REGLE DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE TRANSPORT DOMICILE - TRAVAIL

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1 FICHE DE PROCEDURE Cycle charges N PCS Rémunératins - PR 03 Versin V1.0 Rédactin : Service/ Bureau Nm et Qualité des rédacteurs Jessica PAYAN Agence Cmptable Marie-Thé ROBILLARD Agence Cmptable Pascale BANCEL - DRH Maryan DANEDE CAP Date : 31/01/2014 Entrée en vigueur : 09/04/2014 Fiche validée par Nm et Qualité Cécile MEOULE-DARRIET - DRH Catherine MENDIBOURE-AGENT COMPTABLE Actualisatin : Péridicité de l actualisatin et/u évènement entrainant une bligatin d actualisatin - Changement de règlementatin - Examen d une situatin familiale particulière Respnsable de l actualisatin : Référence(s): - Cde du travail Art. L et L Décret du 21 juin Circulaire ministérielle du 22 mars 2011 NOR:BCRF C - Circulaire DGAFP du 22 mars 2011 n BCRF C - Ntes ministérielles du 28 juin 2011 et du 29 juin Service-Public.fr - Inftbc.cm et Sncf.cm Pascale BANCEL DRH Jessica PAYAN Agence Cmptable REGLE DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE TRANSPORT DOMICILE - TRAVAIL DESCRIPTION Les agents de l établissement, qui utilisent les transprts en cmmun u un service public de lcatin de véls pur effectuer les trajets entre leur dmicile et leur lieu de travail, bénéficient, de la part de leur administratin emplyeur, d une prise en charge partielle du prix de leur titre d abnnement. La prcédure décrite ci-dessus a pur but d indiquer au gestinnaire la règlementatin en vigueur et les mdalités techniques de prise en charge dans Winpaie. Elle dit être le dcument de référence dans la démarche à suivre pur vérifier la réalité des drits et justifier le rembursement partiel du transprt dmicile - travail. OBJECTIFS Accmpagner les gestinnaires dans l exercice de leur fnctin cncernant la prise en charge du rembursement du transprt dmicile -travail et réduire le nmbre de dssiers incmplets u nn actualisés. Histrique des mises à jur Date Mdifié par (Nm, Prénm, Service) Descriptin du changement 1

2 DISPOSITIFS ET REGLES DE GESTION APPLICABLES Périmètre et Définitin Le rembursement partiel du transprt dmicile-travail est versé, à leur demande, aux agents de l établissement, qu ils sient fnctinnaires, cntractuels de drit public u privé (ex : agent cntractuel biatss u enseignant, cntrat unique d insertin ). Trajet La participatin de l Université à ces frais cuvre le cût du u des titres de transprt permettant aux agents d effectuer le trajet dans le temps le plus curt entre leur résidence habituelle la plus prche de leur lieu de travail, et leur lieu de travail. Rappel : Les enseignants chercheurs snt astreints à résider au lieu d'exercice de leurs fnctins. Des dérgatins individuelles peuvent être accrdées par le Président dans les limites cmpatibles avec les besins du service (article 5 du décret N du 6 juin 1984 mdifié). Titres de transprts Les titres de transprts pris en charge crrespndent aux abnnements annuels, mensuels u hebdmadaires délivrés par les entreprises de transprts publics (SNCF, TBC ) y cmpris les abnnements au service public de lcatin vél. Il ressrt de ces dispsitins que les billets «jurnaliers» aller et retur dmicile-travail ne peuvent pas être rembursés. De plus, un agent ne peut pas cumuler une prise en charge partielle d un abnnement à un service public de transprt en cmmun avec une prise en charge partielle d un abnnement à un service public de lcatin de véls lrsque les titres d abnnement nt pur bjet de cuvrir les mêmes trajets. La prise en charge partielle du prix des titres d abnnement est versée à l agent sur présentatin du u des justificatifs de transprt à la Directin des Ressurces Humaines de l Université. Les agents divent signaler tut changement de leur situatin individuelle de nature à mdifier les cnditins de la prise en charge (changement d adresse, arrêt u changement d abnnement ). Pur être admis à la prise en charge partielle, les titres divent être nminatifs et cnfrment aux règles de validité définies par les entreprises de transprt public. 2 Mntant de la prise en charge L Université prend en charge la mitié du tarif des abnnements. Le mntant ne peut tutefis excéder un plafnd qui tient cmpte des revalrisatins des prix des transprts en Île de France. Il est cnsultable sur le site «service-public.fr». A titre indicatif, au premier janvier 2014, ce plafnd est fixé à 77,96. La participatin de l Université est déterminée au regard du trajet le plus curt en temps et s effectue sur la base du tarif le plus écnmique pur chaque type d abnnement. Ceci signifie, par exemple, que l Université ne peut pas cntraindre un agent à chisir de prendre un abnnement annuel plutôt que mensuel u hebdmadaire au seul mtif que l annuel serait mins cher.

