ESPACE SUBVENTIONS MODE D EMPLOI

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1 FRANÇAIS (FR) ESPACE SUBVENTIONS MODE D EMPLOI Tout ce que vous avez besoin d effectuer en ligne dans le cadre des subventions du Rotary se trouve dans l Espace Subventions. Vous y trouverez également toutes les ressources nécessaires. Ce mode d emploi vous explique comment : naviguer dans le nouveau système de demande de subvention déposer une demande de subvention mondiale les présidents de club et les responsables Fondation de district doivent autoriser la demande de subvention mondiale saisir les informations bancaires de votre subvention produire un rapport de subvention autoriser un rapport de subvention les dirigeants de district peuvent déposer une demande de subvention de district Pour des informations générales sur les subventions, rendez-vous sur Rotary.org Naviguer dans l Espace Subventions La page d accueil de l Espace Subventions donne une vue d ensemble des subventions du Rotary et des liens vers des ressources utiles. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 1

2 Cliquez sur le bouton Recherche en haut à droite pour trouver toutes les subventions mondiales et de district parrainées par votre district, que votre club soit concerné ou non. Vous pouvez rechercher par numéro, titre ou axe stratégique. Une fois votre critère saisi, cliquez sur le bouton Rechercher en bas à gauche. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 2

3 Utilisez les menus en haut de page pour naviguer dans l Espace Subventions. Cliquez sur Mes subventions pour voir toutes les dossiers dans lesquels vous êtes impliqué. Dans Mes subventions, les subventions sont assemblées par statut. Cliquez ensuite sur Voir les subventions pour les consulter. Rendez-vous dans Mes actions pour vérifier les tâches que vous devez effectuer. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 3

4 Faire une demande de subvention mondiale Cliquez sur Demander une subvention. Dans le menu déroulant, sélectionnez Subvention mondiale (en bas de la page) puis cliquez sur Commencer. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 4

5 Pour l étape 1 intitulée Informations, vous commencerez par donner le nom de votre action, le type d action et les contacts hôtes et internationaux principaux. Cliquez sur l icône en point d interrogation pour obtenir un supplément d information. Cliquez ensuite sur Sauvegarder et continuer pour passer à l étape suivante. Un numéro est alors attribué à votre dossier de subvention. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 5

6 L étape 2 porte sur les membres de la commission. Ajoutez au moins deux parrains hôtes locaux (deux Rotariens qui vivent dans le pays dans lequel le projet sera mené ou le lieu d études du boursier s il s agit d une bourse) et deux parrains internationaux. Répondez à la question sur les conflits d intérêts. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder et continuer pour passer à l étape suivante. Pendant que vous franchissez ces étapes, vous remarquerez que des coches apparaissent. Vous pouvez cliquer sur le crayon pour modifier des parties que vous avez déjà remplies. Vous pouvez directement passer à l étape suivante en cliquant sur Passer (vous pourrez y revenir plus tard mais vos modifications faites entre-temps ne seront pas enregistrées). Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 6

7 Si vous avez oublié de remplir un champ obligatoire, vous en serez averti. Le champ restera en fond de couleur jusqu à ce que vous saisissiez les informations requises. À tout moment, vous pouvez cliquer sur Sauvegarde et fermer la demande. Vous pouvez également créer un PDF en utilisant la fonction Imprimer la demande (PDF) ou Effacer complètement la demande si celleci est toujours en «ébauche». Des ressources sont listées en bas de la colonne de droite. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 7

8 Dans l étape 3, décrivez brièvement votre action sous Aperçu de l action. L étape 4 est l endroit où vous mentionnerez les Axes stratégiques que votre action soutient. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 8

9 Au cours de l étape 5, décrivez votre plan pour Mesurer la réussite de votre action en cochant un ou plusieurs objectifs pour chaque axe stratégique, et en associant un indicateur pour chaque objectif. L étape 6 vous donne l occasion d indiquer le Lieu et les dates de l action. Pour les bourses d études, et les équipes de formation professionnelle, ajoutez les dates des voyages. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 9

