Le Dossier Infirmier Informatisé -Notre expérience- Contexte: Exposé SPF Heysel 10/10/2008

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1 Le Dossier Infirmier Informatisé -Notre expérience- Contexte: Exposé SPF Heysel 10/10/2008

2 Le Décor... Centre Hospitalier Universitaire de TIVOLI Situé à La Louvière / Région du Centre 518 lits agréés Services généraux: C, D, G, E, Sp Services spécifiques: USI, NIC, Chirurgie cardiaque, UMA, Secteur Mère-enfant (Maternité- Quartier accouchement), etc. Département Infirmier 560 ETP 800 personnes Philosophie du Nursing Intégré Raisonnement Clinique 2

3 Nursing Intégré Une infirmière (et Aide-soignante) pour un groupe patient Un chariot de soins (composition de base) pour un groupe patient Un PC portable par chariot de soins Le PC est quasi au chevet du malade Disponibilité des informations en permanence avec l infirmière lors de sa prestation 3

4 Philosophie de Développement Réalisation et Développement en Interne de l outil. Création d un premier volet (infirmier) du futur Dossier Patient Informatisé. L aspect gestion des médicaments est réalisé par le logiciel INFOHOS prescription électronique. Le Dossier Infirmier permet la traçabilité de la pratique quotidienne (axée sur la démarche en soins). 4

5 Philosophie de Développement L outil doit concilier l impératif DI-RHM et la notion de standardisation des plans de soins et procédures (fiches techniques de soins). L outil doit permettre une extraction automatique informatisée des scores RIM (après exportation >> CCA) vers le portail du SPF SP. Pas de surcharge pour le personnel de terrain 5

6 Méthode et Ressources Étude de marché de logiciels commerciaux Choix de développement d un outil «maison» Dégagement et mise à disposition de ressources (humaines et matérielles) Septembre 2006 Recensement et mise à jour partielle des fiches techniques de soins, procédures et plans de soins. Analyse par la DDI, la Direction Informatique, et la Direction Médicale. Accord par le Comité de Coordination et par le Comité Informatique. Une secrétaire attribuée au projet pour rédaction des fiches remises par les IC. Validation partielle par l ICS dégagé pour ce projet (100% pendant 6 mois). 6

7 RESSOURCES 1 ICAN (80 % TT) 1 ICS (100 % TT 6 mois) 1 secrétaire (80 % TT 3 mois) 2 Infirmières Ressources en informatique IRI (2 x 80 % TT) 2 informaticiens (2 x 80 % TT) 2 ICS (2 x 10 % TT) 1 formateur externe (consultant) 2 formatrices externes (consultance Raisonnement Clinique) 3 à 4 PC portables par Unité de Soins (US) Aménagement des chariots de soins et commande de nouveaux chariots Bornes Wi-fi (3 par US) 1 Chariot Ergonoflex par US Matériel encore à définir en fonction du déploiement des unités spécifiques Ex= Ecrans tactiles, tablet PC 7

8 Méthode et Ressources Transposition du D.I. papier existant et standardisé en version informatique «Alimentation» du D.I.I. par les aspects infirmiers (TC, plans de soins, programmation, etc.) Formation du personnel infirmier à l utilisation du D.I.I. en fonction du développement Service informatique (2 informaticiens). Travail réalisé par l ICS dégagé et l ICAN. Multiples sessions données par un formateur externe (spécialisé en informatique). 8

9 Méthode et Ressources Test du DII dans 2 unités de soins (Médecine et Chirurgie) avec accompagnement sur le terrain Accroche informatique des scores RIM dans la partie «cachée» du DII 1 ICAN (80%) et 1 ICS dégagé et collaboration des 2 IC Travail en collaboration avec le responsable de la cellule RIM Développement dans les unités de soins générales (Médecine et Chirurgie), la Pédiatrie ainsi que la Gériatrie et la Revalidation. Accompagnement par les Infirmières référentes en Informatique Création du CoADII (Comité d accompagnement au DII) 9

10 CoADII? Comité d'accompagnement du Dossier Infirmier Informatisé Participants Groupe Infirmier: 1 ICS = Chef de projet Informatisation du Dossier patient (Frédéric Taminiau) 1 ICS = Qualité du Dossier Infirmier (Muriel Moriau) IRI ICAN 1 responsable RIM Groupe Informatique: 2 informaticiens Direction: Dir. Département Infirmier Dir. Informatique Dir. Médical Adjoint 10

11 CoADII? Comité d'accompagnement du Dossier Infirmier Informatisé Missions Politique de développement du DII Intégration du DI-RHM dans le développement Accompagnement des équipes sur le terrain Audits et suivis Réalisation/ Actualisation du manuel de l utilisateur 11

12 Méthode et Ressources Formation des IC au Raisonnement Clinique Sessions données par deux consultantes externes. Test de fiabilité et validation des extractions RIM2 vers CCA (logiciel) Octobre 2007 Responsable de la cellule RIM et le service informatique Audits Qualité (Tenue du dossier infirmier/ RIM2) Les IRI et 1 ICS Le responsable de la cellule RIM Support par le CoADII 12

