la gestion d une convention de recherche Vade-mecum des pratiques laboratoire / DGRTT

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1 la gestion d une convention de recherche Vade-mecum des pratiques laboratoire / DGRTT Août 2015 Direction générale de la recherche et du transfert de technologie 4 place Jussieu Paris Tél. : direction.recherche@upmc.fr

2 Ceci est la première version d un vade-mecum sur la gestion d une convention de recherche. Sachant que la législation évolue, ce document n est pas contractuel.

3 Est-il possible d établir un CDI sur la base d une convention de recherche? Le CDI est une procédure exceptionnelle qui ne peut que répondre à un emploi permanent. Par nature une convention de recherche est à durée limitée dans le temps. Elle ne permet donc en principe pas d établir un CDI. Toutefois il peut y avoir des situations tout à fait exceptionnelles qui feront alors l objet après un examen minutieux d un arbitrage de la Présidence. Pour plus d information, contactez la DGRTT : direction.recherche@upmc.fr Quels sont les risques quand une personne travaille sans contrat? Si la personne a un accident, le directeur d unité est responsable pénalement. Qui contacter en cas de contentieux? Il faut contacter le bureau des affaires juridiques de la direction des affaires générales : DAG@upmc.fr SOMMAIRE Montage et négociation du dossier p. 7 Ouverture financière des crédits p. 8 Dépenses, recettes et recrutement p. 8 Recrutement p. 10 États intermédiaires p. 13 À la fin de la convention p. 14 Clôture du projet p. 14 FAQ p. 15 Ce vade-mecum est le fruit de la collaboration du Laboratoire d informatique de Paris 6 (LIP6) et de la Direction générale de la recherche et du transfert de technologie (DGRTT) de l UPMC. 18

4 Congés maternité La personne doit prévenir le laboratoire et le bureau des contrats de travail de la DGRTT puis envoyer le certificat médical du médecin au bureau des contrats de travail de la DGRTT au moment de la date effective de l arrêt. Si la personne a plus de six mois d ancienneté, elle reçoit son salaire en totalité Si la personne a moins de six mois de présence, les indemnités lui sont versées directement par la caisse d assurance maladie. Si le congé maternité va au-delà de la date de fin du contrat de travail, sur les jours en dehors du contrat, les indemnités lui sont versées directement par la caisse d assurance maladie. Au retour de congés maternité, la personne doit signer un nouveau PVI, co-signé par le DU. Temps partiel L autorisation de travailler à temps partiel peut être de droit ou soumise à autorisation. Pour plus d informations et pour télécharger les documents, consultez l espace des personnels : temps_de_travail_et_conges/temps_partiels.html Quel est le préavis à respecter en cas de démission? Le préavis à respecter est indiqué dans le contrat de travail. Fin de contrat Le bureau des contrats de travail de la DGRTT demande au responsable et au DU si le contrat de l agent est renouvelé ou pas, en tenant compte des délais réglementaires de la notification de la fin de contrat. Si oui, le renouvellement est enclenché (voir page 16). Si non, le bureau des contrats de travail de la DGRTT envoie à la personne un courrier de notification de fin de contrat en recommandé avec A/R pour lui dire que son contrat est terminé, dans les délais réglementaires. Ces délais sont de : huit jours avant la date de fin du contrat pour un contrat de moins de six mois, un mois pour les contrats dont la durée va jusqu à deux ans et deux mois pour ceux qui vont au-delà de deux ans. Le bureau des contrats de travail envoie un certificat de travail et une attestation Pôle emploi à la personne. 17

5 concernant les crédits des contrats européens : pour les contrats qui s achèvent lors du deuxième semestre d une année, les crédits peuvent être utilisés pendant trois années budgétaires supplémentaires ; pour les contrats qui s achèvent lors du premier semestre d une année, les crédits peuvent être utilisés pendant deux années budgétaires supplémentaires. Une fois que l Eotp est fermé, s il reste du budget non consommé, cet argent va dans le fonds de roulement de l UPMC. Le numéro de convention dans Sifac est fermé. Qu arrive-t-il en cas de déficit budgétaire sur une convention? Ce cas est rare. La DGRTT rencontre le directeur d unité, le gestionnaire et le porteur de projet pour établir les