PRESENTATION DES FONCTIONNALITES DE WEBINTELLIGENCE Rich Client version XI

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1 Direction de l Evaluation, de la Prospective et de la Performance Centre de l informatique statistique et de l aide à la décision PRESENTATION DES FONCTIONNALITES DE WEBINTELLIGENCE Rich Client version XI Janvier 2013/CISAD - Viviane Demay

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3 Table des matières Pictogrammes La Base Centrale de Pïlotage Les modules d interrogation de la Base : Le module WebIntelligence Le module WebIntelligence Rich Client Outils orientés «métier» Les univers Organisation des domaines et des univers Terminologie Le document Le rapport La requête Accès aux univers Création d une requête dans un rapport Accès à un univers L éditeur de requête Présentation de l EDITEUR DE WEBI RICH CLIENT : Description de l Editeur de requête : Les classes et les objets (fenêtre ) Description Terminologie Insérer des objets (fenêtre ) Supprimer des objets insérés (fenêtre ) Poser des filtres (fenêtre ) Utilisez les opérateurs Utilisez les opérandes Utiliser les listes de valeurs Utiliser les invites Description des options de requêtes Exécuter une requête Interrompre l exécution d une requête Modifier une requête... Erreur! Signet non défini. 5.1 Ajouter un objet du résultat Supprimer un objet du résultat Ajouter un filtre Supprimer un filtre Modifier un filtre Sauvegarder une requête dans un document Mise en forme d un tableau dans un rapport Effectuer une sélection Sélectionner tout le tableau (bloc) Sélection multiple avec les touches CTRL (sélection discontinue) ou MAJ (sélection contigüe) Mises en forme Mises en forme du tableau Mises en forme d une (ou toutes les) cellule(s) : Modification des couleurs par défaut du tableau Taille des colonnes, des lignes Insérer une colonne, une ligne, une cellule dans le tableau Insérer une cellule indépendante Pourquoi masquer un objet?... 45

4 8. Manipulation des données d un tableau Intervertir deux colonnes : Enlever une colonne Re-insérer une colonne Remplacer une colonne par une autre Création d une Section Création d une section Suppression d une section la rupture Création d une rupture par défaut Modification d une rupture : Suppression d une rupture : Ajouter un filtre express Création d un filtre dans le tableau Modification d un filtre Suppression d un filtre Création de filtres d exploration : Suppression d un filtre créé dans la barre d outils des filtres : Tri Affectation d un tri Suppression d un tri Classement Création d un classement dans le rapport Modification d un classement Suppression d un Classement Création d un classement dans la requête Alerteur Création d un alerteur Modification d un alerteur Dans la fenêtre «Alerteurs» : Suppression ou désactivation d un alerteur Ajouter des calculs sur les indicateurs Créer des calculs entre indicateurs dans le rapport Transformer en tableau croisé Grouper des valeurs Transformer une formule en variable Mise en page Visualiser les coupures de pages (horizontales et/ou verticales) Ajouter un titre sur chaque page Gestion des numéros de page Ajout de cellules d information Le document Dupliquer les données d un rapport à l autre Insérer de nouvelles données dans un rapport Basculer une requête sur un autre univers Renommer une requête Supprimer une requête Renommer un rapport Supprimer un rapport Propriétés d un document Suivi des modifications du document Le graphe Créer un graphe Créer un graphe à partir d un tableau Créer un graphe en face d un tableau Dimensionner un graphe Modifier un graphe Le gestionnaire de rapport

5 13. Utiliser les données dans d autres applications Copier- coller le rapport brut vers Excel Enregistrer dans d autres formats Import/export sur le serveur WebIntelligence Exporter des fichiers personnels sur le serveur Importer des fichiers existants sur le serveur Envoyer un document par le courrier électronique Gestion des univers Importer manuellement un univers Les répertoires de stockage Organisation des répertoires Répertoires par défaut de WebIntelligence Rich Client Modification de l emplacement des répertoires par défaut Gestion des documents personnels Les barres d outils Gestion de l affichage des barres d outils Barre d outils standard Barre d outils «Reporting» Barre d outils «Application de format» Barre d outils «Navigation dans les pages» GLOSSAIRE

6 Pictogrammes Nouveautés de la version XI par rapport à la version 6.5 de Business Objects. Astuces Restrictions Commentaires - 1 -

7 1. La Base Centrale de Pïlotage Définition d un entrepôt de donnée (datawarehouse) : Base de données qui centralise des informations extraites de différentes applications et bases de données rattachées à l'environnement de production, pour faciliter la prise de décisions. Un Data Warehouse contient des données non volatiles et historisées La Base centrale de pilotage est l'entrepôt de données ("datawarehouse") national. Elle est alimentée par les systèmes d information de gestion des services académiques extraits à une date donnée et par des enquêtes statistiques. Les données proviennent également des universités et d organismes externes au Ministère de l Education Nationale. La BCP comporte une cinquantaine de sujets tels que la démographie, les élèves, les étudiants, les apprentis, les résultats aux examens, les personnels, la formation continue, 2. Les modules d interrogation de la Base Définition : Outils d infocentre mettant à disposition des utilisateurs une structure d accueil pour concevoir et réaliser des états sur la base de critères de recherche. Business Object propose 2 outils permettant aux utilisateurs d extraire des données issues de Bases de données sans avoir à connaître de langage informatique : - Le module WebIntelligence WebIntelligence («Webi») est un outil 100 % web. Il ne nécessite pas d installation sur le poste de l utilisateur et s utilise avec un navigateur internet. - Le module WebIntelligence Rich Client WebIntelligence Rich Client (WebiRC ou WebIntelligenceRC) est un outil installé sur le poste de travail. Il possède des fonctionnalités un peu plus riches que WebIntelligence. Tous les exemples de cette documentation s appuient sur l outil WebiRC. 2.1 Outils orientés «métier» Webi et WebiRC ont été créés de manière à ce que l utilisateur n ait besoin que de la connaissance de son métier pour accéder aux données. Ainsi, l utilisateur définit lui-même ses requêtes à l aide d une structure (univers) s approchant au plus près de son langage métier. Il peut également présenter les données de différentes façons à des fins d analyse. 2.2 Les univers Organisation des domaines et des univers L UNIVERS est la structure Business Objects permettant de visualiser et d extraire les données de la base. Les grand domaines du système éducatif (1er degré, second degré, supérieur, examen... ), comprennent plusieurs univers correspondant à un thème particulier. Selon les thèmes, les données sont au niveau département ou au plus fin, établissement

8 Schéma d organisation : Domaine Thème= Univers Thème=Univers Historique Année en cours Classes et objets (*) Classes et objets (*) Exemple : Domaine «Examen» : Thème : bac Historique Thème : Bts Historique Thème : Examen techno&pro Historique La plupart des thèmes sont historisés mais certains thèmes comportant un très grand nombre d enregistrements sont présentés également avec une seule année, pour améliorer les temps de réponse des requêtes. Exemple : Domaine «élèves 2D -» Thème : élèves 2D - données indiv 2014 Thème : élèves 2D - données individuelles Univers avec seulement 2014 Univers Historique Certains thèmes sont transversaux et donc inter-domaines (exemple : âge). Domaine «enseignement de la maternelle au supérieur» Thème : Age de la population en formation Univers Historique (*) Voir définition page

9 Terminologie Les noms des univers ont été déterminés ainsi : Univers historisé : «Le nom du domaine» - «Nom du thème» Univers année en cours : «Le nom du domaine» - «Nom du thème» «Année» Univers inter-domaine : Ils ne sont pas préfixés par un nom de domaine 2.3 Le document Définition : Un document est un fichier de données créé au moyen d'un logiciel. Sous WEBIntelligence RICH CLIENT, c est le «document» qui est enregistré. Le document WebiRC est enregistré sur le poste de l utilisateur mais peut également être enregistré sur le serveur avec une extension «.WQY» Il contient : le rapport, la requête et son résultat. Il peut inclure plusieurs rapports, matérialisés par des onglets, comprenant eux-mêmes plusieurs tableaux ou graphes issus de plusieurs requêtes exécutées sur différentes sources - 4 -

10 2.4 Le rapport Définition : Il s'agit de la visualisation à l'écran de la forme imprimable de tout ou partie d'un fichier. Cette impression peut être réalisée dans un ordre donné et inclure, si besoin est, des calculs, synthèses ou autres diagrammes. Comment cela fonctionne-t-il? Une requête se construit au sein d un «rapport» qui lui-même se trouve dans un «document». Lorsque vous cliquez sur le nom de l univers, l éditeur de requête de WEBIRC s ouvre automatiquement, présentant les objets disponibles dans l univers. Ensuite, il vous appartient d élaborer le contenu de votre requête et d en déclencher l exécution. Le résultat de la requête s affiche alors dans le rapport. Si vous souhaitez conserver ce tableau, vous devez sauvegarder ce rapport dans un document qui sera stocké sur le serveur

11 2.5 La requête Définition : Expression formalisée d'une demande. C est le moyen de trouver l'information que l on recherche. Définir une requête, c est avant tout imaginer le résultat que l on souhaite obtenir : Les objets qui composeront le tableau Les conditions qui permettront de n extraire que certaines données de la base. 3. Accès aux univers Démarrer Programmes Business Objects XI 3.1 Business Objects Enterprise Client Tool Web intelligence Rich Client Ou si elle se trouve sur le bureau, double-cliquer sur l icône : Dans la fenêtre d identification, saisir : - Le nom du système : cisad30.in.adc.education.fr :6400 (demandé à la première connexion) - l identifiant utilisateur (en respectant les majuscules et minuscules) - le mot de passe (en respectant les majuscules et minuscules) puis cliquer sur CONNEXION (Attention : Webintelligence RC distingue les majuscules et les minuscules) Si aucun système ne s affiche, saisir : cisad30.in.adc.education.fr :6400 Entrer l identifiant et le mot de pass Puis, cliquez sur «Connexion» - 6 -

12 L outil propose 3 possibilités : Ouvrir le document : Nouveau document - 7 -

13 Importer un document Permet d importer sur le poste de travail des documents mis à disposition par l équipe BCP ou des documents personnels exportés sur le serveur ou sauvegardés sous WEBI

14 4. Création d une requête dans un rapport 4.1 Accès à un univers L assistant de création de rapport de Business Objects n existe plus. Il n existe plus que 2 mode d accès : l univers et le fichier personnel. Il n est plus possible de créer des rapports à partir, de procédures VBA, de Web connect ou de Fournisseur de données XML Une liste d univers disponibles pour votre compte s affiche : Liste des univers récemment ouvert. Cliquez sur l univers qui vous intéresse Ou sur»rechercher d autres sources de données» pour accèder à la liste complète des univers sélectionner Source de données locales si votre source est un fichier.txt ou.xls. NOTE : D autres sources de données tels que des fichiers Excel ou Texte peuvent alimenter un rapport sous WebiRC. Nous n aborderons pas cette partie dans cette documentation

15 Sélectionner un univers et cliquer sur Lorsqu un univers est sélectionné, une aide expliquant le contenu de cet univers, s affiche dans cette fenêtre

16 4.2 L éditeur de requête L éditeur de requête s affiche automatiquement. Vous pouvez commencer la construction de votre requête. Présentation de l EDITEUR DE WEBI RICH CLIENT : Nom de l univers dans lequel vous faites la requête Informations demandées Informations disponibles Filtres (ou conditions) Vous pouvez modifier la taille des 3 fenêtres en étirant la ligne de séparation à l aide du curseur : ou Les fenêtres Onglet «Données» : Classes et objets disponibles sous l univers en cours : Les objets ont été rangés dans des classes. Il suffit de double-cliquer sur la classe ou sur le signe + pour l ouvrir et accéder aux objets disponibles. Survoler les objets et les classes avec votre souris pour visualiser l aide de la BCP. Objets du résultat : Les objets que vous ferez glisser dans cette fenêtre seront ceux qui s afficheront dans votre rapport. Filtres de la requête : Dans cette fenêtre, vous pouvez poser des conditions sur un ou plusieurs objets afin d extraire un sous-ensemble du contenu de l univers

