Espaces collaboratifs Retour d expérience sur la transformation des pratiques numériques

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1 Espaces collaboratifs Retour d expérience sur la transformation des pratiques numériques

2 Le Département de Loire-Atlantique > Repères agents (1er janvier 2015) dont agents sur poste permanents et 486 assistants familiaux Action sociale Infrastructures et transports 2 5 grands domaines d intervention Jeunesse et éducation Sports, culture, tourisme Economie et environnement

3 Le Département de Loire-Atlantique 3 > Repères

4 Le Département de Loire-Atlantique > Repères Direction générale DG coordination DG ressource DG équipements DG développement DG solidarité Délégation Nantes Délégation St-Nazaire Délégation Ancenis Délégation Vignoble Délégation Pays de Retz Délégation Châteaubriant 4 Réseau métier DG citoyenneté

5 Les espaces collaboratifs > Enjeux Développement de nouvelles formes de travail de groupe Favoriser la transversalité Faciliter le partage et la recherche d information Moderniser les pratiques de travail Rencontre avec le projet de transformation de l organisation Fournir un outil pour animer les réseaux métiers Faciliter le partage des pratiques Développer le mode projet 5

6 Les espaces collaboratifs > Définition Espace collaboratif Site Web où des membres d'une équipe vont pouvoir : organiser une documentation commune collaborer à la rédaction de contenus échanger et coordonner leurs actions Fonctions documentaires 6 6 Fonctions conversationnelles

7 Les espaces collaboratifs > Enjeux (1/2) Passer de l ère bureautique aux plateformes Traitement de texte Blog Forum Forum Gestion documentaire Messagerie Dossiers partagés 7 collaboratives Web

8 Les espaces collaboratifs > Enjeux (2/2) IMPORTANCE Note Réunion en présentiel Visioconférence Téléphone, échange direct Espaces collaboratifs Messagerie Web-audio conférence URGENCE Messagerie instantanée 8 8

9 Les espaces collaboratifs > Les typologies d espaces 3 typologies d espaces correspondant aux situations de collaboration Animation d équipe Gestion de projet Communautés de pratiques Management d une équipe au sens hiérarchique Conduite du projets internes à un service ou transverses Réseaux métiers, communautés d intérêt Direction du patrimoine immobilier + 9 Partage de l information Transparence Qualité de l information Construction d'un nouveau collège + Transversalité Communication Réseau métier des encadrants de PMI Utilisateurs de smartphones et tablettes + Transversalité Lien social Innovation

10 Les espaces collaboratifs > La conduite du changement 10

11 Architecture des espaces collaboratifs > 1 agent est membre de plusieurs espaces Direction AA Direction BB Utilisateurs de smartphones Direction AA Tous les agents du Département Tous les agents de la direction Projet piloté par la direction AA Tous les agents de la direction Assistantes de la direction AA Les assistantes de la direction Service XX Service YY Service ZZ Service XX Service YY Service ZZ Tous les agents du service Tous les agents du service Tous les agents du service Projet piloté par le service ZZ Tous les participants au projet LEGENDE TYPOLOGIE VISIBILITE 11 MEMBRES Animation d équipe Espace public Projets Communautés de pratiques Espace privé Inscription par groupe (dynamique) Inscription unitaire (manuel)

12 Architecture des espaces collaboratifs > Exemple de cartographie pour une direction générale 12

13 Architecture des espaces collaboratifs > 450 espaces collaboratifs créés en 2 ans 13

14 Architecture des espaces collaboratifs > Gouvernance des espaces collaboratifs 1 comité de suivi Participants : DSI, DRH, com interne, organisation Pilotage et évolution du dispositif Définition d indicateurs de suivi (quali & quanti) : Techno Formation Usages 1 réseau de 35 référents numériques (1 par direction) Création décentralisée des espaces collaboratifs Maintien de la cohérence des espaces dans chaque direction Accompagnement de proximité et relai des bonnes pratiques 1 réseau d éclaireurs 14 Ambassadeurs des bonnes pratiques Valorisation de réussites Suggestions d évolutions et expérimentation de pratiques avancées

