Objet : MISSION D AUDIT, D ASSISTANCE ET D EXPERTISE POUR LA PREPARATION ET LA PASSATION DU MARCHE D ASSURANCES DE LA VILLE DE LESTREM

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1 Objet : MISSION D AUDIT, D ASSISTANCE ET D EXPERTISE POUR LA PREPARATION ET LA PASSATION DU MARCHE D ASSURANCES DE LA VILLE DE LESTREM LETTRE DE CONSULTATION n 2014/04 Date limite de réception des offres : Vendredi 28 mars 2014 à 12 H 00

2 SOMMAIRE Article 1er. Présentation de la ville Article 2. Objet de la consultaton Article 3 Condition et étendue de la consultation 3.1. Condition 3.2 Etendue de la consultation 3.3 Planning prévisionnel Article 4. Contenue de la mission Article 5. Durée du marché Article 6. Sélection des candidatures et jugement des offres 6.1 Critère prix 6.2 Délais d exécution 6.3 Qualité technique de l offre Article 7. Conditions d envoi ou de remise des plis 7.1 Transmission sous support papier Article 8 Renseignements complémentaires 8.1 Demande de renseignements 2

3 Article 1 : Présentation de la ville La commune de Lestrem se trouve dans le Département du Pas de Calais situé en Région Nord Pas de Calais. La superficie de Lestrem est de hectares. Elle est composé de habitants avec un territoire d une superficie de 21,5 km2. Lestrem est rattachée à la Communauté de communes Flandres-Lys (annexe 1 : Fiche de présentation de la collectivité). Article 2 : Objet de la consultation Les marchés d assurances de la ville de Lestrem arrivent à échéance le 31 décembre Cette consultation a pour objet de sélectionner un prestataire de service chargé de réaliser une mission d audit, dans un sousi d optimiser les garanties assurancielles actuellement souscrites par la Commune de Lestrem de conseiller et d assister à la passation d un marché d assurances répartie en plusieurs lots susceptibles d être attribués séparément : Dommages aux biens et risques annexes Assurances des responsabilités et défense recours «dommage causés à autrui» Protection juridique et défense pénale Assurances des risques statutaires Assurances flotte automobile et assurance autos des élus et collaborateurs La mission d audit, d assistance et d expertise se déroulera donc en concertation avec les services des Marchés Publics et Assurances. Article 3 : Condition et étendue de la consultation 3.1 Condition Le futur marché d assurances pourrait se faire en Procédure Adaptée (article 28 du CMP) ou en appel d offres ouvert (article 33 du CMP) et devrait comprendre 5 lots en fonction de l analyse faite par le candidat retenu. 3.2 Etendue de la consultation Le titulaire développera sa méthodologie d intervention concernant : Diagnotic : inventaire et analyse des contrats en cours Examen des risques : Examen des différents risques à assurer obligatoirement ou de façon optionnelle. (Etudes des garanties : valeurs à assurer, franchises ) Rédaction du dossier de consultation dont le cahier des charges pour chaque type de contrat : bâtiments, matériel, services avec montants des garanties, franchises et clauses particulières Rédaction de l avis de publicité Accompagnement en phase de consultation (réponse aux questions des candidats) Rédaction du rapport d analyse A l issue de la validation du rapport d analyse par la ville, une présentation du rapport aura lieu en Commission d appel d Offres Accompagnement en phase de négociation, en fonction du type de procédure Relances éventuelles en cas de procédure infructueuse Assistance jusqu à la fin de la mission 3

4 Le service des Marchés Publics de la Ville de Lestrem prend en charge : Parution de l avis de publicité Le registre des dépôts Les procés verbaux d ouverture des plis et d attribution Les invitations à la Commission d appels d offres Les notifications d attributions et de rejets La préparation de l envoi en Sous-Préfecture Les réponses aux éventuelles remarques de la Préfecture selon les préconisations du titulaire de la présente lettre de consultation 3.3 Planning prévisionnel Le prestataire est alerté sur le fait que la mission concernant la phase audit et la partie «établissement du dossier de consultation» de la phase de remise en concurrence devra être achevée au plus tard semaine 31. La partie «analyse des offres» de la phase de remise en concurrence devra être achevée au plus tard semaine 44. La 3 ème phase de mise en place des nouveaux contrats d assurances durera jusqu à la fin de la première année de prise en charge. Article 4 : Contenu de la mission Le candidat retenu aura à sa disposition les éléments suivants : La copie du marché actuel, La liste des bâtiments de la Ville, La liste des véhicules de la Ville, La liste du personnel, Les états de sinistralité, Les évaluations des risques etc Le titulaire remettra donc un rapport détaillé (sous forme papier et informatique) présentant les résultats de son analyse de la situation ainsi que ses préconisations. Ce rapport fera l objet d une validation par le coordinateur, la Ville de Lestrem, qui déclenchera la phase d élaboration du DCE. Article 5 : Durée du marché De la notification d attribution de la présente lettre de consultation à l attribution de la procédure (marché d assurances) y compris la transmission des éléments à la Préfecture et le suivi des éventuelles remarques de celle-ci. La mission d audit, d assistance et d expertise sera néanmoins prolongée si l appel d offres «Assurances» s avérait infructueux pour tout ou partie des lots. 4

