Outlook avancé pour la gestion de projet

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1 Pour simplifier la gestion et l exécution de multiples projets Introduction De plus en plus de gens ont à gérer des projets dans l exercice normal de leurs fonctions. Pour tenir compte de cette nouvelle réalité, plusieurs logiciels de gestion de projets ont été développés. Mais ils sont souvent trop complexes pour la gestion des projets les plus courants, et ils n offrent pas la possibilité de faire une gestion unifiée de l ensemble de nos activités. Outlook cependant, s il est bien maîtrisé, est capable de faire la gestion de notre temps, de toutes nos activités et tâches, de nos communications électroniques ainsi que de nos multiples projets. De plus, afin d optimiser cette démarche, Formations Qualitemps a développé un logiciel de gestion de projet compatible avec Outlook. Notre logiciel, le Qualigantt, est un outil qui permet de faire la planification stratégique et la gestion de plusieurs projets à la fois, d en faire le découpage, d en gérer les échéanciers, les tâches et les sous tâches et qui de plus, permet d un click de bouton de pousser toutes les tâches vers Outlook. Le logiciel est inclus dans la formation pour chaque participant. C est cette approche de la gestion de projets simplifiée, efficace, globale et unique que vous propose notre cours. Objectifs du cours Pouvoir bâtir un plan de projet complet. Pouvoir maîtriser le cycle complet de la gestion de projet. Maîtriser l ensemble des fonctionnalités d Outlook de façon avancée. Optimiser l ensemble des fonctionnalités d Outlook en fonction de la gestion de projet. Pouvoir configurer et créer des visuels de tâche en fonction de la gestion de projet. Conserver l historique des projets. Bâtir la planification d un projet. Construire les outils de suivi. Pouvoir maîtriser ses activités au quotidien. Pouvoir faire des suivis efficaces avec l équipe du projet. Être en contrôle et ne rien échapper. Pouvoir gérer des équipes de projets. Utiliser Outlook comme outil de gestion unique des communications, de la planification et du management de projets. Pouvoir développer une méthodologie efficace pour la gestion de projets. Pouvoir intégrer la gestion de ses projets à notre gestion du temps. 1 V

2 L approche Qualitemps Ce cours répond au besoin le plus universel de la gestion de projets c est-à-dire pouvoir gérer une multitude de projets de toute tailles dans un monde de plus en plus complexe et soumis à de multiples changements. Notre approche offre une solution qui sait allier souplesse et rigueur. Contenu détaillé du cours Jour 1 :Maîtriser Outlook de façon avancée en fonction de la gestion de projet - Utiliser les fonctionnalités de la barre d outils avancée. - Optimisation de la fonction tâche. - Personnaliser et configurer les affichages de tâches. - Création de visuels de tâches supplémentaires. - Appliquer des filtres aux visuels de tâches pour la gestion de projets. - Création de canevas de tâches. - Utiliser les rapports de tâches. - Créer des tâches en appliquant les principes de gestion du temps et de projets. - Gérer adéquatement les multiples projets avec Outlook. - Déléguer efficacement avec Outlook. - Les cinq grandes règles pour une délégation efficace avec Outlook. - Utiliser les options de tri et de regroupement des tâches pour des suivis efficaces de nos tâches. - Utiliser les options de tri et de regroupement et de filtres des tâches pour des suivis efficaces des tâches assignées. - Comment intégrer les projets à nos autres activités quotidiennes et garder le cap. - Comment gérer la nouveauté et les imprévus et garder le cap. - Gestion avancée des courriels pour la gestion de projets. - Comment utiliser et créer des règles de messagerie efficaces. - Classement avancé des courriels en fonction des projets. - Le choix des diverses options pour l archivage des informations liées au projet incluant les courriels, les tâches, les réunions et tous les autres documents quel que soit leur support. - Fonctionnalités avancées des contacts. - Conserver l historique des projets. - Faire des réunions de projets efficaces avec Outlook. 2

