Spécialiste de l archivage et de la conservation des dossiers médicaux

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1 La mémoire vive des dossiers patients Spécialiste de l archivage et de la conservation des dossiers médicaux Agrément ministériel pour l'hébergement de données de santé à caractère personnel sur support papier

2 ARCHIV SYSTEM : une offre complète d archivage, respectueuse des normes en vigueur ARCHIV SYSTEM intervient dans le domaine de l archivage depuis plus de 25 ans et a eu à conserver, dès le début de son activité, des archives médicales pour plusieurs clients différents. Au fil des années, ARCHIV SYSTEM a développé cette activité si particulière et a acquis, grâce aux demandes spécifiques de ses clients dans le domaine hospitalier, de vraies compétences dans la gestion des dossiers patients. Ces compétences en font, aujourd hui, le spécialiste des archives médicales. ARCHIV SYSTEM a par ailleurs reçu l agrément du Ministère de la Culture pour la conservation physique des archives publiques. Cette expérience nous permet d avoir une vision très précise du rôle et de l importance d une société d archivage dans la gestion de l information médicale. Nous vous proposons donc, dans ce document, de vous présenter toutes les raisons qui font d'archiv SYSTEM le partenaire incontournable des services internes "archives" des institutions de santé, et un des maillons de la chaîne médicale.

3 Pourquoi faire confiance à ARCHIV SYSTEM pour vous aider dans la gestion de vos dossiers patients? Raison 1 parce que nous connaissons les environnements technique, juridique et administratif. Grâce à ses nombreux partenariats avec des établissements de santé, ARCHIV SYSTEM connaît les spécificités de ce domaine, sa récente croissance, ses projets futurs, et anticipe les évolutions techniques et réglementaires. ARCHIV SYSTEM participe d'ailleurs à différents groupes de travail et de réflexion sur l'évolution du dossier patient. Raison 2 parce que nous mettons en place une organisation spécifiquement adaptée à vos besoins. Un partenariat avec ARCHIV SYSTEM commence toujours par la constitution d un Comité de pilotage mixte, composé de nos experts et des responsables archives de votre établissement. Ce comité est notamment chargé : De créer, modifier ou décider du maintien du plan de classement ; D identifier les critères pertinents pour la recherche des dossiers ; De définir les modalités de conservation les plus adaptées à la fréquence des communications ; D identifier les personnes habilitées à demander et recevoir des dossiers, ainsi que leur niveau d accès à l information ; De convenir des délais et modalités de livraison ; Etc.

4 Raison 3 parce que vous bénéficiez d un interlocuteur dédié. ARCHIV SYSTEM met à votre disposition une personne experte dans la gestion des archives de santé et chargée de répondre à vos demandes avec la plus grande réactivité. Raison 4 parce que nos délais de livraison sont ajustés à vos besoins. Pour les demandes de communication en mode standard, nous garantissons une livraison du dossier à J+1. Selon les conditions définies avec votre établissement, le délai de livraison des dossiers demandés en urgence peut aller jusqu à moins de 4 heures. Par exemple : TYPE DE DEMANDE Standard Rapide DELAI DE REPONSE J+1 4 heures ouvrées Raison 5 parce que nous avons des procédures de gestion spécifiques aux dossiers patients. Que ce soit pour les prises en charge, la constitution des inventaires ou les communications d archives, nous avons mis en place, au cours des années, des procédures qui ont fait leurs preuves pour assurer des prestations adaptées. Nous garantissons l accès aux dossiers, même pendant les prises en charge. Nous nous engageons sur des délais contractuels de mise à disposition des inventaires.

5 Raison parce que nos centres de gestion sont totalement 6 sécurisés. Tous nos centres de conservation sont équipés de dispositifs de sécurité régulièrement contrôlés : Détecteurs incendie et anti-intrusion reliés à un centre de télésurveillance distant fonctionnant 24h/24, lequel active une procédure d alerte ; Extincteurs (portatifs, R.I.A., système d extinction automatique, trappes de désenfumage, etc.) ; Installations électriques modernes, régulièrement vérifiées et conformes aux normes d assurance ; Sondes de surveillance de l hygrométrie et de la température. La conception et l exploitation des locaux de stockage d ARCHIV SYSTEM sont conformes aux lois et règlements relatifs à la sécurité des archives. 4 sites d ARCHIV SYSTEM sont agréés par le Ministère de la Culture pour la conservation des Archives Publiques. PORTUGAL MOROCC Raison parce que nous respectons totalement la 7 confidentialité des informations médicales à toutes les étapes de la prestation. Notamment ; MAURITANIA L ensemble des prestations est assuré par nos équipes, soumises à un engagement de confidentialité ; Les dossiers sont livrés dans des sacoches rigides garantissent préservation et CAPEqui VERDE SENEGAL confientialité du contenu ; THE GAMBIA Nos serveurs sont totalement sécurisés ; Les habilitations sont attribuées au moyen d'identifiants et de mots de passe pilotésguinea par un administrateur de votre établissement. A tout moment, vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier les accès des utilisateurs selon l'évolution des SIERRA responsabilités de chacun. LEONE GUADELOUPE MARTINIQUE GUYANA LIBERIA D'