5 Article 6 : Sélection des candidatures et jugement des offres La sélection des candidatures et le jugement des offres seront effectués dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique. Les critères retenus pour le jugement des offres sont pondérés de la manière suivante : Offre économiquement la plus avantageuses appréciée en fonction des critères énoncés cidessous avec leur pondération : Prix (jugé sur la base de l annexe 2 du détail estimatif ou devis) : 60 % Qualité technique de l offre (jugée sur la base du mémoire technique, références, organisation du travail, dont mise en place d un ou plusieurs interlocuteurs et circuit de traitement des dossiers et des questions, ainsi que leurs titres d études et professionnels,) : 40 % 6-1 Critère prix Chaque composante du prix de l offre (phases) sera notée sur 100. La note de 100 sera attribuée à l offre présentant le prix le plus bas (offre la moins-disante). La note des autres offres, pour chaque composante, sera déterminée par application de la formule décrite ciaprès : 100 x Montant de l offre la moins disante Note = Montant de l offre considérée Une fois les notes ainsi obtenues, elles seront pondérées par le, ou les pourcentage(s) correspondant(s). 6-2 Qualité technique de l offre Ce critère sera apprécié à partir de la note méthodologique requise. La valeur de celle-ci sera notée sur la base du barème suivant : Appréciation Très satisfaisant Satisfaisant Moyennement satisfaisant Insuffisant Non conforme à la demande Note Une fois les notes ainsi obtenues, elles seront pondérées par le, ou les pourcentage(s) correspondant(s). Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d engager des négociations avec les candidats. L absence de mémoire entrainera une note de 0 sur le critère qualité technique. A l issue de cette procédure, la proposition ayant recueilli le plus fort total sera classée première. 5

6 Dans l hypothèse où plusieurs candidats obtiendraient le même total, les propositions seraient départagées en fonction de leur classement particulier par critère. A titre d exemple, si 2 propositions totalisent un même nombre de points, sera privilégiée celle étant la mieux classée sur la base du critère affecté de la plus forte pondération. Si une nouvelle égalité existe, le même raisonnement sera tenue à l égard du critère suivant et ainsi de suite. Dans le cas où des erreurs purement matérielles (de multiplication, d addition ou de report) seraient constatées dans l offre du candidat, l entreprise sera invitée à confirmer l offre rectifiée ; en cas de refus, son offre sera éliminée comme non cohérente. Le pouvoir adjudicateur se réserve le choix de négocier avec tous les candidats ayant remis une offre. Article 7 : Conditions d envoi ou de remise des plis 7-1 Transmission sous support papier Les candidats transmettent leur offre sous pli cacheté portant les mentions : Offre pour : Lettre de consultation n 2014/04 Mission d audit, d assistance et d expertise pour la préparation et la passation du marché d assurances de la ville de Lestrem NE PAS OUVRIR Ce pli doit contenir dans une seule enveloppe, les pièces définies dans le présent document et devra être remis contre récépissé ou, s il est envoyé par la poste par pli recommandé avec avis de réception postal, parvenir à destination avant la date et l heure limites de réception des offres indiquées sur la page du présent document et ce, à l adresse suivante : MAIRIE DE LESTREM Service des Marchés Publics 40, place du 8 mai LESTREM Le pli qui serait remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites précitées ainsi que remis sous enveloppe non cachetée, ne sera pas retenu. 6

7 Article 8 : Renseignements complémentaires 8-1 Demande de renseignements Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir une demande écrite à : Renseignement(s) administratif(s) ou technique(s) : MAIRIE DE LESTREM Services des Marchés Publics A l attention de Laurence SKRABKA 40 place du 8 mai LESTREM Tél. : 03/21/61/30/10 Fax : 03/21/61/30/19 Ou par Mail. : marchespublics@ville-lestrem.fr Raison sociale du candidat, date et signature (Précédé de la mention «lu et approuvé») 7