responsabilités et s entendre sur la répartition de la dette entre les différents acteurs. La vie d une convention de recherche 1 Montage et négociation du dossier Laboratoire 2 Ouverture financière des crédits La DGRTT, bureau de gestion financière des contrats, envoie un courrier par mail au porteur de projet avec copie au DU, au responsable administratif et financier et au gestionnaire, pour annoncer la signature de la convention et l ouverture des crédits avec l annexe financière, l EoTP et le centre de coût. 3 Dépenses et recrutement C est le laboratoire qui est l ordonnateur Bureaux de développement DGRTT Expertise financière et signatures Création de la convention dans SIFAC. Transmission des informations au laboratoire. Mise en place du budget. Le recrutement de personnel Comment renouveler un contrat de travail? La procédure est la même que pour le contrat initial. Le laboratoire vérifie et contrôle l éligibilité de la demande par rapport à l annexe financière sur la durée, le type de recrutement... Il remplit le formulaire en ligne à l adresse fdc.upmc.fr, édite un devis du coût du recrutement (c est-à-dire le niveau de salaire du recruté et le coût chargé avec les frais de gestion) et la lettre de commande. Huit semaines avant la date de recrutement souhaitée, il envoie ces deux documents au bureau des contrats de travail de la DGRTT. La suite de la procédure page 11 de ce livret. Arrêt de travail La personne en arrêt de travail doit envoyer dans les 48 heures les volets 2 et 3 de son arrêt de travail au laboratoire qui le transmet sans délai au bureau des contrats de travail de la DGRTT. Si la personne a moins de 4 mois d ancienneté, les indemnités lui sont versées directement par la caisse d assurance maladie. Quand la personne a au moins 4 mois de présence et moins de deux ans d ancienneté, elle touche son salaire à 100%. Si elle est arrêtée plus d un mois, elle passe à demi-traitement. Quand la personne a plus de deux ans d ancienneté, elle a droit à deux mois à plein traitement et passe à demi-traitement à partir du 3 e mois. À la fin de l arrêt de travail quand la personne reprend ses fonctions, elle doit prévenir le bureau des contrats de travail de la DGRTT. Saisie et validation des commandes fournisseur et des ordres de mission Contrôle et liquidation des factures fournisseur et des missions Agence comptable Paiement Justification finale Facturation Rapprochement et relance Le gestionnaire du laboratoire saisit et valide les commandes fournisseur et les ordres de mission. Le bureau de gestion financière des contrats de la DGRTT contrôle et liquide les factures fournisseur et les missions. Demande de mise en place des contrats de travail des agents non titulaires Après validation de la demande : - déclaration Urssaf - contrat de travail - signature DRH Traitement de la paie Agence comptable Paiement Le gestionnaire du laboratoire demande la mise en place des contrats de travail des agents non titulaires au bureau des contrats de travail de la DGRTT. Le bureau des contrats de travail de la DGRTT monte le dossier administratif de recrutement et réalise le contrat de travail. 4 États intermédiaires Le laboratoire produit les feuilles de temps, si nécessaire (contrats européens, FUI...) et les envoie au bureau de gestion financière des contrats de la DGRTT tous les mois. Le bureau de gestion financière des contrats de la DGRTT établit les états intermédiaires et le gestionnaire du laboratoire valide les états financiers. 5 À la fin de la convention Le laboratoire réalise le rapport scientifique en fin de projet et l envoie au financeur avec copie au bureau de gestion financière des contrats. Le bureau de gestion financière des contrats de la DGRTT établit la justification des dépenses que le laboratoire valide. Le laboratoire vérifie également le tableau des dépenses de personnel fourni par la DGRTT. Rapport scientifique Accord sur la justification financière Agence comptable Encaissement 6 Clôture du projet Lorsqu il reste des crédits sur une convention qui n est pas à justifier, le solde est à disposition du porteur de projet une année budgétaire de plus que la date de fin contractuelle. Laboratoire DRH, direction des ressources humaines DGRTT, bureaux de développement Agence comptable DGRTT, bureau de la gestion financière des contrats et bureau des contrats de travail 16 5

