Coûts éligibles et pièces justificatives requises

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1 Formulaire GEN14 A. Coûts éligibles (strictement selon le budget du contrat) Coûts éligibles et pièces justificatives requises Coûts éligibles Note explicative Comment compléter le budget Pièces justificatives à produire 1 Ressources humaines 1.1 Honoraires pour les experts externes contractés Les honoraires couvrent: - La rémunération réelle de l expert par jour ou par mois de travail. Les jours de travail sont définis par les habitudes et pratiques du pays bénéficiaire. Les jours de voyage sont toujours considérés comme des jours de travail, sauf si le voyage le plus court n est pas suivi, ou si des arrêts non-nécessaires sont effectués - tous les frais liés: charges fiscales, sécurité sociale, couverture médicale, allocations familiales, assurance, droits aux congés, paiement de la pension etc Utiliser une ligne budgétaire par catégorie d expert. Facture originale du prestataire de services externe avec les feuilles de présence dûment signées par l expert et le Superviseur du projet (personnel du CDE ou Bénéficiaire) - les frais de visa - les frais de bureaux du contractant, incluant les frais relatifs à la connection à internet et les frais de télécommunication ordinaires - les frais généraux du contractant - la marge du contractant Note: les prestataires de service (mais pas nécessairement les experts employés par eux) doivent avoir la nationalité d un pays ACP ou de l UE éligible pour le financement FED Les honoraires pour les experts externes varient en fonction de leur niveau de formation, d expertise, d expérience professionnelle etc. Les taux ne peuvent pas dépasser ceux généralement pratiqués sur le marché en question et la procédure de sélection doit se conformer au règlement du CDE concernant la consultation de marché (voir point E). 1.2 Coût salarial pour Pour tous les contrats conclus avec des organisations sans but lucratif, le Utiliser une ligne Le calcul du taux

2 l implication du personnel du bénéficiaire (et des partenaires) pour les contrats conclus avec les Organisations sans but lucratif. (couverts par le CDE) S applique aux contrats à frais partagés et de subvention personnel affecté à l action est rémunéré en fonction de son salaire et non en fonction d un prix. La même approche que celle stipulées dans les directives financières de l UE sera appliquée pour le calcul du coût salarial. Calcul du taux journalier : - Addition du salaire brut annuel, de la sécurité sociale et de tous les frais constitutifs du salaire au stricto sensu. Le tout divisé par «les jours productifs par an» (ex. ne sont pas pris en charge les frais de structure) - Le calcul «des jours productifs par an ou ouvrables par an» sera : le total des jours par an duquel seront déduits les week-ends, congés annuels, vacances statutaires, maladie/autres jours de congé = jours productifs 2 Per Diem (allocation journalière) et autres coûts fixes 2.1 Per diem (allocation journalière) pendant le voyage S applique aux consultants et membres du personnel du bénéficiaire dans les contrats à frais partagés et de subvention 2.2 Frais de télécommunications et de courrier. S applique aux contrats à frais partagés et de Le Per Diem est proposé par le contractant / Bénéficiaire dans l offre financière, avec comme taux journalier maximum celui appliqué par la Commission Européenne dans le pays concerné. Les taux sont disponibles sur le site web de la Commission Européenne à l adresse suivante: Le per diem est une allocation journalière qui couvre: - les coûts d hébergement, nourriture et transports locaux (bus, train, taxi dans le pays d origine et d accueil, incluant les déplacements de / vers l aéroport, lorsque moins de 100 km), télécommunications privées et toutes les autres dépenses personnelles. Le per diem varie selon chaque pays. Le per diem est payable pour chaque nuit passée sur site pour les missions du prestataire de service ou du membre du personnel en-dehors de son lieu d affectation normal, y compris les jours de week-end. Le per diem n est pas payé pour les nuits passées dans l avion. Cependant, le per diem est dû si le voyage mène à passer une nuit dans un lieu de transit. Les frais de télécommunications et de courrier sont un montant fixé pour toutes les télécommunications par téléphone, fax, , et l envoi de courrier par la poste ou par coursier. Ceci peut être exprimé dans le budget sous forme de montant ou de % du total des coûts éligibles. Ceci s applique aux contrats à frais partagés et de subvention. Pour les budgétaire par catégorie de personnel et spécifier la catégorie (e.g.: Coordinateur de Projet à xxx euros/jour; Logisticien spécialisé à yyy euros/jour; Personnel administratif à zzz euros/jour). Utiliser une ligne budgétaire par pays concerné et spécifier le nombre de jours et le taux applicable. L estimation doit être précise. Le nombre de jours de per diem dans le budget et le taux sont des maxima Spécifier un montant fixe (forfait) journalier, déclaration détaillée par expert, avec les feuilles de présence certifiées par le Bénéficiaire. (voir plus bas, point C présentation des factures) Déclaration détaillée du temps par personne et par pays + copie des titres de transport (billet d avion + carte d embarquement + facture). Néant

