GCMAX intègre un correcteur orthographique activable à la demande en français et en anglais.

Transcription

1 01/ Introduction GCMAX est une gestion commerciale ergonomique et conviviale, qui saura s adapter aux besoins des entreprises pour la gestion de leur activité au quotidien. GCMAX est intuitif et ne nécessite pas une longue période d apprentissage pour être maitrisé, et comporte une aide en ligne complète pour vous guider dans l utilisation et le paramétrage des fonctionnalités du logiciel (accessible par la touche F1 sur chaque fenêtre). GCMAX intègre un correcteur orthographique activable à la demande en français et en anglais. Page 1

2 02/ Gestion des utilisateurs et des devises Gestion des droits et des utilisateurs par code d'accès et mot de passe. GCMAX inclus un module Groupware utilisateurs qui permet une gestion avancée des utilisateurs et des droits avec une notion de groupes d utilisateurs. GCMAX intègre une gestion multidevises, ce qui permet de créer des devis, commandes et factures dans une autre devise que la devise par défaut. Page 2

3 03/ Clients, Fournisseurs et Contacts GCMAX intègre un module de gestion des clients, fournisseurs et contacts. Le type de client (Suspect/Prospect/Client) peut être automatiquement déterminé par GCMAX en fonction des éléments liés à ce client. Les contacts sont de plusieurs types (client, fournisseur, utilisateur, libre). Il est possible d adresser un document au client ou à un de ses contacts, selon les besoins. Page 3

4 04/ Articles et stocks GCMAX vous permet de créer votre fichier articles en fonction de votre activité. Il peut s agir de prestations ou de produits physiques (stockés). Les articles sont hiérarchisés en famille et sous-famille. Le menu Gestion des stocks, permet de gérer les articles stockés, les mouvements de stock et les commandes Fournisseurs. Un code couleur permet de visualiser rapidement le niveau de stock de chaque article. Page 4

5 05/ Tarifs et simulateur Les articles de GCMAX peuvent être regroupés dans des listes de Tarifs. Ainsi, en fonction des quantités commandées, du type client, du type et de la famille d'article, il est possible de générer automatiquement le prix HT remisé. Le module Tarif comporte de nombreuses options, permettant de dupliquer, créer ou modifier vos listes tarifaires. Un SIMULATEUR multicritères, vous permet de simuler une tarification à partir des éléments Client, Article et Tarifs. Page 5

6 06/ Devis et Commandes Les devis de GCMAX sont totalement paramétrables dans leur forme et leur présentation et il est possible de créer des modèles de devis réutilisables en fonction des besoins. GCMAX permet de gérer un ensemble de devis antagonistes, grâce au groupe de devis. Ainsi, si l un des devis du groupe est validé, les autres devis du groupe seront automatiquement annulés. Dans GCMAX une commande peut correspondre à une ou plusieurs facturations. Il est ainsi possible de répartir le paiement de prestations sur une période donnée (paiement en 3 fois, échéance mensuelle par exemple). 07/ Factures Les factures de GCMAX sont totalement paramétrables dans leur forme et leur présentation. Il est possible d affecter plusieurs règlements successifs sur une facture. GCMAX offre la possibilité de créer des modèles de factures, réutilisables en fonction des besoins. Un assistant de facturation vous permet de générer facilement un ensemble de factures sur une commande, en intégrant la possibilité d une facture d acompte préalable Page 6

7 08/ Règlements Prévisionnels et Echéancier GCMAX permet la gestion de règlements prévisionnels. Sur une commande, il s agit d une facture à générer, sur une facture il s agit d un règlement à encaisser. Les règlements prévisionnels permettent ainsi d'utiliser un échéancier et d optimiser la planification des règlements. L échéancier de GCMAX permet de suivre la planification des factures à établir, ou des règlements à percevoir. Une alerte quotidienne vous rappellera quelques jours auparavant qu une facturation doit être établie, ou que des règlements doivent être envoyés. 09/ Portefeuille des règlements Le portefeuille des règlements de GCMAX permet de visualiser les règlements sur facture (normaux, régularisations, acomptes) par mois, par client ou en détail, afin de vous donner une parfaite visibilité de vos encaissements. Page 7

