CLEANING DAY : UNE JOURNEE POUR ASSAINIR VOS FONDS DOCUMENTAIRES, OPTIMISER VOTRE ORGANISATION ET VOS ESPACES

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Marie-Ange Pinard
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1 CLEANING DAY : UNE JOURNEE POUR ASSAINIR VOS FONDS DOCUMENTAIRES, OPTIMISER VOTRE ORGANISATION ET VOS ESPACES Journée Portes Ouvertes 20 septembre 2012

2 SOMMAIRE SOMMAIRE 1. Cleaning day : contexte et enjeux Le contexte Les enjeux 2. Comment mettre en œuvre un Cleaning Day? La démarche proposée 3. Retours d expérience 4. Le partenariat LOCARCHIVES / ONET PROPRETE-MULTISERVICES

3 Archiver : une nécessité CLEANING DAY : CONTEXTE ET ENJEUX Présentation Locarchives Décembre 2011

4 1. CLEANING DAY : CONTEXTE ET ENJEUX Contexte des entreprises Constat Explosion des volumes de documents à gérer Augmentation du coût de l immobilier Poids de la réglementation et des normes Sensibilisation au développement durable Problématiques de place de coûts d organisation documentaire d efficacité de conformité de bien-être au travail Besoin de rationalisation et d assainissement des fonds documentaires Déménagement : évènement déclencheur fréquent

5 1. CLEANING DAY : CONTEXTE ET ENJEUX Cleaning Day : les enjeux GAGNER DE LA PLACE Optimiser les espaces de bureaux Réduire les coûts de stockage documentaire Rationaliser un déménagement OPTIMISER LES PROCESSUS Gagner en efficacité & productivité Faciliter l accès et l exploitation de l information MAITRISER LES RISQUES Politique de conformité / Records Management Connaître et respecter les exigences légales liées aux documents FAVORISER LE DEVELOPPEMENT DURABLE Améliorer le bien-être au travail Rassembler autour de gestes éco-responsables Créer un évènement d entreprise

6 Archiver : une nécessité COMMENT METTRE EN ŒUVRE UN CLEANING DAY? Présentation Locarchives Décembre 2011

7 2. COMMENT METTRE EN ŒUVRE UN CLEANING DAY? La démarche proposée par LOCARCHIVES et ONET PROPRETE-MULTISERVICES Cleaning Day : concept de services lié à l environnement de travail Dédier une journée spécifique : au rangement, au tri, à l archivage au nettoyage, au réagencement / réaménagement et à l évacuation des encombrants Mobiliser les équipes en vue d améliorer l organisation, l efficacité et le bien-être des salariés L impulsion donnée par la Direction Générale est garante de la réussite du projet EN AMONT DU CLEANING - Audit de l existant - Conception des solutions documentaire & développement durable DURANT LE CLEANING - Tri des documents - Tri des déchets - Traitement logistique APRES LE CLEANING - Archivage externalisé / interne - Destruction & recyclage des déchets - Nettoyage & optimisation des espaces - Suivi des bonnes pratiques

solution développement durable Déchets Analyse des flux de déchets à évacuer Etat des lieux des besoins en conditionnement Etude

8 Phase 1 : en amont de l évènement 2. COMMENT METTRE EN ŒUVRE UN CLEANING DAY? MODULES PRESTATIONS QUI? Documentaire Etat des lieux des pratiques archivistiques Audit de l existant Conception de la solution documentaire Conception de la solution développement durable Déchets Analyse des flux de déchets à évacuer Etat des lieux des besoins en conditionnement Etude logistique Conception des outils documentaires Définition des process logistiques Conception des référentiels tri sélectif, développement durable Locarchives et Onet Locarchives Onet

9 PENDANT AUTOUR Phase 2 : autour de l évènement 2. COMMENT METTRE EN ŒUVRE UN CLEANING DAY? MODULES PRESTATIONS QUI? Suivi et pilotage du projet Organisation du pilotage avec les référents métier Locarchives et/ou Onet Sensibilisation & communication Accompagnement de la démarche de communication : - nouvelle organisation en place - déroulement de l évènement Locarchives et/ou Onet Traitement documentaire Assistance / accompagnement opérationnel Manutention / transport Tri, indexation, inventaire et conditionnement des dossiers - accompagnement méthodologique et logistique - traitement documentaire Mise en place d une hotline téléphonique Accueil et distribution des supports de communication Sessions de formation Suivi dans les bureaux Distribution des fournitures dans les bureaux Récupération des différents flux après traitement Locarchives Locarchives et Onet Onet

Gestion de l archivage Nettoyage des espaces libérés Désinfection / désinsectisation Remise en état / réaménagement

