Microsoft OFFICE Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote Maîtrisez les fonctions avancées de la suite Microsoft

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1 Microsoft OFFICE 2016 Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote 2016 Maîtrisez les fonctions avancées de la suite Microsoft

2 Table des matières Word 2016 i Documents et modèles Modifier un document PDF dans Word Créer un modèle Modifier un modèle de document Changer le modèle associé à un document i Contenus spécifiques Rechercher le texte possédant certaines mises en valeur Remplacer une mise en valeur par une autre Insérer un texte fictif Créer une insertion automatique Utiliser une insertion automatique Insérer un champ Afficher/masquer les codes des champs Mettre à jour un champ i Styles Créer un style Sélectionner les textes possédant le même style Gérer les styles Importer des styles i En-têtes et pieds de page Créer un en-tête ou un pied de page personnalisé Gérer les en-têtes et les pieds de page i Plans Créer un plan en utilisant les styles prédéfinis Numéroter les titres Exploiter le plan d un document Utiliser le volet de navigation i Tables et index Construire une table des matières Mettre à jour une table des matières Créer un index Editions ENI - Toute reproduction interdite 1

3 Table des matières Mettre à jour une table d index i Mailing Les étapes de conception d un mailing Créer un mailing Créer une liste de données Gérer les enregistrements d une liste de données Limiter l exécution d un mailing à certains enregistrements Excel 2016 i Modèles de classeur Créer un modèle de classeur personnalisé i Zones nommées Nommer des plages de cellules Gérer les noms de cellules Sélectionner une plage de cellules en utilisant son nom i Calculs Créer une formule conditionnelle simple Créer une formule conditionnelle imbriquée Combiner l'opérateur OU ou ET dans une formule conditionnelle Calculer la somme d'une plage répondant à un critère (SOMME.SI) Utiliser des zones nommées dans une formule Consolider des données i Mises en forme conditionnelles Appliquer une mise en forme conditionnelle prédéfinie Créer une règle de mise en forme conditionnelle Formater des cellules en fonction de leur contenu Supprimer toutes les règles de mise en forme conditionnelle Gérer les règles de mise en forme conditionnelle

4 Table des matières i Tri et filtre des données Trier les données selon une couleur de cellule, de police ou selon un jeu d icônes Trier les données d un tableau selon plusieurs critères Activer le filtrage automatique Filtrer selon certaines valeurs de la colonne Filtrer selon un critère personnalisé Filtrer selon plusieurs critères Utiliser des filtres spécifiques aux types de données Effacer un filtre i Tableaux de données Créer un tableau de données Ajouter une ligne/une colonne à un tableau de données Afficher une ligne de total dans un tableau de données Créer une colonne calculée dans un tableau de données Convertir un tableau de données en plage de cellules Supprimer un tableau et ses données Filtrer un tableau de données au moyen de segments i Tableaux croisés dynamiques Choisir un tableau croisé dynamique recommandé Créer un tableau croisé dynamique Gérer les champs d un tableau croisé dynamique Modifier la fonction de synthèse ou le calcul personnalisé d'un champ Utiliser les champs de totaux et de sous-totaux Filtrer un tableau croisé dynamique Filtrer les dates de façon interactive (filtre chronologique) Recalculer un tableau croisé dynamique Supprimer un tableau croisé dynamique Editions ENI - Toute reproduction interdite 3

5 Table des matières PowerPoint 2016 i Présentation Créer un album photo Créer une présentation à partir d un fichier Plan Enregistrer une présentation sous forme de modèle i Multimédia Insérer une vidéo accessible depuis un site Internet Découper un clip audio ou vidéo Ajouter/supprimer des signets i Animations Créer une trajectoire personnalisée Déclencher l'animation d une vidéo sur un signet Modifier la couleur ou masquer un objet après son animation Personnaliser l effet d animation sur un objet contenant du texte Personnaliser l effet d animation sur un objet audio ou vidéo i Diaporama Masquer des diapositives pour le diaporama Paramétrer le diaporama Créer, projeter et imprimer des diaporamas personnalisés Découvrir le mode Présentateur Diffuser un diaporama sur des postes distants Outlook 2016 i Message Utiliser l'affichage Conversation Utiliser la recherche instantanée Archiver des messages Ouvrir un fichier de données Outlook (.pst)