6 FAQ La gestion administrative et financière Y-at-il un délai entre la signature de la convention et l ouverture des crédits? Oui, il est en général très court et le laboratoire obtient les deux informations en même temps par un mail envoyé par la DGRTT. Le laboratoire peut commencer à dépenser une fois que l ouverture des crédits a été faite. Est-il possible d ouvrir le compte avant que la convention soit signée? Oui, il s agit d une ouverture de compte anticipée. C est exceptionnel et doit être bien motivé. Le directeur d unité doit faire la demande et engage la responsabilité du laboratoire. Il contacte le chargé d affaires de la DGRTT. Comment créer un fournisseur? Pour créer un fournisseur ou un agent, le laboratoire envoie un mail de demande de création à l agence comptable : Compta.Tiers@upmc.fr L accord de consortium doit-il être signé en même temps que le contrat? Il y a trois cas : L ANR finance et donne un an pour signer l accord de consortium. Cet accord est long à réaliser car il implique plusieurs partenaires. Il réglemente les conditions de la propriété intellectuelle des résultats qui sortiront, les clauses de publication c est pour cela qu il est indispensable de le signer mais pas forcément dès le démarrage. Au niveau européen, le contrat est signé indépendamment de l accord de consortium. La signature de l accord de consortium n est pas obligatoire pour commencer à travailler, si le contrat est financé. Par contre, avec Oseo, l accord de consortium doit être signé avant sinon le contrat n est pas signé. Quels sont les types de contrats à justifier? Les contrats et financements européens, les financements issus du secteur public dans la plupart des cas. C est très rare dans le secteur privé. Que devient l argent qui reste à la fin du projet? S il reste des crédits «libres», c est-à-dire qui n ont pas à être justifiés, sur une convention : le solde reste à disposition de l équipe une année budgétaire de plus que la date de fin contractuelle (ex : date de fin contractuelle 30/03/2013 date d utilisation : 31/12/2014). 6 15

7 5 - À la fin de la convention Les actes administratifs à réaliser au plus tard trois mois après la fin de la convention et deux mois pour l ANR Le laboratoire réalise le rapport scientifique et l envoie au financeur avec copie au bureau de gestion financière des contrats de la DGRTT. Dans le cas d un contrat à justifier : La justification des dépenses est établie par la DGRTT et validée par le laboratoire Les gestionnaires du laboratoire et de la DGRTT collaborent pour mettre en relation les dépenses effectuées par carte bancaire avec les missions qui les ont générées. Vérification des dépenses, en particulier les dépenses de personnel, avec le tableau DGRTT. C est un tableau donné par la DRH avec ce qui a été réellement payé au personnel. Possibilité d audit des dépenses réalisées pendant trois ans (cinq ans pour l Europe). Le laboratoire peut être sollicité par la DGRTT pour fournir toutes les pièces justificatives. 6 - ClÔtUre du projet S il reste des crédits sur une convention qui n est pas à justifier : le solde reste à disposition de l équipe une année budgétaire de plus que la date de fin contractuelle Exemple : La date de fin contractuelle est le 30/03/2013 l utilisation des crédits sera possible jusqu au 31/12/2014. concernant les crédits des contrats européens : pour les contrats qui s achèvent lors du deuxième semestre d une année, les crédits peuvent être utilisés pendant trois années budgétaires supplémentaires ; pour les contrats qui s achèvent lors du premier semestre d une année, les crédits peuvent être utilisés pendant deux années budgétaires supplémentaires. 1 - montage et Négociation LES Bonnes pratiques Les gestionnaires sont indispensables à la bonne marche de l activité du laboratoire. Ils connaissent les règles de fonctionnement de l UPMC et sont les plus à même de sensibiliser les chercheurs aux bonnes pratiques et aux avantages associés. Bien MONTER ET négocier Si les contrats de recherche sont un moyen de financer des recherches, ils générent aussi beaucoup de travail administratif qu il convient d optimiser et de faire financer le plus possible par le financeur. Le travail de négociation financière est le métier des chargés d affaires de la DGRTT. Ils connaissent les agences de financement, les entreprises, les services de la commission européenne et de l État. Ils sont au service