Gestion des adresses. Documentation utilisateurs. SADIES S.A. Av. des Baumettes Renens T F

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1 SADIES S.A. Av. des Baumettes Renens T F

2 Table des matières Présentation 3 Mode d emploi. 4 Fonctions 6 Mailing : 7 Dossier : 8 Abonnements : 9 Entretien : 10 Cours : 11 Facturation diverse : 12 Envois datés : 14 Courrier 15 2/16

3 Présentation Le programme mailing gestion d adresses repose sur le principe du regroupement de toutes les adresses gérées par les programmes Sadies afin de pouvoir y associer les différentes fonctions suivantes : l envoi de courrier de façon sériée (publipostage) la gestion d un dossier personnel (demande d embauche, demande d admission etc...) la gestion des abonnements et des annonceurs aux publications de l établissement le suivi des contrats d entretien avec les différents fournisseurs la gestion des cours suivis par le personnel l établissement de factures, le suivi des paiements ainsi que les rappels le suivi des courriers avec date et motif d envoi. La gestion des documents entrants et sortants La gestion des listes d attente Les adresses actuellement gérées sont les suivantes : Du programme facturation et débiteurs Sadies pensionnaires long séjour court séjour et UAT adresses associées au pensionnaire (parents, amis...) médecins caisses maladies Du programme fournisseur Sadies fournisseurs Du programme salaire Sadies employés De plus le programme offre la possibilité de créer de nouvelles adresses indépendamment des logiciels précédemment cités. 3/16

4 Mode d emploi. Ecran de sélection Lors de l entrée dans le programme, l écran de sélection apparaît. Il indique toutes les adresses disponibles par ordre alphabétique. L adresse en cours de sélection apparaît en haut de l écran. Pour changer d adresse, il suffit de cliquer sur la ligne désirée. Des critères de sélection sont disponibles : Alphabétique. Par origine (pensionnaire, adresses diverses, fournisseurs...). Par type d adresse pour les adresses indépendantes. Vous pouvez de plus utiliser les outils MS Access de tri et de filtrage en cliquant avec le bouton droit de la souris sur n importe quel champ de la liste (par nom, par ville, par résidant parenté sur la droite de l écran) Les résidents correspondants aux familles apparaissent sur la droite en agrandissant la fenêtre. Vous pouvez sélectionner les adresses familles, puis trier par résidant pour les avoir dans cet ordre. Une coche apparaît sur les adresses dont le dossier est clos (résident sortis, adresses des familles d un résident sortis, employé sortis). Pour quitter le programme, cliquez sur le bouton porte de sortie. 4/16

5 Adresses n existant pas dans les programmes de gestion Pour créer une adresse indépendante, cliquez sur le bouton ajout. Vous pouvez ainsi créer une nouvelle adresse de type «Divers». Pour consulter le détail d une adresse cliquez sur le bouton bloc-notes Vous pouvez attribuer des types d adresses que vous paramétrez à loisir (pour cela double cliquez sur le champ Type d adresse) Une fois la nouvelle adresse créée, elle apparaît dans l écran de sélection. 5/16

6 Fonctions Chaque fonction est représentée par deux boutons dans l écran de sélection. Le bouton graphique du haut qui permet le paramétrage de l adresse sélectionnée. Le bouton texte en dessous qui permet l exploitation des paramètres enregistrés. L exploitation comporte 3 grandes étapes : la sélection selon des critères dépendants de la fonction l extraction qui permet également d affiner la sélection en supprimant des adresses individuellement et de mettre à jour le répertoire des envois avec date et motif. l utilisation qui comprend dans tous les cas la liste des adresses sélectionnées, l édition d étiquettes, et la fusion avec Word. 6/16

7 Mailing : Saisie des données Paramétrage : 15 événements de mailing peuvent être codés. Pour changer la dénomination des événements, double cliquez sur ceux-ci. Ensuite, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs événements par adresse. Si une adresse ne donne lieu à aucun événement de mailing, vous cliquez «sans sélection». A cet écran s ajoute également quelques champs libres que vous pouvez définir selon vos besoins. La dénomination des champs, se fait au même endroit que la dénomination des événements de mailing. Il est également possible de cocher les événements de mailing par genre d adresses (menu déroulant Gestion Mailing, puis sélectionner le genre d adresses). Exploitation Sélectionnez les événements voulus. Si aucun événement n est sélectionné, toutes les adresses en cours de sélection dans l écran principal «Choix d une adresse» seront prisent en compte. L extraction peut être faite selon différents critères de tri qui incluent également les champs libres. 7/16

