IP Office IP Office Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée

Transcription

1 Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Version 11a - (29/04/2011)

2 2011 AVAYA Tous droits réservés. Note Bien que tous les efforts nécessaires aient été mis en œuvre en vue de s assurer que les informations contenues dans ce document sont complètes et exactes au moment de l impression, Avaya Inc. ne peut assumer aucune responsabilité concernant toute erreur éventuelle. Les informations contenues dans ce document sont susceptibles d être amendées et modifiées lors de versions ultérieures. Avis de non responsabilité concernant la documentation Avaya Inc. ne peut être tenu responsable de toute modification, ajout ou suppression effectués dans la version publiée d origine de cette documentation, sauf si ces modifications, ajouts ou suppressions sont effectués par Avaya. Avis de non responsabilité concernant les liens Avaya Inc. n est pas responsable du contenu ou de la fiabilité des sites Web pour lesquels un lien apparaît dans la présente documentation et Avaya ne cautionne pas nécessairement les produits, les services ou les informations qui y sont décrits ou proposés. Nous ne pouvons garantir le fonctionnement permanent des liens et n'avons aucun contrôle sur la disponibilité des pages liées. Licence L UTILISATION OU L INSTALLATION DE CE PRODUIT INDIQUE QUE L UTILISATEUR FINAL ACCEPTE LES CONDITIONS DÉFINIES ICI ET LES CONDITIONS GÉNÉRALES DE LICENCE DISPONIBLES SUR LE SITE AVAYA («GENERAL LICENSE TERMS - CONDITIONS GÉNÉRALES DE LICENCE»). SI VOUS NE SOUHAITEZ PAS ÊTRE LIÉ PAR CES CONDITIONS, VOUS DEVEZ RETOURNER LE(S) PRODUIT(S) AU POINT DE VENTE DANS LES DIX (10) JOURS À COMPTER DE LA DATE DE LIVRAISON POUR OBTENIR UN REMBOURSEMENT OU UN AVOIR. Avaya accorde à l'utilisateur final une licence dans le cadre des types de licence décrits ci-dessous. Le nombre de licences et unités de capacité applicable pour lequel la licence est accordée est de un (1), à moins qu'un autre nombre de licences ou unités de capacité soit spécifié dans la documentation ou les autres documents à la disposition de l'utilisateur final. «Processeur désigné» désigne un dispositif informatique indépendant. «Serveur» désigne un processeur désigné qui héberge une application logicielle à laquelle de multiples utilisateurs peuvent accéder. Le terme «Logiciel» désigne des programmes informatiques en code exécutable, initialement mis sous licence par Avaya et utilisés par l Utilis ateur final, qu il s agisse de produits autonomes ou pré installés sur le Matériel. Le terme «Matériel» désigne les produits matériels standard, initialement vendus par Avaya et utilisés par l Utilisateur final. Type(s) de licence : Licence de Système(s) désigné(s) (DS). L'utilisateur final peut installer et utiliser chaque copie du logiciel sur un seul processeur désigné, à moins qu'un autre nombre de processeurs désignés soit indiqué dans la documentation ou les autres documents à la disposition de l'utilisateur final. Avaya peut exiger que le processeur désigné (ou les processeurs désignés) soit identifié par type, numéro de série, touche de fonction, emplacement ou autre élément spécifique, ou qu'il soit fourni par l'utilisateur final à Avaya par un moyen électronique établi par Avaya dans ce but. Droit d auteur Sauf indication expresse contraire, le Produit est protégé par des droits d auteur et autres législations respectant les droits de propriété. La reproduction, l'utilisation ou le transfert non autorisé peut constituer un délit dans le cadre de la loi applicable. Composants tiers Certains programmes logiciels ou parties de ces programmes inclus dans le Produit peuvent contenir un logiciel distribué dans le cadre d accord avec des tiers («Third Party Components - Composants tiers»), qui peuvent contenir des conditions qui étendent ou limitent les droits d utilisation de certaines parties du Produit («Third Party Terms - Conditions relatives aux tiers»). Les informations identifiant les composants tiers et les conditions relatives aux tiers qui s y appliquent sont disponibles sur le site d Avaya à l adresse suivante : Intervention d Avaya en cas de fraude Si vous pensez être victime d une fraude téléphonique et avez besoin d assistance technique ou de support, appelez la ligne d intervention en cas de fraude téléphonique au centre de support technique au pour les États -Unis et le Canada. Tout point faible soupçonné en matière de sécurité des produits d'avaya doit être signalé à Avaya par courier électronique à l adresse suivante : securityalerts@avaya.com. Pour obtenir d autres numéros de téléphone d assistance, consultez le site d assistance d Avaya ( Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 2

