Alcatel-Lucent OpenTouch Conversation pour PC. Guide utilisateur R AL90631FRABed

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1 Alcatel-Lucent OpenTouch Conversation pour PC Guide utilisateur R.0. 8AL9063FRABed0 443

2 . OpenTouch Conversation pour PC Lancer OpenTouch Conversation Description de la page d accueil Mur de conversation Favoris Routage d appels Présence Fiche de contact Fiche de réunion Ajouter un contact aux favoris Démarrer une conversation Rechercher un contact Recevoir une conversation En cours de communication Description de l écran Ajouter des participants à une conversation: Conférence Messagerie vocale visuelle Réunion Créer une réunion Accès sécurisé à la réunion Consulter la liste des réunions Modifier une future réunion Modifier les informations relatives à la réunion Ajouter ou supprimer un participant à une future réunion Télécharger un document pendant une réunion Participer à une réunion Pendant la réunion: Partager un document pendant une réunion Paramètres Ajouter une photo pour votre avatar Numéros prédéfinis Profils de routage d'appels Débordement d'appel Sonnerie Préférences en matière d'équipements audio et vidéo OpenTouch Conversation pour Microsoft Outlook Les versions d'office prises en charge sont les suivantes : Lancement de l'intégration d'opentouch Conversation Services OpenTouch Conversation Commencer une conversation Écouter un message vocal Enregistrer un message Informations sur la présence Options utilisateur Microsoft Lync user Version prise en charge Fonctions OpenTouch Conversation avec un contact Lync AL9063FRABed0 /4

3 . OpenTouch Conversation pour PC OpenTouch Conversation pour PC facilite la communication multimédia en combinant des services voix, vidéo et données accessibles via une interface utilisateur intuitive unique.. Lancer OpenTouch Conversation Il est possible de se connecter automatiquement lors du lancement d'une session Windows. OpenTouch Conversation reste actif pendant toute la session Windows. Cliquez sur l'icône OpenTouch Conversation sur votre bureau pour lancer l'application. Entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Cocher la case se souvenir du mot de passe pour vous connecter automatiquement lorsque vous lancez l'application. Si vous êtes en dehors de votre entreprise, vous devez renseigner vos identifiants d'accès distant, ainsi que l'adresse du serveur public de l'opentouch. Lorsque vous êtes connecté, l'application s'affiche à l'écran. Certaines fonctions peuvent apparaître grisées. Cela signifie qu'elles ne sont pas disponibles sur votre système. 8AL9063FRABed0 3 /4

4 3. Description de la page d accueil 3 4. Bannière utilisateur.. Messagerie vocale, réunion, annuaire, clavier. 3. Mur de conversation: conversation entrante/sortante, conférence, conversation active. 4. Communauté de favoris: accès rapide à vos contacts préférés, y compris présence. 4. Mur de conversation Le mur de conversations contient l'historique de toutes vos conversations et réunions (passées et futures). Un contact ou une conférence est représenté par une fiche contact ou une fiche réunion. Glisser vers la gauche pour afficher les événements de conversation à venir et vers la droite pour afficher les événements de conversation passés. Le mur se décompose en 3 parties: Conversations et réunions passées. Conversations et réunions du jour. Réunion à venir. L avatar de la personne avec laquelle vous êtes en communication est affiché dans la zone de conversation. Le badge indique le type de conversation (téléphone, MI, réunion, message vocal). Sélectionnez une conversation pour ouvrir la fiche correspondante. 8AL9063FRABed0 4 /4