3 Jour 2 : La gestion du cycle de vie d un projet - La terminologie de la gestion de projets. - Planification stratégique et gestion par projets. - Les 5 processus de la gestion de projets. - Les 9 axes ou disciplines de la gestion de projets. - Utilisation du logiciel Qualigantt. - Options d outils connexes qu il est possible d intégrer à Outlook. - Conception du plan de projet et de ses modules. - Découpage du projet et ordonnancement. - Bâtir le Gantt. - Le cheminement critique. - L évaluation et la gestion des risques. - La gestion des modifications. - La gestion des communications. - Le contrôle et la gestion de l avancement. - Inventaire des outils disponibles. - Les rapports d avancement. - Comment maîtriser les activités au quotidien. - La clôture de projet. - Comment intégrer la gestion de ses projets à la gestion du temps. Le contenu du cours s applique autant pour la gestion de projets en mode individuel que pour les projets impliquant plusieurs individus. Seule la complexité diffère. Note : Le découpage des journées est donné à titre indicatif et peut varier selon les groupes et les objectifs de la formation. L approche Qualitemps et déroulement du cours Ce cours est composé de 80% d exercices pratiques. Le participant est presque immédiatement mis dans l action et élabore le plan d un projet dès le début du cours. Ainsi, il peut en même temps intégrer les aspects pratiques et théoriques de la gestion de projets. Lors de la formation chaque participant travaille sur un poste informatique qui lui est fourni. 3

4 La première partie du cours est destinée à maîtriser le logiciel Outlook de façon avancée. Le participant sera amené à reconfigurer le logiciel et à bâtir son outil de travail afin de pouvoir appliquer tous les principes de la gestion de projet pour ses activités quotidiennes. La deuxième partie du cours est consacrée à la maîtrise du processus global de la gestion de projet. Lors de cette deuxième journée, les participants seront amenés à concevoir un projet, à bâtir leur plan complet et à mettre en place tous les outils destinés à gérer l ensemble de son cycle de vie, jusqu à sa clôture. Cette approche, qui combine apprentissage théorique et pratique, est rendue possible grâce au logiciel Qualigantt. Ce logiciel est fourni avec le cours, voir logiciel Qualigantt plus bas. A qui s adresse le cours Gestionnaires, personnel administratif, chargés de projets, personnel technique, etc. Toute personne qui désire intégrer la gestion d un ou plusieurs projets à la gestion de l ensemble de leur activité. Matériel de cours - Le manuel et guide Maitriser son temps avec Outlook. - Le manuel et guide Gestion et classement avancé des courriels. - Le manuel et guide PODC (planifier, organiser, diriger, contrôler) avec Outlook. - Le logiciel Qualigantt. - Le guide d utilisation Qualigantt. - Un poste informatique pour chaque participant (e) pour toute la durée du cours. Durée Deux jours Notre salle de cours mobile Pour le cours, 15 ordinateurs portables, à la fine pointe de la technologie, sont mis à la disposition des participants. Chaque ordinateur est programmé de façon à permettre la visualisation plein écran de toutes les fonctions. Les participants travaillent ainsi dans un environnement informatique semblable à celui qu ils utilisent au travail. Avec notre salle de classe mobile, nous sommes en mesure d offrir aussi des formations à l interne dans votre entreprise. 4

5 Modes de transmission - En cours publics offert régulièrement à Montréal et à Québec. - En entreprise partout au Québec et adapté à vos besoins. Logiciel Qualigantt Le logiciel de gestion de projets Qualigantt est fourni avec le cours pour chaque participant. Le logiciel sert d outil pédagogique en facilitant l acquisition de savoir par une pratique immédiate lors du cours. Le logiciel peut aussi devenir l outil de gestion de projets du participant s il le désire puisqu il lui appartient suite au cours. Qualigantt est un outil complet pour la planification et le pilotage de projets. Il est simple, complet et convivial. De plus la synchronisation entre Outlook et le logiciel Qualigantt évite une double saisie des informations. Les tâches crées dans le logiciel Qualigantt peuvent être automatiquement poussées vers Outlook, soit vers son propre logiciel ou celui d une ressource choisie. Accréditations Formations Qualitemps inc. est ; - agréée par la CPMT en tant qu organisme formateur aux fins de la Loi favorisant le développement des compétences de la main-d oeuvre, - partenaire actif du Groupement des chefs d entreprise du Québec, - et membre affilié de La société de formation et d éducation continues SOFEDUC. Toutes les formations de Formations Qualitemps inc. sont reconnues et accréditées par les organismes suivants : CMA Ordre des comptables en management accrédités du Québec OHDQ Ordre des hygiénistes dentaires du Québec Chambre des notaires du Québec (admissible pour 6,5 heures de formation non juridique) Ordre des ingénieurs du Québec Le membre doit s assurer que l activité choisie respecte les critères prévus au règlement concernant l admissibilité d une activité de formation aux fins du Règlement sur la formation continue obligatoire des ingénieurs. 5