6 Raison 8 parce que nous disposons d un outil informatique performant qui assure la traçabilité totale de vos dossiers à chaque instant. Nous savons à tout moment où se situent les dossiers patients étiquetés. Les dossiers sont conservés dans des conteneurs d archives dotés de codes-barres. En cas de mouvement d un dossier, un code-barres lui est également ajouté. Dès qu un conteneur ou qu un dossier est déplacé, son code-barres est scanné. La traçabilité des dossiers est ainsi effective à toutes les phases de la prestation : Le conditionnement, Le transport de ou vers votre établissement, La conservation, Les mouvements des conteneurs ou des dossiers à l intérieur de nos sites, Les communications, qu elles soient définitives ou temporaires, Les éliminations, Etc. E-archivsystem, notre plateforme extranet, est un outil intuitif dont les fonctionnalités sont adaptées à vos besoins. Il reprend les informations suivantes : Les coordonnées légales du client ; Les interlocuteurs de type utilisateur, administrateur et contractuel ; Le paramétrage des adresses de livraison ; La localisation des archives ; Le plan de classement et les critères d indexation associés ; Les mémos spécifiques d accessibilité et de conditions de prises en charge de chaque ; Etc.

7 Notre outil e-archiv permet de définir des habilitations très précises, que ce soit au niveau... ARCHIV SYSTEM, une marque du Groupe MOBILITAS...des fonctionnalités accessibles : La demande de documents, L état des stocks, Le plan de classement, La destruction, ARCHIV SYSTEM est une filiale à 100% du groupe La gestion et traçabilité des conteneurs et des mouvements d entrées/ sorties, MOBILITAS, spécialiste de la mobilité. La gestion et le suivi des commandes en temps réel. Entreprise familiale française de déménagement fondée en 1974, MOBILITAS est devenu en l espace de 38 ans une Entreprise de Taille Intermédiaire, implantée dans 76 pays. Devant le succès de ses premières implantations et une bonne santé financière, l entreprise a maintenu une stratégie intensive de développement et innove avec une gamme étendue de services proposés. MOBILITAS compte : Plus de employés, 155 implantations. Aujourd hui, MOBILITAS regroupe les métiers suivants : déménagements nationaux, déménagements internationaux, transferts administratifs et industriels, garde-meubles, archivage, service de relocation, etc....ou du profil des utilisateurs : Un ou plusieurs administrateurs (ayant accès à tout ou partie des fonctionnalités) et pouvant notamment créer, modifier, supprimer des utilisateurs. Un ou plusieurs utilisateurs, avec des accès limités aux fonctionnalités (généralement essentiellement la fonction «nouvelle demande») et des accès limités, ou non, au plan de classement.

8 Raison parce que nous disposons de conditionnements 9 spécifiques. Les conditionnements sont un élément important pour la bonne conservation des dossiers dans le temps car ils protègent les documents et doivent supporter une manipulation répétée. ARCHIV SYSTEM a développé des conteneurs dont le format et la résistance ont été spécialement conçus pour la conservation des dossiers médicaux sur de très longues périodes. Cette innovation permet également d optimiser les volumes d archives conservées. Pour les dossiers radios format 46 x 39 cm : ARCHIV SYSTEM vous propose d utiliser ses conteneurs radio pour les dossiers radiologiques de format 50 x 40 x 30 cm. Les dossiers sont positionnés à plat sur une hauteur maximum de 30 cm.

9 parce qu au-delà des archives médicales, nous Raison 10 pouvons également gérer, avec la même efficacité, vos autres archives. AVANT APRES ARCHIV SYSTEM vous propose une offre globale en gestion de flux documentaires, conjuguant trois domaines d expertise : Audit, conseil et formation, Archivage et gestion de supports physiques d information, Dématérialisation, portail documentaire et gestion numérique de documents. Les principales prestations proposées sont : Audit complet de vos procédures d archivage actuelles, Analyse des flux et de votre gestion documentaire, Préconisation et mise en œuvre de solutions complètes d archivage, Formation du personnel, Stockage et gestion de vos documents physiques et numériques, Suivi régulier du respect des procédures, Elimination confidentielle et recyclage de vos archives. Etape Analyse de la situation Etape Etape Mise en place Destruction confidentielle Etape Gestion des archives Etape Entreposage Forte de plus de 25 ans d expérience, ARCHIV SYSTEM a la confiance de plus de 1000 clients.