3 Table des matières 1. Accès à votre boîte vocale et à vos messages 1.1 Options de l'appelant Contrôles par... défaut de la boîte vocale Écoute de vos... messages Renvoi d'un... message Réponse aux... messages Courrier électronique... de messagerie vocale Messagerie... externe 13 Contents 2. Modification de vos paramètres 2.1 Modification... du code d'accès à la boîte vocale Modification... de votre message d accueil Options de... transfert Enregistrer... votre nom Index Visual Voice...23 Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 3

4

5 Chapitre 1. Accès à votre boîte vocale et à vos messages Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 5

6

7 Accès à votre boîte vocale et à vos messages: 1. Accès à votre boîte vocale et à vos messages Vous pouvez accéder, par défaut, à votre boîte vocale à partir de votre poste sans fournir votre code d'accès, car votre numéro de poste est traité comme une 'source sécurisée'. La personne chargée de la maintenance de votre système peut le modifier, le cas échéant. Elle peut également configurer d'autres numéros comme sources sécurisées pour votre boîte vocale, si nécessaire. À partir de toute autre source non sécurisée, vous devrez saisir votre code d'accès à la boîte vocale. Par exemple, vous devez généralement saisir votre code d'accès si la personne chargée de la maintenance a configuré une méthode d'accès à votre boîte vocale à partir de sites distants autres que votre poste. Pour vous connecter à votre boîte vocale : 1. Composez *17 à partir de votre poste. Vous pouvez accéder, par défaut, à votre propre boîte vocale à partir de votre téléphone sans utiliser de code d'accès 16. Le cas échéant, entrez votre code d'accès Vous entendez une voix vous indiquer le nombre de messages dans votre boîte. Le système de messagerie vocale commence à lire vos nouveaux messages. Vous trouverez ci-après un récapitulatif des options disponibles une fois que vous êtes connecté à votre boîte vocale. Boîte vocale Écouter les anciens messages = 1 Écouter les messages enregistrés = 2 Avance rapide = # Retour en arrière = * Répéter le dernier message = 7 Ignorer le message en cours = 9 Supprimer le message en cours = 4 Enregistrer le message en cours = 5 Rappel de l'émetteur = ** Transférer le message = 6 Modifier le message d accueil = 3 Enregistrer le nom = *05 Modifier le code de la boîte vocale = *04 Envoyer tout vers le courrier électronique = *01 Envoyer une notification de courrier électronique = *02 Désactiver le courrier électronique = *03 Options de messagerie externe = *07 Aide = *4 3. Modifier le message d accueil Écouter le message d accueil = 1 Enregistrer un nouveau message d accueil = 2 Enregistrer le nouveau message d accueil = 3 Enregistrer le nouveau message d accueil en continu = 4 Retourner à la boîte vocale = 8 6. Transfert Renvoyer vers le courrier électronique = 1 Renvoyer vers les postes = 2 Renvoyer avec le message en en-tête = 3 [Taper # après chaque numéro de poste et taper # pour terminer l entrée.] *07. Messagerie externe Écouter les paramètres = 0 Configurer la messagerie externe = 1 Désactiver la messagerie externe = 6 Activer la messagerie externe = 9 Retourner à la boîte vocale = 8 IMPORTANT Une fois que vous avez écouté un nouveau message, il est marqué comme «ancien». Il sera automatiquement supprimé après 24 heures. Si vous ne voulez pas supprimer le message, vous devez l'indiquer comme 'enregistré' en appuyant sur 5 lors de l'écoute du message. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 7