des laboratoires pour : augmenter les chances de succès, maximiser les financements et les possibilités de transfert des résultats. Pour mémoire, 50% des revenus liés au transfert (licences d exploitation de brevet...) sont versés aux inventeurs, 25% au laboratoire et le reste à l établissement. Ils vérifient également que les conditions financières du contrat sont conformes à la politique de l université. Bien gérer Un contrat dure, en moyenne, trois ans avec de nombreuses tâches qui peuvent s avérer complexes. Le gestionnaire du laboratoire qui a une vision consolidée du travail garantit une continuité dans la gestion. Les règles des outils ont tendance à évoluer. Au démarrage d une convention, il peut être utile de se renseigner sur la meilleure façon de la gérer. Votre correspondant habituel à la DGRTT peut vous aider, n hésitez pas à aller le voir, cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et d argent. 14 7

8 2 - Ouverture financière des crédits La DGRTT, bureau de gestion financière des contrats, envoie un courrier par mail au porteur de projet avec copie au DU, au responsable administratif et financier et au gestionnaire, pour annoncer la signature de la convention et l ouverture des crédits, avec l annexe financière, l EoTP et le centre de coût. 3 - Dépenses, recettes et recrutement Les dépenses C est le laboratoire qui est l ordonnateur, c est-à-dire que le laboratoire est responsable des dépenses et doit respecter les seuils des marchés publics. Dans le cadre d un contrat à justifier (son élément d Eotp commence par J), les dépenses qu il est possible de faire sont indiquées dans l annexe financière de la convention. Le gestionnaire du laboratoire est chargé de respecter les termes de cette annexe financière. Si le contrat est libre (son élément d Eotp commence par L), le laboratoire peut demander des modifications au gestionnaire financier de la DGRTT. En cas de doute, consultez le gestionnaire financier de la DGRTT. Les missions Le laboratoire : crée l ordre de mission dans Sifac effectue la réservation du transport, l inscription à la conférence (possible par carte bancaire) Au retour de la mission : il transmet l état liquidatif de la mission et du programme au bureau de gestion financière des contrats de la DGRTT. Pour les contrats européens, les pièces justificatives doivent être transmises en même temps que l état liquidatif. conserve toutes les pièces justificatives pendant trois ans (cinq ans après la date de fin du projet pour l Europe) qui sont à produire en cas d audit. À savoir Il n est pas possible de justifer sur un contrat européen : de mission hors Europe plus d une personne en mission pour une conférence 4 - États intermédiaires À la demande du financeur, les états intermédiaires financiers qui doivent être signés par l agent comptable et/ou le Président de l université, sont établis par la DGRTT et validés par le laboratoire. Pour les projets européens Des rapports périodiques contractuels sont demandés dont la périodicité (12, 18 ou 24 mois) varie selon les projets. Il s agit d un récapitulatif de toutes les dépenses (personnels, matériel, missions, feuilles de temps), accompagné d un état d avancement du projet (partie scientifique) à communiquer au coordinateur. C est le bureau de gestion financière des contrats de la DGRTT qui est chargé de la partie financière. Le gestionnaire du laboratoire fournit les copies de tous les justificatifs de dépenses et peut être sollicité pour répondre à des questions de la DGRTT. Rapport scientifique Le rapport scientifique est à réaliser et à transmettre au financeur par le porteur de projet, avec copie au bureau de gestion financière des contrats de la DGRTT. Les feuilles de temps Les feuilles de temps sont à compléter tous les mois pour les FUI, les projets européens... Elles sont transmises par le laboratoire au bureau de gestion financière des contrats dans les 15 jours qui suivent le mois écoulé avec les justificatifs. Les feuilles de temps se font avec un outil disponible sur : Le chargé d affaires de la DGRTT ouvre un compte au chercheur sur cet outil. Les demandes de modification Des demandes de modification peuvent arriver en cours de contrat. Une transformation de l annexe financière d origine (changement de masse budgétaire) ANR : l accord écrit du coordonnateur suffit (courrier électronique accepté), c est le chercheur qui