5 5. Favoris Les favoris vous donnent un accès rapide à vos contacts privilégiés. Vous pouvez fermer ou ouvrir les favoris en cliquant sur l étoile. Le statut de présence de votre contact est affiché sous son avatar. Utilisez la liste alphabétique pour repérer rapidement vos contacts favoris. Ouvrir la fiche de contact de votre contact en sélectionnant votre correspondant favori. 6. Routage d appels 3. Sélectionnez le profil actif (dans la bannière utilisateur).. Sélectionner un nouveau profil Vous pouvez personnaliser votre profil actuel. a. Définissez l'équipement qui sera utilisé pour l'appel sortant. b. Sélectionner les appareils devant sonner lorsque vous recevez un appel entrant. Le routage d'appel sélectionné s'affiche dans la bannière utilisateur (en rouge, si les appels entrants ne sont pas dirigés vers votre PC, sinon en blanc). a b Vous pouvez accéder à cette fonction depuis la barre des tâches en sélectionnant l'icône OpenTouch Conversation. 8AL9063FRABed0 5 /4

6 7. Présence La barre de couleur sous l avatar représente votre statut de présence actuel ou celui de votre correspondant: Disponible. Occupé/en conversation. De retour de suite. Déconnecté. Votre statut de présence est également affiché sous votre nom.. Pour changer votre statut de présence, utiliser la bannière utilisateur. Sélectionner votre nouveau statut de présence Votre nouveau statut de présence est affiché dans la bannière utilisateur. Vous pouvez accéder à cette fonction depuis la barre des tâches en sélectionnant l'icône OpenTouch Conversation. 8. Fiche de contact Une fiche de contact représente une personne. Ouvrir la fiche d un contact en sélectionnant un contact dans le mur de conversation ou dans vos favoris. Une fiche contient 3 pages: 8AL9063FRABed0 6 /4

7 Le première page affiche les informations principales sur votre contact: image ou avatar, surnom ou nom, icône des favoris. Sélectionnez la flèche droite pour accéder à la page suivante. La deuxième page affiche l'historique de vos conversations avec ce contact. Si l'historique est vide, la page n'est pas affichée. Les éléments non lus sont en rouge. La fiche de contact s'ouvre directement sur l'historique si vous avez des éléments non lus (message vocal, appel manqué). Sur cette page, vous pouvez sélectionner le numéro d'un appel manqué pour le rappeler directement. Sélectionnez la flèche droite pour accéder à la page suivante. Cette page contient davantage d informations sur votre contact: nom, nom de l entreprise, fonction, adresses, numéros de téléphone, ,... Le numéro de téléphone par défaut est affiché en gras. Ouvrer le menu pour supprimer la fiche actuelle du mur de conversations. Une confirmation vous sera demandée s'il existe des événements non lus concernant le contact. La photo ou l'avatar d'un contact fédéré tel qu'un contact Lync présente une icône spécifique. Dans ce cas, les données de présence ne s'affichent que si le contact a accepté de publier ces données. Fermer la fiche. 9. Fiche de réunion Une fiche de réunion représente un groupe de personnes. Ouvrir une fiche de réunion en sélectionnant une réunion dans le mur de conversation. Une fiche contient pages: La première page affiche des profils au hasard des participants à la réunion. Sélectionnez la flèche droite pour accéder à la page suivante. La deuxième page répertorie tous les participants à la réunion. À partir de cette fiche, vous pouvez modifier ou supprimer la réunion. Fermer la fiche. 8AL9063FRABed0 7 /4

8 0. Ajouter un contact aux favoris Ouvrir la fiche de contact du correspondant que vous souhaitez ajouter à vos favoris. Sélectionnez l'étoile ou la touche correspondante. Votre correspondant est ajouté à vos favoris. Désélectionnez l'étoile ou sélectionnez la touche correspondante pour supprimer le contact de vos favoris.. Démarrer une conversation Ouvrir une fiche de contact: En recherchant votre correspondant. En utilisant le mur ou les favoris. Quand la fiche contact est ouverte, vous pouvez initier différentes conversations (les conversations accessibles dépendent de votre correspondant et du système). Envoyer un message texte. Passer un appel audio... Passer un appel vidéo... 8AL9063FRABed0 8 /4

