DOCUMENTATION ESPACE COLLABORATEURS

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1 DOCUMENTATION ESPACE COLLABORATEURS 1. PRECONISATIONS Nous vous recommandons d utiliser le logiciel Firefox à la place d internet explorer. Firefox est reconnu plus performant : vitesse, sécurité, respect des normes W3C, etc. Pour le télécharger, allez sur le site de Mozilla (concepteur de Firefox) : et cliquez sur le bouton de téléchargement comme ci-dessous Page d accueil de Mozilla Europe, cliquez sur le bouton vert pour télécharger la dernière version de Firefox Après la fin du téléchargement, lancez le fichier téléchargé et suivez les instructions. Vous pouvez pendant l installation récupérer vos Favoris d Internet Explorer, l installateur vous proposera cette solution le moment venu. Je vous conseille de faire de Firefox votre navigateur web par défaut (le logiciel vous le proposera pendant l installation ou à la première ouverture). Cela signifie que dès que vous cliquerez sur un lien, Windows ouvrira Firefox pour se rendre sur le web et plus Internet Explorer (mais celui-ci reste disponible et fonctionnel). 1

2 2. CONNEXION A VOTRE ESPACE COLLABORATIF 2.1. En se rendant sur la page d accueil Vous avez reçu par mail vos identifiants, ils se composent d un login (nom) et d un mot de passe. Rendez-vous sur la page d accueil du site et identifiez-vous en bas à droite comme ci-dessous. Vous pouvez vous connecter de n importe quel ordinateur, mais de cette manière, vous ne pouvez pas enregistrer vos identifiants. Page d accueil du site soltechnic.com, identification en bas à droite 2.2. En se rendant sur la page d identification (conseillé) Rendez-vous sur la page suivante : et identifiez-vous. En cliquant sur Se Connecter, Firefox vous propose automatiquement d enregistrer ces identifiants pour une connexion plus rapide à l avenir. 2

3 3. FONCTIONNEMENT DE L ESPACE COLLABORATIF Votre espace collaboratif se compose de deux parties indépendantes : - La liste des dossiers - Les boîtes de dépôt 3.1. Liste des dossiers C est ici que vous pouvez créer, visualiser, modifier ou supprimer vos dossiers. Les références de type AAXXXX (année sur 2 chiffres + réf sur 4 chiffres) ne vous sont plus envoyées par le siège de Bordeaux, ces références sont créées automatiquement quand vous créez un nouveau dossier en ligne. Présentation de la liste des dossiers Dans la suite de la documentation, nous supposons que vous êtes connecté en tant que Soltechnic33. La liste des dossiers se compose de 3 parties : - Le formulaire de recherche (sur fond gris) - Le bouton pour un ajouter un dossier - La liste des dossiers En vous connectant, vous arrivez par défaut sur cette page. Les dossiers affichés sont ceux qui concernent votre agence (ici Soltechnic33) classés par référence décroissante (du plus récents au plus ancien). 3

4 LE FORMULAIRE DE RECHERCHE Vous pouvez entrer les paramètres que vous souhaitez pour préciser vos recherches, chaque paramètre s additionne. Vous pouvez remettre à zéro en cliquant sur Vider le formulaire LE BOUTON D AJOUT DE DOSSIER En cliquant sur ce bouton, la page ci-dessous apparait Présentation de la page d ajout de dossier La page se compose d un formulaire, vous devez renseigner le maximum de paramètres : - L agence est détectée automatiquement (à partir de votre identification) - Le numéro de dossier est généré automatiquement - Les autres champs doivent être remplis par vos soins. Si vous ne les remplissez pas, le dossier sera créé mais sera vide. Vous pourrez le complété à tout moment. Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Enregistrer. Un récapitulatif de la création est affiché pour vérifier les informations saisies. En cas d erreur vous pourrez corriger en cliquant sur l icône de Modification LA LISTE DES DOSSIERS Vous pouvez Modifier ou Supprimer un dossier en cliquant sur les icônes correspondantes. 4

5 3.2 Les boîtes de dépôt Cette partie du site vous permet de transmettre des fichiers (pdf, xls, doc, jpg, etc. ) aux autres agences ou tout collaborateur possédant des identifiants. Vous ne pouvez ajouter des fichiers que dans le répertoire de votre agence, mais vous pouvez visualiser ou télécharger les fichiers de toutes les agences. En faisant un clic-droit sur le répertoire de votre agence, un menu apparaît : Présentation du menu clic-droit sur le dossier agence Vous pouvez : - Télécharger directement un fichier dans le répertoire agence (ici Soltechnic33) - Créer un sous-répertoire pour organiser vos fichiers ATTENTION : vous ne pourrez déplacer le fichier une fois téléchargé, il faudra le supprimer puis le télécharger à nouveau dans le bon emplacement. CREATION D UN SOUS-REPERTOIRE - cliquez sur Ajouter un sous-dossier, ceci apparait : Création d un sous-répertoire - Tapez le nom de répertoire que vous souhaitez et cliquez sur Ajouter Affichage après création du sous-répertoire TELECHARGEMENT D UN FICHIER - cliquez sur Ajouter un Fichier, ceci apparait : 5

6 - cliquez sur Sélectionner et choisissez le ou les fichier(s) que vous souhaitez télécharger. - Une fois les fichiers en ligne, ils apparaissent dans le répertoire comme ci-dessous : Affichage des fichiers téléchargés - En faisant un clic-droit sur un fichier, vous pouvez : - Choisir de le télécharger sur votre ordinateur - Le renommer - Le supprimer Clic-droit sur un fichier - Pour les fichiers image (jpg, png,etc ) en faisant un clic-gauche, vous pouvez les visualiser sans les télécharger sur votre ordinateur Aperçu d un fichier image par clic-gauche 6

7 4. ESPACES CLIENTS Cette rubrique vous permet de faire passer des documents à un client en lui créant un espace client personnel Les espaces clients fonctionnent comme les boîtes de dépôt des agences. Pour visualiser un espace client, il vous suffit de faire un clic-gauche sur la ligne du dossier concerné Ouverture d un espace client Le symbole cliquant sur On signifie que l espace client de ce dossier n est pas activé, vous pouvez l activer en L affichage devient le suivant : Un dossier apparaît en-dessous de l icône qui montre que l espace client est activé pour ce dossier. Ce dossier se comporte exactement comme les boîtes de dépôt des agences, vous pouvez : - Ajouter un sous-répertoire 7

8 - Ajouter des fichiers - Les supprimer, etc. ATTENTION : en désactivant un espace client en cliquant sur OFF, vous supprimer définitivement les fichiers placés dans la boîte de dépôt de ce dossier. 8