10 Raison 11 parce que nos procédures de gestion sont régulièrement auditées et certifiées. ARCHIV SYSTEM est certifiée ISO 9001 version 2008 et NF Z (norme AFNOR pour les prestations et la gestion externalisée de documents sur support papier). Prestations d archivage et de gestion externalisée de documents sur support papier Délivré par AFNOR Certification Raison 12 parce que nous vous proposons une élimination des dossiers écologique et économique. Dans le cadre de notre démarche écologique, nous recyclons un grand nombre d éléments afin de réduire les coûts. Nous trions les dossiers à éliminer et séparons les documents papier des radiographies. Les radiographies, comme le papier, seront traitées écologiquement. Toutes ces opérations seront effectuées en conformité avec les règles de sécurité garantissant la confidentialité des documents à éliminer. Raison 13 parce que la protection de l environnement est aussi une préoccupation d ARCHIV SYSTEM. Planète Urgence Conscients du lien qui existe entre le papier et l'archivage, nous avons décidé de réduire notre empreinte écologique en nous engageant sur la voie de la reforestation. Créée en 2000, Planète Urgence est une association de solidarité internationale de développement et de protection de l environnement qui organise des actions sur les 5 continents Sa finalité est de lutter contre la destruction de la planète et les inégalités Nord-Sud. 15 cartons chez ARCHIV SYSTEM 1 arbre planté

11 Raison 14 parce que nous sommes une société française pérenne, faisant partie d un groupe stable. ARCHIV SYSTEM, une marque du Groupe MOBILITAS ARCHIV SYSTEM, une marque du Groupe MOBILITAS. ARCHIV SYSTEM est une filiale à 100% du groupe MOBILITAS, spécialiste de la mobilité. Entreprise familiale de àdéménagement fondée en 1974, MOBILITAS est ARCHIV SYSTEM est française une filiale 100% du groupe devenue, en l espace de 40 ans, une Entreprise de Taille Intermédiaire implantée dans 80 MOBILITAS, spécialiste de la mobilité. pays. Entreprise familiale française de déménagement fondée en 1974, MOBILITAS estdedevenu en l espace de 38 ans une Grâce au succès ses premières implantations et à une bonne santé financière, Entreprise de Taille Intermédiaire, implantée dans 76 pays. l entreprise maintient une stratégie de développement intensif et innove en permanence étendue de servicesetproposés. Devant le succèsavec de une ses gamme premières implantations une bonne santé financière, l entreprise a maintenu une stratégie intensive de développement et innove avec une gamme étendue de services proposés. MOBILITAS compte : compte : MOBILITAS Plus de employés, 155 implantations. Plus de employés, PlusMOBILITAS de 170 implantations. Aujourd hui, regroupe les métiers suivants : déménagements nationaux, déménagements internationaux, transferts administratifs et industriels, garde-meubles, Aujourd hui, regroupe les métiers suivants : archivage, transferts archivage, service de MOBILITAS relocation, etc. administratifs et industriels, déménagements nationaux, déménagements internationaux, garde-meubles, service de relocation, etc. parce que nous disposons de nombreuses Raison 15 références dans votre domaine d activité : Hôpital Saint-Antoine Hôpital Henri Mondor Hôpital Bicêtre Hôpital Bichat Hôpital Cochin Hôpital Beaujon Hospitalisation à Domicile Hôpital Louis Mourier Hôpital Rothschild Hôpital Tenon Hôpital Saint-Antoine Hôpital Antoine Béclère Hôpital Necker Hôpital Trousseau Hôpital Bretonneau Hôpital Hôtel Dieu Hôpital Saint-Vincent-de-Paul Médecine du travail Hôpital Salpêtrière Groupe Hospitalier Institut Catholique de Lille Centre Hospitalier d Avranches Granville Centre Hospitalier de Chauny Centre Hospitalier de Soissons Centre Hospitalier de Saint-Philibert Centre Hospitalier la Fère Clinique Médicale et Chirurgicale de l Europe Clinique du Parc Clinique Sainte-Marie Centre Hospitalier de l Arrondissement de Montreuil-sur-Mer Groupe Hospitalier Sud Réunion * * Liste non exhaustive. Le secret professionnel est le principe essentiel de la déontologie de sa profession et ARCHIV SYSTEM ne s autorise pas à transmettre le nom de ses clients sans leur autorisation expresse. Les clients mentionnés nous ont autorisés à les citer.

12 La mémoire vive des dossiers patients Fiche technique GONDECOURT CHARTRES (Luigny) PARIS FRANCE CZECH REP. SLOVENIA TOULOUSE Sites agréés archives publiques et certifiés ISO 9001 et NFZ RTUGAL Raison sociale ARCHIV SYSTEM Année de création 1987 SPAIN Nombre de salariés 148 dont 66 en France métropolitaine Capacité de stockage France métropolitaine conteneurs d ici fin 2014 Surface totale de stockage m 2 Certifications qualité en France métropolitaine ISO NF Z «prestations d archivage et de gestion externalisée de documents sur support papier» Agrément ministériel pour la conservation physique des Archives Publiques pour 4 sites TUNISIA ROCCO Nous contacter :