MODES OPÉRATOIRES NORMALISÉS. Décembre 2014

MODES OPÉRATOIRES NORMALISÉS Décembre 2014 Présentés et adoptés au Conseil d administration du CHUS du 1 décembre 2014

TABLES DES MATIÈRES MON Titre Version 1 Développement, approbation et modification des modes opératoires normalisés 06.1 2 Organisation d un site pour la recherche clinique retiré 3 Équipe de recherche : rôles, responsabilités et délégations des tâches retiré 4 Équipe de recherche : compétences, connaissances et formation retiré 5 Préparation d une recherche clinique retiré 6 Évaluation de la faisabilité d une recherche clinique retiré 7 Demande ou modification de demande d essai clinique au Canada DEC ou MDEC 06 8 Protocole : soumission au CER, modification ou déviation ou protocole retiré 9 Processus de consentement et FC du sujet retiré 10 Droits et protection du sujet dans une recherche retiré 11 Conflits d intérêt 06 12 Recrutement des sujets retiré 13 Suivi des sujets retiré 14 Inconduite scientifique et violation du protocole 06 15 Comité d éthique de la recherche en santé chez l humain du CHUS (CÉR du CHUS) : communication durant l essai 16 Gestion des données d un formulaire d exposé de cas (FEC), sécurité, confidentialité retiré 17 Gestion des réactions indésirables et incidents thérapeutiques 06 18 Gestion du produit de recherche de l essai clinique retiré 19 Gestion des échantillons biologiques 06 20 Préparation pour une visite de surveillance 06 21 Préparation pour une visite d audit ou d inspection 06 22 Fermeture de recherche clinique 06 23 Gestion des équipements 06 24 Frais et contrat financier 06 25 Acronymes et terminologie retiré retiré

26 Types de recherche clinique 01 27 Équipe de recherche: Rôles, responsabilités, délégation des tâches, compétence et formation 01 28 Préparation, évaluation de la faisabilité et mise en place d une recherche clinique 01 29 Procédures pour le dépôt d un projet, les demandes de modification et les communications avec le comité d éthique de la recherche (CÉR) 30 Biobanques et Banques de données 01 31 Recrutement, consentement, formulaire de consentement et suivi des participants 01 32 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques 01 33 Gestion du médicament de recherche à l étude 01 34 Gestion de l instrument médical à l étude 01 35 Gestion des systèmes informatiques et des données électroniques 01 36 Dossier médical informatisé ARIANE 01 Recueil des définitions et acronymes Recueil des Lois et règlements Table de conversion 01.1

MON01FR06.1 TITRE CODIFICATION MON 01 VERSION 06.1 NOMBRE TOTAL DE PAGES 24 DÉVELOPPEMENT, APPROBATION ET MODIFICATION DES MODES OPÉRATOIRES NORMALISÉS (MON) HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 Identification des responsables 17/déc/2009 Référer page 1 de chacun des MON 21/nov/2011 02 13 Changement coordonnatrice clinique 29/fév/2012 26/fév/2013 03 3 Précision à l effet que le masculin est employé pour alléger le texte 03/jun/2013 6 Format de date utilisé = jj/mmm/aaaa 13 Changement directeur scientifique 30/oct/2013 05 8 Mise à jour sur le formulaire de formation 15/jul/2014 12/sep/2014 06 toutes Réécriture du MON (les grandes lignes sont inscrites dans le tableau) 1 Modification des tableaux Suppression de la section «Politique», ajout de la 4 section «Portée» Ajout de la responsabilité du chercheur principal, 4-5 du comité de la recherche et du conseil d administration du CHUS 5 Ajout de la section «Définitions». Le logigramme a été supprimé. Modification des sous-sections de la section «Procédures» 6 Ajout des modifications mineures des MON 8 Modification du processus de révision des MON Modification des obligations de signature des 9 MON. Prolongation du délai avant l entrée en vigueur. Clarification du processus de formation Précision sur le processus d archivage et la 10 disponibilité des MON Page 1 sur 24

MON01FR06.1 16 Mise à jour du formulaire de formation 18-21 Ajout d un formulaire d auto-formation 23 20/fév/2015 06.1 23-24 Mise à jour du formulaire de délégation des tâches Annexe 5 : Ajout d une case pour la signature des délégations de tâches APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 2 sur 24

MON01FR06.1 Table des matières 1. Objectif... 4 2. Portée... 4 3. Responsabilités... 4 4. Définitions... 5 5. Procédure... 5 5.1. Directives générales... 5 5.2. Numérotation des MON du CHUS... 6 5.3. Contenu d un MON... 6 5.4. Création et modification des MON au CHUS... 8 5.5. Révision, approbation et implantation des MON... 8 5.5.a. Attestation de lecture ou de formation... 9 5.6. Gestion et archivage des MON... 9 6. Références... 10 7. Annexes... 11 7.1. Annexe 1 : Demande de création de nouvelle(s) procédure(s)... 11 7.2. Annexe 2 : Demande de modification de procédure... 13 7.3. Annexe 3 : Documentation de la formation (MON)... 15 7.4. Annexe 4 : Formulaire d auto-formation des MON... 17 7.5. Annexe 5 : Formulaire de délégation des tâches ou attribution des responsabilités concernant les MON... 22 Page 3 sur 24

MON01FR06.1 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les procédures de développement, d approbation, d implantation, de gestion et de modification des modes opératoires normalisés et énonce les politiques d opération au Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CHUS) et au Centre de Recherche du CHUS (CRCHUS). 2. Portée Ce MON s adresse à tout le personnel de l établissement travaillant en recherche clinique et il doit être observé par tous ceux qui travaillent à la réalisation de recherches cliniques avec sujets humains. 3. Responsabilités Le directeur du centre de recherche ou son délégué est responsable : a) d approuver ou de mettre à jour les MON qui seront utilisés au CHUS selon le processus interne de validation décrit dans ce MON; b) d informer les membres du comité d éthique de la recherche (CÉR) de l existence des MON en application au CHUS; c) d implanter et de gérer les MON au CHUS; d) de nommer un responsable des MON au CHUS; e) de compléter et de maintenir à jour le formulaire Délégation des tâches ou d attribution des responsabilités présenté à l annexe 1, s il y a délégation de tâches ou de responsabilités. Sous la supervision du directeur du centre de recherche ou de son délégué, le responsable des MON de site est responsable : a) lors de l implantation de chaque nouveau MON ou d une modification à un MON, de voir à leur diffusion et à la formation des membres du personnel de recherche clinique du CHUS quant aux procédures et de s assurer de leur adhésion; b) de l archivage papier et électronique de chacune des versions actuelles et antérieures des MON approuvés; c) de planifier la révision de chaque MON au moins une fois tous les deux ans ou plus tôt si nécessaire, afin que les MON reflètent tout changement apporté à la réglementation, aux lignes directrices et aux politiques du CHUS Page 4 sur 24

MON01FR06.1 Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable : a) d assurer la conformité aux MON du CHUS par son équipe de recherche durant l étude clinique qu il supervise; b) de s assurer que les MON du CHUS sont lus par toute l équipe de recherche, de conserver les attestations de lecture ainsi que les attestations de formation, si applicable. Le Comité de la recherche du CHUS est responsable : a) de procéder à la révision et à la validation du MON présenté par le directeur du centre de recherche ou le responsable des MON avant l approbation par le Conseil d administration du CHUS; b) d émettre des recommandations quant à la portée et le contenu du MON. Le Conseil d administration (CA) du CHUS est responsable d approuver les MON avant leur mise en application au CHUS selon le processus d approbation décrit dans ce MON. 4. Définitions Mode opératoire normalisé (MON) : Ligne de conduite détaillée et écrite qui vise à assurer la réalisation uniforme d une tâche particulière dans le processus de la recherche. 5. Procédure 5.1. Directives générales Un MON est créé en format électronique selon un modèle standard et doit respecter les consignes édictées par le CHUS et décrites dans ce MON. Ce format est également utilisé pour la mise à jour du MON du CHUS. La version approuvée et signée est la seule version officielle. À cet effet, un MON dont la section Approbation du MON n a pas été signée par le directeur du centre de recherche ou le responsable des MON est non valide. Les originaux signés des MON ainsi que leurs annexes sont la propriété du CHUS. Dans le but de faciliter la lecture du texte, le genre masculin est utilisé dans tous les MON. Le format utilisé pour la date est jj-mmm-aaaa soit, 2 chiffres pour le jour, les 3 premières lettres pour le mois et 4 chiffres pour l année. Application : Pour le mois de juin, les lettres utilisées sont JUN et pour le mois de juillet c est JUL afin de faire la distinction avec les deux mois. Page 5 sur 24

MON01FR06.1 Les pages, incluant les annexes si applicables, sont numérotées au milieu de chacun des bas de pages de la façon suivante, Page X sur Y. Le style d écriture est actif et utilise le présent de l indicatif autant que possible. Les titres et les fonctions sont employés plutôt que les noms. Le logo du CHUS et du CRCHUS doivent apparaître dans le coin supérieur gauche et au centre de chacune des pages. 5.2. Numérotation des MON du CHUS Dans le haut à droite de chaque page des MON il doit y avoir l identification du MON. Cette identification inclus : a) inscription MON, pour mode opératoire normalisé, suivi du numéro de codification du MON correspondant, le premier débutant par 01; b) lettres FR pour la version française ou EN pour la version anglaise, si applicable; c) numéro de la version validée débutant avec 01. Exemple : MON01FR02 pour une seconde version validée. Lorsqu une mise à jour mineure du MON est nécessaire, en raison de fautes de frappe ou de modifications administratives telles qu un changement apporté au titre d un document auquel le MON fait référence, une numérotation secondaire pour la version est employée et précédée par un point (.). Ex. : MON01FR02.1 Application : Ce type de modification requiert uniquement l approbation du directeur du centre de recherche ainsi que celle du responsable des MON au CHUS sans être soumis au processus d approbation complet. Ces modifications seront approuvées par les instances requises ultérieurement (par exemple, lors de la révision bisannuelle). La section sur la révision, l approbation et l implantation donne plus de détails. 5.3. Contenu d un MON Tous les MON du CHUS doivent être rédigés selon un format standardisé. La page couverture de chaque MON doit comprendre : a) Titre : doit être complet, sans abréviation, et décrire clairement le MON; Page 6 sur 24

MON01FR06.1 b) Codification : indique le numéro de document contrôlé du MON et contient les lettres MON, pour mode opératoire normalisé, suivies du numéro du MON correspondant, précédé du zéro pour les neuf premiers MON; c) Version : Indique le numéro de version du MON; d) Nombre total de pages : indique le nombre total de pages incluant la page couverture et les annexes; e) Historique des versions : est complétée dès la première validation et inclut les points suivants : i) la date de modification de la version, jour (jj), mois (mmm) et année (aaaa); ii) la numérotation de la version validée, exemple 01; iii) la page du MON qui a été modifiée; iv) la description des points modifiés pour la version mentionnée; v) la date d entrée en vigueur de la version du MON. f) Approbation du MON : comprend le nom et le titre des personnes qui participent au processus de validation visant l implantation du MON dans le CHUS. Le nom des personnes en lettres moulées, la signature et la date de signature doivent y figurer. Toutes les signatures ne sont pas obligatoires pour l approbation et l entrée en vigueur du MON. La signature du directeur du centre de recherche ou du responsable des MON est obligatoire avant l entrée en vigueur. Les autres pages des MON comprennent les sections suivantes : a) Objectif : Décrit de façon succincte le ou les objectifs visés par le MON au sein du CHUS. b) Portée : Indique les personnes, les départements ou les secteurs d activités concernés par le MON. c) Responsabilités : Indique les personnes responsables au CHUS de l exécution ou de la supervision des tâches identifiées dans le MON. d) Définitions : Donne, pour la compréhension et l application du MON, les définitions de termes pertinents utilisés dans le MON. e) Procédures : Décrit les instructions sur les opérations courantes qui sont conduites dans le cadre du MON. Les procédures exposent les étapes, définissent une suite ordonnée d activités. Le premier point inscrit dans les procédures concerne les directives générales en lien avec les procédures de ce MON. Les autres points concernent les différentes étapes des procédures. Pour chaque étape, des applications peuvent être données pour aider le lecteur dans la mise en pratique de l étape décrite. Les procédures doivent respecter les exigences réglementaires ainsi que les politiques et les cadres normatifs en vigueur au CHUS. Page 7 sur 24

MON01FR06.1 f) Références : Indique les références réglementaires et les textes législatifs, ainsi que les politiques et les cadres normatifs du CHUS utilisés lors de la préparation du MON. g) Annexes : Documents mis à des fins de consultation ou de référence. Les annexes ne suivent pas de format précis. Elles sont adaptées aux besoins spécifiques de chaque MON. 5.4. Création et modification des MON au CHUS Toute demande de création d un nouveau MON ou demande de modification à un MON existant, doit être faite par écrit au directeur du centre de recherche, à son délégué ou au responsable des MON en justifiant l objet de la demande. L annexe 1 «Demande de création de nouvelle(s) procédure(s)» et/ou l annexe 2 «Demande de modification de procédure» doivent être utilisées pour compléter cette tâche. Chaque MON ainsi que ses annexes et ses références doivent être soumis au directeur du centre de recherche ou à son délégué, pour revue et approbation avant leur soumission aux instances du CHUS. 5.5. Révision, approbation et implantation des MON La révision et l approbation des MON a lieu minimalement à tous les deux ans selon la date d entrée en vigueur. Tous les MON doivent être revus selon cette règle et chaque MON peuvent être révisé indépendamment des autres. C est le responsable des MON qui enclenche le processus en avisant le directeur du centre de recherche ou son délégué qu une révision est requise. Lorsqu un MON est modifié, les changements apportés au MON sont documentés dans la section Historique des versions. Si aucun changement n est nécessaire, cette révision est documentée à la section Historique des versions de chaque MON. Les MON non-modifiés conserveront leur numéro de version. Si aucun MON ne requiert de modification, il y aura documentation qu aucun changement n a été fait dans chacune des sections Historique des versions des MON. Application : Lors de la révision des MON, ceux-ci changent de numéro de version uniquement s il y a eu des modifications dans le MON. Si des MON avaient eu des modifications mineures (tel que des corrections de fautes de frappe), ceux-ci obtiendront également un nouveau numéro de version lors de la soumission pour approbation. Si un MON subit des modifications majeures, celui-ci pourra avoir un nouveau numéro de codification et son numéro de version recommencera. L ancien numéro de codification restera inutilisé. Seule la première page du MON sera conservée pour indiquer l historique des modifications. Application : Une modification majeure peut être la fusion ou la scission de MON afin de faciliter la compréhension de ceux-ci. Page 8 sur 24

MON01FR06.1 Tout nouveau MON ainsi que toutes modifications de ceux-ci doivent être présentés au directeur du centre de recherche avant d être déposé pour être entériné par : 1) le comité de la recherche du CHUS 2) le CA du CHUS. L approbation finale donnée par le CA du CHUS est confirmée par la signature datée du directeur du centre de recherche ou du responsable des MON du CHUS dans la section Approbation du MON, attestant ainsi que le MON a reçu toutes les approbations requises. Tout nouveau MON ou mise à jour à un MON existant sera diffusé par le responsable des MON auprès du personnel de la recherche clinique au moins un mois avant la date d entrée en vigueur dans le but d en permettre la lecture ainsi que la formation. 5.5.a. Attestation de lecture ou de formation Pour répondre aux exigences réglementaires en matière de conformité clinique, les MON doivent être respectés par tout le personnel impliqué en recherche clinique. La lecture ou une formation sur les MON est donc obligatoire. La lecture ou la formation doit en être faite et documentée pour tout le personnel en recherche clinique avant l entrée en vigueur du nouveau MON ou de la nouvelle version. La lecture des MON doit être documentée et l attestation conservée par l équipe de recherche pour être présentée sur demande. Un modèle d attestation d auto-formation sur les MON est présenté en annexe. La formation sur les MON doit être documentée avec la date de la formation, le sujet couvert (incluant la date de version et numéro de version) et les personnes présentes. Un modèle de formulaire de formation pour documenter la formation sur les MON est présenté en annexe de ce MON. Tout autre formulaire de formation utilisé au CHUS pour documenter les formations peut être utilisé pour documenter la formation sur les MON. Toutes les personnes présentes à la formation doivent signer le formulaire, qui est conservé par le responsable des MON à la direction du Centre de recherche. Une attestation de formation est envoyée au personnel présent suite à la formation. Cette attestation doit être conservée au sein de l équipe de recherche, pour être présentée sur demande. 5.6. Gestion et archivage des MON Le responsable des MON, ou une personne déléguée, assure l archivage de la version originale de toutes les procédures (nouvelles ou révisées) de tous les MON utilisés au CHUS. Ces versions sont conservées à la direction du Centre de recherche et classées de sorte qu elles puissent être facilement consultées. Page 9 sur 24

MON01FR06.1 Le responsable des MON, ou une personne déléguée, assure également l archivage de toute la correspondance et autres documents concernant les demandes de changement, de modification ainsi que les recommandations et approbations émises par le comité de la recherche du CHUS et le CA du CHUS et ce, pour chacun des MON. Le responsable des MON s assure que la version officielle de chaque MON (dernière version approuvée) est disponible sur le site WEB du CRCHUS, en format de lecture seulement, à l adresse suivante : http://www.crc.chus.qc.ca/services-outils/politiques-et-reglements/ D autres exemplaires des MON sont mis à la disposition du personnel de recherche clinique (ex. cartables). Il y a un exemplaire disponible au poste du personnel clinique à Fleurimont, aile 8, ainsi que dans le local d entreposage des documents de recherche à l Hôtel-Dieu, pavillon Émile-Noël. La copie originale signée est conservée dans le bureau du responsable des MON. Si une photocopie ou une impression d un MON est requise pour une utilisation interne, le personnel de recherche doit s assurer d utiliser la dernière version approuvée du MON. 6. Références Aucune référence pour ce MON. Page 10 sur 24

MON01FR06.1 7. Annexes 7.1. Annexe 1 : Demande de création de nouvelle(s) procédure(s) Page 11 sur 24

Demande de création de nouvelle(s) procédure(s) Demandé par : Titre/Service : Codification du MON : MON Titre du MON : Date de soumission pour approbation : jj/mmm/aaaa Description et justification de la demande : Signature Date Espace réservé à la Direction de la recherche Commentaires : Signature/Date Page 12 sur 24

MON01FR06.1 7.2. Annexe 2 : Demande de modification de procédure Page 13 sur 24

DEMANDE DE MODIFICATION DE PROCÉDURE Demandé par : Titre/Service : Codification du MON : MON Titre du MON : Date de soumission pour approbation : jj/mmm/aaaa Description et justification de la demande : Signature Date Espace réservé à la Direction de la recherche Commentaires : Signature/Date Page 14 sur 24

MON01FR06.1 7.3. Annexe 3 : Documentation de la formation (MON) Page 15 sur 24

DOCUMENTATION DE LA FORMATION (MON) Date : Durée : Sujet : Date d approbation des MON : Formateur : (lettres moulées) Signature du formateur : Responsable des MON du CHUS : Signature du responsable des MON du CHUS Nom de l employé (en lettres moulées) Numéro d employé Signature Ce formulaire doit être conservé par le responsable des MON Page _ de Page 16 sur 24

MON01FR06.1 7.4. Annexe 4 : Formulaire d auto-formation des MON Page 17 sur 24

Formulaire de certification de l auto-formation pour les MON Nom : Titre ou rôle en recherche clinique : Instructions: Ceci est un document qui doit être utilisé par le personnel de recherche afin de documenter leur auto-formation sur les MON (Mode Opératoires Normalisés) Le format des dates à utiliser est JJ-MMM-AAAA Inscrire la date de votre auto-formation puis signer et dater à côté de chaque MON pour lequel vous avez complété l auto-formation MON MON01 : DÉVELOPPEMENT, APPROBATION ET MODIFICATION DES MODES OPÉRATOIRES NORMALISÉS (MON) Version : Date d approbation : MON07 : DEMANDE OU MODICATION DE DEMANDE D ESSAI CLINIQUE AU CANADA DEC OU MDEC Version : Date d approbation : Date de l auto-formation (JJ-MMM-AAAA) Signature et date de signature (JJ-MMM-AAAA) MON11 : CONFLITS D INTÉRÊT Version : Date d approbation : MON14 : INCONDUITE SCIENTIFIQUE ET VIOLATION DU PROTOCOLE Version : Date d approbation : MON17 : GESTION DES RÉACTIONS INDÉSIRABLES ET INCIDENTS THÉRAPEUTIQUES Version : Date d approbation : Page 18 sur 24

Nom : Rôle : MON MON19 : GESTION DES ÉCHANTILLONS BIOLOGIQUES Version : Date d approbation : MON20 : PRÉPARATION POUR UNE VISITE DE SURVEILLANCE Version : Date d approbation : MON21 : PRÉPARATION POUR UNE VISITE D AUDIT OU D INSPECTION Version : Date d approbation : Date de l auto-formation (JJ-MMM-AAAA) Signature et date de signature (JJ-MMM-AAAA) MON22 : FERMETURE DE RECHERCHE CLINIQUE Version : Date d approbation : MON23 : GESTION DES ÉQUIPEMENTS Version : Date d approbation : MON24 : FRAIS ET CONTRAT FINANCIER Version : Date d approbation : MON26 : TYPES DE RECHERCHE CLINIQUE Version : Date d approbation : MON27 : ÉQUIPE DE RECHERCHE : RÔLES, RESPONSABILITÉS, DÉLÉGATION DES TÂCHES, COMPÉTENCE ET FORMATION Version : Date d approbation : Page 19 sur 24

Nom : Rôle : MON Date de l auto-formation (JJ-MMM-AAAA) Signature et date de signature (JJ-MMM-AAAA) MON28 : PRÉPARATION, ÉVALUATION DE LA FAISABILITÉ ET MISE EN PLACE D UNE RECHERCHE CLINIQUE Version : Date d approbation : MON29 : PROCÉDURES POUR LE DÉPÔT D UN PROJET, LES DEMANDES DE MODIFICATION ET LES COMMUNICATIONS AVEC LE COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE (CÉR) Version : Date d approbation : MON30 : BIOBANQUES ET BANQUES DE DONNÉES Version : Date d approbation : MON31 : RECRUTEMENT, CONSENTEMENT, FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ET SUIVI DES PARTICIPANTS Version : Date d approbation : MON32 : GESTION DE LA DOCUMENTATION ESSENTIELLE LIÉE AUX ÉTUDES Version : Date d approbation : MON33 : GESTION DU MÉDICAMENT DE RECHERCHE À L ÉTUDE Version : Date d approbation : MON 34 : GESTION DE L INSTRUMENT MÉDICAL À L ÉTUDE Version : Date d approbation : Page 20 sur 24

Nom : Rôle : MON MON35 : GESTION DES SYSTÈMES INFORMATIQUES ET DES DONNÉES ÉLECTRONIQUES Version : Date d approbation : Date de l auto-formation (JJ-MMM-AAAA) Signature et date de signature (JJ-MMM-AAAA) MON36 : DOSSIER MÉDICAL INFORMATISÉ ARIANE Version : Date d approbation : Page 21 sur 24

MON01FR06.1 7.5. Annexe 5 : Formulaire de délégation des tâches ou attribution des responsabilités concernant les MON Page 22 sur 24

FORMULAIRE DE DÉLÉGATION DES TÂCHES OU ATTRIBUTION DES RESPONSABILITÉS CONCERNANT LES MON Type de tâches : A) Signature pour l approbation des MON B) Revue de MON pour approbation C) Approbation de l ajout ou de la révision de MON D) Information au CÉR du CHUS des MON en application E) Implantation et gestion des MON F) Formation du personnel de recherche clinique G) Conservation des versions des MON H) Conservation de la correspondance et des approbations du comité de la recherche du CHUS et le CA de l établissement I) Autre J) Autre Titre Directeur scientifique du CHUS Nom (lettres moulées) Signature Tâches déléguées Signature du directeur du centre de recherche Date début Date fin William D. Fraser A, B, C 23 fev 2015 Adjointe Scientifique Stéphanie McMahon A, B, C, E, 23 fev 2015 Coordonnatrice à la recherche clinique, responsable des MON du CHUS Responsable du bureau de dépôt de projet du CHUS Assistante administrative à la direction du CRCHUS Maryse Berthiaume A, B, D, E, F Hélène Ladouceur G 23 fev 2015 Andrée Grenier H 23 fev 2015 Page de Page 23 sur 24

Coordonnatrice à la recherche clinique, responsable des MON du CHUS (par itérim) Chantal Guindi A, B, D, E, F 23 fev 2015 Agent de liaison Steve Girard D, E, F, 23 fev 2015 Page de Page 24 sur 24

MON02FR05 TITRE CODIFICATION MON 02 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 ORGANISATION D UN SITE POUR LA RECHERCHE CLINIQUE HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 Nouveau formulaire attribution des espaces 17/déc/2009 Correction de coquilles 21/nov/2011 02 13 Mise à jour du formulaire de demande d espace 29/fév/2012 26/fév/2013 03 04 14/jan/2014 2/nov/2014 Nécessité d obtenir l approbation du Comité d évaluation scientifique 05 13 Clarification de l obligation de signer et dater par le chercheur principal les documents reçus par les promoteurs en cours d étude. 20 Correction du titre de la section MON retiré (l information se trouve dans le MON28FR01) 03/jun/2013 15/jul/2014 APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

MON03FR05 TITRE CODIFICATION MON 03 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 2 ÉQUIPE DE RECHERCHE : RÔLE, RESPONSABILITÉS ET DÉLÉGATIONS DES TÂCHES HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 Correction de coquilles 17/déc/2009 8 Transférer le point 3.3.5 au MON 18 26/fév/2013 03 5-7 09/aoû/2013 04 5-6 30/oct/2013 05 3 02/nov/2014 5 9 6 7 Définition de «recherche clinique» et «essai clinique» Clarification des rôles et responsabilités du chercheur principal et du co-chercheur Préciser qu il est question du doyen de la FMSS de l UdeS Reconnaissance de la compétence des employés et médecins du CHUS Précision sur les personnes qui peuvent se voir confier la responsabilité de chercheur principal Mettre en gras Recherche clinique et Essai clinique Identifier de qui relève le choix d avoir un cochercheur Spécifier l obligation de prendre connaissance et de signer les documents envoyés par le promoteur. Définition de qui doit signer le formulaire de délégation pour les pharmaciens et le personnel 9 administrant les médicaments dans les départements 11-16 Ajout des nouveaux formulaires de délégation MON retiré (l information se trouve dans le MON27FR01) 03/jun/2013 12/nov/2013 15/jul/2014 Page 1 sur 2

MON03FR05 APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 2 sur 2

MON04FR05 TITRE CODIFICATION MON 04 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 ÉQUIPE DE RECHERCHE : COMPÉTENCES, CONNAISSANCES ET FORMATION HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 3 Certification du chercheur principal 17/déc/2009 21/nov/2011 02 4 Le curriculum vitae doit être mis à jour au moins à tous les 2 ans 29/fév/2012 4 Clarification sur ceux qui doivent avoir une certification en éthique 5 Spécification sur la mise à jour du document de formation pour le personnel de recherche 30/oct/2013 05 5 02/nov/2014 Définition des formations obligatoires pour les équipes de recherche 7-9 Mise à jour des formulaires de formation MON retiré (l information se trouve dans le MON27FR01) 15/jul/2014 APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

MON05FR05 TITRE CODIFICATION MON 05 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 PRÉPARATION D UNE RECHERCHE CLINIQUE HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 Correction de coquilles 17/déc/2009 26/fév/2013 03 Changement de titre 03/jun/2013 03 Modification du processus de révision et de signature de l accord de confidentialité 30/oct/2013 05 4-5 Clarification sur les personnes devant être présentes lors des visites de préparation 15/jul/2014 02/nov/2014 MON retiré (l information se trouve dans le MON28FR01) APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

MON06FR05 TITRE CODIFICATION MON 06 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 ÉVALUATION DE LA FAISABILITÉ D UNE RECHERCHE CLINIQUE HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 Réaménagement de texte 17/déc/2009 7 Le CRC-RC2 n est plus attribué au guide du chercheur 21/nov/2011 02 6 Mise à jour de l adresse internet 29/fév/2012 7 Mise en page du tableau 26/fév/2013 03 Changement de titre 03/jun/2013 30/oct/2013 05 Aucune modification 15/jul/2014 02/nov/2014 MON retiré (l information se trouve dans le MON28FR01) APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

MON07FR06 TITRE DEMANDE OU MODIFICATION DE DEMANDE D ESSAI CLINIQUE AU CANADA - DEC OU MDEC CODIFICATION MON 07 VERSION 6 NOMBRE TOTAL DE PAGES 14 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 Ajout de l adresse du site internet de Santé Canada 17/déc/2009 30/oct/2013 05 Aucune modification 15/jul/2014 15/sep/2014 06 Réécriture du MON selon la nouvelle structure 6 Ajout du lien internet vers les lignes directrices de Santé Canada 6-7 Ajout des principaux documents nécessaires à la préparation d une DEC 9 Mise à jour de la procédure de dépôt d une DEC 9-10 Introduction du processus d examen des DEC par Santé Canada 11-13 Ajout des notifications à Santé Canada Les sections CÉR et Chercheurs qualifiés ont été supprimées. L information est maintenant intégrée dans les autres sections. APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 14

MON07FR06 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 6 5.1. Directives générales... 6 5.2. Préparation d une demande d essai clinique (DEC)... 6 5.3. Dépôt d une DEC... 8 5.4. Examen préliminaire et examen de Santé Canada... 9 5.5. Mise en œuvre de l essai... 10 5.6. Modification à la demande d essai clinique (MDEC)... 10 5.7. Avis au sujet des DEC et des MDEC... 11 5.8. Documentation essentielle se rapportant à une DEC ou MDEC... 12 6. Références... 13 Page 2 sur 14

MON07FR06 1. Objectif Avant d entreprendre un essai clinique impliquant un produit de recherche au Canada ou une nouvelle indication thérapeutique, une demande d essai clinique (DEC) doit être présentée à Santé Canada pour l obtention d une lettre de non-objection (LNO) permettant l essai au Canada. Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les exigences de Santé Canada pour la préparation et le dépôt d une demande d essai clinique (DEC), d une demande de modification (MDEC) ou d une notification. Ce MON est conforme aux directives énoncées dans le document publié par Santé Canada et intitulé : Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques. 2. Portée Ce MON s applique aux essais cliniques avec produit de recherche ou pour une nouvelle indication thérapeutique, qui sont initiés par un chercheur du CHUS agissant également comme promoteur. Ce dernier est donc soumis aux mêmes obligations qu un promoteur. Il assume les responsabilités associées à la mise en œuvre, à la gestion et au financement d un essai clinique. De plus, lorsqu un essai clinique est financé par l industrie, le chercheur principal doit transmettre toutes les informations et les documents pertinents au promoteur et ce, dans les délais prescrits, afin de lui permettre de remplir ses obligations envers Santé Canada. 3. Responsabilités Le promoteur est responsable de : a) s assurer que les démarches auprès de Santé Canada soient entreprises avant le dépôt du protocole de recherche au CÉR pour approbation; b) s assurer que les approbations de Santé Canada (Lettre de non-objection (LNO)) et du CÉR (Lettre d approbation finale) portent sur la même version du protocole de recherche et qu elles soient obtenues; c) s assurer de transmettre les documents pertinents aux instances réglementaires concernées et au CÉR. Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) transmettre au promoteur toute information pertinente pouvant avoir une incidence sur une DEC ou une MDEC; b) s assurer que la lettre de non-objection (LNO) de Santé Canada soit acheminée au CÉR et ce, avant le début du recrutement. Page 3 sur 14

MON07FR06 Le promoteur ou le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. 4. Définitions Avis de conformité (AC) : Avis attestant de la conformité du médicament à la Loi sur les aliments et drogues et à son règlement d'application, et conférant au fabricant la capacité de commercialiser le médicament. Cet avis est délivré une fois que Santé Canada en est venu à la conclusion que les avantages du médicament l'emportent sur les risques qu'il comporte. Brochure de l investigateur : Document dans lequel figurent les données précliniques et cliniques d un médicament. Clarifax : Demande d éclaircissement envoyée pendant l examen préliminaire et la période d examen d une demande par Santé Canada. Demande d essai clinique (DEC) : une demande d'essai clinique est une demande faite auprès de Santé Canada. Elle est considérée autorisée lorsqu elle n a pas reçu d'objection de Santé Canada dans les 30 jours suivant le dépôt. Santé Canada émet généralement une lettre de non-objection dans les cas où aucune objection n'a été soulevée. Études de biodisponibilité comparatives : Il s agit d études comparant la pharmacocinétique de deux formulations médicamenteuses chez des volontaires adultes en santé. Identification numérique du médicament, de la drogue (DIN) : Numéro à huit chiffres attribué à chaque médicament approuvé en vertu de la Loi sur les aliments et drogues et de son règlement d'application. Lettre de non objection (LNO) : Document délivré par Santé Canada, pendant la période d évaluation, si aucune faiblesse clinique ou manque de qualité n est repéré et si la demande d essai clinique ou la modification à la demande d essai clinique est jugée acceptable. Modification à une DEC (MDEC) : Demande dans laquelle le promoteur fournit des renseignements en appui de changements relatifs à une demande préalablement approuvée. Les modifications de DEC peuvent porter sur des changements aux fournitures médicamenteuses d essais cliniques (par ex. le procédé de fabrication du médicament a changé), ou sur des changements à un protocole approuvé (p. ex. un régime de posologie révisé), ou les deux. Les MDEC doivent être approuvées par Santé Canada avant la mise en œuvre des changements. Page 4 sur 14

Page 5 sur 14 MON07FR06 Monographie du produit : Document scientifique factuel sur le médicament, exempt de publicité, décrivant les propriétés, les prétentions, les indications thérapeutiques et les conditions d'usage du médicament, contenant aussi tout autre renseignement pouvant être nécessaire à l'utilisation optimale, sûre et efficace du médicament. Nouvelle indication thérapeutique : Traitement d un problème de santé non-couvert par l indication courante ou par une nouvelle posologie. Phase I : Il s agit des premières études sur l innocuité (tolérance/sécurité) d un produit nouveau, y compris la première administration du produit à des êtres humains qui sont des participants volontaires en bonne santé. Ces études peuvent être menées sur des patients lorsqu il n est pas approprié au plan éthique de les mener sur des volontaires en bonne santé. Les essais cliniques de phase I sont conçus principalement pour déterminer l action pharmacologique d un produit ainsi que les effets secondaires associés à des doses croissantes. Les études pharmacocinétiques et les études sur les interactions médicamenteuses sont généralement considérées comme des essais de phase I, indépendamment du moment où elles ont lieu au cours du développement du produit, étant donné qu elles sont habituellement menées sur des participants volontaires en bonne santé. Font également partie des essais de phase I, les essais dans lesquels des produits nouveaux sont utilisées comme outils de recherche pour l exploration d un phénomène biologique ou l étude de l évolution d une maladie. Phase II : Il s agit d essais cliniques menés en vue de l évaluation de l efficacité d un produit chez des patients ayant un état de santé à traiter, à diagnostiquer ou à prévenir, et en vue de la détermination des effets secondaires et des risques associés au produit. Les recherches portant sur une nouvelle indication prévue pour un produit déjà mis en vente sont généralement considérées comme des essais de phase II. Phase III : Il s agit d essais contrôlés ou non contrôlés menés après l établissement des preuves préliminaires sur l efficacité du produit. Ces essais ont pour objet la collecte des données additionnelles sur l efficacité et l innocuité qui sont nécessaires pour une évaluation plus poussée des risques et des avantages du produit. Pendant cette phase, des essais cliniques sont aussi menés avec des groupes particuliers de patients (par exemple, des patients souffrant d insuffisance rénale) ou dans des conditions spéciales dictées par la nature du produit et de la maladie. Phase IV : Il s agit d études menées après l approbation de la vente du produit par l organisme réglementaire et portant sur l indication approuvée. Ces études sont souvent importantes pour optimiser l utilisation du produit. Elles peuvent être de n importe quel type, mais doivent avoir des objectifs scientifiques valables. Parmi les études les plus courantes, il y a celles qui portent sur l innocuité et celles qui visent à confirmer l usage dans l indication approuvée, telles les études de mortalité/morbidité et les études épidémiologiques.