8 1.1 Options de l'appelant Les options suivantes sont offertes aux appelants de votre boîte vocale lorsqu'ils vous laissent un message. Passer le message d'accueil de votre boîte vocale Les appelants peuvent passer le message d'accueil de votre boîte vocale en appuyant sur 1. Ils entendent immédiatement la tonalité qui marque le début de l'enregistrement. Transfert vers un autre numéro 17 En fonction de vos paramètres d'utilisateur, l'appelant peut choisir d'être transféré à un autre poste plutôt que de vous laisser un message. 1.2 Contrôles par défaut de la boîte vocale Vous pouvez utiliser les codes de fonction pour la numérotation d' pour contrôler votre boîte vocale. Il s'agit des fonctions système par défaut pouvant être modifiées par votre administrateur système. Pour les utilisateurs de téléphones Avaya comportant des touches programmables, votre administrateur système peut également attribuer ces fonctions à ces touches. Activer la messagerie vocale : *18 Les appels sont dirigés vers la messagerie vocale lorsque vous êtes occupé ou que vous ne répondez pas. Si le poste vers lequel vous transférez vos appels ne répond pas, les appels seront également dirigés vers la boîte vocale. Désactiver la messagerie vocale : *19 Désactive la fonction ci-dessus. Activer le rappel de la messagerie vocale : *48 Si le rappel est activé et si vous avez de nouveaux messages, le système de messagerie vocale fait sonner votre poste après la fin d'un appel. Désactiver le rappel de la messagerie vocale : *49 Désactive la fonction ci-dessus. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 8

9 Accès à votre boîte vocale et à vos messages: Contrôles par défaut de la boîte vocale 1.3 Écoute de vos messages Lorsque vous vous connectez à votre boîte vocale, les nouveaux messages qui s'y trouvent sont lus automatiquement. Une fois la lecture d'un message terminée, ce dernier est marqué comme étant un ancien message. Les anciens messages sont automatiquement supprimés après 24 heures. Supprimer le message Enregistrer le message Faire suivre le message Répéter le dernier message Ignorer le message Revenir 5 secondes en arrière Avancer de 5 secondes Rappel Pour écouter des anciens messages 1. Connectez-vous 7 à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur 1 pour écouter les anciens messages. Pour marquer un message comme enregistré Une fois que vous avez écouté un nouveau message, il est indiqué comme étant un ancien message. Les anciens messages sont automatiquement supprimés après 24 heures. Pour empêcher que cela ne se produise, vous pouvez marquer le message comme enregistré. 1. Appuyez sur la touche 5 lorsque vous écoutez un nouveau ou un ancien message. Pour écouter les messages enregistrés 1. Connectez-vous 7 à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur 2 pour écouter les messages enregistrés. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 9

10 Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 10

11 1.4 Renvoi d'un message Accès à votre boîte vocale et à vos messages: Écoute de vos messages Vous pouvez renvoyer simultanément un message vers une ou plusieurs autres boîtes vocales. Si vous renvoyez un message, vous pouvez ajouter un commentaire au début ou à la fin du message. Renvoyer un message 1. Pendant la lecture du message, appuyez sur 6. Pour renvoyer un message en l'état, appuyez sur 2. Pour ajouter votre propre en-tête au message avant de le transférer, appuyez sur 3. Le système vous demandera d'enregistrer votre commentaire après le bip. Enregistrez votre commentaire puis appuyez sur la touche # pour valider l'enregistrement. 2. Entrez le numéro du poste vers lequel le message doit être renvoyé, puis appuyez sur la touche #. 3. Si vous voulez envoyer le message vers plusieurs postes, spécifiez chaque numéro de poste, suivi de #. 4. Appuyez sur la touche # pour terminer l'adressage et renvoyer le message. 1.5 Réponse aux messages Vous pouvez appeler la personne qui a laissé un message sur votre boîte vocale. Vous pouvez rappeler des personnes, qu'elles soient internes ou externes. Vous ne pourrez passer un appel que si le CLI était disponible au moment où le message a été déposé. Répondre à un message 1. Pendant la lecture du message, appuyez sur **. Si un CLI a été reçu au moment où le message était déposé, un appel est lancé vers ce CLI. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 11