10 Durant l étape 7, listez les autres Participants, notamment les organisations partenaires, les autres partenaires, les dirigeants d équipes de formation professionnelle (VTT), les bénévoles se déplaçant et les clubs et districts participants. L étape 8 porte sur le Budget de votre action. Indiquez la devise et le taux de change utilisés, listez les différents postes budgétaires et téléchargez vos factures ou devis. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 10

11 À l étape 9, vous devez décrire les sources de Financement de votre action. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 11

12 La Pérennité est au cœur de l étape 10. Décrivez chaque phase de la mise en œuvre de votre action, expliquez comment votre action répond aux besoins de la communauté et comment les activités prévues en assurent la pérennité. Vous aurez également à répondre à des questions sur la manière dont votre budget peut assurer la pérennité de votre action. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 12

13 Vous êtes maintenant prêt à finaliser et à envoyer votre demande. L étape 11 consiste à Récapituler. Vérifiez que toutes les réponses que vous avez fournies sont correctes et complètes. Pour ce faire, il peut être utile d imprimer le dossier. Une fois que vous avez vérifié votre demande, verrouillez-la. Le statut de la demande alors changé, le dossier passe en mode lecture uniquement. Seul le contact principal peut verrouiller la demande. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 13

14 L étape 12 porte sur les Autorisations. Les contacts principaux, les dirigeants de club et de district autoriseront la demande. Cliquez sur Autoriser. Les dirigeants de district et de club devant autoriser la demande recevront un leur demandant de le faire. Une fois la demande autorisée, elle sera soumise à la Fondation Rotary pour être évaluer et ne pourra plus être modifiée, à moins d en faire la demande auprès des équipes du Rotary. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 14

15 Comment les présidents de clubs et les dirigeants de district peuvent autoriser une demande de subvention mondiale. Allez sur Mes Actions. Puis allez dans la section Autorisation requise à gauche de la page. Vous pouvez utiliser la barre Rechercher pour trouver une subvention particulière. Selon que vous êtes président de club, responsable Fondation de district ou gouverneur, vous aurez accès à différents liens. Une fois que vous avez trouvé la subvention que vous souhaitez autoriser, vous devrez ouvrir les liens correspondants. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 15

16 Lisez le contrat et cliquez sur Oui, je suis d accord, ou lisez les informations sur les autorisations et cliquez sur Autoriser. Vous pourrez imprimer une copie du contrat. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 16

17 Saisir les informations du compte bancaire dédié a la subvention. Après qu une subvention ait été approuvée, les contacts principaux fournissent les informations sur le compte bancaire dédié à votre action pour que la Fondation puisse y déposer la somme de la subvention. Pour saisir ces informations, allez dans Mes actions. Allez ensuite dans la section Approuvé. Vous pouvez faire une recherche par numéro de subvention dans Rechercher. Une fois la subvention trouvée, cliquez sur Informations bancaires. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 17

18 En sélectionnant vos réponses, d autres options vous seront proposées. Cliquez sur le bouton Ajouter pour désigner deux mandataires. Une fois terminé, cliquez sur Envoyer, puis Sauvegarder et quitter la page. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 18

19 Rapport - Subvention mondiale Pour rendre compte d une subvention mondiale, allez dans Mes subventions. Allez ensuite dans la section Approuvé et cliquez sur Voir les subventions pour consulter toutes les subventions vous concernant. Vous pouvez aussi filtrer votre recherche par numéro de subvention. Une fois la subvention trouvée, cliquez sur Rapports. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 19

20 Si les activités de votre action sont en cours, créez un rapport intermédiaire. Si l action est terminée, créez un rapport final. Si la subvention implique une bourse du Rotary ou une équipe de formation professionnelle, un message sera automatiquement envoyé au boursier ou au dirigeant de l équipe de formation, leur demandant de remplir leurs champs du rapport. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 20

21 Remplir chaque section du rapport, en commençant par les Objectifs. Assurez-vous d expliquer tous les éventuels changements d objectifs de votre action et de décrire les progrès effectués. Dans la section Participants, décrivez comment votre parrain a participé à l action. Vous devez aussi spécifier tous les clubs ou districts qui vous ont aidé. Si d autres organisations ont également coopéré, veuillez expliquer en quoi elles vous ont aidé. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 21