9 Vous pouvez entrer directement le numéro d'un contact: 3 dans la zone de texte (utilisez la touche <Entrée>). au clavier:. Ouvrir le clavier.. Entrer le numéro de votre contact. 3. Passer un appel audio... / Appel vidéo.. Rechercher un contact Entrer le nom de votre correspondant. La recherche s effectue immédiatement sur les contacts locaux. Pour effectuer une recherche dans votre annuaire professionnel, appuyez sur la touche <Entrée> dans la barre de recherche. Pour des informations détaillées sur l'utilisation et sur l'accès à d'autres options, cliquez sur l'image dans les résultats de la recherche afin d'ouvrir la fiche du contact. 8AL9063FRABed0 9 /4

10 3. Recevoir une conversation Vous recevez une conversation. Une fenêtre contextuelle s affiche. Permet d'accepter la conversation audio. Permet d'accepter la conversation vidéo. Permet d'accepter la conversation par messages instantanés. Permet de rediriger l'appel entrant vers la messagerie vocale. Permet de répondre avec un message instantané ou de rediriger l'appel entrant vers un numéro prédéfini. 4. En cours de communication 4. Description de l écran Vous êtes en conversation: Raccrocher. Transférez la conversation vers un équipement prédéfini (téléphone portable ou de bureau). Silence, de sorte que votre correspondant ne peut pas vous entendre. Commencer une conversation vidéo avec votre correspondant. Commencer les échanges par messagerie instantanée avec votre correspondant. Partager un document. Créer une reunion. Ajouter un participant à la conversation. Paramètres. Fréquence vocale. Réglez le volume. Pendant la conversation, vous pouvez consulter le mur des conversations (informations d'une fiche de contact, détails d'une réunion, etc.) après avoir quitté l'écran de conversation. Pour revenir à l'écran de la conversation en cours, sélectionner la conversation dans le mur des conversations. 8AL9063FRABed0 0 /4

11 4. Ajouter des participants à une conversation: Conférence Vous êtes en conversation audio ou vidéo et vous souhaitez ajouter un participant à la conversation.. Ajoutez un participant en créant une nouvelle conversation.. Appelez un nouveau participant en utilisant vos favoris ou en entrant un nom (recherche) ou un numéro dans le champ de recherche. Ouvrez la fiche de contact de la personne. Ajoutez le contact à la conférence. Vous êtes en conférence avec tous les participants Ajoutez un nouveau participant. Affichez la liste de tous les participants à la conférence. Supprimez un participant de la conférence. Raccrocher. Transférez la conversation vers un équipement prédéfini (téléphone portable ou de bureau). Silence, de sorte que votre correspondant ne peut pas vous entendre. Commencer une conversation vidéo avec votre correspondant. Commencer les échanges par messagerie instantanée avec votre correspondant. Partager un document. Créez une réunion avec tous les participants. Paramètres. Fréquence vocale. Réglez le volume. 8AL9063FRABed0 /4

12 5. Messagerie vocale visuelle Vous avez de nouveaux messages vocaux (leur nombre est indiqué).. Ouvrir votre messagerie vocale visuelle. Tous les messages lus et non lus sont affichés. 3. Sélectionner le message à écouter. Ecouter les messages / Reprendre la lecture du message. Faire une pause dans l écoute du message. Supprimer le message. 4. Supprimer tous les messages vocaux. 5. Consulter votre boîte vocale 6. Réunion 6. Créer une réunion Créer une réunion à partir du mur Sélectionnez l icône de réunion. Créer une réunion à partir d une fiche de contact Sélectionnez le menu Création de réunions. 8AL9063FRABed0 /4

13 Pendant une conversation ou une conférence, créez une réunion avec les mêmes participants Sélectionnez l icône de réunion. En fonction de la manière dont la réunion est créée, le formulaire des paramètres de la réunion est complété avec les utilisateurs associés. Confirmer la réunion. 6. Accès sécurisé à la réunion Vous pouvez sécuriser l'accès à une réunion à l'aide d'un mot de passe. Sélectionner l'onglet Mots de passe. Définisser les mots de passe pour les réunions audio et en ligne. Confirmer la réunion. En fonction de la configuration système, il se peut que vous deviez suivre une politique de mot de passe. Afficher la politique de mot de passe. 8AL9063FRABed0 3 /4

