QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE GUIDE PRATIQUE ENTREPRISE

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1 QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE GUIDE PRATIQUE ENTREPRISE

2 QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE SOMMAIRE 3 LA GESTION DE VOTRE CONTRAT PRÉVOYANCE 4 VOTRE DEVOIR D INFORMATION 5 COMMENT CONTACTER QUATREM? 6 QUE FAIRE EN CAS D ARRÊT DE TRAVAIL? 8 QUE FAIRE EN CAS D INVALIDITÉ? 9 QUE FAIRE EN CAS DE DÉCÈS? 11 QUE FAIRE EN CAS DE LICENCIEMENT? 12 VOS SERVICES ET AIDES 14 LE PAIEMENT DES COTISATIONS 14 LA MODIFICATION DES GARANTIES 15 MÉMENTO DE L ENTREPRISE Ce guide n est pas un document contractuel. Pour connaître les modalités de fonctionnement de votre complémentaire prévoyance, merci de vous reporter aux conditions générales. 2 QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE

3 LA GESTION DE VOTRE CONTRAT PRÉVOYANCE Vous venez d adhérer au contrat Qualiopée Prévoyance Entreprise de Quatrem, et nous vous en remercions. Votre contrat est géré par les services de Quatrem, certifiés ISO 9001 pour leur qualité de gestion. Quatrem s engage au traitement des dossiers prestations dans les 15 jours (après réception de la demande complète par Quatrem). Vous trouverez dans ce guide des informations pratiques sur l utilisation de votre contrat. QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE 3

4 VOTRE DEVOIR D INFORMATION En tant qu entreprise adhérente, vous devez informer vos salariés de la mise en place d une assurance Prévoyance collective. Vous devez notamment : leur remettre le Dossier d information Assuré, établi par Quatrem et comprenant : - les notices d information qui défi nit les garanties et leurs modalités d entrée en vigueur, ainsi que les formalités à accomplir en cas d incapacité, d invalidité ou de décès, - le guide assuré, - la notice d information de l Assistance prévoyance. les informer par écrit de tout changement qui pourrait modifi er leurs droits et obligations. La preuve de la remise du Dossier d information Assuré et de l information relative aux modifications contractuelles vous incombe entièrement. 4 QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE

5 COMMENT CONTACTER QUATREM? Un numéro de téléphone : Service Clients Quatrem (coût d un appel local depuis un poste fixe) du lundi au jeudi de 9h à18h et le vendredi de 9h à 16h. Une adresse pour les prestations Prévoyance : Quatrem - Prestations Prévoyance BP Paris cedex 09 INFORMATIONS À MENTIONNER SUR VOS COURRIERS OU LORS DE VOTRE APPEL 1 Votre numéro de contrat. 2 En cas d arrêt de travail ou de décès d un salarié : - son nom, - ses prénoms, - son numéro de Sécurité sociale. Les pièces demandées sont à adresser à votre assureur conseil qui se charge de les transmettre au service Prestations de Quatrem. L ensemble des formulaires est téléchargeable sur dans la rubrique Boîte à outils - FAQ. Présenter un dossier complet, c est l assurance d obtenir un versement des prestations dans les meilleurs délais QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE 5

6 QUE FAIRE EN CAS D ARRÊT DE TRAVAIL? Si vous avez souscrit la garantie incapacité temporaire de travail... NB : afin d obtenir les prestations garanties, il est important que vous transmettiez à votre assureur conseil un dossier complet comprenant les pièces justificatives mentionnées dans les Conditions Générales. ATTENTION AUX DÉLAIS DE DÉCLARATION! Vous avez 30 jours à l issue du délai de franchise prévu par votre contrat pour faire parvenir à votre assureur conseil la déclaration d arrêt de travail de votre salarié. Au-delà de ce délai, l arrêt de travail est considéré avoir débuté à la date d envoi de la déclaration à l assureur. EXEMPLES DE PLANNING DE DÉCLARATION L entreprise Martin a choisi un délai de franchise de 30 jours. Un de ses salariés est en arrêt de travail le 23 avril. Hypothèse 1 : une déclaration dans les temps Fin de la franchise. Début de l indemnisation. 23/04 24/05 15/06 30 jours de franchise 23/06 La déclaration arrive chez Quatrem. Délai maximal pour déclarer un arrêt de travail Hypothèse 2 : déclaration tardive (plus de 30 jours après le délai de franchise) Le délai de franchise est appliqué à compter de la date de réception de la déclaration chez Quatrem. Fin de la franchise. Début de l indemnisation. 23/04 Arrêt de travail. 15/07 14/08 30 jours de franchise La déclaration arrive chez Quatrem. Application de la franchise. 6 QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE

7 QUELLES PIÈCES FOURNIR? Le formulaire de déclaration de sinistre (VG 140 ) dûment complété et le certificat médical (VG 1706 ) si le dossier a fait l objet de formalités médicales à l entrée dans l assurance. Il doit être complété par le médecin traitant et renvoyé au Médecin Conseil de Quatrem sous pli confidentiel.. Les décomptes des indemnités journalières de la Sécurité sociale depuis le début et sur toute la durée de l arrêt de travail. En cas d hospitalisation : le bulletin d hospitalisation indiquant les dates d entrée et de sortie. En cas de rechute moins de 2 mois après la fin de l arrêt précédent : - un certificat médical du médecin traitant indiquant que les 2 arrêts sont liés à la même pathologie, adressé sous pli cacheté confidentiel à l attention du Médecin Conseil de Quatrem. En cas de reprise à mi-temps thérapeutique : - les copies des décomptes d indemnités mi-temps de la Sécurité sociale, - les copies des attestations de salaire brut mi-temps déclaré à la Sécurité sociale et correspondant à la période du mi-temps thérapeutique à indemniser. En cas de rupture du contrat de travail : - le certificat de travail, - une copie de l avis d imposition de l assuré, - un relevé d identité bancaire de l assuré. Après 30 jours d arrêt de travail, Quatrem demande un certificat médical (VG 1705 ) complété par le médecin traitant de l assuré, à retourner sous pli confidentiel avec la mention SECRET MÉDICAL au Médecin Conseil de Quatrem. En cours de vie du dossier, Quatrem peut être amenée à demander un nouveau certificat médical (VG 1704 ) si nécessaire. BON À SAVOIR Pour une meilleure qualité de service, toute reprise du travail doit être impérativement notifiée à Quatrem dans les plus brefs délais. Document à télécharger sur QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE 7

8 QUE FAIRE EN CAS D INVALIDITÉ? Si vous avez souscrit la garantie invalidité... QUELLES PIÈCES FOURNIR? En cas d invalidité permanente, outre les documents déjà demandés pour l arrêt de travail, vous devez adresser les justificatifs suivants : la notification définitive d attribution de la pension d invalidité de la Sécurité sociale, les justificatifs de paiement de la rente par la Sécurité sociale, l attestation sur l honneur dûment complétée et signée par l assuré, l attestation de l employeur sur papier libre, précisant si l assuré fait partie des effectifs et exerce une activité partielle, la copie de la carte nationale d identité pour les femmes mariées, le relevé d identité bancaire de l assuré, l intégralité du dernier avis d imposition sur les revenus. L ASSURÉ DOIT ADRESSER AU SERVICE PRESTATIONS, UNE FOIS PAR AN : le dernier justificatif de paiement de la pension de la Sécurité sociale, l attestation sur l honneur complétée et signée, son dernier avis d imposition sur les revenus. En cas d activité partielle : les salaires prévisionnels bruts et nets imposables. En cas de rupture du contrat de travail : le certificat de travail. Document à télécharger sur 8 QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE

9 QUE FAIRE EN CAS DE DÉCÈS? QUELLES PIÈCES FOURNIR? Si la famille de votre salarié ne s est pas manifestée, n hésitez pas à prendre contact avec elle afin de constituer le dossier pour l obtention des prestations garanties. Pour cela, il est important que vous transmettiez à l assureur conseil un dossier complet. En cas de décès de l assuré - l imprimé de déclaration, - l acte de décès, - le certificat post-mortem, - l extrait d acte de naissance de l assuré décédé avec les mentions marginales datant de moins de 3 mois et établi après le décès, - la copie, datée et signée, de la carte d identité en cours de validité du(des) bénéficiaire(s), - l attestation sur l honneur de situation maritale du conjoint bénéficiaire, - l acte de notoriété ou dévolution successorale, - la copie du (des) livrets de famille de l assuré. En plus des pièces demandées ci-dessus : Si l assuré avait conclu un pacte civil de solidarité - la copie du PACS, - l extrait de naissance du partenaire avec les mentions marginales et datant de moins de 3 mois. Si l assuré vivait en concubinage - toute pièce justifiant de la durée de vie commune entre l assuré et son concubin, - ou la copie de l acte notifiant la reconnaissance de l enfant issu de son concubinage avec l assuré, - l extrait d acte de naissance du concubin avec les mentions marginales et datant de moins de 3 mois, - la copie du dernier avis d imposition de chaque concubin. QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE 9