fait la demande. Région Île-de-France : établissement d une nouvelle annexe financière à soumettre à la Région par le chercheur. Une demande de prolongation de durée de la convention Établissement d un avenant après acceptation de tous les partenaires. C est à l initiative du chercheur qui le demande au bureau de développement concerné (bureau entreprises et transfert de technologie, bureau des contrats et financements européens et bureau des contrats publics et à but non lucratif) Pour les contrats européens, la demande de prolongation à la Commission Européenne est faite par le coordinateur, après acceptation de tous les partenaires. Cette demande passe par le bureau des contrats et financements européens. Une fois l annexe financière modifiée et acceptée par le financeur, le laboratoire la transmet au bureau de gestion financière des contrats de la DGRTT. Si ces cas se présentent, contactez le chargé d affaires de la DGRTT. 8 13

9 Suivi de la personne recrutée Le laboratoire doit veiller à ce que la personne recrutée : renvoie rapidement sa demande de remboursement de frais de transport si cela n a pas été fait au montage du dossier. prenne bien ses jours de congés avant la fin de son contrat. Si cela n est pas fait par nécessité de service, les jours de congé doivent être payés. Cette somme n étant pas prise en compte dans le financement, vous devrez en trouver un. Cas particulier des doctorants Le directeur de thèse est l initiateur de la démarche. Il fait signer par le directeur du laboratoire et envoie en même temps : la lettre de commande et le devis à l école doctorale la lettre de commande, le devis et le dossier complet (cf page 11) au bureau des contrats de travail de la DGRTT (formulaire à remplir sur fdc.upmc.fr) Côté école doctorale Si le recrutement est validé au niveau de l école doctorale, la lettre de commande signée doit être scannée et envoyée par l école doctorale à l IFD : marie.donatien@upmc.fr, coordinatrice des écoles doctorales à l Institut de formation doctorale. S il s agit d un contrat doctoral, l école doctorale saisit le projet de recrutement dans l application de gestion (SIPAD). Côté DGRTT Le bureau des contrats de travail de la DGRTT s assure de la disponibilité financière et de la cohérence du devis avec la convention. Une fois validé, le bureau des contrats de travail de la DGRTT transmet le devis à l IFD. Sur la base du recrutement validé par l ED et le devis validé par la DGRTT, l IFD valide le dossier dans l application de gestion SIPAD et la DGRTT peut alors éditer le contrat de travail. Remarque sur l inscription administrative en doctorat Les doctorants concernés peuvent réaliser leur inscription administrative en doctorat à partir du moment où leur financement est validé dans l application de gestion SIPAD. Ils n ont pas besoin d avoir leur contrat de travail signé pour s inscrire. Ils n ont pas non plus besoin de leur carte d étudiant pour signer leur contrat de travail. Les deux démarches doivent bien sûr être obligatoirement réalisées, dans des délais les plus proches possibles. L IFD procède à des contrôles a posteriori pour s assurer que tous les doctorants salariés de l UPMC sont bien inscrits administrativement. Conformément à la réglementation, le contrat doctoral ne peut être maintenu si le doctorant ne réalise pas son inscription administrative. Stagiaires Convention de stage : Étudiants UPMC : contact avec le secrétariat du master pour la convention Étudiants étrangers / extérieurs : convention particulière à chaque établissement de formation Tous les stages supérieurs à deux mois donnent lieu à une gratification. Cette gratification est mensuelle et correspond à 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale (environ 436 euros au 1 er septembre 2013). Voir la note sur l espace des personnels, rubrique Pour votre laboratoire Note_politique_stage_ pdf Le laboratoire demande la création du stagiaire dans Sifac pour permettre la création d un bon de commande et d un service fait (SFV) mensuel. Les achats de fournitures et de matériel Le laboratoire : contrôle les achats par rapport à la législation des achats publics. Il vérifie si l achat fait l objet d un marché ou pas dans la liste des marchés de l UPMC. La liste des seuils par groupe de marchandise est dans Sifac. fait une demande d achat d investissement pour le matériel de plus de est un point de