MON07FR06 5. Procédure 5.1. Directives générales La Loi et règlement sur les aliments et drogues de Santé Canada réglemente la vente et l importation d un produit destinée à un essai clinique sur des sujets humains. Le titre 5 de la partie C du Règlement, expose les exigences concernant les demandes que doivent présenter les promoteurs souhaitant effectuer des essais cliniques avec des produits thérapeutiques chez l humain. Une DEC doit être déposée auprès de Santé Canada pour : a) tous les essais de phase I à III visant la mise au point de médicaments; b) des études comparatives de biodisponibilité; c) l essai clinique d un médicament commercialisé utilisé dans des conditions différentes de celles indiquées dans l AC ou dans la DIN (par exemple, les indications et l usage clinique, la population de patients ciblée, le régime de posologie, la voie d administration). Les informations détaillées, dont le document «Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques», et les formulaires qui doivent être utilisés lors d une demande d essai clinique, sont disponibles sur le site de Santé Canada aux adresses suivantes : Ligne directrice : http://www.hc-sc.gc.ca/dhp-mps/prodpharma/applic-demande/guideld/clini/ctdcta_ctddec-fra.php Formulaires : http://www.hc-sc.gc.ca/dhp-mps/prodpharma/applic-demande/form/index-fra.php 5.2. Préparation d une demande d essai clinique (DEC) Au besoin, le promoteur doit planifier une réunion de consultation avant le dépôt d une demande d essai clinique avec Santé Canada et y assister. Application : Les réunions sont utiles dans le cas de nouvelles substances actives ou de demandes posant des problèmes complexes. Les principaux documents nécessaires à la préparation d une DEC sont : a) le formulaire de présentation des médicaments; b) le protocole de l étude; c) le résumé du protocole (si besoin, utiliser le modèle approprié de Santé Canada); d) le formulaire de consentement éclairé; Page 6 sur 14

MON07FR06 e) l attestation du comité d éthique pour la recherche signée par le CÉR (ou formulaire équivalent) et un formulaire d engagement du chercheur signé (ils ne sont pas obligatoires pour la soumission mais ils doivent être conservés avec les documents essentiels de l étude); f) la brochure de l investigateur OU la monographie du produit ET les renseignements sur la composition chimique, la fabrication et le contrôle («Chemistry, Manufacturing, Control» ou CMC); g) les renseignements sur la composition chimique, la fabrication et le contrôle (CMC) (utiliser le modèle approprié du Sommaire global de la qualité, s il y a lieu). Application : Si le fabricant d un produit dont la forme pharmaceutique ou le dosage n est pas précisé(e) dans la monographie a déjà transmis de l information à Santé Canada sur le produit en question, il est possible de présenter, en remplacement de la brochure de l investigateur, une lettre autorisant une référence à cette information. Dans le cas du CMC, si l essai porte sur un produit commercialisé, la monographie et le numéro d identification du médicament (DIN) suffisent, SAUF si la forme pharmaceutique ou le dosage sont différents de ceux précisés dans la monographie. Dans ce cas, les renseignements sur les CMC sont requis. Pour la plupart des demandes d essais cliniques initiées par un chercheur et pour lesquelles il faut fournir des renseignements sur les CMC, il faudra utiliser un des documents suivants : a) une lettre de références qui autorise Santé Canada à accéder aux renseignements sur les CMC du produit présentés dans une DEC déjà approuvée et se trouvant dans les dossiers de Santé Canada; b) une lettre du fabricant du médicament donnant accès à la fiche maîtresse du médicament à Santé Canada; c) les renseignements comparés sur les CMC, s il s agit d un produit commercialisé au Canada. Il faudra indiquer le DIN; d) l ensemble des renseignements sur les CMC fournis par le fabricant aux fins d inclusion dans la DEC. Application : On trouve des renseignements détaillés et les formulaires/modèles à utiliser pour une DEC sur le site de Santé Canada : http://www.hc-sc.gc.ca. L outil «Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques» est un guide à l intention des promoteurs souhaitant effectuer, au Canada, des essais cliniques avec médicaments auprès de sujets humains. Page 7 sur 14

MON07FR06 5.3. Dépôt d une DEC Une DEC est généralement composée de deux modules : a) Le premier module couvre notamment les renseignements de nature administrative et clinique. Il exige de fournir plusieurs documents dont le protocole, le ou les feuillet(s) d information et formulaire(s) d information et de consentement (FIC), la brochure de l investigateur ou une copie de la monographie du produit le cas échéant. D autres documents peuvent être exigés. b) Le deuxième module résume l information relative à la chimie et à la fabrication des médicaments qui font l objet de l essai. S il est nécessaire de présenter ce module, le document émis par Santé Canada intitulé : «Ligne directrice en matière de qualité (chimie et fabrication) : demandes d essais cliniques» peut être consulté à l adresse suivante : http://www.hc-sc.gc.ca/dhp-mps/alt_formats/hpfb-dgpsa/pdf/prodpharma/qual_cta_decfra.pdf Lorsqu il s agit d un essai clinique avec placebo, une liste des ingrédients composant le placebo doit être soumise. c) Un troisième module peut être nécessaire pour soumettre des renseignements additionnels quant à la qualité (chimie et fabrication) des médicaments. Santé Canada recommande de respecter le plus fidèlement possible ces modules afin de faciliter l évaluation de la demande et le suivi lors des étapes subséquentes du processus d autorisation du médicament. Pour plus de détails, vous pouvez consulter le site de Santé Canada à l adresse suivante : http://www.hc-sc.gc.ca/dhp-mps/prodpharma/applic-demande/guide-ld/ctd/index-fra.php. Le promoteur doit compléter et soumettre à Santé Canada un formulaire d information pour chaque lieu connu où se déroulera l essai clinique. Il est à noter que la date du début d essai clinique demandée sur ce formulaire est la date à laquelle le lieu d essai clinique sera prêt à inscrire le premier participant à l essai clinique. Si un quelconque changement est apporté à ce formulaire, il faut envoyer un formulaire révisé à Santé Canada. Aucun accusé de réception ne sera envoyé par Santé Canada. Application : Pour chaque essai clinique, il doit y avoir qu un seul chercheur principal par site. Cette restriction ne s applique pas aux co-chercheurs. Les renseignements requis doivent être transmis à Santé Canada tant en format papier qu électronique. Le promoteur doit veiller à ce qu aucune activité liée à l essai ne soit engagée avant la réception de la lettre de non-objection (LNO). Page 8 sur 14

MON07FR06 5.4. Examen préliminaire et examen de Santé Canada Santé Canada examine la demande et, si des écarts sont constatés, doit en informer le promoteur dans les 30 jours qui suivent. Vous devez présenter les renseignements supplémentaires, si demandés. Lors de l examen préliminaire des demandes, les petits problèmes liés à la documentation ou les lacunes du dossier de la demande seront signalés, soit : a) par une lettre de rejet à l examen préliminaire énumérant les lacunes et les renseignements manquants dans la DEC ou la DEC modifiée (MDEC). Tous les renseignements devront être présentés de nouveau et seront traités comme des renseignements «nouveaux». Par conséquent, un nouveau numéro de contrôle sera attribué; ou b) par une demande de clarification envoyée par télécopieur, courriel ou téléphone. La réponse doit être envoyée dans les deux jours civils qui suivent. Le promoteur recevra un accusé de réception de Santé Canada indiquant que l examen préliminaire est terminé et que l examen a commencé (habituellement envoyé par télécopieur, deux à trois jours après la soumission de la demande). Si AUCUN accusé de réception n est reçu, le promoteur devrait communiquer avec Santé Canada pour vérifier si la demande a bien été reçue. La période normale d examen, à partir de la réception du dossier complet de la demande, est de 30 jours. Des demandes d éclaircissement, aussi appelé Clarifax, portant sur des points particuliers du protocole, du consentement ou de la soumission, peuvent être envoyées par l examinateur de Santé Canada via télécopieur, courriel ou téléphone. Le promoteur doit répondre à toutes les communications de Santé Canada (peu importe leur format) dans les deux (2) jours civils qui suivent, de façon à ne pas prolonger la période d examen de 30 jours. L examinateur peut demander au promoteur de retirer la DEC de façon à éviter de recevoir un avis de non-satisfaction (ANS) lorsqu il y a des problèmes que Santé Canada ne considèrent pas comme résolus de manière satisfaisante. Une ANS est envoyée si aucune réponse n est reçue dans un délai raisonnable ou si Santé Canada a relevé des problèmes importants pendant l examen, et si le demandeur ne retire pas la DEC. Application : Une deuxième période de 30 jours commence pour cette nouvelle DEC. La nouvelle demande sera reçue sans préjudice si la DEC est retirée. Si le promoteur désire apporter des modifications suffisamment importantes pendant l examen, il devrait retirer la DEC et présenter une nouvelle demande aux fins d approbation, selon la procédure décrite ci-dessus. Page 9 sur 14

MON07FR06 Tous les documents de la demande et la correspondance doivent être conservés avec les documents essentiels de l étude. 5.5. Mise en œuvre de l essai Il faut attendre la réception de la LNO confirmant la fin de l examen et l approbation du CÉR et du CRCHUS avant d entreprendre les activités liées à l essai. Il faut transmettre une copie de la LNO au CÉR. Le Formulaire d information sur le lieu d essai clinique doit être rempli pour chacun des lieux d essai au Canada et il doit être transmis par télécopieur à Santé Canada. Application : Il faut s assurer que le numéro de contrôle de Santé Canada et la date du début de l essai sont inscrits sur le formulaire et le Formulaire d information sur le lieu d essai clinique doit être soumis avant le début de l étude au lieu d essai clinique. 5.6. Modification à la demande d essai clinique (MDEC) Si le promoteur est tenu d apporter immédiatement une ou plusieurs modifications parce que l essai clinique ou l usage du médicament dans le cadre de l essai clinique met en danger la santé d un participant ou de toute autre personne, il peut le faire sans attendre l examen de Santé Canada. Toutefois, il devra fournir à Santé Canada les renseignements requis dans les 15 jours suivant la date de la modification. Le promoteur doit soumettre une MDEC pour signaler : a) une modification apportée au protocole qui : i) a une incidence sur les critères de sélection, le suivi ou le retrait d un participant à l essai clinique; ii) a une incidence sur l évaluation de l efficacité clinique du médicament; iii) modifie le risque pour la santé d un participant à l essai clinique; iv) a une incidence sur l évaluation de l innocuité du médicament; v) prolonge la durée de l essai clinique. b) une modification des renseignements sur la chimie et la fabrication du médicament qui a une incidence sur l innocuité ou la qualité de celui-ci; c) un changement quant au promoteur responsable de l essai. Les MDEC font l objet d un examen de 30 jours et doivent être approuvées par Santé Canada avant que les changements puissent être appliqués. Page 10 sur 14

MON07FR06 5.7. Avis au sujet des DEC et des MDEC Le promoteur doit informer Santé Canada de la mise en œuvre des modifications suivantes au protocole, dans un délai de 15 jours civils : a) modifications au protocole qui ne compromettent pas la sécurité des participants à l étude clinique et qui ne sont pas considérées comme des modifications nécessitant une MDEC (consulter la section sur les MDEC); b) information sur la fermeture d un lieu d essai ou la fin d un essai clinique; c) interruption prématurée d un essai, à l un ou à l ensemble des lieux d essai, pour quelque raison que ce soit, tel que précisé dans le protocole (sécurité, efficacité, problèmes administratifs, problèmes de recrutement, choix du promoteur, etc.). Les renseignements à transmettre par notification pour les essais non interrompus sont les changements dans la qualité des données (composition chimique et fabrication) qui n affectent pas la qualité ou la sécurité du médicament, par exemple : a) produits pharmaceutiques : augmentation de la production sans modification du processus; b) restriction des spécifications analytiques; c) changements liés aux laboratoires de recherche sous contrat; d) changements d emballage; e) produits pharmaceutiques : prolongation de la durée de conservation; f) produits pharmaceutiques : tout changement de la composition chimique ou de la fabrication du médicament qui n affecte pas sa qualité ou sa sécurité. Les renseignements à transmettre par avis pour les essais interrompus sont les suivants : a) l exposé détaillé des motifs et une description de l incidence de l interruption sur les essais prévus ou en cours au Canada en ce qui concerne le même médicament; b) une déclaration selon laquelle chacun des chercheurs qualifiés a été dûment informé de l interruption de l essai et des raisons de celle-ci, et qu on leur a envoyé un avis écrit au sujet des risques potentiels pour la santé des participants ou d autres personnes; c) une confirmation que la vente ou l importation du médicament à chacun des lieux d essai a été interrompue; d) une confirmation que des mesures raisonnables seront prises pour assurer le retour de tous les médicaments non utilisés. Page 11 sur 14

MON07FR06 Les autres types d avis concernent : a) tous les renseignements sur le refus d un autre organisme de réglementation ou du CÉR d approuver l essai, en tout temps, avant ou pendant l essai clinique; b) l interruption ou la suspension temporaire partielle ou entière d un essai à l extérieur du Canada, lorsque des essais équivalents sont effectués au Canada. Des renseignements à jour concernant les changements doivent être soumis sous forme de lettre, accompagnée de tout document à l appui. Ces renseignements sont évalués et versés au dossier. La lettre d'envoi doit indiquer le numéro de dossier, le(s) numéro(s) de contrôle et le(s) numéro(s) de protocole(s) de la ou les DEC originales. Une déclaration rapide à Santé Canada des effets indésirables qui sont à la fois graves et imprévus doit être faite. Les effets qui sont graves mais prévisibles ne justifient pas une déclaration rapide, pas plus que les incidents thérapeutiques graves qui sont observés au cours d essais cliniques mais ne sont pas considérés comme liés au produit à l étude, que l incident soit prévu ou non. Pour plus de détails concernant la déclaration d effets indésirables, se référer au MON17. Le promoteur doit soumettre annuellement la mise à jour de la brochure de l investigateur comprenant des données complètes sur l innocuité et une vue d ensemble de la situation. Les renseignements supplémentaires et tout changement inclus dans une brochure doivent être mis en évidence. Si la brochure de l investigateur est mise à jour plus souvent, elle doit être soumise au besoin. 5.8. Documentation essentielle se rapportant à une DEC ou MDEC Le promoteur doit consigner dans la documentation essentielle, traiter et conserver les renseignements relatifs à un essai clinique de façon à permettre la présentation de rapports complets et exacts sur ces renseignements ainsi que leur interprétation et leur vérification. Le promoteur doit tenir des registres complets et précis afin de démontrer que l essai clinique est mené conformément aux bonnes pratiques cliniques et au Règlement sur les aliments et drogues de Santé Canada. Ces registres doivent inclure les renseignements et documents suivants : a) un exemplaire de toutes les versions de la brochure de l investigateur concernant le médicament; b) un registre de toutes les modifications apportées à la brochure de l investigateur et les motifs de celles-ci, ainsi que les documents les justifiant; Page 12 sur 14

MON07FR06 c) un registre de tous les incidents thérapeutiques liés au médicament, survenus au Canada ou à l étranger, ainsi que les indications du médicament et sa forme posologique au moment où l incident thérapeutique est survenu; d) un registre sur l inscription des participants dans lequel sont consignés les renseignements permettant d identifier et de contacter ceux-ci si la vente du médicament peut présenter un risque pour leur santé ou celle d autres personnes ; e) un registre sur l expédition, la réception, l aliénation, le retour et la destruction du médicament; f) pour chaque site d essai clinique, un engagement signé et daté par le chercheur principal, avant son entrée en fonction dans le cadre de l essai clinique, attestant : i) qu il conduira l essai clinique d une manière conforme aux BPC, ii) qu en cas de cessation de l essai clinique par le promoteur en totalité ou à un site d essai clinique, il informera immédiatement les participants et le CÉR de la cessation et des motifs de celle-ci et les avisera par écrit des risques possibles pour la santé des participants ou celle d autres personnes, le cas échéant; g) pour chaque site d essai clinique, un exemplaire du FIC et du protocole, ainsi que les modifications qui y ont été apportées, que le CÉR a approuvé; h) pour chaque site d essai clinique, une attestation signée et datée par le CÉR du site à l effet qu il a examiné et approuvé le protocole et le FIC et qu il exerce ses activités d une manière conforme aux BPC. Le promoteur doit conserver les registres durant 25 ans. Lorsque Santé Canada le demande, ces registres doivent être rendus disponible dans un délai de deux jours, si l utilisation du médicament dans un essai clinique soulève des inquiétudes et met en danger la santé des participants à cet essai. Sinon, les registres doivent être fournis dans les sept jours suivant la réception de la demande. 6. Références Instituts de recherche en santé du Canada, Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada. Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Page 13 sur 14

MON07FR06 Santé Canada. Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Santé Canada, Avis Publication d'une ébauche de spécifications électroniques pour les demandes d'essais cliniques et modifications présentées conformément à la Ligne directrice à l'intention des promoteurs concernant les demandes d'essais cliniques, 2 juillet 2009. Page 14 sur 14

MON08FR05 TITRE CODIFICATION MON 08 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 PROTOCOLE : SOUMISSION DE PROJET AU CÉR, MODIFICATION OU DÉVIATION AU PROTOCOLE HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 1 Changement de titre 17/déc/2009 6 Notion du dépôt d une étude multicentrique 8 Introduction des niveaux de déviation au protocole 21/nov/2011 02 4 Mise à jour du logigramme 29/fév/2012 5 Ajout des centres affiliés 6 Précision sur le délai pour l évaluation par le Comité scientifique 9 Mise à jour du site internet 30/oct/2013 05 5 Clarification sur l obligation d avoir l avis de conformité de Santé Canada 6 Le bureau de dépôt assure la gestion des projets de recherche 02/nov/2014 MON retiré (l information se trouve dans le MON29FR01) 15/jul/2014 APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

MON09FR05 TITRE CODIFICATION MON 09 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 PROCESSUS DE CONSENTEMENT ET FORMULAIRE DE CONSENTEMENT DU SUJET HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 7 7 Introduction de la notion du sceau donné par le CÉR du CHUS au FC. Introduction de la notion d assentiment dans le FC. 7 Signature du FC par fax acceptable. Évaluation du besoin d une signature par un 8 témoin. 17/déc/2009 21/nov/2011 02 12 Mise à jour du site internet 29/fév/2012 30/oct/2013 05 7 Clarification du témoin et de son rôle 15/jul/2014 8 Clarification sur le reconsentement des sujets 02/nov/2014 8-9 Ajout d un point sur les pertes de suivi des sujets 10 à Mise à jour du Code civil du Québec 13 MON retiré (l information se trouve dans le MON31FR01) APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

MON10FR05 TITRE CODIFICATION MON 10 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 DROITS ET PROTECTION DU SUJET DANS UNE RECHERCHE HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 5 Ajout de la notion de volet génétique d une étude 17/déc/2009 21/nov/2011 02 4-6 5 5 Demande d accès au dossier papier/informatisé InfoCentre Niveau de sécurité accordé au personnel de recherche Mise à jour des catégories de clé Ariane disponibles 29/fév/2012 Mise à jour du dépliant sur les plaintes 26/fév/2013 03 Changement de titre 03/jun/2013 30/oct/2013 05 Aucune modification 15/jul/2014 02/nov/2014 MON retiré (l information se trouve dans le MON31FR01) APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

MON11FR06 TITRE CONFLITS D INTÉRÊTS CODIFICATION MON 11 VERSION 06 NOMBRE TOTAL DE PAGES 8 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 5 24/nov/2011 02 5 Politique de gestion des conflits d intérêts NPG 1401 Mise à jour pour l envoi du formulaire 3455 pour les projets soumis à la FDA 17/déc/2009 29/fév/2012 30/oct/2013 05 Aucune modification 15/jul/2014 07/oct/2014 06 Réécriture du MON selon la nouvelle structure L annexe a été enlevée APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 8

MON11FR06 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 4 5.1. Directives générales... 4 5.2. Le chercheur principal... 5 5.3. Le CÉR... 6 5.4. Le CHUS... 6 5.5. Les participants... 7 6. Références... 7 Page 2 sur 8

MON11FR06 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) définit le processus de gestion relatif aux conflits d intérêts en matière de recherche mis en place au CHUS. 2. Portée Les conflits d intérêts peuvent toucher les divers intervenants d une étude clinique. Toutes les personnes jouant un rôle dans la conduite ou l évaluation d un projet de recherche (ex. : le chercheur principal, les co-chercheurs, le comité d éthique de la recherche (CÉR), le CHUS et même le participant), peuvent être en situation de conflits d intérêts. Ce MON doit être respecté et suivi par toute personne impliquée dans la conduite de ces projets, et chacun se doit de déclarer tout conflit d intérêts réel ou apparent porté à son attention. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) déclarer tout intérêt financier personnel, celui d un proche, dans une société ayant pour objet principal ou secondaire la recherche, et ce, sur une base annuelle ainsi que lors du dépôt d un projet de recherche; b) s assurer que les membres de son équipe dont les actions sont sous sa responsabilité n ont aucun conflit d intérêts dans le projet qu il conduit; c) s assurer que le formulaire d information et de consentement (FIC) fait mention de l existence potentielle ou réelle d un conflit d intérêts le cas échéant. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CHUS) est responsable : a) d élaborer et de mettre en œuvre des politiques en matière de conflits d intérêts; b) de rendre publiquement accessibles ces politiques. Le comité d éthique de la recherche du CHUS (CÉR) est responsable : a) de veiller à ce que les droits de chacune des parties impliquées, incluant le chercheur, les participants et l industrie, si applicable, et la transparence du processus d évaluation éthique de la recherche ne soient pas compromis par des conflits d intérêts réels, potentiels ou apparents; Page 3 sur 8

MON11FR06 b) de s assurer que des mesures soient prises afin que les participants soient informés de tout conflit d intérêts et ce, au moment de leur enrôlement ainsi que dans le processus continu du consentement; c) de s assurer que, si un membre du CÉR a un intérêt financier dans une société dont les activités sont en recherche, le président du CÉR en soit informé. 4. Définitions Conflit d intérêts : Toute situation professionnelle dans laquelle le pouvoir d appréciation ou de décision d une personne, d une entreprise ou d une organisation peut être influencé ou altéré, dans son indépendance ou son intégrité, par des considérations d ordre personnel ou par un pouvoir de pression émanant d un tiers. Le conflit d intérêts couvre également un large éventail de situations où les décisions et les actions d une personne peuvent être influencées par l existence d intérêts multiples et contradictoires, pas uniquement le chercheur principal. Proche : Le conjoint légal ou de fait, l'enfant, le père, la mère, le frère et la sœur d'une personne. Elle pourrait également englober le conjoint et les enfants des personnes mentionnées précédemment, ainsi qu'un associé. 5. Procédure 5.1. Directives générales Les conflits d intérêts en recherche découlent généralement de relations personnelles ou professionnelles mal définies, de l exercice de rôles multiples, de l utilisation non autorisée des ressources ou de l obtention d avantages financiers personnels importants. L existence d un conflit d intérêts n empêche pas nécessairement la personne concernée de s impliquer dans la situation où le conflit se manifeste ou est susceptible de se manifester, dans la mesure où ce conflit est déclaré et géré selon les règles prévues dans ce MON. Tout intervenant en recherche clinique doit être indépendant, objectif, loyal et entretenir des relations de confiance avec les participants, les promoteurs, le CHUS et les corporations professionnelles. Les conflits d intérêts peuvent toucher les divers intervenants d une recherche clinique. Le promoteur, les chercheurs (principal et co-chercheurs), le CÉR, le CHUS et même le participant peuvent être en situation de conflits d intérêts. Page 4 sur 8

MON11FR06 Afin de permettre une gestion adéquate, il importe que tout conflit d intérêts réel, apparent ou potentiel, soit déclaré, examiné et solutionné de la façon la plus objective possible afin de répondre aux attentes des organismes subventionnaires et du public et de protéger les intérêts et la réputation du CHUS. Lors de recherches cliniques, tous les intervenants sont responsables de signaler un conflit d intérêts. 5.2. Le chercheur principal Le chercheur principal doit : a) compléter la section sur la déclaration relative aux situations de conflits d intérêts dans le CRC/RC1 lors du dépôt du projet; b) divulguer au CÉR tout conflit d intérêts personnel, qu il soit réel, potentiel ou apparent en : i) présentant les aspects financiers du projet dans une entente écrite entre le promoteur, le chercheur principal et le CHUS; ii) déclarant tous les types de paiement (pécuniaire ou en nature) et toutes les sommes qu il recevra ou a reçu du promoteur, les intérêts commerciaux qu il détient, les liens qu il entretient à titre de consultant ou autre, et tout autre renseignement pouvant potentiellement avoir une incidence sur le projet comme, par exemple, un don à un établissement fait par le promoteur du projet de recherche; iii) informant le CÉR de toute prime, par exemple, des sommes versées ou tout autre avantage consenti en retour du recrutement d un participant. Application : Aucune prime ne peut être versée à un membre de l équipe de recherche pour le recrutement des participants. c) informer les participants, dans le FIC, de tous les détails concernant d éventuels conflits d intérêts, réels ou apparents du chercheur principal, des co-chercheurs ou des membres de l équipe de recherche; d) si le chercheur participe à un projet soumis à la réglementation américaine, compléter le formulaire «Financial Disclosure Form» du promoteur ou celui fourni par la FDA numéroté 3455 décrivant les intérêts financiers et : i) une fois complété, retourner le formulaire au promoteur, et conserver une copie dans la documentation essentielle à l étude; ii) faire remplir, en conformité avec la réglementation sur la déclaration des intérêts financiers (Financial Disclore Regulation), par le(la) conjoint(e) et le(s) enfant(s) dépendant d un chercheur principal ou secondaire un Financial Disclosure Form. Application : Ce formulaire doit être rempli avant le début du projet, puis toute modification en lien avec les intérêts financiers doit être déclarée pendant le projet et jusqu à un an après la fin du projet. Page 5 sur 8

MON11FR06 e) s il est présent lors de la réunion du CÉR, fournir l information demandée par le CÉR lors de l évaluation de son protocole, mais il ne doit pas prendre part aux délibérations du CÉR ni se prononcer ou formuler son opinion concernant l étude. Le chercheur principal reste toujours responsable des actions des membres de son équipe agissant en son nom. 5.3. Le CÉR Le CÉR a instauré des mécanismes visant à prendre en compte et à résoudre ces conflits. Lorsque le CÉR évalue un projet dans lequel un de ses membres a un intérêt personnel (par exemple, à titre de chercheur principal ou de promoteur), ce dernier doit divulguer au CÉR tout conflit d intérêts, réel, potentiel ou apparent Le membre doit détailler la nature du conflit d intérêts. Selon le degré du conflit d intérêts, le CÉR déterminera la façon de procéder. Le membre devra soit s abstenir de voter et/ou délibérer, soit quitter la salle au moment de la délibération et/ou du vote. Le CÉR doit s assurer de maintenir le quorum Il est recommandé de documenter ce retrait dans le procès-verbal de la réunion du CÉR. Le CÉR doit s assurer que le montant et le mode de compensation prévus pour les participants à l étude: a) ne constituent qu une indemnisation pour les pertes encourues, et; b) n exercent pas une influence indue sur les participants pressentis. La compensation doit être établie au prorata de la participation et ne pas être versée uniquement si le participant contribue à l étude jusqu à la fin. Le CÉR doit s assurer que l information concernant la compensation des participants, incluant les modes de paiement et les montants versés au prorata de leur participation, figure dans le FIC et dans tout autre document d information à fournir aux participants, le cas échéant. La façon dont les paiements sont répartis doit être indiquée. 5.4. Le CHUS Les CÉR désignés par le MSSS doivent être rattachés au conseil d administration (CA) de l établissement et doivent agir sans contrainte et conserver une relation sans lien d appartenance. Le CÉR doit bénéficier de toute indépendance financière et administrative requise pour l accomplissement de son mandat. Page 6 sur 8

MON11FR06 Le CHUS doit considérer le CÉR comme une instance autonome relevant directement du CA, de manière à être protégé des influences indues. Le CHUS a adopté une politique précise en matière de prévention et de gestion des conflits d intérêts. Les conflits d intérêts, réels ou apparents, portent préjudice à la bonne marche de la recherche et sont susceptibles de nuire à la protection des participants à la recherche. 5.5. Les participants Il est conforme à l éthique et à la loi que le participant à un projet de recherche reçoive une indemnité en compensation des pertes et des contraintes subies, à condition que : a) la compensation ne constitue pas une gratification indue; b) la compensation soit versée au prorata de la participation. Les indemnités versées ne doivent pas avoir pour effet d exercer une influence excessive sur le participant pressenti. Le FIC doit mentionner que le participant qui se retire du projet de recherche est compensé au prorata de sa participation. 6. Références CHUS, Norme et pratique de gestion du CHUS, N 1401 CHUS, Politique de gestion des conflits d intérêts, N 1401 États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1 : Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Guide d éthique de la recherche et d intégrité scientifique, 2003. Page 7 sur 8

MON11FR06 Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Standards du FRQS sur l éthique de la recherche en santé humaine et l intégrité scientifique, 2008. Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Québec, Code civil du Québec (L.R.Q., c. 64). Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada, Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Page 8 sur 8

MON12FR05 TITRE CODIFICATION MON 12 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 RECRUTEMENT DES SUJETS HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 4 Notion de recrutement à partir de la population de patients du chercheur. 17/déc/2009 5 Participants sans lien thérapeutique avec le chercheur. 7 Inscription au dossier informatisé de nonépuration du dossier. 24/nov/2011 02 5 Référence à la NPGR #4 du CRCELB 29/fév/2012 30/oct/2013 05 4-5 Mise à jour du Code civil du Québec 15/jul/2014 02/nov/2014 MON retiré (l information se trouve dans le MON31FR01) APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

MON13FR05 TITRE CODIFICATION MON 13 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 SUIVI DES SUJETS HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 5 Prescription d examens à partir du catalogue de prescription du chercheur. 5 Signatures électroniques des examens de laboratoire. 6 Définition de la fin d un projet de recherche. 24/nov/2011 02 4, 5 Harmonisation des inscriptions au dossier avec la règlementation concernant l évaluation et la gestion de la recherche clinique du CHUS. 17/déc/2009 29/fév/2012 30/oct/2013 05 Aucune modification 15/jul/2014 02/nov/2014 MON retiré (l information se trouve dans le MON31FR01) APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

MON14FR06 TITRE INCONDUITE SCIENTIFIQUE ET VIOLATION DU PROTOCOLE CODIFICATION MON 14 VERSION 06 NOMBRE TOTAL DE PAGES 8 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 5 Définition des niveaux de sensibilité de déviation au protocole 17/déc/2009 26/fév/2013 03 6 Section 3.4 sur l inconduite scientifique remplacée par une référence à l Annexe 10 de la Politique institutionnelle de la recherche intitulée 03/jun/2013 «Politique sur l intégrité scientifique» 30/oct/2013 05 Aucune modification 15/jul/2014 07/oct/2014 06 Réécriture du MON selon la nouvelle structure 7 Suppression de «comment les gérer» dans le titre du MON Suppression des définitions des déviations au protocole (présentes dans le MON29FR01) APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 8

MON14FR06 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 4 5.1. Directives générales... 4 5.2. Inconduite scientifique... 5 5.3. Non-respect du protocole... 6 5.4. CÉR... 6 6. Références... 7 Page 2 sur 8

MON14FR06 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les méthodes de collecte et de documentation des inconduites scientifiques ou de non-respect du protocole, ainsi que le processus de soumission aux instances appropriées. 2. Portée Ce MON s applique à tout projet de recherche impliquant des sujets humains. Il doit être respecté et suivi par toute personne impliquée dans la conduite de ces projets, c est-à-dire par les membres des équipes de recherche, les chercheurs, les professionnels ou les étudiants, afin d assurer l intégrité scientifique des données et la validité des résultats finaux de l étude, et ce, que la recherche soit subventionnée, contractuelle ou non-financée. Toute personne qui constate un manquement à l intégrité scientifique, à l éthique ou aux bonnes pratiques cliniques a la responsabilité de le signaler. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable : a) d assumer les responsabilités qui lui incombent avec loyauté et intégrité; b) de sensibiliser les membres de son équipe dont les actions sont sous sa responsabilité, à l importance de l intégrité scientifique et au respect du protocole; c) d informer le promoteur et le CÉR de toute déviation au protocole de recherche. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CHUS) est responsable : a) des activités de recherche conduites au sein de ses installations, qu elles soient fondamentales, cliniques, épidémiologiques, évaluatives ou autres; b) de mettre en place des mesures d encadrement en conformité avec les grands cadres normatifs en vigueur sur le plan international en matière d éthique et d intégrité scientifique; c) de faire enquête sur les cas de manquement à l éthique et les cas d inconduite scientifique. Le comité d éthique de la recherche du CHUS (CÉR) est responsable : a) d évaluer la conformité des projets de recherche aux règles éthiques; b) d assurer le respect des droits des participants, leur protection, leur sûreté et leur bien-être. Page 3 sur 8

MON14FR06 4. Définitions Fabrication : L invention de données, de documents originaux, de méthodes ou de résultats. Falsification : La manipulation, la modification ou l omission de données, de documents originaux, de méthodes ou de résultats. Inconduite scientifique : Consiste à porter atteinte à la vérité de façon intentionnelle. Il peut s agir de la fabrication ou de la falsification de données, de plagiat ou de manquement au protocole de recherche ainsi qu aux pratiques scientifiques habituellement acceptées. Intégrité : Les valeurs morales d honnêteté et de probité absolue sont le fondement de l intégrité en recherche. Le respect de ces valeurs exige qu on agisse avec droiture et rigueur intellectuelle, de façon responsable et juste envers les personnes, dans le respect des lois, des règlements, des normes et des politiques applicables à la réalisation d un projet de recherche. L intégrité en recherche implique également la gestion rigoureuse des données recueillies et des fonds alloués. Plagiat : L utilisation de travaux publiés ou non (théories, concepts, données, etc.) sans en mentionner les sources. 5. Procédure 5.1. Directives générales Afin d assurer l intégrité des données et la validité des résultats finaux de la recherche clinique, le chercheur principal ou ses délégués sont tenus de suivre avec le plus grand soin les exigences du protocole. Le chercheur principal doit réaliser l étude en respectant le protocole approuvé par le promoteur et, s il y a lieu, par les organismes réglementaires, et pour lequel le CÉR a donné son approbation. Le protocole, ou tout autre contrat, doit être signé par le chercheur principal, le promoteur ou toute autre partie si applicable, pour confirmer cet engagement. Le chercheur principal ne doit apporter aucune variation, ni aucune modification au protocole sans l autorisation du promoteur et sans que le CÉR ait donné son approbation après avoir examiné la modification proposée. Il peut y avoir exception à cette règle si le changement proposé est nécessaire pour éliminer un danger immédiat pour les participants ou s il concerne uniquement un aspect logistique ou administratif de l étude (changement de numéro de téléphone, etc.). Dans le cas d un changement apporté pour la sécurité des participants, le CÉR et le promoteur doivent en être informés dans les meilleurs délais. Page 4 sur 8

MON14FR06 Le chercheur principal doit documenter, d une façon précise et régulière, toute inconduite scientifique ou tout non-respect du protocole dans les documents sources et dans le formulaire d exposé de cas (FEC) ou tout autre document, tel que stipulé au protocole. Toute transmission d information au CÉR, au promoteur ou à toute autre instance concernant les déviations au protocole et les inconduites scientifiques doit être documentée et conservée avec la documentation essentielle à l étude, tel que mentionné dans le MON32. 5.2. Inconduite scientifique À titre d exemples d inconduite scientifique et de manquements aux principes d intégrité scientifique, citons : a) la falsification, la dissimulation et la fabrication de données; b) le plagiat, la subtilisation d idées ou l appropriation du travail d une autre personne; c) l utilisation sans autorisation d informations confidentielles; d) le non-respect de la confidentialité des informations obtenues; e) l utilisation ou tentative d utilisation des fonds à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été alloués; f) l utilisation d échantillons cliniques pour des fins de recherche sans consentement spécifique. Le CHUS considère qu un manquement à l éthique constitue un manquement à l intégrité scientifique. Toute inconduite scientifique par le chercheur principal ou un des membres de l équipe de recherche doit être rapportée: a) au chercheur principal, si applicable; b) au promoteur, si applicable; c) au CÉR; d) au directeur du CRCHUS; e) à l ordre professionnel concerné, si applicable. Le CÉR, de par son obligation d assurer le suivi continu des projets de recherche approuvés, est tenu de mandater une ou plusieurs personnes pour faire enquête sur les cas d inconduite scientifique et de manquement à l intégrité et à l éthique de la recherche. Une inconduite scientifique peut mettre en péril l intégrité du chercheur principal ainsi que celle du CHUS. Elle peut également mettre en péril la valeur des données qui sont soumises ou publiées et compromettre la mission de la recherche. Page 5 sur 8

MON14FR06 5.3. Non-respect du protocole Le terme de «non-respect» du protocole englobe les termes : écart, violation, déviation ou dérogation au protocole, souvent utilisés. Il est important de noter que ces termes ne signifient pas nécessairement un manquement à l éthique ou à l intégrité scientifique. Afin de minimiser le nombre de déviations au protocole et ainsi d assurer le bien-être du participant, il importe de : a) bien former l équipe de recherche sur le protocole, incluant les objectifs de la recherche, le profil de la population à recruter, les critères d admissibilité, les produits de recherche, si applicable, et tout autre aspect spécifique à l étude; b) bien informer le participant de l importance de se conformer au protocole tel qu il a été expliqué et de déclarer tout écart. L intégrité scientifique et l intégrité des données de l étude reposent, dans une large mesure, sur la conception de l étude. Le protocole doit fournir des balises pour réduire au minimum le nombre d irrégularités, dans la conduite de l étude, qui pourraient nuire à la qualité de l analyse (exemple : non-respect du protocole, retraits, valeurs manquantes). Le degré de validité des résultats finaux et des conclusions de l étude dépend de la qualité et de l intégrité des données. Le plan d analyse statistique doit être préparé au début de l étude et devrait indiquer comment les non-respects au protocole seront analysés. Le rapport d étude doit mentionner la nature, la fréquence et le type du non-respect au protocole et expliquer ses effets sur les résultats de l étude. Le promoteur doit être informé immédiatement de tout non-respect du protocole et doit recevoir les explications pertinentes. Ces non-respects et les actions entreprises en fonction de ceux-ci doivent être documentés dans les documents sources et fondés sur le bien-être des participants. Si les critères d admissibilité sont outre passés régulièrement, le promoteur doit revoir le protocole et, si nécessaire, y apporter des modifications. Les modifications doivent prendre en compte les conséquences statistiques des non-respects au protocole, ainsi que la méthodologie à l insu (s il y a lieu). Toute documentation relative aux violations et aux déviations du protocole doit être disponible en cas d inspection par Santé Canada, la FDA, ou un inspecteur externe mandaté par le promoteur. 5.4. CÉR Le chercheur principal doit informer le CÉR de toute déviation au protocole qui est susceptible de porter atteinte à l intégrité, à la dignité ou au bien-être du participant ou qui met en péril l aspect Page 6 sur 8

MON14FR06 éthique ou scientifique du projet et ce, dans les meilleurs délais (voir le MON29 pour connaître les détails). Le chercheur principal ou une personne désignée par ce dernier doit mettre par écrit et expliquer toute variation apportée au projet approuvé. Le dépôt de la déclaration du non-respect du protocole et la demande de modification en découlant doivent être faits auprès du bureau de dépôt de projets en utilisant le logiciel Nagano. 6. Références Canada, Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche, Le cadre de référence, 2011. CHUS, Manuel des normes et pratiques de gestion, NPG # 4201-Annexe 10, Politique sur l intégrité scientifique, 2013. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1 : Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Guide d éthique de la recherche et d intégrité scientifique, 2003. Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Standards du FRQS sur l éthique de la recherche en santé humaine et l intégrité scientifique, 2008. Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Québec, Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Plan d action ministériel en éthique de la recherche et en intégrité scientifique du Ministère de la Santé et des Services sociaux, 1998. Page 7 sur 8

MON14FR06 Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Structure et contenu des rapports d étude clinique, ICH thème E3, 1996. Page 8 sur 8

MON15FR05 COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE EN SANTÉ CHEZ L HUMAIN TITRE DU CHUS (CÉR DU CHUS) : COMMUNICATION DURANT LA RECHERCHE CODIFICATION MON 15 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 2 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 5 Notions de non conflit d intérêt des pharmaciens travaillant au CRCELB. 5 Comité scientifique 17/déc/2009 11 Refonte des documents à remettre au CÉR du CHUS 25/nov/2011 02 7 Ajout des documents à remettre lors d un amendement 29/fév/2012 9 Ajout d un point concernant la réouverture d étude 26/fév/2013 03 Changement de titre 03/jun/2013 Les projets et modifications pour révision éthique 5-6 doivent être déposés au Bureau de dépôt de projets du CRCELB Le bureau de dépôt de projet évalue la nécessité 6 de soumettre les amendements au CÉS 30/oct/2013 05 Aucune modification 15/jul/2014 02/nov/2014 MON retiré (l information se trouve dans le MON29FR01) APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 2

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MON16FR05 TITRE CODIFICATION MON 16 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 GESTION DES DONNÉES D UN FORMULAIRE D EXPOSÉ DE CAS (FEC), SÉCURITÉ, CONFIDENTIALITÉ HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 25/nov/2009 02 12 26/fév/2013 03 14 La durée de conservation pour les projets sans médicament ou instrument est de 10 ans (tel que discuté avec les responsables du CHUS). Conservation des résultats d imagerie médicale sur CD 29/fév/2012 03/jun/2013 30/oct/2013 05 Aucune modification 15/jul/2014 02/nov/2014 MON retiré (l information se trouve dans le MON32FR01) APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

MON17FR06 TITRE GESTION DES RÉACTIONS INDÉSIRABLES ET DES INCIDENTS THÉRAPEUTIQUES CODIFICATION MON 17 VERSION 06 NOMBRE TOTAL DE PAGES 10 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 14/jan/2014 05 4 Ajout de l obligation de signature par le chercheur avant soumission au CÉR 08/oct/2014 06 Réécriture du MON selon la nouvelle structure 5 Suppression d indésirables graves et thérapeutiques graves du titre La section Gestion des données d innocuité a été retirée car l information se trouve dans le MON31FR01 15/jul/2014 APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 10

MON17FR06 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 5 5.1. Directives générales... 5 5.2. Collecte des données cliniques reliées aux IT/ITG ou RI/RIG... 5 5.3. Évaluation des IT/ITG ou RI/RIG... 6 5.4. Déclaration et suivi des IT/ITG ou RI/RIG... 7 5.4.1. Déclaration au promoteur... 7 5.4.2. Déclaration au CÉR... 7 5.4.3. Déclaration aux organismes réglementaires... 8 5.5. Gestions des IT/ITG dans les études sans produit de recherche... 9 6. Références... 10 Page 2 sur 10

MON17FR06 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les différents processus entourant la gestion, la documentation et le suivi des incidents thérapeutiques et des réactions indésirables, graves ou non, pouvant survenir pendant et après un projet clinique (avec ou sans produit de recherche). Il définit également les exigences en matière de déclaration auprès du promoteur, des organismes réglementaires et du Comité d éthique de la recherche (CÉR) s il y a lieu. 2. Portée Ce MON s applique à tout projet de recherche impliquant des sujets humains. Il doit être respecté et suivi par toute personne impliquée dans la conduite de ces projets, c est-à-dire par les membres des équipes de recherche, les chercheurs, les professionnels et les étudiants qui participent au processus de gestion des incidents thérapeutiques (IT/ITG) et des réactions indésirables (RI/RIG) et qui doivent rapporter au chercheur principal tous les IT et RI, peu importe leur gravité, et que ceux-ci soient prévisibles ou non. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) s assurer de façon continue, que le participant soit bien informé de l importance de respecter les consignes relatives au produit de recherche, s il y a lieu, et de rapporter tout problème ou changement noté à son état physique survenant pendant et après l étude; b) tenir le participant informé des maladies intercurrentes nécessitant des soins médicaux; c) consigner par écrit tous les événements indésirables/incidents thérapeutiques ou les anomalies de laboratoire; d) veiller à ce que des soins médicaux appropriés soient fournis au participant durant et après sa participation à l étude, pour tout incident thérapeutique lié à l étude; e) rapporter au promoteur tout incident thérapeutique en respectant les délais établis selon la gravité de l événement et son caractère, prévisible ou non; f) rapporter au CÉR toutes les réactions indésirables, qui sont à la fois graves et inattendues, survenues au CHUS et dans les autres sites, si applicable. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Page 3 sur 10

MON17FR06 Le promoteur est responsable de : a) l évaluation continue de l innocuité du produit à l étude; b) rapporter aux organismes réglementaires et aux autres sites, si applicable, toutes les réactions indésirables à un médicament, qui sont à la fois graves et inattendues. Le Centre de recherche du CHUS (CRCHUS) est responsable de s assurer que toutes les activités de recherche clinique pratiquées au CHUS se fassent dans un contexte optimal de réalisation et de sécurité. 4. Définitions Incident thérapeutique (IT)/Évènement indésirable : Toute manifestation fâcheuse, d ordre médical, chez un participant à une étude clinique à qui on a administré un procédé expérimental, et qui n a pas nécessairement de lien de causalité avec le traitement. Un effet indésirable peut donc être un signe défavorable et imprévu (y compris un résultat de laboratoire anormal), un symptôme ou une maladie associés dans le temps à l utilisation d un produit de recherche et qui peut être lié ou non à l utilisation de ce produit. Incident thérapeutique grave (ITG)/Effet indésirable sérieux : Toute manifestation fâcheuse d ordre médical à un produit de recherche qui : a) Entraîne le décès du participant; b) met sa vie en danger; c) nécessite son hospitalisation ou la prolongation de son hospitalisation; d) entraîne une invalidité/incapacité permanente ou importante; ou e) se traduit par une anomalie/malformation permanente, importante ou congénitale. Réaction indésirable (RI)/Effet indésirable du médicament : Au cours d'expériences cliniques préalables à une approbation réalisées avec un nouveau produit de recherche ou portant sur les nouvelles utilisations que l'on fait de ce produit, particulièrement dans les cas où les doses thérapeutiques ne sont pas encore déterminées, toute réaction nocive ou imprévue suscitée par un produit de recherche doit être considérée comme une réaction indésirable. Si un produit médical suscite une telle réaction, c'est qu'il existe au moins une possibilité raisonnable qu'un lien de causalité entre ce produit et un effet indésirable puisse être établi, c'est-à-dire que cette possibilité ne peut être écartée. Réaction indésirable et inattendue à un médicament (RIG)/ Effet indésirable imprévisible du médicament : Réaction indésirable dont la nature ou la gravité ne correspondent pas aux renseignements pertinents sur le produit (brochure de l investigateur pour un produit de recherche non approuvé ou feuillet d information/sommaire faisant état des caractéristiques d un produit approuvé). Page 4 sur 10

MON17FR06 5. Procédure 5.1. Directives générales Les droits, la sécurité et le bien-être des participants ont préséance et doivent l emporter sur les intérêts de la science et de la société. Il est important d harmoniser le processus de collecte, d évaluation et de communication des données sur les IT/ITG ou RI/RIG. À cet effet, les procédures pour consigner et signaler les réactions indésirables et les incidents thérapeutiques doivent être décrites dans le protocole de recherche. Le protocole de recherche doit également spécifier les types de suivis offerts aux participants ayant subi des incidents thérapeutiques et la durée de ces suivis. Le chercheur principal doit respecter les exigences réglementaires applicables concernant l obligation de signaler au CÉR et aux organismes réglementaires, s il est le promoteur, les ITG et RIG. Les soins médicaux dispensés aux participants, ainsi que les décisions médicales prises en leur nom, doivent toujours être supervisés par un médecin qualifié. 5.2. Collecte des données cliniques reliées aux IT/ITG ou RI/RIG Le participant doit être informé qu il est responsable de rapporter tout changement de son état physique pendant l étude et, généralement jusqu à 30 jours après l étude. Dans le cas d un participant inapte ou mineur, le chercheur principal ou la personne déléguée doit recueillir, auprès du tiers autorisé, toutes les informations entourant l IT ou la RI. Toutes les informations reliées aux IT/ITG et RI/RIG recueillies auprès du participant ou de son tiers autorisé si applicable, incluant tout événement clinique ou toute aggravation ou détérioration d une condition clinique, doivent être rapportées au chercheur principal et consignées, d une façon précise et standardisée dans les documents sources, dans le formulaire d exposé de cas (FEC), et dans les formulaires spécifiques de déclaration s il y a lieu, et de toute autre façon spécifiée dans le protocole. Tous les événements indésirables survenant pendant et après le projet doivent être documentés. Tout doit être mis en place afin de colliger systématiquement toutes les informations nécessaires telles que la chronologie de l événement, les anomalies de laboratoire jugées cliniquement significatives, les données de comorbidité, la médication concomitante, le lien de causalité à l égard du produit de recherche, le diagnostic ou les symptômes présentés si aucun diagnostic n a été établi. Généralement la période de déclaration obligatoire des ITG/RIG après la fin du projet est de 30 jours. Ces données permettront d établir le degré d intensité de l incident et l imputabilité (causalité à l égard du produit à l étude) au traitement, si applicable. Elles faciliteront également la rédaction des rapports de déclaration adressés au promoteur et aux instances appropriées. Page 5 sur 10