17 Description de l Editeur de requête : Les boutons Affiche/masque le gestionnaire de données ( ) Affiche/masque le volet «filtre» ( ) Affiche/masque le volet «périmètre d analyse» (non défini dans le cadre de la BCP) Combinaison de requêtes : Intersect, union et minus Visualise le langage SQL généré par la requête pour l interrogation de la base de données. Exécute la requête et affiche le résultat dans le rapport Purge les données ramenées par la requête (actif uniquement si la requête a déjà été exécutée) Ferme la requête Ferme la requête et - Appliquer : Sauvegarde la requête sans l exécuter et ferme l éditeur de requête OU - Annuler : ferme l éditeur de requête sans sauvegarder les modifications éventuelles. Le résultat d une précédente exécution sera conservé. BOUTONS DE LA FENËTRE : OBJETS DU RESULTAT ( ) Filtre express : Pose un filtre sur un objet sélectionné dans la fenêtre «objet du résultat». Le filtre s affiche ensuite automatiquement dans la fenêtre «Filtres» Supprime l objet sélectionné dans la fenêtre «Objets du résultat». Supprime TOUS LES OBJETS de la fenêtre «Objets du résultat». BOUTONS DE LA FENËTRE : FILTRES DE LA REQUETE ( ) Ajoute une condition sur une sous-requête. (voir page ) Ajoute un classement sur les données. (PALMARES de la version 6) (voir page.) Supprime l objet sélectionné dans la fenêtre «Filtres de la requête». Supprime TOUS LES OBJETS de la fenêtre «Filtres de la requête»

18 FENETRE «INFORMATIONS DISPONIBLES» ( ) de l univers Onglet «Données : Les classes et objets qui composent l univers. Un simple passage de la souris sur un objet permet d afficher une info-bulle contenant une aide succincte sur l objet. Onglet «Propriétés : Affiche des options de la requête

19 4.3 Les classes et les objets (fenêtre ) Description Les univers sont constitués par : Les classes qui organisent les objets. Les classes sont des «boites» qui regroupent des objets de même nature. Elles permettent d organiser les objets de manière fonctionnelle. Les objets qui sont les données de la base : l âge, l académie, le type d établissement, le contrat établissement, le nombre d élèves... Les objets sont répartis dans des classes, voire des sous-classes, et parfois même des sous-classes de sous-classes. Lors de l ouverture de l éditeur de requête, seules les classes s affichent dans la fenêtre. Il suffit de cliquer sur le signe + pour voir s afficher soit les sous-classes, soit les objets. Il existe 3 qualifications d objets : Dimension Indicateur Information La qualification d un objet influe sur son utilisation dans le rapport : Une dimension est un axe d analyse associé aux indicateurs ; correspond le plus souvent aux sujets d intérêts du Data Warehouse ; exemple : dimension temporelle (rentrée scolaire, session), dimension géographique (académie, département).une dimension rapatrie les données servant de base à l analyse dans le rapport. Un indicateur rapatrie des données numériques qui sont le résultat de calculs (agrégats) effectués sur les données de la base de données. (exemple : Nombre d élèves, Nombre d établissement, Taux de réussite) Une information rapatrie des données qui sont attachées à l objet principal (l adresse est une information du numéro d établissement) Terminologie Dans la B.C.P., une dimension se décline sous trois formes (parfois seulement 2) : le code (ex. Académie Et Assimilé) le libellé Court (ex. Académie Et Assimilé Lib C le libellé Long (ex. Académie Et Assimilé Libelle L) Le libellé court n existe pas pour tous les objets

20 4.4 Insérer des objets (fenêtre ) Pour une meilleure lisibilité des données, les objets à insérer dans la fenêtre «Objets du résultat» seront les Libellés Courts ou Longs. (Exemple : Académie : 03 est moins lisible que Académie Libellé Long : «Besançon» Pour insérer des objets dans la partie «Objets du résultats», faire : Un «glisser-déposer» : cliquer sur l objet et tout en maintenant enfoncé le bouton de la souris, glisser l objet dans la fenêtre «Objets du résultat, puis relâcher le bouton. ou simplement double-cliquer sur l objet : il sera inséré systématiquement à la fin de la ligne. 4.5 Supprimer des objets insérés (fenêtre ) Cliquez sur l objet concerné de manière à le sélectionner : 1. Tapez sur la touche «Suppr» de votre clavier ou 2. Utilisez le bouton Supprimer, de la fenêtre «Objets du résultat»

21 4.6 Poser des filtres (fenêtre ) Pour insérer des objets dans la fenêtre Filtres de la requête : 2 possibilités : Sélectionner l objet dans «Objets du résultat» et cliquer sur l icône de filtre L objet s affiche automatiquement dans la fenêtre «Filtres» tout en restant également dans la fenêtre «Objets du résutlat». Faire un «glisser-déposer» de l objet sélectionné à partir de l onglet «Données». (un double-clic insère l objet dans la fenêtre Objets du résultat) Les libellés d un objet peuvent varier : être en minuscule, en majuscule, contenir des espaces ou aucun espace alors que le code d un objet est de structure fixe et de même longueur pour toutes les occurrences. C est pourquoi, les filtres se posent toujours sur le code de l objet et non sur les objets de type «libellé». (Sauf pour rechercher une chaîne de caractère dans un libellé, par exemple un nom). Vous pouvez poser des filtres sur un ou plusieurs objets. L ordre n a aucune importance

22 Le choix affiche directement la fenêtre des filtres ci-dessous et propose de sélectionner des valeurs dans la liste. Ce filtre express ne permet pas d autres utilisations que les opérateurs «Egal à» et «Dans liste». Pour utiliser un autre opérateur, il faut utiliser le choix

23 Utilisez les opérateurs Choix Opérateurs Lorsque vous cliquez sur la flèche vous obtenez une série d opérateurs Description des différents opérateurs : Egal à : Pas égal à (1) Supérieur à Inférieur à Supérieur ou égal à Inférieur ou égal à Entre Non compris entre (2) Dans liste Pas dans liste les valeurs sont égales à la valeur spécifiée dans l'opérande. Les valeurs sont différentes à la valeur spécifiée dans l opérande. les valeurs sont supérieures à la valeur spécifiée dans l'opérande les valeurs sont inférieures à la valeur spécifiée dans l'opérande les valeurs sont supérieures ou égales à la valeur spécifiée dans l'opérande. les valeurs sont inférieures ou égales à la valeur spécifiée dans l'opérande Une seule valeur pourra être saisie. Les valeurs sont comprises entre les valeurs spécifiées dans l'opérande 1 et l'opérande 2 (bornes incluses). Les valeurs ne sont pas comprises entre les valeurs spécifiées dans l'opérande 1 et l'opérande 2 (bornes incluses). les valeurs sont égales à une des valeurs spécifiées dans l'opérande. les valeurs ne sont pas égales à une des valeurs spécifiées dans l'opérande. Plusieurs valeurs pourront être saisies, séparées par des points-virgules Non renseigné On extrait les lignes pour lesquels l objet n est pas renseigné. N est pas nul (3) On extrait les lignes pour lesquels l objet est renseigné Correspond au modèle les valeurs ont le même modèle que la chaîne de caractères spécifiée ; celle-ci peut contenir des jokers : % ou _ utilisés en remplacement d'un ou de plusieurs caractères quelconques. % : affiche tous les enregistrements qui contiennent la chaine spécifiée quelque soit les caractères existants devant ou derrière ( «commune arrondissement libellé» «correspond au modèle» MARSEIL% = MARSEILLAN MARSEILLE MARSEILLE CEDEX MARSEILLE 10 E

24 Différent du modèle A la fois Sauf MARSEILLE 11 E _. : affiche tous les enregistrements qui contiennent la chaine spécifiée + un nombre de caractères défini par «_» ( «commune arrondissement libellé» «correspond au modèle» MA (3 soulignés) = MABLY MACON MARCK MARLE les valeurs ont un modèle différent de la chaîne de caractères spécifiée ; celle-ci peut contenir des jokers % et _. les valeurs sont égales aux deux valeurs spécifiées dans l'opérande. (Equivalent à une requête combinée avec INTERSECT). les valeurs sont différentes de la valeur spécifiée dans l'opérande. (Equivalent à une requête combinée avec MINUS). Remplace les termes de la version 6 : (1) Différent de (2) Pas entre (3) Renseigné

25 Utilisez les opérandes Lorsque vous cliquez sur la flèche de la zone «Saisissez une constante», vous obtenez une une série d opérandes. Si vous connaissez la valeur de l objet (ex. : pour l objet Académie, 02=Aix-marseille), vous pouvez la rentrer manuellement en sélectionnant constante dans la série d opérandes et en saisissant la valeur dans la zone «Saisissez une constante» : Description des Opérandes : Opérandes constante Valeur(s) de la liste Invite Objet Résultat d une autre requête L'opérande compare les valeurs de l'objet avec la ou les valeurs saisies dans la condition (Dans le cas de plusieurs valeurs, les séparer par un point-virgule (sans espace) avec la ou les valeurs sélectionnées dans la liste de valeurs de l'objet. avec une ou plusieurs valeurs saisies lors de l'exécution de la requête. Dans ce cas, l'invite est une chaîne de caractères. Une invite par défaut vous est proposée, vous pouvez la modifier. avec les valeurs d'un autre objet de l univers. avec une ou plusieurs des valeurs renvoyées par une requête du document

26 Utiliser les listes de valeurs Si vous ne connaissez pas les valeurs de l objet, vous pouvez afficher la liste de valeurs. Cliquez sur la flèche de la zone «Saisissez une constante», et sélectionner l opérande, «Valeur(s) de la liste»: Sélectionner les valeurs à gauche et cliquer sur jour dans la partie haute de la fenêtre. pour les insérer à droite. Les valeurs se mettent à 1/ Saisir une valeur ou 2/ Cliquer sur la flèche pour afficher les valeurs à droite. 3/ Les valeurs s insèrent automatiquement, séparées par des pointsvirgules.sélectionner les valeurs dans la liste. Sélectionner les valeurs dans la colonne du code de l objet (ici Académie), le libellé long ne peut pas être sélectionné

27 Pour une meilleure lisibilité, vous pouvez agrandir ou rétrécir les colonnes lorsque votre curseur atteint cette forme : (1). Vous pouvez trier les colonnes pour faciliter votre choix. Pour cela, cliquez sur l en-tête de colonne. (2) Pour une sélection multiple, utilisez le clic de la souris tout en maintenant la touche CTRL pour une sélection discontinue, ou la touche MAJ (Shift) pour une sélection contiguë. (1) (Les séparateurs de valeurs (le «point virgule»), s insèreront automatiquement entre chaque code.) Vous pouvez taper une valeur (2), aucune vérification de cohérence ou d existence ne sera réalisée ou effectuer une recherche d une valeur (3), en entrant une chaine de caractère et en cliquant sur le bouton (voir ci-dessous les règles de recherche) (3) REGLES DE RECHERCHE / La recherche s effectue sur le CODE ET SUR LE LIBELLE Saisie pour l objet académie Exemple de résutlat : La valeur complète AMIENS AMIENS La valeur incomplète : 2 A La valeur incomplète avec le caractère générique «*» : 2* A* 22, 12, 32,42.. Toutes les académies dont le nom contient un «A» 21, 22, 23, 24. AIX-MARSEILLE, AMIENS, ANTILLES-GUYANE Pour pouvoir faire des sélections multiples, il faut avoir sélectionné un opérateur permettant d entrer plusieurs valeurs. Par exemple, l opérateur «Dans liste» permet d entrer plusieurs valeurs alors que l opérateur «Egal à» ne permet d entrer qu une seule valeur. 1. Les conditions sont facultatives. Si vous souhaitez extraire l ensemble du champ de l univers, il n y aura pas de condition. 2. Les listes de valeurs sont toujours affectées aux CODES des objets et n existent pas sur les libellés

