OUTLOOK Aide mémoire v Ce document est un aide mémoire indiquant le «chemin d accès» aux fonctions de base d Outlook 2007

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1 OUTLOOK 2007 Aide mémoire v Ce document est un aide mémoire indiquant le «chemin d accès» aux fonctions de base d Outlook Comprendre l espace de travail Outlook 2007 Volet NAVIGATION Volet CONTENU Volet (barre) TÂCHES Volet MODULES 1. COURRIER 2. CALENDRIER 3. CONTACTS 4. TÂCHES 5. NOTES 6. LISTE des DOSSIERS Volet LECTURE Volet LISTE des TÂCHES 1

2 2. Accès à distance 2 façons d accéder à OUTLOOK par Internet : a) b) > Services au personnel > Courriel web pour tout le personnel Note : L affichage et les options sont quelques peu différents sur Internet. 3. Personnaliser l affichage du volet 3.1 NAVIGATION : Choisir un module > Affichage > Volet Navigation > Faire vos choix 3.2 CONTENU : Choisir un module > Affichage > Affichage actuel > Faire vos choix 3.3 LECTURE : Choisir un module > Affichage > Volet Lecture > Faire vos choix 3.4 TÂCHES : Choisir un module > Affichage > Barre des Tâches > Faire vos choix 4. Module COURRIER Gérer l envoi, la réception, les alertes et les messages indésirables 4.1 Créer un dossier COURRIER > Fichier > Nouveau > Dossier > Nom : Taper un nom - Contenu du dossier : Éléments Courrier - Sélectionner l emplacement : Boite aux lettres ou autre > OK COURRIER : Dossier = Dossier, CONTACTS : Dossier = Carnet d adresse, CALENDRIER : Dossier = Calendrier 4.2 Créer une règle pour trier le courrier COURRIER > Outils > Règles et alertes > Bouton Nouvelle règle > Choisir une règle > Choisir les conditions désirées > Au besoin, Cocher «Exécuter cette règle sur les messages déjà dans Inbox» > Terminer > OK 4.3 Ajouter une signature automatique COURRIER > Outils > Options > Onglet Format du courrier - Bouton Signatures > Onglet Signature électronique - Bouton Nouveau : Taper votre nom > Dans la zone Modifier la signature : Taper votre nom, titre, etc. > OK > Dans la zone Choisir une signature par défaut a) Nouveau message : votre nom b) Réponses/Transferts : votre nom 2

3 4.4 Configurer une alerte à la réception d un message COURRIER > Outils > Options > Onglet Préférences : Bouton Options de la messagerie > Bouton Options avancées de la messagerie > Choisir les options désirées > OK 4.5 Envoyer un message, joindre un fichier et demander un accusé de lecture COURRIER > Nouveau > À: Taper ou choisir l adresse courriel dans la liste > Taper l objet > Taper le texte > Onglet Message groupe Inclure : joindre un fichier > Sélectionner le fichier à joindre > Bouton Insérer > Onglet Options groupe Suivi : Cocher «Demandé un accusé de lecture» > Bouton Envoyer Demander un accusé de lecture par défaut : Outils > Options > Onglet Préférences-Bouton Options de la messagerie > Bouton Options de suivi > Cocher Confirmation de lecture 4.6 Protéger l identité des contacts lors de l envoie d un message à une liste de distribution COURRIER > Nouveau > Onglet Options groupe Champs : Afficher Cci > Taper l objet et le texte > À : Taper votre courriel, Cci : insérer la liste de distribution > Bouton Envoyer 4.7 Ajouter un niveau de priorité «Haute importance» à votre message COURRIER > Nouveau > Onglet Message groupe Options : Cliquer sur l icône «Haute importance» (le «bedonnant» point d exclamation rouge) 4.8 Insérer un indicateur de suivi et/ou rappel dans un nouveau courriel ou à un courriel reçu COURRIER > Ouvrir le courriel > Onglet Message - groupe Options : Assurer un suivi > Choisir l option désirée > OK 4.9 Rappeler un courriel si envoyé à l interne seulement COURRIER > Éléments envoyés > Ouvrir le courriel à rappeler > Onglet Message - groupe Actions : Autres actions > Rappeler ce message > Sélectionner l option désiré > OK Note : On ne peut pas rappeler un courriel pour un seul destinataire d une liste de distribution 4.10 Ajouter un expéditeur à votre liste de contacts COURRIER > Ouvrir le message > Cliquer sur le nom de l expéditeur avec le bouton droit de la souris > Ajouter aux contacts Outlook > Bouton Enregistrer et fermer 3

