la demande de l entreprise que porte le FAFSEA. Si le prestataire n est pas engagé en termes de résultats, son intervention visera toutefois à préconiser le plan d action et le dispositif de formation permettant de contribuer à résoudre la problématique posée. La proposition d intervention du prestataire définira précisément les modalités pratiques d action, les conditions de réalisation (entretiens, observations, analyse documentaire, ). La méthodologie et les outils utilisés seront également précisés. Le planning prévisionnel de l intervention fait partie de cette proposition. Le FAFSEA autorise le prestataire à proposer des variantes. Le prestataire réalisera son intervention dans les règles du métier, en respectant la confidentialité des données et informations recueillies à l égard de tiers autres que l entreprise et le FAFSEA commanditaire. Un rapport d intervention et l ensemble des pièces justifiant la réalisation de celle-ci seront remis à l entreprise et au FAFSEA. Si un litige survenait en cours d exécution de l intervention, l entreprise ou le prestataire peuvent solliciter la Délégation régionale du FAFSEA qui se réserve le droit de mettre fin à la réalisation des travaux demandés. S E L E C T I O N D E S O F F R E S Le FAFSEA est garant de la conformité des offres de prestation au regard du cadre réglementaire et paritaire qui définit les actions éligibles au titre des mesures d accompagnement de diagnostic / conseil des secteurs professionnels qui l ont expressément prévu. 1 Le FAFSEA rappelle ici que les prestations de formation qui seraient issues de l intervention de diagnostic/conseil ne pourront pas être réalisées par le prestataire de conseil. 4

Si le prestataire n est pas engagé en termes de résultats, son intervention visera toutefois à préconiser le plan d action et le dispositif de formation permettant de contribuer à résoudre la

5 Le FAFSEA met en concurrence les prestataires de conseil, conformément aux délibérations de son Conseil d Administration Paritaire. Le FAFSEA sélectionne les offres de prestation selon les critères suivants : Compréhension générale du sujet à traiter et re-formulation des enjeux ; Connaissance du sujet / problématique : références prestataire et référence intervenants ; Méthodologie et moyens mis en œuvre permettant d atteindre les objectifs de l intervention ; il sera en particulier tenu compte de l originalité de la proposition Planification et organisation de l intervention adaptée à la demande : souplesse, réactivité et mobilité nationale Durée d intervention Coût d intervention (montant TTC, incluant tous les frais) R E L A T I O N S E N T R E L E P R E S T A T A I R E E T L E F A F S E A Le FAFSEA informe les prestataires ayant soumissionné du résultat de la sélection et soumet un contrat à l intervenant retenu. Le prestataire qui répond à cet appel à proposition s engage, en cas de sélection, à respecter le contrat proposé par le FAFSEA. Ce contrat définit notamment : Les objectifs et enjeux de l intervention, objets du contrat ; Les conditions pratiques de mise en œuvre de l intervention ; Les délais de réalisation ; Les éléments documentaires 2 nécessaires au suivi de l intervention Les conditions financières jusqu au règlement de la prestation ; Les modalités de règlement des litiges s ils se présentaient. 2 Proposition d intervention, planning prévisionnel, feuilles d émargement de l intervention, rapport d intervention et plan d action, facture. 5

références prestataire et référence intervenants ; Méthodologie et moyens mis en œuvre permettant d atteindre les objectifs de l intervention ; il sera en particulier tenu compte de l originalité de

6 F O R M E A T T E N D U E D E L A P R O P O S I T I O N D U P R E S T A T A I R E 1. L a p r o p o s i t i o n c o m p o r t e r a l e s é l é m e n t s s u i v a n t s : La proposition d intervention du prestataire détaillera plus particulièrement : Un exposé de l analyse du sujet à traiter ainsi que les moyens mis en œuvre pour répondre aux enjeux / attentes exprimés. Les méthodes et moyens d intervention utilisés ainsi que les conditions de réussite de l action (rapport et plan d action, y compris son volet formation). Les modalités d organisation pratique de l action (dont le planning de réalisation). Le budget de l intervention. Les références du prestataire ou des intervenants ainsi que les coordonnées de la personne responsable de l intervention au sein de l organisation. Toute autre information ou conditions particulières que le prestataire jugera utile. 6

traiter ainsi que les moyens mis en œuvre pour répondre aux enjeux / attentes exprimés.

7 2. R é p o n s e à l a p p e l à p r o p o s i t i o n Le dossier de réponse est à adresser en format papier et format électronique à : Contact : Nicole PARICH Coordonnées téléphoniques : Adresse languedocroussillon@fafsea.com Adresse de la délégation régionale du FAFSEA : FAFSEA LR, Mas Tessier, 2460 av. Albert Einstein, Montpellier Réponse attendue pour le 29 / 06 / 2015 au plus tard, à 12 heures. 7

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