Système d Information Ressources Humaines des Unités et des Services

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1 Système d Information Ressources Humaines des Unités et des Services SUPPORT PEDAGOGIQUE Utilisateur AGENT Itinéraire Professionnel Dossier annuel Mars 2011 Sylvie BLET

2 P. 2 Outils ACC mis à disposition des utilisateurs Mémento Sirhus Aide en ligne FAQ Informations : Site de la DRH Support en délégation : support_sirhus_unites@dr19.cnrs.fr

3 P. 3 Connexion à Sirhus : modalités Pré requis : être déclaré dans labintel et avoir un dossier dans Sirhus Il est possible de se connecter à SIRHUS de deux manières : 1. À partir du référentiel JANUS 2. Avec un certificat personnel valide Adresse :

4 P. 4 Mise en place du Référentiel Janus JANUS : gestion d identités au CNRS Fournisseur d identité CNRS Exemple l application Sirhus : Client de Janus depuis Avril Un fournisseur d identité s appuie sur un annuaire LDAP. Authentification par certificat CNRS ou d un identifiant / mot de passe Identifiant = adresse (adresse déclarée dans Labintel) Mot de passe = celui de «sesame» (actuellement utilisé pour Labintel Consultation par exemple). Totale transparence pour les personnes qui ont un certificat Identifiant = adresse mail du certificat S authentifier qu une seule fois pour une même session

5 P. 5 Changements du coté utilisateur ( ) redirige sur l annuaire (au moins la 1ère fois) Lors de votre première connexion : cela se traduira par l apparition d une page spécifique telle que décrite ici :

6 P. 6 ( ) Changements du coté utilisateur Sélectionner «Personnel des unités CNRS»

7 P. 7 ( ) Changements du coté utilisateur Possibilité d enregistrer une fois pour toutes l appartenance de l utilisateur (dans le navigateur) Dans ce cas pour les accès ultérieurs on saute cette étape Possibilité de modifier par la suite cette sélection Attention l utilisateur ne retrouvera pas nécessairement cette URL!

8 ( ) Changements du coté utilisateur P. 8 L utilisateur : soit se trouve sur l interface Janus soit doit présenter son certificat Adresse mail utilisateur dans référentiel (= adresse Labintel si personnel unité CNRS) Mot de passe utilisateur dans référentiel (=celui de sésame si personnel unité CNRS) Sans Mot de passe vers Sesame

9 P. 9 Connexion à Sirhus : modalités Avec adresse mèl Agent (qui ne dispose pas de certificat) L utilisateur doit exister dans Labintel et avoir son « » Sur l écran de connexion à SIRHUS, il l indique, saisit son mot de passe et clique sur «Se connecter»

10 P. 10 Avec adresse mèl Agent Demande de mot de passe via Sesame :

11 P. 11 Avec adresse mèl Agent Recherche dans l annuaire LDAP : Demande

12 P. 12 Avec adresse mèl Agent Réception du message : alain.prof@dsi.cnrs.fr Le mot de passe doit contenir entre 6 et 12 caractères non accentués et au moins 1 caractère numérique Alain Prof UPS837 alain.prof@dsi.cnrs.fr

13 P. 13 Connexion à Sirhus modalités : l agent dispose d un certificat Si vous avez un certificat, une demande de mot de passe apparaît Saisir son mot de passe

14 P. 14 Connexion à Sirhus Vous êtes connecté!

15 P. 15 Itinéraire Professionnel L onglet itinéraire professionnel vous permettra de remplir la fiche1.2 de votre dossier annuel. Il récapitule les formations initiales ou diplômantes (5 au maximum) et votre expérience professionnelle. Cette saisie ne se fera que la première année avec possibilité de modification les années suivantes. La gestion de l Itinéraire Professionnel se décompose ainsi : 1. Saisie des expériences professionnelles (agent) 2 Consultation et modification des expériences professionnelles (agent) 3 Saisie des formations initiales ou diplômantes (agent) 4 Priorisation des formations par agent (agent)

16 P. 16 Itinéraire Professionnel 1 Saisie des expériences professionnelles (agent) Dans l onglet «Itinéraire professionnel» cliquez sur «Expériences professionnelles»