10 QUE FAIRE EN CAS DE DÉCÈS? En cas de décès du conjoint survivant Pièces à fournir en plus de celles demandées en cas de décès de l assuré p.9 - l extrait d acte de naissance du conjoint, - l extrait d acte de naissance du conjoint avec les mentions marginales datant de 3 mois et établi après le décès, - la copie de la carte nationale d identité des bénéficiaires, datée et signée, - la copie du dernier avis d imposition du conjoint, - le certificat post-mortem. En cas de décès accidentel Pièces à fournir en plus de celles demandés en cas de décès de l assuré p.9 - l e procès verbal de Gendarmerie ou le rapport de Police. En cas de rente de conjoint Pièces à fournir en plus de celles demandées en cas de décès de l assuré p.9 - le numéro de Sécurité sociale, - le relevé d identité bancaire. En cas de rente éducation Pièces à fournir en plus de celles demandées en cas de décès de l assuré p.9 - le numéro de Sécurité sociale de l enfant ou du tuteur, - le relevé d identité bancaire de l enfant ou du tuteur. En vue du versement de l allocation obsèques En cas de décès de l assuré, du conjoint ou d un enfant à charge de l assuré - l imprimé de déclaration, - l acte de décès, - le certificat post-mortem, - la facture acquittée des frais d obsèques précisant l identité du payeur. En plus des pièces demandées ci-dessus, en cas de décès du conjoint - l extrait de naissance du conjoint avec les mentions marginales et datant de moins de 3 mois, - l attestation sur l honneur de situation maritale du conjoint. En plus des pièces demandées ci-dessus, en cas de décès d un enfant à charge - l extrait de naissance, - le justificatif de la situation de l enfant à charge (justificatif de scolarité, contrat d apprentissage, inscription à Pôle Emploi...), - la copie du dernier avis d imposition de l assuré. Document à télécharger sur 10 QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE

11 QUE FAIRE EN CAS DE LICENCIEMENT? Depuis le 1 er juillet 2009, la mise en application de l article 14 de l Accord National Interprofessionnel (ANI) permet à l ex-salarié de bénéficier du maintien de ses garanties santé et prévoyance. Votre contrat Qualiopée Prévoyance Entreprise prévoit d ores et déjà le maintien des garanties pour une période de 12 mois, maximum en fonction de la durée du contrat de travail, sans cotisation supplémentaire. Vous êtes responsable de la mise en place du dispositif et de l information de votre salarié en lui adressant une demande individuelle de maintien des garanties (VG 3154 ). Ce formulaire est à remplir conjointement avec votre salarié, en précisant qu il souhaite le maintien de ses garanties. Si votre salarié a déclaré vouloir bénéficier du maintien de ses garanties, la procédure de déclaration est identique à celle des assurés salariés, complétée des pièces suivantes : une copie de la lettre de licenciement ou contrat de travail pour le CDD, la notification d admission à Pôle Emploi. En tout état de cause et quelle que soit la garantie, Quatrem se réserve la possibilité de demander toute autre pièce complémentaire que la situation rendrait nécessaire. QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE 11

12 VOS SERVICES ET AIDES Votre contrat de prévoyance vous permet de bénéficier d un large panel de services et d aides. ASSISTANCE PRÉVOYANCE L assistance a été conçue pour apporter des services adaptés et différents en fonction des situations de vie auxquelles l assuré ou ses bénéficiaires sont confrontés. un service d assistance en cas de décès : - assistance à la gestion des volontés funéraires, - coordination des obsèques, - rapatriement de corps, - accompagnement lors du décès (bilan social, aide ménagère, garde des enfants), un service d assistance en cas d arrêt de travail : - informations juridiques, administratives ou sociales et vie quotidienne par téléphone, - assistance en cas d hospitalisation programmée de plus de 2 jours, - écoute psychologique, - bilan avec une conseiller social, - diagnostic en vue de l aménagement du logement en cas d invalidité... Pour retrouver l ensemble des garanties de l assistance, consultez la notice d information dédiée (VG 3193_1408). Un numéro unique pour accéder à l ensemble des services de l assistance : /24 et 7/7 pour les cas d urgence ou 8h-20h (hors jours fériés). 12 QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE

13 ACTION SOCIALE Vos salariés pourront bénéficier des services de l action sociale, dans certaines conditions. Son action s articule autour de 3 missions principales : Mission Écoute, Conseil, Orientation : - information sur les droits et les dispositifs sociaux, conseil et orientation vers les organismes compétents, - constitution des dossiers d aide qui sont soumis à la commission Action Sociale Quatrem pour décision. Aides individuelles (sous conditions d accès et de ressources) : - handicap, - aide aux aidants, - aides à la famille. Action collective - bien vieillir (sessions de préparation à la retraite éligibles au plan Sénior, via l association Fertiles, organisme de formation agréé). Les dossiers sont soumis à une commission qui attribue les aides. RÉADAPTATION, RETOUR SANTÉ & VIE ACTIVE Grâce au programme Réadaptation, vos salariés en arrêt de travail de longue durée ont accès à différents services d accompagnement pour favoriser leur réinsertion et leur retour à l équilibre. Une gamme de services-conseils leur est proposée afin de faciliter leur retour dans l entreprise. Un plan d intervention complet et approprié est établi en fonction de la situation et des besoins de chaque salarié. Ce service est proposé au cas par cas, par le service Prestations de Quatrem. MON DOCUMENT UNIQUE PAR QUATREM : ÉVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS Quatrem met à disposition de ses entreprises clientes une plateforme internet gratuite d évaluation des risques professionnels. Cet outil vous permet de réaliser et d actualiser votre document unique. Pour en savoir plus sur le service Mon Document unique par Quatrem, rendez-vous directement sur la plateforme : Pour toute question sur les services + de Quatrem, contactez le service client au : (coût d un appel local depuis un poste fixe, du lundi au jeudi de 9h à18h et le vendredi de 9h à 16h.) QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE 13

14 PAIEMENT DES COTISATIONS Tous les trimestres, vous allez recevoir un bordereau de cotisations. Il faudra le retourner à Quatrem en indiquant la masse salariale globale de vos salariés assurés pour le trimestre considéré, ventilée en Tranches A, B et éventuellement C de la Sécurité sociale. Ensuite, vous devrez appliquer les taux de cotisations fi gurant sur ce bordereau correspondant à chacune des Tranches. EXEMPLE Masse salariale globale : dont : en Tranche A x 1,8 % et en Tranche B x 3 % À COMPLÉTER Montant des cotisations : (1,8 % x ) + (3 % x ) = 2 470, ,04 = 5 133,22 1,8 % 3 % MODIFICATIONS DES GARANTIES Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier les garanties que vous avez souscrites. Ces modifications ont une incidence tarifaire. Les changements ne peuvent intervenir qu à la date du renouvellement annuel de votre contrat sur la base d une demande préalable de votre part, formulée au moins deux mois avant cette date. Si vous souhaitez augmenter vos garanties, cela deviendra possible dès que tous vos salariés en arrêt de travail auront complètement repris leur activité. Toute modifi cation nécessite l acceptation expresse de Quatrem qui se concrétise par l établissement d un avenant aux Conditions Particulières. 14 QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE

15 MÉMENTO DE L ENTREPRISE CALENDRIER Lors de la prise d effet de l adhésion au contrat, vous avez fourni à Quatrem une liste certifiée conforme de tous les membres de votre personnel à affilier. Chaque début d année, vous devrez de nouveau envoyer à Quatrem cette même liste mise à jour ou bien une copie de l État DADS ou du document fourni à l administration fiscale pour la déclaration des salaires. Lorsqu un nouveau salarié arrive dans votre entreprise et qu il fait partie de la catégorie de salariés pouvant bénéficier du contrat, vous devez lui faire remplir une demande individuelle d affiliation et, dans certains cas, un questionnaire de santé. Cela est également vrai pour un salarié qui devient bénéficiaire du contrat à la suite d une promotion (ex : votre contrat couvre uniquement le collège cadre et l un de vos salariés est promu...). À la fin de chaque trimestre, au verso du bordereau, n oubliez pas d effectuer les déclarations relatives aux mouvements du personnel affilié (incorporations ou radiations) ainsi qu aux éventuels changements de situation de vos salariés. Lors de chaque rupture de contrat de travail entrant dans le cadre de l ANI 2013, vous devez adresser au salarié une demande individuelle de maintien des garanties à compléter conjointement et à retourner à Quatrem (sauf si celui-ci a refusé expressément le maintien des droits). QUALIOPÉE PRÉVOYANCE ENTREPRISE 15

16 CONTACTEZ VOTRE ASSUREUR CONSEIL pour toute information complémentaire Traitement des affaires nouvelles et des avenants standards en santé, prévoyance et retraite, et gestion directe des prestations prévoyance, retraite et emprunteurs. VG 3169_ Couverture Quatrem. Photos istock, Wavebreak Media, AbleStock.com / Thinkstock. Document non contractuel. QUATREM - Entreprise régie par le Code des assurances Société anonyme au capital de euros rue La Fayette Paris - RCS PARIS