LuxApps Property Solution

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3 LuxApps Property Solution LuxApps Property Solution ou LA.P.S. est un outil professionnel permettant la gestion complète d un patrimoine immobilier. La présentation et l ergonomie ont été étudié pour satisfaire aussi bien les propriétaires isolés que les structures beaucoup plus complexes telles que les groupes de société immobilière et fonds d investissements Européens. Ce système a été à la base créé pour les besoins internes d un groupe de sociétés immobilières en charge de la gestion complète de son patrimoine immobilier. LA.P.S. est utilisé en exploitation depuis plus de 2 ans pour plus de m² de surfaces mixtes et pour plus de 20 sociétés. Les différents modules gérés par LA.P.S. sont Gestion locative, Gérance, Gestion technique, Gestion commercial, Suivi budgétaire des projets, Promotion. Vous pourrez trouver dans cette brochure les fonctionnalités de chacun d eux ainsi que toutes les interactions.

4 Dashboard Pour accroître l ergonomie de l application, LuxApps a développé un écran d accueil appelé dashboard pour permettre une personnalisation sur mesure en fonction de la personne connectée. Widgets L interface permet l ajout de différents widgets : zone d affichage configurable par chaque utilisateur dans le but de personnaliser le dashboard. Favoris Un système de favoris permet également l ajout de raccourcis afin de faciliter l accès aux modules fréquemment utilisés.

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6 Réception de facture Sans doute la base obligatoire d une gestion d immeuble optimale, le module de réception de facture bénéficie de fonctionnalités très élaborées. Récupération des données de facture LA.P.S. permet d éviter un fastidieux travail d encodage des données de facturation. En effet, LA.P.S. peut interagir avec un logiciel de reconnaissance de texte (OCR). Les données principales de la facture sont ainsi récupérées sans le moindre encodage. Passerelle comptable LA.P.S. propose également de supprimer le double encodage et de transférer les informations de la facture dans les principaux logiciels comptables connus sur le marché Luxembourgeois et Européen (Gesall, BoB, etc.). Archivage En plus d un archivage facilité, l avantage d informatiser la facturation est également de faciliter toute recherche et d assurer une historisation complète des mouvements. Paiements LA.P.S. offre aux utilisateurs une option de paiement semi-automatique ou automatique. Cette option a plusieurs fonctions, elle évite le double paiement et permet le transfert d un fichier au format bancaire sur une plateforme de paiement utilisée de votre choix (Isabel, Multiline, ) Workflow LA.P.S. permet de définir un workflow interne de contrôle, de validation et de paiement en n utilisant que le format informatique de la facture en suivant les attributions et responsabilités de chaque utilisateur. Elle permettra d éviter les manipulations multiples, le double encodage ou encore la perte de document. Commandes Cette étape de la facturation uniformise les commandes au sein d une organisation sociétale complexe. Un document type élaboré pour les commandes vers les sociétés tierces et partenaires, facilite le tracking et les tâches qui y sont liées et diminue fortement le risque d erreur de facturation des différents fournisseurs.

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8 Gestion des immeubles et commercialisation Ce module spécifique au service commercial gère la base de données des immeubles (et lots) disponibles à la location, et en fonction de votre organisation, la présentation de votre porte feuille immobilier. La plus-value de LA.P.S. pour ce point est l interaction entre les bases de données issues de la cellule de gestion locative, les bases de données des commerciaux et le site Internet. En effet LA.P.S. autorise la création d une passerelle avec votre site pour vous permettre de publier les informations qui vous sembleront opportun d afficher sur celui-ci. Les bases de données de LA.P.S. alimentent également divers documents de commercialisation tels que des offres de location, descriptifs détaillés des surfaces disponibles, etc. Gestion locative Ce module doit être considéré comme le corps business d une gestion immobilière. En effet, il est très important d assurer le suivi du paiement des loyers simplement et efficacement. Dans LA.P.S., la gestion des lots est optimale et prévoit les mutations de lots en cours d année. Le contrat de location, l avenant, l augmentation des avances de charge, la clôture du contrat de location, l archivage, le suivi des dates d échéances et de préavis, le suivi semi-automatique des paiements de loyer, l envoi par mail de la facturation mensuel, le suivi et l envoi des rappels, l export comptable de la facturation des loyers en multi-sociétés ou encore l import des fichiers de paiement sont des fonctionnalités disponibles. La gestion documentaire de ce module permet une centralisation de tous vos documents importants pour chacun de vos locataires.