12 1.6 Courrier électronique de messagerie vocale Dans 4.2+ (à l exception de Small Office Edition), la messagerie vocale intégrée prend en charge les fonctions du courrier électronique de la messagerie vocale. Une notification de nouveaux messages peut être envoyée à votre adresse électronique. La notification peut être une simple alerte vous indiquant que vous avez un message ou une copie du message vocal, le cas échéant. Adresse électronique/activation des fonctions de courrier électronique de la boîte vocale Avant de pouvoir utiliser les options de courrier électronique, votre administrateur système doit entrer votre adresse électronique dans la configuration d'. Sinon, vous entendez le message suivant : «Le courrier électronique n'est pas activé sur cette boîte vocale», chaque fois que vous essayez d'utiliser une option de courrier électronique. Votre administrateur système peut vous dire si votre système de messagerie vocale a été configuré pour prendre en charge le courrier électronique. Envoyer tous les messages vers le courrier électronique Envoyer des alertes par courrier électronique Désactiver le courrier électronique Activer la notification par courrier électronique Vous pouvez configurer votre boîte vocale pour que les messages reçus à l'avenir soient renvoyés vers votre adresse électronique. Les messages ne sont pas stockés dans la boîte vocale de votre messagerie. 1. Connectez-vous à votre boîte vocale Sélectionnez le type de notification par courrier électronique que vous souhaitez. Pour une alerte par courrier électronique, appuyez sur *02. Pour renvoyer le message vers votre adresse de courrier électronique, appuyez sur *01. Renvoyer un message au courrier électronique Si vous écoutez un message, vous pouvez l envoyer sur votre messagerie électronique soit lors de l écoute, soit immédiatement après l avoir écouté. 1. Lorsque vous écoutez un message, ou immédiatement après, appuyez sur Appuyez sur 1. Le message est renvoyé à votre adresse de courrier électronique. Désactiver la notification par courrier électronique Si vous avez choisi l'une des options de notification de courrier électronique, vous pouvez les désactiver de votre téléphone. 1. Connectez-vous à votre boîte vocale Appuyez sur la touche *03. Vous entendez un message de confirmation vous indiquant que l'option est désormais désactivée. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 12