14 6.3 Consulter la liste des réunions Pour afficher la liste des réunions, sélectionnez l'icône Réunion. La liste des réunions contient vos propres réunions (planifiées et sans réservation) et les invitations aux réunions provenant d autres utilisateurs. Pour afficher les informations sur une réunion (fiche de la réunion), cliquez deux fois sur la réunion. 6.4 Modifier une future réunion Modifiez une réunion depuis la fiche de la réunion ou la liste des réunions. 8AL9063FRABed0 4 /4

15 6.5 Modifier les informations relatives à la réunion Le premier onglet permet à l'utilisateur de modifier les informations principales relatives à la réunion: nom, date, etc. L'onglet Détails contient toutes les informations dont vous avez besoin pour participer à une réunion sans l'application OpenTouch Conversation pour PC: l'url pour participer à la réunion en ligne, le numéro pour participer à la réunion par téléphone et les codes d'accès. À partir de cette page, vous pouvez envoyer un contenant toutes les informations nécessaires pour participer à une réunion. À partir de cette page, vous pouvez envoyer un contenant toutes les informations requises pour participer à une réunion aux contacts de votre choix (utilisateur OpenTouch, utilisateur externe ou utilisateur fédéré, tel qu'un utilisateur Lync). 6.6 Ajouter ou supprimer un participant à une future réunion Sélectionnez l'onglet qui liste tous les participants.. Pour ajouter un participant, sélectionnez-le parmi vos favoris ou entrez son nom ou son adresse électronique. 3. Désignez le participant animateur de la réunion. Faites glisser l'avatar pour en faire un participant ou un animateur. L'animateur d'une réunion peut ajouter ou supprimer un participant, partager un document et annuler une réunion. 4. Supprimez le participant sélectionné. 5. Mettez à jour la réunion. 8AL9063FRABed0 5 /4

16 6.7 Télécharger un document pendant une réunion 3 4. Sélectionnez l'onglet qui liste tous les documents partagés.. Ajoutez un document pour la réunion à venir. 3. Supprimez un document de la liste. 4. Mettez à jour la réunion. 6.8 Participer à une réunion Vous recevez une notification lorsque la réunion commence. Participer à une réunion. Participez à la réunion sans le son. Répétez la notification dans 5 minutes. Ignorez la notification. Vous pouvez participer à une réunion depuis le mur de conversations en ouvrant la fiche de réunion correspondante. Participer à une réunion. La réunion a commencé avec l'équipement multimédia (Open Touch Conversation pour PC) qui peut utiliser la messagerie instantanée, la vidéo et les fonctions audio pendant la réunion. Si vous n'avez pas accès à votre application OpenTouch Conversation pour PC, vous pouvez participer à une réunion en ligne à l'aide de son URL ou par téléphone à l'aide du numéro de téléphone et des codes d'accès. Vous trouverez ces informations dans l'onglet Détails des paramètres de la réunion. 8AL9063FRABed0 6 /4

17 6.9 Pendant la réunion: Terminez la réunion. Ajoutez un nouveau participant. Commencez une conversation vidéo (en fonction du système). Lancez la messagerie instantanée (en fonction du système). Partager un document pendant une réunion. Permet d'activer/de désactiver le son pour le participant sélectionné. Retirer le participant. Le nom du locuteur est affiché sous la fiche de conversation et son avatar est mis en évidence dans la vue des participants. 6.0 Partager un document pendant une réunion Partager un document pendant une réunion. Partagez le document téléchargé. Permet de télécharger le document sur votre ordinateur personnel. Supprimez le document. Affichez le document en mode plein écran. Affichez les pages du document sous forme de vignettes. Ajoutez un nouveau document à des documents partagés. 8AL9063FRABed0 7 /4