22 Si votre subvention implique une bourse du Rotary, allez dans la section Rapport du boursier. Le boursier devra remplir cette section. Dans la section Autorisation du boursier, celui-ci devra certifier que le rapport est complet et les informations correctes. Cliquez ensuite sur Sauvegarder et Quitter la page. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 22

23 Si votre action inclut une équipe de formation professionnelle, allez dans Rapport du chef d équipe de professionnelle. Le chef d équipe devra remplir cette section. Les membres de l équipe ne sont pas autorisés à le faire. Dans cette même section, le chef d équipe devra certifier que le rapport de la subvention est complet. Il cliquera sur Sauvegarder et quitter la page. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 23

24 Dans la section Budget, vous verrez le budget que vous avez inclus dans la demande de subvention. Vous devez saisir les sommes dépensées depuis que la demande a été approuvée, et répondre aux questions relatives au budget, à la gestion des comptes et aux obstacles rencontrés. Pour le rapport sur les progrès et le rapport final, vous devrez fournir votre relevé bancaire. Vous serez peut-être amené à ajouter d autres documents comme des reçus ou un registre comptable. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 24

25 En soumettant le rapport final, vous serez dirigé vers la section Axes stratégiques. Les mesures que vous sélectionnez dans la demande de subvention apparaîtront ici. Cliquez sur Modifier pour saisir les résultats de chaque mesure. Une fois que le rapport (notamment les sections remplies par le boursier et le chef de l équipe de formation professionnelle, le cas échéant) est complet, allez dans la section Autorisation. Un des deux contacts principaux sera amené à confirmer que le rapport est prêt à être autorisé. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 25

26 Autoriser un rapport de subvention mondiale Après confirmation que le rapport est complet et que le statut est actualisé (Autorisation requise doit apparaître), le président de club ou le responsable Fondation de district doivent autoriser le rapport. Pour autoriser un rapport de subvention mondiale, allez dans Mes Actions. Puis, dans la section Approuvé. Quand vous trouvez la subvention que vous cherchez, cliquez sur Autorisation du rapport. Puis, cliquez sur Ouvrir. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 26

27 Relisez bien votre rapport. Revenez ensuite dans la section Autorisations. Cochez la case pour confirmer que le rapport est complet et que toutes les informations qu il contient sont correctes. Cliquez ensuite sur Autoriser. Quand toutes les tâches sont terminées par les personnes concernées, le statut du rapport indiquera «Soumis» et sera prêt à être consulté par le personnel du Rotary. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 27

28 Faire une demande de subvention de district Cliquez sur Demander une subvention. Seuls les gouverneurs, les responsables Fondation de district et responsables de la sous-commission Subventions peuvent déposer une demande de subvention de district. Si vous n êtes pas dirigeant de district ou responsable de la sous-commission, l option Subvention de district n apparaîtra pas sous Choisir le type de subvention pour laquelle vous déposez une demande. Choisissez un type de subvention. Autrement, sélectionnez Subvention de district dans le menu déroulant puis cliquez sur Commencer. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 28

29 Sous l onglet Plan d allocation des fonds, choisissez Ajouter une activité pour commencer à fournir des détails. Pour chaque activité, indiquez le club ou district parrain, le type d activité, une description de l activité, le lieu de l activité et le coût de l activité. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder. Répétez cette procédure pour toutes les activités figurant dans le plan d allocation des fonds. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 29

30 Sous l onglet Compte en banque, sélectionnez le pays où le compte sera ouvert. Des lignes supplémentaires apparaîtront ensuite. Fournissez tous les informations demandées. Cliquez sur Ajouter pour indiquer les deux Rotariens du district qui seront mandataires du compte. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 30

31 Fournissez les informations demandées sur ces deux signataires. Vous pouvez rechercher leurs noms en renseignant le nom du club et en cliquant sur Recherche. Sous l onglet Autorisations, acceptez les conditions du contrat et autorisez la demande. Un message en rouge apparaîtra si des informations sont manquantes ou incorrectes. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 31

32 Cochez la case pour autoriser la demande avant de cliquer sur Sauvegarder et fermer. Un sera alors adressé aux autres dirigeants de district devant autoriser la demande. Espace Subventions Mode d emploi (mars 2017) 32