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10 Gérance La suite logique après la réception des factures et la gestion locative est l élaboration des décomptes de charges. Au-delà de gérer individuellement les postes de charge (en utilisant un Template de base), LA.P.S. permet de répartir les charges en laissant l utilisateur gérer les clés de répartition attribuées aux différents postes. LA.P.S. récupère d une part les informations des contrats de location (durée, lots loués, quotités, coordonnées des locataires), d autre part les informations du paiement des loyers pendant la période concernée. Ces décomptes de charges peuvent être envoyés par mail et sont archivés par locataire et par immeuble. Gestion de la facturation Le module de facturation habituellement appelé gestion commercial dans d autres logiciels permet la facturation client au sens large. Les modules spécifiques à l immobilier tel que Gérance et Gestion Locative génèrent déjà une partie de la facturation client mais ce module complémentaire permettra d établir des factures plus classiques. Le suivi de ces factures se fait aussi facilement que le suivi des loyers et décomptes de charge, par des outils simple comme rappel automatique, import des fichiers de paiement, etc. Voici quelques types de facturations qui sont gérés dans cette partie : Facturation diverse avec la gestion d articles de facturation Facturation récurrente suivant contrat de maintenance Facturation commission sur location-vente Facturation de prestation sur timesheet Etc.

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12 Gestion budgétaire Un des métiers annexe à la gestion d un patrimoine est le suivi de chantiers d aménagement ou de construction par des spécialistes internes. La gestion budgétaire propose de suivre activement et instantanément l état du budget, grâce notamment aux commandes et aux dates de réception et de paiements des factures. Le suivi budgétaire est garanti et géré entièrement par l utilisateur sans double encodage et ce tout au long du workflow de la gestion interne de la facturation. Gestion des contacts Au sein d une société, la gestion partagé des contacts professionnels n est pas souvent optimisée. LA.P.S. centralise les différents types de contacts en fonction des secteurs, des catégories, des affectations, des responsabilités, le tout partagé à l ensemble du personnel. Sachant que les moyens de communication peuvent être différents d une société à une autre, LA.P.S. fait le lien automatique vers le système de communication choisi par votre société et non l inverse. Il est important de noter que la mise à jour régulière de cette base de données est importante au vue des nombreuses possibilités automatique d envoi par mail. Exemple : l envoi des factures, l envoi des rappels, la connexion des clients pour l échange de fichiers, les commandes, les demandes d intervention, etc. La gestion documentaire interne est donc très simplifiée et l économie de temps très importante. Vos outils habituels tels que PC, tablettes ou encore smartphone resteront vos principaux outils de travail.

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14 Gestion technique Ce module permet de gérer les différentes interventions récupérées depuis votre Help Desk. Cet outil très simple d utilisation vous permettra de faire rapidement des statistiques sur les interventions techniques. Gestion statistique L élaboration de la BD de l intégralité de l application a été optimisée pour permettre des calculs statistiques très poussés mettant en rapport n importe quelles données. L utilisateur définira lui-même les tableaux de suivis dont il a besoin pour suivre efficacement son activité. Chaque tableau sera optimisé à la demande de l utilisateur pour une visualisation sur les différents supports et systèmes d exploitations utilisés tel que PC, tablettes ou smartphones. Voici quelques types de rapport : Ratio des charges locatives par poste de charge par m² bruts locatifs Pourcentage d occupation et moyenne pour l ensemble du parc Calcul du vide locatif d un immeuble (en montant de loyer théorique et en surface) Calcul de rentabilité réel avec mise en relation des frais à charge du propriétaire. Dans ce module, chaque organisation sociétale pourra mettre en place le reporting qu il désire. La présentation, les calculs, les ratios, les différents types de rapports, sont entièrement développés sur mesures en fonction de vos besoins internes et externes.

15 Données et droits Utilisateurs L accès à la plateforme est sécurisé et régulé par un système de droits - rôles qui pourront être définis par vos soins. Chaque utilisateur doit posséder ses propres identifiants et mot de passe pour pouvoir accéder à celle-ci. Hébergement Les données ainsi que l application peuvent être hébergées sur un serveur LuxApps ou installés dans votre propre infrastructure. Plusieurs sauvegardes par jour sont réalisées. Sur mesure LA.P.S. est un produit développé par la société LUXAPPS. Tous nos produits sont créés dans le but d optimiser l activité de nos clients. C est pourquoi avant toute installation d un produit, nous prêtons une attention particulière à ce que celui-ci soit taillé sur mesure pour combler les besoins du client et n hésitons pas à modifier/développer de nouveaux éléments au besoin. Nul besoin d adapter votre infrastructure pour permettre la bonne mise en place de celui-ci. Ce sont nos produits qui s adaptent à votre environnement.

16 A 3-5 rue d Arlon, L-8399 Windhof LUXEMBOURG T F E info@luxapps.lu