18 7. Paramètres Ouvrez la page des paramètres en sélectionnant votre avatar/photo actuel(le) dans la bannière utilisateur. 7. Ajouter une photo pour votre avatar. Sélectionnez l'onglet approprié.. Choisissez une photo dans la liste ou parcourez les dossiers de votre ordinateur pour trouver une nouvelle photo. Définissez vos préférences pour OpenTouch Conversation: Lancer automatiquement l'application lors de l'ouverture d'une session Windows. Se connecter automatiquement au démarrage de l'application. Ordre d'affichage: choisissez comment afficher le nom. Langue. Numéros professionnels et personnels prédéfinis. Profils de routage d'appels. Débordement d'appel. Préférences en matière d'équipements audio et vidéo. 8AL9063FRABed0 8 /4

19 7. Numéros prédéfinis Définissez des numéros professionnels et personnels. Utilisez ces numéros prédéfinis pour définir ou personnaliser des profils ou transférer une conversation. 7.3 Profils de routage d'appels. Créez un nouveau profil.. Personnalisez un profil existant. 8AL9063FRABed0 9 /4

20 7.4 Débordement d'appel Définissez comment gérer un appel lorsque vous ne répondez pas ou lorsque vous êtes occupé. 7.5 Sonnerie. Définisser la sonnerie.. Réglez le volume de la sonnerie. 7.6 Préférences en matière d'équipements audio et vidéo Sélectionner la webcam, le microphone et le haut-parleur que vous souhaitez utiliser pour les appels audio et vidéo. 8AL9063FRABed0 0 /4

21 8. OpenTouch Conversation pour Microsoft Outlook L'application OpenTouch Conversation offre un niveau de service élevé lorsqu'elle est associée à Microsoft Outlook. L'intégration s'effectue via un module d'extension à installer sur le client. Elle propose des services de téléphonie et de messagerie ainsi que des fonctions de recherche des contacts personnels. 8. Les versions d'office prises en charge sont les suivantes : Outlook 00 3 ou 64 bits Outlook 03 3 ou 64 bits Outlook 365 (avec le logiciel Office côté client) Outlook Web Access SharePoint Les captures d'écran de ce document proviennent d'outlook Lancement de l'intégration d'opentouch Conversation. Vérifiez que l'application OpenTouch Conversation pour PC est en cours d'exécution.. Cliquez sur l'icône de verrouillage dans le ruban d'outlook (onglet Accueil) afin de démarrer le module d'extension de téléphonie et de messagerie. 3. Une fois connecté, les boutons sont affichés selon les permissions de l'utilisateur. 8.3 Services OpenTouch Conversation Les services OpenTouch Conversation disponibles varient en fonction des permissions de l'utilisation et du contexte. Un bouton de service est affiché uniquement si l'option associée est actuellement disponible. Passer un appel audio Passer un appel vidéo Envoyer un message instantané Écouter/réécouter un message vocal (reçu ou enregistré) Terminer la conversation active Enregistrer un message vocal à envoyer par Répondre avec un message instantané OpenTouch Conversation est intégrée dans l'interface Outlook : 8AL9063FRABed0 /4

22 Dans le ruban Outlook de l'onglet Accueil, dans le module Contacts ou dans la fenêtre de message Dans le menu contextuel en faisant un clic droit sur un , un contact,. Dans le menu Répondre d'outlook Dans les fiches de contact 8.4 Commencer une conversation En fonction des permissions et de la configuration de l'application OpenTouch Conversation pour PC, vous pouvez commencer une conversation audio, vidéo ou par messages instantanés avec vos contacts Outlook. Toutes les conversations sont gérées par l'application OpenTouch Conversation pour PC. Vous pouvez commencer une conversation depuis : Un avec l'expéditeur ou l'un des destinataires Une fiche de contact Si plusieurs numéros de téléphone sont disponibles, vous pouvez sélectionner le numéro à utiliser. Utilisez le bouton Raccrocher pour terminer des appels audio ou vidéo actifs. 8.5 Écouter un message vocal : indique un message vocal reçu par (en utilisant le service de stockage de messagerie unifiée basé sur le serveur de messagerie). Sélectionnez l' . Écoutez/réécoutez le message vocal (menu contextuel ou ruban). 8AL9063FRABed0 /4

