COMPTA.COM. Compta.com v7.1 Nouvelles fonctionnalités

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1 COMPTA.COM Compta.com v7.1 Nouvelles fonctionnalités Date de la version : 29/10/2012

2 SOMMAIRE 1. Note de frais Envoyer vos factures par à votre dossier Evolutions du module administration Option pour forcer la date du jour dans les factures de vente Afficher tous les fournisseurs Ecriture type : contrôle sur code de TVA Suppression massive des tiers Mot de passe oublié Evolutions du module de facturation Affichage de l'adresse du dossier sur les factures Montant de retenue de garantie Modification de la fiche client dans onglet relance Retenues sur ventes (produit avec compte de classe 6) Note sur le devis Evolutions du module de gestion Exercice par défaut à l'ouverture : le dernier modifié Administration des comptes de caisse facilité Verrouillage des écritures par période Dupliquer des graphiques vers un autre dossier Vider tous les journaux avec plus de sécurité Consultation de la balance : afficher tous les comptes avec N Commentaires des comptes d'attente : couleur en fonction de l'auteur Édition de la balance : reprise du solde à Nouveau Lettrage plus rapide Lettrage : message d'alerte si plus de 5 d'écart Correction écriture lettrée par la saisie étendue Caisse : saisie mensuelle avec code TVA Saisie classique & étendue : Copier-Coller de Excel Saisie étendue : F7 pour recopier uniquement la colonne Echéancier : total des lignes sélectionnées Mail avec les commentaires des comptes d'attente Evolution du module processus Banque auto : ajout d un filtre sur la banque Relevé : ajout filtre sur type tiers pour le rapprochement facture...16 Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 2/16

3 1. NOTE DE FRAIS Compta.com incorpore un nouveau module pour saisir et valider des notes de frais. Bien entendu, la note s enregistre automatiquement en comptabilité. Ce module peut être confié de manière isolé aux commerciaux et dirigeants des entreprises. Pour activer la note de frais, il faut : 1. Ajouter le module Note de frais en optant pour le package ProActif. 2. Activer les droits d administration pour les utilisateurs qui doivent paramétrer (ajout de véhicules, paramétrage des fiches du personnel...) 3. Activer les droits de création des fiches de frais pour les utilisateurs habilités 4. Gérer la hiérarchie d entreprise pour déterminer les valideurs 5. Créer les véhicules 6. Créer les fiches du personnel (Nom, RIB ) et affecter les véhicules 7. Définir les types de dépenses qui seront sélectionnées lors de la saisie. Un type de dépense correspond à un compte comptable. Création du véhicule Création des types de dépense Saisie des kilomètres Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 3/16

4 Saisie des autres frais 2. ENVOYER VOS FACTURES PAR A VOTRE DOSSIER. Il vous arrive de recevoir des factures électroniques de la part de vos fournisseurs. Vous pouvez maintenant les transférer par dans votre dossier comptable pour les comptabiliser. Pour cela, votre dossier possède une adresse . Pour la connaitre il faut cliquer sur l icône obtiendrez autant de «tâches à traiter» que vous avez de pièce jointe dans votre mail.. Vous Pour envoyer des relevés, c est l icône pour y avoir accès. qui indique l adresse . Mais il faut activer l option OCR De plus, il est possible dans la saisie de la facture de simplement classer le document dans le dépôt documentaire de Compta.com sans comptabiliser, grâce à l icône. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 4/16

5 3. EVOLUTIONS DU MODULE ADMINISTRATION 3.1. OPTION POUR FORCER LA DATE DU JOUR DANS LES FACTURES DE VENTE Il est maintenant possible de paramétrer le fait que la date des factures de vente (module Gescom) soit obligatoirement à la date du jour AFFICHER TOUS LES FOURNISSEURS Il est possible de faire apparaître d un clic tous les clients, mais aussi tous les fournisseurs 3.3. ECRITURE TYPE : CONTROLE SUR CODE DE TVA Lors de la validation d une écriture type dans la fiche fournisseur, et si le dossier est paramétré avec les codes de TVA, on vérifie que le compte de charge qui est référencé est bien associé à un code de TVA. Sinon Compta.com renvoie une alerte bloquante. Il faut alors modifier la fiche du compte. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 5/16