MON17FR06 5.3. Évaluation des IT/ITG ou RI/RIG Tous les événements indésirables, peu importe leur gravité, de même que toute anomalie de laboratoire, doivent être rapportés au chercheur principal pour évaluation. Si les anomalies de laboratoire sont jugées cliniquement significatives, tel que défini dans le protocole ou selon le jugement clinique du chercheur, le chercheur principal doit les noter dans les documents sources et le FEC. Afin d assurer le bien-être du participant et pour une meilleure évaluation de l IT ou de la RI, toutes les informations (analyses de laboratoire, médication concomitante, etc.) devront être collectées par l équipe de recherche responsable du participant concerné. En fonction des données recueillies, le chercheur principal doit procéder à l évaluation clinique de l événement et fournir au participant les soins médicaux appropriés. Ceci comprend l évaluation et la documentation de : l intensité : l intensité d un événement peut être classée comme légère, modérée ou sévère, selon des critères le plus souvent spécifiés au protocole, par exemple, une hépatite, légère, modérée ou sévère. Cependant, l importance médicale de l événement en soi peut être mineure (exemple : une céphalée sévère). Cet événement ne demande pas une déclaration immédiate au promoteur, au CÉR ou aux agences réglementaires applicables s il y a lieu. la gravité : l événement est classé comme grave s il est associé à des effets qui menacent la vie ou les fonctions physiologiques du participant. Le caractère grave d un incident sert de guide pour définir s il doit être signalé. La définition d un évènement grave est présentée au point 4 du présent MON sous «Incident thérapeutique grave». l incidence : l incident thérapeutique est classé comme imprévisible ou inattendu si, selon sa nature ou son intensité, celui-ci n est pas rapporté dans la brochure de l investigateur (pour un produit de recherche non approuvé) ou le feuillet d information/sommaire (pour un produit approuvé). Le caractère grave et inattendu d un incident sert de guide pour définir le type de déclaration à faire aux autorités réglementaires et au CÉR. Il est de la responsabilité du promoteur de déterminer si l évènement thérapeutique rapporté est imprévisible et inattendu. la causalité : dans le cas d essais cliniques avec produit de recherche, le chercheur principal détermine, en fonction de son jugement clinique, s il y a un doute raisonnable de relation de cause à effet. L imputabilité peut être certaine, probable, possible ou improbable. D autres expressions sont utilisées pour décrire le degré de causalité; il n existe pas de nomenclature internationale à ce sujet, mais si on interrompt le produit à l étude pour le réintroduire par la suite, un lien de causalité pourrait se préciser. Page 6 sur 10

MON17FR06 5.4. Déclaration et suivi des IT/ITG ou RI/RIG La déclaration des événements indésirables permet d améliorer la connaissance du profil du produit de recherche et garantit la sécurité et le bien-être des participants, qui sont des principes fondamentaux des BPC. 5.4.1. Déclaration au promoteur Le chercheur principal doit : a) signaler dans les 24 heures tous les ITG/RIG. Ces rapports urgents doivent être suivis rapidement par des rapports détaillés écrits; b) signaler, conformément aux exigences en matière de rapports et aux délais spécifiés au protocole, les IT/RI, les suivis de tout IT/RI ou anomalies de laboratoire mentionnées comme étant fondamentaux dans le protocole pour l évaluation de l innocuité; c) fournir, en cas de décès, toute information additionnelle requise (rapports d autopsie, rapports médicaux, etc.). Le lien de causalité entre l ITG/RIG et le produit de recherche doit être indiqué sur le rapport, même si l information est partielle. Cette évaluation par le chercheur principal permettra au promoteur de respecter ses obligations réglementaires concernant les déclarations à caractère rapide. Application : Le rapport initial d un ITG ou d une RIG peut être très incomplet. Il importe cependant de rapporter dans les 24 heures toute l information disponible sur le moment. À mesure que des détails additionnels sont connus, on les fait suivre sous forme de rapports de suivi. Tous les ITG/RIG survenu après la fin de l essai et ayant une relation causale raisonnable avec le produit de recherche doivent également être déclarés au promoteur selon les modalités décrites dans le protocole de recherche. Toutes les déclarations doivent être consignées, de façon précise et régulière, dans les documents essentiels de l étude. 5.4.2. Déclaration au CÉR Seuls les ITG et les RIG pour lesquelles une relation de cause à effet entre le produit de recherche et la RIG ne peut être exclue, doivent être rapportés au CÉR. Les ITG/RIG survenus chez des participants du CHUS sont rapportés au CÉR par le chercheur principal: a) dès la prise de connaissance de l événement; b) via le logiciel Nagano, en complétant le formulaire CRC/RC6 «Formulaire d incident thérapeutique grave ou de réaction indésirable grave au CHUS»; c) une copie des rapports (initial et de suivi) transmis au promoteur est jointe aux déclarations. Page 7 sur 10

Les ITG/RIG survenus chez des participants non rattachés au CHUS sont rapportés au CÉR : Page 8 sur 10 MON17FR06 a) périodiquement, soit à tous les 3 mois environ; b) via le logiciel Nagano en complétant le formulaire CRC/RC5 «Formulaire d incident thérapeutique ou de réaction indésirable grave survenu ailleurs qu au CHUS»; c) une copie de tous les rapports envoyés par le promoteur pour documenter ces événements sont joints à cette déclaration. Le suivi de tous les ITG/RIG survenus au cours de l essai doit également être communiqué au CÉR ainsi que toute autre information additionnelle requise (rapports d autopsie, rapports médicaux, etc.). 5.4.3. Déclaration aux organismes réglementaires Le promoteur doit, dans le cas d essais cliniques, respecter les exigences réglementaires de Santé Canada concernant la déclaration rapide des ITG/RIG. Tous les incidents thérapeutiques ou réactions indésirables qui sont à la fois sérieux et inattendus doivent faire l objet d une déclaration rapide. Les délais prescrits pour la déclaration des ITG/RIG menaçant la vie ou fatals par le promoteur : a) Essais cliniques avec médicaments : i) dans les 7 jours civils suivant la prise de connaissance de l évènement; ii) un rapport exhaustif de la situation doit suivre dans les 8 jours civils suivant la première communication à Santé Canada. b) Essais cliniques avec instruments médicaux : dans les 10 jours civils suivant la prise de connaissance d un incident. Les délais prescrits pour la déclaration des ITG/RIG non fatals et qui ne menacent pas la vie : a) Essais avec médicaments : dans les 15 jours civils suivant la prise de connaissance de l évènement; b) Essais avec instruments médicaux : dans les 30 jours civils suivant la prise de connaissance d un incident qui s est produit au Canada et qui n a pas entraîné la mort ou une détérioration grave de l état de santé d un participant, d un utilisateur ou d une autre personne, mais qui serait susceptible de le faire s il se reproduisait. Application : L obligation de faire rapport à Santé Canada dans les plus brefs délais d un incident avec un instrument médical qui s est produit à l étranger ne s applique que si le fabricant a avisé l organisme réglementaire du pays en cause de son intention de prendre des mesures correctives ou si cet organisme lui a demandé de prendre de telles mesures. Outre les rapports concernant un incident avec un instrument médical, le promoteur doit, dans les 30 jours suivant une demande du ministre (Santé Canada) à cet effet, soumettre un rapport sommaire de tous les incidents qui ont fait l objet de tels rapports et qui sont

survenus au cours des 12 derniers mois précédant la demande ou durant toute autre période fixée par le ministre. MON17FR06 Si un protocole est assujetti à une réglementation autre que canadienne, celle-ci doit être respectée scrupuleusement. Toutefois, les États-Unis, le Japon et l Union Européenne adhèrent tous aux principes réglementaires des BPC de la Conférence internationale sur l harmonisation (CIH) écrits dans ce MON en ce qui a trait aux produits de recherche. Les événements graves, prévisibles ou non, qui sont observés au cours d essais cliniques, mais qui ne sont pas considérés comme liés au produit à l étude, ne doivent pas faire l objet d une déclaration rapide. De la même façon, les effets indésirables non sérieux, prévisibles ou non, ne doivent normalement pas faire l objet d une déclaration rapide, sauf exception. Certaines situations peuvent toutefois exiger une déclaration rapide aux organismes réglementaires. En général, lorsque l information recueillie pourrait influer sur l évaluation avantages-risques d un produit de recherche ou justifier l apport de changement dans l administration de ce produit ou dans la manière globale de réaliser les essais cliniques, une déclaration rapide s impose. Par exemple : a) pour une RIG «prévisible», un accroissement du taux de survenue jugé cliniquement important; b) un danger marqué pour la population de patients, comme l inefficacité d un produit utilisé pour traiter une maladie menaçant la vie; c) un résultat important ayant trait à l innocuité du produit, provenant d une étude animale ou humaine toute récente. Cependant, toute déclaration rapide, qu elle soit présentée sous forme de tableau ou de texte suivi, doit comprendre certaines données ou certains éléments d information de base, peu importe le formulaire ou le format utilisé. La liste des données qu il est souhaitable d inclure dans la déclaration figure dans l Annexe 1 de la ligne directrice de la CIH, thème E2A. Vous pouvez consulter cette ligne directrice à l adresse suivante : http://www.hc-sc.gc.ca/dhp-mps/prodpharma/applicdemande/guide-ld/ich/efficac/e2a-fra.php. 5.5. Gestions des IT/ITG dans les études sans produit de recherche Dans les projets cliniques sans produit de recherche à l étude, les procédures décrites aux points précédents devraient être suivies pour : a) assurer une standardisation dans la collecte de données cliniques; b) évaluer le degré d intensité et le lien de causalité avec le projet; c) établir un suivi adéquat auprès du participant; d) s assurer que tous les incidents sont déclarés au promoteur, si applicable; e) s assurer que les incidents graves ou imprévus sont rapportés au CÉR. Page 9 sur 10

MON17FR06 6. Références Canada, Ministère de la Justice, Règlement sur les instruments médicaux, DORS 98/282. Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains», 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Gestion des données cliniques sur l innocuité des médicaments : Définitions et normes relatives à la déclaration rapide, ICH thème E2A, 1995. Santé Canada, Lignes directrices sur la déclaration obligatoire des incidents liés aux matériels médicaux, 2011. Page 10 sur 10

MON18FR05 TITRE CODIFICATION MON 18 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 2 GESTION DU PRODUIT DE RECHERCHE DE L ESSAI CLINIQUE HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 25/nov/2011 02 4, 5 26/fév/2013 03 11 5 et 23 16 21 09/aoû/2013 04 7 Remaniement du texte pour une meilleure compréhension Ajout concernant le transport de la médication entre le CHUS Hôpital Fleurimont et le CHUS Hôtel-Dieu. Mise à jour concernant les renseignements des températures à la pharmacie du CRCELB. Uniformisation de la nomenclature «pharmacies satellites du CRCELB» Ajout du bordereau de transport de médication de recherche intersite Ajout du technicien de pharmacie comme personne autorisée à transporter les vecteurs viraux Ajout des documents à remplir en cas d inoculation accidentelle Clarification du statut de personne ayant accès aux locaux où sont entreposés les produits de recherche Page 1 sur 2 17/déc/2009 29/fév/2012 03/jun/2013 12/nov/2013 Précision à l effet que l autorisation de distribuer 7 les produits de recherche doit être documentée au formulaire de délégation de tâches Précision à l effet que la direction du CRCELB est 7 responsable de contrôler l accès aux lieux d entreposage 30/oct/2013 05 4 Clarification des pharmacies 15/jul/2014 5-6 Clarification et ajout d une section sur la préparation de la pharmacie pour un nouveau

MON18FR05 02/nov/2014 6 7 projet Ajout concernant la réception des produits de recherche et uniformisation des termes utilisés et clarification sur le transport intersites Ajout de la pharmacie de chimiothérapie. Ajout concernant le processus à faire en cas de réception de médicaments similaires Inclusion du personnel de l entretien ménager 8 dans les personnes autorisées à entrer dans les pharmacies 9 Clarification du texte 10 11 Ajout de la pharmacie de chimiothérapie et du processus de préparation des médicaments à la pharmacie de chimiothérapie Mise à jour du processus de retour des médicaments par les sujets et la comptabilisation 12 Ajout de la pharmacie de chimiothérapie 13 Ajout de la pharmacie de chimiothérapie 13-14 Clarification du processus de surveillance des températures pour les médicaments de recherche 15 Clarification en cas d alarme de température MON retiré (l information se trouve dans le MON33FR01 et le MON34FR01) APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 2 sur 2

MON19FR06 TITRE GESTION DES ÉCHANTILLONS BIOLOGIQUES CODIFICATION MON 19 VERSION 06 NOMBRE TOTAL DE PAGES 9 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 Remaniement du texte pour une meilleure compréhension. 17/déc/2009 30/oct/2013 05 Aucune modification 15/jul/2014 22/sep/2014 06 Réécriture du MON selon la nouvelle structure Modification du titre du MON (suppression de recueil et conservation) 5-6 Introduction des règles de laboratoire à respecter APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 9

MON19FR06 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 3 5. Procédure... 4 5.1. Directives générales... 4 5.2. Collecte des échantillons... 4 5.3. Préparation des échantillons... 5 5.3.1. Règles de laboratoire... 5 5.3.2. Utilisation des centrifugeuses... 6 5.4. Entreposage des échantillons... 7 5.5. Analyse des échantillons... 7 5.6. Transport des échantillons... 8 5.7. Destruction des échantillons... 8 6. Références... 8 Page 2 sur 9

MON19FR06 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les politiques entourant la gestion des échantillons biologiques, tels que le sang et ses composantes, les cellules, les tissus et les organes prélevés chez les participants à un essai clinique. Les processus décrits sont la collecte, le traitement, l entreposage et la manipulation d un échantillon et ce, jusqu à sa destruction. 2. Portée Ce MON s applique à tous les projets de recherche entrepris au CHUS nécessitant la gestion d échantillons biologiques. Il doit être respecté par le personnel de recherche clinique chargé de la gestion de ces échantillons et de leur mise en banque pour une utilisation secondaire si applicable. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) s assurer d obtenir du promoteur des instructions détaillées pour la gestion des échantillons avant de procéder à l initiation de l étude; b) mettre en place des procédures pour assurer la sécurité des échantillons et la confidentialité des informations associées à ces échantillons; c) s assurer que les échantillons soient utilisés conformément au protocole et au FIC; d) obtenir, si applicable, les approbations requises pour la constitution d une banque d échantillons pour des fins d utilisation secondaire. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le promoteur doit s assurer que la manipulation des échantillons est conforme aux exigences des règlements, des bonnes pratiques cliniques (BPC) de la Conférence internationale sur l harmonisation (CIH), du protocole, ainsi qu aux exigences de l établissement. 4. Définitions Matériel ou échantillon biologique : Toute substance d origine humaine (ex. : organes, tissus, cellules, sérum, tout tissu obtenu aussi en post-mortem). L analyse d un échantillon biologique peut générer des données. Page 3 sur 9

MON19FR06 Substance : Le terme «substance» apparaît comme suffisamment large pour inclure toutes les matières et les formes d échantillons possibles, en autant que ces échantillons proviennent d êtres humains. Utilisation secondaire : Utilisation de renseignements ou de matériel biologique humain recueillis préalablement dans un but autre que celui du projet de recherche. 5. Procédure 5.1. Directives générales Afin d assurer la sécurité des participants, l intégrité des données et l adhésion aux exigences réglementaires, il importe de rappeler que la responsabilité du processus de collecte des échantillons biologiques auprès des participants incombe au chercheur principal. Le projet de recherche devra être conforme aux exigences du CÉR pour des études génétiques et aux normes de confidentialité et de sécurité dictées par le Réseau de médecine génétique appliquée (RMGA) du FRQS. Les équipements requis pour la collecte, le traitement et l entreposage, le cas échéant, doivent être disponibles et respecter les exigences du protocole. Un processus d entretien et de calibration des équipements utilisés durant l étude doit être défini (laboratoires internes et externes, pathologistes, ou autres) par les parties impliquées dans l étude ainsi qu une évaluation des coûts. Toute documentation reliée à l entretien des équipements doit être conservée avec la documentation essentielle à l essai, tel que recommandé dans le MON32. Toute démarche faite par un chercheur visant à utiliser une banque d échantillons biologiques ou de données au CHUS ou provenant de l extérieur de l établissement, doit faire l objet d un dépôt pour évaluation au CÉR. Il en va de même lorsqu un chercheur désire participer à une banque ou en faire la constitution. 5.2. Collecte des échantillons Avant toute collecte d échantillon, le participant doit être bien informé du but de cette procédure et il doit avoir compris et signé le FIC. Selon le type d échantillons biologiques à recueillir, il importe de suivre les instructions spécifiques de collecte et de préparation des échantillons, telles que définies dans le protocole (par exemple, vitesse et durée de la centrifugation, température de conservation, etc.). Page 4 sur 9

La sécurité et le bien-être du participant pendant les interventions de collecte d échantillons demeurent la plus grande priorité. Afin d éviter tout risque d erreur, il est recommandé d identifier chaque échantillon le plus précisément possible et selon les spécifications requises par le protocole. Page 5 sur 9 MON19FR06 Application : Le numéro de protocole, le numéro du participant ainsi que la date à laquelle la collecte a été faite selon les spécifications du protocole sont les informations minimales qui doivent être inscrites sur les échantillons. Le promoteur peut demander une identification particulière pour son étude. Tous les échantillons recueillis pour l étude doivent être répertoriés. Si des échantillons prévus au protocole ne sont pas recueillis, on doit également documenter les raisons de cette omission. Cette documentation doit être conservée avec la documentation essentielle à l étude. 5.3. Préparation des échantillons Il existe des règles à suivre lors de la manipulation d échantillons biologiques dans les laboratoires. Le personnel de recherche qui s occupe de préparer les échantillons avant leur entreposage ou leur analyse doit respecter ces règles. 5.3.1. Règles de laboratoire Toute personne qui doit manipuler des échantillons dans un laboratoire doit posséder la formation, la pratique et l expérience lui permettant d assurer les fonctions assignées. Cette délégation doit toutefois être documentée et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Il est interdit de boire, de manger, d introduire ou d entreposer des aliments dans le laboratoire. Il est obligatoire de porter un sarrau lors de la manipulation des échantillons dans les laboratoires du CRCHUS. Il est obligatoire de porter des gants, que ce soit en latex, vinyle ou nitrile, pour toute manipulation d échantillon biologique. Les gants doivent être enlevés avant de quitter le laboratoire. Il faut éviter de porter les mains gantées à la figure ou dans les cheveux lors des manipulations en laboratoire. Les gants imbibés de sueur peuvent devenir perméables : changez-les le cas échéant. Il est obligatoire de porter des lunettes de sécurité lorsqu il y a des risques de projection de produits ou de particules ou lorsque les manipulations l'exigent (manipulation de produits biologiques ou d azote liquide par exemple). Application : Pour les personnes qui portent des lunettes personnelles, celles-ci ne sont pas des lunettes de sécurité reconnues et elles ne protègent pas les yeux lors de projection de

MON19FR06 produit ou de particules. Des lunettes de protection doivent être utilisées par-dessus les lunettes personnelles. Il faut éviter d'encombrer les surfaces de travail car il s agit d un laboratoire commun et plusieurs personnes peuvent utiliser les surfaces de travail. Une désinfection des surfaces et du matériel utilisés avec un produit désinfectant présent dans le laboratoire (communément appelé «virox» ou les lingettes) doit être faite immédiatement après un déversement ou une éclaboussure et avant de quitter le laboratoire. Les surfaces de travail doivent toujours être propres. Tout accident ou déversement de produit doit être signalé immédiatement au coordonnateur de la recherche clinique au CHUS ou la personne déléguée. Tout produit répandu sur les planchers ou les tables doit être immédiatement ramassé et les surfaces doivent être asséchées. Il faut signaler tout bris ou défectuosité au niveau des installations ou des appareillages dans le laboratoire au coordonnateur de la recherche clinique au CHUS ou la personne déléguée. Les rebuts solides ou liquides doivent être jetés dans des contenants à usage spécifique, afin qu ils soient récupérés et traités selon le type de déchets. Les petits objets pointus et coupants comme les aiguilles et les lames de rasoir et de scalpel doivent être jetés dans les contenants "DÉCHETS BIOMÉDICAUX" (contenants jaunes). Les déchets biologiques et le matériel qui a été en contact avec des échantillons biologiques doivent être jetés dans des sacs jaunes pour déchets biomédicaux. Il faut se laver soigneusement les mains avec du savon avant de quitter le laboratoire. 5.3.2. Utilisation des centrifugeuses Le travail avec des centrifugeuses doit être fait avec précaution puisque leur utilisation peut entraîner la formation d aérosols biologiques ou chimiques et la projection d objets. Il est important de toujours vérifier l état des tubes avant de les utiliser. Un tube qui est fissuré ne doit pas être utilisé et il faut respecter la force «g» maximale que le tube peut supporter. Application : Pour connaître la force «g» maximale à laquelle un tube peut résister, il faut vérifier sur le site internet du fabricant du tube. Il faut éviter de remplir les tubes à pleine capacité et il faut s assurer que les couvercles soient bien fermés afin de réduire les risques de déversements ou de fuites pouvant produire des aérosols. Les tubes doivent être bien équilibrés dans la centrifugeuse avant sa mise en route et il ne faut jamais arrêter le rotor avec les mains ou un objet. Page 6 sur 9

MON19FR06 5.4. Entreposage des échantillons L entreposage des échantillons biologiques est fait dans un environnement sécuritaire et approprié conformément aux exigences du protocole ou à tout autre document lié à l étude. Un contrôle des conditions doit être fait de façon régulière et documenté. Cette documentation est conservée avec la documentation essentielle à l essai (MON32). Des procédures doivent être mises en place pour contrôler et limiter l accès physique au lieu d entreposage uniquement aux personnes autorisées, afin de garantir la confidentialité des informations liées aux participants et l intégrité des échantillons. La durée de conservation des échantillons biologiques doit être définie et prévue au protocole de recherche. Des procédures ont été prévues en cas de panne de courant ou de bris d équipement afin de préserver l intégrité des échantillons biologiques. Le personnel doit être informé de ces procédures et être formé pour les mettre en application. Application : Dans le laboratoire se trouve un cartable avec les procédures de laboratoire. Les procédures en cas de bris des réfrigérateurs ou congélateurs se trouvent sur les appareils du CRCHUS. La documentation en lien avec l entretien et la calibration des équipements servant à l entreposage des échantillons doit être conservée avec la documentation essentielle à l étude. Lorsque des échantillons sont conservés dans un congélateur du CRCHUS, un registre électronique quotidien des températures est enregistré, accessible et conservé pendant 25 ans. 5.5. Analyse des échantillons Selon les exigences du protocole concernant l analyse, les échantillons peuvent être analysés dès que la collecte est effectuée ou à la fin de l étude clinique. Le chercheur principal doit être en mesure de connaître, dans un délai jugé raisonnable, les résultats des analyses liées au suivi du participant en référence au protocole. Le chercheur principal doit être en mesure de connaître tous les résultats des analyses à la fin de l étude, ou tel qu il est spécifié au protocole et au FIC du participant. Le personnel de recherche doit être informé de toute modification en cas de révision des normes ou des procédures à suivre dans le laboratoire. Page 7 sur 9

MON19FR06 5.6. Transport des échantillons L utilisation du matériel d envoi et les délais pour le transport doivent être respectés, conformément à ce qui est spécifié au protocole (exemple : glace sèche) afin de préserver l intégrité du matériel. Le contrôle des conditions thermiques durant le transport devrait également être documenté et conservé avec la documentation essentielle à l étude, si applicable et disponible. Dans les cas où les échantillons sont déplacés de l endroit d entreposage, la documentation concernant le déplacement des échantillons vers le nouveau lieu d entreposage doit être conservée avec la documentation essentielle à l étude. Dans le cas d envoi des échantillons à l externe pour fins d analyse ou d entreposage, les lois et les normes de transport applicables doivent être respectées. Le personnel qui voit à la préparation des envois des échantillons biologiques ou au transport doit être adéquatement formé et connaître les normes en vigueur à cet effet. Une certification sur le transport des matières dangereuses est offerte par le CRCHUS (voir MON27). Toute personne qui manipule ces matières doit être certifiée aux deux (2) ans. 5.7. Destruction des échantillons Suivant les exigences du protocole, à la demande du promoteur ou du participant, des échantillons peuvent être détruits. Toute destruction d un échantillon doit être documentée et cette documentation gardée avec la documentation essentielle. 6. Références Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1: Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). Page 8 sur 9

MON19FR06 États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Guide d éthique de la recherche et d intégrité scientifique, 2003. Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Standards du FRQS sur l éthique de la recherche en santé humaine et l intégrité scientifique, 2008. Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Rapport final du Groupe-Conseil sur l encadrement des banques de données et des banques de matériel biologique à des fins de recherche en santé, 2006. Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme. Annexe 11, «Computerised Systems». Québec, Code civil du Québec (L.R.Q., c. 64). Québec, Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Guide d élaboration de normes sur la gestion des banques de données, 2004. Réseau de médecine génétique appliquée (RMGA), Énoncé de principes sur l utilisation secondaire de données ou de matériel biologique recueillis dans un contexte de soins ou de recherche, 2010. Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Transport Canada. Loi de 1992 sur le transport des marchandises dangereuses et règlements connexes (et modifications subséquentes). Page 9 sur 9

MON20FR06 TITRE PRÉPARATION POUR UNE VISITE DE SURVEILLANCE CODIFICATION MON 20 VERSION 06 NOMBRE TOTAL DE PAGES 10 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 Réservation des locaux 17/déc/2009 30/oct/2013 05 Aucune modification 15/jul/2014 8/oct/2014 06 Réécriture du MON selon la nouvelle structure Ajout de la section Suivi de la visite de 8-9 surveillance APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 10

MON20FR06 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 4 5.1. Directives générales... 4 5.2. Objectifs spécifiques de la visite de surveillance... 5 5.3. Disponibilité du chercheur principal... 6 5.4. Préparation pour une visite de surveillance... 6 5.5. Visite de surveillance... 7 5.5.1. Documents nécessaires lors de la visite... 8 5.6. Suivi de la visite de surveillance... 8 5.6.1. Autres communications... 9 6. Références... 9 Page 2 sur 10

MON20FR06 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les processus à suivre pour la préparation et la gestion des visites de surveillance effectuées par le promoteur au cours de l étude. Les éléments décrits dans cette procédure sont des outils de référence visant à assister les équipes de recherche dans leur préparation à ce type de visite. 2. Portée Ce MON s applique à tout projet de recherche impliquant des sujets humains réalisé sous l autorité du CHUS. Il doit être respecté et suivi par toute personne impliquée dans la conduite de ces projets, c est-à-dire par le personnel de recherche, les chercheurs, les professionnels ou les étudiants qui œuvrent dans le CHUS, afin de faciliter la préparation des visites de surveillance effectuées à la demande du promoteur, pour en assurer le bon déroulement, la bonne conduite et un suivi adéquat. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) autoriser et faciliter la visite de surveillance; b) s assurer de la disponibilité des membres de son équipe et des autres intervenants des différents services impliqués dans le projet, en fonction de l ordre du jour établi pour la visite de surveillance; c) être disponible lors de la visite; d) s assurer que la documentation essentielle du projet est complète, à jour et disponible. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le promoteur est responsable de mettre en place et de maintenir à jour des systèmes de contrôle adéquats afin que le projet qu il conduit soit conforme au protocole, aux BPC, aux MON du CHUS ainsi qu aux exigences réglementaires applicables. Le Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CHUS) est responsable de fournir le support, les ressources, les installations et les équipements nécessaires pour garantir le bon fonctionnement des activités de recherche qui se déroulent dans son établissement. Page 3 sur 10

MON20FR06 4. Définitions Associé de Recherche Clinique (ARC): Aussi appelé surveillant, moniteur ou CRA pour Clinical Research Associate. Personne employée par le promoteur, ou par un organisme de recherche sous contrat (ORC ou CRO pour Contrat Research Organisation) délégué par le promoteur, qui est responsable de vérifier que le projet est réalisé conformément au protocole, dans l établissement. Les tâches de l ARC peuvent inclure, sans se limiter à, aider à planifier et à initier un projet, évaluer la conduite des études, et participer à l analyse, l interprétation et l extrapolation des données. Les ARC travaillent avec le coordonnateur du projet à la revue des données et des documents essentiels de l étude. Coordonnateur du projet : Un infirmier, professionnel de la santé ou autre membre qualifié de l équipe de recherche clinique, qui gère la plupart des activités quotidiennes d une recherche clinique. Le coordonnateur du projet agit comme lien entre l établissement de recherche et le promoteur, et s assure de la revue de toutes les données et des archives avant la visite du surveillant. Synonymes : coordonnateur d essai, coordonnateur d étude, coordonnateur de recherche, coordonnateur clinique. Organisme de Recherche sous Contrat (ORC) : Le terme CRO pour Contract Research Organisation est aussi couramment utilisé. Personne ou organisme (commercial, universitaire ou autre) à qui le promoteur a confié par contrat l'exécution d'une ou de plusieurs tâches ou fonctions liées à un projet. Rapport de surveillance : Rapport écrit par l ARC à l intention du promoteur après chaque visite des lieux ou toute autre communication liée à l étude selon les procédures du promoteur. Surveillance : Activité qui consiste à surveiller le déroulement d une étude clinique et à veiller à ce que cette étude soit réalisée conformément au protocole, aux modes opératoires normalisés (MON), aux bonnes pratiques cliniques (BPC) et aux exigences réglementaires applicables, et que les données s y rattachant soient consignées et présentées conformément à ces mêmes directives. 5. Procédure 5.1. Directives générales Le but de la surveillance de la recherche est de vérifier si : a) les droits et le bien-être des participants sont protégés; b) les données présentées sont exactes et complètes et si elles peuvent être vérifiées dans les documents sources; c) la recherche est réalisée conformément au protocole/modifications approuvés, aux BPC et aux exigences réglementaires applicables. Page 4 sur 10

MON20FR06 La surveillance de l étude est la responsabilité du promoteur. C est lui qui décide de la nature, de l étendue et de la fréquence de ce type de visites dont le calendrier est généralement établi lors de la visite d initiation. La fréquence des visites est déterminée en fonction de nombreux critères, notamment : a) le type et la complexité de l étude; b) le taux de recrutement; c) la performance du lieu d étude. Cependant, des visites non planifiées peuvent être effectuées en raison : a) de rapports ou d indices suggérant une non-conformité; b) d une augmentation significative du taux de recrutement des participants; c) de changements apportés au protocole ou au sein de l équipe de recherche qui nécessitent une formation. Le chercheur principal doit autoriser le promoteur à exercer des visites de surveillance et à effectuer des vérifications. Le promoteur nomme un ARC qui effectuera des visites périodiques des lieux d étude pour évaluer directement la conformité au protocole, aux règlements et aux lignes directrices applicables. En général, l ARC est le lien principal entre le promoteur et le lieu de recherche, et agit comme personneressource principale pour l équipe de recherche. Habituellement, le promoteur effectue la première visite de surveillance à chacun des lieux après le recrutement d un ou deux participants. Cependant, les dates des visites sont confirmées une à la fois, à mesure que l étude progresse. Une communication avec le chercheur principal ou l équipe de recherche est préalablement faite par l ARC désigné par le promoteur pour confirmer la rencontre ainsi que le contenu de la visite de surveillance. Il importe de conserver cette communication écrite avec la documentation essentielle (MON32). Il faut rappeler qu aucun document (original ou copie) permettant d identifier un participant à la recherche (données nominatives) ne doit quitter le CHUS. Les éléments décrits dans cette procédure sont des outils de référence pour bien se préparer à une visite de surveillance. 5.2. Objectifs spécifiques de la visite de surveillance Ces visites ont pour objectifs d évaluer, de documenter et de rendre compte de l avancement de l étude. Plus spécifiquement, les objectifs sont de : Page 5 sur 10

MON20FR06 a) confirmer l utilisation de la dernière version approuvée par le CÉR du protocole, du formulaire d information et de consentement (FIC) et des formulaires associés; b) informer l équipe de recherche de tout changement dans la conduite/documentation de l étude; c) s assurer que les exigences du promoteur et les obligations du chercheur principal soient respectées; d) s assurer que les compétences et les qualifications du chercheur principal et des membres de son équipe, à qui des responsabilités sont déléguées, sont toujours adéquates; e) s assurer que les installations sont toujours adéquates; f) valider et réviser les données cliniques, les rapports et la documentation essentielle liée à l étude; g) s assurer, si applicable, que l inventaire et la traçabilité du produit de recherche soient tenus de façon adéquate; h) s assurer, si applicable, que l inventaire des fournitures médicales soit tenu de façon adéquate. 5.3. Disponibilité du chercheur principal Lors des visites de surveillance, il est important que les membres de l équipe soient disponibles pour les discussions, la mise à jour de la recherche et pour répondre aux questions. Il est fortement recommandé que le chercheur principal soit présent lors des visites, surtout lorsque des points concernant le suivi des participants ou le protocole sont inscrits à l ordre du jour. Le chercheur principal doit être informé à l avance d une visite de surveillance. 5.4. Préparation pour une visite de surveillance Lors de la préparation pour chacune des visites : a) s assurer de la disponibilité de tous les intervenants des différents services dont la présence est requise au moment de la visite; b) vérifier que tous les FEC nécessaires à la visite de surveillance ont été complétés; c) s assurer, dans le cas où un FEC, un document source électronique ou le dossier informatisé ARIANE est utilisé, que l ARC aura les accès nécessaires au moment de sa visite; d) s assurer que le cartable ou le dossier réglementaire contenant les documents essentiels ainsi que la liste du personnel de l étude et des tâches déléguées, sont à jour; e) vérifier que tous les dossiers patients nécessaires à la visite de surveillance, les données et les documents sources sont complets et disponibles pour la visite; Page 6 sur 10

MON20FR06 f) vérifier que la documentation essentielle à l étude est complète (ex. : la correspondance récente, le registre de sélection des participants, le registre d inscription des participants, les listes des codes d identification des participants, la mise à jour des permis d exercice, des CV et les documents de gestion des produits de recherche, s il y a lieu); g) s assurer que l ARC pourra avoir accès à tous les locaux où le projet a lieu, incluant les endroits de conservation du produit à l étude et des fournitures médicales, s il y a lieu. L ARC doit être accompagné par un membre de l équipe de recherche lors de ses déplacements dans le CHUS; h) s assurer d avoir identifié les questions ou les éléments demeurés en suspens lors de la dernière visite de surveillance, s il y a lieu, d y avoir répondu ou, à tout le moins, d y apporter un suivi; i) avoir un endroit convenable avec, s il y a lieu, les outils nécessaires pour la surveillance (ligne téléphonique, accès internet, etc.) et pouvant être fermé à clé advenant le cas où la visite de surveillance se déroulait sur plus d une journée. 5.5. Visite de surveillance Lors de l arrivée de l ARC au site Fleurimont, l ARC doit se présenter à l accueil clinique du CRCHUS afin que son identité soit vérifiée. L ARC devra s inscrire à la réception avant d aller s installer dans un des locaux prévus à cette fin au CRCHUS. Si la visite a lieu au site Hôtel-Dieu, l ARC doit se présenter au bureau de l équipe de recherche. Les membres de l équipe de recherche veilleront à vérifier l identifié de l ARC. Celui-ci devra s inscrire sur la feuille prévue à cette fin dans le local 3503 où se trouve le bureau pour les ARC. L ARC vérifie l exactitude et l intégralité des entrées du FEC, vérifie les documents sources et autres dossiers liés à l étude, et informe le chercheur principal et le coordonnateur du projet de toute erreur, omission ou illisibilité relevée dans FEC. Il est recommandé que toute divergence dans le FEC soit notée par l ARC et signalée au coordonnateur du projet. Il faut être prêt à vérifier et à documenter les éléments suivants, le cas échéant : a) que les qualifications du chercheur principal, les ressources et les installations (laboratoire, équipement, personnel, etc.) demeurent adéquates afin de permettre la réalisation sécuritaire et appropriée de l étude; b) que des mesures ont été prises pour prévenir la répétition des déviations au protocole, aux procédures du promoteur, aux MON du CHUS, aux BPC ou à la réglementation applicable et que, s il y a lieu, ces déviations ont été signalées dans des communications antérieures avec le promoteur. Page 7 sur 10

MON20FR06 Afin de respecter la confidentialité, s assurer que les ARC sont accompagnés par un membre de l équipe de recherche lors de leurs déplacements dans les endroits où du matériel confidentiel est entreposé (incluant la pharmacie). Il faut compléter un registre de visite contenant les noms, les signatures, ainsi que les dates de début et de fin des visites du ou des ARC qui auront accès aux documents de l étude. Ce document indique également le type de visite du ou des ARC (par exemple : visite d initiation). Le registre doit être conservé dans la documentation essentielle à l étude et peut être utile lors de vérification ou d inspection. 5.5.1. Documents nécessaires lors de la visite Une liste de documents nécessaires est présentée à titre indicatif. D autres documents peuvent aussi être demandés si nécessaire : a) FEC et tous les documents connexes (par exemple : rapports de laboratoire, journaux des participants, etc.); b) FIC signé pour chacun des participants; c) accès aux dossiers médicaux informatisés des participants, s il y a lieu; d) produit de recherche et documentation de gestion qui s y rattache ainsi que la documentation de décodage; e) documentation essentielle à l étude; f) documentation relative aux échantillons biologiques, s il y a lieu; g) toute mise à jour ou nouvelle documentation qui doit être acheminée au promoteur; h) toute documentation reliée à la déclaration d ITG ou de RIG soumise par ou au promoteur. 5.6. Suivi de la visite de surveillance L ARC présente un rapport écrit de la visite de surveillance au promoteur après chaque visite d un lieu d étude. L ARC ou le promoteur transmet au chercheur principal un rapport résumant les conclusions de la visite, ainsi que toutes les mesures de suivi nécessaires. Le chercheur principal doit signer et dater ce rapport, pour indiquer qu il en a pris connaissance. Le coordonnateur du projet ou la personne déléguée devra : a) effectuer un suivi auprès de l ARC pour obtenir un rapport résumant la visite si ce dernier n est pas reçu rapidement après la visite; b) revoir le rapport pour en dégager les résultats, les écarts, les conclusions et les manquements importants, ainsi que les mesures prises ou à prendre et/ou les mesures recommandées; Page 8 sur 10

MON20FR06 c) clarifier ces mesures avec l ARC au besoin, et mettre en œuvre des mesures correctives au lieu d étude pour assurer la conformité au protocole, aux règlements applicables, aux lignes directrices et aux MON; d) répondre rapidement aux demandes et discuter de la planification de toute visite ultérieure. Le rapport doit être conservé avec la documentation essentielle de l étude. 5.6.1. Autres communications L ARC ou le promoteur peut communiquer avec le lieu d étude par téléphone, télécopieur ou courriel pour obtenir une mise à jour sur l état de l étude et de l information sur diverses questions liées à l étude, ou pour transmettre de l information. Dans le cas des communications téléphoniques, il est recommandé de tenir un registre des communications téléphoniques pour chaque étude et consigner chronologiquement tous les appels téléphoniques faits au promoteur, à l ARC, au gestionnaire de projet, aux participants, au chercheur, etc. Le nom des interlocuteurs, la date de réunions, un résumé de la discussion et les résolutions adoptées doivent figurer dans le registre, le cas échéant. Pour les communications par télécopieur, courriel ou poste, il faut consigner la date d expédition ou de réception de tous les documents expédiés et reçus. Dans le cas des télécopieurs, imprimer les rapports de transmission par télécopieur (lorsque possible) ou consigner les renseignements importants, comme la date et l heure de la télécopie, et le nom de l expéditeur. Il faut répondre rapidement aux demandes et conserver des copies de toute la correspondance avec les documents essentiels de l étude. 6. Références Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1 : Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). Page 9 sur 10

MON20FR06 États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada. Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Page 10 sur 10

MON21FR06 TITRE PRÉPARATION POUR UNE VISITE D AUDIT OU D INSPECTION CODIFICATION MON 21 VERSION 06 NOMBRE TOTAL DE PAGES 11 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 30/oct/2013 05 Aucune modification 15/jul/2014 8/oct/2014 06 Réécriture du MON selon la nouvelle structure 7 Ajout des éléments à surveiller lors de la préparation APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 11

MON21FR06 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 5 5.1. Directives générales... 5 5.2. Les vérifications/audits... 6 5.3. Les inspections... 6 5.4. Planification d une visite de vérification/audit ou d inspection... 7 5.5. Préparation d une visite de vérification/audit ou d inspection... 7 5.6. Lors de la visite de vérification/audit ou d inspection... 9 5.7. Suivi de la visite de vérification/audit ou d inspection... 10 6. Références... 11 Page 2 sur 11

MON21FR06 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) guide l équipe de recherche dans sa préparation à une visite de vérification/audit ou d inspection. Les éléments décrits dans cette procédure sont des outils de référence pour que les équipes de recherche puissent bien se préparer à ce type de visite effectuée par un promoteur ou par un représentant d un organisme de réglementation. 2. Portée Ce MON s applique à tout projet de recherche impliquant des participants humains réalisé sous l autorité du CHUS. Il doit être respecté et suivi par toute personne impliquée dans la conduite de ces projets, c est-à-dire par le personnel de recherche, les chercheurs, les professionnels ou les étudiants qui œuvrent dans le CHUS afin de faciliter la préparation des audits et des inspections pour en assurer le bon déroulement, la bonne conduite et un suivi adéquat. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) autoriser et faciliter les audits et les inspections; b) s assurer de la disponibilité des membres de son équipe et autres intervenants des différents services impliqués dans le projet, dépendant de l ordre du jour établi pour l audit ou l inspection; c) s assurer que le lieu d étude et tous les membres de l équipe soient prêts pour les vérifications et les inspections réglementaires; a) s assurer d être disponible; b) s assurer que la documentation essentielle de l étude est complète, à jour et disponible. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le promoteur est responsable de mettre en place et de maintenir à jour des systèmes de contrôle adéquats afin que le projet qu il conduit soit conforme au protocole, aux BPC, aux MON du CHUS ainsi qu aux exigences réglementaires applicables. Le Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CHUS) est responsable de fournir le support, les ressources, les installations et les équipements nécessaires pour garantir le bon fonctionnement des activités de recherche qui se déroulent dans son établissement. Page 3 sur 11