13 Accès à votre boîte vocale et à vos messages: Courrier électronique de messagerie vocale 1.7 Messagerie externe Le système de messagerie vocale peut appeler un numéro que vous avez spécifié lorsque vous recevez un nouveau message. Cette option est uniquement prise en charge sur les systèmes exécutant la version 7.0 ou toute version supérieure d'. La messagerie externe de la messagerie vocale intégrée ne prend en charge qu'une seule destination, sans remontée des informations, ni profil horaire. externe Messagerie Écouter les paramètres Définir le numéro de destination et la temporisation Désactiver la messagerie externe Activer la messagerie externe Chaque alerte d'appel de la messagerie externe sonne pendant la durée définie, la valeur par défaut étant de 15 secondes. Lorsque l'appel reste sans réponse, il est abandonné. Lorsque l'appel de la messagerie externe est pris, vous devrez saisir votre code d'accès à la boîte vocale 16. Si vous n'avez pas de code d'accès, vous devrez saisir votre numéro de poste. L'appel de la messagerie externe est terminé si : Vous appuyez sur *# pour indiquer que vous ne souhaitez plus recevoir d'appels de la messagerie externe pour les nouveaux messages actuels. Vous saisissez un code d'accès erroné à trois reprises. Plus de 5 minutes s'écoulent sans obtenir de réponse. Quatre appels de la messagerie externe maximum sont tentés, avec un intervalle minimum de 15 minutes entre chaque appel, sauf si vous répondez à l'appel, appuyez sur *# ou accédez à votre boîte vocale d'une autre manière. Si vous recevez d'autres nouveaux messages entre temps, ils ne reprennent pas les tentatives d'appel de la messagerie externe. Paramétrer la destination de votre messagerie externe 1. Connectez-vous à votre boîte vocale Appuyez sur *07 pour accéder à vos paramètres de messagerie externe. 3. Appuyez sur Appuyez sur 2 pour saisir le numéro. 5. Appuyez sur 1, puis saisissez le numéro que la messagerie externe doit appeler. N'oubliez pas d'inclure tout préfixe de composition externe que vous composeriez normalement pour effectuer un appel. Tout * figurant dans un numéro est considéré comme une pause (1,5 s) dans la numérotation. Vous pouvez également utiliser des numéros internes comme votre destination de messagerie externe. Les appels suivront alors tout renvoi interne et respecteront les options Ne pas déranger. La tentative d'appel de la messagerie externe sera cependant abandonnée si l'appel est transféré à la messagerie vocale. 6. Appuyez sur # pour terminer la saisie du numéro. Paramétrer la temporisation de votre messagerie externe La temporisation définit la durée pendant laquelle l'appel de la messagerie externe sonne sur le numéro de destination avant d'être raccroché en cas de non réponse. La durée par défaut est de 15 secondes. 1. Connectez-vous à votre boîte vocale Appuyez sur *07 pour accéder à vos paramètres de messagerie externe. 3. Appuyez sur Appuyez sur 3 pour saisir la temporisation. 8. Saisissez un nombre compris entre 5 et 59, puis appuyez sur #. Activer la messagerie externe 1. Connectez-vous à votre boîte vocale Appuyez sur *07 pour accéder à vos paramètres de messagerie externe. 3. Appuyez sur 9 pour activer la messagerie externe. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 13

14 Désactiver la messagerie externe 1. Connectez-vous à votre boîte vocale Appuyez sur *07 pour accéder à vos paramètres de messagerie externe. 3. Appuyez sur 6 pour désactiver la messagerie externe. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 14

15 Chapitre 2. Modification de vos paramètres Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 15

16 2. Modification de vos paramètres 2.1 Modification du code d'accès à la boîte vocale Vous pouvez accéder, par défaut, à votre boîte vocale à partir de votre poste sans fournir votre code d'accès, car votre numéro de poste est traité comme une 'source sécurisée'. La personne chargée de la maintenance de votre système peut le modifier, le cas échéant. Elle peut également configurer d'autres numéros comme sources sécurisées pour votre boîte vocale, si nécessaire. À partir de toute autre source non sécurisée, vous devrez saisir votre code d'accès à la boîte vocale. Par exemple, vous devez généralement saisir votre code d'accès si la personne chargée de la maintenance a configuré une méthode d'accès à votre boîte vocale à partir de sites distants autres que votre poste. La configuration et la modification d'un code d'accès de boîte vocale doivent être effectuées par votre administrateur système. Vous pouvez également le faire vous-même via la boîte vocale. Modifier le code d'accès <Saisir le code actuel> <Saisir le nouveau code> <Confirmer le nouveau code> Lorsque vous modifiez votre code d'accès : Le code doit contenir entre 4 et 15 chiffres. Si vous saisissez moins de quatre chiffres, on vous demandera de saisir un code plus long. Ne définissez pas un code évident, par exemple : N'utilisez pas le même que votre numéro de poste. N'utilisez pas une suite de chiffres (1234, par exemple). N'utilisez pas une répétition du même chiffre (1111, par exemple). Pour modifier votre code d'accès 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. Si un code d'accès est déjà configuré pour votre boîte, vous serez invité à le saisir. Entrez votre code d'accès. 2. Appuyez sur *04 pour modifier le code d'accès. 3. Entrez votre code d accès actif et appuyez sur #. Si vous n'en possédez pas, appuyez sur #. 4. Entrez votre nouveau code d'accès suivi de #. 5. Retapez votre nouveau votre nouveau code d'accès suivi de #.Ce code est désormais modifié. Le système vous indique si les codes ne correspondent pas ou ne sont pas acceptables. Il confirme également le changement de code d'accès, en cas de succès. Pour supprimer un code d'accès existant 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur *04 pour modifier le code d'accès. 3. Entrez votre code d accès actif et appuyez sur #. 4. Lorsqu'un message vous demande d'entrer le nouveau code d'accès, appuyez sur la touche #. 5. Lorsqu'un message vous demande d'entrer à nouveau le nouveau code d'accès, appuyez sur la touche #. Votre code d'accès est supprimé. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 16

