Le Budget des associations. Le Budget des associations

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1 Secteur non marchand : actualités pour les gestionnaires et les réviseurs d entreprises Bernard Déom, Directeur financier, Oxfam Magasins du monde Les thèmes abordés Le cadre réglementaire Les principales questions posées par ce cadre et que faire Quelques réflexions dans le cadre de la construction d un budget 1

2 Le cadre règlementaire : La loi du 27 juin 1921 article 17 Chaque année et au + tard 6 mois après la clôture de l exercice,le conseil d administration soumet à l AG, pour approbation, les comptes annuels de l exercice écoulé et le budget de l exercice suivant. La loi impose une seule AG par an ( AG Statutaire) qui doit se tenir dans les 6 mois de la clôture de l exercice comptable. Pas d obligation de soumission du budget au commissaire/réviseur Les principales questions que cette obligation pose : Sur quel exercice le budget doit-il porter? Comment s organiser en conséquence? 2

3 Sur quel exercice le budget doit-il porter? Le texte de loi ne précise rien quant à la notion d exercice suivant : Suivant l année sur laquelle portent les comptes? Comptes de N-1, présentés en N et Budget de N Suivant l année de présentation des comptes? Comptes de N-1, présentés en N et Budget de N+1 Qu en déduire dès lors? En manière de bonne gestion et gouvernance, un budget doit être approuvé avant sa mise en œuvre. Quid de la validité de l approbation en juin N du budget de l année N déjà bien entamée? En année N, le budget de N+1 est approuvé Comment s organiser en conséquence? Des alternatives 1. Alternative A a. Présenter en N(mai-juin) les résultats N-1, le budget N+1 et un suivi du budget N Avantages: Anticipation du budget N+1,1 seule AG, Intégration d un suivi de réalisation du budget N avec proposition de révision éventuelle Risques/désavantages : Manque d éléments pour la construction du budget N+1 (subsides attendus,...) Plus de complexité dans la présentation des différentes situations: résultats N-1, suivi Budget N et Budget N+1 3

4 Comment s organiser en conséquence? : Des alternatives 2. Alternative B : a. En Assemblée statutaire : Présenter durant le 1 trimestre ou semestre de N les comptes de N-1, un suivi du Budget N et un projet de budget de N+1 b. En Assemblée spéciale : Présenter en fin d année N une actualisation du budget N Avantages : Anticipation du budget N+1,Modification si nécessaire en fonction données actualisées,comparaison plus fine avec l année N Désavantages: 2 AG nécessaires, plus de lourdeur dans la mise en oeuvre L approche retenue par Oxfam magasins du monde (Exercice 2009 clôturé au 31/1/2010) : Élaboration entre Octobre/fin Novembre 2009 du Budget 2010 Présentation du Budget 2010 à une AG spéciale fin janvier 2010 Présentation en juin 2010 des comptes année 2009, un suivi/rappel du Budget 2010 et si nécessaire une actualisation du budget

5 Quelques réflexions dans le cadre d une construction de Budget Un budget s inscrit dans le cadre d un plan stratégique à plusieurs années. La construction d un budget est souvent une réelle occasion de «revisiter» le plan stratégique, à tout le moins les objectifs de l année. Le budget : Est un outil de pilotage dynamique et formateur Doit mettre en évidence la capacité d autofinancement et il s accompagne d un plan de trésorerie ( Résultat d exploitation positif n exclut pas difficultés de trésorerie).comment financer les besoins. Doit être adapté à chaque association. Doit être accompagné d un suivi budgétaire approprié 5

6 Le processus d élaboration du budget Oxfam magasins du monde: Le processus est piloté par l exécutif (comité de direction, ) Il concerne tous les départements de l association. Il se doit d être «impliquant» Motivation des équipes et appropriation Il nécessite l élaboration et le respect d un planning rigoureux : Les attendus Le timing La forme Il est itératif (consolidation, jeux d allers-retours, arbitrages) Il doit faire apparaître les risques ou opportunités Le budget comprend tous les volets de la gestion Il part des objectifs de l association et de ceux de chaque département ( Nécessité de cohérence). Il intègre toutes les composantes de la gestion de l entité Ressources humaines ( effectifs nécessaires, plan de formation,..) Plan d investissements Plans d actions dans le cadre de la subsidiation Nouveaux projets.. Il n est pas qu une simple extrapolation du réel majoré de l inflation: les charges et produits doivent être quantifiés poste par poste. Le processus de formation des coûts ( surtout pour les nouveaux projets ou activités) doit être bien appréhendé afin d éviter les oublis et estimer au mieux. Les points de risque/opportunités seront particulièrement suivis Dans toute la mesure du possible, l établissement de devis doit être privilégiée ( Ex: les investissements) 6