6 Table des matières i Messagerie : configuration Gérer la messagerie en votre absence Créer une ou plusieurs signatures Signer automatiquement les messages Choisir comment être prévenu de l arrivée de nouveaux messages Gérer les messages à l aide de l Assistant Gestion des messages Utiliser les Actions rapides pour automatiser les tâches répétitives OneNote 2016 i Interface Lancer OneNote Découvrir l écran de travail Gérer la fenêtre OneNote Quitter OneNote i Bloc-notes Créer un bloc-notes Ouvrir un bloc-notes Activer un bloc-notes ouvert Fermer un bloc-notes Modifier les propriétés d un bloc-notes Partager des blocs-notes stockés sur OneDrive Créer et gérer les sections d un bloc-notes Copier/déplacer une section Créer et gérer les pages Les modèles de page Modifier l aspect d une page Utiliser la corbeille i Notes Insérer une nouvelle note Créer une note rapide Afficher les notes rapides Sélectionner des notes Supprimer une note Ajouter des espaces entre les notes Editions ENI - Toute reproduction interdite 5

7 Table des matières Déplacer/copier une note Utiliser les indicateurs de notes Rechercher des notes marquées par un indicateur Rechercher des notes Créer une note liée à une page d un fichier Utiliser les notes liées Insérer un fichier en tant que note Afficher les modifications Insérer l icône d un fichier dans une note Insérer un enregistrement audio ou vidéo Insérer un tableau Intégration i Échanges entre applications Copier des données Excel dans Word Insérer une feuille de calcul Excel dans Word Exporter une présentation vers Microsoft Word Index

8 Interface Interface Office Fonctions avancées Lancer OneNote 2016 i Dans Windows 10, cliquez sur le bouton de la barre des tâches située en bas de l'écran puis sur l'option Toutes les applications. i Cliquez sur l'option OneNote m Il est possible que l'icône de OneNote ait été ajoutée ("épinglée") à la barre des tâches du Bureau. Dans ce cas, un clic sur l'icône permet de lancer l'application. Découvrir l écran de travail Il se peut que lors du premier lancement, une fenêtre d'accueil affiche les nouveautés de OneNote : Editions ENI - Toute reproduction interdite 229

9 Office Fonctions avancées OneNote 2016 i Naviguez à l'aide des boutons et. Une fois toutes les informations revues, cliquez sur le lien Commencer à utiliser OneNote. Découvrons les principaux éléments de la fenêtre OneNote. La barre de titre (a) : le titre de la page (ici, il s agit de la page d accueil de OneNote) suivi du nom de l application OneNote. À droite, vous visualisez le bouton Aide permettant d'afficher la fenêtre d'aide en ligne de OneNote et le bouton permettant de choisir la façon dont le ruban doit s'afficher. Suivent les boutons Réduire, Niveau inférieur ou Agrandir qui permettent de réduire ou de restaurer la taille de la fenêtre. L outil Fermer ferme la fenêtre OneNote. La barre d outils Accès rapide (b) contient les outils les plus fréquemment utilisés. De nouveaux outils peuvent être ajoutés à cette barre. 230

10 Interface Le ruban (d), comme dans toutes les applications Microsoft Office, comporte la majorité des commandes de l application. Ces commandes sont regroupées par tâches, chacune de ces tâches étant représentée par un onglet (c). L onglet Fichier donne accès aux fonctionnalités de base de l application (créer un nouveau bloc-notes, ouvrir, imprimer, exporter...) mais aussi à d autres fonctionnalités comme celle permettant de partager un bloc-notes ou encore de paramétrer l application OneNote. L'onglet de la liste Mon blocs-notes (e) permet d afficher la liste des blocs-notes ouverts. Cette liste permet également d'ajouter un bloc-notes, d'ouvrir d'autres blocs-notes ou encore d'afficher les Notes rapides ; un clic sur le bouton permet d'épingler le volet des blocs-notes sur le côté gauche de la fenêtre, permettant d'afficher les blocs-notes ouverts en permanence et ainsi de passer de l'un à l'autre facilement. Un clic sur le bouton détache le volet des blocs-notes du côté gauche de la fenêtre. La Barre d onglets des sections (f) du bloc-notes actif. Chacun des blocs-notes peut être divisé en plusieurs sections dans lesquelles vous créez vos pages de notes. La Page des notes (g) de la section active contient le texte et les éléments de vos notes. Le Volet des pages de la section active (h) recense les pages et sous-pages contenues dans la section active. Ce volet vous permet de réorganiser les pages existantes (déplacer, copier, convertir en page ou sous-page et d en créer des nouvelles). Pour modifier la taille de ce volet, faites glisser sa bordure gauche dans la direction souhaitée. Gérer la fenêtre OneNote i i Pour afficher la page de notes en plein écran, cliquez sur le bouton Page entière situé dans le coin supérieur droit de la page ou appuyez sur la touche Y ; de nouveau un clic sur le bouton ou Y permet d afficher la fenêtre en Mode Normal. Pour réduire la fenêtre des notes et l ancrer à droite du bureau, cliquez sur l outil Ancrer au bureau i situé dans l onglet Affichage ou CA D ; un clic sur le bouton permet d'afficher la fenêtre en Mode Normal. Si la fenêtre OneNote doit toujours être au premier plan, cliquez sur le bouton Toujours visible de l onglet Affichage. Pour désactiver cette option, cliquez à nouveau sur ce même bouton. Editions ENI - Toute reproduction interdite 231