MON21FR06 4. Définitions Food and Drug Administration (FDA): La Food and Drug Administration est une agence du gouvernement des États-Unis responsable de la protection du consommateur. Les autorités réglementaires des États-Unis sont chargées, parmi d autres responsabilités, d octroyer l approbation pour les nouveaux produits de recherche (IND) ou les nouvelles demandes de drogues (NDA). Inspection : Examen officiel par un organisme réglementaire des documents, des installations, des dossiers et de toute autre ressource que cet organisme estime être liée à l étude et pouvant se trouver sur les lieux de l étude, dans les installations du promoteur ou de l organisme de recherche sous contrat (ORC) ou encore, dans tout autre établissement que l organisme réglementaire juge approprié. Inspection avant approbation (IAA) (pre-approval inspection [PAI]) : Inspection effectuée par la FDA des États-Unis pendant l examen de la demande de drogue nouvelle (New Drug Application ou NDA), habituellement pour confirmer la validité des données. Observation critique : Observation décrivant une situation qui pourrait dégénérer en conditions fatales, constituant un danger de mort ou dangereuses pour les participants inscrits à une recherche clinique. Cette situation constitue un risque excessif immédiat ou latent qui menace les droits, la santé ou la sécurité des participants. La conduite d études non autorisées, l adultération, l assertion inexacte et la falsification de registres constituent également des observations critiques. Observation majeure : Observation décrivant une faute ou une dérogation marquée, autre qu une observation critique, qui pourrait exposer les participants d une étude clinique ou d autres personnes à des risques excessifs pour la santé ou qui pourrait invalider les données. Observation mineure : Observation classée comme n étant ni critique, ni majeure, mais qui dénote une faute ou une dérogation par rapport au titre 5 du Règlement sur les aliments et les drogues de Santé Canada. Vérification (Audit) : Examen systématique et indépendant des activités et des documents liés à la recherche clinique en vue de déterminer, d une part, si ces activités sont menées conformément au protocole, aux modes opératoires normalisés (MON) du promoteur, aux bonnes pratiques cliniques (BPC) et aux exigences réglementaires applicables et, d autre part, si les données ont été enregistrées, analysées et présentées conformément à ces mêmes directives. Remarque : Certains organismes réglementaires et certains règlements (en particulier ceux de la FDA) emploient «audit» («vérification») et «inspection» dans un sens plus large ou de façon interchangeable. Page 4 sur 11

MON21FR06 5. Procédure 5.1. Directives générales Santé Canada a l autorité d effectuer des inspections et des vérifications sur les lieux d essai clinique participant à des études approuvées par Santé Canada, afin d évaluer la conformité du lieu au protocole, aux exigences réglementaires, aux lignes directrices et aux MON. La FDA peut effectuer des inspections dans des établissements canadiens participant à des études menées dans le cadre d une demande de nouvelle drogue de recherche (Investigational New Drug ou IND) ou d un instrument médical (Investigational Device Exemption ou IDE) faite aux États-Unis. De plus, tout lieu de recherche peut être vérifié ou inspecté par le promoteur, par d autres organismes réglementaires, et par le comité d éthique responsable du suivi de l étude. Habituellement, le chercheur principal reçoit un préavis écrit annonçant les vérifications et les inspections de routine. Cependant, les inspecteurs peuvent effectuer une visite en donnant un préavis de dernière minute ou sans préavis (en particulier pour les visites «pour motif suffisant»). Aussitôt qu il apprend qu une inspection aura lieu, le chercheur principal doit informer le promoteur, de même que le coordonnateur de la recherche clinique du CHUS. Le chercheur principal doit permettre au promoteur d exercer des audits et aux organismes réglementaires appropriés d effectuer des inspections. Le promoteur doit inclure, dans les ententes avec les parties concernées dans une étude, des clauses pour s assurer l accès direct à tous les lieux où se déroule l étude, aux données et aux documents sources, ainsi qu aux rapports afin de lui permettre d effectuer les vérifications nécessaires et que les organismes réglementaires nationaux et étrangers puissent procéder aux inspections requises. Il est important que : a) le protocole de recherche ou toute autre entente écrite mentionne la possibilité d un accès aux données et aux documents sources pour fins de vérification et d inspection; b) les participants soient informés de cette possibilité dans leur FIC et qu ils y aient consenti. Il est important de conserver la documentation de toutes les communications concernant les demandes de vérification ou d inspection dans le dossier des documents essentiels de l étude. Le promoteur peut aider l équipe de recherche à se préparer aux inspections réglementaires. Page 5 sur 11

MON21FR06 5.2. Les vérifications/audits Les vérifications/audits s inscrivent dans le cadre du système d assurance de la qualité mis en place par le promoteur. Ce contrôle ne fait pas partie des fonctions courantes de surveillance. Il est effectué à la demande du promoteur qui confie les tâches de vérification à des personnes autres que les ARC et n ayant aucun lien avec l étude qui fait l objet de la vérification. Une vérification/audit menée par le promoteur est faite pour s assurer que l étude respecte les normes applicables et que les données sont exactes et complètes. La recherche clinique peut être vérifiée en tout temps, pendant ou après l étude, par le promoteur. Effectuée pendant l étude, une vérification/audit permet de corriger et de documenter les erreurs avant que l étude ne soit complétée. Une vérification pour motif suffisant est effectuée lorsqu il est raisonnable de croire que les données ou les procédures du lieu d étude posent problème. Certains problèmes peuvent être dus à un manque de conformité au protocole, à un taux d incidents thérapeutiques graves (ITG) ou de réactions indésirables graves (RIG) trop bas ou trop élevé par rapport aux autres lieux, à un taux élevé de recrutement par rapport aux autres lieux d étude, etc. 5.3. Les inspections Les inspections sont conduites par les agences réglementaires dans le cadre d essais cliniques avec un produit de recherche ou un instrument médical à l essai. Elles peuvent se dérouler dans les installations : a) des promoteurs; b) des chercheurs principaux (lieux de l essai clinique); c) des comités d éthique de la recherche (CÉR); d) des organismes de recherche sous contrat (ORC); e) dans tout autre établissement en lien avec l essai clinique que l organisme réglementaire peut juger approprié. L objectif principal des inspections est de voir à ce que les promoteurs effectuent des essais cliniques conformément aux exigences réglementaires. Cela comprend, sans pour autant s y limiter, le fait que les essais cliniques soient menés en conformité avec le protocole approuvé, que les données obtenues soient exactes, que les participants inscrits aux essais ne soient pas exposés à des risques excessifs et que l essai soit mené dans le respect des principes généralement reconnus en matière de BPC. Page 6 sur 11

Page 7 sur 11 MON21FR06 Les inspections de routine par les organismes réglementaires peuvent être effectuées dans le cadre d un programme de surveillance de routine ou d une inspection avant-approbation (IAA) concernant un produit en particulier (habituellement par la FDA). Une inspection pour motif suffisant est initiée lorsqu on constate ou qu on soupçonne un manque de conformité. Les inspections sont généralement effectuées lorsqu il est raisonnable de croire qu il y a manque de conformité et que des mesures correctives sont nécessaires (plaintes quant à la qualité du produit, rapports provenant d autres organismes réglementaires, déclarations d incidents indésirables, etc.). Les inspections effectuées par Santé Canada, la FDA ou un autre organisme réglementaires peuvent durer aussi longtemps que nécessaire. 5.4. Planification d une visite de vérification/audit ou d inspection Le chercheur principal est habituellement informé par écrit et à l avance de la planification d une visite de vérification/audit ou d inspection. L équipe de recherche devrait avoir suffisamment de temps pour s y préparer et informer les départements ou personnes concernés (ex. : promoteur, laboratoire, pharmacie). Toutefois, dans les cas de soupçon de fraudes ou de non-conformités graves ou persistantes, les agences réglementaires peuvent procéder à une inspection avec peu ou pas de préavis. La FDA peut aussi effectuer des inspections dans des sites canadiens dans le cadre d un d essai clinique dont les données sont susceptibles d être incluses dans une demande d IND aux États-Unis. Pour les inspections de la FDA, le site doit recevoir le formulaire 482 de la FDA intitulé Notice of Inspection. Suite à la réception de ce formulaire, les deux (2) parties devront convenir d une date de visite qui laisse une période de préparation suffisante à l équipe de recherche. Lors de la réception d une demande d inspection, le chercheur principal doit immédiatement en informer le promoteur. Habituellement, le promoteur aide l équipe de recherche dans la préparation nécessaire pour cette inspection. Les communications concernant une demande de vérification/audit ou d inspection doivent être conservées dans la documentation essentielle à l étude. 5.5. Préparation d une visite de vérification/audit ou d inspection Lors de la réception de la demande de vérification ou d inspection, il faut vérifier les éléments suivants : a) objectif de la vérification ou de l inspection; b) plan et procédures de vérification/d inspection;

c) rapport sur la vérification/l inspection : rapport des observations et des conclusions des vérificateurs; d) exigences en matière de suivi; e) procédures à suivre en cas de non-conformité. Les aspects logistiques de cette visite doivent être planifiés, par exemple : MON21FR06 a) avoir pour la durée de la visite, un endroit convenable pouvant être fermé à clé avec, s il y a lieu, une ligne téléphonique, un accès internet, un photocopieur à proximité, etc. Les inspections d une agence réglementaire (FDA, Santé Canada ou une autre agence de réglementation), peuvent s étendre de quelques jours à une semaine et plus; b) s'assurer auprès du coordonnateur de la recherche clinique du CHUS qu un code d accès Ariane sera disponible pour les auditeurs/inspecteurs; c) s assurer que, si des photocopies des documents de l étude sont faites, une documentation de traçabilité est produite et que cette documentation est conservée avec la documentation essentielle à l étude; d) s assurer que tous les documents seront rapidement disponibles pour répondre à toute demande durant la visite; e) s assurer qu aucune copie d un document permettant d identifier un participant (données nominatives) ne quitte le CHUS sans que ces informations soient oblitérées ou retranchées; f) s assurer que le personnel de l équipe de recherche, y compris le chercheur principal, est disponible pour fournir des explications ou répondre aux questions, au moins pour une partie de la visite; g) s assurer, s il y a lieu, que le personnel impliqué en provenance d autres départements contribuant à l étude soit informé de cette visite et demeure disponible, au besoin, pour une visite (exemple : pharmacie, laboratoire, etc.); h) s assurer, s il y a lieu, que des arrangements soient prévus pour la traduction de documents ou pour faciliter la communication durant la visite. Il faut confirmer la date et l heure convenues de la vérification/l inspection et de l entretien final avec le promoteur ou l organisme de réglementation. Préalablement à la visite, une réunion, qui peut être téléphonique, doit être préparée afin de revoir les procédures de vérification ou d inspection et de déterminer quels membres du personnel devront être présents au moment de la vérification/l inspection. Les documents suivants doivent être complets, à jour, conformes aux données brutes, et rapidement disponibles pour répondre à toute demande durant la visite : Page 8 sur 11

MON21FR06 a) la documentation essentielle à l étude, conformément au MON32; b) les formulaires d exposés de cas (FEC); c) les FIC pour tous les participants; d) les dossiers médicaux et les autres documents sources; e) les dossiers de pharmacie (gestion des produits de recherche), s il y a lieu; f) les registres d entretien et de calibration des appareils, s il y a lieu; g) tout autre document lié à l étude. 5.6. Lors de la visite de vérification/audit ou d inspection Lors de l arrivée des vérificateurs/auditeurs ou des inspecteurs, il faut s assurer de l identité du ou des vérificateurs/auditeurs ou inspecteurs de l agence de réglementation. Application : Au site Fleurimont, ceux-ci devront s inscrire à l accueil clinique avant d entrer au CRCHUS. À l Hôtel-Dieu, les vérificateurs/auditeurs ou inspecteurs devront se présenter au bureau de l équipe de recherche ou à tout autre point de rendez-vous préalablement déterminé afin que la vérification de l identité et l inscription soient faites. En respect de la confidentialité, les vérificateurs/auditeurs ou les inspecteurs doivent être accompagnés par un membre de l équipe de recherche lors de leurs déplacements dans le CHUS. Souvent, ce type de visite comporte, à l arrivée, une rencontre d introduction préparée par les vérificateurs/auditeurs ou les inspecteurs. Cette rencontre est suivie de l évaluation de la conduite de l étude. Voici quelques exemples de questions pouvant être posées : a) Qui fait quoi? b) Les délégations sont-elles appropriées et consignées par écrit? c) Le chercheur principal peut-il démontrer qu il supervise l essai clinique adéquatement? d) Quel équipement ou matériel est utilisé? e) Qui collecte et saisit les données? f) Y a-t-il une communication active avec le promoteur? g) L étude est-elle surveillée adéquatement par le promoteur? h) Est-ce que des modes opératoires normalisés (MON) existent? i) La formation de l équipe de recherche est-elle documentée et disponible? La revue de la documentation à l étude est aussi effectuée pendant ce type de visite. La documentation ciblée permet de démontrer que l étude est conforme sur les points suivants : Page 9 sur 11

a) la documentation réglementaire; b) la documentation du CÉR; c) le respect du protocole; d) le processus de consentement; e) la preuve que chaque participant existe; f) l admissibilité de chaque participant; g) la comparaison des données et des documents sources versus les FEC; Page 10 sur 11 MON21FR06 h) la vérification des obligations du chercheur principal face aux soumissions réglementaires; i) la conformité des appareils qui ont servi pendant l étude. Les vérificateurs/auditeurs ou les inspecteurs peuvent demander à visiter les endroits où les procédures de l étude sont effectuées; par conséquent il est important d aviser les départements impliqués avant cette visite. À la fin de la visite, les vérificateurs ou les inspecteurs prévoient habituellement une rencontre avec l équipe de recherche, y compris le chercheur principal. Cette réunion peut permettre de clarifier des éléments ou de corriger des déficiences notées durant la visite. La réunion finale est importante car elle permet de s assurer que les observations sont comprises de tous avant que le vérificateur ou l inspecteur ne quitte les lieux. Elle sert aussi à savoir si et quand une réponse écrite est nécessaire. 5.7. Suivi de la visite de vérification/audit ou d inspection Suite à l inspection d une agence de réglementation, un rapport écrit est remis au promoteur ou au chercheur principal énumérant les observations ou déviations notées au cours de l inspection. Toutes les observations doivent être corrigées avec des mesures correctives appropriées. Ces mesures doivent être documentées par écrit et acheminées à l agence de réglementation dans le délai prescrit, normalement deux (2) semaines suivant la réception du rapport final d inspection (la FDA émet un rapport intitulé «FDA Form 483»). Le rapport d observations demeure ouvert jusqu à résolution complète de toutes les demandes. Si le rapport est envoyé au chercheur principal, celui-ci doit immédiatement le signer et le dater pour indiquer qu il en a pris connaissance, puis contacter le promoteur qui l aidera à la rédaction des mesures correctives requises, de même qu à la mise en œuvre de celles-ci. Des cas de non-conformités graves ou persistantes peuvent entraîner la fermeture du site. Cette décision peut émaner des agences réglementaires ou du promoteur. Si, suite à la réception du rapport écrit par le vérificateur, le promoteur prend la décision de mettre fin à la participation du site, il doit, dans les 15 jours suivant la cessation de l essai, en informer les organismes réglementaires. Le chercheur principal doit en informer le CÉR dans le même délai.

MON21FR06 6. Références Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1 : Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada, Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Santé Canada, Avis Publication d'une ébauche de spécifications électroniques pour les demandes d'essais cliniques et modifications présentées conformément à la Ligne directrice à l'intention des promoteurs concernant les demandes d'essais cliniques, 2 juillet 2009. Page 11 sur 11

MON22FR06 TITRE FERMETURE DE RECHERCHE CLINIQUE CODIFICATION MON 22 VERSION 06 NOMBRE TOTAL DE PAGES 9 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 6 25/nov/2011 02 6, 7 Notion de non épuration des dossiers cardiologiques et radiologiques Ajout de la procédure de destruction des documents archivés 17/déc/2009 29/fév/2012 26/fév/2013 03 Changement de titre 03/jun/2013 30/oct/2013 05 5 Ajout de la non-épuration dans le système ARIANE 15/jul/2014 6 Ajout de la demande de copie des examens sur CD/DVD 7 Ajout des processus de sécurité dans le système ARIANE 09/oct/2014 06 Réécriture du MON selon la nouvelle structure 7-8 9 Suppression de certaines informations sur l archivage car présentes dans le MON32FR01 Les annexes ont été enlevées. La liste des documents essentiels se trouve dans le MON32FR01 APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 9

MON22FR06 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 3 5. Procédure... 3 5.1. Directives générales... 3 5.2. Abandon d une étude... 4 5.3. Visite de surveillance... 4 5.4. Fermeture de l étude - Vérification... 5 5.5. Matériel de l étude... 6 5.5.1. Formulaires d exposé de cas (FEC)... 6 5.5.2. Produits de recherche... 6 5.5.3. Échantillons biologiques... 6 5.6. CÉR et organismes réglementaires... 6 5.7. Rapport d étude... 7 5.8. Archivage... 7 5.8.1. Les dossiers médicaux... 8 5.9. Vérification/audit et inspection... 8 6. Références... 8 Page 2 sur 9

MON22FR06 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les processus à suivre pour la préparation de la fermeture d une étude et les actions à entreprendre et ce, que celle-ci soit prévue ou prématurée. 2. Portée Ce MON s applique à tout projet de recherche impliquant des sujets humains. Il doit être respecté et suivi par toute personne impliquée dans la conduite de ces projets c est-à-dire, par les membres des équipes de recherche, les chercheurs, les professionnels ou les étudiants, afin de faciliter la préparation de la fermeture d une étude et son bon déroulement. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable : a) d informer tous les participants en cas de fin prématurée d une étude et de faire le suivi approprié; b) d informer le CÉR de la fin du projet; c) d assurer la conservation sécuritaire des dossiers de recherche pour la durée requise de l archivage. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le promoteur est responsable d informer les organismes réglementaires applicables. 4. Définitions Rapport sur un essai/étude : Description écrite d un essai ou d une étude clinique mené sur des sujets humains dans laquelle la description, la présentation et l analyse des données cliniques et statistiques sont intégrées pour ne former qu un seul rapport. L essai clinique peut porter sur un agent thérapeutique, prophylactique (mesures préventives) ou diagnostique. 5. Procédure 5.1. Directives générales Différents scénarios peuvent conduire à une fermeture d étude : a) le nombre de participants prévus est atteint et tous les engagements ont été respectés à la satisfaction du promoteur; Page 3 sur 9

Page 4 sur 9 MON22FR06 b) une fin prématurée imputable au fait que : i) le recrutement ne rencontre pas les exigences du promoteur; ii) des non-conformités (déviations) inacceptables au protocole ont été observées lors de visites de surveillance du promoteur; iii) des événements indésirables graves et répétitifs sont survenus; iv) des analyses intermédiaires ont démontré l inefficacité du produit de recherche, ou au contraire une efficacité qui dépasse de beaucoup les attentes; v) l hypothèse de recherche est infirmée de manière non-équivoque. 5.2. Abandon d une étude La fin prématurée d une étude peut être décrétée par : a) le chercheur principal; b) le promoteur; c) le comité d éthique de la recherche du CHUS (CÉR); d) les organismes réglementaires (Santé Canada, FDA), si applicable. Si une étude est abandonnée prématurément, les principaux intervenants et les instances réglementaires doivent en être informés rapidement. Les raisons détaillées pour lesquelles l étude a été abandonnée doivent être expliquées. Les participants doivent également être informés de cette interruption et un suivi adéquat doit être assuré, particulièrement auprès de ceux dont un IT/ITG ou une RI/RIG n est pas résolu. En cas d abandon d un essai clinique impliquant un produit de recherche à l étude, le promoteur doit en informer Santé Canada dans les 15 jours civils suivant la date de l abandon. Même si l étude est interrompue prématurément, les procédures énoncées dans le présent MON doivent être respectées. 5.3. Visite de surveillance Lorsque tous les participants ont complété toutes les visites prévues selon le protocole, il est possible que le promoteur effectue une dernière visite de surveillance, notamment lorsqu il s agit d un essai clinique. La préparation de cette visite et de son déroulement sont décrits dans le MON20. Cette dernière visite de surveillance permet de : a) passer en revue toutes les vérifications et étapes mentionnées au point 5.4; b) compléter la vérification des formulaires d exposé de cas et formulaires d information et de consentement (FIC) complétés depuis la dernière visite de surveillance et de les comparer au registre de recrutement;

MON22FR06 c) rencontrer l équipe de recherche afin de discuter des points soulevés, des actions requises et des modalités pour l archivage des données et de la documentation essentielle de l étude. La fermeture de l étude peut se conclure lorsque le suivi des observations notées est complété à la satisfaction du promoteur. 5.4. Fermeture de l étude - Vérification Pour effectuer la fermeture de toute étude, des étapes de vérification et de validation doivent être réalisées afin de s assurer que : a) tous les incidents thérapeutiques (IT/ITG) et toutes les réactions indésirables (RI/RIG) ont été : i) résolus et documentés dans les documents sources ainsi que dans les FEC; ii) rapportés au promoteur et aux organismes réglementaires, si applicable; iii) rapportés (uniquement les IT et RI graves ou inattendus) au CÉR, incluant ceux survenus dans les autres sites. Application : Advenant le cas d un IT/ITG ou d un RI/RIG persistant ou survenant après la fermeture de l essai, celui-ci doit être déclaré et traité tel que présenté au MON17. b) tous les FEC ont été complétés en accord avec les données et les documents sources et acheminés pour la gestion des données de l essai; c) toutes les corrections nécessaires aux données, aux documents sources ou aux FEC ont été effectuées selon la procédure de correction décrite au MON32; d) le processus de demande de clarification des données a été complété et confirmé par le chercheur principal ou le promoteur; e) toutes les questions laissées en suspens lors des précédentes visites de surveillance ou de vérification/audit ou d inspection ont été résolues; f) la mise à jour de la documentation essentielle de l étude est complète et les documents qui nécessitent d être retournés au promoteur lui ont été transmis; g) la comptabilité du produit de recherche a été complétée, si applicable; h) les paiements aux participants à l étude ont été effectués, ainsi que tous les paiements prévus aux différents contrats ou aux ententes de services signées au début de l étude. Application : Une partie ou la totalité des documents essentiels peuvent faire l objet d un audit du promoteur ou d une inspection par les organismes réglementaires même si l étude est fermée, et ce, pendant toute la durée de conservation des documents. Il est donc important de procéder à un examen minutieux de cette documentation. Page 5 sur 9

MON22FR06 5.5. Matériel de l étude 5.5.1. Formulaires d exposé de cas (FEC) Tous les FEC non utilisés sont retournés au promoteur selon les spécifications données. Si le promoteur le permet, les FEC peuvent être détruits sur place. La méthode de destruction employée par l équipe de recherche doit respecter le caractère confidentiel des documents à détruire et les normes du promoteur. 5.5.2. Produits de recherche À la fin de l essai, la comptabilité et la réconciliation de tout produit de recherche utilisé ou non, doivent être consignées et cette documentation conservée avec la documentation essentielle à l étude. Selon les spécifications du promoteur, les produits de recherche non utilisés sont retournés ou, si le promoteur le permet, détruits, conformément aux procédures établies et approuvées au CHUS. Cette destruction doit être documentée (pour plus d information, consultez les MON 33 et MON34). Les codes d insu du produit de recherche sont également retournés au promoteur ou traités selon les indications du protocole. Si applicable, s assurer que les codes de randomisation sont inviolés ou, dans le cas contraire, s assurer que le bris a bien été documenté. 5.5.3. Échantillons biologiques Tel que décrit au protocole, les échantillons biologiques (sang, tissus, etc.) doivent tous être acheminés au promoteur pour les analyses et la conservation. Dans le cas où le promoteur ne désire pas recevoir certains échantillons, et en autorise la destruction, cette destruction doit être effectuée conformément aux instructions du promoteur et aux normes en vigueur dans l établissement, et documentée. Toutefois, si des échantillons, en partie ou en totalité, doivent être conservés au site, cela doit être indiqué au protocole de recherche et le chercheur principal doit s assurer qu ils sont conservés en conformité avec le protocole ou le cadre de gestion d une biobanque approuvé par le CÉR. 5.6. CÉR et organismes réglementaires Le CÉR ainsi que les autorités réglementaires, si applicable, doivent être informés de la fin d une étude. Le chercheur principal a la responsabilité d informer le CÉR en complétant le formulaire requis (CRC/RC7). Page 6 sur 9

Le promoteur a, quant à lui, la responsabilité d en informer les organismes réglementaires applicables. Page 7 sur 9 MON22FR06 Chaque chercheur principal est tenu de garder un registre des personnes inscrites dans un protocole de recherche clinique pour lequel le CHUS a une responsabilité. Ce registre comprend les noms et numéros de dossier des participants. Le registre sera transmis sur demande à la présidence du CÉR dans le cadre du suivi des projets de recherche. Le registre des participants à un projet de recherche est considéré comme un document confidentiel au sens de la loi, et ne peut de ce fait être communiqué au promoteur. 5.7. Rapport d étude Pour toute étude menée sur des sujets humains, un rapport d étude est nécessaire. Le rapport est écrit une fois que toutes les données ont été vérifiées et analysées et que l étude est terminée et ce, dans tous les sites qui y ont participé. Quelquefois ce rapport est produit longtemps après la fin de l essai. Certains éléments doivent être répertoriés dans le rapport, par exemple : a) l information sur le protocole en référence; b) le nom du chercheur principal; c) la date de fin du recrutement des participants; d) la comptabilité des participants inscrits à l étude (nombre de participants randomisés, inscrits et ayant terminé chaque phase de l étude, rejetés, etc.); e) le nombre d incidents thérapeutiques graves ou de réactions indésirables graves rapportées. Application : Pour le CÉR, le formulaire CRC/RC7 fait office de rapport d étude. Si le protocole mentionne que des analyses intérimaires seront effectuées par un comité de surveillance des données «Data Safety Monitoring Board (DSMB)», un rapport intérimaire doit être produit. Suite aux résultats de ces analyses, une recommandation est émise par le DSMB quant à la poursuite ou à l arrêt de l étude. Si la publication des résultats de l étude est envisagée, cette possibilité de publication est habituellement prévue au contrat entre le promoteur, le CHUS et le chercheur principal. 5.8. Archivage L archivage des documents essentiels de l étude doit être planifié dès le début par le chercheur principal et le promoteur, afin de rencontrer les exigences réglementaires et d en évaluer les coûts. Le coût de l archivage pour les projets financés par un organisme privé est de 200$ par participant, pour un maximum de 1000$ par projet, sujet à modification sans préavis.

Page 8 sur 9 MON22FR06 Les boîtes doivent être adéquatement identifiées au chercheur principal ou au promoteur, au nom de l étude. L année de destruction prévue doit également être documentée. La durée de conservation des dossiers de recherche et de la documentation essentielle liée à une étude clinique doit être indiquée dans le protocole de recherche ou tout autre document. Le chercheur principal doit prendre les mesures nécessaires pour s assurer que la durée de conservation prévue soit respectée. La période d archivage et de conservation des documents débute à la date déclarée de la fin ou de l arrêt prématuré de l étude. Une fois le délai d archivage passé, la destruction des documents peut se faire avec l accord du promoteur. Cette autorisation doit être documentée. Pour plus de détails sur la conservation et l archivage des documents, veuillez-vous référer au MON32. 5.8.1. Les dossiers médicaux Il est de la responsabilité du chercheur principal de faire connaître aux archives médicales les dossiers dont le contenu doit être conservé dans son intégralité ainsi que la durée de la conservation (voir MON31). Cette notification doit être faite dès le recrutement des participants afin que les archives médicales traitent rapidement cette information afin de s assurer que le dossier ne soit pas épuré entre-temps. 5.9. Vérification/audit et inspection Une inspection peut être demandée par un organisme réglementaire (Santé Canada, FDA ou autre), par un inspecteur externe, ou une vérification/audit par le promoteur et conduite par son personnel interne. Le promoteur, dès qu il en est avisé, doit informer le chercheur principal ainsi que l équipe de recherche de la tenue de cette vérification/audit ou d une inspection. Si le chercheur principal est avisé de la tenue d une inspection, il doit en aviser immédiatement le promoteur (MON 21). Le retour des documents archivés se fait sur demande adressée au bureau de dépôt de projets, par la personne mandatée par le CRCHUS. 6. Références Canada, Ministère de la Justice. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), mise à jour en 2006. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1 :

MON22FR06 Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Québec, Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1). Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Structure et contenu des rapports d étude clinique, ICH thème E3, 1996. Santé Canada, Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Page 9 sur 9

MON23FR06 TITRE GESTION DES ÉQUIPEMENTS CODIFICATION MON 23 VERSION 06 NOMBRE TOTAL DE PAGES 8 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 1 Conformité à la NPGR 1624. 17/déc/2009 25/nov/2011 02 3 Mise à jour de la procédure de suivi des appareils. 29/fév/2012 26/fév/2013 03 3 Entretien des appareils prêtés par le promoteur 03/jun/2013 3 Entretien des appareils du CHUS 30/oct/2013 05 3 Clarification sur l entretien des appareils du CHUS 15/jul/2014 3-4 Clarification sur le logiciel GuideTI du GBM 22/sep/2014 06 Réécriture du MON selon la nouvelle structure Changement du titre Ajout du suivi des réfrigérateurs et congélateurs 4 au CRCHUS 5-6 Ajout des procédures d utilisation de GuideTI APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 8

MON23FR06 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 3 5. Procédure... 4 5.1. Directives générales... 4 5.2. Programme d entretien et de calibrage... 4 5.2.1. Les appareils du CRCHUS... 4 5.2.2. Les appareils des promoteurs (prêt ou achat)... 5 5.2.3. Les appareils du CHUS... 5 5.3. Demande d entretien ou de réparation d un appareil... 5 5.3.1. Procédure pour un appel urgent pour un bris d équipement... 5 5.3.2. Procédure pour un appel non urgent... 5 5.3.3. Procédure pour un appel de service fait directement auprès de la compagnie... 6 5.4. Registre d entretien et de calibrage... 6 5.4.1. Registre des appareils techniques... 6 5.4.2. Registre des appareils de laboratoire... 7 5.5. Archivage... 7 6. Références... 7 Page 2 sur 8

MON23FR06 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les points à considérer lors de l entretien et du calibrage des équipements médicaux dédiés notamment à la recherche clinique. 2. Portée Ce MON s applique aux équipements médicaux utilisés pour des fins de recherche. Il doit être respecté et suivi par toute personne impliquée dans la conduite de ces projets au CHUS. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) identifier, avant le début du projet de recherche, tous les équipements médicaux nécessaires à la réalisation de ce dernier; b) s assurer que tous les équipements utilisés pour son étude font partie d un programme de calibrage et d entretien par l entremise du service du génie biomédical du CHUS (GBM) ou, pour quelques exceptions, directement avec une compagnie externe; c) effectuer les démarches requises auprès du GBM pour prévoir une entente avec lui lors de l acquisition de nouveaux équipements dans le cadre de projets de recherche; d) signaler au GBM tout problème technique ou défaillance d un appareil. Pour certaines exceptions, contacter directement la compagnie externe qui s occupe de l entretien/réparation de cet équipement; e) s assurer que la documentation concernant les entretiens et le calibrage des équipements de l étude (registre d entretien) soit complète, à jour et disponible. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le service du génie biomédical du CHUS (GBM) est responsable de l entretien et de l inspection des appareils techniques situés au CRCHUS et au CHUS. 4. Définitions Calibrage : Vérification du bon fonctionnement et ajustement selon des repères standardisés d un appareil à l aide d un autre instrument de mesure ou en répétant la procédure à plusieurs reprises pour obtenir les mêmes résultats. Entretien : Ensemble des activités destinées à maintenir (prévention) ou à rétablir (correction) un appareil dans un état ou dans des conditions de fonctionnement normal. Page 3 sur 8

MON23FR06 5. Procédure 5.1. Directives générales Sauf exception, l entretien et le calibrage du parc d équipements médicaux au CHUS dont une partie des appareils est dédiée à la recherche, sont sous la responsabilité du GBM. 5.2. Programme d entretien et de calibrage 5.2.1. Les appareils du CRCHUS Le GBM est responsable de l entretien préventif basé sur les spécifications des manufacturiers. L entretien se fait en fonction de la fréquence d utilisation de l appareil. a) Réfrigérateurs et congélateurs des laboratoires du CRCHUS Le CRCHUS possède un laboratoire au site Fleurimont, local 2831, et un au site Hôtel-Dieu, local 1406. Dans chacun des laboratoires, il y a des réfrigérateurs et congélateurs dédiés à la recherche clinique. Les températures des réfrigérateurs et congélateurs du CRCHUS sont enregistrées électroniquement par le système Orcaview de Regulvar à toutes les dix à quinze minutes sur un serveur au CHUS. À chaque mois, les données sont extraites de la base de données et enregistrées sous format Excel et PDF sur le partage informatique du CRCHUS. Les données électroniques deviennent donc disponibles en tout temps aux équipes de recherche et pour les visites de surveillance, d audit ou d inspection. Les réfrigérateurs et congélateurs du CRCHUS possèdent une alarme reliée au service de sécurité de l hôpital. En dehors des heures d ouverture et en cas d alarme, le gardien de sécurité du CHUS doit aviser la personne déléguée du problème. Des affiches avec les instructions à suivre en cas d alarme sont apposées sur les appareils. La calibration de ces appareils est sous la responsabilité du département des installations matérielles du CHUS. Les sondes des réfrigérateurs et congélateurs du CRCHUS sont calibrées une fois par année par un frigoriste du CHUS. b) Autres appareils au CRCHUS Le CRCHUS possède des appareils servant aux études cliniques (ex : centrifugeuses, balances, pèsepersonne, thermomètres, etc.). Ces appareils se trouvent au site Fleurimont et au site Hôtel-Dieu dans les différents locaux réservés à la recherche. Ces appareils ont des identifiants GBM et une étiquette mentionnant la date du dernier entretien préventif et la date prévue du prochain. Page 4 sur 8

MON23FR06 5.2.2. Les appareils des promoteurs (prêt ou achat) Lorsqu un projet de recherche nécessite l achat ou le prêt d un nouvel appareil, le chercheur doit contacter le service conseil du GBM. Cette démarche sert non seulement à s assurer du soutien des services du GBM, mais également à épauler le chercheur dans son évaluation des différents coûts que pourraient engendrer l installation, l utilisation et l entretien d un équipement. Application : Le numéro de poste du GBM est le 14440. Il faut spécifier le type d appareil lors d un appel pour consultation. Les appareils devront être inspectés lors de la réception par le GBM pour, principalement, vérifier leur conformité aux différentes installations électriques du CHUS. L entretien des appareils prêtés par le promoteur est fait selon l entente contractuelle entre le CHUS et le promoteur. 5.2.3. Les appareils du CHUS Ces appareils sont inspectés et entretenus selon les pratiques organisationnelles requises établies pour Agrément Canada dans l établissement. Sur l intranet du CHUS, les rapports d accomplissement préventifs et correctifs des équipements sont publiés 2 fois par année (30 septembre et 31 mars) ce qui inclut le rapport pour le CRCHUS. 5.3. Demande d entretien ou de réparation d un appareil Il existe différentes procédures à suivre lorsqu un appareil a besoin d un entretien ou d une réparation. 5.3.1. Procédure pour un appel urgent pour un bris d équipement Il faut appeler le technicien du GBM responsable de l équipement pour l'aviser du bris. Si vous ne connaissez pas le technicien responsable, vous pouvez appeler au GBM (poste 14440). Une entente doit être prise pour la réparation de l équipement. Suite à la discussion avec le technicien, une demande de travail doit être remplie dans GuideTI Web (http://guideti/crbtweb/) selon la procédure. Une fois la réparation de l équipement effectuée, le technicien du GBM remplira la résolution de problème dans GuideTI et fermera le bon de travail. Le suivi peut être fait dans GuideTI Web. 5.3.2. Procédure pour un appel non urgent Il faut faire une demande dans GuideTI Web pour l équipement problématique (http://guideti/crbtweb/). Page 5 sur 8

Un technicien du GBM verra la requête dans le système et il prendra des dispositions avec le demandeur pour aller régler la situation. MON23FR06 Suite à la réparation de l équipement, le technicien du GBM remplira la résolution de problème dans GuideTI et fermera le bon de travail. Le suivi peut être fait dans GuideTI Web. 5.3.3. Procédure pour un appel de service fait directement auprès de la compagnie Il faut faire l appel de service à la compagnie pour le problème concerné. Ensuite, il faut faire une demande dans GuideTI Web (http://guideti/crbtweb/) pour aviser le GBM qu un appel de service est logé chez la compagnie avec une description du problème. La feuille de service de la compagnie doit être transmise à l'agente administrative du GBM (soit par le demandeur qui reçoit la feuille de service, ou directement par la compagnie, auquel cas le demandeur doit s assurer que la feuille de service a bien été transmise). L'agente administrative du GBM fait le suivi de la réparation en entrant la feuille de service dans GuideTI. Un technicien validera le travail effectué et fermera le bon de travail. Le suivi peut être fait dans GuideTI Web. 5.4. Registre d entretien et de calibrage L enregistrement des entretiens de l équipement a pour but de fournir l historique de toutes les actions d entretien, de dépannage, de correction ou de modifications effectuées sur un appareil. Ceci permet notamment de réviser et d adapter les programmes d entretien selon cet historique. Le chercheur principal doit s assurer que le GBM (ou une autre entité responsable de ces entretiens, s il y a lieu), lui fournisse une copie des données d entretien de tout appareil utilisé dans le cadre de son projet de recherche. 5.4.1. Registre des appareils techniques Un logiciel de type GMAO (Gestion de la maintenance assistée par ordinateur) est utilisé par le GBM pour faire le suivi des appareils. Il s agit du logiciel GuideTI de CoGEP. GuideTI répond spécifiquement aux besoins du secteur de la santé pour assurer la sécurité des équipements et des patients. Il a même reçu la certification du Centre de recherche informatique de Montréal (CRIM) requise par le ministère de la Santé et des Services sociaux. Il est complet et totalement intégré. Page 6 sur 8

Page 7 sur 8 MON23FR06 GuideTI permet de répertorier les équipements, de suivre leurs déplacements et leurs affectations, de gérer les tâches d entretien, d effectuer des demandes de services techniques, de suivre les alertes médicales et de gérer les routes d entretien. GuideTI est programmé pour indexer, documenter et suivre toutes les modifications apportées à la base de données. Toutes les actions préventives et correctives apportées aux différents appareils utilisés dans le CHUS sont enregistrées, incluant les appareils diagnostiques. Ce logiciel peut être consulté par le personnel du CHUS auprès du GBM, à partir de l icône dans le système ARIANE ou directement sur internet à l adresse suivante: http://guideti/crbtweb/. 5.4.2. Registre des appareils de laboratoire Au CHUS, le POL-L-3000 est un manuel de la qualité des laboratoires dans lequel on peut retracer l entretien qui doit être fait sur les appareils utilisés dans le CHUS. Ce manuel est conforme aux recommandations de la norme nationale CAN/CSA Z15189-03 «Laboratoire d analyse de biologie médicale Exigences particulières concernant la qualité et la compétence» (ISO 15189, 2003). 5.5. Archivage Le registre d entretien d un appareil constitue un document source qui assure une traçabilité quant à la fiabilité de l appareil et la validité de la valeur obtenue. À cet effet, ces registres d entretien pour les appareils dédiés à des essais cliniques avec produit de recherche doivent être conservés pendant 25 ans. Tous les relevés effectués sur les congélateurs, les réfrigérateurs ainsi que les formulaires d entretien et/ou d inspection sont conservés au CRCHUS, et disponibles sur demande pour revue/inspection. Aucune photocopie ne sera faite. 6. Références États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1 : Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46).