23 8.6 Enregistrer un message : permet d'ajouter un message vocal (fichier.wav) à un (nouvel , répondre ou transférer). Le téléphone sonnera et vous pourrez enregistrer le message. L'enregistrement en cours se termine (voir également ci-dessous) lorsqu'il est joint à l' , réécouté, annulé ou si un nouvel enregistrement est effectué. Il est possible d'ajouter plusieurs enregistrements à un . Permet de joindre le dernier message enregistré. Permet d'enregistrer un nouveau message (le message précédent sera perdu s'il n'est pas joint). Permet d'écouter le message enregistré. Permet d'annuler l'opération d'enregistrement. 8.7 Informations sur la présence S'ils sont présents, vos contacts OpenTouch Conversation préférés sont affichés avec leur avatar et leur nom (couleur et texte du statut) : Disponible Occupé(e)/En communication De retour dans une minute Hors ligne 8.8 Options utilisateur Cliquez dans l'angle inférieur droit de l'application OpenTouch ( ). Une fois que vous avez accès aux options utilisateur, vous pouvez sélectionner ou compléter les champs suivants :.. Si cette option est sélectionnée, le module d'extension se lance automatiquement lorsque vous démarrez Outlook... Lorsque vous recevez un appel entrant, une fiche de contact Outlook peut être affichée si l'appelant peut être identifié depuis les dossiers personnels Outlook ou la liste d'adresses globale Exchange. Vous pouvez créer des fiches de contact pour les appelants qui ne sont pas reconnus. 8AL9063FRABed0 3 /4

24 9. Microsoft Lync user La fédération avec Lync 03 XMPP Federation Gateway permet la fédération de la gestion de présence et de la messagerie instantanée entre les utilisateurs OpenTouch Conversation et les utilisateurs Lync 03. Cette fédération permet de communiquer plus rapidement et plus efficacement avec des contacts externes à votre organisation, tels des partenaires, des fournisseurs, des clients ou des vendeurs. Si la fédération est configurée pour votre système OpenTouch, vous pourrez : Ajouter des utilisateurs Lync à vos contacts favoris Envoyer des messages instantanés à ces contacts Lync Voir les données de présence de ces contacts Lync Joindre ces contacts Lync par audio ou vidéo 9. Version prise en charge Microsoft Lync server 03 Microsoft Lync Fonctions OpenTouch Conversation avec un contact Lync Utilisez votre application OpenTouch Conversation avec un utilisateur Lync comme avec tout autre contact usuel. La photo ou l'avatar d'un contact Lync présente une icône spécifique. Si vous et votre contact Lync avez accepté de publier vos données de présence lorsque vous y avez été invités, vos données de présence et celles de votre contact Lync s'affichent dans Lync et OpenTouch Conversation. Tous les types de conversations sont possibles mais ils dépendent de la configuration du contact Lync (messagerie instantanée, audio, vidéo, ). Lorsqu'elles ne sont pas disponibles, les fonctions sont grisées. Au cours de votre conversation avec votre contact Lync, les fonctions dépendent de la configuration de ce contact. Lorsqu'elles ne sont pas disponibles, les fonctions sont grisées. Si vous pouvez lancer un autre type de conversation, cette dernière ne sera pas corrélée à votre conversation actuelle. Deux conversations s'affichent sur le mur. Vous ne pouvez pas ajouter de participant au cours d'une conversation avec un contact Lync. Au cours d'une conversation avec un contact OpenTouch, vous pouvez uniquement ajouter un contact Lync en tant que participant audio si ce contact dispose d'un numéro de téléphone défini. Alcatel, Lucent, Alcatel-Lucent et le logo Alcatel-Lucent sont des marques d Alcatel-Lucent. Toutes les autres marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Les informations présentées sont sujettes à modification sans préavis. Alcatel-Lucent ne peut être tenu pour responsable de l inexactitude de ces informations. Copyright 04 Alcatel-Lucent. Tous droits réservés 8AL9063FRABed0 4 /4