4 4.11 Partager une Boîte de réception (dossier) 1. Modifier les autorisations : COURRIER > Cliquer sur Boîte aux lettres avec le bouton droit de la souris > Modifier les autorisations de partage > Onglet Autorisations d accès - Bouton Ajouter > Ajouter l utilisateur désiré > Niveau d autorisation : Choisir selon vos besoins Relecteur ou autre > Si requis, Paramétrer les autorisations de lecture, d écriture, etc.> Appliquer > OK Répéter avec Boîte de réception et autres sous dossiers désirés 2. Accéder à un dossier partagé (Temporaire) : Fichier > Ouvrir > Dossier d un autre utilisateur > NOM : Choisir un utilisateur > Type de dossier : Boite de réception > OK (Apparait dans le volet contenu de COURRIER) 2. Accéder à un dossier partagé (Permanent) : COURRIER > Cliquer sur Boîte aux lettres > Outils > Options > Onglet Messagerie > Bouton Comptes de messagerie > Icône Modifier > Bouton Paramètres supplémentaires > Onglet Avancé > Bouton Ajouter : Taper l adresse courriel désirée > OK (Apparait dans Dossiers Courrier et Mes contacts) Je partage avec qui? : COURRIER > Volet navigation : Cliquer sur Boîte de réception avec le bouton droit de la souris > Propriétés > Onglet Autorisations d accès 4.12 Bloquer les courriels indésirables COURRIER > Sélectionner le courriel indésirable > Actions > Courrier indésirable > Ajouter à la liste des expéditeurs bloqués 4.13 En votre absence, envoyer une réponse automatique et/ou transférer vos courriels COURRIER > Outils > Gestionnaire d absence du bureau > Cliquer sur Envoyer des réponses automatiques > Cocher Envoyer uniquement pendant ce laps de temps > et pour transférer vos courriels, cliquer Bouton Règles > Ajouter une règle > 4.14 Appliquer une couleur aux courriels d un expéditeur COURRIER > Cliquer sur le Courriel désiré > Outils > Organiser > Cliquer sur En utilisant des couleurs > Choisir les options désirées > Appliquer la couleur > Pour fermer : cliquer sur le «X» en haut à droite (Note : on peut mettre plusieurs couleurs à un même courriel) Pour enlever une couleur : Faire la même procédure et choisir AUTO comme couleur Utiliser les boutons de vote COURRIER > Nouveau > Taper votre courriel > Onglet Messages groupe Options : a) Section Options de vote et suivi : Cocher Utiliser les boutons de vote > Choisir ou personnaliser les boutons de vote b) Section Options de remise : Cocher Envoyer les réponses à : > Bouton Sélectionner des noms > Fermer 4

5 5. Module CONTACTS Gérer les contacts et les carnets d adresses 5.1 Créer un groupe ( de contacts), un carnet d adresse (dossier) et un contact CONTACTS > Volet navigation : Cliquer sur Ajouter un nouveau groupe > Taper un nom de groupe > Entr CONTACTS > Nouveau > Dossier > Nom : Taper un nom - Contenu du dossier : Éléments Contact Emplacement : Boîte aux lettres > Le carnet est créer dans le groupe Mes Contacts, il faut le glisser dans le nouveau groupe CONTACTS > Sélectionner un carnet (dossier) > Nouveau > Saisir les informations sur le nouveau contact > Enregistrer et fermer 5.2 Créer une liste de distribution (un groupe dans GroupWise) CONTACTS > Nouveau > Liste de distribution > Taper un nom > Onglet Liste de distribution - groupe Membres : Sélectionner les membres ou Ajouter nouveau > Enregistrer et Fermer 5.3 Classer les contacts par catégories / couleurs 1. Définir la liste des catégories selon vos besoins: CONTACTS > Sélectionner n importe quel contact pour activer l icône Classer > Icône Classer > Toutes les catégories > Nouveau ou Renommer > Taper un nom et choisir une couleur > OK 2. Classer un contact : CONTACTS > Ouvrir le contact > Onglet Contacts groupe Options : Icône Classer > Sélectionner la ou les catégories désirées > Enregistrer et fermer Note : La liste d adresse globale peut être affichée mais on ne peut pas la modifier. 5.4 Partager le carnet d adresse Contacts (dossier) et modifier les autorisations 1. Modifier les autorisations : CONTACTS > Cliquer sur le carnet Contacts avec le bouton droit de la souris > Modifier les autorisations de partage > Onglet Autorisations d accès - Bouton Ajouter : Ajouter l utilisateur désiré : Niveau d autorisation : Choisir Relecteur ou autre selon vos besoins > Au besoin, Paramétrer les autorisations de lecture, d écriture, etc. 2. Partager votre carnet Contacts : CONTACTS > Volet navigation : Cliquer sur Partager le dossier Mes contacts > Cocher Autoriser le destinataire à afficher votre Dossier Contacts et/ou au besoin, Cocher Demander l autorisation d afficher le Dossier Contacts du destinataire > Envoyer 5