8 10/ Alerte GCMAX vous permet de consulter rapidement les Devis, Factures et règlements en alerte, ainsi que les actions commerciales à effectuer. Sélectionnez la date du jour à analyser, en un clin d œil GCMAX vous informe des tâches à régulariser, des ruptures de stocks sur les articles ainsi que des réapprovisionnements à réaliser. 11/ Actions commerciales Il est possible d'enregistrer et suivre vos actions commerciales (rappels, relances, ou tout autre type d action). GCMAX vous permet ensuite de les visualiser soit de manière synthétique, soit de façon détaillée en distinguant les actions prioritaires que vous avez planifiées. La fonction d alerte de GCMAX vous avertit des actions du jour afin de renforcer votre efficacité commerciale. Page 8

9 12/ Agenda Vous pouvez gérer vos rendez-vous et tâches journalières grâce au puissant agenda fournit dans GCMAX. L agenda est synchronisable avec des agendas tiers (Google, Outlook, Lotus notes ) et permet de gérer les types de tâches par codes couleur. 13/ Statistiques Les tableaux statistiques livrés avec GCMAX vous permettent de suivre l évolution de votre chiffre d affaires, par client ou par société. Un module étonnant de statistiques dynamiques, permet d avoir des informations statistiques multi-niveaux, offrant une vue à la fois synthétique et détaillée de votre activité. Il inclut de nombreux états statistiques et graphes améliorant l'analyse de l'activité commerciale. Le type et la présentation des graphes statistiques sont paramétrables. Page 9

10 14/ Courriers et Relances GCMAX vous permet de réaliser du publipostage de manière simple et rapide, à l aide de l assistant courrier. L ensemble des documents est paramétrable et le texte peut inclure des variables dynamiques. La présentation des documents générés est aussi dynamique. Les données de base peuvent être sauvegardées pour réutilisation ultérieure. Le module de gestion automatique des relances sur factures, permet de générer et d'envoyer automatiquement une lettre ou un mail de relance pour les règlements non perçus. 3 niveaux de relance sont permis, chaque niveau étant affecté à un modèle de courrier particulier. Le module est paramétrable pour s'adapter à vos procédures commerciales. 15/ s GCMAX intègre un module de mailing complet, vous permettant de consulter vos boites aux lettres, et de générer de nouveaux mails en utilisant les modèles prédéfinis. Il est possible de gérer des listes de distribution, afin d optimiser l envoi de mails en masse. GCMAX vous permet de préparer à l avance des Corps de texte (format RTF), qui pourront servir lors de l établissement des commandes ou des s pour vos Clients. La police, la casse, la couleur et la taille du texte sont modifiables. Page 10

11 16/ Import et Export GCMAX vous permet d importer dynamiquement des données dans les fichiers, à partir de feuilles Excel. L import des données est totalement paramétrable, quel que soit le format de la feuille Excel. Les scénarii d import peuvent être sauvegardés pour réutilisation ultérieure. L exportation de vos fichiers vers Excel est également possible. 17/ Code postaux, cartographie et gestion d itinéraire GCMAX intègre le fichier des communes françaises (environ communes sont référencées), avec leur code postal et leur nom. Ceci permet d optimiser la saisie ou la recherche d une adresse, dans une fiche client ou contact. Basé sur Google Maps, la gestion d itinéraire permet de visualiser précisément les rendez-vous d une journée, en définissant le meilleur itinéraire. Page 11

12 18/ Téléphonie et Visio conférence GCMAX vous permet le couplage téléphonie informatique en permettant la composition automatique des numéros et l affichage du dossier de votre client lors de la réception d un appel entrant. Si vous disposez d un PABX (standard téléphonique voix sur IP), GCMAX vous fait gagner un temps précieux et améliore la gestion de votre relation client. GCMAX vous permet d utiliser la Vidéo conférence pour dialoguer avec vos contacts enregistrés. Pour sa mise en œuvre nous consulter. Il est également possible d utiliser Skype. 19/ Notes de frais GCMAX offre la possibilité de gérer vos notes de frais ainsi que celles de vos collaborateurs. Il est possible de lier la note de frais à une société (pour une analyse des frais par société). Un document scanné peut être rattaché à la note de frais. Il est en effet possible de numériser un document chargé dans le scanner, de l enregistrer et de générer un document PDF afin de l enregistrer et de le sauvegarder dans le logiciel. Page 12

13 20/ Sauvegarde, Archivage et Assistance Le module de sauvegarde de GCMAX vous permet de sauvegarder l ensemble des fichiers de données. Le module avancé d Archivage, vous permet d'extraire l ensemble des données obsolètes d un exercice donné, ainsi que les documents directement liés aux enregistrements archivés. Les données et documents supprimés sont sauvegardés au préalable, et pourront être RESTAURES dans la base de données si besoin est. Si souhaité, l accès et l assistance à distance via internet peut être mis en place au moyen du logiciel TeamViewer. Page 13