3 subvention 2.3 Frais de consommables et fournitures. S applique aux contrats à frais partagés et de subvention 3 Dépenses remboursables 3.1 Coûts de transport S applique aux consultants et membres du personnel du bénéficiaire dans les contrats à frais partagés et de subvention contrats de service, ces coûts sont normalement inclus dans les honoraires. Cependant, dans des cas exceptionnels, ceux-ci peuvent être inclus dans le budget comme un coût direct forfaitaire. Allocation couvrant les dépenses en fournitures de bureau et en consommables classiques tells que le papier, encre, etc. Ceci peut être exprimé dans le budget sous forme de montant ou de % du total des coûts éligibles. Ceci s applique aux contrats à frais partagés et de subvention. Pour les contrats de service, ces coûts sont normalement inclus dans les honoraires. Cependant, dans des cas exceptionnels, ceux-ci peivent être inclus dans le budget comme un coût direct forfaitaire. Voyage en avion: Le coût du voyage aller-retour en avion est estimé dans le budget, basé sur un billet standard en classe économique permettant un changement de date, et empruntant la voie la plus directe ou économique. Lors de la réservation du billet, il est attendu que le consultant réserve le tarif souple disponible le moins cher en classe économique, ne dépassant pas le budget. Si le consultant décidait de voyager dans une catégorie plus chère, le CDE ne remboursera que le tarif éligible le moins cher. Il incombe au consultant de démontrer ce qu est ce tarif de référence. Voyage en train: Le coût maximal remboursable d un voyage aller-retour en train est un billet en première classe. Voyage en véhicule: En cas de transport par véhicule privé au lieu d un transport public, les dépenses sont remboursées sur base du voyage en train en première classe ou, si inexistant, d une autre forme de transport public disponible. Pour les consultants: le coût des déplacements locaux de et vers l aéroport dans le pays d origine et dans le pays d accueil et tous les transports locaux et intra-urbains sont inclus dans le per diem. Un déplacement local est entendu comme inférieur à 100km. Pour les déplacements plus longs, le coût doit être budgétisé et peut être réclamé en tenant compte des règles du CDE mentionnées ci-dessus. Spécifier un montant fixe (forfait) Utiliser une ligne budgétaire par catégorie de voyage (e.g.: Voyages aériens Afrique Europe à xxx euros/voyage; Voyage intra-ue à yyy euros/voyage; Location de véhicule à zzz euros/jour) Néant Voyage en avion: facture du billet d avion, billet d avion et cartes d embarquement. Si aucun billet d'avion délivré par le talon de la compagnie aérienne, un document de la compagnie indiquant le prix payé. Les tickets et cartes d embarquements électroniques sont autorisés. Voyage en train: billets de train Voyage en véhicule: déclaration du voyage effectué avec kilométrage. Transport par véhicule : facture de