17 Modification de vos paramètres: Modification du code d'accès à la boîte vocale 2.2 Modification de votre message d accueil Vous pouvez remplacer le message d'accueil du système par un message d'accueil personnel. Il s'agit du message d'accueil entendu par les appelants lorsqu'ils sont dirigés vers votre messagerie vocale. Vous pouvez écouter un message d'accueil et le réenregistrer à tout moment. Modifier le message d accueil Écouter le message d'accueil Modifier le message d accueil <bip><parler> Enregistrer le message d'accueil Enregistrer le message d accueil en continu Écouter votre message d'accueil 1. Connectez-vous à votre boîte vocale Appuyez sur la touche 3 pour sélectionner l'option de modification du message d'accueil. 3. Appuyez sur la touche 1 pour écouter votre message d'accueil. Si aucun message d'accueil n'a été enregistré, vous entendrez : «Le message n'a pas encore été enregistré». Vous devez enregistrer un message. Enregistrer ou modifier votre message d'accueil 1. Connectez-vous à votre boîte vocale Appuyez sur la touche 3 pour sélectionner l'option de modification du message d'accueil. 3. Appuyez sur la touche 2 pour modifier votre message d'accueil. 4. Lorsqu'un message vous le demande, lisez votre nouveau message d'accueil. Un message d'accueil doit durer plus de 3 secondes. Une période de silence longue (environ 10 secondes) vous déconnecte de votre boîte vocale. 5. Lorsque vous avez terminé d'enregistrer votre message d'accueil, appuyez sur la touche Appuyez sur la touche 1 pour écouter le nouveau message d'accueil. Après l'avoir écouté, vous pouvez : Appuyer sur la touche 3 pour enregistrer le nouveau message. Votre nouveau message d'accueil sera utilisé. Appuyer sur la touche 2 pour réenregistrer le nouveau message. Appuyer sur la touche 4 pour enregistrer le nouveau message d'accueil et le lire en boucle. Cette option permet de lire le message d'accueil en continu. Les personnes qui vous appellent ne pourront pas laisser de message. Veuillez noter qu une fois que cette option est sélectionnée, le message d accueil ne peut pas revenir à un message d accueil normal, à moins d en enregistrer un nouveau. 2.3 Options de transfert Votre administrateur système peut configurer jusqu'à 3 numéros de transfert pour votre boîte vocale. Les appelants qui laissent des messages sur votre boîte vocale peuvent appuyer sur *0, *2 ou *3 pour être transférés vers les numéros indiqués. En général, cette fonction est utilisée pour transférer les appelants au réceptionniste ou à l'un de vos collègues. Si vous possédez l application Phone Manager, vous pouvez configurer vous-même les numéros de destination dans les préférences de Phone Manager (Affichage Préférences Messagerie vocale Options de transfert de la messagerie vocale). Demandez à votre administrateur système qu'il vous dise si un numéro de transfert a été configuré pour votre boîte vocale. Une fois cette fonction configurée, n'oubliez pas de modifier votre message d'accueil de boîte vocale 17 afin d'informer les appelants de cette option. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 17