Gouvernement du Canada, Règlement sur les instruments médicaux, DORS/98-282, dernière modification effectuée le 16 décembre 2011, règlement à jour en date du 21 février 2013. MON23FR06 Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention, Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, annexe 11, Computerised Systems. Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Page 8 sur 8

MON24FR06 TITRE FRAIS ET CONTRAT FINANCIER CODIFICATION MON 24 VERSION 06 NOMBRE TOTAL DE PAGES 36 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa jj/mmm/aaaa 11/sep/2009 01 8, 9, 12 Harmonisation avec la NPGR #3 et #5. 17/déc/2009 28/nov/2011 02 7 Ajout de la NPGR #2. 29/fév/2012 8, 9, Harmonisation de la NPGR # 3. 10 26/fév/2013 03 5 Modification du processus de révision et de signature de l entente contractuelle 03/jun/2013 7-19 Mise à jour de la version des NPGR #2,#3 et #5 30/oct/2013 05 7-21 Mise à jour de la version des NPGR #2, #3 et #5 et ajout de la NPGR #9 26/sep/2014 06 Réécriture du MON selon la nouvelle structure Modification du titre. Budget a été remplacé par Frais 7 Ajout des contrats et ententes avec des organismes publics ou parapublics 9 Ajout d information sur la grille budgétaire 15/jul/2014 APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 36

MON24FR06 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 5 5.1. Directives générales... 5 5.2. Budget... 6 5.2.1. Frais fixes... 7 5.2.2. Frais indirects... 7 5.3. Contrat et ententes contractuelles... 7 5.3.1. Primes incitatives... 9 5.4. Grille budgétaire... 9 6. Références... 10 7. Annexe... 11 7.1. Annexe 1 : Normes et pratiques de gestion de la recherche... 11 Page 2 sur 36

MON24FR06 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les processus à suivre pour la préparation du budget pour une étude et le processus de révision et de signature des contrats financiers. Les éléments décrits dans cette procédure sont des outils de référence visant à assister les équipes de recherche. 2. Portée Ce MON s adresse à tout le personnel de l établissement travaillant en recherche clinique et doit être observé par tous ceux qui travaillent à la réalisation de recherches cliniques avec sujets humains. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) préparer un budget en spécifiant le coût des éléments nécessaires à la réalisation du protocole de recherche b) s assurer qu il aura suffisamment de ressources financières pour réaliser l étude; c) présenter le budget comme partie intégrante de la demande d évaluation du projet par le CÉR et le CRCHUS; d) assurer le suivi du budget pendant la réalisation de l étude pour éviter que l étude soit déficitaire. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le Conseil d administration (CA) du CHUS confie au CRCHUS la responsabilité de la révision de conformité budgétaire et juridique de chacun des projets de recherche. Le CHUS doit également convenir de règles de partage des coûts entre les budgets alloués à la recherche et les siens. Le Centre de recherche du CHUS (CRCHUS) est responsable de : a) communiquer les informations concernant les politiques de l établissement en matière de dépenses admissibles aux chercheurs; b) fournir aux chercheurs un outil de planification budgétaire; c) s assurer qu un budget a été préparé pour chaque projet de recherche; d) s assurer que le budget du chercheur principal tient compte des prix des examens/services fixés par le CHUS; Page 3 sur 36

MON24FR06 e) s'assurer que les ressources proposées par les demandeurs de services sont suffisantes pour fournir des conditions optimales tant financières que légales à la réalisation des projets de recherche; f) s assurer que le profil d examens pour chaque projet de recherche est inscrit dans le système ARIANE; g) surveiller toutes les transactions ayant cours dans les budgets de recherche afin d éviter les déficits dans les fonds de recherche; h) s assurer de la conformité du contrat de recherche ou de l entente financière. La Direction des services professionnels (DSP) est responsable : a) d élaborer un glossaire (liste de prix) des différents examens/services disponibles au CHUS. Pour ce faire, elle s adjoint les chefs de services et les chefs de départements concernés; b) s assurer que ce glossaire est intégré au système Ariane. La Direction des ressources financières du CHUS est responsable de : a) valider le glossaire des différents examens/services disponibles au CHUS avant qu il soit acheminé aux chercheurs; b) la facturation des examens/services à chacun des projets de recherche à partir de l information provenant du système Ariane et du CRCHUS; c) s assurer que la facturation est faite selon les prix fixés par l établissement; d) s assurer qu un processus adéquat est en place pour récupérer les sommes dues à l établissement. 4. Définitions Budget : Prévision contenant la liste complète des coûts de la recherche. Contrat : Engagement formel de réaliser, en échange de rétribution, des activités de service ou de recherche pour lesquelles l organisme pourvoyeur de fonds impose l'une ou l'autre des catégories de restrictions suivantes : a) Restrictions conceptuelles : Contraintes concernant le contenu et la réalisation des activités de recherche ou de service et ayant trait, par exemple, au calendrier de réalisation, aux modalités d'approbation des travaux, aux livrables, etc.; b) Restrictions normatives : Contraintes ayant trait aux résultats des activités de recherche ou de service ou à leur usage et concernant, par exemple, leur confidentialité, leur diffusion, la propriété intellectuelle, etc.; Page 4 sur 36

Page 5 sur 36 MON24FR06 c) Restrictions financières : Contraintes liées aux modalités et aux conditions de paiement (paiements associés à la présentation de factures, rétention du dernier paiement jusqu à l approbation du rapport final, etc.) ou encore pouvant impliquer des versements d honoraires. Frais directs : Coûts engagés spécifiquement pour la réalisation d un projet de recherche. Ces coûts incluent, à titre d exemple, les honoraires et les salaires, les frais de déplacement, l achat de fournitures, de médicaments, s ils ne sont pas fournis gratuitement, et d équipement (incluant la location, l entretien et la réparation), le coût des examens, de la pharmacie et autres services médicaux, d hospitalisation, de chirurgie ou de médecine d un jour, les coûts ambulatoires ainsi que la compensation accordée aux participants. Frais indirects : Ensemble des dépenses effectuées en soutien aux activités de recherche, dont celles liées aux services (administration, informatique, audiovisuel, télécommunications, services juridiques, gestion des ressources humaines, comptabilité, finances, etc.), aux espaces (acquisition, exploitation et entretien, infrastructure) et au renouvellement d équipements généraux. Grille budgétaire : Outil permettant de prévoir tous les coûts associés à un projet de recherche. Les coûts à prévoir incluent les frais pour la réalisation de l étude (approbation et gestion de l étude, gestion des données...), le personnel de recherche (le temps consacré pour la préparation de l étude, les formations, le monitoring, le recrutement, le suivi des patients, etc.), la pharmacie, les examens ou l utilisation des ressources hospitalières, les équipements et les dépenses générales (papeterie, impression, etc.). Subvention de recherche : Somme versée pour la réalisation d activités de recherche par un organisme public ou parapublic et qui ne soumet le chercheur principal ni à des exigences de résultats spécifiques ni à des contraintes de quelque nature que ce soit en matière de publication et de propriété intellectuelle. La confirmation de la réception de la subvention est faite grâce à une notification d octroi. 5. Procédure 5.1. Directives générales Le CHUS doit connaître les implications financières relativement à toute recherche à laquelle il participe. Tous les coûts directs de recherche, incluant l utilisation des ressources hospitalières, doivent être prévus au budget de recherche. Application : Une grille budgétaire est exigée lors de la remise d un projet pour approbation par le CÉR.

Page 6 sur 36 MON24FR06 Une grille budgétaire est disponible sur le site internet du CRCHUS : http://cr.chus.qc.ca/services-outils/guides-et-formulaires/ (intitulée CRC-RC1 : Budget). La réception de somme d argent d une tierce partie doit être consignée dans un contrat de recherche ou, à tout le moins, dans une entente financière ou une notification d octroi. Tous les projets de recherche clinique sont assujettis à la politique relative à la gestion et à la valorisation de la propriété intellectuelle du CHUS (disponible sur le site internet du CRCHUS : http://cr.chus.qc.ca/services-outils/politiques-et-reglements/). 5.2. Budget Il est important de bien évaluer les aspects financiers du projet de recherche afin de s assurer que les montants alloués pour la réalisation du projet soient acceptables et qu ils couvrent : a) Frais fixes i) les frais d évaluation du protocole par le comité scientifique, le cas échéant; ii) les frais d évaluation et de suivi actif et passif du protocole de recherche par le CÉR; iii) les frais d évaluation du protocole et de préparation de la pharmacie, si applicable; iv) les coûts pour l archivage des documents de l étude (25 ans pour un essai clinique); b) les coûts pour la préparation des documents pour la soumission éthique et la demande d essai clinique si applicable; c) les coûts reliés à la formation (BPC, rapport des événements indésirables, FEC électroniques, etc.) du personnel de recherche, incluant le chercheur principal; d) Frais directs i) les frais de distribution du produit de recherche par la pharmacie, si applicable; ii) les coûts relatifs aux contrats de services avec d autres départements (laboratoire, imagerie, cardiologie, autres); iii) les coûts relatifs aux contrats de service avec des fournisseurs externes; iv) les frais engendrés par le chercheur principal et les autres membres de son équipe; v) la compensation et les dépenses encourues par participant ou par visite; vi) les coûts pour le traitement des données, si applicable; vii) les coûts associés aux visites d initiation, de surveillance, de fermeture, d inspection et aux audits, le cas échéant; viii) les coûts relatifs aux frais de collecte et d expédition des échantillons biologiques; ix) les coûts relatifs aux frais d expédition du matériel de recherche; x) les coûts relatifs à la publicité, si applicable; xi) tout autre coût susceptible d être engendré par le projet de recherche;

MON24FR06 e) les frais indirects de la recherche, si applicable. 5.2.1. Frais fixes Tous les projets financés par une entreprise privée doivent inclure dans leur budget les frais fixes suivants : a) Révision par le comité scientifique (si le projet n a pas déjà été revu par un comité de pairs); b) Révision par le CÉR; c) Révision par le département de la pharmacie (si le projet implique un médicament); d) Archivage. Ces frais portent sur tous les nouveaux protocoles de recherche clinique ainsi que leurs études auxiliaires (ancillary studies) et subséquentes. Les frais d évaluation sont payables indépendamment des résultats des évaluations effectuées par les comités et sont défrayés directement par l entreprise privée sans égard à la réalisation du protocole de recherche. Pour les projets financés par un organisme public ou parapublic, les frais fixes se limitent à la révision du projet par le département de la pharmacie dans le cas où le projet implique un produit de recherche. Pour les projets financés à l interne (aussi appelé «projet maison»), aucun frais fixe n est appliqué. Ces projets n incluent pas les projets financés par le PAFI (programme d aide financière interne). 5.2.2. Frais indirects Le CHUS a pour responsabilité de préciser ses propres balises à l égard des contrats et doit s assurer de percevoir les frais directs et indirects découlant de l usage de ses infrastructures. Par ailleurs, le CHUS est tenu de respecter les principes directeurs de la circulaire ministérielle du MSSS au sujet des frais indirects de 30 % à percevoir sur l ensemble des frais directs de recherche pour les projets financés par des entreprises privées. 5.3. Contrat et ententes contractuelles Les projets de recherche financés par une entreprise privée doivent toujours être consignés dans un contrat de recherche. Pour respecter ses responsabilités, le CHUS se doit de percevoir les frais directs et indirects découlant de l usage de ses infrastructures. Il est important que les frais indirects de 30 % soient indiqués au contrat. Un contrat ou une entente peut avoir lieu pour des projets qui sont financés par un organisme public ou parapublic. Dans ce cas, les obligations de la circulaire ministérielle du MSSS ne s appliquent pas et les frais indirects de 30% ne sont pas exigés. Page 7 sur 36

MON24FR06 Le CHUS exige que toute entente contractuelle entraînant la responsabilité légale et financière du CHUS soit déclarée par le chercheur principal. Cette obligation s applique à tous les types de projets de recherche contractuelle, que ce soit ceux de recherche fondamentale, de recherche biomédicale, les essais cliniques, les projets de recherche en santé publique, en recherche sociale ou autres. Application : Si le chercheur utilise les installations physiques ou les ressources du CHUS ou du CRCHUS, le CHUS assume la responsabilité des actes posés sur son territoire et devient un partenaire. Dans ce cas, le CHUS exige d être partie prenante au contrat/entente et d être le signataire principal. Toute demande de validation et d approbation (signature) de contrat ou d entente, incluant l entente financière détaillée, doivt faire l objet d une évaluation légale et financière par le CRCHUS. Ces demandes doivent être déposées ou envoyées auprès du coordonnateur de la recherche clinique du CHUS lors de la présentation initiale du projet de recherche. Application : L entente contractuelle peut être envoyée au coordonnateur de la recherche clinique du CHUS avant le dépôt du projet au CÉR mais ne doit pas être envoyée après le dépôt. Il est préférable d envoyer le contrat/entente en version électronique modifiable afin que le coordonnateur de la recherche clinique du CHUS ou son délégué puisse inscrire les demandes de modification directement dans le document. Les modifications seront faites avec un suivi des modifications. Le contrat peut être envoyé à l adresse courriel suivante : crccontrats.chus@ssss.gouv.qc.ca. Pendant le processus de négociation sur l entente contractuelle, le chercheur principal doit s assurer que l entente financière proposée par le promoteur est suffisante pour réaliser l étude sans que celle-ci ne devienne déficitaire. Le chercheur principal est responsable de tout déficit occasionné par la réalisation d un projet. Une fois révisé par le coordonnateur de la recherche clinique du CHUS ou son délégué, le contrat/entente est retourné au chercheur principal ou son délégué afin qu il le retourne au promoteur pour approbation. Le chercheur principal ou son délégué peut retourner ses demandes de modification au budget en même temps s il le désire. Une fois jugée acceptable par le promoteur, le chercheur principal et le CRCHUS, l entente contractuelle, incluant l entente financière détaillée, devra être signée d abord par la tierce partie en autant d exemplaires que nécessaire à la tierce partie, plus deux (2) exemplaires, pour le CHUS et le chercheur principal. Le chercheur principal est le deuxième signataire, puis les exemplaires portant les signatures originales sont déposés au bureau de dépôt des projets pour être signés par le CHUS. Lors de la signature d un contrat, le CHUS est représenté par le directeur général du CHUS et le directeur scientifique du CRCHUS conformément à l article 169 de la Loi sur les services de santé et Page 8 sur 36

MON24FR06 services sociaux. Les exigences minimales du CRCHUS et du CHUS sont énumérées dans les Normes et pratiques de gestion de la recherche (voir en annexe). Application : Une copie du contrat/entente signé et daté doit être conservée avec la documentation essentielle à la recherche. Le CRCHUS conservera également une copie signée et datée pour répondre à ses obligations légales. 5.3.1. Primes incitatives Les contrats de recherche proposés par l industrie pharmaceutique au CRCHUS comportent quelquefois des primes de nature financière ou autre qui peuvent mettre le chercheur principal ou son personnel de recherche en position de conflit d intérêt apparent ou réel. Pour éviter les conflits d intérêts (ou apparence de conflits d intérêt), la pratique d incitatifs financiers en fonction du nombre de participants recrutés, de la durée de leur maintien dans une étude ou de l adhérence de ces derniers aux différentes contraintes du protocole n est pas acceptable. Les chercheurs, ainsi que leur personnel de recherche, doivent éviter de se placer en conflit d intérêt en acceptant ce type d incitatifs financiers. La pratique de compensations croissantes à verser aux participants au long d une étude pour un même examen n est pas recommandable. Il est suggéré que la compensation offerte aux participants soit calculée en fonction des «pertes et contraintes subies» et non en fonction du temps écoulé depuis l entrée du participant dans le protocole ou du nombre d examens auxquels il a dû se prêter. Si le participant se retire, il doit être indemnisé au prorata de sa participation. 5.4. Grille budgétaire Les différents examens et services rendus par le CHUS dans le cadre d un projet de recherche doivent être remboursés au CHUS. Tous les frais directs, incluant les coûts des examens et services rendus par le CHUS, et les frais indirects doivent être indiqués dans la grille budgétaire soumise avec le projet lors du dépôt du projet pour évaluation. Les honoraires du chercheur principal pour la gestion d un projet doivent être inscrits dans la grille budgétaire si celui-ci veut pouvoir les réclamer (voir en annexe les Normes et pratique de gestion de la recherche pour plus de détails). La grille budgétaire servira au département des finances lors de la facturation, du paiement ou du remboursement des dépenses encourues pendant un projet. Page 9 sur 36

MON24FR06 6. Références Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Guide d éthique de la recherche et d intégrité scientifique, 2003. Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Standards du FRQS sur l éthique de la recherche en santé humaine et l intégrité scientifique, 2008. Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Québec, Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Circulaire ministérielle 2003-012, 2003. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Page 10 sur 36

MON24FR06 7. Annexe 7.1. Annexe 1 : Normes et pratiques de gestion de la recherche Page 11 sur 36

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MON25FR05 TITRE CODIFICATION MON 25 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa Ajout des instruments médicaux dans la définition 26/fév/2013 03 8 d un essai clinique 13 Ajout de la définition de la recherche clinique 02/nov/2014 MON retiré (l information se trouve dans le Recueil des définitions et acronymes des MON) 03/jun/2013 APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

MON26FR01 TITRE CODIFICATION MON 26 VERSION 01 NOMBRE TOTAL DE PAGES 12 TYPES DE RECHERCHE CLINIQUE HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 16/oct/2014 01 Création de ce nouveau MON APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 12

MON26FR01 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 3 5. Procédure... 5 5.1. Directives générales... 5 5.2. Banque de recherche et Biobanque... 6 5.3. Essai clinique... 6 5.4. Étude multicentrique pour laquelle le CÉR du CHUS n est pas le CÉR évaluateur... 7 5.5. Histoire de cas... 8 5.6. Recherche clinique sans médicament ou intervention à l étude... 8 5.7. Revue de dossiers ou étude rétrospective... 9 5.8. Recherche fondamentale... 9 6. Références... 10 7. Annexes... 11 7.1. Annexe 1 : Exemples pour l évaluation en comité restreint... 11 Page 2 sur 12

MON26FR01 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les types de recherche clinique possibles au Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CHUS) et au Centre de Recherche du CHUS (CRCHUS) ainsi que certaines particularités en lien avec chacun des types de recherche. 2. Portée Ce MON s adresse à tout le personnel du travaillant en recherche clinique et il doit être observé par tous ceux qui travaillent à la réalisation de recherches cliniques. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable : a) d obtenir toutes les approbations requises pour le type de recherche avant de débuter l étude; b) de veiller à ce que toutes les personnes impliquées dans la conduite d un projet de recherche soient qualifiées pour exécuter les tâches déléguées; c) s il veut constituer une banque de recherche ou une biobanque, de l enregistrer auprès du CÉR. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le promoteur doit s assurer que : a) une demande d essai clinique a été déposée auprès de Santé Canada, s il s agit d un essai clinique; b) chaque personne impliquée dans l étude soit qualifiée, par ses études, sa formation et son expérience pour accomplir les tâches qui lui sont confiées. Le Comité d éthique de la recherche (CÉR) est responsable : a) d assurer le respect des droits des participants, leur protection, leur sûreté et leur bien-être; b) de soutenir les chercheurs dans leur démarche scientifique sur le plan de l intégrité de la recherche. 4. Définitions Banque de recherche: Collection systématique, par un chercheur, de données ou de matériel biologique/génétique pouvant servir à des fins de recherche et pouvant être utilisés pour plus d un Page 3 sur 12

MON26FR01 projet actuel ou futur, que les données ou le matériel biologique/génétique soient partagés ou non avec d autres chercheurs. Biobanque : Une collection d échantillons de substances corporelles humaines (p. ex. des cellules, des tissus, du sang et de l ADN), qui sont ou qui peuvent être associés à des données et des informations personnelles concernant leur donneur. Essai clinique : Un essai clinique est un type de recherche clinique avec des participants visant à évaluer les effets qu ont sur la santé certains produits ou certaines interventions relatives à la santé. Les essais cliniques peuvent porter, entre autres, sur les interventions ou produits suivants : les médicaments, les produits radiopharmaceutiques, les cellules et autres produits biologiques, les interventions chirurgicales, les techniques radiologiques, les instruments ou matériels médicaux, les thérapies géniques, les produits de santé naturels, les changements dans les protocoles de soins, les soins préventifs, les thérapies manuelles et les psychothérapies. Les essais cliniques peuvent aussi porter sur des questions qui ne sont pas directement liées à des buts thérapeutiques par exemple, le métabolisme d un médicament en plus de celles qui visent directement à évaluer le traitement des participants. Étude multicentrique : Recherche clinique réalisée conformément à un protocole unique à plusieurs endroits différents et, par conséquent, par plus d un chercheur. Les endroits peuvent être au Québec, au Canada ou ailleurs dans le monde. Étude rétrospective : C'est une étude où les données obtenues se réfèrent à des événements qui sont arrivés dans le passé. Pour collecter les données, il faut consulter les dossiers médicaux des personnes répondant aux critères d inclusion et d exclusion. Ce type d étude peut également s appeler une revue de dossier. Histoire de cas : C est un rapport détaillé sur les symptômes, les signes, le diagnostic, le traitement et le suivi d'un patient individuel. Les rapports de cas décrivent le plus souvent une présentation inhabituelle d une condition connue ou une nouvelle condition et qui mérite d être étudiée plus en profondeur et publiée. Certains rapports de cas contiennent également une revue de la littérature des autres cas similaires signalés. Recherche clinique : Tout projet de recherche réalisé sur des participants humains vivants, des cadavres, des restes humains, des tissus, des liquides organiques, des embryons, des fœtus ou des gamètes, ou utilisant des renseignements personnels contenus dans des dossiers médicaux, et dont le but est d améliorer les connaissances sur la santé. Recherche clinique sans médicament ou intervention à l étude : Projet de recherche portant sur l observation de participants par des questionnaires, la réalisation d'entrevue(s) individuelle(s) ou de Page 4 sur 12

MON26FR01 groupes, l administration de tests physiques, des mesures psychométriques, physiques ou intellectuelles. La recherche peut porter sur un traitement expérimental à visée thérapeutique, une intervention clinique ou autre s il s agit du traitement ou de l intervention que le participant aurait reçu même s il n avait pas participé au projet (le médicament ou l instrument n est pas fourni par le projet). Recherche fondamentale : Projet de recherche visant la compréhension de mécanismes anatomiques, physiologiques et/ou pathologiques. Ce type de recherche peut avoir recours à des liquides biologiques, des tissus ou d'autres substances prélevés dans un cadre clinique (ex : des biopsies). La recherche peut inclure des données sur les participants qui ont fourni les échantillons. 5. Procédure 5.1. Directives générales La recherche clinique doit se conformer aux principes scientifiques généralement reconnus. Elle doit se fonder sur une connaissance approfondie de la littérature scientifique et des autres sources pertinentes d information ainsi que sur une expérimentation appropriée réalisée en laboratoire et, le cas échéant, sur l animal. Bien que les types et formes de recherche clinique soient variés et comportent des différences quant aux méthodes, les principes éthiques et les façons de procéder s appliquent à chaque cas et sont adaptables à chacun. Tout dépendant du type de recherche clinique, les formulaires à utiliser pour obtenir l approbation du CÉR seront différents. Application : Dans Nagano, lors de la création d un nouveau projet, vous devez sélectionner le bon type de recherche et le formulaire à remplir sera adapté au type de projet. Il existe 7 types de recherche clinique au CHUS : a) Banque de recherche et Biobanque b) Essai clinique c) Étude multicentrique pour laquelle le CÉR du CHUS n est pas le CÉR évaluateur d) Histoire de cas e) Recherche clinique sans médicament ou intervention à l étude f) Revue de dossiers (étude rétrospective) g) Recherche fondamentale Page 5 sur 12

MON26FR01 5.2. Banque de recherche et Biobanque La création d une banque de recherche ou d une biobanque ainsi que l utilisation et la contribution à une banque déjà existante nécessitent l approbation du CÉR. Les banques de recherche sont traitées dans le MON30, veuillez-vous référer à ce MON pour plus de détails. Application : Que la banque de recherche ou la biobanque fasse partie ou non d un projet de recherche, celle-ci doit être soumise au CÉR pour approbation. S il n y a pas encore de projet en lien avec la banque lors de la soumission au CÉR, il n y aura pas d évaluation scientifique préalable à l évaluation éthique. À chaque fois qu un projet de recherche se déroulant au CHUS utilise les données ou les échantillons d une banque de recherche ou d une biobanque, une attestation du respect de la politique de la banque, aussi appelée Convention relative aux banques de recherche, doit être signée par le chercheur qui utilisera la banque et remise lors de la soumission du projet au CÉR. Avant la collecte de données ou d échantillons, le participant doit avoir signé un formulaire de consentement ou une approbation de la DSP doit avoir été obtenue pour consulter les dossiers médicaux des personnes répondant aux critères d inclusion et d exclusion. Application : Un canevas de formulaire de consentement pour la mise en banque est disponible sur le site internet du CRCHUS (http://cr.chus.qc.ca/services-outils/guides-etformulaires/). 5.3. Essai clinique Le promoteur est tenu de déposer une Demande d'essai clinique (DEC) auprès de Santé Canada pour les essais cliniques suivants : a) essais cliniques (phases I à III) qui permettront de mettre au point un médicament b) études de biodisponibilité comparatives c) essais cliniques portant sur des produits commercialisés dont l'usage envisagé déborde des paramètres de l'avis de conformité (AC) ou du numéro d'identification d un médicament (DIN) (ex l'utilisation d'un médicament commercialisé pour une nouvelle indication ou l'administration d'une dose non autorisée, etc.) d) essai clinique avec un produit qui a reçu un Avis de conformité avec conditions (AC-C) Le chercheur principal peut être le promoteur de l essai clinique. Dans ce cas, il doit faire parvenir la DEC auprès de Santé Canada et entreprendre toutes les autres démarches avec Santé Canada en lien avec cet essai clinique. Application : Pour plus d information sur les DEC, veuillez-vous référer au MON07. Page 6 sur 12

MON26FR01 Lors de la soumission de l essai clinique pour approbation par le CÉR, la lettre de non-objection (LNO) ou une preuve de soumission de l essai clinique à Santé Canada doit être remise lors du dépôt du projet. Les essais cliniques doivent être évalués en plénière par le CÉR. Les documents essentiels des essais cliniques doivent être conservés pendant 25 ans suivant la fin de l essai clinique. 5.4. Étude multicentrique pour laquelle le CÉR du CHUS n est pas le CÉR évaluateur Dès qu une étude se déroule dans plus d un site, elle est considérée comme multicentrique. Les sites peuvent être au Québec ou ailleurs dans le monde. Lorsque l étude se déroule dans plus d un site au Québec, toute évaluation éthique réalisée par un CÉR d un établissement public du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) est d emblée reconnue par les autres établissements du RSSS concernés par le projet de recherche, qu il y ait ou non un CÉR en leurs murs. Application : Un projet qui a été revu par un CÉR évaluateur compétent du RSSS, autre que le CÉR du CHUS, n aura pas à être évalué par le CÉR du CHUS. Par contre, le projet devra être déposé afin que la convenance puisse être évaluée. Le chercheur principal qui dépose un projet multicentrique au CÉR du CHUS pour qu il soit le CÉR évaluateur, doit utiliser les mêmes formulaires que les projets monocentriques. Pour plus de détails sur le dépôt des projets, veuillez-vous référer au MON29. Lorsque le chercheur principal dépose un projet multicentrique pour lequel le CÉR du CHUS n est pas le CÉR évaluateur, le chercheur principal doit utiliser le CRC/RC10 afin que l évaluation de la convenance du projet ait lieu. Le dépôt doit se faire en ligne via le logiciel Nagano à l adresse suivante: http://nagano.chus.qc.ca/login. Application : L évaluation de la convenance permettra de s assurer que le projet est réalisable au CHUS. L évaluation de la convenance inclut l évaluation des aspects financiers du projet et la validation par les services/départements du CHUS de la faisabilité du projet au sein de l établissement. Pour les projets dont le CÉR évaluateur utilise Nagano, le chercheur principal doit utiliser le CRC/RC1 (comme si le projet était monocentrique) et ajouter à la soumission le fichier d importation généré par le système Nagano et envoyé par le CÉR évaluateur. La convenance ne sera pas terminée tant que le CRCHUS n aura pas reçu sa copie originale de l entente financière ou du contrat avec toutes les signatures, s il y a lieu. Le CRCHUS n est pas responsable des délais causés par le promoteur. Page 7 sur 12

MON26FR01 Le suivi passif des études multicentriques est sous la responsabilité du CÉR évaluateur, alors que le suivi actif est sous la responsabilité du CÉR des établissements dans lesquels se déroule le projet. Application : Pour un projet dont le CÉR du CHUS n est pas le CÉR évaluateur, le CÉR du CHUS sera responsable du suivi actif au CHUS et le CÉR évaluateur sera responsable du suivi passif du projet. Le suivi passif des projets implique les informations fournies sur le déroulement du projet par le chercheur ou le promoteur (ex : modification, déviation, renouvellement, fin de projet, etc.). Le suivi actif exige l implication d une instance indépendante du chercheur et du promoteur, dans le cas présent le CÉR. Les méthodes existantes pour faire le suivi actif peuvent être divisées en quelques catégories : a) traitement des plaintes des participants et des allégations de manquement à l intégrité; b) revue des documents produits dans le cadre du projet de recherche; c) examen des mesures prises en vue d assurer la confidentialité des informations; d) observation du processus d obtention du consentement libre et éclairé des participants pressentis. 5.5. Histoire de cas Il arrive qu une situation clinique mérite d être diffusée par le biais d une publication dans un journal spécialisé. Bien que la situation clinique ne relève pas du domaine de la recherche, plusieurs éditeurs exigent un certificat éthique. Dans ces cas, un consentement à la publication doit être demandé au patient concerné. Des formulaires appropriés sont disponibles auprès du Service de soutien à l éthique de la recherche. L article doit être soumis au CÉR avant sa publication, accompagné d un formulaire de demande d évaluation éthique. Le CÉR s assurera du respect des normes en matière d intégrité, particulièrement en ce qui a trait à la confidentialité. L évaluation se fait en comité restreint. 5.6. Recherche clinique sans médicament ou intervention à l étude Ce type de projet n a pas à faire l objet d une DEC. Pour qu un projet fasse partie de ce type de recherche clinique, il ne doit pas impliquer la distribution de médicament ou l utilisation d un instrument médical à l étude lors du traitement des participants. Les principes éthiques et les façons de procéder applicables aux essais cliniques s appliquent et sont adaptables à ce type de recherche clinique. Page 8 sur 12

MON26FR01 Certaines recherches cliniques sans médicament ou intervention à l étude peuvent être évaluées en comité restreint par le CÉR. Le processus d évaluation en comité restreint ne s applique qu à des projets de recherche comportant un risque minimal à condition que la recherche ne concerne pas les mineurs et les majeurs inaptes. Des exemples de recherche qui peuvent bénéficier du processus d évaluation en comité restreint sont présentés en annexe de ce MON. 5.7. Revue de dossiers ou étude rétrospective Les études qui recueillent, de façon rétrospective, de l information à partir des dossiers médicaux de patients ayant un dossier au CHUS doivent avoir, en plus de l approbation du CÉR, l approbation de la DSP. Application : Une demande doit être faite par l entremise de l InfoCentre avant de débuter la collecte des données. La demande devra spécifier la nature du projet de recherche proposé ainsi que le nom des personnes qui seront appelées à consulter les dossiers. On retrouve le formulaire pour les demandes à l InfoCentre sur le Portail de l InfoCentre (http://infocentre.chus.reg05.rtss.qc.ca/). Le Portail de l InfoCentre n est accessible que pour les ordinateurs qui sont sur les sites du CHUS (Fleurimont et Hôtel-Dieu). Si une étude prévoit collecter de l information à partir des dossiers médicaux des patients présents au CHUS (hospitalisés ou aux cliniques ambulatoires), ceux-ci doivent signer un FIC avant la collecte d information à leur sujet. Ce type de recherche clinique peut être évalué en comité restreint par le CÉR s il n inclut pas de mineurs ou de personnes inaptes. 5.8. Recherche fondamentale Les prélèvements de liquides biologiques, de tissus ou d autres substances doivent être faits par du personnel qualifié, habilité à faire ces tâches au CHUS, à l exception des prélèvements d urine sans l utilisation d une sonde et des frottis buccaux. Si le titre d emploi de la personne ne lui permet pas de faire les prélèvements en clinique au CHUS, elle ne peut pas les faire pour la recherche. Application : Il existe des cadres stricts au CHUS encadrant les tâches médicales permises au personnel; ces cadres doivent être respectés en recherche. Par exemple, un assistant de recherche du CHUS ne peut pas faire un prélèvement sanguin. La personne qui aura la tâche de faire les prélèvements doit figurer dans le registre de délégation sauf si le prélèvement est fait par le personnel clinique du CHUS et que cette personne est habilitée pour faire ce prélèvement en clinique au CHUS. Ce type de recherche clinique peut être évalué en comité restreint s il ne présente qu un risque minimal. Pour plus d information, voir l annexe à ce sujet dans ce MON. Page 9 sur 12

MON26FR01 6. Références Canada. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. Instituts de recherche en santé du Canada, Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Québec, Code civil du Québec, L.Q., mis à jour octobre 2013. Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Page 10 sur 12

MON26FR01 7. Annexes 7.1. Annexe 1 : Exemples pour l évaluation en comité restreint Voici des exemples de recherches qui peuvent bénéficier de l évaluation en comité restreint par le CÉR : a) Recueil de cheveux et d'ongles par un procédé ne défigurant pas le patient; recueil de dents tombées ou extraites au cours d'une procédure nécessitée par les soins du patient. b) Recueil d'excréta et de sécrétions externes incluant la sueur, la salive prélevée sans canule, le cordon ombilical, le placenta expulsé lors de l'accouchement, le liquide amniotique expulsé au moment de la rupture des membranes avant ou pendant le travail. c) Collecte de données provenant de participants âgés de 18 ans ou plus par le biais de procédures de routine non invasives habituellement employées en pratique clinique. Ceci inclut : i) l'utilisation de moyens d'enregistrements physiques qui sont appliqués soit à la surface du corps, soit à distance, et n'impliquant pas l'administration de matière ou de quantités significatives d'énergie, ou bien l'invasion de l'intimité du participant. ii) des procédures comme la pesée, la mesure de l'acuité sensorielle, l'électrocardiographie, l'électroencéphalographie, la thermographie, la détection de la radioactivité naturelle, l'échographie diagnostique à condition qu'elle ne soit pas invasive (l'échographie œsophagienne ne pourrait pas rentrer dans cette catégorie), et l'électrorétinographie. Ces procédures n'incluent pas l'exposition à des radiations électromagnétiques situées en dehors de la gamme visible (p.ex. rayons-x ou micro-ondes). d) Recueil d'échantillons sanguins par ponction veineuse en quantités n'excédant pas 450 ml sur une période de 8 semaines et à une fréquence qui ne saurait être supérieure à deux fois par semaine pour des participants de 18 ans ou plus en bonne santé et les femmes non enceintes. e) Recueil de plaque dentaire supra ou subgingivale et de calculs à la condition que la procédure de recueil ne soit pas plus invasive que l'abrasion prophylactique de routine d'une dent et à condition que la procédure soit accomplie dans le cadre de techniques prophylactiques acceptées. f) Enregistrements de voix faits dans un but de recherche tel que l'analyse des défauts de la parole. g) Exercice modéré chez des volontaires sains. Page 11 sur 12

MON26FR01 h) L étude de données existantes, de documents, de dossiers, de spécimens pathologiques ou diagnostiques déjà recueillis dans le cadre d'une prise en charge de routine et à condition que les mesures habituelles de confidentialité soient respectées. i) Études à caractère pédagogique, en regard des professeurs ou des populations étudiantes de la Faculté de médecine ou d autres facultés de l Université de Sherbrooke, si ces études font appel à : i) des participants humains sains ou malades, (autres que les professeurs ou étudiants eux-mêmes), que ce soit pour des observations ou des manipulations; ii) l utilisation de dossiers médicaux, radiographies, films, enregistrements audio ou vidéo, bases de données, ou tout autre document concernant des patients du CHUS. Dans les autres cas, les projets de recherche à caractère pédagogique devront être présentés pour approbation au CÉR de la Faculté d éducation de l Université de Sherbrooke. j) Études qui consistent à demander à des participants de répondre à un sondage ou de remplir un questionnaire de façon anonyme. Les projets incluant des mineurs ou des personnes inaptes ne peuvent pas bénéficier du processus d évaluation en comité restreint. Page 12 sur 12

MON27FR01 TITRE CODIFICATION MON 27 VERSION 01 NOMBRE TOTAL DE PAGES 32 ÉQUIPE DE RECHERCHE : RÔLES, RESPONSABILITÉS, DÉLÉGATION DES TÂCHES, COMPÉTENCE ET FORMATION HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 12/sep/2014 01 3 5 16 Fusion des MON03 et MON04 version05 et écriture du MON selon la nouvelle structure des MON Les définitions de recherche clinique et essai clinique se trouvent maintenant dans le MON26FR01 Le rôle de coordonnateur d étude/assistant de recherche a été retiré. La définition de coordonnateur d étude se trouve maintenant dans le MON20FR06 Ajout de la section sur la formation sur le protocole de recherche APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 32

MON27FR01 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 3 5. Procédure... 4 5.1. Directives générales... 4 5.2. Description des rôles et des responsabilités... 5 5.2.1. Le promoteur... 5 5.2.2. Le chercheur principal... 6 5.2.3. L infirmier ou l infirmière de recherche... 9 5.2.4. Le pharmacien... 11 5.2.5. Le personnel clinique... 11 5.3. Délégation des tâches ou attribution des responsabilités... 12 5.4. Création d une équipe de recherche... 12 5.5. Compétences et connaissance... 13 5.6. Formation... 14 5.6.1. Chercheur principal... 14 5.6.2. Personnel de recherche... 14 6. Références... 17 7. Annexes... 19 7.1. Annexe 1 : Formulaire de délégation en français... 19 7.2. Annexe 2 : Formulaire de délégation en anglais... 23 7.3. Annexe 3 : Formulaire de formation... 27 7.4. Annexe 4 : Formulaire de formation pour une étude... 29 7.5. Annexe 5 : Formulaire d auto-formation pour une étude... 31 Page 2 sur 32

MON27FR01 1. Objectif L objectif de ce MON est d informer tous les intervenants d une équipe de recherche des exigences qui les concernent en matière de délégation, de compétence, de connaissances et de formation. Ce MON définit comment ces exigences doivent être documentées. 2. Portée Ce MON s applique à tout projet de recherche impliquant des sujets humains réalisé sous l autorité du CHUS ou sous ses auspices. Il doit être respecté et suivi par toute personne impliquée dans la conduite de ces projets, c est-à-dire par les membres du CHUS, les chercheurs, les employés, les professionnels ou les étudiants qui œuvrent dans le CHUS. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) veiller à bien définir les rôles et les responsabilités au sein de son équipe de recherche; b) documenter la délégation des tâches et de maintenir à jour cette liste, tel que décrit dans le présent MON; c) s assurer que les membres de son équipe de recherche possèdent les qualifications et les compétences requises pour assumer les responsabilités déléguées; d) s assurer que tout le personnel de l équipe de recherche qu il supervise, participe à toutes les formations nécessaires pour l exercice de ses fonctions, et de voir à leur compréhension et au respect des règles applicables par l équipe. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude (MON32). 4. Définitions Chercheur principal : personne responsable de la réalisation d une recherche clinique sur les lieux de l étude. Si la recherche est réalisée par une équipe, le chercheur principal joue le rôle de chef d équipe et peut être appelé «investigateur principal». L expression «chercheur qualifié», employée par Santé Canada, est équivalente à celle de chercheur principal. Le chercheur principal est la personne responsable auprès du promoteur de la conduite de la recherche clinique à un lieu et, s il s agit d un essai clinique, il doit être habilité à dispenser des soins de santé en vertu des lois de la province où l essai clinique est situé. Page 3 sur 32

MON27FR01 Co-chercheur : membre de l équipe chargé de réaliser l étude, désigné et supervisé par le chercheur principal et dont le rôle consiste à exécuter certaines procédures fondamentales liées à l étude ou à prendre des décisions importantes à cet égard (médecin, résident, chercheur universitaire, infirmière, etc.). Il relève de la décision du chercheur principal d avoir ou non un co-chercheur pendant une recherche clinique. Aussi appelé «Chercheur secondaire». Coordonnateur de la recherche clinique du CHUS : personne qualifiée et mandatée par le CRCHUS pour assurer la bonne marche des activités liée à la recherche clinique au CHUS et le respect des normes et règlements par le personnel de recherche au CHUS. Cette personne est responsable de la formation continue du personnel de recherche afin de respecter les obligations en lien avec les MON. Promoteur : personne, entreprise, établissement ou organisme chargé de la mise en œuvre, de la gestion ou du financement d une recherche clinique. Un chercheur principal peut être promoteur si c est lui qui met en œuvre et réalise, seul ou avec d autres, une recherche clinique. Les obligations d un chercheur principal qui est le promoteur d une recherche sont à la fois celles d un promoteur et celles d un chercheur principal. 5. Procédure 5.1. Directives générales Pour chaque recherche clinique, il doit y avoir un seul chercheur principal. Celui-ci est responsable du bien-être des sujets de recherche, de la conduite de la recherche, de l administration du produit de recherche, s il y a lieu, de la gestion des besoins locatifs et de l équipe, du respect des exigences du CÉR et de la formation de son équipe aux bonnes pratiques clinique (BPC). Le chercheur principal peut, s il le désire, déléguer certaines tâches à des membres de son équipe. Le chercheur principal doit posséder les connaissances, la formation et l expérience nécessaires pour réaliser la recherche de façon appropriée. Il doit aussi satisfaire à toutes les qualifications spécifiées dans les exigences réglementaires applicables et faire état de ses qualifications dans un curriculum vitae, mis à jour minimalement aux deux ans, et dans tout autre document pertinent demandé par le promoteur, le CÉR ou les organismes de réglementation. La responsabilité médicale à l égard d un participant à une recherche doit toujours incomber à une personne médicalement qualifiée et non au participant, même consentant. Application : Pour les recherches cliniques, excluant les essais cliniques, le chercheur principal peut ne pas être un médecin. Par contre, si dans l étude il y a un risque pour le patient (par exemple, réaction suite à un prélèvement), un médecin doit faire partie des cochercheurs de l étude et celui-ci sera responsable du bien-être des participants et de leur suivi médical s il y a lieu. Page 4 sur 32

MON27FR01 Il existe des cadres stricts au CHUS encadrant les tâches médicales permises par le personnel au CHUS et ceux-ci doivent être respectés en recherche. Par exemple, un assistant de recherche ne peut faire un prélèvement sanguin. La personne qui aura la tâche de faire les prélèvements doit figurer dans le registre de délégation sauf si le prélèvement est fait par le personnel clinique du CHUS et que cette personne est habilitée pour faire ce prélèvement en clinique au CHUS. 5.2. Description des rôles et des responsabilités 5.2.1. Le promoteur Le promoteur doit s assurer que toute recherche clinique (incluant les essais cliniques) soit menée conformément aux BPC et au protocole et, en particulier, se conformer aux points suivants : a) la recherche clinique est fondée sur le plan scientifique et clairement décrit dans un protocole; b) la conduite de l étude et l utilisation du produit de recherche, s il y a lieu, sont conformes avec le protocole et les normes des agences réglementaires; c) des systèmes et des procédures visant à assurer la qualité de tous les aspects de la recherche clinique sont mis en place; d) à chaque lieu d une recherche clinique, les approbations requises doivent être accordées afin que le projet puisse débuter dans ce site; e) à chaque lieu d une recherche clinique, il ne peut y avoir qu un seul chercheur principal; f) les soins de santé et les décisions médicales dans le cadre d une recherche clinique relèvent du chercheur principal ou d une personne qualifiée; g) chaque individu collaborant à la conduite de la recherche est qualifié, par ses études, sa formation et son expérience, pour accomplir les tâches qui lui sont confiées; h) le consentement éclairé, donné conformément aux règles de droit régissant les consentements, est obtenu pour chaque participant; i) les renseignements relatifs à la recherche clinique sont consignés dans des registres, traités et conservés de façon à permettre la présentation de rapports complets et exacts sur ceux-ci ainsi que leur interprétation et leur vérification; j) s il y a lieu, le produit ou l instrument à l étude est manufacturé, manutentionné et entreposé conformément aux bonnes pratiques de fabrication. Le promoteur doit désigner du personnel médical qui possède les qualifications requises pour fournir des conseils sur des questions ou des problèmes d ordre médical liés à une recherche et avec qui il sera facile de communiquer. Au besoin, des consultants de l extérieur peuvent être nommés à cette fin. Page 5 sur 32