17 P. 17 Itinéraire Professionnel 1 Saisie des expériences professionnelles (agent) Action 1 : Pour créer une nouvelle expérience professionnelle : cliquer sur le bouton «Créer une nouvelle expérience professionnelle» sur l écran de visualisation des expériences professionnelles Action 2 : Le format de date est jjmmaaaa ou jj.mm.aaaa Action 2bis : Une aide à la saisie est disponible sous forme de calendrier pour chacune. Elle est accessible en cliquant sur! Les champs obligatoires sont précédés d un *

18 P. 18 Itinéraire Professionnel 1 Saisie des expériences professionnelles Action 3 : Saisir le nom et la ville de l établissement Action 4 : Saisir le pays de l établissement, par sélection dans une liste déroulante. Par défaut, la France est sélectionnée. Si ce choix ne convient pas, ouvrir la liste déroulante et choisir le pays

19 P. 19 Itinéraire Professionnel 1 Saisie des expériences professionnelles Action 5 : Saisir le secteur d activité de l établissement, par sélection dans une liste déroulante! Il s agit du secteur d activité de l établissement et non de la branche professionnelle de la personne.

20 P. 20 Itinéraire Professionnel 1 Saisie des expériences professionnelles. Pour renseigner l emploi occupé, l agent dispose d une aide à la recherche. Il est possible de sélectionner l emploi occupé / fonction: Action 6-1 : Saisir la catégorie professionnelle de 1er niveau. Celle-ci se fait par sélection dans une liste déroulante : Action 6-2 : Saisie de la catégorie professionnelle de 2ème niveau La liste déroulante de la catégorie professionnelle de 2ème niveau ne contient que les valeurs cohérentes avec le choix de la catégorie de 1er niveau :

21 P. 21 Itinéraire Professionnel 1 Saisie des expériences professionnelles Action 6.3 : Saisie de l emploi occupé / fonction Action 6.4 : Il est aussi possible de saisir un intitulé complémentaire au poste occupé dans le champ prévu à cet effet.! Il s agit du secteur d activité de l établissement et non de la branche professionnelle de la personne.

22 P. 22 Itinéraire Professionnel 1 Saisie des expériences professionnelles Action 7 : Saisir le type de contrat Action 8-1 : Sélection du type de fonction publique Action 8-2 : Sélection de la catégorie (A, B ou C) 80 caractères maximum Action 8-3 : Sélection du grade Action 8-3 bis : L agent peut aussi s il le souhaite saisir manuellement son grade. Dans ce cas, il faut cocher le bouton radio correspondant à «Autre grade» puis saisir le grade voulu

23 P. 23 Itinéraire Professionnel 1 Saisie des expériences professionnelles Action 9 : Sauvegarder Après la sauvegarde: - contenu de la zone «type de fonction publique» disparaît - retour sur l écran de visualisation des expériences professionnelles,

24 P. 24 Itinéraire Professionnel 2 Consultation et modification des expériences professionnelles Pour supprimer une expérience : -Sélectionner -Cliquer sur Pour visualiser ou modifier, Cliquer sur le lien hypertexte de l établissement

25 P. 25 Itinéraire Professionnel 3 Saisie des formations initiales ou diplômantes La saisie des formations initiales et / ou diplômantes est faite par l agent L écran de gestion des formation est composé de trois boutons et d un tableau regroupant les 5 colonnes suivantes :

26 P. 26 Itinéraire Professionnel 3 Saisie des formations initiales ou diplômantes Action 1 : Saisir la date d obtention du diplôme Action 2 : Saisir le niveau du diplôme 62 caractères maximum 80 caractères maximum Action 3 : Saisir le nom de l établissement Action 4 : Saisir le pays. La France est sélectionnée par défaut Action 5 : Saisir le diplôme obtenu Action 6 : Saisir la spécialité.

27 P. 27 Itinéraire Professionnel 3 Saisie des formations initiales ou diplômantes Action 7 : Cliquer sur le bouton «Sauvegarder et demander la validation» pour demander la validation (passage au statut «demande de validation»). Les données ne sont plus modifiables. Action 7 bis : Cliquer sur le bouton «Sauvegarder» pour uniquement enregistrer la saisie et revenir en modification par la suite (passage au statut «en cours de saisie»).