28 Utiliser les invites Définition : Permet de faire des requêtes paramétrables à chaque exécution. L invite vous «invite» à choisir les données à rapatrier au moment de l exécution de requête. En effet, plutôt que d insérer des valeurs directement «en dur» dans la condition, on peut y insérer une invite qui proposera de sélectionner une ou des valeurs différentes à chaque exécution ou rafraîchissement. A/ Invite Dans l éditeur de requête, dans la partie «Filtres de la requête» poser une condition sur l objet «Académie» en choisissant «Invite» : Cliquer sur la flèche du bouton, et sélectionner l opérande, «Invite»: Un texte d invite par défaut s affiche dans la zone de saisie : Vous pouvez en saisir un différent ou le modifier dans de la zone de saisie. Lors de l exécution de la requête, l invite présente sa question, avec la liste des valeurs de l objet : (écran «Invites»)

29 B/ Les propriétés des invites Dans l éditeur de requête cliquez sur le bouton. Ces options modifient l écran «Invite» (cf en page 23) L invite sera proposée à chaque exécution de la requête. La liste de valeurs et la saisie de valeurs sont proposées (coché par défaut) La possibilité de saisir une valeur disparait, seule la sélection par liste de valeurs est proposée (disponible uniquement si l option «invite avec liste de valeurs» a été cochée) Si coché (par défaut), les dernières valeurs sélectionnées sont conservées sinon elles sont effacées. Si coché et aucune valeur sélectionnée, la requête s exécute sans la condition sur l objet. Les invites peuvent être communes à plusieurs requêtes, à condition que leur texte soit strictement le même

30 4.7 Description des options de requêtes Onglet «Propriétés» : Cet onglet permet de nommer la requête, la basculer sur un autre univers, et offre un certain nombre d option de requête, notamment «Extraire les doublons» qui permet d exclure les doublons dans le cas d une liste. Nom : Un nom peut-être saisi par l utilisateur à la place du nom par défaut. Univers : L univers sur lequel la requête a été exécuté. Un clic sur permet de basculer la requête dans un autre univers. (les objets de la requête doivent exister dans l univers de destination) Limites : - Nombre de lignes maximum pouvant être rapatriées, déterminé par l utilisateur. Entrer une valeur de votre choix. Exemple : la requête ramène 500 lignes, vous avez choisi 100 dans l option. Les 500 lignes seront extraites de la base, mais seules 100 lignes seront conservées par Webi Rich Client. - Délaien maximum d extraction déterminé par l utilisateur (en secondes). Permet d extraire un échantillon de données basé sur le nombre de lignes défini. Exemple : la requête ramène 500 lignes, vous avez choisi 100 dans l option. L extraction des 100 lignes se faisant au niveau de la base, seules 100 lignes seront extraites. Données : Coché (par défaut). A utiliser dans le cas d une requête classique avec indicateur(s).si non coché, la requête ne ramènera pas les doublons. A utiliser dans le cas de listes (listes d établissement par exemple) qui ne comprennent pas d indicateurs permettant d agréger les données, donc de supprimer les doublons. Sécurité : Permet d interdire ou de verrouiller la modification de la (ou des) requête(s) lorsque le document est envoyé à d autres utilisateurs, Ordre des invites : A l aide des boutons, choisir l ordre d apparition des invites, lors de l exécution de (ou des) requête(s) Contexte : Efface ou rétablit les contextes qui pourraient exister dans l univers et être proposés à l exécution de la requête. NOTE : Il n existe aucun contexte dans les univers de la BCP

31 4.8 Exécuter une requête Lorsque la requête est prête, il faut l exécuter pour obtenir le résultat. L exécution de la requête et le rapatriement des données peut prendre plusieurs minutes. Pour exécuter la requête, cliquer sur Une fenêtre permet de voir le déroulement de l exécution de la requête :

32 Interrompre l exécution d une requête Vous avez la possibilité d interrompre à tout moment une requête dont vous avez lancé l exécution. Dans la fenêtre d extraction des données, appuyez sur la touche «Annuler». L outil propose plusieurs options d annulation : Sélectionnez une option et cliquez sur OK si vous souhaitez vraiment interrompre la requête. Si vous cliquez sur le bouton Annuler, WebIntelligenceRC reprendra l exécution

33 5. Modifier une requête Votre requête a été exécutée, le résultat s est affiché à l écran mais vous souhaitez revenir dans l éditeur de requête afin de la modifier. Cliquer sur «Données» --> «Modifier la requête» Ou sur l icône de la barre d outils : L éditeur de requête s affiche. Vous pouvez modifier la requête et l exécuter. Toutefois, si vous ne souhaitez plus la modifier, cliquez sur pour revenir au rapport. 5.1 Ajouter un objet du résultat Vous pouvez faire glisser un objet afin de l insérer entre deux autres objets (exemple ci-dessous) ou double-cliquer sur un objet : il s insèrera automatiquement à la suite du dernier objet

34 Lorsque beaucoup d objets sont insérés dans la fenêtre «Objets du résultat, ils passent automatiquement à la ligne. 5.2 Supprimer un objet du résultat Pour supprimer un objet du résultat, utiliser une des 3 méthodes décrites ci-desssous : Sélectionner l objet et soit le faire glisser n importe où, dans la fenêtre «Classes et Objets», soit utiliser la touche «Suppr» de votre clavier, soit, utiliser le bouton pour supprimer l objet sélectionné ou le bouton pour supprimer tous les objets

35 5.3 Ajouter un filtre Faites glisser un objet de la fenêtre «Classes et objets» n importe où dans la fenêtre «Filtres de la requête». L ordre des conditions n est pas significatif. 5.4 Supprimer un filtre Procédez en choisissant une des 3 méthodes ci-dessous, comme lorsque vous supprimez un objet de la fenêtre «Objets du résultat» : Sélectionnez l objet et faites le glisser n importe où, dans la fenêtre «Classes et Objets», OU supprimez directement l objet, après l avoir sélectionné, en utilisant la touche «Suppr» de votre clavier, OU utilisez le bouton pour supprimer le filtre, préalablement sélectionné ou le bouton pour supprimer tous les filtres. 5.5 Modifier un filtre Vous pouvez modifier uniquement l opérateur et les valeurs. Pour modifier l objet choisi, il faut supprimer le filtre et en recréer un entièrement : Ouvrir la liste des opérateurs Choisir un autre opérateur et double-cliquer dessus Les valeurs ont été réinitialisées : les ressaisir ou les sélectionner dans la liste de valeurs

36 6. Sauvegarder une requête dans un document Si vous souhaitez conserver la requête et ses résultats, vous devez enregistrer le rapport dans un document. Cliquez sur Fichier - Enregistrer sous Document.Web Intelligence (.WID) Donnez un nom au document. Le document possède l extension.wid et contient : le(s) rapport(s) et également la(les) requête(s). Si vous souhaitez la(les) récupérer plus tard; il suffira de cliquer sur «Fichier Ouvrir» et sélectionner le nom du document

37 IMPORTANT Lorsque vous enregistrez le document WebIntelligenceRC, il est préférable de cocher les 2 options de sécurité suivantes : «Enregistrer pour tous les utilisateurs» «Supprimer la sécurité du document» Ces 2 options sont DECOCHES PAR DEFAUT et peuvent empêcher l ouverture d un document vous appartenant. Cela autorise d autres utilisateurs à ouvrir le document et est indispensable si vous envoyez votre document à un autre utilisateur et que vous souhaitiez qu il puisse l ouvrir. Si vous êtes sûrs que le document doit posséder une sécurité et ne doit pas être ouvert par un autre utilisateur, vous pouvez laisser ces options décochées. Nous conseillons de cocher ces options systématiquement, car elles peuvent empêcher l ouverture d un document vous appartenant. Cela peut se produit dans le cas où un nouvel identifiant WebIntelligenceRC vous serait affecté ou en cas de changement de machine hébergeant la BCP

38 7. Mise en forme d un tableau dans un rapport 7.1 Effectuer une sélection Vous avez exécutez votre requête, le résultat s affiche dans un rapport : Exemple de rapport : (figure A) Nom du document. Nom du compte de connexion. Nom du document. Cellule indépendante contenant le titre par défaut. En-têtes C O R P S B L O C R A P P O R T Permet d organiser les objets de l onglet «Données» par ordre alphabétique ou classés par requêtes. Nom par défaut du premier rapport Toutes les cellules d une colonne du CORPS du tableau sont liées puisqu elles correspondent à une variable. Vous ne pourrez donc pas modifier le contenu d une seule cellule sans modifier toute la colonne. Les en-têtes et le CORPS du tableau sont des cellules différentes. Ces précisions revêtent une importance particulière lors des mises en forme

39 = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule En-têtes C O R P S = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule Sélectionner tout le tableau (bloc) Pour sélectionner tout le tableau, positionnez votre curseur dans une cellule d en-tête puis, à l aide de la touche SHIFT, cliquer dans toutes les cellules d en-tête. Ensuite il suffit toujours en maintenant la touche SHIFT de cliquer dans une des colonnes du tableau pour que celui-ci soit entièrement sélectionner : Sélectionner une cellule dans une colonne en gardant la touche SHIFT enfoncée. Sélectionner les entêtes en maintenant la touche SHIFT Sélection multiple avec les touches CTRL (sélection discontinue) ou MAJ (sélection contigüe) Pour sélectionner une colonne (y compris en-tête) : sélectionner la cellule et tout en maintenant la touche CTRL ou MAJ, sélectionner la cellule d entête. Pour sélectionner la ligne d en-tête : sélectionner chacune des cellules d entête en maintenant la touche CTRL ou MAJ enfoncée. Etendre la sélection : appuyer de nouveau sur les touches CTRL ou MAJ et cliquer dans les cellules pour étendre la sélection

40 7.2 Mises en forme Les mises en forme s effectuent à partir de l onglet Propriétés, dans la partie gauche : Lorsqu une propriété est sélectionnée, une description de celle-ci s affiche dans cette fenêtre. Le contenu de l onglet PROPRIETES varie selon l endroit qui a été sélectionné dans le rapport. Dès qu une mise en forme est modifiée ou cochée ou décochée, la modification est immédiate et visible dans le rapport, dans la fenêtre de droite

41 Mises en forme du tableau (Cellules d en-tête du tableau, cellules du corps du tableau, cellules du pied de tableau ) Sélection du tableau (bloc) Pour sélectionner simplement tout le tableau, - positionnez votre curseur sur le bord du tableau jusqu à obtenir cette forme de curseur : - cliquez n importe où sur le tableau et à l aide du clic droit de la souris, ouvrir le menu contextuel : Format Tableau Vous obtenez l affichage, dans l onglet PROPRIETES, des propriétés utilisables sur le tableau :

42 Propriétés associées AU FORMAT DU TABLEAU :

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44 Mises en forme d une (ou toutes les) cellule(s) : (largeur, hauteur, police, taille, fusionner, couleur ) Sélectionner une cellule du tableau et à l aide du clic droit de la souris, ouvrir le menu contextuel : Format cellule OU Format Toutes les cellules du tableau Vous obtenez l affichage, dans l onglet PROPRIETES, des propriétés utilisables sur la cellule : Propriétés associées AU FORMAT DES CELLULES : Ce signe s affiche lorsque les cellules sélectionnées sont de formats différents. Cliquez dessus pour activer le menu déroulant: Puis cliquez sur la flèche, pour accéder au menu. La zone est blanche lorsque que les cellules sélectionnées sont de formats différents. Cliquez dessus pour activer le menu déroulant : Puis cliquez sur la flèche, pour accéder au menu. La zone est non applicable, si les cellules sélectionnées ne permettent pas d appliquer la propriété. Exemple : pour fusionner des cellules, il faut faire une sélection d au moins 2 cellules

