INSTRUCTIONS pour l utilisation du site Internet de réservation des salles au CHUM Version 3.0

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1 INSTRUCTIONS pour l utilisation du site Internet de réservation des salles au CHUM Version 3.0 Production multimédia du CHUM

2 1- L'inscription au site web de réservation Avec votre navigateur Internet (Internet Explorer), entrez l'adresse suivante : Sélectionner CHUM et cliquer sur Ouvrir une session ATTENTION : il est probable que votre navigateur Internet bloque les fenêtres publicitaires intempestives (pop-up). Si tel est le cas, le système vous affichera un rapport de détection du navigateur. Vous devez sélectionner l option «toujours autoriser les fenêtres publicitaires intempestives de ce site». Pour afficher ce menu, vous cliquez sur la barre encadrée en jaune ci-dessus. Confirmer le tout en appuyant sur OUI dans la boîte de dialogue. Si vous ne recevez pas ce message, sautez à l INSCRIPTION AU SITE (étape 3)

3 2- L'inscription au site web de réservation Recommencez la 1ere étape en cliquant sur Accueil et le sous-menu Accueil et ouvrez une session.

4 3- L'inscription au site web de réservation INSCRIPTION AU SITE À cette étape, vous n avez pas à entrer un Code de l utilisateur ni de Mot de passe. Cliquer sur Je m inscris au site. *L inscription ne doit être effectuée qu'une fois

5 4- Entrez l information demandée dans les différents champs et cliquez sur Inscrivez-moi À NOTER : Il est obligatoire de remplir les champs avec astérisque (*). glachance Gilles Lachance Choisissez votre mot de passe Répétez le mot de passe choisi Utilisateur : Utilisez la 1 re lettre du prénom et le nom de famille en lettres minuscules Votre emploi Ne rien inscrire prénom.nom.chum@ssss.gouv.qc.ca poste Il est important d inscrire votre adresse courriel de Lotus Notes afin de recevoir la confirmation de votre inscription. Exemple : gilles.lachance.chum@ssss.gouv.qc.ca Si vous avez inscrit une adresse qui se termine par «@ssss.gouv.qc.ca», vous recevrez automatiquement une confirmation de votre inscription par courrier électronique. Vous devez attendre cette confirmation de votre inscription avant de réserver sur

6 5- Ouvrir une session Lorsque votre inscription est confirmée, vous êtes prêt à réserver une salle. Répétez l étape 1, entrez votre Code de l utilisateur, votre Mot de passe et cliquez sur Ouvrir une session. Si vous demandez au système de conserver vos paramètres de connexion, les informations Code de l utilisateur et Mot de passe seront conservées pour une prochaine ouverture de session sur Note : Si vous oubliez votre mot de passe, inscrivez votre code de l utilisateur et cliquez sur J ai oublié mon mot de passe. Le système vous indiquera la procédure à suivre par courrier électronique.

7 6- Effectuer une réservation Cliquer sur Réservations Deux options vous sont offertes : A) Calendrier : Ce mode de réservation est fortement recommandé car il permet de vérifier les disponibilités de salle. B) Nouvelle demande de réservation (expliqué en page 10) A) Réserver à partir du calendrier (A) Cliquez sur calendrier B C (B) Choisir la salle (Espace) dont vous désirez connaître les disponibilités (C) Choisir le mois et l année

8 7- Réservation à partir du calendrier des réservations (suite) Vérifiez la disponibilité de la salle. Les réservations inscrites en mauve sont des réservations locales alors que les réservations en orangé ou en bleu ont été attribuées à des visioconférences ou des activités prioritaires de télésanté. Il est possible de consulter une demande en cliquant sur le rectangle de couleur qui correspond cette période ( ). Si la période que vous désirez est libre, cliquez sur le de la case qui correspond à la date qui vous intéresse et accédez au module de la demande de réservation. ATTENTION : Si le calendrier est vide, vérifiez que vous avez sélectionné un espace dans le menu déroulant «Espace».

9 8- Réservation à partir du calendrier des réservations (suite) A) Vous devez obligatoirement entrer dans Service, le service, le département ou la direction qui fait la demande. B) Inscrivez le type d'activité (Réunion locale, Visioconférence ou Télésanté) C) Le nombre qui est fixé dans cette case correspond à la capacité maximale en personnes que cet espace peut contenir. Vous pouvez le modifier à la baisse selon votre demande. D) Pour cet exemple, nous utilisons la réservation Simple et Ponctuelle (une seule date, une seule salle, une seule période). Le mode Multiple est expliqué en page 12. E) Portez bien attention aux heures que vous inscrivez : vous devez inscrire les heures à partir d une période disponible. À titre d exemple, s il y avait une réservation inscrite entre 8 h et 9 h, vous pouvez inscrire 9 h comme heure de début. F) Si vous prévoyez réserver de l équipement au Service de réservation de salles, veuillez l indiquer dans la case Note pour la préparation de la salle. G) Lorsque vous utilisez le calendrier pour réserver, le système suggère la salle que vous avez sélectionnée :. H) Vous devez alors cliquer sur Compléter votre demande : Les champs Cours et Professeur sont facultatifs