MON27FR01 5.2.2. Le chercheur principal Le chercheur principal est la personne responsable auprès du promoteur de la réalisation de la recherche clinique au CRCHUS. Le chercheur principal doit déclarer toutes ses activités de recherche clinique au CHUS. Toute activité de recherche pour laquelle le CHUS a une responsabilité doit être réalisée par : a) un membre du Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens (CMDP); b) un membre du Conseil des infirmières et infirmiers (CII); c) un membre du Conseil multidisciplinaire (CM) qui est aussi membre d un ordre professionnel; d) un chercheur membre du CRCHUS; e) un évaluateur de l Unité d évaluation des technologies et des modes d intervention en santé (UÉTMIS); f) ou un professeur-chercheur de l Université de Sherbrooke (UdeS) agréé par le CA du CHUS et ayant démontré au CRCHUS qu il est familier avec les notions d éthique de la recherche et les processus de réalisation d un projet de recherche. Application : Les résidents ou étudiants ne peuvent être des chercheurs principaux. Ils peuvent être des co-chercheurs s ils ont un rôle à jouer dans la réalisation de l étude. Dans le cas où l accomplissement des tâches des membres des conseils cités précédemment ou des professeurs-chercheurs exigerait que les activités de recherche soient effectuées à l extérieur de la province du Québec, les activités de recherche devront être spécifiquement autorisées par le directeur des services professionnels du CHUS ou le doyen de la Faculté de médecine et des sciences de la santé de l UdeS. Application : Pour les études se déroulant à Moncton, il ne sera pas nécessaire de demander cette autorisation si la recherche demeure dans les constituantes légales de l UdeS au Nouveau-Brunswick. Dans le cas d un essai clinique, le chercheur principal doit être habilité à dispenser des soins de santé en vertu des lois de la province où le lieu d essai clinique est situé. Le chercheur principal est : a) dans le cas d un essai clinique portant sur un produit destiné à être utilisé exclusivement en médecine dentaire, un médecin ou un dentiste, membre en règle d une association médicale ou dentaire professionnelle; b) dans tout autre cas d essai clinique, un médecin, membre en règle d une association médicale professionnelle. Page 6 sur 32

MON27FR01 Le chercheur principal doit : a) connaître parfaitement la façon d utiliser les produits de recherche, telle que décrite dans le protocole, la brochure de l investigateur, la fiche d information sur le produit et toute autre source d information fournie par le promoteur; b) connaître et se conformer aux BPC et aux exigences réglementaires applicables; c) autoriser le promoteur à exercer une surveillance adéquate de la recherche et à effectuer des visites de surveillance et des audits. Il doit aussi permettre aux organismes de réglementation appropriés d effectuer des inspections; d) dans le cas d essais cliniques, vérifier, pour chaque participant, les critères d inclusion et d exclusion qui requièrent l exercice d un jugement médical et documenter lui-même au dossier le fait qu il a fait cette vérification. Cette tâche peut être déléguée à un co-chercheur possédant les connaissances, la formation et l expérience nécessaires pour réaliser cette tâche; e) s assurer : i) que toutes les personnes participant à la recherche clinique soient adéquatement informées au sujet du protocole, des produits de recherche et de leurs tâches et fonctions liées à l essai; ii) que toutes les décisions d ordre médical liées à la recherche soient prises; iii) que le participant reçoive, dans le cas d un incident thérapeutique, les soins médicaux appropriés; iv) d obtenir une approbation ou une opinion favorable écrite et datée du CÉR concernant le protocole, le formulaire de consentement, leurs mises à jour, les méthodes de recrutement des participants (annonces, etc.) et tout autre document d information à fournir aux participants; v) que la recherche soit réalisée en respectant le protocole approuvé par le promoteur, le CÉR et, s il y a lieu, par les organismes de réglementation; vi) que les données apparaissant sur les formulaires d exposé de cas (FEC) et dans tous les autres rapports requis soient exactes, complètes, lisibles et présentées rapidement au promoteur; vii) que les documents essentiels à la réalisation d une recherche clinique mentionnés dans le MON32 et spécifiés dans les exigences réglementaires applicables, soient maintenus à jour et que les mesures nécessaires pour prévenir leur destruction accidentelle ou prématurée soient prises; viii) que tous les incidents thérapeutiques graves, à l exception de ceux qui, selon le protocole ou tout autre document, n ont pas à être signalés de toute urgence, soient Page 7 sur 32

MON27FR01 rapportés immédiatement au promoteur, aux organismes réglementaires si applicable et au CÉR. ix) de prendre connaissance et de signer tous les documents envoyés par le promoteur contenant de l information pouvant avoir une incidence sur la recherche clinique. Les co-chercheurs doivent : a) posséder les connaissances, la formation et l expérience nécessaires pour réaliser la recherche de façon appropriée, satisfaire à toutes les qualifications spécifiées dans les exigences réglementaires applicables et faire état de ces qualifications dans un curriculum vitae à jour et dans tout autre document pertinent demandé par le promoteur, le CÉR ou les organismes réglementaires; b) dans le cas d essais cliniques, connaître parfaitement la façon d utiliser les produits de recherche telle qu elle est décrite dans le protocole, la brochure de l investigateur, la fiche d information sur le produit et tout autre source d information fournie par le promoteur; c) connaître et respecter les BPC et les exigences réglementaires applicables; d) dans le cas d essais cliniques, vérifier, pour chaque sujet, les critères d inclusion et d exclusion qui requièrent l exercice d un jugement médical et documenter lui-même le dossier à l effet qu il a fait cette vérification. Les chercheurs principaux et les co-chercheurs qui sont médecins doivent répondre aux obligations figurant dans leur code de déontologie. Selon le code de déontologie des médecins, le médecin doit : a) sauf urgence, avant d'entreprendre un examen, une investigation, un traitement ou une recherche, obtenir du patient ou de son représentant légal, un consentement libre et éclairé. b) s'assurer que le patient ou son représentant légal a reçu les explications pertinentes à sa compréhension de la nature, du but et des conséquences possibles de l'examen, de l'investigation, du traitement ou de la recherche qu'il s'apprête à effectuer. Il doit faciliter la prise de décision du patient et la respecter. c) vis-à-vis des participants ou de leurs tiers autorisés, s'assurer: i) que chaque participant soit informé des objectifs du projet de recherche, des avantages, risques ou inconvénients pour le participant, des avantages que lui procureraient des soins usuels s'il y a lieu, ainsi que du fait, le cas échéant, que le médecin retirera des gains matériels de l'inscription ou du maintien du participant dans le projet de recherche; ii) qu'un consentement libre, éclairé, écrit et révocable en tout temps, soit obtenu de chaque participant avant le début de sa participation à la recherche ou lors de tout changement significatif au protocole de recherche. Page 8 sur 32

MON27FR01 d) à l'égard d'un patient qui veut recourir à des traitements insuffisamment éprouvés, l'informer du manque de preuves scientifiques relativement à de tels traitements, des risques ou inconvénients qui pourraient en découler, ainsi que des avantages que lui procureraient des soins usuels, le cas échéant. e) avant d'entreprendre sa recherche sur des êtres humains, obtenir l'approbation du projet par un CÉR. Il doit également s'assurer que tous ceux qui collaborent avec lui à la recherche soient informés de ses obligations déontologiques. f) se conformer aux principes scientifiques et aux normes éthiques généralement reconnus et justifiés par la nature et le but de sa recherche. g) s'abstenir d'avoir recours à des examens, investigations ou traitements insuffisamment éprouvés, sauf dans le cadre d'un projet de recherche et dans un milieu scientifique reconnus. h) refuser de collaborer à toute activité de recherche dont les risques à la santé des participants, sains ou malades, lui semblent hors de proportion par rapport aux avantages potentiels qu'ils peuvent en retirer ou aux avantages que leur procureraient des soins usuels, le cas échéant. i) déclarer au CÉR ses intérêts et dévoiler tout conflit d'intérêts réel, apparent ou éventuel. j) dans le cadre d'une activité de recherche, n adhérer à aucune entente ni accepter ou accorder un dédommagement qui mettrait en cause son indépendance professionnelle. k) déclarer, de façon raisonnable, la rétribution ou le dédommagement qu il reçoit en compensation pour le temps et l expertise professionnelle qu il consacre à la recherche. l) s'abstenir d'inscrire, de produire ou d'utiliser des données qu'il sait erronées dans tout document, notamment tout rapport ou dossier médical ou de recherche. m) s abstenir de sciemment cacher les résultats négatifs d'une recherche à laquelle il a participé. 5.2.3. L infirmier ou l infirmière de recherche Les infirmiers et infirmières travaillant en recherche doivent respecter leur code de déontologie. Selon ce code, l infirmier ou l infirmière : a) doit tenir compte de l'ensemble des conséquences prévisibles que peuvent avoir ses recherches et travaux sur la société, la vie, la sécurité et la santé des gens. i) L'infirmière ou l'infirmier ne peut entreprendre ni collaborer à un projet de recherche sur des êtres humains qui n'a pas été approuvé par un CÉR. ii) L'infirmière ou l'infirmier qui entreprend ou qui collabore à une recherche doit aviser le CÉR ou toute autre instance appropriée lorsque la recherche ou son déroulement lui semble non conforme aux principes scientifiques et aux normes éthiques généralement reconnus. iii) L'infirmière ou l'infirmier doit refuser ou cesser de collaborer à toute activité de recherche dont les risques pour la santé des participants lui semblent hors de Page 9 sur 32

Page 10 sur 32 MON27FR01 proportion par rapport aux avantages que ceux-ci pourraient retirer de la recherche ou par rapport aux avantages que la prestation de soins usuels pourrait leur procurer, le cas échéant. b) au regard du dossier du participant ou de tout rapport, registre, dossier de recherche ou autre document lié à la profession, ne doit pas: i) les falsifier, notamment en y altérant des notes déjà inscrites ou en y insérant des notes sous une fausse signature; ii) fabriquer de tels dossiers, rapports, registres ou documents; iii) y inscrire de fausses informations; iv) omettre d'y inscrire les informations nécessaires. c) ne doit pas sciemment cacher aux personnes ou aux instances concernées les résultats préjudiciables d'une recherche à laquelle l'infirmière ou l'infirmier a collaboré. d) doit s'abstenir d'exprimer des avis ou de donner des conseils contradictoires, incomplets ou non fondés. À cette fin, il ou elle doit chercher à avoir une connaissance complète des faits avant de donner un avis ou un conseil. e) doit mentionner que la nouvelle méthode de soin ou de traitement est insuffisamment éprouvée et faire les réserves qui s'imposent. f) ne doit pas inciter quelqu'un de façon insistante à recourir à ses services professionnels ou à collaborer à une recherche. g) doit prendre, en cas de conflit ou d'apparence de conflit d'intérêts, des moyens raisonnables afin que les soins et traitements soient donnés par une autre infirmière ou un autre infirmier, à moins que la situation nécessite qu'il prodigue ou poursuive les soins ou traitements. Dans ce cas, le client doit, dans la mesure du possible, être avisé de la situation. h) doit déclarer ses intérêts et dévoiler tout conflit d'intérêts apparent ou potentiel au CÉR. i) doit fournir au client toutes les informations requises lorsque l'obligation d'obtenir un consentement libre et éclairé incombe à l'infirmière ou à l'infirmier. Dans le cadre d'une recherche, l'infirmière ou l'infirmier doit, auprès de chacun des participants ou de leurs tiers autorisés, s'assurer: a) que chaque participant soit informé des objectifs et du déroulement du projet de recherche, des avantages, des risques ou des inconvénients pour lui ainsi que des avantages que lui procureraient des soins usuels, s'il y a lieu; b) qu'un consentement libre et éclairé soit obtenu par écrit de chaque participant avant le début de sa participation à la recherche et, le cas échéant, lors de tout changement significatif au protocole de recherche; c) que le participant soit informé que son consentement est révocable en tout temps.

MON27FR01 5.2.4. Le pharmacien Le pharmacien doit jouer un rôle actif dans les essais cliniques. Il prépare et distribue la médication de l essai clinique. Il conserve, selon la description inhérente au produit de l essai clinique, la médication de l essai clinique aux pharmacies satellites du CRCHUS. Il doit tenir des dossiers sur les produits livrés sur les lieux de l essai, sur les inventaires, sur l utilisation qui est faite par chaque participant et sur les produits retournés au promoteur (ou sur tout autre moyen utilisé pour éliminer les produits non utilisés). Ces dossiers doivent comprendre les dates, les quantités, les numéros de lot ou de série, les dates de péremption (s il y a lieu) et les numéros de code uniques attribués aux produits de recherche et aux participants à l essai. S il est désigné par le chercheur principal, il doit expliquer à chaque participant la façon appropriée d utiliser le produit de recherche et doit vérifier, à des intervalles réguliers, si tous les participants suivent correctement les instructions. Un pharmacien ou un assistant technique de la pharmacie est désigné par le département de pharmacie pour signer le formulaire de délégation et s assurer que les pharmaciens et les personnes du département de la pharmacie qui travailleront sur le projet sont formés pour le projet de recherche. 5.2.5. Le personnel clinique Le CRCHUS reconnaît la compétence de la Direction des ressources humaines du CHUS dans l embauche de personnel qualifié et compétent. Le CRCHUS reconnaît également la compétence des médecins œuvrant au CHUS. Aussi, s il arrive qu un participant soit vu dans l un des services ou département du CHUS, à l extérieur du CRCHUS, il est acceptable que certaines procédures de recherche soient effectuées par du personnel clinique ou un médecin dont le nom n apparaît pas dans le formulaire de délégation. Cependant, ces personnes doivent être membres d un ordre professionnel et elles doivent être qualifiées pour effectuer les procédures prévues dans le cadre d une recherche clinique. Ces procédures doivent faire partie des procédures qu elles exercent régulièrement dans le cadre de leurs fonctions au CHUS. Le chercheur principal doit consigner l utilisation des ressources humaines hospitalières au moyen d une note qui doit accompagner le formulaire de délégation des tâches. Application : Au besoin, une feuille détaillant les spécificités des procédures à effectuer (ex. l ordre des procédures) peut être ajoutée au dossier médical de chaque participant pour informer le personnel clinique. Dans le cas où la médication de recherche est administrée par le personnel clinique d un département (par exemple une infirmière du département de chimiothérapie) et que la procédure requiert des précautions ou un processus particulier différent des normes du CHUS, l infirmière-chef de ce département doit signer le formulaire de délégation, fournir son CV et ses permis d exercice. Elle sera Page 11 sur 32

Page 12 sur 32 MON27FR01 responsable de s assurer que le personnel soit formé et agira comme personne-ressource pour le personnel du département. 5.3. Délégation des tâches ou attribution des responsabilités Un seul chercheur principal est désigné pour chaque site d une étude. Le chercheur principal peut toutefois, s il le désire, déléguer certaines tâches et responsabilités à des membres de son équipe. Le chercheur principal doit conserver et maintenir à jour le formulaire de délégation contenant la liste des personnes dûment qualifiées à qui il a délégué des responsabilités importantes liées à l étude. Dans le but de permettre l évaluation du déroulement de l étude et de la qualité des données produites, il est exigé de documenter les signatures et les initiales de toutes les personnes autorisées à consigner des données ou à apporter des corrections dans les FEC. Pour répondre aux exigences de documentation de la délégation des tâches, les documents utilisés doivent contenir : a) Le nom des membres de l équipe, en lettres moulées; b) Un exemple de la signature complète et des initiales du membre de l équipe; c) La spécification précise de chaque tâche ou fonction déléguée; d) La date de début et de fin de cette délégation. Afin de retracer les personnes qui ont travaillé sur un projet en particulier, cette liste doit être cumulative et ne doit pas être remplacée s il y a des modifications. Les changements de personnel en cours de recherche clinique doivent être documentés en mettant à jour la délégation des tâches. Les responsabilités déléguées au nouveau personnel doivent également être documentées. Un exemple de formulaire de délégation qui peut être utilisé pour répondre aux exigences de documentation est présenté à l annexe 1 du présent MON. Application : Si un promoteur veut utiliser son formulaire de délégation, vous devez vous assurer que la liste des tâches pouvant être déléguées est suffisamment détaillée et que les informations minimales demandées sont présentes. Si ce n est pas le cas, vous devez lui demander de modifier son formulaire ou l autorisation d utiliser l exemple fourni en annexe de ce MON. 5.4. Création d une équipe de recherche Lors de l embauche d un employé de recherche, le chercheur principal doit s assurer que la personne choisie possède la formation, l expérience et les qualifications appropriées pour travailler en recherche clinique. Si le poste à combler requiert que l employé ait un accès au dossier informatisé ARIANE, le chercheur principal doit s assurer que la personne ait la formation requise pour pouvoir

Page 13 sur 32 MON27FR01 avoir un tel accès (voir le MON36 pour avoir plus d information sur les niveaux de sécurité ARIANE possibles et les prérequis en lien avec ces différents niveaux). Le personnel de recherche clinique doit comprendre les responsabilités liées à la recherche clinique et avoir acquis, par sa formation et son expérience, les qualifications appropriées pour effectuer ses tâches dans le cadre de l étude. Le chercheur principal doit s assurer que toutes les personnes qui contribuent à l étude sont adéquatement informées au sujet du protocole, des produits de recherche et de leurs tâches et fonctions liées à l étude. Lors de la préparation d une recherche clinique, le chercheur principal ou son délégué doit : a) nommer les membres de l équipe de recherche qui participeront au déroulement de l étude (avant la soumission au CÉR); b) déterminer, au début de l étude, le rôle de chacun des membres de l équipe et la disponibilité du personnel; c) identifier les membres de l équipe ayant besoin d une formation sur les BPC ainsi que sur d autres règlements et lignes directrices pertinents; d) planifier la formation sur le protocole et son application; e) conserver le formulaire de délégation avec la liste des personnes dûment qualifiées à qui les fonctions importantes liées à l étude ont été déléguées. Application : Si un membre de l équipe de recherche a besoin de formation sur les BPC, le CRCHUS offre à ces employés une formation intitulée «Canada GCP», offerte en ligne par le CITI Program. L employé n a qu à s inscrire sur le site internet de CITI Program en choisissant le CHUS comme institution pour avoir accès à cette formation. Le certificat de formation délivré à la fin de la formation par le site internet doit être conservé comme preuve de formation. Pour les autres formations offertes aux employés, voir la section 5.6 de ce MON. 5.5. Compétences et connaissance Toute recherche clinique avec des sujets humains doit être conduite par des personnes scientifiquement qualifiées et sous le contrôle d un chercheur principal compétent. Ce dernier est secondé dans la réalisation de l étude par des personnes qui possèdent les connaissances, la formation et l expérience requises pour exécuter les tâches qui leur sont confiées. Le chercheur principal, les co-chercheurs et toutes les personnes à qui des fonctions liées à la recherche ont été déléguées doivent fournir un curriculum vitae complet, signé et daté, qui inclut, s il y a lieu, les informations suivantes : a) l emploi actuel; b) la scolarité;

MON27FR01 c) l expérience professionnelle incluant l expérience en recherche clinique; d) les expériences d enseignement; e) les qualifications professionnelles; f) la participation à des publications. Il est recommandé que le curriculum vitae soit mis à jour au moins tous les deux ans et soit conservé avec la documentation essentielle de l étude pour des fins de vérification et d inspection. Il est fréquemment exigé par le promoteur que le chercheur principal, au moment de la préparation du projet, fournisse une preuve de son droit de pratique de la médecine (permis d exercice). S il y a lieu, ce permis d exercice peut être exigé annuellement, et ce pour tous les membres de l équipe de recherche qui en possèdent un. Il en va de même pour les membres de différents ordres professionnels : infirmiers, inhalothérapeutes, etc. Application : Une copie des curriculum vitae (CV) et des preuves de permis d exercice des membres de l équipe peut être conservée en un seul endroit. Les CV et les preuves de permis d exercice doivent être facilement accessibles par les membres de l équipe de recherche en cas d audit ou d inspection. Il faut conserver, au moins pendant 25 ans, le dernier CV des personnes qui quittent l équipe de recherche pour démontrer leur qualification et compétence au moment où elles travaillaient avec l équipe de recherche. 5.6. Formation 5.6.1. Chercheur principal Le CRCHUS exige que le chercheur principal connaisse et respecte les BPC et les exigences réglementaires en lien avec la recherche clinique. Le CRCHUS requiert, de tous les chercheurs principaux qui déposent une recherche clinique au CÉR, une certification de formation en éthique de la recherche avec des êtres humains. Différentes formations sont offertes sur le site internet du CRCHUS. La certification devra être présentée, avec le dépôt du premier projet de recherche, à l administration du CRCHUS. Application : Lors du premier dépôt d un projet de recherche au CÉR par un chercheur principal, le certificat de formation en éthique doit accompagner le dépôt. Toute formation en éthique faite par le chercheur principal peut être reconnue par le CRCHUS. Si le chercheur principal n a pas fait de formation en éthique, des formations en éthique sont offertes en ligne et peuvent être trouvées sur le site internet du CRCHUS : http://cr.chus.qc.ca/servicesoutils/guides-et-formulaires/. 5.6.2. Personnel de recherche a) Nouveaux employés Lors de l arrivée d une nouvelle personne dans l équipe de recherche, celle-ci doit avoir une formation sur les MON et, si nécessaire, sur les procédures en lien avec le CÉR. La formation sur les MON est Page 14 sur 32

MON27FR01 donnée par le responsable des MON au CHUS ou son délégué alors que la formation sur le CÉR est offerte par la chef de service du service de soutien à l éthique du CHUS ou son délégué. La participation à ces formations doit être documentée par la signature datée des personnes formées. b) MON Lors de chaque modification des MON, le personnel de l équipe de recherche doit être formé sur ces modifications par le responsable des MON au CHUS ou son délégué. La participation à cette formation doit être documentée par la signature datée des personnes formées. Se référer au MON01 pour plus d information sur la documentation de la formation sur les MON. Le personnel de recherche peut faire de l autoformation en lisant les MON. Cette formation doit être documentée. Un exemple de formulaire pour documenter l auto-formation sur les MON est présenté en annexe du MON01. c) Santé Canada et BPC Minimalement aux deux ans, le personnel de l équipe de recherche doit suivre une formation sur le Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» et sur les BPC. Le chercheur principal doit s assurer que les formations suivies par son équipe de recherche soient documentées. Application : Quatre types de formation sur la réglementation de Santé Canada sont acceptées : a) la formation peut être donnée par le coordonnateur de la recherche clinique du CHUS ou son délégué. b) les formations sur cette réglementation données par d autres organismes (par exemple : les formations fournies par les compagnies pharmaceutiques) sont acceptées. c) la formation intitulée «Health Canada Division 5 - Drugs For Clinical Trials Involving Human Subjects», offerte en ligne par le CITI Program. d) l autoformation en lisant le Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» disponible sur le site internet de Santé Canada. Dans le cas de l autoformation, le personnel doit s assurer de documenter adéquatement la formation en indiquant sur le formulaire de documentation le titre de ce qui a été lu (avec la date de version), la source et la date de la lecture. Le personnel doit signer et dater le document. Pour les BPC, la formation intitulée «Canada GCP», offerte en ligne par le CITI Program, ou tout autre formation offerte par d autres organismes (par exemple : les formations fournies par les compagnies pharmaceutiques) sont acceptées. Les formations doivent être documentées à l aide d un formulaire de formation ou un certificat de formation émis par l organisme fournissant la formation. Page 15 sur 32

MON27FR01 d) Transport des marchandises dangereuses Le personnel de recherche qui s occupe de l envoi des échantillons avec de la glace carbonique («glace sèche») par courrier doit avoir suivi la formation sur le transport des marchandises dangereuses. Cette formation doit être renouvelée tous les deux ans et le personnel de recherche doit conserver son certificat de formation afin de prouver qu il a été formé. Application : La formation intitulée «Transportation of Dangerous Goods TDG/IATA», offerte en ligne par le CITI Program, est considérée suffisante pour remplir l obligation de formation sur cette réglementation. Lorsque ce type de formation est suivi, le certificat de formation valide pour deux ans est fourni par le coordonnateur à la recherche clinique du CHUS ou son délégué suite à la réussite de la formation en ligne. La documentation sur les formations doit être mise à jour régulièrement, au moins à tous les deux ans. Elle peut être conservée avec le CV et les permis d exercice de l équipe de recherche. e) Protocole d étude Le chercheur principal doit s assurer que tous les membres de son équipe de recherche impliqués dans la réalisation d une recherche clinique soient adéquatement formés pour effectuer les tâches et les responsabilités qui leur sont déléguées. Le chercheur principal et l équipe de recherche doivent s engager à faire un examen complet du protocole et de la brochure de l investigateur (le cas échéant) avant d initier l étude. La formation sur le protocole doit être donnée par le promoteur ou un délégué (le cas échant), qui doit être parfaitement familier avec tous les aspects de l étude. La formation peut être donnée lors de la réunion d initiation de l étude au CHUS. Toute formation doit être documentée et conservée avec la documentation essentielle à la recherche. La documentation de la formation doit inclure le titre de la formation suivie, la durée de cette formation, le nom des participants et la date de la formation ainsi que l organisme ou la personne qui a donné la formation. Des personnes qui ont participé à la formation donnée par le promoteur ou son délégué peuvent par la suite former des membres de l équipe qui étaient absents lors de la formation initiale. Cette formation doit aussi être documentée. Pendant tout le déroulement de l étude, une communication efficace devrait être assurée par toutes les parties impliquées dans l étude : a) le promoteur doit informer l équipe de recherche de toute information ou de données pertinentes reliées à la sécurité des sujets et à la bonne conduite de l étude. Page 16 sur 32

MON27FR01 b) la documentation des différentes communications, incluant le nom des participants, la date de la réunion pour partager l information, un résumé des discussions et des actions recommandées, doit être conservée avec la documentation essentielle. La signature du chercheur principal apposée sur le protocole ou sur tout autre document fourni par le promoteur confirme que le signataire s engage à effectuer l étude conformément aux BPC, aux exigences réglementaires applicables, et au protocole approuvé par le promoteur et ayant reçu l approbation/l opinion favorable du CÉR. 6. Références Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1 : Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Québec, Code de déontologie des médecins, Loi médicale (chapitre M-9, a. 3), Code des professions (chapitre C-26, a. 87). Québec, Code de déontologie des infirmières et infirmiers, Loi sur les infirmières et les infirmiers (chapitre I-8, a. 3), Code des professions (chapitre C-26, a. 87). Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Page 17 sur 32

MON27FR01 Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada. Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Page 18 sur 32

MON27FR01 7. Annexes 7.1. Annexe 1 : Formulaire de délégation en français Page 19 sur 32

Formulaire de délégation et de signature Sponsor: # protocole: Nom abrégé de l étude : ID du CRO: Nom du chercheur principal: # site: Institution: Centre Hospitalier Universitaire de Sherbrooke (CHUS) Nom (N) et Rôle (R) (Écrire clairement) Signature Initiales Numéro des responsabilités déléguées (voir liste cidessous) Dates de l implication dans l étude Début (D) et Fin (F) Signature du chercheur principal autorisant la délégation Date de signature Signature du chercheur principal à la fin de l étude ou de la délégation Date de signature N D R F N D R F N D R F N D R F N D R F N D R F Page de Page 20 sur 32

Nom (N) et Rôle (R) (Écrire clairement) Signature Initiales Numéro des responsabilités déléguées (voir liste cidessous) Dates de l implication dans l étude Début (D) et Fin (F) Signature du chercheur principal autorisant la délégation Date de signature Signature du chercheur principal à la fin de l étude ou de la délégation Date de signature N D R F N D R F N D R F N D R F N D R F N D R F N D R F N D R F N D R F N D R F Page de Page 21 sur 32

L identification des rôles dans l'étude inclut mais n'est pas limitée aux co-chercheurs, infirmières cliniques, infirmières de l'étude, pharmacien (en plus, le cas échéant, les techniciens, les infirmières praticiennes, les auxiliaires médicaux, les résidents et ceux qui enregistrent les données). Doit être listé, les personnes avec des tâches significatives dans l'étude (ICH GCP 4.1.5). Les signatures/initiales sont nécessaires pour toutes les personnes autorisées à faire des entrées ou des corrections au Case Report Forms (CRF) (ICH GCP 8.3.24). Lorsque les tâches sont déléguées par un chercheur, celui-ci a la responsabilité d'assurer la surveillance et la formation adéquate des personnes à qui des tâches sont déléguées. La signature du chercheur, la délégation et l'affirmation doivent avoir lieu avant que la personne ne fasse une tâche en lien avec l'essai clinique. * Remarque : Si les rôles du personnel du site changent, il faut réaffecter les tâches restantes à un membre du personnel du site et inclure la nouvelle date de début. Liste des responsabilités 1. Identification du sujet, le recrutement 2. Obtenir le consentement éclairé 3. Visite médicale 4. Antécédents médicaux 5. Vérification des critères d inclusion et d exclusion 6. Confirmation et signature des critères d inclusion et d exclusion 7. Instruction sur l'administration du produit expérimental 8. Réception du produit expérimental et stockage 9. Préparation des produits de recherche 10. Prescription des produits de recherche 11. Distribution P/O du produit (nom du médicament : ) 12. Administration I/V du produit (nom du médicament : ) 13. Administration S/C des produits de recherche (nom du médicament : ) 14. distribution des appareils à l étude 15. Installation de l'appareil à l étude 16. Recueillir les informations sur la médication concomitante 17. Recueillir et rapporter les AE / SAE 18. Examen, évaluation et signature des AE / SAE 19. Saisie des FEC / l entrée données électroniques 20. Signature des FEC 21. Signature de la fin de l'étude (Sign-Off) 22. Mesure de la tension artérielle 23. Mesure du pouls 24. Prise de la température 25. Mesure du poids 26. Mesure de la taille 27. Procédures de radiologie (radiologue et / ou technicien) 28. Obtention et préparation des images sur CD ou des images de radiologie pour le transfert Web 29. Collecte et rapport des mesures et lésions radiologiques 30. Confirmation radiologique de la réponse de la maladie 31. Prélèvements sanguins 32. Préparation et expédition des échantillons biologiques - formé IATA 33. Examen, évaluation et signature des résultats de laboratoire 34. Obtention et préparation du bloc et de la biopsie de la tumeur 35. Revue des journaux des sujets 36. Formation du personnel (quelqu'un qui pourrait donner une formation) 37. Remplir les requêtes de données (Data Query) 38. Signature des requêtes de données (Data Query) 39. Levée de l insu (Unblinding) 40. Soumission et communication avec le CÉR 41. Accès à l IVRS / IWRS 42. Contrat / Budget 43. Randomisation 44. Évaluation de la prise des médicaments de l étude (Visite d adhésion) 45. Administration des questionnaires (énumérer chaque questionnaire) 46. Collecte de données 47. Autres 48. Autres 49. Autres 50. Autres Page 22 sur 32

MON27FR01 7.2. Annexe 2 : Formulaire de délégation en anglais Page 23 sur 32

Site Signature and Duty Delegation Log Sponsor: Protocol No: Short name of the study: CRO Project Id: Investigator Name: Site Number: Institution: Centre Hospitalier Universitaire de Sherbrooke (CHUS) Name (N) and Role (R) (PRINT CLEARLY) Full Signature Initials Number of the delegated Responsibilities (See list) Dates of Study Involvement Start (s) and End (E) PI Signature to Authorize Delegation Date of Signature PI Signature at the End of Study or End of delegation Date of Signature N S R E N S R E N S R E N S R E N S R E N S R E Page de Page 24 sur 32

Name (N) and Role (R) (PRINT CLEARLY) Full Signature Initials Number of delegated Responsibilities (See list) Dates of Study Involvement Start (s) and End (E) PI Signature to Authorize Delegation Date of Signature PI Signature at the End of Study or End of delegation Date of Signature N S R E N S R E N S R E N S R E N S R E N S R E N S R E N S R E N S R E Page de Page 25 sur 32

Identification of study roles includes but is not limited to sub-investigators, study nurses, clinical nurses, pharmacist (when appropriate, technicians, nurse practitioners, physician assistants, residents, and data recorders). List the individuals with significant study-related tasks (ICH GCP 4.1.5). Signatures/Initials are required for all persons authorized to make entries and/or corrections to Case Report Forms (ICH GCP 8.3.24). When tasks are delegated by an investigator, the investigator is responsible for providing adequate supervision and training of whom tasks are delegated. Investigator signature, delegation and affirmation must occur prior to individual conducting any tasks related to the clinical trial. *Note: If changes in site staff roles, the tasks must be reassigned to a site staff member and the new start date should be included. Responsibility List 1. Subject identification, recruitment 2. Obtain Informed Consent 3. Physical Examination 4. Medical History 5. Screening-verification of I/E criteria 6. Confirmation and signature of I/E criteria 7. Instruction on Investigational Product (IP) Administration 8. IP receipt and storage 9. IP preparing 10. Prescribe IP 11. P/O IP Distribution (study drug name: ) 12. I/V IP Administration (study drug name: ) 13. S/C IP Administration (study drug name: ) 14. Device distribution 15. Device installation 16. Collect Concomitant medication 17. Collect and report AE/SAE 18. Review, Assessment and Signature of AE/SAE 19. CRF Completion/EDC Entry 20. CRF Signature 21. End of Study signature (Sign-Off) 22. Blood pressure measurement 23. Heart rate measurement 24. Temperature measurement 25. Weight measurement 26. Height measurement 27. Radiology Procedures (radiologist and/or technician) 28. Obtain /Prepare shipping of CD images or Radiology Images Web transfer 29. Collect and Report Radiology measures/lesions 30. Radiology Confirmation of Disease response 31. Blood draws 32. Preparing and Shipping Biological Samples IATA trained 33. Review, Assessment and Signature of Lab results 34. Obtain /Prepare shipping of Tumor block and biopsy 35. Subject Diary review 36. Training Staff (anyone that could give a training) 37. Data Query Completion 38. Data Query Signature 39. Unblinding 40. REB submission/communication 41. IVRS /IWRS access 42. Contract/Budget 43. Randomization 44. Review Study Drug/Visit adherence 45. Administration of questionnaire(s) list all questionnaires individually 46. Data Collection 47. Other 48. Other 49. Other 50. Other Page 26 sur 32

MON27FR01 7.3. Annexe 3 : Formulaire de formation Page 27 sur 32

Local : FEUILLE de PRÉSENCE à une FORMATION TITRE : DATE : HEURE : FORMATEUR : DURÉE DE LA FORMATION : NOM DE L EMPLOYÉ EN LETTRE MOULÉES SIGNATURE NUMÉRO EMPLOYÉ CHUS TITRE D EMPLOI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Page de Page 28 sur 32

MON27FR01 7.4. Annexe 4 : Formulaire de formation pour une étude Page 29 sur 32

Documentation de formation pour une étude Compagnie : Numéro du protocole : Nom du chercheur principal: Nom de la personne donnant la formation: Matériel utilisé (ex: brochure de l investigateur, protocole, efec, guides)/ Numéro de version et la date de version du matériel Numéro du site: Date de la formation: (JJ-MMM-AAAA) Durée de la formation : Personnes présentes lors de la formation: Nom de l employé (En lettre moulées) Signature Date (JJ-MMM-AAAA) Signature du chercheur principal ou de sa personne déléguée Date Page 30 sur 32

MON27FR01 7.5. Annexe 5 : Formulaire d auto-formation pour une étude Page 31 sur 32

Formulaire d auto-formation sur une étude Compagnie : Numéro du projet : Nom du chercheur principal: Numéro du site: Instructions: Il s agit d un outil qui peut être utilisé par le personnel de recherche clinique afin de documenter leur formation Le format des dates est JJ-MMM-AAAA Description de la formation/ Matériel utilisé (ex: brochure de l investigateur, protocole, efec, guides)) Numéro de version et date de version du matériel Nom de l employé (En lettre moulées) Signature et Date (JJ-MMM-AAAA) Page de Page 32 sur 32

MON28FR01 TITRE CODIFICATION MON 28 VERSION 01 NOMBRE TOTAL DE PAGES 19 PRÉPARATION, ÉVALUATION DE LA FAISABILITÉ ET MISE EN PLACE D UNE RECHERCHE CLINIQUE HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 12-sep-2014 01 3 Fusion des MON02, MON05 et MON06 de la version 05 et écriture du MON selon la nouvelle structure des MON La section sur la création de l équipe de recherche du MON02FR05 est maintenant dans le MON27FR01. La section sur la gestion de la documentation essentielle à la recherche et l annexe à ce sujet du MON02FR05 est maintenant dans le MON32FR01. APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 19

MON28FR01 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 3 5. Procédure... 4 5.1. Directives générales... 4 5.2. Questionnaire de sélection... 5 5.3. Accord de confidentialité... 5 5.4. Évaluation du projet et étude de la faisabilité... 6 5.5. Visite de sélection... 8 5.6. Le budget et les ententes financières... 10 5.7. Dépôt du projet pour approbations... 11 5.8. Visite ou rencontre d initiation ou de préparation... 11 6. Références... 12 7. Annexes... 14 7.1. Annexe 1 : Liste de vérification de la faisabilité d une recherche clinique... 14 7.2. Annexe 2 : Formulaire de demande d espace... 18 Page 2 sur 19

MON28FR01 1. Objectif L objectif de ce MON est de décrire les exigences auxquelles doit répondre une équipe de recherche lors de la mise en place d une recherche clinique. Ce MON est conçu pour aider l équipe de recherche à évaluer un protocole préparé par un promoteur et lui permettre de prendre une décision adéquate quant à la faisabilité de la recherche et sa participation ou non à ce protocole. 2. Portée Ce MON s adresse à tout le personnel de l établissement travaillant en recherche clinique et doit être observé par tous ceux qui travaillent à la réalisation de recherches cliniques avec sujets humains. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) s assurer que son équipe de recherche prépare et fournit les documents et les informations requises pour procéder à l évaluation d un protocole de recherche dans leur site; b) s assurer que des démarches préliminaires auprès des autres services, départements ou instances décisionnelles lorsque requises sont faites et documentées pour assurer une évaluation adéquate de l étude. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude (MON32). Le promoteur est responsable de s assurer que le protocole de l étude est écrit en conformité avec les règlements applicables, les bonnes pratiques cliniques (BPC) de la Conférence internationale sur l harmonisation (CIH) et les exigences locales. Le coordonnateur de la recherche clinique au CHUS est responsable de la révision et de l approbation avant signature des contrats et ententes entre le CHUS, un chercheur principal et un promoteur. 4. Définitions Aucune définition spécifique pour ce MON Page 3 sur 19

MON28FR01 5. Procédure 5.1. Directives générales Les étapes suivantes doivent être suivies lors de la réception ou du développement d une étude : 1- Si l étude provient d un promoteur a. Réception du questionnaire de sélection du site b. Réception et révision de l accord de confidentialité c. Signature de l accord de confidentialité d. Réception du protocole, du contrat et des documents en lien avec l étude i. Évaluation de la faisabilité de l étude ii. Visite de sélection e. Négociation du contrat et du budget f. Dépôt du projet pour approbations g. Visite d initiation ou de préparation Application : L étape de négociation du contrat peut se faire pendant la préparation pour le dépôt du projet ou pendant le processus d approbation. Il est préférable de débuter le plus tôt possible. 2- Si l étude est développée par le chercheur principal a. Écriture du protocole b. Évaluation de la faisabilité de l étude c. Dépôt de l étude pour approbations d. Rencontre d initiation et de préparation Application : Lors de la rédaction d un protocole, le chercheur principal ou la personne déléguée doit inclure dans le protocole les sections suivantes : a) L introduction b) Les raisons de l étude c) Les hypothèses d) Les objectifs e) Le plan expérimental f) Les critères d admissibilité des participants g) L issue primaire et les issues secondaires (le cas échéant) h) Les procédures de l étude i) Les considérations statistiques Page 4 sur 19

j) Le produit de recherche (le cas échéant) k) La gestion des événements indésirables MON28FR01 l) La description des comités d étude (comité de direction, comité de surveillance des données, comité de jugement décisionnel des événements, le cas échéant) Le chercheur principal ou la personne déléguée peut consulter le biostatisticien, l InfoCentre, etc., si besoin. Le chercheur principal doit s assurer que le contenu est en conformité avec les règlements applicables, CIH, BPC et les exigences locales. La version finale du protocole qui sera soumis pour approbation doit avoir une date et un numéro de version. Une copie de la version approuvée du protocole doit être conservée avec les documents essentiels de l étude. Le chercheur principal et l équipe de recherche doivent évaluer tout projet de recherche proposé afin de s assurer de la faisabilité de l étude au CHUS. Lorsque le chercheur principal est le promoteur de la recherche au CHUS, la visite de sélection n aura pas à être faite. Par contre, une rencontre d initiation avec le personnel qui sera impliqué dans l équipe de recherche devra être faite afin de s assurer que tout est place pour démarrer l étude. 5.2. Questionnaire de sélection Ce questionnaire est envoyé par le promoteur pour évaluer le site. Il peut inclure des questions sur les infrastructures du CRCHUS et du CHUS, les statistiques des patients du CHUS, l informatique, etc. Application : Il est très important de ne pas surestimer le nombre de patient potentiel qui correspondent aux critères émis. Le promoteur veut avoir une image juste du site. Si le chercheur principal indique un nombre supérieur à ce qui est réaliste de recruter et qu il n atteint pas ce nombre, c est le CRCHUS qui sera dévalué comme centre de recherche et ceci risque d affecter l ensemble des équipes de recherche. Pour aider les équipes de recherche à évaluer le nombre de patients avec les caractéristiques émises par le promoteur, il existe l InfoCentre. Il est possible de leur demander le nombre de patients qui sont venus au CHUS pendant une période de temps déterminée avec les caractéristiques recherchées par le promoteur ou d utiliser le portail de l InfoCentre (http://infocentre.chus.reg05.rtss.qc.ca) pour faire une recherche de l information. Une fois rempli, il faut retourner le formulaire au promoteur. 5.3. Accord de confidentialité Dans le cadre de recherches cliniques provenant d un promoteur, l accord de confidentialité doit être revu par le coordonnateur de la recherche clinique du CHUS qui vérifie les termes et les conditions et Page 5 sur 19