contrôle sur la TVA et les groupes de marchandises. La TVA est différente selon les achats et doit être rentrée lors de l établissement du bon de commande. établit le bon de commande dans Sifac et l envoie au fournisseur réceptionne l achat avec le bon de livraison et s assure que la livraison correspond bien à la commande et que le matériel fonctionne. valide le Service Fait (SFV) à la date de la livraison ou de la réalisation de la prestation dans Sifac Pour les projets européens, les équipements doivent être achetés dès la 1 re année du projet. Si la dépense d équipement n est pas présente dans l annexe financière, contactez le chargé d affaires de la DGRTT. La sous-traitance La sous-traitance est précisée sur l annexe financière. Il s agit de prestation de service comme du développement logiciel ou l organisation d un colloque effectuée par des sociétés extérieures à l UPMC. Pour être en accord avec la réglementation, il faut parfois passer un marché public. Contactez la direction des achats. Le chargé d affaires de la DGRTT peut ajouter à ce marché des clauses de protection intellectuelle si nécessaire. Les factures Les factures arrivent à la DGRTT. Le bureau de gestion financière des contrats les saisit, les contrôle et les liquide. Les recettes La convention précise l échéancier et les conditions de versement. Lors de la mise en place de la convention dans Sifac, le gestionnaire DGRTT se charge d enregistrer les dates de l échéancier et de préparer les factures qui seront à émettre. Le gestionnaire DGRTT contactera le laboratoire pour s assurer que les rapports scientifiques sont émis. Si il y a des justifications financières intermédiaires, il s en chargera et transmettra au laboratoire pour avis et validation. Si vous souhaitez que le stagiaire soit rémunéré au SMIC, il s agit d un recrutement en CDD avec la procédure indiquée page 11. Dans ce cas, vous devez fournir aussi la convention de stage au bureau des contrats de travail de la DGRTT. La qualification indiquée sur le contrat de travail est alors stagiaire. 12 9

10 Le recrutement de personnel Le recrutement engage l Université et son Président. Cependant, chaque recrutement effectué au sein d un laboratoire se fait sous la responsabilité du directeur d unité et engage le laboratoire dans la durée, au niveau financier et de ses ressources humaines. Les trois principes régissant les contrats de travail de l UPMC La mobilité après la thèse Une personne ayant effectué sa thèse dans un laboratoire ne peut pas être accueillie en contrat post-doctoral dans le même laboratoire. Le conseil scientifique de l UPMC a adopté un code de conduite sur l accueil de chercheurs post-doctoraux en Le contrat doctoral de trois ans Le contrat doctoral, défini par le décret n du 23 avril 2009 relatif aux doctorants contractuels, est un CDD de droit public de trois ans. Il a été mis en place à l UPMC en septembre Pas plus de trois ans de CDD L UPMC n accepte pas de prolonger un CDD au-delà de 3 ans. Ce principe visant à lutter contre la précarité de l emploi est inscrit dans le décret du Saic n du 7 novembre Il s apprécie en incluant les autres employeurs publics partenaires du laboratoire. Exceptionnellement, dans l intérêt de la personne recrutée et en cas de besoin du laboratoire, une prolongation au-delà des trois ans est possible (par exemple, pour attendre une mobilité programmée). Une telle prolongation nécessite un arbitrage de la DGRTT et ne peut être obtenue qu une seule fois. Ce que l on ne peut pas ignorer quand on souhaite recruter sur convention de recherche 1/ Il est illégal de faire travailler une personne sans qu elle ait signé un contrat de travail. Les risques encourus par le directeur d unité et le président de l université sont civils et pénaux. 