45 Modification des couleurs par défaut du tableau Par défaut, Web Intelligence affecte dans l en tête du tableau une trame de fond de couleur bleue et une couleur grise alternée pour les lignes. Pour les enlever, procéder comme ci-dessous : L en-tête La couleur de la police des en-têtes est blanche. Après avoir changé la trame de fond en blanc, le contenu des entêtes ne sera plus visible. C est pourquoi il est impératif de modifier la couleur de la police : (voir ci-dessous) Sélectionnez le tableau (cf page 36) et cliquer sur l onglet Propriétés Ouvrir «Cellules d en-tête» Le texte : Ouvrir «Format du texte» Cliquer sur «couleur du texte» et choisir couleur «noir» Le fond : cliquer sur «Couleur d arrière-plan» : choisir la couleur «blanc».../

46 Les lignes.../ Pour modifier en une seule fois, toutes les colonnes et lignes d un tableau Sélectionner une cellule du tableau et à l aide du clic droit, choisir le menu : Format Toutes les cellules du tableau : Puis dans l onglet Propriétés : Le texte : Ouvrir «Format du texte» Cliquer sur «couleur du texte» et choisir couleur «noir» Le fond : Cliquer sur «Couleur d arrière-plan» : choisir la couleur «blanc»

47 Taille des colonnes, des lignes Pour modifier la taille d une colonne (fig. 1) ou d une ligne (fig.2), vous pouvez utiliser faire directement à l écran comme illustré ci dessous à l aide des curseurs et Fig.1 Fig.2. Ou utiliser l onglet Propriétés des cellules : 2 /Affichage : modifier la largeur et/ou la hauteur une (ou plusieurs) cellule(s) (vous pouvez également saisir un nombre dans la zone). 3 / Taper sur la touche «Entrée» pour valider. 1 /Sélectionner une (ou plusieurs) cellule(s). Les cellules de l en-tête et du corps du tableau étant indépendantes, vous devez les sélectionner pour leur appliquer certains formats. Exemple ci-dessus : Si vous appliquez une hauteur automatique en sélectionnant la cellule contenant les sessions, les cellules d en-tête ne seront pas affectées

48 Insérer une colonne, une ligne, une cellule dans le tableau A. Insérer une colonne : Se positionner sur une cellule du tableau et cliquer sur «Insérer - Colonne». Puis choisissez d insérer «à droite» ou «à gauche» de la cellule sélectionnée : Exemple: Fig A : Insertion de colonne à droite de la colonne sélectionnée Pour supprimer une colonne insérée, utiliser le clic droit sur la colonne concernée et choisir dans le menu contextuel, «Supprimer» - «Supprimer la colonne»

49 B. Insérer une ligne : Se positionner sur une cellule du tableau et cliquer sur «Insérer- ligne» Puis choisir d insérer «au-dessus» ou «au-dessous» de la cellule sélectionnée. Exemple: Fi.g B : Insertion de lignes dans le «mur de cellule» sélectionné. Rappel : Toutes les cellules du CORPS du tableau sont liées puisqu elles correspondent à une variable. Donc, une ligne insérée à partir des cellules du CORPS du tableau génèrera autant de lignes que de valeurs (Fig. B) alors qu une ligne insérée à partir de l en-tête n insèrera qu une seule ligne. Pour supprimer des lignes insérées, utiliser le clic droit sur une cellule de la ligne concernée et choisir dans le menu contextuel «Supprimer» «Supprimer la ligne»

50 Insérer une cellule indépendante Jusqu à présent, nous avons inséré des cellules à l intérieur du tableau, soit dans l en-tête, soit dans le corps du tableau. Web Intelligence créé par défaut une cellule indépendante contenant le «Titre du rapport». On peut créer des cellules du même type n importe où dans le rapport. Un certain nombre de type de cellules individuelles peuvent être insérées dans le rapport à partir de l onglet «Modèle» : Faire glisser une cellule de la partie gauche vers le rapport et lâcher la souris. Nom du document Cellule vide dans laquelle vous pouvez saisir du texte. Dernière actualisation Vous pourrez à tout moment modifier la taille de ces cellules soit par l onglet «Propriétés», soit à l écran avec les curseurs et que nous avons déjà vu dans le ou les changer de place à l aide du curseur Pourquoi masquer un objet? Le rapport de WebIntelligenceRC est dynamique, c est-à-dire que la suppression d un objet d un tableau provoque automatiquement le recalcul des indicateurs. Deux cas particuliers nécessitent le masquage d un objet plutôt que sa suppression : 1/ Si l on souhaite conserver les calculs au niveau de cet objet mais sans afficher celui-ci. 2/ Si l on souhaite conserver le tri appliqué à cet objet mais sans afficher celui-ci

51 Exemple d utilisation dans la BCP : Les codes des objets «Mef Bcp» sont codifiés dans un ordre correspondant aux déroulements des formations (CAP, BEP, 1 ère année, 2ème année, etc ). C est pourquoi, il est préférable de trier sur le code du Mef Bcp, tout en affichant son libellé. Les formations ne sont pas affichées dans le bon ordre : Poser un tri sur la colonne «Mef Bcp 4» Masquer l objet «Mef Bcp 4». Attention : Il n est cependant plus possible de masquer un objet sous la version XI proposée par Business Objects. Une astuce permet de rendre la colonne invisible à l écran ainsi qu à l impression.. Dans les propriétés de la cellule, mettre largeur de la colonne à 0 afin de ne pas l afficher :

52 8. Manipulation des données d un tableau Vous pouvez modifier la structure du tableau : modifier l ordre des colonnes, enlever des objets ou les remettre, transformer le tableau en tableau croisé, Ou appliquer des fonctions : définir des ruptures, sections Maitre/détail, ajouter des calculs, Web Intelligence fonctionne en mode WYSIWYG Définition : Cet acronyme désigne les logiciels qui offrent une interface d'édition permettant de visualiser immédiatement le résultat final obtenu. What You See Is What You Get signifiant littéralement «ce que vous voyez est ce que vous obtenez» ou plus élégamment «tel écran, tel écrit». Dans ce mode, vous agissez directement dans le rapport. Il suffit de sélectionner une ou des parties du tableau, de les faire glisser et/ou d utiliser les icônes des barres d outils ou les menus de Web Intelligence ou encore le menu contextuel (clic droit de la souris). Il est à noter que les icônes et les menus sont accessibles uniquement si une partie du rapport est sélectionné (colonne, ligne, cellule ) Avantages : Le résultat de toutes les fonctions de calculs, les ruptures, les tris, les palmarès est immédiatement visible. Inconvénients : les modifications de structure peuvent être difficiles à effectuer (risque d écraser une colonne par une autre). Voici les différentes façons de procéder : 8.1 Intervertir deux colonnes : A l aide du clic gauche de la souris, cliquez sur une colonne et faites-la glisser sur la colonne avec laquelle elle doit permuter : Vous pouvez indifféremment glisser-déposer l en-tête ou le contenu des colonnes. Il est impossible de permuter une sélection multiple de colonnes dans le tableau. Il faut les permuter une par une

53 8.2 Enlever une colonne Pour enlever une colonne du tableau, glisser-déposer la colonne choisie dans l onglet «Données» à gauche : Les valeurs des indicateurs sont recalculées avec les nouvelles dimensions. 8.3 Re-insérer une colonne Pour réinsérer une colonne dans le tableau, glisser-déposer l objet choisi de l onglet «Données» à gauche à l endroit où la colonne doit se trouver : Insère l objet «Diplôme» dans une colonne entre la colonne et la colonne Insère l objet «Diplôme» dans une colonne entre la colonne et la colonne Les valeurs des indicateurs sont recalculées avec les nouvelles dimensions. 8.4 Remplacer une colonne par une autre

54 Attention à sélectionner un objet issu de la même requête que les autres objets du tableau. Pour vous y aider, Webi affiche en grisé les objets qui ne pourront pas être insérer dans le rapport en cours (afficher les objets par requêtes pour faciliter votre choix, cf. Figure A page 33) Les valeurs des indicateurs sont recalculées avec les nouvelles dimensions. Les indicateurs seront recalculés avec la (ou les) dimension(s) restante(s), ajoutée(s) ou remplacée(s) dans le tableau SAUF S IL S AGIT D OBJETS INDICATEURS PRE-CALCULES ISSU DE L UNIVERS. Exemple : TAUX DE REUSSITE

55 8.5 Création d une Section Définition : Découpe le bloc en section et regroupe une variable dans une cellule en affichant le détail en dessous Création d une section Dans la structure du bloc, cliquer sur l objet que vous souhaitez mettre en section et cliquer dans le menu sur «Reporting Définir comme section» ou faites glisser le contenu de la cellule au dessus du tableau ; Création d une section sur l objet «Session»

56 Suppression d une section La suppression d un maître soit à l aide du menu contextuel «supprimer» soit en faisant glisser l objet de la section dans l onglet «Données» à gauche. Le message suivant s affiche : Oui : la section et son intitulé son supprimés et les données sont réinsérées dans un seul tableau. L objet de la section n est plus dans le tableau, si nécessaire, le rajouter en effectuant un glisser-déposer (page 45) à partir de l onglet «Données». Non : la section n est pas supprimée, seul son intitulé est supprimé. Les 2 tableaux sont conservés. 8.6 la rupture Définition : Une rupture est un regroupement de ligne de même nature. Elle est utilisée pour mettre en forme le tableau ou pour faire des calculs sur des groupes de données. La rupture par défaut de Business Objects regroupe les lignes, applique un en-tête et un pied de rupture. Elle est matérialisée par le bouton dans les barres d outils. Toutefois, il est possible de la modifier en passant par l onglet «Propriétés» du panneau gauche (voir page 39)

57 Création d une rupture par défaut Sélectionner l objet dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer une rupture et cliquer sur le bouton dans la barre d outils «Reporting» ou «Insérer - Rupture» dans le menu. Rupture par défaut sur l objet «Session» Modification d une rupture : Sélectionner n importe la colonne du tableau sur laquelle vous avez fait une rupture par défaut. Puis, dans l onglet «Propriétés» à gauche, développer la partie «Ruptures» et cocher ou décocher les options souhaitées : Options de rupture de l objet sélectionné dans le rapport. Les parties «Ruptures» et Page n apparaissent que si une rupture par défaut a été affectée à une colonne du tableau

58 Définition de la rupture : Afficher l en-tête de rupture Afficher le pied de rupture Supprimer les valeurs dupliquées Centrer les valeurs sur la rupture Appliquer un tri implicite aux valeurs Insère un en-tête pour chaque section du tableau simple ou croisé créé lors de l'insertion d'une rupture. Cette option est activée par défaut quand vous appliquez une rupture aux données d'un tableau. Insère un pied de rupture (une ligne vierge) sous chaque section créée par une rupture. Cette option est activée par défaut. Supprime tous les doublons des données auxquelles la rupture est appliquée, pour que chaque valeur ne soit affichée qu'une seule fois. Cette option est activée par défaut. Quand vous activez l'option «Supprimer les doublons» pour afficher une valeur une seule fois, vous pouvez également activer cette option-ci pour que les cellules vides soient fusionnées et que le nom de la valeur soit centré dans les cellules fusionnées. Applique un tri sur la rupture même si le tri n est pas demandé explicitement à l aide de l icône de tri. Pagination : Eviter les sauts de page dans le tableau Commencer à une nouvelle page Répéter l entête sur chaque page Répéter la rupture sur la nouvelle page Chaque section de rupture est sur la même page lorsque cela est possible. Affiche chaque partie du tableau simple ou croisé créé par une rupture sur une nouvelle page. Répète l'en-tête sur chaque nouvelle page lorsqu'un bloc s'étend sur plusieurs pages. Répète la valeur courante de la rupture sur chaque nouvelle page. (exemple d une rupture sur l académie : si le tableau d une académie ne tient pas sur une page, le nom de l académie sera répété dans le reste du tableau sur la 2 e page) Suppression d une rupture : Sélectionner la colonne de données concernée, le bouton Rupture Cliquer dessus pour le désactiver. apparaît enfoncé

59 8.7 Ajouter un filtre express Définition : le filtre permet d afficher ou de masquer certaines données du tableau. Il ne peut pas s appliquer sur des données numériques. Il est matérialisé par l icône Création d un filtre dans le tableau Sélectionnez l objet dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer un filtre et cliquez sur le bouton dans la barre d outils «Reporting» Une fenêtre proposant toutes les valeurs de l objet s affiche : Sélectionnez une (ou plusieurs valeurs à l aide de la touche CTRL du clavier) et cliquez sur. En cas de liste de valeurs très longue, possibilité de rechercher sur une chaine de caractères Modification d un filtre Sélectionner «Modifier le filtre» en cliquant sur la flèche placée à droite de l icone d outils «Reporting» : dans la barre

60 Sélectionner des valeurs supplémentaires, à l aide de la touche CTRL ou d autres valeurs Cliquer sur Suppression d un filtre Sélectionner «Supprimer le filtre» en cliquant sur la flèche placée à droite de l icone d outils «Reporting» : dans la barre Il est difficile de savoir si un ou des filtres ont été posés et sur quelles colonnes du tableau. L utilisation du la cellule «Résumé du filtre de rapport», disponible dans l onglet «MODELES» à gauche du rapport, permet de visualiser si des filtres ont été posés dans le tableau. Faire glisser la cellule nommée «Résumé du filtre de rapport», n importe où dans le rapport : Ce résumé permet de voir qu un filtre a été posé sur la variable «Diplôme Regroupé Lib C pour «BAC GENE» et «BAC PRO». (Vous pouvez ensuite supprimer cette cellule d information du rapport.)