MON28FR01 propose des modifications lorsque requis et ce, afin d assurer la conformité avec les normes du CHUS en matière juridique. Une fois approuvé par toutes les parties, l accord sera signé et daté par le promoteur, par le chercheur principal et par le directeur scientifique du CRCHUS. L accord de confidentialité confirme l obligation du chercheur principal et de son équipe de recherche à la confidentialité des informations reçues par rapport à l étude ou au promoteur. Ce document est généralement signé avant la réception du protocole et/ou de la brochure de l investigateur. Une copie de cet accord de confidentialité signé et daté doit être conservée par le chercheur principal. Le CRCHUS conservera également une copie signée et datée de l accord. 5.4. Évaluation du projet et étude de la faisabilité Avant d entreprendre une recherche, le chercheur principal doit évaluer les inconvénients et les risques prévisibles en fonction des avantages prévus pour les participants ainsi que la faisabilité de la recherche au CHUS. La recherche doit être entreprise et poursuivie uniquement si les avantages prévus l emportent sur les risques. Le promoteur doit fournir au chercheur principal le protocole et, s il y lieu, une brochure de l investigateur à jour et lui laisser suffisamment de temps pour examiner le protocole et les documents qui lui ont été remis. Le chercheur principal et son équipe de recherche doit, avant le début de l étude, que ce soit celle du chercheur principal ou celle d un promoteur, faire une revue complète du protocole et, s il s agit d un essai clinique, de la brochure de l investigateur. Le chercheur principal doit s assurer de posséder la dernière version de ces documents et de les vérifier. L évaluation de la faisabilité se fait habituellement au moyen d un questionnaire fourni par le promoteur, dans lequel on retrouve entre autres les principaux critères d admissibilité des sujets et les équipements requis pour mener à bien l étude. L évaluation de la faisabilité peut aussi être réalisée au moyen d une liste de questions disponibles en annexe dont les réponses permettent au chercheur principal de prendre une décision éclairée quant à sa participation à l étude proposée ou à la réalisation de l étude développée par le chercheur principal. Application : Les questions permettent de déterminer si le protocole est scientifiquement, techniquement et éthiquement faisable et, plus particulièrement si : a) le champ de pratique médicale du chercheur principal lui permet de remplir ses responsabilités selon les exigences du protocole; Page 6 sur 19

Page 7 sur 19 MON28FR01 b) le protocole peut être mené en conformité avec les autorités locales et les exigences du CHUS; c) les critères d admissibilité des participants sont réalistes et bien définis dans le protocole; d) s il y a lieu, le produit de recherche de comparaison est disponible au CHUS ou fourni par le promoteur et s il est approprié dans le contexte médical de l établissement; e) le protocole est en accord avec les pratiques éthiques locales. L étude de la faisabilité doit aussi comprendre des questions qui permettent de déterminer si : a) la population ciblée par le protocole est accessible au CHUS; b) des études avec la même population cible, (même population, même genre d étude, dans la même période de temps, etc.) sont en cours au CHUS; c) le recrutement du nombre requis de participants est possible dans les limites de la période de recrutement établie; d) le protocole prévoit une stratégie de recrutement permettant de rejoindre les participants potentiels à l extérieur du site (type de publicité, etc.); e) les exigences du protocole ayant un impact sur l accord des participants à contribuer à l essai ont été évaluées (en nombre de visites, en nombre d heures par visite, traitements concomitants permis, etc.); f) les périodes de tests ou de traitements tiennent compte du calendrier et des périodes de congé potentielles. Les questions doivent également permettre de déterminer si le chercheur principal dispose de suffisamment de temps pour : a) voir et traiter les participants; b) superviser son équipe de recherche; c) veiller à ce que les données figurant au FEC et dans tous les autres rapports requis soient exactes, complètes, lisibles et présentées rapidement au promoteur; d) interagir avec le promoteur et son équipe de recherche; e) réaliser et compléter l essai de façon appropriée et dans les délais établis. Il est important de ne pas sous-estimer l implication du chercheur principal dans la conduite et la supervision d une étude parce qu il détient l ultime responsabilité de la conduite de la recherche. L étude de faisabilité doit permettre de démontrer que : a) le chercheur principal peut déléguer à des co-chercheurs des aspects médicaux de l étude; b) le chercheur principal peut déléguer aux membres de l équipe plusieurs aspects significatifs de l essai;

MON28FR01 c) le chercheur principal peut compter sur un nombre suffisant d employés qualifiés pour la durée prévue de l essai, de manière à réaliser cet essai de façon appropriée et sûre; d) une liste de tout le personnel technique et professionnel nécessaire pour la réalisation de l essai a été établie et que toutes ces personnes sont disponibles et qualifiées; e) le chercheur principal dispose, pour la durée prévue de l étude, de l espace de travail nécessaire au personnel de l étude afin d assurer : i) le recrutement et le suivi des participants; ii) le rangement sécuritaire pour les dossiers de recherche des participants et pour le matériel de l essai clinique; iii) la conservation du produit de recherche (pharmacie); iv) les activités de surveillance, de vérification ou d inspection. f) la vérification du matériel médical spécifique exigé par le protocole et la vérification du matériel médical disponible sur le site ont été faites; g) la vérification des installations locales des laboratoires ou d autres services et de leur capacité à exécuter les activités requises au protocole de recherche s il y a lieu, a été faite; h) la vérification des communications avec les différents services (laboratoire, pharmacie, imagerie, archives, autres), s il y a lieu, a été faite. Il est recommandé de conserver ces communications ou ententes écrites avec les documents essentiels de l étude. Toute demande d espace additionnel (laboratoire, bureau, salle d étudiants, local d entrevue avec des patients sous protocole), à des fins de recherche clinique, doit être acheminée au comité de gestion des locaux du CRCHUS (voir formulaire de demande d espace en annexe). Pour ce qui est des demandes d installation d équipement ou des demandes particulières d entretien autres que celles normalement requises au CRCHUS, il faut s adresser au département de Génie biomédical (GBM) à la Direction des services techniques (voir MON23). Pour toutes les demandes décrites précédemment, il est préférable d initier les contacts rapidement afin de s informer des délais probables et des coûts le cas échéant. 5.5. Visite de sélection Une fois que le chercheur principal a confirmé qu il a accès à la population ciblée, à l infrastructure appropriée et à du personnel expérimenté, convenablement qualifié et disponible pour recruter, pendant la période définie, le nombre nécessaire de participants admissibles, tel que requis par le protocole, les CIH, et les BPC, une visite de sélection du lieu pour l étude peut être demandée par le promoteur. Page 8 sur 19

Le chercheur principal ou la personne déléguée doit compiler l information demandée par le promoteur lors de la demande de visite de sélection. MON28FR01 Lors de la visite de sélection le promoteur pourrait évaluer les éléments suivants, sans toutefois s y limiter : a) qualifications du chercheur principal; b) capacité de l équipe de recherche clinique à effectuer la recherche; c) connaissances du personnel de recherche en ce qui concerne les BPC, les règlements de Santé Canada, l Énoncé de politique des trois Conseils et les règlements de la FDA (s il y a lieu); d) disponibilité et qualifications du personnel; e) charge de travail du chercheur et études concurrentes; f) bassin de participants potentiels pour l étude; g) installations et équipements adéquats; h) communication et réceptivité du personnel (retour des appels, transmission des documents dans des délais raisonnables, etc.); i) procédures et processus de gestion de l étude; j) documents confirmant la formation; k) capacité de respecter les échéanciers; l) conservation des documents confidentiels. Le chercheur principal ou la personne déléguée devra voir à ce que la documentation ou l information concernant les exigences mentionnées plus haut soit disponible au moment de la visite de sélection. Lorsque le CRCHUS est sélectionné pour la réalisation de l étude par le promoteur, le chercheur principal doit signer le protocole ou un autre document fourni par le promoteur qui confirme son engagement à : a) réaliser la recherche conformément aux BPC, aux exigences réglementaires applicables et au protocole qu il a approuvé et pour lequel le CÉR a donné une approbation/opinion favorable; b) respecter les procédures relatives à l enregistrement et à la présentation des données; c) autoriser les activités de contrôle, de vérification et d inspection; d) conserver les documents essentiels liés à la recherche jusqu à ce que le promoteur l informe que ces documents n ont plus à être conservés. Une copie de cette entente doit être conservée avec la documentation essentielle à la recherche. Page 9 sur 19

MON28FR01 5.6. Le budget et les ententes financières Suite à l évaluation de la faisabilité, il est important de bien évaluer les aspects financiers du projet de recherche afin de s assurer que les montants alloués par le promoteur pour la réalisation du projet soient acceptables et qu ils couvrent : a) les coûts pour la préparation des documents pour la soumission éthique et la demande d essai clinique si applicable; b) les coûts pour l archivage des documents de l étude (25 ans pour un essai clinique); c) les frais d évaluation et de suivi du protocole de recherche par le CÉR; d) les frais d évaluation du protocole par le comité scientifique, le cas échéant; e) les frais d évaluation du protocole et de préparation de la pharmacie, si applicable; f) les coûts relatifs aux contrats de services avec d autres départements (laboratoire, pharmacie, imagerie, archivage, autres); g) les frais engendrés par le chercheur principal et les autres membres de son équipe; h) la rémunération et les dépenses encourues par participant ou par visite; i) les frais indirects de la recherche, si applicable; j) l échéancier des paiements; k) les coûts pour le traitement des données, si applicable; l) les coûts reliés à la formation (BPC, rapport des événements indésirables, compléter les FEC électroniques, etc.) du personnel de recherche, incluant le chercheur principal; m) les coûts associés aux visites d initiation, de surveillance, de fermeture, d inspection et aux audits, le cas échéant; n) les coûts relatifs aux frais d expédition des échantillons biologiques et du matériel de recherche; o) les coûts relatifs à la publicité, si applicable p) tout autre coût prévisible. Il est important de bien évaluer les aspects financiers du projet de recherche. Par ailleurs, l application de la circulaire ministérielle visant la contribution de l entreprise privée dans le cadre d activités de recherche découlant d un octroi de recherche (#2003-012) fait en sorte que des frais indirects de 30% sont perçus par le CHUS et ce, sur le total des coûts directs engendrés par la réalisation du projet de recherche. Une fois les frais pour réaliser le projet estimés, le chercheur principal doit vérifier que le budget soumis par le promoteur permettra de couvrir ces frais et entreprendre des négociations avec le promoteur, le cas échéant. Page 10 sur 19

Page 11 sur 19 MON28FR01 Pendant la négociation du budget, le contrat doit être envoyé au coordonnateur de la recherche clinique du CHUS afin qu il révise le contrat et apporte des modifications si nécessaire. Application : Il est préférable de lui faire parvenir une copie électronique afin qu il puisse intégrer ces demandes de modifications directement dans le document. Les modifications seront faites avec un suivi des modifications. Une fois le contrat révisé, il sera retourné à l équipe de recherche pour être retourné au promoteur pour approbation. Lorsque le budget et le contrat sont approuvés par toutes les parties, le promoteur, le chercheur principal et le CRCHUS, le processus de signature peut débuter. Pour plus de détails sur les budgets et contrats, veuillez-vous référer au MON24. 5.7. Dépôt du projet pour approbations Le chercheur principal doit obtenir l approbation du Comité d évaluation scientifique (CÉS), du CÉR et du CRCHUS avant de débuter la recherche. Le MON29 couvre le processus du dépôt des projets afin d obtenir toutes les approbations requises avant l initiation de l étude au CHUS. 5.8. Visite ou rencontre d initiation ou de préparation Suite à la sélection du lieu et à l approbation du projet par le CÉR et le CRCHUS, le promoteur peut effectuer une visite d initiation à titre d évaluation finale visant à déterminer si le lieu de l essai est prêt. Le chercheur principal ainsi que toute l équipe de recherche doit réviser le protocole et tout autre document lié à l étude avant la visite ou la rencontre d initiation. Ils pourront demander des éclaircissements ou de l information supplémentaire sur tout autre aspect de l étude lors de la visite. Le chercheur principal et tous les membres de l équipe de recherche qui auront des tâches déléguées doivent assister à la visite d initiation, à l exception des infirmières-chefs des départements au CHUS. Une documentation écrite de la participation à la visite ou à la rencontre d initiation doit être faite et conservée avec la documentation essentielle à la recherche. Pour les infirmières-chefs, la formation sera donnée par le chercheur principal ou une personne déléguée et devra également être documentée. Dans les visites ou les rencontres de préparation, le promoteur et le chercheur principal s assure de la compréhension du protocole, des buts et procédures, des critères d inclusion et d exclusion des sujets, de la compréhension du produit de recherche et de sa gestion, s il y a lieu, des BPC et des obligations légales de l équipe de recherche. Les éléments spécifiques suivants peuvent aussi être discutés durant ces visites de préparation :

MON28FR01 a) la gestion d incident thérapeutique et d incident thérapeutique grave, la gestion de réaction indésirable et de réaction indésirable grave; b) les activités de surveillance et d inspection; c) le formulaire d exposé de cas; d) la gestion de la documentation essentielle à la recherche; e) le processus de consentement des participants; f) la gestion des données; g) la gestion des échantillons biologiques; h) tout autre élément spécifique du protocole. Un rapport d initiation servant à prouver que le site convient à la réalisation de la recherche et que la marche à suivre de la recherche a été revue avec le chercheur principal et le personnel chargé de la recherche doit être réalisé par le promoteur, ou le chercheur principal le cas échéant. Ce rapport permet de confirmer que le site est prêt et que le recrutement des participants peut commencer. Une copie de ce rapport rédigé par le promoteur ou le chercheur principal dans le cas où il est le promoteur lors de la visite ou de la rencontre doit être conservée par le chercheur principal avec la documentation essentielle à la recherche. 6. Références Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1 : Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Page 12 sur 19

MON28FR01 Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Québec, Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Circulaire ministérielle 2003-012, 2003. Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada, Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Page 13 sur 19

MON28FR01 7. Annexes 7.1. Annexe 1 : Liste de vérification de la faisabilité d une recherche clinique Page 14 sur 19

Liste de vérification de la faisabilité d une recherche clinique Titre du protocole : Numéro du protocole : Questions Oui Non N/A Commentaires Partie 1 Science, technique et éthique Le protocole aura une évaluation par le comité scientifique de l établissement. Le protocole est techniquement faisable. Le protocole est compatible avec le champ de pratique médicale, les autorités locales et les exigences du site. Les critères d admissibilité du protocole sont réalistes et bien définis dans le protocole. Le produit de comparaison est disponible au CHUS. Le protocole est compatible avec les pratiques éthiques locales. Partie 2 Participants La population ciblée est présente dans mon site. Il n y a pas de recherche clinique compétitive dans mon site. Le nombre de participants disponibles à recruter dans les délais établis est confirmé (dossiers médicaux, liste informatisée). Disponibilité des participants à l extérieur de mon site (publicité). Page 15 sur 19

L évaluation de l accord de participation des participants vs les exigences du protocole a été faite. Période de traitements ou de tests acceptable. Partie 3 Disponibilité du personnel Chercheur principal : temps disponible pour voir et traiter les participants. Chercheur principal : temps disponible pour superviser son équipe. Chercheur principal : temps disponible pour produire, revoir et soumettre les données de la recherche. Chercheur principal : temps disponible pour interagir avec le promoteur. Évaluation du personnel qualifié nécessaire à la recherche. Partie 4 Ressources Évaluation des délégations de tâches. Évaluation du personnel disponible versus la durée de la recherche. Liste du personnel technique et professionnel nécessaire. Évaluation du budget (rémunération de l équipe). Partie 5 Installations et équipement Évaluation de l espace de travail pour le personnel. Page 16 sur 19

Évaluation de l espace pour le recrutement et le suivi des participants. Évaluation de l espace de rangement sécurisé pour les dossiers des participants. Évaluation de l espace de rangement sécurisé pour le matériel de la recherche clinique. Matériel disponible conforme aux exigences du protocole. En respect du protocole, équipement médical disponible. Espace sécurisé de conservation du produit de recherche (pharmacie ou autre). Compatibilité des laboratoires locaux. Confirmation écrite de l entente avec d autres services du site. Évaluation de l espace pour les activités de surveillance ou autres. Partie 6 Autres Page 17 sur 19

MON28FR01 7.2. Annexe 2 : Formulaire de demande d espace Page 18 sur 19

IDENTIFICATION DU DEMANDEUR DEMANDE D'ESPACE DE RECHERCHE AU CENTRE DE RECHERCHE DU CHUS Nom: Programme: Titre: Professeur d attache : Date: Personne contact : Courriel : # poste : IDENTIFICATION DU BESOIN Type d'espace demandé Laboratoire (Nombre de paillasse: ) Bureau, ( Chercheur, Assistant recherche, Postdoc, Doctorat, Maîtrise, Stagiaire Résident Pour équipement (Nombre de m 2 : /Type d'équipement : ) Justification de la demande Horaire d'utilisation D L M M J V S Date de début : AM Date de fin : PM Services Téléphone Connexion ARIANE (Nombre : ) Accès Internet CHUS STIC Autres demandes spécifiques (Connexion) Wi-Fi Prise au mur Précisez:. Local correspondant Identifiez un local qui correspondrait à vos besoins (Aile et #): Justification : Signature du demandeur : Date: *** Veuillez faire parvenir votre demande à l adresse suivante : directioncrc.chus@ssss.gouv.qc.ca *** Réservé à la DIRECTION DEMANDE D'ESPACE DE RECHERCHE AU CENTRE DE RECHERCHE DU CHUS Date de réception de la demande : Commentaires : Décision : # Demande : Date : Initiales : Page 19 sur 19

MON29FR01.1 PROCÉDURES POUR LE DÉPÔT D UN PROJET, LES DEMANDES DE TITRE MODIFICATION ET LES COMMUNICATIONS AVEC LE COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE (CÉR) CODIFICATION MON 29 VERSION 01.1 NOMBRE TOTAL DE PAGES 32 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 22/sep/2014 01 Fusion des MON08 et MON15 version05 et écriture du MON selon la nouvelle structure des MON. 5 Le logigramme du MON08FR05 a été enlevé. 8-9 20/fév/2015 01.1 29-32 Modification des modalités pour les projets multicentriques. Noms des formulaires de l Annexe 3 harmonisés avec les nouveaux formulaires de Nagano APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 32

MON29FR01.1 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 5 5.1. Directives générales... 5 5.2. Préparation et révision d un protocole de recherche ou de la modification à un protocole. 6 5.3. Dépôt pour évaluation initiale... 7 5.3.1. Projets multicentriques... 8 5.4. Procédure d évaluation... 10 5.4.1. CÉS... 10 5.4.2. CÉR... 10 5.4.3. Convenance... 12 5.4.4. CRCHUS... 13 5.5. Pendant l étude... 13 5.5.1. Interruption temporaire ou fin prématurée d une étude... 14 5.5.2. Suivi annuel... 15 5.5.3. Documentation essentielle... 15 5.6. Déviations au protocole... 15 5.7. Communication avec le CÉR à la fin de l étude... 16 5.8. Réouverture de l étude... 16 6. Références... 16 7. Annexes... 18 7.1. Annexe 1 : Référence de vérification du protocole ou modification au protocole... 18 7.2. Annexe 2 : Confirmation de vérification du protocole ou de la modification au protocole. 26 7.3. Annexe 3 : Documents à soumettre au comité d éthique... 28 Page 2 sur 32

MON29FR01.1 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) est conçu pour assister le chercheur principal dans la préparation et le dépôt d un protocole ou d une modification au protocole au Comité d éthique de la recherche (CÉR) ainsi que dans les communications avec le CÉR durant le déroulement des études cliniques. 2. Portée Ce MON s adresse à toute personne désirant soumettre un projet pour évaluation au CÉR du CHUS et il doit être observé par tous ceux qui travaillent à la réalisation de recherches cliniques. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable : a) de suivre le processus mis en place au CHUS pour le dépôt d un nouveau projet ou d un amendement à un protocole pour fins d évaluation de l éthique et de la convenance; b) de savoir si des coûts sont rattachés à la soumission au CÉR; c) de rédiger, de valider, de compléter et de fournir tous les documents pertinents selon le type de projet; d) de s assurer de toujours utiliser les documents et les formulaires les plus à jour mis à la disposition des chercheurs; e) d obtenir les approbations et les autorisations requises avant d enrôler le premier participant, de collecter des données ou d accéder à des données. Le chercheur principal peut déléguer certaines responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude (MON32). Le bureau de dépôt de projet doit s assurer que : a) les documents déposés par le chercheur principal sont complets, clairs et cohérents avant d être acheminés pour fins d évaluation au comité concerné; b) les chercheurs principaux respectent les instructions établies par le CHUS et qu ils utilisent les bons formulaires lors du dépôt de documents. Le responsable de la convenance au CHUS est responsable : a) d évaluer les coûts directs ainsi que la faisabilité organisationnelle au niveau des services diagnostiques et cliniques mobilisés par le projet; Page 3 sur 32

MON29FR01.1 b) d évaluer les aspects contractuels de l établissement dans le cas des contrats de recherche. Le Conseil d administration (CA) du CHUS est responsable : a) de la qualité de la recherche et de l éthique de la recherche; b) de définir les responsabilités du CÉR en précisant son mandat, sa composition, la durée du mandat de chaque membre et son imputabilité au CA. Le Comité d évaluation scientifique du CRCHUS (CÉS) est responsable de s assurer de la pertinence scientifique du projet. Le Comité d éthique de la recherche du CHUS (CÉR) est responsable : a) d évaluer, avant leur mise en œuvre et au cours de leur réalisation, les fondements éthiques de tous les projets de recherche menés au CHUS faisant appel à des sujets humains; b) d assurer le respect des droits des participants, leur protection, leur sécurité et leur bien-être; c) de s assurer de fournir des formulaires et des outils à jour et de les rendre disponibles via le logiciel Nagano ou sur le site internet du CRCHUS; d) d informer, dans un délai raisonnable, les équipes de recherche des modifications apportées aux processus et aux formulaires; e) du suivi continu des projets de recherche biomédicale sur des sujets humains. 4. Définitions Comité d éthique de la recherche (CÉR) : Groupe de chercheurs, membres de la collectivité et autres personnes possédant une expertise précise (par exemple en éthique ou dans les disciplines de recherche pertinentes), constitué par le CHUS et chargé d évaluer l acceptabilité éthique de toute recherche avec des êtres humains menée dans la sphère de compétence du CHUS. Comité d évaluation scientifique (CÉS) : Comité de pairs dont le mandat est d évaluer un projet de recherche sur le plan de la rigueur ou de la validité scientifique. Bureau de dépôt de projets : Le bureau de dépôt de projets représente la voie d entrée de tout document devant être déposé en vue de la mise en œuvre et du suivi d un projet de recherche clinique nécessitant l approbation du CÉS, du CÉR ou du CRCHUS. Déviation/Violation au Protocole: Incident impliquant une non-conformité avec le protocole qui peut avoir ou non un effet significatif sur les droits du patient, sa sécurité ou son bien-être, ou sur l intégrité des données. Page 4 sur 32

MON29FR01.1 Modification au protocole : Description écrite d une modification ou d un éclaircissement officiel apporté au protocole. Nagano : Logiciel mis en place au CHUS et adapté pour les besoins spécifiques des différents intervenants impliqués lors du dépôt de projets de recherche, de leur suivi et de leur évaluation par le CÉS, le CÉR et le CRCHUS. Protocole : Document dans lequel sont décrits les objectifs, la conception, la méthodologie, les remarques d ordre statistique et les diverses étapes d un projet. Le protocole fournit d ordinaire le contexte et la raison d être du projet de recherche, mais ces renseignements peuvent être fournis dans d autres documents cités dans le protocole. Responsable de la convenance : Mandatée par la direction du CHUS, cette personne assure une évaluation adéquate des coûts directs, de la faisabilité organisationnelle au sein du CHUS et de l arrimage entre le projet et les orientations de l établissement. 5. Procédure 5.1. Directives générales Le directeur scientifique du CRCHUS confie au CÉS le mandat d évaluer, du point de vue scientifique, les projets de recherche clinique pour lesquels le CHUS a une responsabilité, notamment en ce qui a trait à la validité scientifique, et à l impact sur la qualité des soins et services. Le CA du CHUS confie au CÉR le mandat d évaluer, au point de vue éthique, les projets de recherche clinique ou fondamentale pour lesquels le CHUS a une responsabilité, notamment en ce qui a trait aux risques et bénéfices de la recherche et au respect des droits et de la dignité des sujets de recherche. Il confie également au CÉR le mandat d effectuer une surveillance continue des projets de recherche en cours par un suivi courant auprès du chercheur principal. Pour toute recherche clinique, la communication du chercheur principal avec le CÉR débute dès la préparation des documents pour la soumission; elle se continue durant la recherche clinique et se prolonge jusqu à la soumission du rapport final de la recherche. Le bureau de dépôt de projets représente la voie d entrée de tout document en vue de la mise en œuvre et du suivi d un projet de recherche au CHUS. Les dépôts de projets de recherche et les correspondances pour le CÉR se font uniquement en ligne via le logiciel Nagano à l adresse suivante : http://nagano.chus.qc.ca/login. Les documents doivent être présentés en format électronique via le logiciel Nagano et en format papier si le CÉR en fait la demande. Page 5 sur 32

MON29FR01.1 Des directives, des gabarits et des outils de référence sont disponibles sur le site internet du CRHUS à l adresse : http://cr.chus.qc.ca/services-outils/guides-et-formulaires/. L approbation éthique des projets de recherche impliquant plus d un établissement appartenant au réseau public de la santé et des services sociaux est soumis au mécanisme de reconnaissance des évaluations éthiques implanté par le Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS). Le chercheur principal doit s assurer qu une copie de tous les documents déposés et de toute correspondance avec le CÉR soit conservée dans la documentation essentielle de l étude. 5.2. Préparation et révision d un protocole de recherche ou de la modification à un protocole Le contenu du protocole ou de la modification au protocole doit être écrit en accord avec les Bonnes pratiques cliniques (BPC). Le chercheur principal est responsable de la soumission des documents au CÉR. Les tâches requises par cette soumission peuvent être déléguées mais la responsabilité du chercheur principal demeure. Application : Si un membre de l équipe de recherche a préparé la soumission, le chercheur principal est responsable de la lecture et de la signature de la soumission. Si le protocole est préparé par un promoteur, le chercheur principal ou une personne déléguée doit s assurer, lors de la préparation des documents pour le dépôt au CÉR, que le contenu est en conformité avec les BPC. Pour aider à la rédaction d un protocole ou à la vérification de son contenu, on retrouve en annexe des outils qui peuvent être utilisés : «Référence de vérification du protocole ou de la modification au protocole» et «Confirmation de vérification du protocole ou modification au protocole». Il est recommandé de conserver cette documentation de vérification avec la documentation essentielle à l étude, tel que décrit dans le MON32. La date et le numéro de version doivent être clairement identifiés sur chaque page du protocole. Si des modifications à un protocole déjà approuvé doivent être faites ou si de nouvelles informations sont disponibles, une modification au protocole doit être rédigée pour inclure ces nouvelles informations. Si une tierce personne (ex. expert médical) est invitée à commenter le protocole ou la modification, cette évaluation doit être documentée et les conclusions et commentaires doivent être conservés avec la documentation essentielle liée à l étude. Page 6 sur 32

MON29FR01.1 Dans le cadre d essais cliniques avec médicaments de phases I, II et III ou d essais cliniques avec instruments médicaux de classes II, III et IV, le promoteur est responsable de soumettre le protocole ou la modification au protocole aux autorités nationales et internationales, s il y a lieu. Application : Dans le cas où le promoteur serait le chercheur principal, cette tâche peut être déléguée à un autre membre de l équipe de recherche clinique et doit être documentée selon le MON27. Il est nécessaire pour le promoteur d obtenir l avis de conformité émis par Santé Canada. Ce document devrait être soumis au CÉR en même temps que le dépôt du projet. 5.3. Dépôt pour évaluation initiale Le chercheur principal doit obtenir l approbation du CÉR pour tout projet de recherche clinique avant que celui-ci puisse être initié au CHUS. Ceci comprend les études : a) rétrospectives des dossiers médicaux; b) s'adressant aux personnes qui reçoivent des soins au CHUS, ou aux centres affiliés, ou à des volontaires sains, c) appelées à utiliser les ressources matérielles, technologiques et professionnelles du CHUS, d) utilisant une banque de recherche déjà constituée; e) subventionnées par les organismes publics, commanditées par l industrie ou financées à l interne. Pour déposer un nouveau projet de recherche au bureau de dépôt de projets, le chercheur principal doit, selon le type de projet, compléter les formulaires disponibles dans le logiciel Nagano afin que les évaluations scientifique, éthique et de la convenance institutionnelle puissent être réalisées. Les documents suivants doivent être présentés lors du dépôt initial du projet pour l évaluation du projet (à moins de directives contraires) : a) le protocole (avec le numéro de version et la date); b) le formulaire CRC/RC1; c) le FIC (avec le numéro de version et la date) en français minimalement; d) les documents remis aux participants ou utilisé par ceux-ci, si applicable; e) la brochure du chercheur (ou l équivalent) (avec le numéro de version et la date), si applicable; f) le curriculum vitae et le certificat de formation en éthique du chercheur principal, si jamais déposé; g) la publicité (avec le numéro de version et la date), si applicable; Page 7 sur 32

h) la grille budgétaire (ou l équivalent); i) le contrat ou l entente financière, si applicable; j) les autres documents requis par le CÉS, le CÉR ou le responsable de la convenance. MON29FR01.1 Application : Toute entente contractuelle entraînant la responsabilité légale et financière du CHUS doit être déclarée par le chercheur principal. Cette obligation s applique à tous les types de projets de recherche contractuelle, que ce soit ceux de recherche fondamentale, de recherche clinique, les essais thérapeutiques, les projets de recherche en santé publique, en recherche sociale ou autres. Pour de plus amples renseignements sur les ententes financières et les contrats, veuillez-vous référer au MON24. Dans le cadre d essais cliniques avec médicaments de phases I, II et III ou d essais cliniques avec instruments médicaux de classes II, III et IV, le protocole d essai clinique ou la modification au protocole d essai doit d abord être soumis aux autorités nationales (Santé Canada) et internationales, si applicable. Les lettres de non objection (LNO) ou la preuve du dépôt d une demande d essais cliniques sont des documents qui doivent être fournis au CÉR lors du dépôt initial du projet. Une copie de la soumission et toute la correspondance connexe doit être conservée dans le dossier des documents essentiels de l étude. 5.3.1. Projets multicentriques Tous les projets multicentriques qui seront réalisés au CHUS doivent être déposés au bureau de dépôt de projets. Si le chercheur principal ou le promoteur désire que le CÉR du CHUS soit le CÉR évaluateur d un projet de recherche multicentrique, il doit soumettre le protocole de recherche à l aide du formulaire CRC/RC0 afin d obtenir une confirmation de la compétence du CÉR pour évaluer le projet et l acceptation du CÉR du CHUS d agir comme CÉR évaluateur. Application : Le CÉR du CHUS doit émettre une déclaration écrite indiquant qu il accepte d agir comme CÉR évaluateur. La déclaration doit être transmise par le CÉR dans les 5 jours ouvrables suivant la demande du chercheur. Pour les projets dont le CÉR du CHUS est le CÉR évaluateur, procéder au dépôt comme s il s agissait d un projet monocentrique (tel que décrit plus haut). Application : Avec le dépôt du projet, il faut joindre la liste de tous les établissements publics du RSSS où il est prévu de demander l autorisation de réaliser la recherche et la liste de toutes les démarches entreprises auprès d autres établissements publics du RSSS ou CÉR en vue de faire approuver le projet soumis ainsi que toutes les décisions antérieures prises par d autres CÉR ou autorités. Page 8 sur 32

MON29FR01.1 L examen éthique doit être fait dans les 30 jours suivants la déclaration écrite du CÉR ou la réception du dossier complet pour l évaluation éthique. Dans le cas des projets multicentriques dont le CÉR du CHUS n est pas le CÉR évaluateur, le chercheur principal ou la personne déléguée doit remplir les formulaires 11-MP et CRC/RC10 plutôt que le CRC/RC1. Dans ce cas, il n y aura qu une évaluation de la convenance. Application : L évaluation de la convenance permettra de s assurer que le projet est réalisable au CHUS. L évaluation de la convenance inclut l évaluation des aspects financiers du projet et la validation par les services/départements du CHUS de la faisabilité du projet au sein de l établissement. Pour les projets dont le CÉR évaluateur utilise Nagano, le chercheur principal doit utiliser le CRC/RC10 et ajouter à la soumission le fichier d importation généré par le système Nagano, envoyé par le CÉR évaluateur. La convenance ne sera pas terminée tant que le CRCHUS n aura pas reçu sa copie originale de l entente financière ou du contrat avec toutes les signatures, s il y a lieu. Le CRCHUS n est pas responsable des délais causés par le promoteur. Le chercheur principal doit recevoir la déclaration écrite d un CÉR évaluateur d un établissement du RSSS avant de faire le dépôt du projet. Les documents à fournir lors du dépôt d un projet multicentrique dont le CÉR du CHUS n est pas le CÉR évaluateur : a) le protocole (avec le numéro de version et la date); b) la brochure du chercheur (ou l équivalent) (avec le numéro de version et la date), si applicable; c) le(s) FIC; d) le curriculum vitae et le certificat de formation en éthique du chercheur principal, si jamais déposé; e) la publicité (avec le numéro de version et la date); f) la grille budgétaire (ou l équivalent); g) le contrat ou l entente financière, si applicable; h) les formulaires et les documents soumis lors du dépôt du projet au CÉR évaluateur; i) la déclaration écrite du CÉR qui a accepté d agir comme CÉR évaluateur et les autres documents reçus de la part du CÉR évaluateur; j) les autres documents requis par le responsable de la convenance. S il s agit d un essai clinique, la lettre de non objection (LNO) ou la preuve du dépôt d une demande d essai clinique sont des documents qui doivent être fournis lors du dépôt initial du projet. Page 9 sur 32

MON29FR01.1 Application : Le dépôt du projet pour l analyse de convenance doit se faire le plus tôt possible suivant la réception de la déclaration écrite d un CÉR évaluateur. Lorsque le chercheur principal aura reçu la lettre confirmant que le projet a reçu un résultat positif de l examen éthique du CÉR évaluateur, il devra, en plus de cette lettre, soumettre la version approuvée du FIC, les documents qui permettent de constater la teneur de l examen éthique et les échanges entre le chercheur et le CÉR évaluateur, la version finale des documents approuvés par le CÉR évaluateur et les directives du CÉR évaluateur quant aux modifications administratives qui peuvent être apportées à la version approuvée des documents. 5.4. Procédure d évaluation Le bureau de dépôt de projets assure la gestion du cheminement des formulaires et des documents. Dès le dépôt d un projet de recherche complet, un numéro d identification lui est attribué. Le chercheur principal doit savoir si des coûts sont rattachés à la soumission au CÉS et au CÉR et les inclure dans la grille budgétaire. 5.4.1. CÉS Le bureau de dépôt de projets achemine premièrement le dossier au CÉS. Le CÉS vise un délai de 2 semaines après réception pour émettre une décision. Les documents nécessaires pour l évaluation scientifique sont : a) Le CRC/RC1 b) Le protocole c) La brochure de l investigateur, si applicable. Si le projet a fait l objet d une évaluation scientifique par un comité de pairs reconnu, il n y a pas lieu de procéder à un nouvel examen scientifique du projet. Le chercheur principal ou une personne déléguée n a qu à déposer la preuve de l évaluation scientifique avec le dépôt du projet pour obtenir l approbation du CÉS. 5.4.2. CÉR Lorsque le projet a reçu l approbation du CÉS, le bureau de dépôt de projets achemine le dossier complet au CÉR. Le CÉR doit émettre une décision (acceptation, modification, report d évaluation, refus) dans un délai maximal de 6 semaines après réception du projet complet au CÉR. Dans le but d accélérer et d optimiser le processus décisionnel, le CÉR utilise deux méthodes d évaluation qui sont proportionnelles au risque pour le participant. Les évaluations peuvent donc se faire par un comité plénier ou par un comité restreint, c est-à-dire en mode accéléré pour les projets à Page 10 sur 32

MON29FR01.1 risque minimal. Pour de plus amples renseignements sur les projets qui peuvent être évalués en comité restreint, consultez le MON26. Application : Pour connaître les dates de tombée qui précèdent les réunions plénières, vous pouvez consulter le calendrier disponible sur le site internet du CRCHUS (http://cr.chus.qc.ca/recherche-clinique/comite-dethique-de-la-recherche-en-sante-chezlhumain/depot-de-projets-de-recherche/) ou via le logiciel Nagano. Les projets de recherche ou les correspondances peuvent être déposés en tout temps dans Nagano. À cet effet, dans le cas où un projet de recherche ou un document doit être évalué en comité plénier, l évaluation sera planifiée en fonction de la date de réception du dossier jugé complet par le bureau de dépôt de projets et sa date de tombée identifiée au calendrier du CÉR. Toutefois, dans le cas où un projet ou un document se qualifie pour être étudié en comité restreint, le processus d évaluation sera mis en place en fonction de la date de réception du dossier jugé complet par le bureau de dépôt de projets pour être traité par la suite le plus rapidement possible. Les membres du comité de pharmacologie siégeant au CÉR feront une évaluation des demandes d utilisation de médicaments pour des fins de recherche et de l impact sur la qualité des soins. Les pharmaciens qui siègent au CÉR et pratiquent au CRCHUS ne sont pas en conflit d intérêt puisqu ils sont des employés du CHUS et travaillent à tour de rôle à préparation et à la distribution des médicaments de recherche. Ils ne sont pas impliqués dans le recrutement des participants. L utilisation des technologies diagnostiques ou thérapeutiques non pharmaceutiques pour des fins de recherche d une part, et l impact sur la qualité des soins et services d autre part, feront l objet d une évaluation par les membres des conseils professionnels siégeant au CÉR. a) Demande de modification du CÉR Le CÉR peut demander des modifications au protocole, au FIC ou à tout autre document destiné au recrutement des participants ou à informer ces derniers. Les demandes de modifications ou d ajouts du CÉR sont acheminées au chercheur principal pour corrections. Le chercheur principal est responsable de soumettre ces demandes au promoteur. Le promoteur est responsable de réviser le protocole ou la modification au protocole en accord avec les demandes du CÉR. Les documents révisés doivent avoir un nouveau numéro de version et une nouvelle date de mise à jour. Le chercheur principal doit répondre dans un délai raisonnable aux recommandations du CÉR à la suite du dépôt d un nouveau projet ou lors de toute demande de précisions supplémentaires. Page 11 sur 32

MON29FR01.1 Les nouvelles soumissions doivent être documentées et conservées par le chercheur principal de la même façon que les soumissions initiales. b) Lettre de réponse du CÉR Dans la lettre de réponse du CÉR, les renseignements suivants doivent est présents : a) l identification de l étude, ainsi que le titre et le numéro de son protocole; b) le nom et le numéro de version/la date de tous les documents examinés; c) la date de la revue effectuée par le comité; d) la décision/l opinion/l approbation relative à l étude, y compris les modifications à apporter, s il y a lieu; e) toute autre information, s il y a lieu; f) la date du renouvellement de l approbation ou la période pour laquelle l approbation est en vigueur; g) la signature du président du CÉR et la date de la réponse. Au bas de la lettre de réponse du CÉR se trouve l équivalent de l attestation du comité d éthique pour la recherche (Research Ethics Board Attestation (REBA)) qui est exigée par Santé Canada. Application : Le CÉR ne signera pas de formulaire autre que la lettre de réponse. Le chercheur principal ou une personne déléguée doit envoyer la lettre de réponse au promoteur en lui indiquant que celle-ci sert aussi comme attestation du comité d éthique de la recherche. Le chercheur principal doit s assurer de conserver une copie de la lettre de réponse du CÉR avec les documents essentiels de l étude clinique. 5.4.3. Convenance Pendant l évaluation éthique du projet, l évaluation de la convenance institutionnelle a lieu. L évaluation de la convenance inclut l évaluation des aspects financiers du projet et la validation par les services/départements du CHUS qui seront impliqués dans le projet de la faisabilité du projet au sein de l établissement. L évaluation de la convenance ne doit pas excéder le délai pour l évaluation éthique, soit 6 semaines après la réception du projet complet au secrétariat du CÉR. L évaluation de la convenance ne sera pas terminée tant que le CRCHUS n aura pas reçu sa copie originale de l entente financière ou du contrat avec toutes les signatures, s il y a lieu. Le CRCHUS n est pas responsable des délais causés par le promoteur. Page 12 sur 32

MON29FR01.1 5.4.4. CRCHUS Lorsque toutes les approbations (scientifique et éthique) et les validations des aspects financiers et des différents services/départements du CHUS sont obtenues, le directeur scientifique du CRCHUS, ou son représentant, autorise le début du projet et émet une attestation écrite au chercheur principal à cet effet. L étude ne doit commencer qu après la réception de l approbation écrite du CRCHUS. Le CRCHUS tient un registre de tous les projets de recherche déposés au CÉR. Ce registre contient notamment le titre du projet, la date du début et la date de fin du projet, le budget global approuvé et la source de financement. 5.5. Pendant l étude Une fois le projet de recherche en cours, toute demande d approbation pour amendement, modification, prolongation ou renouvellement d un projet de recherche doit se faire avec le formulaire CRC/RC3 et être acheminée au bureau de dépôt de projets par le logiciel Nagano. Le bureau de dépôt de projets évaluera la nécessité de le présenter au CÉS ou à la convenance, et s assurera de le faire suivre au CÉR. Le chercheur principal doit rapporter promptement les informations suivantes au CÉR : a) tout changement significatif ou déviation au protocole pouvant affecter l aspect éthique du projet, sa validité scientifique, le bien-être ou la sécurité des participants; b) tout incident thérapeutique/réaction indésirable grave et inattendu concernant un participant au CHUS, ou peu importe la provenance dans le cas des projets multicentriques; c) toute nouvelle information pouvant influencer la sécurité ou la conduite de l étude ou la sécurité du participant ou sa volonté à poursuivre, incluant les déviations. Si des changements au protocole doivent être apportés ou si de nouvelles informations significatives deviennent disponibles, le protocole révisé doit être présenté aux différentes autorités concernées par le promoteur ainsi qu au CÉR par le chercheur principal. Les changements peuvent être, par exemple : a) une modification de la procédure qui peut augmenter les risques pour les participants; b) une modification de la taille de l échantillon; c) la suppression d un groupe de contrôle ou de traitement; d) une modification de l exposition au produit à l étude; e) tout autre changement qui pourrait influencer la validité scientifique des résultats de l étude. Tout amendement au protocole doit être approuvé par le CÉR avant d être mis en œuvre sauf si le changement proposé est nécessaire pour éliminer un risque immédiat pour les participants. Page 13 sur 32