8 Dossier : Paramétrage Pour chaque adresse il est possible de créer un dossier avec des informations de base comme le type de dossier (paramétrable en double cliquant sur la zone), la date de contact etc. et une zone libre de taille illimitée. Si le dossier est de type «liste d attente», il est possible de transférer les informations saisies dans la facturation lors de l entrée effective du pensionnaire dans l établissement. Exploitation Liste les dossiers selon les critères indiqués. 8/16

9 Abonnements : Paramétrage Permet de créer des types d abonnements avec échéance et encart publicitaire éventuel. Exploitation Sort la liste des abonnements selon échéance. 9/16

10 Entretien : Paramétrage Permet de gérer les contrats d entretien par fournisseurs. Exploitation Sort la liste des contrats selon échéance. 10/16

11 Cours : Paramétrage Permet de gérer les cours suivis par le personnel. Exploitation Sort une statistique de suivis des cours. 11/16

12 Facturation diverse : Permet d établir des factures à toute personne répertoriée dans la gestion d adresses, de joindre un BVR, d avoir un suivi des paiements et de faire éventuellement des rappels. Paramétrage préliminaire Remplir les paramètres «Société» (Menu déroulant Gestion, Société) Créer le catalogue des prestations (Menu déroulant Gestion, Catalogue prestations) Indiquer un mnémonique qui servira à saisir la prestation sur la facture, un libellé, le montant TTC, le compte de recette, éventuellement le compte analytique et le taux de TVA. Pour paramétrer les taux de TVA, double cliquez sur la zone TVA. La table des taux apparaîtra. La zone «taux» indique le pourcentage du montant hors taxe apparaissant sur la facture, la zone «Taux comptable» indique le pourcentage du montant hors taxe allant s imputer directement dans le compte de comptabilité financière indiqué dans la zone «Compte». Créer les différents entêtes de factures possibles ainsi que les pieds, entête BVR et rappels. (accès : Menu déroulant Gestion, Types factures. Pour créer une nouvelle facture Sélectionner un destinataire, Cliquer sur «Nouvelle facture» (vous pouvez consulter les factures imputées en cliquant sur le bouton «Factures imputées»). Tant qu une facture n est pas imputée, vous pouvez la modifier en allant dans «Nouvelle facture». Cliquer sur «Ajout» puis saisir les prestations Renseigner le type, le compte débiteur, la date facture Imprimer la facture avec le bouton «Facture» et le BVR avec le bouton «BVR» Pour supprimer une facture : cliquer sur la poubelle. Une fois les factures éditées et remises aux destinataires, il faut les imputer et gérer les paiements. Ceci se fera dans l écran «Gestion des factures» (Boutons texte «Fact» de l écran principal. 12/16

13 Dans la zone «Factures» vous pouvez : Consulter la liste des factures non imputée Imputer les factures (les journaux comptables seront édité et les écritures envoyées en comptabilité) Consulter les factures imputées, les paiements correspondant, éditer un duplicata ou un rappel Dans la zone «Paiements» vous pouvez : Saisir les paiements manuellement ou par BVR (les zones de compta analytique ne servent qu en cas de pertes ou profits) Imputer les paiements (Edition des journaux, transfert en comptabilité) Consulter l historique des paiements Dans la zone «Rappels» vous pouvez : Extraire les factures non soldée (indiquer la date de facture limite) Editer des rappels pour ces factures Utiliser les outils habituels d édition d étiquettes et de fusion dans Word. 13/16

14 Envois datés : Paramétrage Permet de consulter individuellement les dates et motifs des courriers. Exploitation Sort la liste des courriers pour une période donnée. Lors d extraction de publipostage (Mail), il est possible de garder l information sur les différents envois effectués. Ces informations se retrouveront dans «Envoi datés». 14/16

15 Courrier Vous pouvez numériser et conserver tous les documents "entrants" et "sortants" de toutes les adresses. L'objectif étant d'accéder en tout temps et tout lieu au dossier complet du résident. Lorsqu'il s'agit d'un document entrant, il faut : Imprimer le code barre en cliquant sur et le coller sur le document papier. Indiquer la date du document (par défaut, s'affiche la date du jour). Décrire le document de manière détaillée Sélectionner le type de document ou saisir un nouveau type de document La dernière colonne indique l'utilisateur ayant créé le document. Ensuite, lorsque vous voulez afficher le document ainsi scanné, vous cliquez sur le lien. Lorsqu'il s'agit d'un document sortant, il faut : Cliquer sur le champ vide et indiquer le chemin d'origine de votre document. Indiquer la date du document (par défaut, s'affiche la date du jour). Décrire le document de manière détaillée Sélectionner le type de document ou saisir un nouveau type de document La dernière colonne indique l'utilisateur ayant créé le document. Ensuite, lorsque vous voulez afficher le document ainsi scanné, vous cliquez sur le lien. 15/16

16 Sadies S.A. Av. des Baumettes 13 CH 1020 Renens T F applications@sadies.ch 16/16