6 3.4. SUPPRESSION MASSIVE DES TIERS Il est possible maintenant de supprimer des fiches fournisseurs ou clients rapidement. Pour cela, il faut les sélectionner grâce aux cases à cocher et cliquer sur l icône MOT DE PASSE OUBLIE Si vous avez oublié votre mot de passe, ce n est pas grave. Compta.com est maintenant capable de vous en redonner un. Vous devez pour cela cliquer sur le lien ad hoc de la page de connexion, puis renseigner votre identifiant. Un mail vous sera alors envoyé avec un mot de passe temporaire. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 6/16

7 4. EVOLUTIONS DU MODULE DE FACTURA TION 4.1. AFFICHAGE DE L'ADRESSE DU DOSSIER SUR LES FACTURES Sur le modèle par défaut, on affiche maintenant l adresse définie sur la fiche dossier MONTANT DE RETENUE DE GARANTIE Lors de la transformation d un devis en facture, il est possible de distinguer une retenue de garantie. Il faut alors préciser l échéance de cette retenue et le montant. Vous pouvez saisir un pourcentage, le montant sera alors recalculé. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 7/16

8 4.3. MODIFICATION DE LA FICHE CLIENT DANS ONGLET RELANCE Lors de la relance vous pouvez accéder à la fiche client pour en particulier modifier l de votre contact RETENUES SUR VENTES (PRODUIT AVEC COMPTE DE CLASSE 6) Compta.com permet maintenant de créer des produits pour faire de la retenue sur vente. On fait pour cela apparaitre des comptes de classe 6. Sur la facture ils apparaitront avec un prix unitaire négatif. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 8/16

9 4.5. NOTE SUR LE DEVIS Lors de la création d une facture (ou d un devis), vous pouvez joindre une note privée. Elle ne sera pas imprimée. Vous pouvez y mettre, par exemple, des indications précieuses pour vos négociations ou des détails à ne pas oublier pour la livraison. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 9/16

10 5. EVOLUTIONS DU MODULE DE GESTION 5.1. EXERCICE PAR DEFAUT A L'OUVERTURE : LE DERNIER MODIFIE Lors de l ouverture du module de Gestion, Compta.com ouvrait automatiquement l exercice en cours. Compta.com ouvre maintenant le dernier exercice sur lequel l utilisateur a travaillé. Pratique lors des premiers mois de l exercice N, alors que N-1 est en train d être saisi! 5.2. ADMINISTRATION DES COMPTES DE CAISSE FACILITE Compta.com présente maintenant les colonnes «libellé» pour faciliter l administration des comptes présents sur la caisse en ligne 5.3. VERROUILLAGE DES ECRITURES PAR PERIODE Vous pouvez verrouiller une période dans votre exercice (date de cut-off). Il n est alors plus possible de saisir sur la période close. Seul le lettrage reste autorisé. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 10/16

11 5.4. DUPLIQUER DES GRAPHIQUES VERS UN AUTRE DOSSIER Vous avez défini des graphiques sur un de vos dossiers et vous souhaitez les utiliser sur un autre? Rien de plus simple. Il suffit maintenant d aller sur l administration des graphiques sur votre dossier source, et de cliquer sur le bouton de copie. On vous demande ensuite le dossier cible. Tous vos graphiques personnalisés seront copiés VIDER TOUS LES JOURNAUX AVEC PLUS DE SECURITE Nous avons constaté des suppressions malheureuses dans l administration des journaux. Nous avons donc décidé de rendre cette opération plus sécurisante. Dans le paramétrage des journaux, vous pouvez cliquer sur l icône. On vous demande ensuite de sélectionner les journaux à purger. Vous devez ensuite cliquer de nouveau sur l icône entendu, vous devez confirmer ensuite votre choix.. Bien Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 11/16