7 De l incertitude? L incertitude fait partie de notre quotidien Les subsides, les recettes de ventes en cas d activité marchande, les dons, ll est nécessaire de faire des hypothèses et d en mesurer les impacts afin de connaître les marges de manœuvre. Dans ce cadre, le suivi est capital et permet de prendre les décisions de gestion correctives nécessaires, surtout dans un environnement fluctuant. Pour exemple, la note introductive et le plan de travail transmis à l ensemble du management de l association Oxfam magasins du monde pour l élaboration du Budget Cette note a pour but de présenter et valider l organisation de la préparation du budget Pour rappel : le budget sera présenté pour approbation lors d une commission finances en décembre 2009 et présenté en AG de janvier La 1 consolidation globale interne devra être finalisée pour le 17/11/2009. Le tableau ci-dessous présente : Les aspects à traiter Les informations à fournir Le responsable Le timing Une colonne remarque En préliminaire de la présentation des chiffres, une note cadre explicitant les projets, orientations, les éventuels risques et les opportunités sera établie afin d appuyer les éléments chiffrés. 7

8 Intitulé Informations Qui Timing Remarques Plan d action 2010 DGCD Projets 2011 Chiffrage par projets 2010 et 2011 Jérôme Note cadre à faire Plan d action Communauté française Identification des lignes actions(études,analyses,activités yc type Espéranzah, ), affectation ressources et chiffrage dépenses Jérôme Note cadre à faire Autres projets subsidiés : CGRI,.. Identification projet et chiffrage dépenses/recettes Jérôme Partenariat Oxfam Mouvement -Identification des programmes d actions Sud et chiffrage, Chiffrage dépenses propres au fonctionnement du service partenariat -Identification des programmes actions Nord et chiffrage - Valérie/Marc - Jérôme -A lier avec 6% ventes VSM - A lier avec 2% ventes VSM Partenariat Commerce: - Relations internationales et stratégie - Développement de produits - Identification stratégie et projets,dépenses de fonctionnement - Identification projets et chiffrage - Sophie/Marc - Frédéric Partie à remettre en Marketing et Promotion Ventes - Détermination de la stratégie de ventes par segments de marché (OWW, Extérieurs, Apparentés,.) : clients abandonnés, % mini de commande, frais d expédition, politique de remise - Détermination des magasins OMM en arrêt - Objectifs mensuels Art,Alim et VSM par magasin OMM (TVAC) et par autre segment(htva) Frédéric Politique Achats - Définition de la stratégie produits artisanat 2010/2011 (Gammes, partenaires Sud ou Nord,timing,..) - Détermination du budget achats artisanat en -Montant total commande en, mois de commande et % paiement,mois d arrivage et % paiement, - Politique prix vente et % marge brute - Détermination du budget mensuel achats alimentaire HTVA (OFT et Maya séparément) Frédéric Moyens moteurs promotionnels - Détermination des actions, du timing et des budgets par actions alimentaires - Détermination des actions, du timing et des budgets par actions artisanat - Stratégie et moyens VSM Frédéric Magasins locaux - Politique de rénovation commerciale/regroupement et chiffrage Frédéric/Marc/ Bernard/Jérôme 20/10 Siège social : bâtiments et logistique - Identification des investissements, priorisation et chiffrage - Entretien courant, énergies et divers Marc/Bernard/ Marianne Bernard 8

9 Coûts logistiques - Identification des Investissements, besoins en ressources et chiffrage frais fonctionnements(yc filière déchets et transports extérieurs) Marianne/Bernar d 27/10 Projets et coûts informatiques - Identification projets et chiffrage (yc caisses magasins) Bernard/François Déplacements, secrétariat et frais financiers - Chiffrage des coûts Bernard 27/10 Ressources humaines - Validation structure (adéquation fonctions/personnes, besoins nouveaux, évolution transversale) - Plan de formation :- Besoins, chiffrage coût, chiffrage recettes - Simulation salaires - Secteur RH : coûts de fonctionnements - Chaque Dir avec mise en commun et validation en CD Directeur/Sabine Sabine Sabine 20/10 20/10 Budget fonctionnement magasins locaux - Charges de structure :Loyers,PI, Charges - Coûts de fonctionnement Bernard Consolidation chiffres et 1 projection résultats Bernard 17/11 Validation en CD du Adaptation 2 tour Tous 24/11 Validation en CD du Plan de trésorerie Bernard 1/12 Commission Finances Marc et Bernard 7/12 Conseil d administration 17/12 Assemblée générale 23/1/2010 Et pourquoi pas un plan à 3 ans? 9

10 Débat : vos questions, préoccupations, remarques et surtout vos bonnes pratiques. 10