De l avant avec AVANT-GARDE Atelier 155. André Montminy Société GRIc.s.

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1 De l avant avec AVANT-GARDE Atelier 155 Par : André Montminy Société GRIc.s.

2 Plan de la présentation La gestion des mauvaises créances L archivage des données Les nouveaux modes de paiement Crédit d impôt pour la condition physique

3 La gestion des mauvaises créances Qu est-ce qu une mauvaise créance? Objectif : Amener les soldes à 0$ Traitement individuel ou massif Résultat final dans AG et DOFIN

4 Qu est-ce qu une mauvaise créance? Un solde dans une année antérieure Le rapport sommaire des comptes à recevoir affiche ce montant par année

5 La gestion des mauvaises créances Objectif : Amener les soldes à 0$ Argent qu on ne prévoit pas récupérer Années antérieures les plus anciennes L encaissement est égal ou inférieur au solde antérieur de l élève et il ne pourra jamais être supérieur Vos procédures internes devront définir les prérequis et déterminer les personnes autorisées à effectuer le traitement des mauvaises créances

6 La gestion des mauvaises créances Traitement individuel ou massif Un nouveau mode d encaissement «M» Individuel : un élève à la fois Massif : tous les élèves d une année d un service de garde Les 2 traitements peuvent avoir un niveau de sécurité différent

7 La gestion des mauvaises créances Résultat final dans AG et DOFIN Se fait toujours dans l année courante Diminue les comptes à recevoir Ne donne pas droit au crédit d impôt N est pas considéré dans les dépôts Apparaîtra sur un état de compte et sera ventilé sur le rapport des CAR

8 La gestion des mauvaises créances Résultat final dans AG et DOFIN En comptabilité de caisse, rien n est transmis à DOFIN En comptabilité d exercice, 2 écritures seront effectuées : - L une diminuera le compte à recevoir - L autre affectera le poste budgétaire de mauvaises créances préalablement défini

9 Qu est-ce qu une mauvaise créance? Voici la situation initiale

10 La gestion des mauvaises créances Résultat final dans AG

11 Plan de la présentation La gestion des mauvaises créances L archivage des données Les nouveaux modes de paiement Crédit d impôt pour la condition physique

12 L archivage des données N est pas encore disponible, bientôt Utilisation de SQL2005 obligatoire Existence d une banque AG «archive» Augmentation de la performance de la banque courante d AG Aucun mécanisme de retour en arrière Cohérence avec le lien DOFIN

13 L archivage des données Archive un service de garde à la fois mais une ou plusieurs années : Banque Banque courante 2003 archive année de 2001 à 2001 à

14 L archivage des données Dossiers archivés : Dossier Annuel <= année en paramètre Indépendamment que l élève ait un solde ou un trop perçu Les Dossiers annuels seront détruits de la banque courante Le Dossier Élève sera détruit également si tout le dossier est archivé

15 L archivage des données Dossiers partiellement archivés : Chevauchement d années entre des factures, des encaissements ou des remboursements (année archivée en relation avec année NON archivée) Assurer la cohérence des relevés fiscaux

16 L archivage des données Dossiers partiellement archivés : Facturé Avant 2000$ Après courant 100$ Après archive 1900$ Encaissé 2000$ 100$ 1900$ solde 0$ 0$ 0$

17 L archivage des données L archivage des données s adresse principalement aux c.s. qui ont beaucoup de services de garde et d années dans AG S adresse à ceux qui doivent améliorer leur performance dans AG La gestion des mauvaises créances serait un préalable intéressant pour les années à archiver (rappelez-vous; le chevauchement d années = dossier partiellement archivé)

18 Plan de la présentation La gestion des mauvaises créances L archivage des données Les nouveaux modes de paiement Crédit d impôt pour la condition physique

19 Les nouveaux modes de paiement Pour répondre aux besoins des c.s. : Paiement par internet Paiement par carte de crédit Paiement par mandat poste Frais en provenance de la c.s. Frais assumé par la c.s. Paiement préautorisé Note de crédit