12 5.6. CONSULTATION DE LA BALANCE : AFFICHER TOUS LES COMPTES AVEC N-1 Quand on clique sur le bouton qui permet de comparer la balance (consultation des comptes) avec l exercice N-1, on affiche maintenant l intégralité du plan comptable COMMENTAIRES DES COMPTES D'ATTENTE : COULEUR EN FONCTION DE L'AUTEUR Pour mieux distinguer les types de commentaire sur les écritures, Compta.com introduit un nouveau code couleur. Un post it vert signale un commentaire d un utilisateur d un dossier comptable, un bleu pour le cabinet, et un rouge pour le support de Compta.com. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 12/16

13 5.8. ÉDITION DE LA BALANCE : REPRISE DU SOLDE A NOUVEAU Nous avons renommé la case à cocher «solde précédent» en «Afficher Solde N-1» et nous avons ajouté la case à cocher «Reprise Solde à Nouveau» qui permet de reprendre les soldes des comptes de bilan si l exercice N-1 est encore ouvert LETTRAGE PLUS RAPIDE Nous avons optimisé le module de lettrage pour diminuer le temps de rafraichissement de la page à chaque clic LETTRAGE : MESSAGE D'ALERTE SI PLUS DE 5 D'ECART Si, lors d un lettrage, vous voulez passer une écriture d équilibrage de plus de 5, Compta.com vous alerte et vous demande de confirmer. Vous devez alors cliquer une 2 nd fois sur le bouton de création CORRECTION ECRITURE LETTREE PAR LA SAISIE ETENDUE Si vous voulez modifier une écriture pendant le lettrage, vous pouvez choisir d utiliser maintenant la saisie étendue CAISSE : SAISIE MENSUELLE AVEC CODE TVA La saisie de la caisse mensuelle est maintenant compatible avec les codes de TVA. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 13/16

14 5.13. SAISIE CLASSIQUE & ETENDUE : COPIER-COLLER DE EXCEL Il vous est maintenant possible de copier-coller une écriture de Microsoft Excel vers Compta.com. Dans Microsoft Excel, vous devez mettre en place une colonne «Date comptable», puis «Compte», «Libellé», «Débit» et enfin «Crédit» SAISIE ETENDUE : F7 POUR RECOPIER UNIQUEMENT LA COLONNE La touche «F7» permet maintenant de recopier uniquement la valeur de la ligne précédente sur la même colonne. La touche «F7» recopiait avant toute la ligne ECHEANCIER : TOTAL DES LIGNES SELECTIONNEES Dans l échéancier, en sélectionnant les factures pour les relances, les paiements ou les encaissements, on affiche maintenant le total au fur et à mesure que vous sélectionnez. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 14/16

15 5.16. MAIL AVEC LES COMMENTAIRES DES COMPTES D'ATTENTE Quand le cabinet saisit pour un client, il arrive que le cabinet n ait pas toutes les informations nécessaires pour bien comptabiliser. Il peut manquer par exemple le talon de chèque (ou l annotation du relevé) qui indique le fournisseur payé. Dans ce cas, le cabinet met la ligne du relevé ou la facture en compte d attente. Le rapport ci-dessous permet de solliciter le client du cabinet par . Il aura juste à répondre au mail en complétant le tableau d affectation qui s y trouve. Le comptable connaitra ainsi l affectation à réaliser. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 15/16

16 6. EVOLUTION DU MODULE PROCESSUS 6.1. BANQUE AUTO : AJOUT D UN FILTRE SUR LA BANQUE Vous pouvez maintenant filtrer l application de la banque automatique pour une banque en particulier RELEVE : AJOUT FILTRE SUR TYPE TIERS POUR LE RAPPROCHEMENT FACTURE En mode rapprochement facture, il y a un nouveau filtre sur le type de tiers : client, fournisseur Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 16/16