61 Création de filtres d exploration : 1/ Cliquer sur l icône pour afficher la barre d outils des filtres de rapport : 2/ Faire glisser un objet de l onglet «Données» dans la fenêtre qui s est activée. 3/ A l aide de la liste déroulante, sélectionner une valeur pour filtrer. Une seule valeur à la fois

62 Plusieurs filtres peuvent être ajoutés dans la barre d outils des filtres : Suppression d un filtre créé dans la barre d outils des filtres : A l aide du curseur de déplacement du rapport., faire glisser le filtre sous la barre d outils dans la partie haute En cliquant sur le bouton pour le désactiver, la barre d outils des filtres du rapport n est plus affichée, mais les filtres sélectionnés restent présents dans le rapport

63 Tri Définition : le tri permet de trier les données du tableau, par ordre décroissant, croissant ou personnalisé. Il est matérialisé par l icône Affectation d un tri Sélectionner l objet dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer un tri et cliquer soit sur le bouton pour obtenir un tri descendant soit pour un autre type de tri cliquez sur la flèche de ce même bouton de la barre d outils «Rapport» : 4 menus s affichent : Aucun tri Tri descendant Tri ascendant Tri personnalisé : A l aide des boutons, monter ou descendre l ordre des valeurs Cliquer sur pour appliquer le tri personnalisé dans le rapport. Lorsque l on créé un tri personnalisé, le dessin du bouton de tri se modifie automatiquement dans la barre d outils «Reporting». Il devient :

64 Suppression d un tri En cas de tri croissant ou décroissant : - Sélectionner la colonne de données concernée, le bouton Filtre apparaît enfoncé. - - Cliquer dessus pour le désactiver. En cas de tri personnalisé : Désactiver le bouton de tri ou choisir «Aucun» n a aucun effet de suppression sur le tri. Il faut : - Sélectionner la colonne de données concernée, le bouton Filtre apparaît enfoncé. - Cliquez sur la flèche et sélectionner Tri personnalisé. Puis cliquer sur et sur pour valider

65 8.8 Classement Création d un classement dans le rapport Définition : Affiche les valeurs de la dimension sur lequel on pose un classement, sur la base des valeurs maximales/minimales d'un indicateur (palmarès) Sélectionner l objet dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer un filtre et cliquer sur le bouton ans la barre d outils «Reporting» ou cliquer dans la barre de menu sur «Reporting Classement» Choisir un indicateur. Choisir une valeur maximale et/ou minimale Possibilité de changer l objet qui a été présélectionné pour appliquer le classement. Cliquer sur pour valider. Dans ce cas, le tableau n affichera que : les 3 académies dont le «nombre total d admis» sont les 3 plus élevés ET les 3 académies dont le «nombre total d admis» sont les 3 moins élevés. Si vous choisissez le «Mode calcul» «Pourcentage» au lieu de «Nombre», il ne s agira plus de 3 académies mais de 3 % de la totalité des académies, soit 3% des 30 académies (3*30/100=0,9 arrondi à 1). Le résultat donnera donc, 1 académie avec valeur maximale et 1 académie avec valeur minimale

66 Modification d un classement Sélectionner la colonne où a été appliqué un classement puis cliquer sur «Reporting -Classement» ou Cliquer sur dans la barre d outils «Reporting», ou cliquer sur la flèche du bouton «classement» puis choisir «Modifier le classement»: Suppression d un Classement Cliquer sur dans la barre d outils «Reporting», ou cliquer sur la flèche du bouton «classement» puis choisir «Modifier le classement»: Pour savoir si un classement a été posé sur le tableau, cliquer dans le tableau, et observer l aspect du bouton de classement : : Aucun classement : un classement existe dans le tableau

67 Création d un classement dans la requête Vous pouvez également créer un classement dans la requête : Cliquer sur Vous pouvez faire glisser un objet de la partie «Objets du résultats» dans les cases du classement ou le faire glisser à partir des «Données» de l univers. Cliquez ici pour fermer la fenêtre explicative. Vous pouvez choisir de sélectionner les premiers, les derniers, les x % premiers et les x % derniers. Si vous avez choisi un objet de type CODE (différent du libellé), vous avez la possibilité d utiliser une invite à la place d une constante. A l exécution de la requête, l invite vous demandera de saisir un nombre. Cliquer ensuite sur

68 8.9 Alerteur Création d un alerteur Définition : un alerteur permet d appliquer aux cellules d un rapport, un signalement distinctif (format ou contenu) si les données remplissent certaines conditions définies par l utilisateur : Cliquer sur «Reporting Alerteurs» ou sur l icône de la barre d outils «Reporting» : Cliquer sur Donner un nom à l alerteur. 2 Saisie libre d une description du rôle de l alerteur. 1 3 Cliquer sur Format, pour appliquer un format spécial sur la cellule contenant la variable lorsque la condition est remplie. 1 - Cliquer sur et choisir : Sélectionner un objet ou une variable : 2 - Choisir un opérateur 3 - saisir une valeur ou la sélectionner dans une liste de valeurs : Cette liste n est proposée que si l objet filtré est un objet alphanumérique. 4- Cliquer sur

69 «Format» pour préciser le format à appliquer lorsque la condition est remplie. La fenêtre «Affichage d alerteur» permet de définir un affichage particulier pour les valeurs de l alerteur. Pour déclencher l'alerteur vous pouvez entrer une formule, ou saisir un texte qui s affichera lorsque la condition sera remplie. Choisir un format particulier pour afficher de manière différente le contenu des cellules concernées par l alerteur. Cliquer sur Dans le cas ci-dessus, le taux de réussite s affichera en rouge, lorsqu il sera inférieur ou égal à 0,

70 Modification d un alerteur Dans le menu, cliquer sur «Reporting Alerteurs» ou sur le bouton Dans la fenêtre «Alerteurs» : Sélectionner l alerteur à modifier Cliquer sur le bouton Vous pouvez alors modifier les critères de l alerteur Suppression ou désactivation d un alerteur Dans le menu, cliquer sur «Reporting Alerteur» ou sur le bouton Dans la fenêtre «Alerteurs» : Pour le supprimer : Sélectionner l alerteur Cliquer sur le bouton (1) Pour le désactiver : Décocher l alerteur. (1)

71 Un alerteur défini sur un objet peut s appliquer à d autres objets du tableau : sélectionner préalablement la colonne puis dans la fenêtre «Alerteur», cocher l alerteur que vous souhaitez appliquer. Exemple d alerteur défini sur la valeur du taux de réussite et posé sur plusieurs colonnes : Une fois créé votre alerteur, vous pouvez également gérer son affichage par l onglet «Propriétés» dans le panneau gauche : Dès que vous avez créé votre alerteur, vous pouvez l appliquer à partir de l onglet «Propriétés», en ayant au préalable, sélectionné une colonne du tableau

72 8.10 Ajouter des calculs sur les indicateurs WebIntelligenceRC offre la possibilité d insérer des calculs grâce au bouton «Insérer Calculs, ou au menu Sélectionner l objet, dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer un calcul et cliquer sur l icône qui s affiche par défaut sur la barre d outils : Le calcul appliqué par défaut sur un objet de type dimension sera la fonction «Nombre» Celui appliqué par défaut sur un objet de type indicateur sera la fonction «Somme».. D autres fonctions de calcul sont accessibles par la liste déroulante : Description des fonctions de calculs : Fonction Type d objet Application Indicateur Additionne les nombres en affectant la fonction «SOMME» Dimension Indicateur Indicateur Dimension Indicateur Dimension Indicateur Indicateur Indicateur Compte les lignes distinctes Compte toutes les lignes Calcule la moyenne des données sélectionnées Affiche la valeur alphabétique la plus grande Affiche la valeur numérique la plus grande Affiche la valeur alphabétique la plus petite Affiche la valeur numérique la plus petite Insère une colonne avec un pourcentage. Recalcule l indicateur au niveau des dimensions du tableau sans ajouter de fonction sur l indicateur. Selon le type d objet (dimension ou indicateur) les fonctions peuvent être inaccessibles (grisées)

73 8.11 Créer des calculs entre indicateurs dans le rapport A l aide de l éditeur de formule, il est possible de créer des calculs supplémentaires à partir des indicateurs ramenés par la requête. Exemple : créer le calcul «taux de réussite», soit «Nombre d admis» / «Nombre de présentés» A. Créer une colonne vide pour y mettre la formule du calcul Cliquer sur la dernière colonne du tableau et à l aide du bouton de la barre d outils «Reporting», choisir «Insérer la colonne à droite» : B. Insertion du calcul dans la colonne nouvellement créée Positionner le curseur dans la colonne vide, puis cliquer sur le bouton «Reporting». La barre de formule s affiche en haut du rapport : de la barre d outils Barre de formule Ouvre l éditeur de formule Colonne vide Cliquer ensuite sur pour ouvrir l éditeur de formule

74 Dans l éditeur de formule, Double-cliquer sur l objet «Nombre total d admis» Double-cliquer sur l opérateur de division «/» Double-cliquer sur l objet «Nombre de présentés» Double-cliquer sur «Nombre total d amis» Double-cliquer sur l opérateur de division Double-cliquer sur «Nombre de présentés» Cliquer sur Cliquer sur Le résultat de la formule s affiche dans la colonne ajoutée avec un format de nombre par défaut : Votre colonne se présente ainsi. Passez à l étape suivante (C.) pour appliquer le format pourcentage

75 C. Application du format «POURCENTAGE» A l aide du clic droit de la souris sur la colonne, choisir dans le menu contextuel, «Format de nombre» ; Choisir dans «Type de format», le format «Numérique» puis une propriété de format «pourcentage» Choisir une propriété qui correspond au pourcentage Cochez «Personnalisé» si vous souhaitez modifier la propriété choisie. Choisir «Numérique» Modifier le format proposé par défaut (exemple, enlever une décimale). Cliquer sur

76 Vous obtenez le résultat suivant : Pour obtenir un en-tête pour la nouvelle colonne, double-cliquer à l intérieur de la cellule pour obtenir un éditeur et taper le nom dans la barre de formule : Valider la saisie avec la touche «Entrée» du clavier. Avec l indicateur pré-calculé taux de réussite qui se trouve dans l univers, il n est pas possible d enlever des dimensions du tableau ou de les grouper. Cet indicateur ne serait pas recalculé avec les nouvelles dimensions. Par contre, l indicateur créé à l aide d une formule dans le rapport, pourra être recalculé avec les nouvelles dimensions