2/ La recette générale des finances qui traite les paies pour le compte des universités impose 6 à 8 semaines entre la signature d un contrat de travail et la première paie ou le premier acompte. Par ailleurs, deux dates de recrutement sont possibles : le 1 er ou le 15 de chaque mois. 3/ La DGRTT ne rédige des contrats de travail que si le dossier est complet. Ceci implique notamment l existence d un devis validé par la DGRTT et l unité recruteuse. Pour rappel, la validation du devis dépend de l existence d une convention de recherche signée permettant de couvrir la masse salariale de la personne recrutée pendant la durée de son contrat. Des exceptions sont possibles, elles concernent essentiellement la durée de la couverture salariale des contrats doctoraux et nécessite un engagement financier de l unité recruteuse. Il est possible de recruter plusieurs types de personnels pour lesquels la procédure de recrutement en CDD est celle qui suit. Cette procédure est différente pour les doctorants. La demande de recrutement doit être faite au minimum huit semaines avant la date souhaitée du début du contrat pour permettre le traitement du dossier dans les temps. Selon les contraintes liées au financement, la date de début souhaitée peut être repoussée. Un contrat de travail ne doit pas être signé de façon rétroactive. Très important : un salarié ne doit pas être au laboratoire et travailler avant la date de début de son contrat. La demande de recrutement Le laboratoire vérifie et contrôle l éligibilité de la demande par rapport à l annexe financière sur la durée, le type de recrutement... Il remplit le formulaire en ligne à l adresse fdc.upmc.fr, édite un devis du coût du recrutement (c est-à-dire le niveau de salaire du recruté et le coût chargé avec les frais de gestion) et la lettre de commande. Huit semaines avant la date de recrutement souhaitée Le laboratoire envoie au bureau des contrats de travail de la DGRTT un dossier complet de candidature comprenant : le devis signé du directeur de la structure la lettre de commande signée du directeur de la structure le curriculum vitae la notice individuelle dûment remplie la demande d extrait de casier judiciaire remplie la fiche de poste (sauf pour les doctorants) un relevé d identité bancaire original la demande de prise en charge des frais de transport signée par l intéressé et le directeur d unité (avec cachet de la structure) accompagnée de la copie du Pass Navigo et d une copie du justificatif annuel de paiement. Pour les paiements mensuels, le premier est à envoyer pour initialiser la demande, les autres justificatifs sont à conserver en cas de contrôle. la notification du financeur si vous n avez pas de n Eotp ou de n de référence DGRTT. Exemple : si le financement est obtenu sur un appel d offres dédié (Région, associations, etc.) ou versé par un partenaire. une attestation d affiliation à la sécurité sociale et carte vitale une copie du diplôme justifiant le niveau de rémunération (doctorat, master...) traduit par un traducteur assermenté pour les étrangers une copie de la pièce d identité pour les ressortissants français et européens l attestation de la visite médicale d embauche Pour les ressortissants étrangers hors Union Européenne une copie du passeport et une copie de la convention d accueil visée par le Consulat, ou du visa scientifique ou de l autorisation provisoire de travail, ou de la carte de résident, ou du récépissé de carte séjour (pour toutes informations complémentaires, voir la Direction des relations internationales, la personne responsable de l accueil des étudiants et chercheurs étrangers). un extrait d acte de naissance traduit par un traducteur assermenté. Ne pas oublier lorsqu il n y a pas encore eu d immatriculation (1 er employeur en France) de communiquer le numéro d immatriculation définitif obtenu auprès du centre de sécurité sociale. Disponibilité financière Une fois le dossier reçu, le bureau des contrats de travail de la DGRTT s assure de la cohérence du recrutement avec la convention (dates, fiche de poste, qualification, montant du salaire) et de la disponibilité financière auprès du bureau de gestion financière des contrats. Important : le niveau de rémunération doit être déterminé en fonction de cinq éléments : le niveau de fonctions attendues, la grille des titulaires de la fonction publique correspondant aux fonctions, l expérience professionnelle, l ancienneté et le diplôme obtenu. Il faut veiller à ne pas surqualifier certaines fonctions. Prise en charge administrative du recrutement Si tout est conforme, le bureau des contrats de travail de la DGRTT établit le contrat de travail et le fait signer par le Président puis par le nouveau recruté. Une copie est transmise à la structure. Prise de fonction Le jour où l intéressé prend ses fonctions dans le laboratoire, il doit signer un procès-verbal d installation (PVI) qui est co-signé par le directeur de la structure. Ce document est à retourner au bureau des contrats de travail de la DGRTT