13 Méthode et Ressources Formation de formateurs en Raisonnement Clinique pour accompagnement des équipes Implantation INFOHOS dans une seconde unité de soins (gériatrie) Audits lors des épisodes DI- RHM (mars et juin). Avant et pendant la période. Réflexions par rapport à l ouverture du nouveau NNA et de l USI. Janvier 2008 Septembre 2008 Sessions données par une consultante externe. Informatique et l ICS. Aide de la pharmacie. Le CoADII Le CoADII 13

14 État des lieux Au 1 octobre 2008 Unités de soins = Médecine (6) / Chirurgie (5) / Gériatrie (3) / Revalidation (1) / Pédiatrie (1) Développement réalisé / accompagnement toujours en cours plus d utilisation du papier» Sauf volet «administration médicaments»» En Oncologie et une unité de gériatrie: Support logiciel INFOHOS. 14

15 État des lieux Unités spécifiques = USI NNA Choix de l outil «maison» NNA: déménagement prévu bientôt USI: groupe d utilisateur pour décision des batteries de soins!! Visibilité des informations : feuille A3 Matériel à prévoir en fonction de cette prérogative 1 PC/ patient vu les risques d erreurs accrus. 15

16 État des lieux Unités spécifiques = HPr Urgences Le DII sera utilisé à l HPr. Pour les urgences, difficulté de séparer les ambulants des hospitalisés... Stop enregistrement DI-RHM pour les urgences en attente de propositions d un groupe de travail fédéral, réunissant les associations prof. spécialisées 16

17 État des lieux Unités spécifiques = Salle de Réveil Switch entre MEXYS et DII... Attente de la nouvelle salle de réveil pour équipement matériel idéal = Dialyse Pas de contrainte DI-RHM Interface entre le logiciel Dialyse et le DII? Le DII est ouvert en écriture pour le personnel lors d un transfert d un patient hospitalisé 17

18 État des lieux Unités spécifiques = Secteur Mère-Enfant Maternité» Groupe de travail avec les utilisateurs en cours; utilisation progressive du DII Grossesse à Hauts Risques» Dossier développé et en cours d'utilisation. Hormis le Quartier d'accouchement 18

19 État des lieux Unités spécifiques = Radiothérapie/ Chimiothérapie ambulatoire Volonté d un dossier transversal de la part des utilisateurs. = Psychiatrie DII en cours d'utilisation Transmissions ciblées se développent de plus en plus via l impulsion d une infirmière, formée au Raisonnement Clinique. 19

20 Forces & Difficultés Dossier Infirmier Standardisé depuis 2002 Philosophie du Nursing Intégré Logiciel «maison» = service après-vente aisé Écoute du Comité de Direction Investissement en Ressources humaines et matérielles Infirmières Référentes en Informatique Présence sur le terrain Réponses rapides (filtre vers l informatique) Unités de soins réceptives (en fonction du leadership et de la motivation de l IC et/ou de l équipe) 20

21 Forces & Difficultés Pas de Financement du SPF prévu à la mise en oeuvre Développement sur fond propre (budget interne) Pas de ressources supplémentaires Staff de la DDI temporairement déforcé d un ICS réorganisation Participation partielle de l ICAN à ce dossier Résistance aux changements / habitudes Changement de leur principal outil de travail (papier DII) Appropriation de l outil informatique Ex: manipulation du PC, de la souris, Cas individuels (expérience, âge, etc.) 21

22 Forces & Difficultés Lenteur du Système Informatique Changement des serveurs du CHUT Ajout de bornes Wi-fi supplémentaires nécessaires Canevas du DII réalisé sans analyse affinée des besoins du terrain, par l informatique Retentissement sur l ergonomie du DII Disponibilité du Service Informatique moindre DII moins prioritaire vu les autres missions Hygiène du matériel informatique défaillante Consignes spécifiques aux utilisateurs Manque de soutien de la part de certains médecins pour le développement du projet 22

23 Ressenti des équipes de soins Positif Projet mobilisateur et équipes motivées Discussions en équipe autour des plans de soins (= des batteries de soins) favorisées. Satisfaction des équipes quant à la disponibilité des IRI Gain de temps pour les services chroniques Maintien du système informatique souhaité 23

24 Ressenti des équipes de soins Négatif Système chronophage lorsque la charge de travail est élevée, surtout en pause d après-midi ou de nuit. Difficulté supplémentaire dans l encadrement des nouveaux engagés. Difficulté à ce stade pour certaines IC d être dans le contrôle. Difficulté d avoir un DII complet pour les unités de type Hôpital de jour (turn over rapide). Deux façons d encoder: à priori et à posteriori. Lourdeur par rapport à l encodage des soins de plaies et des pansements / des perfusions. 24

25 Premiers résultats de l audit Premiers résultats: Anamnèse complète. Recours aux batteries de soins de plus en plus fréquent. Faiblesse marquée pour la rédaction des transmissions ciblées (peu de cibles, peu de résultats). Tous les soins planifiés ne sont pas validés et justifiés par une TC (quand ils doivent l être). 25

26 Et l'avenir? De manière non exhaustive Globaliser le DII dans un Dossier Patient Informatisé Travailler sur l ergonomie et la convivialité du DII Continuer l accompagnement du terrain Améliorer les aspects qualitatifs du dossier (TC, planification et validation des soins, etc.) Travailler avec les équipes des unités spécifiques dans leurs développements ( ) 26

27 Vos questions? Aux infirmier(e)s du terrain sans qui... 27