77 8.12 Transformer en tableau croisé Le tableau croisé est une modification de la «Structure du Bloc. Structure du bloc avant transformation : Maitre/section sur l académie Tableau en colonnes Objectif : transformer le tableau en colonne, en tableau croisé

78 Utiliser le clic Droit sur le tableau, pour obtenir un menu contextuel. Sélectionner «Transformer en» Clic droit pour obtenir le menu contextuel D autres transformations de type graphiques sont à votre disposition dans les onglets suivants : : Histogrammes : Courbes : Aires : Secteurs : Courbes radar Dans l onglet «Tableaux», Sélectionner l image qui correspond au schéma d un tableau croisé et cliquer sur

79 WebIntelligenceRC transpose la première colonne du tableau (ici, la session) en colonne et la seconde colonne (le diplôme) en ligne. Si ce qui s affiche ne convient pas, vous pouvez inverser les lignes et les colonnes en procédant par glisser-déposer : Cliquer sur les lignes et sans relâcher la souris, positionner le curseur sur une colonne de manière à obtenir un rectangle plus foncé AU CENTRE DE LA CELLULE ( ), puis lâcher. Automatiquement, les lignes et les colonnes s inversent :

80 8.13 Grouper des valeurs 1/ Création de tranches d âge à partir des valeurs d une dimension existante Plutôt que de décliner tous les âges des enseignants, il est possible de définir des groupes d âges dans une formule. Pour grouper les valeurs d une variable, il faut utiliser l éditeur de formule. 1/ Sélectionner la colonne dont les valeurs sont à regrouper : 2/ Cliquer sur Pour ouvrir la l éditeur de formule

81 Dans l éditeur, entrer la formule suivante, en s aidant des fonctions disponibles. Double-cliquer sur une fonction pour la voir s afficher dans la formule. Une aide sur la syntaxe d utilisation de la fonction sélectionnée apparait dans la description. Utiliser le bouton pour vérifier si la formule est correcte puis cliquer sur Résultat du tableau avec le regroupement des âges par tranches :

82 8.14 Transformer une formule en variable Les formules créées précédemment, numérique au paragraphe 8.11 et alphanumérique au paragraphe 8.13, peuvent être facilement transformées en variables pour être utilisées plus facilement dans le document. Cliquer sur la colonne contenant la formule, et lorsque celle-ci apparait dans la barre de formule, cliquer sur le bouton de cette barre : Entrer un nom à cette nouvelle variable : Cliquer sur La nouvelle variable apparait à présent dans la liste des variables disponibles dans l onglet «Données» :

83 9. Mise en page 9.1 Visualiser les coupures de pages (horizontales et/ou verticales) Cliquer sur «Visualiser Mode affichage rapide». Les marges (*) s affichent sur le document, matérialisées par des lignes pointillées : (*) Cliquer dans le rapport, pour afficher les marges dans les propriétés du rapport (panneau gauche). (*) (*) (*) Il n est pas possible de modifier ces marges à l écran. Il faut utiliser l onglet «Propriétés», et ajuster les options de la «page»

84 9.2 Ajouter un titre sur chaque page Pour activer la partie «En-tête», cliquer dans le rapport, en dehors du tableau, et dans l onglet «Propriétés», cocher «Afficher l en-tête». Faire glisser la cellule contenant le titre au-dessus de la ligne d en-tête à l aide du curseur : Ligne d en-tête

85 9.3 Gestion des numéros de page Pour activer la partie «Pied de page», cliquer dans le rapport, en dehors du tableau, et dans l onglet «Propriétés», cocher «Afficher le pied de page». Faire glisser la cellule «Numéro de page» dans la zone de pied de page matérialisée dans le rapport par des traits bleus : Vous pouvez également utiliser la cellule Numéro de page/total de page

86 Il est possible d ajouter du texte devant les formules générées par les cellules «Numéro de pages». Pour cela, utilisez la barre de formule qui s affiche après sélection de la cellule page. Saisissez le texte entre guillemets et utilisez le signe «+» pour le coller à la formule. Exemple : ="page n "+Page()+"/"+NombreDePages() = La cellule contenant la numérotation est une cellule indépendante. Il est possible de la déplacer à droite ou à gauche par un glisser-déposer ou si aucune pagination n est souhaitée, de la supprimer en cliquant sur «Modifier - -Supprimer» (la sélectionner au préalable). 9.4 Ajout de cellules d information Dans l en-tête ou dans le pied de page comme dans le rapport, il est possible d insérer des cellules supplémentaires afin d y mettre des informations complémentaires, soit : une cellule d information standard proposée par WebIntelligenceRC Ldu texte saisi directement au clavier («Ministère de l Education Nationale») Insertion d une «cellule vide» et saisie du texte. Insertion d une cellule «Numéro de page/nombre de page» Insertion d une cellule «Date d actualisation» Les cellules qui seront insérées dans le pied de page ou dans l en-tête seront répétées sur toutes les pages du rapport

87 1/ Les cellules standards de WebIntelligenceRC ont une bordure en bas par défaut. Pour enlever cette bordure, sélectionner la cellule et cliquer sur l icône. 2/ Le format date proposé en standard comprend l heure. Pour n afficher que la date, sélectionnez la cellule, et dans l onglet propriété, cliquer sur les Choisir le type de format Date/heure, puis le format 21/09/2004 :

88 10. Le document Vous ne pouvez pas copier des données d un document à un autre. Le document peut contenir plusieurs rapports : Un document peut être multi-rapports. Ainsi, il peut exister au sein d un même document 2 types de rapport : La copie exacte d un rapport existant ( 10.1 page 83) Des rapports contenant des données provenant de la première requête ou d une nouvelle requête ( 10.2 page 86) Un rapport peut être multi-tableaux ( Erreur! Source du renvoi introuvable. page Erreur! Signet non défini.). Un rapport peut contenir plusieurs tableaux dont les variables sont issues : de la même requête d une nouvelle requête 10.1 Dupliquer les données d un rapport à l autre Utiliser le clic droit de la souris sur «Rapport1», et sélectionner «Dupliquer le rapport» dans le menu contextuel. Un rapport nommé «Rapport1(1)» s insère dans un nouvel onglet. Rapport1 : Exemple :

89 Rapport1(1) : La duplication du rapport 1 reprend le même tableau avec ses mises en forme. Ce tableau peut ensuite être modifié dans sa structure et mises en forme sans impacter le tableau du rapport 1. Exemple :

90 Le tableau croisé a été transformé en tableau vertical et les objets «Académie» et «Diplôme Regroupé» ont été supprimés de ce rapport pour obtenir une agrégation des données au niveau de la Session. Il s agit de la même requête. Si vous modifier la requête, les deux rapports seront modifiés. Par contre, si vous pouvez modifier le rapport en cours sans affecter l autre. Faire des mises en forme différentes ou modifier le niveau d agrégation des données en supprimant certains objets dans le rapport dupliqué (voir exemple ci-dessus)

91 10.2 Insérer de nouvelles données dans un rapport Depuis la version XI de Business Objects, créer une requête dans un nouveau rapport, se fait à partir du REQUETEUR : Cliquer sur dans la barre d outils principale. Puis dans l éditeur de requête, cliquer sur. Sélectionner «Univers» pour accéder au même univers ou à un autre univers, puis «Suivant>>» : Sélectionner un univers dans la liste : Pour faire une nouvelle requête sur le MEME univers, sélectionner l univers dans la partie «Univers utilisés». Pour faire une nouvelle requête sur un autre univers, sélectionner l univers dans la partie «Univers disponibles»

92 Un onglet supplémentaire s affiche, pour construire une nouvelle requête : Editeur de requête : Lorsque la 2 ème requête est prête, cliquer sur pour relancer toutes les requêtes existantes, ou cliquer sur la pour ne sélectionner que la requête à exécuter : Après l exécution, un message demande comment insérer les nouvelles données dans le document : Choisir l option d insertion des nouvelles données. (Voir les différents modes d insertion page suivante)

93 Modes d insertion des données d une nouvelle requête : 1/ Insérer un tableau dans un nouveau rapport Le tableau issu de la nouvelle requête sera inséré dans un nouveau rapport créé automatiquement. 2/ Insérer un tableau dans le rapport actuel Le tableau issu de la nouvelle requête sera inséré dans le rapport déjà présent dans le document. S il existe plusieurs rapports dans le document, les nouvelles données s insèreront dans le rapport sélectionné. Les données sont insérées en dessous du tableau existant. En cas de pages multiples, utiliser le navigateur dans les pages 3/ Inclure les objets du résultat dans le document sans générer de tableau Les objets issus de la nouvelle requête seront inclus dans le document, sans création de tableau. Ils seront visibles et utilisables à partir de l onglet «Données» du document. Vous pouvez toujours commencer par insérer un rapport vierge dans le document et créé ensuite la seconde requête à partir de l éditeur de requête. A l aide du menu contextuel obtenu à l aide du clic droit sur l onglet «Rapport», cliquer sur «Insérer un rapport». Un nouveau rapport nommé «Rapport numéro x» s insère dans un nouvel onglet. Cliquer ensuite sur «Modifier la requête», ajouter une nouvelle requête, lancer l exécution de la nouvelle requête et automatiquement, les nouvelles données s afficheront dans l onglet vierge

94 Si lors de la création, vous créez tout de suite plusieurs requêtes et si vous exécutez TOUTES LES REQUETES, le résultat de chaque requête s affichera dans le même rapport, à savoir celui présélectionné. Si vous ne souhaitez afficher que le résultat d une requête dans le nouveau rapport, n exécuter que la requête choisie : IMPORTANT Les dimensions communes de toutes les requêtes du document, sont automatiquement synchronisées. Cela peut notablement modifier le résultat dans les tableaux. C est pourquoi il est impératif, si les données que vous ramenez doivent rester indépendantes les unes des autres, de supprimer la synchronisation au sein du document. Cette action doit être faite avant de réaliser la seconde requête, en décochant l option «Fusionner automatiquement les dimensions» dans les propriétés du document : Si vous avez déjà réalisé votre seconde requête et que vous souhaitez désynchroniser les résultats, cliquez sur «Données» «Fusionner les dimensions» et supprimer les dimensions fusionnées une par une :

95 Récapitulatif Le Rapport 1 contient les données de la requête 1 sur l univers Examen - Bac Le Rapport 1(1) contient les données de la requête 1 mais seulement les objets «Session», «Nombre de présentés», «Nombre total d admis». Le Rapport 2 a été créé automatiquement à l exécution de la requête 2 issue de l univers élèves 2D les formations détaillées et contient les données de cette requête. Le Rapport 3 a été inséré et contient les données issues de l exécution de toutes les requêtes de l éditeur de requêtes, soit la requête 1 et 2. Le Rapport 4 a été inséré et contient les données de la requête 3 issue de l univers élèves 2D les formations détaillées. correspond au tableau du «Rapport 1» et du «Rapport 1(1)» correspond au tableau du «Rapport 4» correspond au tableau du «Rapport 2» Rapport «Inséré» et contenant les données des requêtes 1 et 2. Rapport «Inséré» et contenant les données de la requête 3. Affiche les objets par requête Affiche les objets de toutes les requêtes Rapport initial Rapport «Dupliqué» Rapport «créé à l exécution» de la requête 2 (1/)

96 10.3 Basculer une requête sur un autre univers Cette opération est particulièrement utile sur les univers «année en cours» pour conserver des requêtes d une année sur l autre et éviter ainsi de les refaire chaque année. Exemple : une requête exécutée sur l univers sup - Sise 2010 pourra être basculée sur l univers sup - Sise 2011 puis exécutée sur cette nouvelle année. L univers d origine de la requête sélectionnée s affiche. Cliquer sur le bouton pour obtenir la liste des univers disponibles