6 3. Accéder au carnet Contacts partagé (apparait dans «Contacts des personnes») : CONTACTS > Volet navigation : Ouvrir les contacts partagés > Nom : Sélectionner le nom voulu > OK Ou CONTACTS > Fichier > Ouvrir > Dossier d un autre utilisateur > Nom : Choisir l utilisateur désiré Type de dossier : Contacts > OK Je partage avec qui? : CONTACT> Volet navigation : Cliquer sur Contacts avec le bouton droit de la souris > Propriétés > Onglet Autorisations d accès 5.5 Afficher un nouveau carnet d adresses dans la liste d adresses d envoi de courriels CONTACTS > Cliquer sur le nouveau carnet d adresses avec le bouton droit de la souris > Propriétés > Onglet Carnet d adresses Outlook : Cocher Afficher ce dossier sous forme de carnet d adresses de messagerie > OK Le nouveau carnet d adresses partagé doit être dans le groupe Mes contacts. 5.6 S échanger une liste de distribution 1. Envoyer la liste de distribution par courriel (2 façons) : a) CONTACTS > Cliquer sur la liste avec le bouton droit de la souris > Envoyer le contact complet > Au format Outlook > À : Taper un nom > Envoyer b) COURRIEL : Nouveau > À : Taper un nom > Onglet Message groupe Inclure : Joindre l élément > Sélectionner la liste voulue > OK > Envoyer 2. Recevoir et classer la liste : COURRIER > Cliquer sur le message > Glisser la liste sur Contacts et attendre quelques instants > Déposer la liste dans le carnet (dossier) de votre choix. 6

7 6. Module CALENDRIER (AGENDA) Gérer vos activités et vos réunions (Rendez-vous) 6.1 Différencier ÉVÉNEMENT, RENDEZ-VOUS et RÉUNION ÉVÉNEMENT: Information à l agenda qui apparait dans le bloc du haut de la journée sans bloquer de plage à l agenda RENDEZ-VOUS : Activité planifiée à mon agenda RÉUNION : Activité planifiée avec plusieurs personnes 6.2 Inscrire un congé férié à mon agenda CALENDRIER > Double-cliquer sur la carré bleu sous la date désirée > Saisir le congé > Cocher Journée entière > Enregistrer et fermer Afficher la liste des événements : CALENDRIER > Affichage > Affichage actuel > Événements Inscrire les congés du Canada à l agenda : Outils > Options > Onglet Préférences Bouton Options du calendrier > Bouton Ajouter les jours fériés > Cocher Canada > OK 6.3 Inscrire une activité privée à votre agenda CALENDRIER > Double-cliquer sur la date et l heure désirée > Saisir les informations > Onglet Rendez-vous - groupe Options : Cliquer sur l icône Privé (cadenas) > Enregistrer et fermer 6.4 Demander (et répondre à) une réunion, vérifier les disponibilités et mettre un rappel sonore CALENDRIER > Double-cliquer sur la date et l heure désirée > Saisir l information> Onglet Rendezvous - groupe Afficher : Cliquer sur Inviter les participants > Choisir les participants > Envoyer Répondre à une demande de réunion : Ouvrir le courriel > Groupe Répondre : Cliquer sur Accepté ou Provisoire ou Refusé ou Proposer un nouvel horaire > Envoyer la réponse Vérifier la disponibilité des participants : Onglet Rendez-vous - Groupe Afficher : Cliquer sur Assistant planification > Bouton Ajouter des participants > Mettre un rappel sonore : Onglet Rendez-vous - Groupe Options : Choisir 15 min ou tout autre choix Note : Il n est pas possible de choisir différentes dates non périodiques 7