15 Architecture des espaces collaboratifs > Démarche d ouverture d un espace animation d équipe 1 Sensibilisation Sensibilisation de l'équipe d'encadrement aux enjeux, définition d'un périmètre et d'une démarche 2 Architecture Définition de la nature des espaces, de leur contenu, de leurs usages et des guides de fonctionnement avec l'équipe d'encadrement 3 Alimentation Alimentation de l'espace avec les documents importés des dossiers partagés et préparation des premiers contenus Web (blog, wiki, etc.) 4 Conduite du changement Communication auprès des agents, formations spécifiques, accompagnement dans la durée Priorités 15 Finalisation de la couverture des délégations (territoire) DG équipements et DG développement (séminaire en cours d organisation) Objectif de couvrir l ensemble des directions fin 2015

16 Utilisation des espaces collaboratifs > Accès aux espaces : suivre le fil d activités 16

17 Utilisation des espaces collaboratifs > Panorama des fonctionnalités Stocker les documents bureautiques Possibilité de versionner et de commenter les documents 17

18 Utilisation des espaces collaboratifs > Panorama des fonctionnalités Consolider une base de connaissances collective Possibilité d organiser un sommaire pour aider à la navigation 18

19 Utilisation des espaces collaboratifs > Panorama des fonctionnalités Communiquer auprès des membres de l espace (formel) Possibilité de gérer des tags et d apporter des commentaires aux billets 19

20 Utilisation des espaces collaboratifs > Panorama des fonctionnalités Echanger de manière informelle avec les membres de l espace Possibilité de gérer des tags et d organiser des fils de discussion 20

21 Utilisation des espaces collaboratifs > Blog, wiki, discussions : lequel privilégier? 21 BLOG WIKI DISCUSSIONS Pour diffuser de l actualité Pour élaborer des contenus de référence Pour échanger entre collègues

22 Utilisation des espaces collaboratifs > Accès mobile 22

23 Retour d expérience > Quelques belles réussites 23

24 Retour d expérience > Quelques belles réussites 24

25 Retour d expérience > Quelques belles réussites 25

26 Retour d expérience > Quelques belles réussites 26

27 Retour d expérience > Quelques belles réussites 27

28 Retour d expérience > Impacts managériaux Révolution silencieuse des usages Essor des contenus consommés via un navigateur sur tout type de matériel De plus en plus d usages sociaux Ringardisation du tout « » (objectif «zéro mail»?) De la rétention d information à la capacité à fédérer des réseaux De la nécessité de maitriser ces nouveaux usages! 28

29 Retour d expérience > Impacts managériaux Risques et opportunités du point de vue de l encadrant OPPORTUNITES RISQUES Améliorer la transversalité de l organisation Dispersion et «infobésité» Améliorer l efficience collective (innovation, partage de l info, fluidification de la communication, etc.) Perte de contrôle hiérarchique Créer du lien Améliorer la qualité de l information 29 Transparence et maitrise de l information Exposition de l encadrement Maitrise de l outil et de ses usages

30 Retour d expérience > Impacts managériaux Formation des cadres aux techniques d animation Accompagner (donner du sens, prévoir les formations, accompagnement) Nourrir (bien préparer l espace et l alimenter régulièrement) Inciter (encourager, réagir, lancer des discussions) Montrer l exemple (photo, contributions, réactivité, limiter le mail, etc.) Echanger (discussions, veille, commentaire des documents) Relancer (maintenir une fréquence de publication, inviter les collègues à répondre en utilisant l espace, ne pas laisser de questions sans réponse, etc.) 30

31 Conclusion Les ingrédients d une bonne recette Usage de masse Légitimation 1ères initiatives réussies Expérimentations Changement de culture Sponsor Stratégie de déploiement Pilotage 31 Dispositif d accompagnement

32 ECHANGES 32 Contact : yves.rouille@loire-atlantique.fr