97 Univers en cours d utilisation par la requête. Pour plus de commodités, cliquer sur «Nom» pour obtenir un tri alphabétique. Sélectionner dans la liste l univers SISE Cliquer sur Une correspondance entre objets de l univers SISE 2010 et SISE 2011 est proposée automatiquement. Si la correspondance convient cliquer sur Liste des objets extraits de l univers sup - SISE Liste des objets extraits de l univers sup - SISE Sinon cliquer sur pour obtenir la liste des objets du nouvel univers

98 Choisir de «supprimer l objet» si aucune correspondance n est possible, ou choisir un autre objet en remplacement de l objet d origine. Lorsque toutes les correspondances sont définies, cliquer sur Le nom du nouvel univers s affiche à présent à la place du précédent. Lorsque le basculement de la requête est effectué, il est impératif de l exécuter. Cliquer sur. Cette opération de basculement ne nécessite plus que les variables existent bien dans les 2 univers

99 10.4 Renommer une requête Le renommage et la suppression d une requête, se fait dorénavant dans l EDITEUR DE REQUETE. Cliquer sur pour retourner dans l éditeur de requête. Accéder au menu contextuel à l aide du clic droit de la souris sur l onglet «requête x», puis sélectionner «Renommer la requête» : Dans la zone de saisie qui s ouvre, saisir un autre nom : 10.5 Supprimer une requête Cliquer sur pour retourner dans l éditeur de requête. Accéder au menu contextuel à l aide du clic droit de la souris sur l onglet «requête x», puis sélectionner «Supprimer la requête» : La suppression de la requête n entraîne pas la suppression du rapport. Il continue d apparaître dans le document mais il est vide. Pour supprimer un rapport voir 10.7 page

100 10.6 Renommer un rapport A l aide du clic droit de la souris, cliquer sur l onglet du rapport à renommer et choisir «Renommer un Rapport» dans le menu contextuel : Le nom de l onglet se transforme en zone de saisie : Entrer un nouveau «Nom» et valider avec la touche «Entrée» du clavier : Le rapport «Rapport1» a été renommé «Bac général et techno» Le nom du rapport est indépendant du nom de la ou des requêtes qu il contient Changer le nom du rapport ne modifie pas le nom des requêtes. Si l on souhaite que le rapport et la requête ait le même nom, il faut également renommer la requête. Pour renommer les requêtes, voir 10.4 page Supprimer un rapport A l aide du clic droit de la souris, cliquer sur l onglet du rapport à supprimer et choisir «Supprimer un rapport» dans le menu contextuel : Le nom du rapport est indépendant du nom de la ou des requêtes qu il contient. Supprimer un rapport ne supprime pas la requête Si l on souhaite supprimer également la requête, voir 10.5 page 94)

101 10.8 Propriétés d un document Affiche à droite, un panneau des propriétés du document ouvert

102 10.9 Suivi des modifications du document Cliquer sur le bouton pour activer le suivi des données. Puis Choisir une option pour déterminer quelles seront les données qui serviront de référence pour afficher les futures modifications : Mettre automatiquement à jour les données de référence lors de chaque actualisation de données Les données actuelles deviennent les données de référence après chaque actualisation des données. Le rapport montre toujours la différence entre les données les plus récentes et les données précédant la dernière actualisation. Utiliser les données actuelles comme données de référence Les données actuelles deviennent les données de référence fixes et demeurent les données de référence après les actualisations suivantes. Le rapport montre toujours la différence entre les données les plus récentes et les données de référence fixes. Le suivi de modification des données ne concerne pas la modification de la structure d un tableau mais la mise à jour de son contenu par la requête

103 Cliquer sur le bouton pour obtenir les options de suivi : Dans l onglet Format, modifier les formats par défaut proposés par l outil, pour afficher les lignes insérées, supprimées, modifiées, les valeurs augmentées ou diminuées. Exécution d une requête sur la rentrée 2002 : Activer le suivi des données Exécution de la même requête sur la rentrée 2011 :

104 Si vous ne souhaitez plus de suivi de données, cliquez de nouveau sur le bouton désactiver le suivi : pour Cliquez sur oui. La référence initiale a été perdue. Pour masquer le suivi des données sans le désactiver, ce qui a pour effet de supprimer la référence choisie (voir message ci-dessus), utilisez le bouton : Résultat :

105 Les formats définis s appliqueront par rapport aux données de référence précisées dans l onglet «Données de référence» :

106 11. Le graphe 11.1 Créer un graphe Dans un rapport, faire glisser un diagramme à partir de l onglet Modèles : WebIntelligenceRC bascule le rapport en MODE STRUCTURE, pour afficher une structure de graphe vierge :

107 Dans ce mode, utiliser l onglet «Données» pour faire glisser des objets sur les axes du graphe : Note : Des données doivent avoir été ramenées au préalable d une ou plusieurs requêtes. Puis, basculer le rapport en mode RESULTAT en cliquant sur Il est possible de ne créer un graphe qu à une seule dimension et un indicateur. Exemple avec les données ci-dessus : «Type d établissement» et «Nombre d élèves» en ne prenant pas le «Secteur d enseignement» dans la partie «facultative» du graphe

108 11.2 Créer un graphe à partir d un tableau Sélectionner n importe quelle partie du tableau. A l aide du clic droit de la souris, accéder au menu contextuel et choisir «Transformer en» Cliquer sur un des onglets proposants des graphes :

109 Puis sélectionner un style de graphe, le tableau est instantanément remplacé par un graphe (histogramme) Pour changer de type de graphe, il suffit de cliquer sur le graphe existant à l aide du bouton droit de la souris, et cliquer «Transformer en»dans le menu contextuel, puis sélectionner un autre type de graphe. Pour revenir au tableau d origine, utiliser le menu contextuel «Transformer en» et choisir dans l onglet «Tableaux», le type de tableau standard : Attention : le tableau est récupéré mais toutes les mises en forme seront perdues (y compris les ruptures)

110 11.3 Créer un graphe en face d un tableau Pour créer le graphe à côté d un tableau à partir des données déjà existantes dans le document, faire glisser les données de la requête pour constituer un autre tableau : Ensuite, transformer le tableau en graphe : Pour créer le graphe à côté d un tableau à partir de nouvelles données à extraire éventuellement d un autre univers, créer une nouvelle requête et choisir l option d insertion «insérer les données dans le même rapport», puis transformer le tableau obtenu en graphe. Pour créer un graphe à côté du tableau existant, il est également possible d utiliser la méthode de création d un graphe vierge comme expliqué au paragraphe

111 11.4 Dimensionner un graphe A l aide du curseur attraper la poignée droite du cadre et faire glisser la souris jusqu à la taille désirée. Faire de même avec la poignée basse du cadre. Poignée droite du cadre du graphe Poignée basse du cadre du graphe

112 11.5 Modifier un graphe Modifier le type de graphe 1 ère méthode : utiliser l onglet «Modèle» du gestionnaire de données. Faire glisser un modèle sur le graphe existant. Automatiquement, le graphe se transforme :

113 2ème méthode : utiliser le menu contextuel sur le graphe et sélectionner «Transformer en» : Choisir un graphe à partir des onglets proposés Et cliquer sur

114 Modifier la structure du graphe Pour modifier la structure du graphe, par exemple inverser les axes x et y, il faut d abord passer en MODE STRUCTURE : Pour cela, cliquer sur : Faire glisser un objet sur l autre pour inverser leur affichage : Puis revenir au MODE AFFICHAGE DU RESULTAT, en cliquant sur

115 Modifier la mise en forme du graphe Sélectionner le graphe et cliquer sur l onglet «Propriétés» du gestionnaire de données. L onglet «Propriétés» d un graphe s affiche automatiquement dès la sélection de l objet «Graphe». Vous pouvez gérer le format de la légende, du titre de la légende, des valeurs de la légende (collège, LP, Lycée) le format du titre du graphe le format des données Puis le format des axes X et Y

116 Titre du graphe Données Valeurs de Axe Y Valeurs de Axe X

117 12. Le gestionnaire de rapport Le gestionnaire de rapport permet de gérer facilement les variables, les formats et les propriétés du rapport. Cliquer sur «Visualiser Données» pour activer la fenêtre du gestionnaire de rapport. Le gestionnaire de données s affiche par défaut à gauche du «Rapport» de Webintelligence. Il contient 4 onglets : Données, Modèles, Carte, Propriétés. Onglet Données : contient les objets disponibles dans le DOCUMENT Liste des objets classés par ordre alphabétique : Liste des objets classés par requêtes d origine:

118 Onglet Modèles : contient des éléments pouvant être inséré par glisser-déposer dans les rapports Rapport : insère un nouveau rapport dans le document Tableaux : insère un tableau dans le rapport Diagrammes : insère un graphe dans le rapport Cellules individuelles : insère des cellules pré-formatées ou vides dans le rapport Onglet Carte : contient des informations sur le contenu d un document (rapport, filtres, structure) Maitre/section sur objet «Session» Carte : Donne une cartographie des rapports d un document, et permet de naviguer d un rapport à l autre. Le menu contextuel accessible à l aide du clic droit de la souris, permet également une gestion des rapports Si des maitres/sections ont été créés, ils sont accessibles directement à partir de l onglet «Carte». Filtres Affiche les filtres qui ont été posé dans le rapport en cours

119 Structure : Permet de visualiser la structure de l ensemble du document. Le menu contextuel accessible à l aide du clic droit de la souris sur les différents éléments, permet une gestion des rapports, du bloc(tableau ou graphe) et des cellules,. Seuls les éléments ajoutés dans le rapport donnent accès à un menu contextuel (cellules, filtres, titre, bloc)

120 Onglet Propriétés : permet d appliquer des formats sur les rapports Le contenu de l onglet Propriétés varie selon l endroit qui a été sélectionné dans le rapport. - La page, - Le bloc, - Une cellule, - Une section, - Une variable de type alphanumérique, - Une variable de type numérique. Cet onglet permet d appliquer : - des formats, des styles - de gérer des ruptures - de gérer les coupures de pages, - de gérer les alerteurs, - de fusionner des cellules. Affichage d une aide sur une propriété sélectionnée. Lorsque le menu contextuel est sollicité pour obtenir une modification d une propriété, l onglet «Propriétés» correspondant à ce qui est sélectionné dans le rapport, s affiche automatiquement

121 13. Utiliser les données dans d autres applications Vous pouvez utiliser les données issues de documents WebIntelligenceRC dans d autres applications. Vous pouvez par exemple afficher les données WebIntelligenceRC dans un classeur Microsoft Excel Copier- coller le rapport brut vers Excel - Sélectionner le «BLOC» à l aide du curseur - A l aide du clic droit de la souris, accéder au menu contextuel «Copier en tant que texte» - Ouvrir Excel, et faire «Edition coller» «Copier en tant que texte» copie le contenu BRUT du rapport affiché (sans les ruptures, maitres/sections ou formatage) - Vous ne pouvez pas copier seulement une partie du tableau. - Si vous avez des Maitres/sections, seule la section sélectionnée sera copiée. Il faudra sélectionner et copier chaque bloc correspondant à une section. «Copier en tant que texte» s apparente au «Exporter» du gestionnaire de données de la version 6.5 de Business Objects. Cependant cette action ne doit être effectuée que dans le «Mode Affichage Rapide» (menu Visualiser Mode Affichage Rapide) pour copier l ensemble du tableau sinon en «Mode Affichage Page» la copie ne s effectue que sur le bloc affiché de sorte que si le tableau continue sur une autre page, il ne sera pas sélectionné

122 pour la copie

123 13.2 Enregistrer dans d autres formats Enregistrer le Document dans d autres formats Cette opération enregistre le document avec les mises en forme, ruptures, sections/maître, calculs intermédiaires, etc. mais aussi les onglets des rapports lorsqu il s agit d un document multi-rapport. Lorsque le document est ouvert, cliquer sur «Ficher Enregistrer Sous». Sélectionner un des formats proposés dans la liste déroulante : - En Document Web intelligence (.wid) - En Excel (.xls) - En PDF (.pdf) - En CSV (données uniquement) (.csv) Le nom du document WebIntelligenceRC est conservé avec la nouvelle extension :