18 2.4 Enregistrer votre nom Vous pouvez enregistrer votre nom, si nécessaire. L'enregistrement de votre nom est ensuite utilisé pour la fonction Numéroter par nom prise en charge par les standards automatiques de la messagerie vocale intégrée qui permet d'entrer le nom de l'utilisateur requis. Enregistrer Nom Écouter le nom Modifier le nom Enregistrer le nom <bip><parler> Enregistrer votre message d'accueil 1. Connectez-vous à votre boîte vocale Appuyez sur *05 pour sélectionner l'option pour enregistrer votre nom. 3. Appuyez sur 1 pour entendre l'enregistrement de votre nom actif. 4. Appuyez sur la touche 2 pour enregistrer votre nom. 5. Lorsque vous y êtes invité, prononcez votre nom. La durée maximale d'enregistrement est de 5 secondes. 6. Appuyez sur 2 lorsque vous avez terminé d'enregistrer votre nom. 7. Appuyez sur la touche 1 pour écouter le nouvel enregistrement de votre nom. Après l'avoir écouté, vous pouvez : Appuyer sur la touche 3 pour sauvegarder le nouvel enregistrement. Appuyer sur la touche 2 pour le réenregistrer. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 18

19 Chapitre 3. Visual Voice Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 19

20 3. Visual Voice Visual Voice permet d'accéder à votre boîte vocale à l'aide du menu d'affichage de votre téléphone plutôt qu'avec les messages parlés de la boîte vocale. Pour utiliser Visual Voice, votre administrateur système doit ajouter une touche correspondante à votre téléphone. Pour les utilisateurs sur des systèmes 4.2 ou de versions ultérieures, l'administrateur système peut configurer la touche MESSAGES sur votre téléphone pour faire office de touche Visual Voice. Visual Voice n'est pas pris en charge sur tous les téléphones. Les téléphones dotés d'un écran, mais ne prenant pas en charge le fonctionnement Visual Voice, prennent en charge l'utilisation de cette touche pour accéder à la boîte vocale de l'utilisateur à l'aide des commandes vocales et pour le transfert direct à la messagerie vocale lors d'un appel (sauf pour les téléphones T3 et T3 IP). Sur les téléphones T3, la touche Visual Voice passe directement à la fonction Écouter de Visual Voice. Pour accéder à l'ensemble complet des fonctions Visual Voice, utilisez Menu > Paramètres > Paramètres de la messagerie vocale. Contrôles de Visual Voice La disposition des options sur l'écran varie selon le type de téléphone et la taille de l'affichage. Les contrôles qui ne peuvent pas être ajustés sur l'affichage actuel sont accessibles à l'aide des boutons < et > du téléphone pour passer d'une page d'écran à l'autre. Bouton Écouter Fonctions Accédez à votre boîte vocale. Lorsque vous appuyez sur cette touche, l'écran affiche le nombre de messages nouveaux, anciens et enregistrés. Sélectionnez l'une de ces options pour démarrer la lecture des messages de cette catégorie. Une fois la lecture des messages sélectionnée, les contrôles disponibles changent : Précédent : Permet de lire le message précédent. Suivant : Permet de lire le message suivant. Reculer : Pour reculer d'environ 5 secondes. Avance rapide : Pour avancer d'environ 5 secondes. Supprimer : Permet de supprimer le message actuel. Enregistrer : Permet de marquer le message comme étant enregistré. Copier : Permet de copier le message vers une autre boîte vocale. Lorsque vous appuyez sur ce bouton, un certain nombre d'options supplémentaires sont affichées. Pré enregistrement : Permet d'enregistrer un message qui sera joint au début du message copié. Cibles : Permet d'entrer la destination de la copie du message. Terminé : Permet de copier le message à l'aide des cibles entrées. Pause : Permet de suspendre le message actuel. Appuyez de nouveau sur ce bouton pour annuler la pause. Principal (0) Message Message d accueil Il se peut que les noms de groupe de recherche de ligne soient affichés si vous avez été configuré pour l'accès à la boîte vocale du groupe. Le nombre de nouveaux messages dans la boîte vocale est affiché après le nom. Appuyez sur le bouton pour accéder à la boîte vocale de la même façon que pour l'option Écouter cidessus. Enregistrez et envoyez un message vocal vers une ou des autres boîtes vocales. Changez le message d'accueil principal utilisé pour les appelants dans votre boîte vocale. Si aucun message d'accueil n'a été enregistré, la boîte vocale par défaut du système est utilisée. Enregistrer : Permet d'enregistrer un nouveau message d'accueil. Écouter : Permet d'écouter le message d'accueil actif ou le nouveau message récemment enregistré. Soumettre : Permet de soumettre le nouveau message d'accueil récemment enregistré. Supprimer : Permet de supprimer le message d'accueil actuel. Le message d'accueil par défaut du système est rétabli sauf si les options Enregistrer et Soumettre sont utilisées pour enregistrer un nouveau message d'accueil. Cette option n'est affichée que si vous avez été configuré avec une adresse électronique pour l'utilisation de la boîte vocale dans la configuration d'. Cette commande permet de voir et de modifier le mode actuel de courrier électronique de la messagerie vocale utilisé pour les nouveaux messages reçus par votre boîte vocale. Utilisez Modifier pour modifier le mode sélectionné. Appuyez sur Terminé lorsque le mode requis est affiché. Les modes possibles sont les suivants : Mode courrier électronique désactivé : Courrier électronique de la messagerie vocale n'est pas utilisé. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 20