8 6.5 Partager votre agenda et modifier les autorisations Partager votre agenda : CALENDRIER > Volet navigation : Cliquer sur Partager Mon calendrier > Cocher : Autoriser le destinataire à afficher votre Calendrier et au besoin, Cocher : Demander l autorisation d afficher le Calendrier du destinataire > Envoyer Ou 1. Modifier les autorisations : CALENDRIER > Volet navigation : Cliquer sur votre calendrier partagé avec le bouton droit de la souris > Modifier les autorisations de partage > Onglet Autorisations d accès - Bouton Ajouter : Ajouter l utilisateur désiré : Niveau d autorisation : Choisir Relecteur ou autre selon vos besoins > Au besoin, Paramétrer les autorisations de lecture, d écriture, etc. 2. Accéder à un agenda partagé (Temporaire): a) CALENDRIER > Fichier > Ouvrir > Dossier d un autre utilisateur > Nom : Choisir l utilisateur désiré Type de dossier : Calendrier > OK b) CALENDRIER > Ouvrir un calendrier partagé > Choisir l utilisateur désiré > OK Je partage avec qui? : CALENDRIER > Volet navigation : Cliquer sur votre calendrier partagé avec le bouton droit de la souris > Propriétés > Onglet Autorisations d accès 6.6 Créer un agenda de groupe CALENDRIER > Actions > Afficher les agendas de groupe > Bouton Nouveau > Taper un nom de groupe > Cliquer Bouton : Ajouter d autres personnes > À partir du carnet d adresses > Ajouter les noms voulus > Bouton : Enregistrer et fermer Pour voir un agenda de groupe : CALENDRIER > Actions > Afficher les agendas de groupe > Choisir le groupe désiré 6.7 Afficher 2 mois dans le navigateur de date de la Barre des tâches CALENDRIER > Outils > Options > Onglet Autre Bouton Barre des tâches > À l option Afficher le navigateur de dates Nombre de lignes de mois : Mettre 2 ou autre à votre choix Ou CALENDRIER > Cliquer sur l entête Barre des tâches avec le bouton droit de la souris > Options > À l option Afficher le navigateur de dates Nombre de lignes de mois : Mettre 2 ou autre à votre choix 8

9 7. Les modules TÂCHES ET NOTES Organiser vos tâches et utiliser des notes Note : Par défaut le volet lecture n est pas affiché. Pour l afficher : Affichage > Volet lecture > Faire votre choix Note : Les tâches peuvent aussi être visualisées dans le module calendrier 7.1 Créer une tâche TÂCHES > Nouveau > Saisir et sélectionner les informations pertinentes > Enregistrer et fermer 7.2 Créer une tâche périodique TÂCHES > Nouveau > Saisir et sélectionner les informations pertinentes > Onglet Tâches - groupe Options : icône Périodicité > Paramétrer la périodicité > Enregistrer et fermer 7.3 Déléguer une tâche TACHES > Double-cliquer sur la tâche > Onglet Tâche groupe Gérer la tâche : Affecter une tâche > Indiquer à qui vous voulez affecter la tâche > Envoyer 7.4 Créer une note (aide mémoire) NOTES > Nouveau > Taper votre texte > Cliquer sur l icône dans le coin supérieur gauche : Choisir Fermer pour enregistrer la note 7.5 Transférer une note par courriel NOTES > Cliquer sur la note avec le bouton droit de la souris > Transférer > 9

10 LES DIFFÉRENTS NIVEAUX D AUTORISATION : Propriétaire : Éditeur principal : Éditeur : Auteur principal : Auteur : Possède toutes les autorisations Peut créer, lire, modifier, supprimer tous les éléments, fichiers et sous-dossiers Peut créer, lire, modifier, supprimer tous les éléments et fichiers (pas de sous-dossiers) Possède les mêmes droits que l éditeur principal Peut créer, lire, modifier, supprimer des éléments et fichiers Auteur secondaire : Peut créer et lire des éléments et fichiers Relecteur : Collaborateur : Peut lire les éléments et fichiers Peut créer des éléments et fichiers. Le contenu du dossier n est pas accessible. 10