3 Tus les agents ayant une qutité de temps de travail égale u supérieure à 50% bénéficient du même rembursement que les agents à temps cmplet. Pur les agents dnt le temps de travail est inférieur au mitemps, la prise en charge est réduite de mitié. Le rembursement du transprt est bligatirement effectué mensuellement. Les titres annuels u hebdmadaires fnt l bjet d un rembursement mensuel. La règlementatin, en particulier article 6 du Décret de 2010, prévit des cas de suspensin du rembursement ntamment en cas de cngés maladie, de cngés pris au titre du cmpte épargne temps («CET»).Néanmins, le principe qui prévaut est qu une jurnée de présence de l agent au curs d un mis suffit au maintien de l intégralité du drit à rembursement. Les cas des persnnels ayant plusieurs lieux de travail et plusieurs emplyeurs snt prévus aux articles 8 et 9 du décret de Détail des pératins à effectuer par le gestinnaire Le gestinnaire infrme tut nuvel agent du drit au rembursement du transprt. Lrsque l agent fait une demande, le gestinnaire dit : Cllecter les pièces justificatives suivantes (à transmettre à l Agence Cmptable) 1 ère prise en charge le frmulaire de demande de prise en charge (dispnible sur l intranet, nglet GRH) rempli et signé par l agent ; les riginaux u les cpies des titres de transprts (cupn Mdalis, cupn et billet Fréquence ) et/u d échéancier de paiement ; la phtcpie de la carte d abnnement (TBC, Mdalis, Fréquence ). Vérifier le caractère nminatif de l abnnement ; le cas échéant, le lien entre le titre de transprt et la carte d abnnement ; Ex : Mdalis => sur le cupn de train, seul le N de la carte Mdalis est mentinné sans nm. Il cnvient de vérifier que le N de la carte crrespnd bien à la carte furnie par l agent ; Ex : Fréquence => le billet de train nminatif dit prter la mentin «valable avec un cupn fréquence». Etre attentif à la chérence entre le/les abnnements (cumuls) et l adresse du dmicile de l agent. Calculer le mntant du rembursement, dans la limite du plafnd, en tenant cmpte des qutités du temps de travail, appréciées annuellement ; des cas éventuels d interruptin tel que les cas de cngés maladie, CET ; de l ensemble des abnnements à prendre en charge (attentin à ceux déjà en curs!). 3

4 Changement d adresse de l Agent Lrsque l agent signale un changement d adresse, le gestinnaire dit réexaminer le drit au rembursement du transprt seln les mdalités décrites ci-dessus et, dans tus les cas, faire remplir un nuveau frmulaire de demande de prise en charge par l agent. Renuvellement annuel Dans le cas d un renuvellement d abnnement annuel, et en l absence de changement de situatin de l agent (adresse, mde de transprt ) seul le nuvel échéancier sera demandé en pièce justificative. SAISIE DANS WINPAIE Il faut établir deux cartes 22 simultanément : - la première pur enclencher le paiement ; - la secnde pur prgrammer l arrêt du paiement ATTENTION pas tujurs à saisir vir ci-dessus. 1 ère carte 22 Mise en paiement Carte 22 Cde indemnité 0039 N Ordre Ne rien renseigner si un seul transprt Ex : Abnnement tram seul N Ordre 01 En cas de transprts multiples, le N rdre «01» dit servir priritairement pur l abnnement annuel (sinn blquant à la DRFIP) Ex : Abnnement tram, cupn Fréquence N Ordre 00 En cas de de transprts multiples, le N rdre «00» dit servir priritairement pur tut autre justificatif mensuel u hebdmadaire Ex : Cupn Izy Pass, billet de train Fréquence Date d'effet JJ/MM/AAAA Date du 1 er jur du mis de l abnnement et nn pas 1 er jur de l abnnement Cde Paiement 1 A payer Dnnée B Mntant La mitié du prix du transprt mensuel dans la limite du plafnd en tenant cmpte des différents abnnements, des qutités de temps de travail. 2 ème carte 22 Arrêt du paiement à saisir cnjintement à la 1 ère carte On établit une carte 22 «d arrêt» à la fin de l abnnement annuel si, et seulement s il n y a pas de date de fin de cntrat antérieure à la date de fin d abnnement. Exemple : un agent nn titulaire ayant un abnnement annuel pur une année civile et une date de fin de cntrat au 31 aût, il ne faut pas faire de «carte 22 d arrêt». La secnde carte 22 est systématique lrsqu il s agit d un abnnement mensuel u hebdmadaire. 4