21 Visual Voice: Bouton Fonctions Copie de mode courrier électronique : Les nouveaux messages vocaux sont copiés vers l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d'origine est conservé dans la boîte vocale. Renvoi de mode courrier électronique : Les nouveaux messages vocaux sont renvoyés vers l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d origine est supprimé de la boîte vocale. Alerte de mode courrier électronique : Un message d'alerte est envoyé vers l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d'origine n'est pas joint au courrier électronique et est conservé dans la boîte vocale. Mot de passe Modifiez le mot de passe de la boîte vocale. Pour ce faire, il faut indiquer le mot de passe existant. Utiliser la touche Visual Voice pour le transfert vers la messagerie vocale Si ce paramètre est sélectionné lorsque vous avez un appel en cours, la touche Visual Voice permet l'entrée d'un numéro de poste pour un transfert direct vers la messagerie vocale de l'appel connecté. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 21

22

23 Index A Accès à la boîte par défaut 7 Accès à la boîte vocale 7 Activer la messagerie vocale 8 alerte par courrier électronique 12 Avance rapide sur le message 9 C Code d'accès à la boîte vocale 16 Contrôles de la boîte vocale 8 D Définir Réception de la messagerie vocale 17 Désactiver la messagerie vocale 8 E Entendre les messages d'aide 7, 17 I Ignorer le message 9 M Message d'accueil 17 Messagerie vocale 7 Messages 7 Modification Code d'accès à la boîte vocale 16 Votre message d'accueil 17 N notification par courrier électronique 12 P Phone Manager 7 R Rappel 8 Rappel de la messagerie vocale Activé 8 Rappel messagerie vocale désactivé 8 Réception de la messagerie vocale 17 Renvoi 11 Répondre 11 Revenir en arrière sur le message 9 S Sauvegarder un message 9 Supprimer un message 9 T Transfert à la Réception 17 V Votre boîte vocale 7 Index Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 23

24

25 Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 25

26 Les chiffres et les données de performances cités dans ce document correspondent à des mesures habituelles ; leur application à une commande ou à un contrat particulier doit au préalable faire l objet d une confirmation écrite expresse de la part d Avaya. La société se réserve le droit de modifier ou de rectifier à sa convenance le contenu de ce guide. La publication des informations de ce document n implique pas de dérogation en matière de protection des brevets ou d autres droits de propriété d Avaya ou d autres sociétés. Toutes les marques identifiées par ou sont respectivement des marques ou des marques déposées d Avaya Inc. Toutes les autres marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Ce document contient des informations confidentielles d Avaya et ne doit pas être divulgué ou utilisé, excepté en respectant les accords applicables Avaya Inc. Tous droits réservés. Manuel de l'utilisateur de la messagerie vocale intégrée Page 26