10 9- Vérification de votre demande et recherche de salle A) Il peut arriver que l espace choisi ne vous soit pas assigné. Vous devez alors rechercher un autre espace disponible. B) Il est donc très important de vérifier l état de votre demande. Si elle est ouverte, elle ne sera jamais traitée. Si la salle demandée est libre, la réservation sera alors soumise au responsable de cette salle pour approbation de sa part. C) Avant de lancer une recherche de salle, porter attention au type d espace recherché (description à la page suivante). Cet élément limite le choix de salle. D) Il faut aussi faire attention au nombre de personnes que vous inscrivez, la capacité des salles pouvant aussi limiter le choix. E) Lorsque vous avez déterminé vos 3 critères de recherche, lancez la recherche d espaces.

11 10- Type d espace recherché Dans l'exemple ci-dessus : nous recherchons une salle de visioconférence et nous ne spécifions pas de disposition particulière (la disposition limite aussi le choix, ce qui n'est pas toujours souhaité). Les salles de visioconférences sont : salle OLIER, salles K-6206, salle k-6202 et k-6247 Mailloux HND, salles 2229 et 2223 HSL ainsi que les auditoriums Jeanne Mance HD, Rousselot HND et Édouard-Asselin HSL. Les salles de réunions : toutes les autres salles Vous devez attendre la confirmation de votre réservation qui vous parviendra par courrier électronique. Votre demande de salle et de période demeure toutefois prioritaire jusqu à la réception de votre confirmation finale. Important : Pour annuler ou consulter l état de vos demandes de réservation, utilisez le sous-menu Liste des demandes de réservations situé sous l'onglet Réservation. Si vous apercevez un point d exclamation dans le coin inférieur gauche annuler vos demandes ouvertes., cliquez sur celui-ci afin de compléter ou

12 11- Nouvelle demande de réservation B) Effectuer la réservation à partir du menu «Nouvelle demande de réservation». Dans ce mode de réservation, le système ne suggère pas d'espace. Vous devez plutôt rechercher vous-même un espace selon les critères de recherche, comme expliqué précédemment. À noter que la section «Sans équipement» constitue aussi un critère de recherche de salles qui tient compte des équipements fixes demandés et non un formulaire pour réserver de l équipement mobile. Si vous prévoyez réserver de l équipement audiovisuel, vous pouvez communiquer avec : Hôtel Dieu : service audiovisuel au poste Notre-Dame : Denise Marin au poste Saint-Luc : Christian Beaulieu au poste 34744

13 12- Réservations multiples (fonction avancée- à consulter au besoin seulement) Le Mode de réservation multiple est utile pour réserver plusieurs salles pendant une même période (pertinent pour la visioconférence, dans plus d un pavillon du CHUM). Vous pouvez aussi l utiliser afin de réserver une ou des salles différentes à des dates variées. ATTENTION : si vous avez choisi une salle à partir du calendrier, elle ne sera plus assignée à votre réservation car le mode multiple utilise la recherche de salle. Le mode multiple utilise deux pages pour la visualisation de votre réservation. Une page qui se nomme Demande, dans laquelle vous retrouvez les informations générales concernant votre réservation et une autre qui se nomme Réservation, qui comprend les salles et les horaires de votre réservation. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue pour continuer en mode multiple.

14 13- Réservations multiples 1-En passant au mode multiple, le système basculera vers la page Réservations afin de vous permettre d ajouter des heures 2-Pour ajouter des dates, cliquez sur.

15 14- Réservations multiples (suite) Type de réservation : vous avez le choix entre Ponctuelle, Cyclique (répétition du même jour de la semaine pour une période déterminée) ou Continue (réserver, par exemple, une semaine complète) Entrez la période requise et cliquez ensuite sur.

16 15- Réservations multiples (suite) Si votre demande se limite à une date, cliquez sur pour lancer la recherche de salles. Cliquez sur pour ajouter d autres périodes et pour lancer la recherche tenant compte de plusieurs dates en même temps. Assurez-vous que vos dates sont sélectionnées avant de lancer la recherche.

17 16- Recherche d espace (suite) Entrez les critères de sélection afin de limiter votre recherche au type de salles qui vous intéresse. Cliquez ensuite sur pour lancer le moteur de recherche.

18 17- Recherche d espace (suite) Si vous souhaitez réserver plusieurs salles, sélectionnez les salles à réserver et cliquez sur. Si vous ne choisissez qu une seule salle, cliquez directement sur le crochet vert qui correspond à la salle désirée.

19 18- Confirmation de votre demande Dans le menu État, vous devez Soumettre cette demande afin de terminer votre réservation. Si vous désirez enlever certaines dates, ouvrez la demande (ÉTAT : ouvrir cette demande), cochez la case qui correspond à la période que vous désirez enlever et cliquez sur. ATTENTION : Cet icône sert à enregistrer des modifications que vous effectuez sur votre demande (numéro de téléphone, note pour la préparation de salle, etc.). Lorsque votre réservation est soumise, il n est pas nécessaire de l enregistrer à nouveau avant de quitter le système.