11 Office Fonctions avancées OneNote 2016 Cette action empêche les autres fenêtres de se superposer à celle de OneNote. Il est préférable de l activer uniquement lorsque la fenêtre OneNote est ancrée au bureau car si elle est en plein écran, elle vous empêchera d accéder aux autres applications. m Vous pouvez également changer de mode d'affichage à l'aide des boutons situés dans le groupe Affichages de l'onglet Affichage. Quitter OneNote Le bouton Fermer de la fenêtre OneNote ferme la fenêtre mais l application OneNote est toujours ouverte, ce qui vous permet de créer des notes rapides tout en continuant à travailler sur d autres applications. i Pour quitter l application OneNote, cliquez sur le bouton situé à droite dans la barre des tâches, faites un clic droit sur l'icône puis cliquez sur l'option Fermer. m Une fois cette option choisie, si la fenêtre OneNote est affichée, cliquez sur le bouton Fermer de la fenêtre. Pour créer ensuite des notes rapides, il vous faudra relancer OneNote. 232

12 Bloc-notes Bloc-notes Office Fonctions avancées Créer un bloc-notes La création de différents blocs-notes vous permet de partitionner les notes dans différentes catégories et ainsi de les retrouver plus facilement ou de choisir le blocnotes que vous souhaitez partager. Pour partager un bloc-notes, celui-ci doit être créé sur un réseau ou sur le Web. Sur votre ordinateur i Cliquez sur l onglet Fichier, sur l option Nouveau puis sur Ce PC dans le volet central. i Saisissez ensuite le nom du bloc-notes dans la zone de saisie Nom du bloc-notes. Par défaut, le nouveau bloc-notes est enregistré dans le dossier Blocs-notes OneNote de votre dossier Mes documents (C:\Users\nom_utilisateur\Documents\Blocs-notes OneNote). Si cet emplacement ne vous convient pas, vous pouvez modifier le dossier d'enregistrement. i Si besoin, cliquez sur le lien Créer dans un dossier différent, choisissez un autre dossier d'enregistrement puis cliquez sur le bouton Créer ; si vous souhaitez que d'autres personnes puissent accéder à votre bloc-notes, choisissez un emplacement accessible par le ou les utilisateurs concernés (dossier partagé de votre poste, réseau). Editions ENI - Toute reproduction interdite 233

13 Office Fonctions avancées OneNote 2016 i Cliquez sur le bouton Créer un bloc-notes. Le bloc-notes s affiche à l écran. Automatiquement, une nouvelle section et une nouvelle page sont créées. Sur OneDrive Cette procédure consiste à enregistrer votre bloc-notes sur votre espace de stockage en ligne OneDrive afin d accéder à vos notes où que vous soyez ou de les partager avec d autres utilisateurs. Pour utiliser ce service, vous devez posséder un compte Microsoft (compte utilisé avec MSN, Hotmail, Outlook.com, Windows Phone, Xbox LIVE ). i i Cliquez sur l onglet Fichier, sur l option Nouveau puis sur OneDrive dans le volet central. Si vous êtes connecté à OneNote à l aide d un compte Microsoft, vous visualisez votre nom de compte en dessous de OneDrive. Si ce n est pas votre cas, seul le libellé OneDrive est visible. Si vous n êtes pas connecté à l aide d un compte Microsoft, cliquez sur le bouton Se connecter. 234