124 Si nécessaire, désélectionner les rapports qui ne sont pas à récupérés. Conserver le nom donné par défaut, ou modifier-le. Cliquer sur a. Le format WID C est le format des documents WebIntelligence Rich Client et Webintelligence. b. Le format XLS Tous les rapports du document sont enregistrés dans un même document Excel : 1 onglet rapport = 1 onglet feuille Excel Les données de ce document sont modifiables. c. Le format PDF Tous les rapports du document sont sauvegardés dans un fichier.pdf. Chaque rapport correspond à un signet. Les données de ce document ne sont pas modifiables. d. Le format CSV Il s agit d un format texte avec séparateur, qui peut être lu par Excel. Les données de ce document sont modifiables Choisir un identificateur pour encadrer chaque valeur

125 Choisir un séparateur pour délimiter chaque colonne.

126 Enregistrer un rapport dans d autres formats Enregistre le rapport avec toutes ses mises en forme (ruptures, maitres/sections, calculs ou formatage des nombres et caractères) A l aide du clic droit de la souris sur le nom du rapport, choisir «Enregistrer sur mon ordinateur comme» : - Fichier Excel - Fichier PDF - Toutes les cellules se trouvant dans l entête (un titre) ou le pied de page ne sont pas récupérées) - Ce mode de passage sous Excel, récupère le tableau à partir de la colonne B et efface le quadrillage de Excel - Les formules créées sous Webi Rich Client ne peuvent pas être récupérées. Seul le résultat des formules est copié. - Il n est pas possible de copier seulement une partie du tableau Pour envoyer des documents créés sous Webi Rich Client à des utilisateurs ne possédant pas cet outil, enregistrer les documents en format : CSV, XLS, ou PDF. Rappel : Le format PDF est un format accessible uniquement en visualisation, et ne permet pas d utiliser ou réutiliser les données

127 14. Import/export sur le serveur WebIntelligence 14.1 Exporter des fichiers personnels sur le serveur Il est possible de sauvegarder le document créé avec WebIntelligenceRC sur le serveur : Dans le menu, cliquer sur «Fichier Exporter vers le CMS» Cliquer sur «Fichier Exporter vers le CMS» (CMS : content management system) Onglet Dossier : Dans «Accueil», sélectionner le dossier «Mes favoris» puis cliquer sur «Exporter». A l aide du bouton Il est possible de créer des sous-dossiers sous «Mes favoris» et d y exporter des documents. Dossiers Mes favoris : dossier personnel pour stocker vos documents. Cliquez sur Onglet Catégories : Cet onglet n est pas utilisable car son utilisation a été restreinte par l administrateur. Ne créez rien dans les catégories, car vous ne pourriez pas vous en servir sur l infocentre

128 14.2 Importer des fichiers existants sur le serveur Il est possible de récupérer sur son poste de travail tout document ayant été exporté dans le dossier «Mes favoris» sur le serveur : Dans le menu, cliquer sur «Fichier Importer depuis le CMS» Cliquer sur «Fichier Importer depuis le CMS» Sélectionner un dossier dans «Mes Favoris», puis un document et cliquer sur «Ajouter» : Dossiers Mes favoris : dossier personnel pour stocker vos documents. Liste des documents

129 Vous pouvez ajouter plusieurs documents. Ensuite cliquez sur «Importer». Cliquer sur le lien «Cliquez pour continuer» Les documents ainsi récupérés sont sauvegardés sur le disque dur du poste de travail avec une extension.wid qui permet de les lire avec WebIntelligence Rich Client Cliquer sur «Tout ouvrir» pour ouvrir le ou les documents choisis à l importation ou Fermer pour les ouvrir ultérieurement : Si l option n a pas été cochée et que le document existe déjà dans le répertoire d accueil, il est importé avec le message d information suivant : Le document est automatiquement renommé avec un nombre entre parenthèse. Il n est pas possible de déterminer le répertoire d accueil sur votre poste de travail, à partir de la fenêtre d export. Le document sera sauvegardé par défaut, dans le répertoire UserDocs de Webintelligence, à l endroit défini dans les options de l outil (voir page 126)

130 14.3 Envoyer un document par le courrier électronique Cliquez sur «Fichier - Envoyer sous forme de pièce jointe» Cette action ouvre dans la messagerie, un nouveau message avec en pièce jointe, le fichier au format soit Web Intelligence (WID), soit Excel, soit PDF, soit CSV : Cela suppose que : vous possédiez une application de messagerie et le destinataire également. vous connaissiez l adresse de messagerie du destinataire et au cas où vous sélectionnez le format WID, que votre destinataire possède Webintelligence Rich Client pour pouvoir visualiser le fichier. (sinon enregistrer le document dans un des formats proposés) Ajouter une explication sur le format WID non sécurisé

131 15. Gestion des univers 15.1 Importer manuellement un univers La fonction IMPORT de la fenêtre Univers décrite ci-dessous n est utilisée que dans des cas particuliers. : si Business Objects est ouvert au moment où un nouvel univers est modifié ou ajouté par l équipe BCP, par exemple. Cela évite de fermer et de rouvrir l application pour mettre à jour la liste des univers. Cependant, Business Objects mettant automatiquement à jour la liste des univers à l ouverture, il est très rare d utiliser cette fonction. Cliquez sur «Outils Univers» : Rafraîchi la liste et le statut des univers cidessus. Colonne «Etat» : informe sur l état de l univers. Cet état peut changer après avoir actualiser la liste des univers. Colonne informative : Dossier où sont stockés les univers sur le serveur. Mis à jour : l univers est à jour. C est la dernière version qui se trouve sur le poste utilisateur : aucune intervention n est nécessaire. (le bouton «Importer» est grisé. A mettre à jour : l univers a déjà été ouvert une fois mais a été depuis, modifié par l équipe BCP :il n est plus à jour sur le poste utilisateur. A importer : l univers est nouveau et a été ajouté alors que Webi Rich Client était déjà ouvert. Il n existe pas encore sur le poste utilisateur

132 Pour connaître les univers qui ont été modifiés ou ajoutés alors que Business Objects était ouvert, il n est pas nécessaire de fermer l application et de la rouvrir. Il suffit de cliquer sur le bouton «Actualiser la liste des univers». Si le statut de l univers sur lequel vous avez choisi de travailler est «A mettre à jour» ou «A importer», cliquez sur le nom de l univers et sur le bouton. L import n ouvre pas l univers. Il le met seulement à jour sur le poste utilisateur

133 16. Les répertoires de stockage 16.1 Organisation des répertoires Répertoires par défaut de WebIntelligence Rich Client Seuls les documents personnels et les univers sont stockés sur le disque dur du poste de travail. Les documents personnels (.WID) dans le répertoire My Business Objects/Documents/userDocs. Documents personnels Webi Rich Client (.wid) Documents personnels enregistrés en format Excel, Pdf, ou CSV : La structure des univers (.UNV) dans le répertoire C:\Documents and Settings\ utilisateur \Application Data\Business Objects\Business Objects La structure des univers est stockée dans le répertoire Universes (nom du serveur) Sous-répertoire BCP Sous répertoires contenant les univers Nom des fichiers :

134 Modification de l emplacement des répertoires par défaut La boite de dialogue Options permet de modifier les emplacements pour les fichiers correspondants aux Univers et aux documents personnels WebIntelligence Rich Client Ces répertoires installés par défaut sont dispersés en plusieurs endroits sur le disque dur et il est peu commode de retrouver les fichiers. C est pourquoi, nous vous conseillons de changer l emplacement par défaut de ces dossiers. Tout d abord, il faut créer les nouveaux dossiers. Création A l aide de l explorer de Windows, créer sur la même unité (C : ou D ) un répertoire WEBIXI, puis les sous-répertoires correspondants aux types de fichier : Par exemple : D:\ WEBIXI \userdocs\ D:\ WEBIXI \Universes\ Affectation Ensuite, il faut affecter sous WebIntelligence Rich Client, ces nouveaux dossiers aux types de fichiers. Pour cela, cliquer, dans le menu principal, sur «Outils Options» : Dans l onglet «Général», cliquer sur en face de «Documents utilisateurs» puis choisir le répertoire nouvellement créé. Procéder de la même manière pour «Univers»

135 Cette opération n est à effectuer qu une seule fois. Dès que l on clique sur le bouton, les modifications sont définitivement prises en compte. Si vous avez modifiez l emplacement des répertoires de Webi Rich Client et que vous aviez déjà des documents personnels sauvegardés dans l ancien répertoire, n oubliez de les copier vers les nouveaux répertoires. Les fichiers.unv contenant la structure des univers ne demandent pas d intervention. Ils s importeront automatiquement à l endroit désigné, lors de la prochaine ouverture d un univers Gestion des documents personnels Si vous souhaitez supprimer des documents devenus inutiles, vous devez supprimer le fichier.wid correspondant au document

136

137 17. Les barres d outils 17.1 Gestion de l affichage des barres d outils Par défaut, seule la barre d outils standard est affichée. Pour afficher d autres barres d outils, cliquez sur Affichage - Barres d outils : Cochez la ou les barres d outils que vous souhaitez voir afficher. Au prochain démarrage de WebIntelligence Rich Client, elle/elles restera(ont) affichée(s). Afin de visualiser plus facilement le contenu des colonnes dans le rapport et utiliser les fonctions dans le document, activez également la barre «Formule» à l aide du bouton :

138 17.2 Barre d outils standard Boutons Equivalent Menu Action Fichier - Nouveau Crée un nouveau document Fichier - Ouvrir Fichier - Enregistrer Fichier - Enregistrer Sous Fichier - Imprimer Modifier Rechercher Visualiser - Données Données- Modifier la requête Ouvre un document existant Enregistre le document Imprime le document Recherche du texte dans le rapport. Gestion de l affichage des différentes fenêtres et des barres d outils Ouvre l éditeur de requête et affiche la ou les requêtes du document. - Actualise toutes les requêtes du document ou par sélection, une requête du document. Purge les données ramenées par les requêtes ou par sélection, les données d une requête. Active / désactive le suivi des modifications du rapport. - Active ou désactive le suivi des modifications du rapport sélectionné. - Affiche les options de suivi de de modifications. - Insère des filtres sur le rapport. Analyse Exploration- Analyse Instantané de l exploration Bascule le rapport en mode Explorer (non utilisé pour la BCP) Créé un onglet contenant l image du rapport sélectionné et passer en mode Explorer (ne fonctionne qu avec le mode Explorer) 17.3 Barre d outils «Reporting» Bouton s Equivalent Menu Action

139 - Affiche / masque le volet filtre. Ce volet permet de visualiser et/ou de gérer les filtres qui ont été posés dans le document ouvert. - Affiche / masque la barre de formule. Données -Variables Données Fusionner les dimensions Modifier annuler Modifier Rétablir Reporting Alerteurs Reporting Classement Insérer - Filtres Insérer - Ruptures Insérer Tris. Insérer Calculs Permet de créer des variables à l aide de fonctions et d opérateurs. Permet la synchronisation des dimensions issues de plusieurs requêtes. (exemple d utilisation : tableau créé à partir de données issues de 2 univers) Annule la dernière action. Rétablit la dernière action annulée. Créé, modifie, active ou désactive des alerteurs. Créé, modifie ou supprime un classement sur une dimension selon les valeurs d un indicateur. Créé, modifie ou supprime un filtre. Créé ou supprime une rupture par défaut. Insère des tris croissants, décroissants ou personnalisés. Insère un calcul somme ou nombre, selon le type de la colonne sélectionnée. Autres calculs : Insérer Lignes Insérer - Colonnes Insère des colonnes ou des lignes. - Alignement du bloc dans la page. - Mode d affichage : normal ou par page. - Affichage la structure du tableau - Affiche les données du tableau

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