Intranet Atlan tech Manuel utilisateur

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1 Intranet Atlan tech Manuel utilisateur Utilisation de l intranet pour le relevé d heures et la mise à jour des informations personnelles. Révision A002.1 / juillet 11

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3 Sommaire 1 INTRODUCTION RECOMMANDATIONS Configuration nécessaire pour l utilisation de l intranet Principes généraux du manuel ACCES INTRANET (UTILISATEUR) Identification Présentation de l interface web Première utilisation Informations générales du compte salarié Mettre à jour le relevé des heures :... 8 TABLE DES FIGURES Page 3 sur 11

4 1 Introduction Le but de ce document est de fournir un guide d utilisation de l intranet aux salariés de la société Atlan tech. Atlan tech étant une société dont les salariés sont répartis dans beaucoup de régions de France, la solution d une interface web semble être la solution la plus appropriée pour permettre un échange de données entre le salarié et l agence. Page 4 sur 11

5 2 Recommandations 2.1 Configuration nécessaire pour l utilisation de l intranet Configuration physique - PC avec connexion internet. Résolution graphique - 800*600 ou plus. Navigateur Interne - Firefox 3.6 ou supérieur avec activation des cookies et javascript. - Internet Explorer 6 ou supérieur - Google Chrome 5 ou supérieur - Opéra 9 ou supérieur Firefox 4 et 5 peuvent présenter une instabilité au niveau du relevé d heures. Si vous ne parvenez pas à accéder à votre relevé, essayez de redémarrer votre navigateur en supprimant le cache (Fichiers temporaires) ou utilisez Internet Explorer 2.2 Principes généraux du manuel Les copies d écran de ce manuel présentent l ensemble des fonctionnalités disponibles par l utilisateur. Il se peut qu elles varient en fonction du statut de chacun (Responsable, Chargé d affaire) Page 5 sur 11

6 3 Accès intranet (Utilisateur) 3.1 Identification La page d accueil du service «intranet» est accessible via l url : Cette page permet : aux utilisateurs de s authentifier afin d avoir accès aux différentes fonctionnalités du service «Intranet». Pour cela, vous devez utiliser les identifiants de connexion, en respectant les minuscules et majuscules, figurant dans le mail qui vous a été adressé lors de la mise en service de votre compte. Figure 1. Ecran de connexion En cas de perte de votre identifiant ou de votre mot de passe, merci d envoyer un mail à l adresse suivante afin qu il soit régénéré : info@atlan-tech.com. (Il est tenu compte des minuscules et majuscules lors du contrôle de l identifiant et du mot de passe) Vous pouvez vous déconnecter à tout moment en utilisant le lien déconnexion dans le menu du site. 3.2 Présentation de l interface web Figure 2. Accueil personnalisé Une fois authentifié, vous accédez à l interface web du service Intranet. L interface web est composée de 3 onglets : - «Accueil» : se positionner sur la page d accueil du compte salarié. - «Mon compte» : Modifier les informations concernant le salarié ainsi que de saisir le relevé d heure mensuel. - «Sortie» : se déconnecter de l intranet. Page 6 sur 11

7 3.3 Première utilisation Lors de votre première utilisation il est conseillé de modifier votre mot de passe et de vérifier si vos informations sont exactes. Pour le faire, rendez-vous dans la partie «Mon compte» via le menu supérieur. Sélectionnez «Mes infos» pour arriver sur la page regroupant vos informations personnelles. Vous remarquerez que vous ne pouvez pas modifier votre nom ni votre prénom. Toutefois, si vous constatez une erreur dans ces derniers, veuillez contacter 3.4 Informations générales du compte salarié Via le menu «Mon compte» puis le sous-menu «Mes infos», vous pouvez visualiser l ensemble de vos paramètres correspondant aux informations renseignées lors de la création du compte : Nom du salarié (non modifiable). Prénom du salarié (non modifiable). Mot de passe d accès à l intranet (modifiable). Statut de l utilisateur (non modifiable). Adresse postale du salarié (modifiable). Téléphone professionnel (non modifiable). Téléphone personnel (modifiable). Secteur du salarié (non modifiable). Immatriculation du véhicule de société (modifiable). professionnel (non modifiable). personnel (modifiable). Figure 3. Modification des informations personnelles Page 7 sur 11

8 Sur cette page seront aussi affichées les photos de vous et votre permis. Lors d un changement d adresse postale un mail sera automatiquement envoyé à l Agence avec la nouvelle adresse afin que le service administratif soit averti. De même pour le changement d immatriculation afin d avertir le service logistique. Toutes les informations à votre propos sont des informations privées et ne sont en aucun cas consultables par d autres personnes que vous-même et l administration de l entreprise Atlan Tech. La présence de vos informations personnelles sur le site web permet de faciliter la gestion de contacts au sein du réseau informatique de l entreprise. Ces informations constituent la base de données administrative de l entreprise. 3.5 Mettre à jour le relevé des heures : L accès à la mise à jour du relevé des heures se fait par le menu «Mon compte» et le sous menu «Mes heures». Cette section permet de créer et modifier le relevé des heures du mois en cours et de consulter le relevé des heures des mois précédents. Ex : Si nous sommes dans la période du relevé des heures du mois de juillet, alors le mois de juillet est modifiable et les mois précédents sont consultables uniquement. Figure 4. Liste des mois ouvrables En cliquant sur le mois en cours, vous accédez à la mise à jour des heures de travail. Page 8 sur 11

9 Figure 5. Mise à jour des heures de travail Le principe de remplissage est le même que pour les formulaires Excel. Il suffit à cet endroit, de sélectionner le nombre d heures correspondant au quota travaillé chaque jour. Il est possible de sélectionner parmi les options disponibles, si un cas exceptionnel se présente. Par exemple, il est possible d indiquer lorsque qu une absence est justifiée par une maladie. Il est aussi possible d ajouter des remarques, si nécessaire. Enfin, il est possible d exporter le relevé d heures en PDF, pour pouvoir l imprimer. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton «Exporter» Une fois enregistrées, vos heures restent modifiables pendant le mois en cours. Passé cette période, seule la consultation des heures sera possible. Le remplissage du fichier se fait comme suit : Choisir le nombre d heures quotidiennes. Si une absence doit être signalée, choisir dans la liste déroulante, parmi les exceptions disponibles celle qui convient le mieux. (Faire défiler la liste jusqu en bas) Indiquer si un repas sera à rembourser Indiquer si un déplacement a eu lieu Indiquer si un Long déplacement a eu lieu Eventuellement, indiquer dans le champ «Remarques», les informations supplémentaires nécessaires. Ne pas indiquer «Non» aux déplacements ou Grand déplacements et ajouter Grand déplacement en remarque. Toutes les informations à votre propos sont des informations privées et ne sont en aucun cas consultables par d autres personnes que vous-même et l administration de l entreprise Atlan Tech. Les heures que vous entrez dans le logiciel ne sont donc consultables que par vous et le service comptabilité de l entreprise. Page 9 sur 11

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11 Table des figures Figure 1. Ecran de connexion... 6 Figure 2. Accueil personnalisé... 6 Figure 3. Modification des informations personnelles... 7 Figure 4. Liste des mois ouvrables... 8 Figure 5. Mise à jour des heures de travail... 9 Page 11 sur 11