5 Carte 22 Cde indemnité 0039 N Ordre Ne rien renseigner si un seul transprt Ex : Abnnement tram seul N Ordre 01 En cas de transprts multiples, le N rdre «01» dit servir priritairement pur l abnnement annuel (sinn blquant à la DRFIP) Ex : Abnnement tram, cupn Fréquence N Ordre 00 En cas de de transprts multiples, le N rdre «00» dit servir priritairement pur tut autre justificatif mensuel u hebdmadaire Ex : Cupn Izy Pass, billet de train Fréquence Date d'effet JJ/MM/AAAA Date du 1 er jur du mis qui suit la fin de l abnnement Cde Paiement 2 Ne pas payer Dnnée B Laisser vide FOCUS «N ORDRE» Dans le cas de prise en charge d abnnements multiples (ex : train mensuel + tram annuel) qui implique une saisie de numér d rdre, le gestinnaire dit impérativement vérifier que le muvement de paye sit effectué sur le bn numér d rdre. Exemple : M. x, titulaire, pris en charge pur un abnnement annuel de tram et un abnnement mensuel de train Au 1 er janvier 2014, n saisit : une carte 22 _ N rdre 01 pur le rembursement tram au 01/01/2014 une carte 22 _ N rdre 01 pur arrêt du rembursement tram au 01/01/2015 une carte 22 _ N rdre 00 pur le rembursement train au 01/01/2014 une carte 22 _ N rdre 00 pur arrêt du rembursement train au 01/02/2014 Les mis de paye suivant seules les cartes 22 _N d rdre 00 sernt muvementées au fur et à mesure des justificatifs mensuels de train furnis par l agent. Exemple : Me y, agent nn titulaire en cntrat du 01/01 au 31/08/2014, prise en charge pur un abnnement annuel de tram et un abnnement mensuel de train une carte 22 _ N rdre 01 pur le rembursement tram au 01/01/2014 une carte 22 _ N rdre 00 pur le rembursement train au 01/01/2014 une carte 22 _ N rdre 00 pur arrêt du rembursement train au 01/02/2014 Les mis de paye suivant seules les cartes 22 _N d rdre 00 sernt muvementées au fur et à mesure des justificatifs mensuels de train furnis par l agent. Pur un meilleur suivi des rembursements en cas de d abnnements multiples, il est cnseillé aux gestinnaires RH d utiliser le tableau Excel préparé par le pôle transversal DRH et dispnible sus cndrieu. Accès : / fiche de prcédure Mdèle : annexe infra 5

6 Assistance En supprt d applicatin de la prcédure, les différents acteurs purrnt slliciter : - A la DRH Respnsable du pôle transversal Pste : Mail : Pascale.Bancel@u-brdeaux3.fr Acteur(s) : - DRH - Agence cmptable Dcumentatin / Annexe(s) : - Tableau Excel de suivi des rembursements 6

7 ANNEXE 1 : Tableau Excel de suivi des rembursements Université Brdeaux Mntaigne - DRH REMBOURSEMENT FRAIS DE TRANSPORTS (cf fiche de prcédure Rembursement de Transprt) 2 justificatifs de transprt NOM Prénm : Rappel : plafnd mensuel = 77,96 Mis du transprt (= date d'effet) TRAM n rdre 01 TRAIN (ex : Izy Pass) n rdre 00 TOTAL Dernier paiement ramené à (si > au plafnd) Université Brdeaux Mntaigne - DRH REMBOURSEMENT FRAIS DE TRANSPORTS (cf fiche de prcédure Rembursement de Transprt) 3 justificatifs de transprt NOM Prénm : Rappel : plafnd mensuel = 77,96 Mis du transprt (= date d'effet) TRAM n rdre 02 Abnt (ex Fréquence) n rdre 01 Billets de train n rdre 00 TOTAL Dernier paiement ramené à (si > au plafnd) 7