4 3.2 Sous-traitance de facilités, services (transport local, services de traduction, etc) et équipement approprié (photocopieuse, équipement d interprétation simultané, projecteur, vidéo, etc). 4 Imprévus 4.1 Aucun imprévu n est prévu dans les budgets du CDE. Transport par véhicule pendant une mission d un consultant: Les consultants en mission peuvent avoir besoin d un véhicule à disposition pour des déplacements hors du lieu de base de mission. Le coût de voyage hors du lieu de base de mission par véhicule est estimé dans le budget comme un montant fixe par mois (ou par partie de mois) pour tous les coûts de location du véhicule (y compris les coûts de carburant et de chauffeur) nécessaires pour la réussite de l assistance technique dans le(s) pays de la mission. Les coûts unitaires mentionnés sont des estimations. Pour la facturation, les frais réels payés sont utilisés. Cependant, ceux-ci ne peuvent pas dépasser le budget. Les services loués / sous-traités doivent l être au taux du marché. Les taux ne peuvent pas dépasser ceux généralement acceptés sur le marché en question et la procédure de sélection doit être conforme au règlement du CDE concernant la consultation de marché (voir point E ci-dessous). location du véhicule, notes de carburant, et reçu du chauffeur. Au cas où le véhicule est loué tout-compris, la facture globale. Factures originales et, le cas échéant, la consultation de marché (voir point E. cidessous) La facture doit toujours se conformer à la législation (fiscale) du pays d'enregistrement du contractant. Cependant le CDE, étant une organisation internationale, est exempté de la TVA. B. Taux de change à utiliser: Le CDE signe presque toujours ses contrats en euros. Les honoraires sont presque toujours exprimés en euros. Toutefois, le contractant / Bénéficiaire peut avoir quelques frais (remboursables) dans d'autres monnaies, qui ont besoin de conversion de devise lorsque la facture est présentée. Les taux de change à

5 utiliser pour les conversions de monnaies locales en euro sont ceux définis par la Commission Européenne, disponible sur le site internet Le taux à utiliser est celui du mois au cours duquel la dépense a eu lieu. Dans le cas de Régies, il est attendu que le Régisseur (ou IAA : Imprest Account Administrator) transfère de préfinancement reçu en dans un compte en monnaie locale. Le taux de change de la banque est utilisé dans le rapport financier. C. Présentation des factures, pièces justificatives ORIGINALES et rapports financiers: La demande de préfinancement (préfinancement) peut être effectuée immédiatement après la signature du contrat et d une demande de paiement. Chaque demande de paiement intermédiaire fait l'objet d'une facture accompagnée d'un rapport financier intermédiaire des dépenses engagées à ce jour, ainsi que le rapport d'activité correspondant, si conclu dans le contrat. La demande de paiement final est sujette à une facture accompagnée d'un rapport financier final, un rapport technique final et les pièces justificatives originales. Le Bénéficiaire doit attester que le rapport financier final est exact et que les frais ont été engagés et payés. Le CDE se réserve le droit de vérifier toutes les dépenses, y compris une inspection sur site du contractant / Bénéficiaire. Le CDE peut également charger un auditeur de le faire. Toutefois, lorsque le contrat stipule que le Bénéficiaire doit présenter son rapport financier à la vérification des dépenses par un auditeur externe, les pièces justificatives originales doivent être conservées par le Bénéficiaire et présentées à l'auditeur. Le CDE peut alors décider de demander les originaux pour un contrôle supplémentaire. D. Production des pièces justificatives ORIGINALES lorsqu il y a plusieurs donateurs pour la subvention: En cas de cofinancement parallèle avec d'autres donateurs, chaque donateur reçoit les pièces justificatives relatives à la partie qu'il finance. En cas de cofinancement conjoint avec d'autres donateurs, l'un des donateurs doit être désigné le chef de file des donateurs, et les procédures financières de ce donateur doivent être respectées. Le chef de file des donateurs vérifiera toutes les pièces justificatives au nom des autres donateurs. Sinon, obtenir l'accord préalable des donateurs sur la distribution des pièces justificatives originales à fournir pour les différents donateurs, et renvoyer au CDE des copies certifiées (signées par le Bénéficiaire) comme fidèles aux originaux envoyés aux autres donateurs. E. Règlement de la consultation de marché: Un Bénéficiaire d'un contrat du CDE à frais partagés ou de subvention doit acquérir des services et des fournitures de manière concurrentielle. Le processus de passation de marché appliqué par le Bénéficiaire doit être au moins aussi rigoureux que les procédures standards de passation de marché du CDE. Ces procédures sont définies dans la Manuel des procédures administratives et financières du CDE, Sections 3 et 4. Pour les services d'une valeur inférieure ou égale à euros, une offre unique est suffisante. Pour les services et de fournitures d'une valeur supérieure à euros, une consultation du marché est requise: comparaison d'au moins 3 offres venant de 3 différents prestataires de service et sélection de l'offre la plus avantageuse (meilleur rapport qualité-prix ). Voir les lignes directrices spécifiques du CDE consacrées aux procédures de consultation de marché (pièce jointe / siteweb du CDE)

6 Dernière mise à jour : 16/12/2011