28 P. 28 Le Dossier Annuel 1 Description du processus Saisie des expériences professionnelles et des formations initiales par les agents! La date de référence est nationale et correspond à la date d initialisation des promouvabilités (IT9000)

29 P. 29 Le Dossier Annuel Les étapes dans Sirhus 2011

30 P. 30 Le Dossier Annuel 2 Composition du dossier Le Dossier Annuel est composé de 5 fiches : Fiche 1 : Données générales et propositions d avancement Fiche 2 : Descriptif d activités Fiche 3 : Bilan, orientations et perspectives Fiche 4 : Formation Fiche 5 : Appréciation générale et propositions d'avancement Feuillet 5-1: Appréciation générale Feuillet 5-2 : argumentaire Prop. Corps : seulement si l agent est proposable en changement de corps Feuillet 5-3 : argumentaire Prop. Grade : seulement si l agent est proposable en changement de grade

31 P. 31 Le Dossier Annuel 3 Les différents rôles et profils

32 P. 32 Le Dossier Annuel 4 Création des Dossiers Annuels : Agent Adresse courriel de l agent

33 P. 33 Le Dossier Annuel 5 Rédaction des Dossiers Annuels Elle permet aux RE de préciser la mission de l agent, à celui-ci de détailler ses activités. Elle permet en outre de demander à changer de BAP ou d emploi-type. La demande de changement de BAP et/ou ET sera effective à la validation du DA par le DU et sera vérifiée par les équipes RH du SRH. Certaines des informations des dossiers des unités qui étaient pilotes en 2008, en 2009 et 2010 sont reprises Le RE renseigne les onglets <données générales> et <mission> de la fiche L agent renseigne l onglet <descriptif d activités> 540 caractères max 4050 caractères max Le RE valide définitivement la fiche

34 P. 34 Le Dossier Annuel 5 Rédaction des Dossiers Annuels Action 2 Cliquer sur «Ajouter» Action 1 Cliquer sur «Joindre organigramme» Action 4 : Cliquer sur «Joindre» Action 3 : Sélectionner un fichier! L ajout de la pièce jointe aux dossiers peut prendre plusieurs minutes. En cas d erreur lors de l ajout, une notification par courrier électronique est envoyée à l utilisateur.

35 P. 35 Le Dossier Annuel 5 Rédaction des Dossiers Annuels L option «Pièces jointes» (cf. Ecran d accueil du DA) permettra de lier l organigramme de l unité. Cette pièce est obligatoire et sa présence est contrôlée lors de la validation de la fiche Caractères maximum! A remplir uniquement en cas de demande de changement de BAP et/ou d emploi-type

36 P. 36 Le Dossier Annuel 5 Rédaction des Dossiers Annuels 540 caractères maximum 4050 caractères maximum! Les descriptifs des Missions et d activités sont rapatriés du dossier annuel de l année précédente mais restent modifiables

37 P. 37 Le Dossier Annuel 5 Rédaction des Dossiers Annuels Elle est composée de trois onglets : 1- L agent et le RE renseignent les 3 onglets de la fiche caractères maximum 1800 caractères maximum La fiche 3 ne doit pas être visible, modifiable ou imprimable par le SRH. Cette fiche, comme les années précédentes, reste au sein de l unité. L agent peut toutefois la communiquer au SRH, par exemple pour travailler sur son projet professionnel caractères maximum 2- Le RE valide définitivement la fiche 1800 caractères maximum 1350 caractères maximum 3600 caractères maximum 1350 caractères maximum

38 P. 38 Le Dossier Annuel 5 Rédaction des Dossiers Annuels La Fiche Formation porte sur : - l appréciation des actions de formation réalisées par rapport aux résultats attendus (cotation obligatoire en A, B, C ou D, qui ne sont pas simplement un ordre décroissant) - les besoins de formation, avec explicitation obligatoire du résultat attendu et de la finalité (au sens de la réforme de la formation), T1, T2 ou T3 Il faut noter que les dossiers contiennent 6 formations effectuées. Certaines des informations des dossiers des unités qui étaient pilotes en 2008, en 2009 et 2010 sont reprises. 1- L agent et le RE renseignent les onglets de la fiche 2- Le RE valide définitivement la fiche 4 en cliquant sur! Les formations suivies doivent être évaluées et les besoins en formation priorisés