20 Les nouveaux modes de paiement Paiement par Internet : Entièrement automatisé Responsabilités de la c.s. : Négociation avec l institution financière Afficher un numéro de référence sur l état de compte de l élève Récupération de l institution financière des fichiers de transactions contenant les paiements Conversion de ce fichier en format XML standard exigé par la Société GRICS Exécution dans AG d encaissement massif par Internet Gestion des rejets et envoi aux sdg (fichier PDF)

21 Paiement par Internet Les nouveaux modes de paiement

22 Les nouveaux modes de paiement Paiement par Internet, particularités : Un fichier ne peut être traité qu une seule fois Les rejets sont traités manuellement Pour les transactions acceptées L encaissement est effectué Un dépôt sera créé et fermé, il contiendra uniquement les encaissements du fichier traité Pratique, rapide, peu de délais, très précis Économie de temps des techniciens et techniciennes en sdg

23 Les nouveaux modes de paiement Paiement par Carte de crédit : Fonctionnement identique au mode Débit actuellement dans AVANT-GARDE Peut être isolé dans un dépôt Ne peut être annulé après la fermeture du dépôt N apparaîtra pas sur le bordereau de dépôt Répartition par mode de paiement Clairement identifié dans DOFIN pour les utilisateurs du lien

24 Les nouveaux modes de paiement Paiement par Mandat poste : Pas de nouveau mode de paiement Sera saisi avec le mode «Argent» en indiquant une note dans la référence pour les retracer facilement La distinction sera faite lors de la fermeture du dépôt, dans la répartition des espèces Sera clairement identifié sur le bordereau de dépôt Ne peut être annulé après la fermeture du dépôt

25 Les nouveaux modes de paiement Frais en provenance ou assumé par la c.s. : Transfert de poste budgétaire Rien à déposer (plus besoin de dépôt fictif) Pourrait utiliser le même poste budgétaire que les «mauvaises créances» Diminue le solde de l élève Pas considéré dans le dépôt Répartition par mode de paiement N affectera pas le compte de banque «DOFIN»

26 Les nouveaux modes de paiement Différences des frais en provenance ou assumé par la c.s. : En provenance de la c.s. «P» : Montant admissible aux relevés fiscaux des contacts Assumé par la c.s. «A» : Montant NON admissible aux relevés fiscaux

27 Les nouveaux modes de paiement Paiement Préautorisé : Encore beaucoup d interrogations! Pourra être développé en plusieurs phases Doit apparaître dans AG (suivi à l élève) Peut-il être encaissé avant de recevoir la confirmation de l institution financière Quels seront les moyens de contrôle? Quelles sont les priorités?

28 Les nouveaux modes de paiement Note de crédit : Remplacera la gestion des crédits actuelle Ne sera plus liée à une facture Traitement individuel et/ou massif Doit-elle être connue de DOFIN?

29 Les nouveaux modes de paiement En résumé : Paiement par internet Paiement par carte de crédit Paiement par mandat poste Frais en provenance de la c.s. Frais assumé par la c.s. Paiement préautorisé Note de crédit

30 Plan de la présentation La gestion des mauvaises créances L archivage des données Les nouveaux modes de paiement Crédit d impôt pour la condition physique

31 Crédit d impôt pour la condition physique Disponible dans la version de janvier 2008 : Nouveauté du gouvernement fédéral effectif au 1 er janvier 2007 Crédit d impôt basé sur la date de l encaissement Formation offerte dans nos bureaux Formation disponible dans vos c.s. sur demande N hésitez pas à nous contacter pour plus d information sur le sujet

32 En résumé : AVANT-GARDE continue de se développer en fonction de vos besoins Nous vous encourageons à utiliser ces nouveautés dans votre c.s. N oubliez pas notre formation annuelle sur les nouveautés qui a pour but de vous faire profiter davantage de l outil AG Merci de nous faire confiance!

33 Pour plus d information Internet : Équipe : AVANT-GARDE Téléphone : (514) Télécopieur : (514) Courriel : avantgarde@grics.qc.ca