10 Phase 3 : après l évènement 2. COMMENT METTRE EN ŒUVRE UN CLEANING DAY? MODULES PRESTATIONS QUI? Traitement des déchets Destruction / valorisation / recyclage des déchets Onet Nettoyage / désinfection ou réagencement Gestion de l archivage Nettoyage des espaces libérés Désinfection / désinsectisation Remise en état / réaménagement Externalisation Transfert des archives vers Locarchives Référencement et entreposage Conservation Ou Réimplantation dans vos locaux Onet Locarchives

définies et appliquées Des fonds documentaires identifiés, facilement accessibles et exploitables

11 Des bénéfices concrets 2. COMMENT METTRE EN ŒUVRE UN CLEANING DAY? Economies liées au gain direct en m 2 (entre 300 et 400 / m 2 sur Paris) Des règles d archivage définies et appliquées Des fonds documentaires identifiés, facilement accessibles et exploitables Solution adaptée pour les documents sensibles Cohésion autour d un évènement d entreprise Rassemblement autour de gestes éco-responsables

12 2. COMMENT METTRE EN ŒUVRE UN CLEANING DAY? Des bénéfices concrets La gestion des déchets : fédérer une équipe CLEANING DAY REPORTING L ensemble des déchets collectés avec les quantités recyclées L équivalence en produits finis réalisés à partir des déchets recyclés VALORISATION Un employé de bureau jette environ 80 kg de papier par an. La fibre de papier, la cellulose, peut-être recyclée jusqu à 5 fois! Une tonne de papier recyclée c est: 3 tonnes de bois préservées 100 Litres de pétrole économisés Litres d eau usées de moins à traiter.

13 2. COMMENT METTRE EN ŒUVRE UN CLEANING DAY? LOCARCHIVES / ONET PROPRETE-MULTISERVICES : un partenariat à votre service Gestion de projet personnalisée Solution modulaire déclinable selon votre contexte et vos besoins Equipe dimensionnée en fonction de votre projet Durée de 3 à 6 mois en fonction : De l existence d une politique d archivage ou non De la volumétrie à traiter Un interlocuteur unique : LOCARCHIVES ou ONET PROPRETE-MULTISERVICES 1 devis - 1 facture

14 Archiver : une nécessité RETOURS D EXPERIENCE Présentation Locarchives Décembre 2011

15 Retour d expérience 1 Groupe international en région parisienne personnes 3. RETOURS D EXPERIENCE ENJEUX Lancement d une politique d archivage Tri & destruction des archives papier - Éliminer documents inutiles - Indexer & conserver documents sources - Sensibiliser aux bonnes pratiques MOYENS Journée dédiée au Cleaning Intranet Campagne de communication Hotline et animations le jour J ORGANISATION 4 mois de préparation Organisation des flux logistiques Préparation bonnes pratiques / hotline BILAN Forte mobilisation interne Sensibilisation aux bonnes pratiques Destruction de 20 tonnes de papier Externalisation de 5000 conteneurs

16 Retour d expérience 2 Société d assurance personnes ENJEUX Déménagement du siège sous 2 mois Réduction des espaces de 60 % Identification des risques documentaires 3. RETOURS D EXPERIENCE MOYENS Equipes projet client / Locarchives Politique d archivage en place Outils de communication Accompagnement au traitement documentaire ORGANISATION Tri des documents à détruire Traitement des fonds à externaliser BILAN Destruction de 40 % du fonds initial (environ 3000 ml) Procédures spécifiques aux documents Réimplantation dans sensibles les nouveaux locaux Projet planifié sur 2 mois : préparation et suivi 30 jours - traitement documentaire 40 jours Economie estimée équivalent 400 armoires

17 Archiver : une nécessité LE PARTENARIAT LOCARCHIVES / ONET PROPRETE-MULTISERVICES Présentation Locarchives Décembre 2011

4. LE PARTENARIAT LOCARCHIVES / ONET PROPRETE-MULTISERVICES Des savoir-faire complémentaires au service d une démarche globale Solutions d archivage et de gestion documentaire Plus de 4000 clients De

18 4. LE PARTENARIAT LOCARCHIVES / ONET PROPRETE-MULTISERVICES Des savoir-faire complémentaires au service d une démarche globale Solutions d archivage et de gestion documentaire Plus de 4000 clients De nombreuses missions de conseil et de traitement documentaire 45 Ingénieurs et Consultants spécialisés - 50 archivistes techniciens Une réelle expertise opérationnelle Une offre globale de solutions Propreté, hygiène, services associés et gestion des déchets Entreprise familiale depuis 150 ans Chiffres d affaires 2011 : 1475 M collaborateurs (2011) Leader dans son activité, doté d un réseau national de proximité : 180 agences, 8 directions régionales

19 Archiver : une nécessité QUESTIONS / REPONSES Présentation Locarchives Décembre 2011

20 MERCI DE VOTRE ATTENTION! Tél : contact@locarchives.fr Tél : scarle@onet.fr

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