39 P. 39 Le Dossier Annuel 5 Rédaction des Dossiers Annuels Fiche 4 est composée de 2 onglets : Les formations sont présentées sous forme de tableau avec la possibilité de modifier ou de supprimer des formations par l intermédiaire des icônes contenues dans les 2 dernières colonnes. En cas de demande de suppression, une confirmation est demandée à l utilisateur. L ajout ou la modification d une formation sont réalisés via un formulaire de saisie s inscrivant dans la fenêtre. - Champ «Année», 4 caractères et sa valeur supérieure à Champ «Durée (en jours) chiffres (exemple : 10,5)». La durée doit être numérique avec au maximum un chiffre après la virgule.

40 P. 40 Le Dossier Annuel 5 Rédaction des Dossiers Annuels La priorisation du besoin s effectue par l activation des flèches dans les colonnes«diminuer» et «Augmenter». 360 caractères maximum 360 caractères maximum Le besoin est également présenté sous forme de tableau avec les mêmes possibilités de création, de modification ou de suppression. En cas de demande de suppression, une confirmation est demandée à l utilisateur. L ajout ou la modification d un besoin sont réalisées via un formulaire de saisie s inscrivant dans la fenêtre. 180 caractères maximum 180 caractères maximum

41 P. 41 Le Dossier Annuel 5 Rédaction des Dossiers Annuels : Fiches 5 «Appréciation générale et Propositions d avancement» Les fiches 5 comprennent trois feuillets : Appréciation générale et observation (en principe pour tous les agents mais qui peut être très brève s ils sont proposés en changement de corps ou de grade). Elle sert également d argumentaire pour les avancements accélérés d échelon, Argumentaire pour un changement de corps Argumentaire pour un changement de grade.! Les fiches 5-2 et 5-3 ne sont générées que si l agent est promouvable

42 P. 42 Le Dossier Annuel 5 Rédaction des Dossiers Annuels - Fiche 5.1 est composée de 2 onglets : Le DU, RE et/ou le RA renseigne l onglet <appréciation générale> L agent renseigne l onglet <commentaires éventuels de l agent> Le DU valide définitivement la fiche 7200 caractères maximum 1350 caractères maximum! L'appréciation générale, c'est la synthèse qui conclut l'entretien annuel sur la base du bilan de l'activité de l'agent ; elle a donc une vocation annuelle. Elle vaut argumentaire pour les avancements accélérés d échelon ou les échelons retardés. Le responsable d entretien ou le directeur d unité (ou le responsable administratif) saisissent les appréciations générales. Seul le directeur d unité valide ce feuillet.

43 P. 43 Le Dossier Annuel 6 Impression Les possibilités pour imprimer

44 P. 44 Le Dossier Annuel 6 Impression des Dossiers Annuels L utilisateur ayant lancé l impression est notifié par mail de sa fin d exécution. Pour récupérer le fichier, l utilisateur clique sur le lien indiqué dans le mail et a la possibilité d ouvrir directement le fichier ou de l enregistrer. Si l utilisateur n est pas connecté au portail SIRHUS, un premier écran de connexion lui est proposé. Puis l écran de notification du téléchargement est affiché :

45 P. 45 Le Dossier Annuel 7 téléchargement des Dossiers Annuels Action 1. Choisir l emplacement où enregistrer le fichier téléchargé (vous avez la possibilité de modifier également le nom du fichier téléchargé) au format pdf. Pour cela vous disposez d une aide avec un bouton de type parcourir ou vous pouvez saisir directement le nom du répertoire et du fichier cible. Action 2. Cliquer sur le bouton «Enregistrer»

46 P. 46 Points d attention Un seul utilisateur par dossier - pas de saisie simultanée Pas de déconnexion par la croix (en haut à droite), cela bloque le dossier de l agent utiliser fin de session Pour les RE, après validation, la fiche de l agent n est plus modifiable

47 P. 47 Annexe : Lexique DA : Dossier Annuel DU : Directeur d Unité RE : responsable d Entretien RA : Responsable Administratif CC : Corps au Choix GC : Grade au Choix EA : Echelon Accéléré ER : Echelon retardé