MON29FR01.1 Le promoteur ou le chercheur principal peut apporter une variante ou une modification au protocole pour éliminer un danger immédiat pour les participants sans obtenir l approbation du CÉR. La variante ou la modification apportée, les raisons s y rattachant et, s il y a lieu, les modifications proposées au protocole doivent être présentées le plus tôt possible : a) au CÉR pour qu il en fasse l examen et l approuve; b) au promoteur pour qu il donne son acceptation, si applicable; c) aux organismes de réglementation, par le promoteur, s il y a lieu. Les documents révisés doivent avoir un nouveau numéro de version et une nouvelle date de mise à jour. Toutes les versions du protocole ou des modifications au protocole approuvées durant l étude doivent être conservées dans la documentation essentielle à la recherche selon le MON32. Une modification au protocole concernant un changement logistique ou administratif (i.e. changement de numéro de téléphone, de vérificateur, etc.) doit être signalée au CÉR pour information. Il n est toutefois pas nécessaire d obtenir une approbation pour poursuivre le projet de recherche. Les commentaires (par exemple omissions relevés ou ajouts suggérés) émis par les autorités réglementaires ou par le CÉR suite à la soumission d un amendement au protocole ou au FIC devront être retournés au promoteur. Pour l évaluation du suivi concernant les amendements contractuels, le CÉR demande à ce que soit déposée une copie du nouveau contrat ainsi qu une copie du contrat en vigueur, à des fins de comparaison. Un amendement contractuel pourrait entraîner une nouvelle évaluation de la convenance. Le CÉR peut demander un encadrement particulier en tout temps de certains projets de recherche. Il déléguera à une ou des personnes indépendantes du CÉR et ayant les compétences et les ressources nécessaires, le mandat de vérifier, à titre de moniteur, le déroulement adéquat du projet de recherche ciblé et de lui en faire rapport. 5.5.1. Interruption temporaire ou fin prématurée d une étude Le chercheur principal ou le promoteur peuvent décider d interrompre temporairement le recrutement des participants. En cas d interruption temporaire, le CÉR doit être avisé rapidement, et l approbation du CÉR et des organismes de réglementation, s il y a lieu, devra être obtenue avant de pouvoir reprendre le recrutement. Page 14 sur 32

MON29FR01.1 En cas de fin prématurée du projet de recherche, il est de la responsabilité du chercheur principal d informer rapidement les participants et de veiller à ce qu un traitement et un suivi appropriés leur soient fournis si applicable. Le chercheur principal doit également informer le CÉR. Le promoteur doit informer, s il y a lieu, les organismes réglementaires, en leur fournissant les raisons détaillées pour lesquelles le projet a été interrompu ou abandonné. 5.5.2. Suivi annuel Le chercheur principal doit rapporter périodiquement, à tout le moins annuellement, au CÉR les informations suivantes : a) la brochure de l investigateur ou monographie du produit, s il y a des mises à jour; b) tout incident thérapeutique/réaction indésirable grave et inattendu survenu ailleurs qu au CHUS et rapporté par le promoteur; c) une demande de renouvellement de son projet en complétant le formulaire CRC/RC9 transmis par le CÉR via le logiciel Nagano et en respectant les délais afin d obtenir une nouvelle approbation avant l expiration de la précédente. Application : Les demandes de renouvellement doivent être préparées et soumises suffisamment tôt pour obtenir une nouvelle approbation du CÉR avant l expiration de l approbation précédente. 5.5.3. Documentation essentielle Le chercheur principal doit conserver avec la documentation essentielle liée à l étude la version originale du protocole, ainsi que toutes les versions modifiées et approuvées durant l étude (MON32). Le promoteur doit conserver et archiver toute ébauche du protocole. 5.6. Déviations au protocole Les déviations sont identifiées comme des changements non planifiés et imprévus au protocole et à ses procédures approuvés par le CÉR. Les déviations sont différentes des modifications au protocole, car elles ne s appliquent qu à un événement ou un participant unique, et ne sont pas intentionnelles dans le but de changer le protocole en entier. Il existe trois niveaux de déviation lors d un projet de recherche clinique : a) Niveau 1. Des déviations peuvent être indépendantes de la volonté du chercheur principal et sans conséquence sérieuse. Par exemple : un participant peut oublier un rendez-vous ou omettre une tâche pour des raisons diverses sans le communiquer à l équipe de recherche. On peut aussi imaginer de nombreuses situations où il y a non-respect du protocole dont l impact est sans conséquence sérieuse. Page 15 sur 32

MON29FR01.1 b) Niveau 2. Les déviations impliquant un constat de négligence. Par exemple, si les déviations surviennent de façon répétée dans un même protocole ou dans plusieurs protocoles de la même équipe de recherche. Cette situation peut être due à l activité de recherche qui dépasse les capacités de l équipe ou à de la négligence «simple» en lien avec la formation de base limitée ou une attitude inappropriée des personnes impliquées. c) Niveau 3. Des déviations qui sont intentionnelles. Par exemple : le démarrage du projet avant d avoir toutes les autorisations, des entorses à l application des critères d admissibilité du processus de recrutement, à l inscription des données, au relevé des effets indésirables. Cette catégorie inclut le manque de respect des éléments éthiques. Le CÉR doit être avisé mais selon le modèle suivant : a) Niveau 1 : le CÉR du CHUS ne considère pas utile de recevoir de rapport. Par contre, ces déviations doivent être signalées au promoteur et, dans la mesure du possible, avec explication. b) Niveau 2 : dès le constat de déviation en série. c) Niveau 3 : immédiatement avec avis au directeur du CRCHUS. 5.7. Communication avec le CÉR à la fin de l étude Le CÉR doit être informé lorsque l étude est terminée. Le chercheur principal doit compléter le formulaire CRC/RC7 pour en notifier le CÉR. Conformément au MON22 concernant la fermeture d une étude, un formulaire de notification de fin de projet doit être présenté au CÉR, même s il s agit d une fin prématurée. Le chercheur principal doit s assurer de conserver une copie de ces documents dans la filière des documents essentiels de l étude 5.8. Réouverture de l étude Lorsque la recherche clinique est terminée et que le promoteur fait une demande pour aller chercher d autres informations, il faut aviser le SSÉR. Celui-ci décidera de la marche à suivre et des frais qui seront applicables, selon le type d information ou de suivi demandé par la compagnie. 6. Références Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. Page 16 sur 32

États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1: Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). MON29FR01.1 États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Guide d éthique de la recherche et d intégrité scientifique, 2003. Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Standards du FRQS sur l éthique de la recherche en santé humaine et l intégrité scientifique, 2008. Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Québec, Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Unité de l éthique. Québec, Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Circulaire ministérielle 2003-012, 2003. Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada, Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009). Page 17 sur 32

MON29FR01.1 7. Annexes 7.1. Annexe 1 : Référence de vérification du protocole ou modification au protocole Page 18 sur 32

No protocole : RÉFÉRENCE DE VÉRIFICATION DU PROTOCOLE OU MODIFICATION AU PROTOCOLE No version du protocole : Date de version : No version de l amendement : Date de version : Date de vérification : Vérificateur qualité : (Nom en lettres moulées) (signature) Items qui doivent être inclus dans le protocole No 1.0 Renseignements généraux Oui N/A *Note 1.1 Le titre du protocole, le numéro d identification du protocole et, s il y a lieu, la date et le numéro de toutes les versions (amendements) au protocole doivent également être indiqués. N.B. Ajouter la phase de développement. 1.2 Nom et adresse du promoteur et du surveillant (s il s agit d une autre personne que le promoteur, ex. ORC). 1.3 Nom et titre de la personne autorisée à signer le protocole et les modifications (amendements) au protocole au nom du promoteur pour la recherche clinique. 1.4 Nom, titre, adresse et numéro(s) de téléphone de l expert médical du promoteur pour la recherche clinique. 1.5 Nom et titre du chercheur principal responsable de la réalisation de la recherche clinique. 1.6 Nom, titre, adresse et numéro(s) de téléphone du médecin qualifié qui sera responsable de toutes les décisions médicales reliées à la recherche clinique. 1.7 Nom, adresse et numéro de téléphone de l endroit où se déroule la recherche clinique. 1.8 Nom(s) et adresse(s) du (des) laboratoire(s) clinique(s) et autre(s) département(s) technique(s) ou institution(s) impliqué(s) dans la recherche clinique. 1.9 Table des matières S assurer que toutes les pages du protocole ou de l amendement sont numérotées et que les informations pour chaque section sont bien indiquées dans la table des matières. Page 19 sur 32

1.10 Liste des abréviations et terminologie S assurer que cette liste est complète en vérifiant le texte versus la liste des abréviations et la liste des abréviations versus le texte. *Note(voir à la fin du document) No 2.0 Renseignements de base Oui N/A *Note 2.1 Nom et description des produits de recherche. 2.2 Sommaire des conclusions tirées d études non cliniques susceptibles d être significatives sur le plan clinique et de recherches cliniques ayant un rapport avec la recherche. 2.3 Sommaire des risques et des avantages connus et éventuels, du schéma posologique et de la période de traitement. 2.4 Description et justification du mode d administration, de la posologie, du schéma posologique et de la période de traitement. 2.5 Déclaration impliquant que la recherche sera réalisée conformément au protocole, aux BPC et aux exigences réglementaires applicables. 2.6 Description de la population à étudier. 2.7 Références à la documentation et aux données ayant un lien avec la recherche et servant de renseignements généraux pour la recherche. No 3.0 Objectifs et but de la recherche Oui N/A *Note 3.1 Description détaillée des objectifs primaires et secondaires ainsi que du but de la recherche clinique. No 4.0 Conception de la recherche Oui N/A *Note 4.1 Énoncé précis des objectifs principaux et secondaires, le cas échéant durant la recherche. 4.2 Description du type de recherche à réaliser (i.e. double insu, contrôlé contre placebo, conception parallèle, etc.) et un schéma de la conception, de la marche à suivre et des étapes de la recherche. 4.3 Description des mesures prises pour réduire ou éviter les biais incluant : a) la distribution au hasard b) le recours d une méthode à l insu Page 20 sur 32

4.4 Description du traitement, de la posologie et du schéma posologique du produit de recherche. 4.5 Description de la forme posologique, de l emballage et de l étiquetage du produit de recherche. 4.6 Durée prévue de la participation des participants et description des étapes et de la durée de toutes les périodes de recherche, notamment le suivi, s il y a lieu. 4.7 Description des «règles d arrêt» ou des «critères de poursuite» concernant les participants, en partie ou en totalité. 4.8 Description des procédures de comptabilisation des produits de recherche, y compris les placebos et les comparateurs, le cas échéant. 4.9 Liste des codes utilisés pour la répartition au hasard des traitements et conservation de la clé des codes. 4.10 Description des procédures de bris de code et nom du responsable. 4.11 Identification de toutes les données à consigner directement dans le FEC (données non enregistrées au préalable sur papier ou par voie électronique) et devant être considérées comme des données sources. No 5.0 Choix et retrait des participants Oui N/A *Note 5.1 Critères d inclusion des participants 5.2 Critères d exclusion des participants 5.3 Critères de retrait des participants (abandon du traitement avec le produit de recherche ou abandon de la recherche) et les spécifications de la procédure de retrait. 5.4 Quand et comment retirer un participant ou annuler le traitement avec le produit de recherche. 5.5 Le type de données à recueillir pour les participants retirés et le moment où ces données doivent être recueillies. 5.6 La façon de faire pour remplacer les participants, s il y a lieu. 5.7 Le suivi mené à l égard des participants qui ne sont plus traités avec le produit de recherche ou qui ont été retirés de la recherche. Page 21 sur 32

No 6.0 Traitement administré aux participants Oui N/A *Note 6.1 Description du traitement à être administré. 6.2 Nom(s) de tous les produits. 6.3 Dose(s) de tous les produits. 6.4 Schémas posologiques. 6.5 Voies/modes d administration. 6.6 Périodes de traitement incluant les périodes de suivi pour chaque participant faisant partie d un groupe ou sous-groupe traité avec le produit de recherche ou participant à la recherche. 6.7 Médicaments/traitements autorisés et non autorisés avant ou durant la recherche. 6.8 Méthodes de surveillances concernant la conformité de la recherche. No 7.0 Évaluation de l efficacité Oui N/A *Note 7.1 Description des paramètres d efficacité. 7.2 Méthodes et intervalles pour évaluer, consigner et analyser les paramètres d efficacité. No 8.0 Évaluation de la sécurité Oui N/A *Note 8.1 Description des paramètres de sécurité. 8.2 Méthodes et intervalles pour évaluer, consigner et analyser les paramètres de sécurité. 8.3 Procédures pour obtenir les rapports et pour consigner et signaler les incidents thérapeutiques et les maladies intercurrentes. 8.4 Type de suivi offert aux participants ayant subi des incidents thérapeutiques et la durée de ce suivi. No 9.0 Statistiques Oui N/A *Note 9.1 Description des méthodes statistiques à utiliser, y compris le calendrier de toutes les analyses périodiques prévues. 9.2 Nombre de participants prévus. Pour les projets multicentriques, le nombre de participants prévus Page 22 sur 32

pour chaque centre doit être indiqué. 9.3 Raisons du choix de la taille d échantillon, y compris des commentaires (ou des calculs) sur la puissance de la recherche et une justification clinique. 9.4 Niveau de signification à utiliser. 9.5 Critères d abandon de la recherche. 9.6 Méthodes pour tenir compte des données manquantes, inutilisées ou erronées. 9.7 La marche à suivre pour signaler tous les écarts par rapport au plan statistique original doit être décrite et justifiée dans le protocole ou dans le rapport final (s il y a lieu). 9.8 Choix des participants à inclure dans les analyses (tous les participants choisis au hasard, tous les participants ayant reçu une dose, tous les participants admissibles, tous les participants évaluables, etc.). No 10.0 Accès direct aux données/documents sources Oui N/A *Note 10.0 Le promoteur doit s assurer que le protocole ou toute autre entente écrite précise que les chercheurs principaux/établissements autoriseront la surveillance, les vérifications, l examen par le CÉR et les inspections réglementaires liées à la recherche, en permettant l accès direct aux données/documents source. No 11.0 Contrôle et assurance de la qualité Oui N/A *Note 11.1 Détails de la surveillance, des vérifications et inspections réglementaires. No 12.0 Éthique Oui N/A *Note 12.1 Description des considérations éthiques et légales en relation avec la recherche. No 13.0 Traitement des données et tenue des dossiers (période de rétention) 13.1 Pour le protocole de recherche, les amendements, la documentation et les procédures d archivage. Oui N/A *Note Page 23 sur 32

No 14.0 Financement et assurance Oui N/A *Note 14.1 Le financement et l assurance peuvent être inclus s ils ne sont pas traités ou spécifiés dans un document séparé. No 15.0 Règles en matière de publication Oui N/A *Note 15.1 Définir les politiques de publication du protocole et du rapport de recherche si elles ne sont pas décrites dans un document séparé. 15.2 Références : vérifier la constance du texte versus les références et les références versus le texte. No 16.0 Signature Oui N/A *Note 16.1 Appendices : vérifier la constance du texte versus les appendices et les appendices versus le texte. 16.2 La vérification complète du protocole ou de l amendement au protocole inclut une preuve de lecture et de conformité à la réglementation en vigueur et aux BPC. Protocole et amendement au protocole doivent avoir un espace dédié à la confirmation de lecture par le chercheur principal (pour signature) et un espace pour dater cette lecture. No 17.0 Renseignements généraux Oui N/A *Note 17.1 Présentation des procédures requises pour chaque visite sous forme de tableau. 17.2 Titre du protocole, date de version et pagination au bas de chaque page. Page 24 sur 32

No *Notes ou commentaires Vérificateur (Nom en lettre moulées) Signature Date (jj/mmm/aaaa) Page 25 sur 32

MON29FR01.1 7.2. Annexe 2 : Confirmation de vérification du protocole ou de la modification au protocole Page 26 sur 32

Confirmation de vérification du protocole ou de la modification au protocole Nom du projet : Numéro de version du protocole : Date de version : jj/mmm/aaaa Date de cette vérification : Vérification faite par : jj/mmm/aaaa Nom en lettres moulées Signature Titre Formulaire : Référence de vérification du protocole Jointe ou commentaires : Protocole ou modification au protocole approuvé(e) Changements requis *S.V.P. identifier les commentaires joints par le numéro du projet, le numéro de version et la date de version du protocole Protocole ou modification au protocole à soumettre Date de version du protocole jj/mmm/aaaa Signature du chercheur principal ou de son délégué Versions de protocole approuvées Date jj/mmm/aaaa Version Pages Signature du chercheur principal ou de son délégué Page 27 sur 32

MON29FR01.1 7.3. Annexe 3 : Documents à soumettre au comité d éthique Page 28 sur 32

DOCUMENTS À SOUMETTRE AU COMITÉ D ÉTHIQUE DOCUMENT/DESCRIPTION FORMULAIRE RÉPONSE DU COMITÉ D ÉTHIQUE PROTOCOLE Nouvelle étude monocentrique ou étude subséquente à une étude déjà approuvée (ex. étude de suivi), selon le type de projet : 1. Essai clinique évaluant un médicament, un instrument médical, un produit radiopharmaceutique ou un produit de santé naturel 2. Recherche clinique sans médicament, instrument ou produit à l étude CRC/RC1 CRC/RC1-SM Approbation Approbation 3. Revue de dossier (étude rétrospective) CRC/RC1-RD Approbation 4. Banque de recherche CRC/RC1-BR Approbation 5. Recherche fondamentale CRC/RC1-RF Approbation 6. Histoire de cas CRC/RC1-HC Approbation Amendement au protocole : toute modification (majeure ou mineure) au protocole. Joindre protocole amendé et sommaire des modifications, ainsi que nouveau(x) FIC (ou addenda), s il y a lieu. PROJETS MULTICENTRIQUES CÉR évaluateur En tant que chercheur principal qui coordonne le projet, selon le type de projet CÉR non évaluateur En tant que chercheur principal local : le projet sera CRC/RC3 CRC/RC0, puis CRC/RC1 11-MP et CRC/RC10 Approbation Déclaration du CÉR, puis Approbation Approbation du CÉR évaluateur (externe) Page 29 sur 32

évalué par un autre CÉR, mais l évaluation de la convenance sera faite par le CRCHUS. FORMULAIRE DE CONSENTEMENT Initial Adapté pour le CHUS (voir «canevas» sur le site internet du CRCHUS). Avec le CRC/RC1 Sera approuvé et portera le sceau du CÉR Modifications ou addenda en cours d étude CRC/RC3 Sera approuvé et portera le sceau du CÉR Traduction (habituellement français/anglais) d un formulaire déjà approuvé. CRC/RC3 Sera approuvé et portera le sceau du CÉR BROCHURE DE L INVESTIGATEUR (remettre copie aux pharmacies concernées) Dépôt initial Brochure : pour médicament expérimental. Monographie : médicament commercialisé. En cours d étude (amendement, addendum) Peut mener à la révision de la section «Risques» du FIC. Le cas échéant, produire un addenda ou un nouveau FIC avec un CRC/RC3. AVIS D EFFETS INDÉSIRABLES Ailleurs qu au CHUS (safety report, CIOMS, etc ) Joindre copie des rapports reçus. Au CHUS Rapporter au CÉR dans les 24h suivant la prise de connaissance de l événement. Le cas échéant, joindre copie des rapports envoyés au promoteur ou aux autorités réglementaires. Avec le CRC/RC1 CRC/RC5 CRC/RC5 CRC/RC6 Sera inscrit sur l approbation initiale Accusé de réception Accusé de réception Accusé de réception signé par la présidence Page 30 sur 32

AUTRES Publicité pour journaux, affiches, pancartes, posters, radio, télévision, etc. indiquant une date de version - Avec la soumission initiale CRC/RC1 Sera inscrit sur l approbation initiale - En cours d étude (modifiées ou nouvelles) CRC/RC3 Approbation Lettre administrative Si implique modifications au protocole, considérer comme un amendement (voir ci-dessus) Documents à remettre aux participants : journaux, questionnaires, feuillet d information, etc ; une date de version doit apparaître sur chaque document CRC/RC3 Selon la teneur de la lettre, accusé de réception ou approbation - Avec la soumission initiale CRC/RC1 Sera inscrit sur l approbation initiale - En cours d étude (modifiés ou nouveaux) CRC/RC3 Approbation Renouvellement d approbation (après 1 an) Habituellement sur réception d un avis du CÉR, mais responsabilité du chercheur principal. Sera déclenché par le SSÉR avant l échéance de l approbation. Avis de fin de projet Si projet de compagnie pharmaceutique : lorsque la visite de clôture a eu lieu. Si projet maison : lorsque l analyse des données est terminée ou le rapport final rédigé. Lorsque projet interrompu définitivement (le cas échéant, joindre les lettres pertinentes). CRC/RC9 CRC/RC7 Approbation Accusé de réception Déviations/violations de protocoles CRC/RC-DEV Accusé de réception Rapport du Data Safety Monitoring Board CRC/RC-DSMB Accusé de réception Page 31 sur 32

Interruption ou reprise du projet CRC/RC-INT Accusé de réception Lettre de non-objection de Santé Canada CRC/RC-LNO Accusé de réception Nouveau renseignement : - pouvant affecter l éthicité de la recherche - susceptible d influer sur la décision des participants de poursuivre la recherche - entraînant une modification de l équilibre clinique Rapport d activité de surveillance (monitoring de compagnie) ou de vérification (inspection de Santé Canada ou FDA) menée par un tiers au cours de laquelle un problème susceptible de remettre en cause l éthicité d un projet de recherche a été constaté CRC/RC-NR CRC/RC-SUR Accusé de réception Accusé de réception Page 32 sur 32

MON30FR01 TITRE BIOBANQUES ET BANQUES DE DONNÉES CODIFICATION MON 30 VERSION 01 NOMBRE TOTAL DE PAGES 9 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 21-oct-2014 01 Création du MON APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 9

MON30FR01 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 5 5.1. Directives générales... 5 5.2. Contenu de la demande d approbation auprès du CÉR... 5 5.2.1. Le FIC... 7 5.3. Demande d approbation auprès du CÉR... 7 5.4. Consentement des participants... 8 5.5. Confidentialité des données et du matériel biologique... 8 5.6. Vente ou déménagement d une banque... 9 5.7. Propriété intellectuelle... 9 6. Références... 9 Page 2 sur 9

MON30FR01 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) permet d accompagner le chercheur principal dans la rédaction d un cadre de gestion et décrit le processus d évaluation d une banque et des recherches qui en découlent. Ce MON vise à assurer la bonne gestion des banques de recherche constituées au CHUS. 2. Portée Ce MON s applique aux banques de recherche constituées par un chercheur du CHUS ainsi qu à l utilisation de celles-ci. Il doit être respecté par le personnel de recherche clinique chargé de la constitution de la banque de recherche ainsi que par ses utilisateurs. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable : a) d enregistrer et de faire approuver la constitution d une banque de recherche par le CÉR; b) d obtenir les consentements requis pour la constitution de la banque; c) d assurer la gestion et le bon déroulement des activités de la banque, du respect de la mission de la banque ainsi que du respect de la confidentialité des données et du matériel biologique; d) de la formation continue des membres de l équipe de recherche, sur les innovations technologiques pertinentes, la sécurité dans les moyens de conservation, les lois applicables et les aspects éthiques. Le chercheur principal se doit de respecter la Politique des banques de recherche du CHUS NPG 4202. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le Conseil d administration du CHUS (CA) désigne le CÉR et le CRCHUS comme responsables de l application de la Politique des banques de recherche. Le Comité d éthique de la recherche du CHUS (CÉR) est responsable de : a) s assurer que les banques de recherche sont compatibles avec les normes éthiques en vigueur; b) tenir un registre des banques détenues par les chercheurs du CHUS et des banques ayant recrutées des participants au CHUS, que ces banques soient physiquement à l intérieur ou à l extérieur du CHUS. Page 3 sur 9

MON30FR01 4. Définitions Banque de recherche: Collection systématique, par un chercheur, de données ou de matériel biologique/génétique pouvant servir à des fins de recherche et pouvant être utilisée pour plus d un projet actuel ou futur, que les données ou le matériel biologique/génétique soient partagés ou non avec d autres chercheurs. Banque de données : Une collection de données concernant des sujets humains (vivants ou morts) pouvant servir à des fins de recherche, que les données soient partagées ou non. Biobanque : Une collection d échantillons de substances corporelles humaines (p. ex. des cellules, des tissus, du sang et de l ADN), qui sont ou qui peuvent être associés à des données et des informations personnelles concernant leur donneur. Convention relative aux banques de recherche : Document qui régit l utilisation des données et du matériel biologique/génétique par les chercheurs. Dans cette convention, les chercheurs s engagent à conserver la confidentialité des données et du matériel biologique, à les utiliser aux fins pour lesquelles la banque a été établie et pour lesquelles le consentement a été obtenu. Les chercheurs doivent aussi s engager à ne pas transmettre les données et le matériel biologique à des personnes non autorisées. Donnée : Toute information ou matériel recueilli auprès de participants, de membres du personnel, de membres du corps médical ou de toute autre source afin de réaliser les analyses permettant l atteinte des objectifs spécifiés dans un protocole de recherche. Les données peuvent être conservées aussi bien sur support informatique que papier (ex : dossier médical). Les données médicales incluent les données génétiques. Formulaire d enregistrement d une banque (ou cadre de gestion) : Document qui traite des règles et des procédures de fonctionnement de la banque et qui est nécessaire pour assurer la bonne gouvernance de la banque de recherche. Il précise la mise en œuvre et la logistique de la banque ainsi que les considérations éthiques de la banque. Matériel ou échantillon biologique : Toute substance d origine humaine (ex. : organes, tissus, cellules, sérum, tout tissu obtenu aussi en post-mortem). L analyse d un échantillon biologique peut générer des données. Substance : Le terme «substance» apparaît comme suffisamment large pour inclure toutes les matières et les formes d échantillons possibles, en autant que ces échantillons proviennent d êtres humains. Utilisation secondaire : Utilisation de renseignements ou de matériel biologique humain recueillis préalablement dans un but autre que celui du projet de recherche. Page 4 sur 9

MON30FR01 5. Procédure 5.1. Directives générales Une banque de données et de matériel biologique suppose qu il y ait collecte, conservation et possible distribution de son contenu et que ce contenu servira à plusieurs recherches. Par opposition, le fait de recueillir du matériel biologique ou de mettre sur support informatique des données aux fins de la gestion ou de l organisation d une seule recherche ne constitue pas la création d une banque malgré le fait que ces données ou matériel biologique peuvent être conservés longtemps. Une banque de recherche inclut : a) les banques de données générales et médicales de participants; b) les banques de données provenant du matériel biologique de participants (données venant de l analyse du matériel biologique); c) les banques de matériel biologique des participants. 5.2. Contenu de la demande d approbation auprès du CÉR Toute demande d approbation d une banque de recherche par le CÉR doit inclure: a) Le protocole de recherche s il y a lieu; b) Le formulaire de soumission du projet (CRC-RC1BR); c) Les documents faisant état des compétences de l investigateur, la brochure de l investigateur, si applicable, les méthodes de recrutement (par exemple, les petites annonces), les renseignements sur la compensation, toute autre documentation nécessaire pour l évaluation éthique d un projet de recherche (par exemple, les questionnaires), ainsi que les décisions des autres comités d éthique de la recherche; d) Le budget et les ententes financières; e) Les documents disponibles sur la sécurité incluant l évaluation du comité scientifique et l autorisation de Santé Canada, s il y a lieu; f) Le formulaire d enregistrement d une banque de recherche dûment rempli; g) Une copie du formulaire d information et de consentement (FIC) ou de l autorisation de la Direction des Services Professionnels (DSP) ou de la Commission d accès à l information, s il y a lieu; h) La Convention relative aux banques de recherche dûment signée par toutes les personnes ayant accès aux données et au matériel biologique de la banque. Application : Un formulaire d enregistrement est disponible dans Nagano et sur le site du CRCHUS (http://cr.chus.qc.ca/services-outils/politiques-et-reglements/). Si vous décidez Page 5 sur 9

d utiliser un autre formulaire ou votre propre formulaire, celui-ci doit inclure minimalement les renseignements suivants : a) le nom de la banque; b) la personne responsable de la banque; MON30FR01 c) la source de financement permettant la création et le fonctionnement de la banque; d) les objectifs scientifiques de la banque présents ou futurs; e) la disponibilité des infrastructures et de l expertise; f) la finalité économique de la banque (fins commerciales ou sans but lucratif); g) le type de données et le type de matériel biologique/génétique recueillis pour la banque; h) le niveau d identification des données et du matériel biologique/génétique (codés, anonymisés, anonymes); i) le lieu de conservation des données et du matériel biologique/génétique; j) la durée de conservation projetée des données et du matériel biologique/génétique de la banque; k) les modalités entourant la destruction des données et du matériel biologique/génétique et le retrait des participants; l) l accès par l équipe de recherche à la banque : i) l identification et la fonction des personnes ou des organismes qui auront accès aux données ou au matériel biologique/génétique de la banque; ii) les critères et les conditions pour accéder aux données et au matériel biologique/génétique; m) l accès par d autres chercheurs du CHUS ou à l extérieur du CHUS à la banque de données et au matériel biologique/génétique pour des fins de recherche : i) l identification des personnes ou des organismes qui ont accès aux données et au matériel biologique/génétique de la banque; ii) iii) les critères et les conditions pour accéder aux données et au matériel biologique/génétique; les frais d utilisation de la banque; n) les mécanismes prévus pour assurer la sécurité des données : i) les mesures prises pour assurer la confidentialité; ii) l endroit où seront conservées les données; o) le processus de divulgation des résultats de recherche personnels ou généraux aux participants; p) une mention à l effet que les projets de recherche utilisant cette banque de recherche doivent être approuvés par un comité d éthique; q) les possibilités de commercialisation des résultats de recherche. Page 6 sur 9

Page 7 sur 9 MON30FR01 5.2.1. Le FIC Outre les éléments qui se retrouvent normalement dans un formulaire de consentement, le formulaire de consentement pour la participation à une banque de recherche devra notamment informer les participants : a) des objectifs scientifiques présents et futurs de la banque; b) du type de données et de matériel biologique recueilli; c) de la quantité de matériel biologique prélevé, le cas échéant, et de la façon dont le matériel sera prélevé (incluant les risques associés au prélèvement et le caractère invasif des moyens); d) du jumelage d'informations (association de matériel et de données ou couplage de données); e) des catégories de personnes qui auront accès à la banque (par exemple, les chercheurs du CHUS et des chercheurs d ailleurs collaborant avec l équipe de recherche du CHUS); f) des mesures prises pour protéger la vie privée, notamment pour ce qui est de l identification des données et des échantillons; g) du lieu et de la durée de conservation des données et du matériel biologique; h) des moyens prévus pour la destruction des données et du matériel biologique en cas de retrait de la participation et des conditions qui limiteraient la possibilité pour le chercheur de retirer du projet des données ou du matériel biologique; i) de la politique en matière de divulgation des résultats (y compris les données cliniques pertinentes et les découvertes fortuites); j) de la possibilité de commercialisation des résultats de recherche; k) de la possibilité de recrutement des autres membres de la famille; l) de la possibilité de demander copie de la politique des banques de recherche. Application : Un canevas de formulaire de consentement pour la mise en banque est disponible sur le site internet du CRCHUS (http://cr.chus.qc.ca/services-outils/guides-etformulaires/). Lorsqu il est possible pour le CÉR d assurer un suivi et que les chercheurs impliqués au CHUS peuvent s assurer de la bonne gestion des données et du matériel biologique, un consentement large peut être acceptable. Application : Un consentement large, s il est accepté par le CÉR, permet l utilisation des données et des échantillons dans le cadre d études futures pourvu qu il y ait un contrôle permettant de protéger les participants. Le but des recherches futures n est pas connu au moment de la collecte d information ou du don. 5.3. Demande d approbation auprès du CÉR Tout projet de recherche utilisant des données ou du matériel biologique concernant une personne physique doit être approuvé par le CÉR. Plus précisément, la création d une banque ainsi que l utilisation et la contribution à une banque déjà existante nécessitent l approbation du CÉR.

MON30FR01 Application : L'utilisateur d une banque de recherche existante devra obtenir un accord écrit du chercheur responsable de la banque avant le dépôt du projet pour approbation par le CÉR tel que décrit dans le MON29. Le CÉR doit refuser que les données ou le matériel biologique soient utilisés à des fins incompatibles avec les volontés exprimées au formulaire de consentement. 5.4. Consentement des participants Le chercheur principal ou une personne déléguée doit obtenir le consentement écrit et explicite de la part du participant à propos de l intégration des données ou du matériel biologique dans une banque pouvant être exploitée à d autres fins de recherche qu un projet de recherche spécifiquement approuvé. Application : Ce consentement peut être en complément au consentement de base pour la participation à un projet de recherche spécifique et doit être obtenu à l aide d un formulaire distinct. Un participant à un projet de recherche ne doit pas être tenu de fournir son consentement à la constitution d une banque pour demeurer admissible à un projet de recherche. Le consentement est un processus continu qui inclut le droit de retrait. Dans l éventualité où le consentement de la personne est retiré, les données associées devront être exclues de la banque, si possible. Le participant doit être informé de l impossibilité d un retrait lorsque les données ou le matériel biologique sont anonymisés ou s ils sont déjà analysés. Le participant doit être informé rapidement de toute modification ou renseignement additionnel lorsque l on peut raisonnablement conclure que ces modifications ou renseignements pourraient affecter la décision du participant de continuer de participer ou non à la banque. Un nouveau consentement des participants doit alors être obtenu. 5.5. Confidentialité des données et du matériel biologique Des mesures propres à assurer le caractère confidentiel des données et du matériel biologique recueillis, détenus, utilisés, détruits et communiqués doivent être prises par le chercheur principal. Les données et le matériel biologique doivent à tout le moins être codés. La clé du code doit être détenue par le chercheur principal et le décodage ne devra pouvoir se faire que par ce dernier ou une personne déléguée par lui. Les banques de recherche doivent être équipées de système de sécurité visant à empêcher : a) toute personne non autorisée d accéder aux installations utilisées pour le traitement de données personnelles; Page 8 sur 9

MON30FR01 b) l utilisation des données par des personnes ou organismes non autorisés par le CÉR ou non habilités par la loi; c) que des supports de données puissent être lus, copiés, modifiés ou déplacés par une personne non autorisée; d) l introduction non autorisée de données dans le système d information; e) toute personne qui n a pas signé la convention d accéder ou d utiliser les données ou le matériel biologique. Les résultats de recherche issus de la banque pourront être diffusés, publiés ou communiqués dans un congrès scientifique sous une forme impossible de les attribuer à un individu en particulier. Au terme de la durée prévue de conservation, tous les fichiers de données, informatiques ou papier, doivent être détruits, ainsi que le matériel biologique. 5.6. Vente ou déménagement d une banque Le CHUS est fiduciaire de la banque. La cession, le transfert ou le déménagement du contenu partiel ou total d une banque hors du CHUS ne peut se faire sans l autorisation du CÉR, du CRCHUS et du CA du CHUS. Pour donner son autorisation, le CÉR devra s assurer du respect des droits des participants. 5.7. Propriété intellectuelle La politique relative à la gestion et à la valorisation de la propriété intellectuelle du CHUS s applique à tout brevet ou droit d auteur pouvant découler de tous les travaux effectués à partir de la banque de recherche. 6. Références Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C. 1985, c. P-21. CHUS, Politique des banques de recherche, NPG#4202, CHUS, juin 2012. Québec, Code civil du Québec (L.Q.1991, c.64) Québec, Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) Québec, Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) Québec, Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2.) Page 9 sur 9

MON31FR01 TITRE RECRUTEMENT, CONSENTEMENT, FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ET SUIVI DES PARTICIPANTS CODIFICATION MON 31 VERSION 01 NOMBRE TOTAL DE PAGES 37 HISTORIQUE DES VERSIONS VALIDÉES Date de révision Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa jj/mmm/aaaa 18/sep/2014 01 6 Fusion des MON09, MON10, MON12 et MON13 version05 et écriture du MON selon la nouvelle structure des MON Le logigramme du MON09FR05 a été enlevé. L Énoncé de politique des trois conseils et les articles du code civil du Québec ont été enlevés des procédures et mis dans les références 11 Ajout du cas des biobanques Ajout de la date et du numéro de version sur les 14 affiches pour les projets de recherche Ajout des obligations en lien avec le code de 18 déontologie des médecins Ajout des obligations en lien avec le code de 18-19 déontologie des infirmiers et infirmières Ajout de la possibilité de recevoir une signature 19 du FIC par fax ou courriel si la procédure est préalablement acceptée par le CÉR 20 24 Ajout d une possibilité de méthodes alternatives pour permettre au participant qu il se conforme à des consignes telles qu apporter un échantillon d urine, ne pas prendre sa médication habituelle, être à jeun, etc., avant qu il n ait signé le FIC La partie décrivant les niveaux de sécurité Ariane CRC qui était dans le MON10FR05 est dans le MON36FR01. La section sur les signatures électronique dans ARIANE du MON13FR05 est dans le MON36FR01. La loi sur les services de Page 1 sur 37

MON31FR01 40 santé et les services sociaux ainsi que celle sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels se retrouvent dans les références Les annexes du MON09FR05 ont été enlevées. Le CRC-RC4 et la gestion des participants et des avis qui se trouvaient dans le MON13FR05 ont été enlevés. APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 2 sur 37

MON31FR01 Table des matières 1. OBJECTIF... 4 2. PORTÉE... 4 3. RESPONSABILITÉS... 4 4. DÉFINITIONS... 6 5. PROCÉDURE... 7 5.1. DIRECTIVES GÉNÉRALES... 7 5.2. RÉDACTION DU FIC... 8 5.3. SOUMISSION ET APPROBATION DU FIC PAR LE CÉR... 11 5.3.a. Projet de recherche impliquant la création d une biobanque... 11 5.4. RECRUTEMENT... 11 5.4.a. Recrutement à partir de la population d un chercheur principal ou d un co-chercheur... 12 5.4.b. Recrutement de participants ayant un dossier médical au CHUS... 13 5.4.c. Collecte de données pour une étude rétrospective... 13 5.4.d. Recrutement via l affichage ou les médias d information... 14 5.4.e. Documentation du recrutement... 15 5.5. OBTENTION DU CONSENTEMENT... 15 5.5.a. Consentement de personnes inaptes, mineures ou incapables de lire un FIC... 20 5.5.b. Documentation du consentement... 23 5.6. RÉVISION ET MODIFICATION DU FIC... 23 5.6.a. Présentation du FIC au participant (après le processus de consentement initial)... 24 5.7. SUIVI DES PARTICIPANTS... 24 5.7.a. Accès aux dossiers informatisés ARIANE... 24 5.7.b. Documentation de la recherche dans le dossier médical des participants... 25 5.7.c. Suivi du participant pendant le déroulement de l étude... 26 5.7.d. Suivi du participant après la fin de l étude... 28 6. RÉFÉRENCES... 28 7. ANNEXES... 30 7.1. ANNEXE 1 - UNE PLAINTE À FORMULER?... 30 7.2. ANNEXE 2 : OBSERVATION DE PLUS DE 12 HEURES... 35 Page 3 sur 37

MON31FR01 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) est conçu pour assister le promoteur ou le chercheur principal dans les processus de préparation, de révision et d approbation du formulaire d information et de consentement (FIC). Il permet d assurer que tout FIC utilisé au CHUS est rédigé conformément aux exigences des BPC de la CIH et à toute réglementation provinciale et canadienne applicable et qu il répond aux recommandations de l EPTC ainsi qu aux exigences du Comité d éthique de la recherche (CÉR) du CHUS. Ce MON décrit également le processus de recrutement, de consentement et de suivi des participants dans une recherche clinique. 2. Portée Ce MON s applique à tout projet de recherche impliquant des participants humains réalisé sous l autorité du CHUS, et qui nécessite l obtention du consentement du participant. Il doit être respecté et suivi par toute personne impliquée dans la conduite de ces projets, c est-à-dire par les membres de l équipe de recherche, les chercheurs, les professionnels ou les étudiants qui œuvrent dans le CHUS. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable : a) de suivre le processus mis en place au CHUS pour le dépôt du FIC pour fins d évaluation et d approbation éthique; b) d obtenir une approbation du CÉR avant de recruter le premier participant; c) de procéder à une révision du FIC lorsque de nouveaux renseignements sont susceptibles d avoir une incidence sur le consentement du participant ou son désir de poursuivre sa participation; d) de s assurer que seule la dernière version du FIC approuvée par le CÉR est utilisée pour le recrutement; e) de veiller au respect du processus de consentement par les membres de son équipe impliqués dans le recrutement des participants, incluant veiller à ce que le consentement soit obtenu de chaque participant avant que les procédures pour le projet ne commencent; f) d informer le CÉR et obtenir son approbation sur les méthodes de recrutement ainsi que sur la rétribution et la compensation des participants; g) de s assurer que les personnes qui s occupent du consentement des participants ne forcent pas ou ne tentent pas d influencer indûment les participants pour qu ils participent ou continuent de participer à l étude. Page 4 sur 37

Page 5 sur 37 MON31FR01 Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude (MON32). Dans le cas où un médecin est impliqué dans une recherche clinique, les obligations énoncées dans son code de déontologie doivent s appliquer. Selon le code de déontologie des médecins, le médecin doit : a) avant d'entreprendre sa recherche sur des êtres humains, s assurer que le projet a reçu un approbation par un CÉR. Il doit également s'assurer que tous ceux qui collaborent avec lui à la recherche soient informés de ses obligations déontologiques; b) se conformer aux principes scientifiques et aux normes éthiques généralement reconnus et justifiés par la nature et le but de sa recherche; c) s'abstenir d'avoir recours à des examens, investigations ou traitements insuffisamment éprouvés, sauf dans le cadre d'un projet de recherche et dans un milieu scientifique reconnus; d) refuser de collaborer à toute activité de recherche dont les risques à la santé des participants, sains ou malades, lui semblent hors de proportion par rapport aux avantages potentiels qu'ils peuvent en retirer ou aux avantages que leur procureraient des soins usuels, le cas échéant. Le promoteur doit s assurer que : a) l approbation du CÉR est obtenue avant le début de l étude; b) le FIC est soumis aux autorités réglementaires, s il y a lieu; c) les participants soient informés des risques et bénéfices prévus résultant de sa participation à l étude et de tout autre aspect de l étude qui pourrait influencer leurs prises de décision face à leur participation à l étude; d) le consentement soit obtenu par écrit de chaque participant avant qu il participe à l étude. Le Comité d éthique de la recherche du CHUS (CÉR) est responsable : a) de réviser et d approuver les méthodes de recrutement et le contenu du matériel présenté au participant (ex. : FIC, publicité, site internet, etc.) ainsi que d évaluer le processus d obtention du consentement afin de s assurer qu aucune influence indue et qu aucune forme de coercition ou d incitation sur le participant ne puisse affecter sa décision; b) d assurer le respect des droits des participants, leur protection, leur sécurité et leur bien-être; c) de s assurer de fournir des formulaires et des outils à jour et de les rendre disponibles via le logiciel Nagano ou sur le site internet du CRCHUS; d) d apporter une attention particulière aux recherches cliniques auxquelles participent les populations vulnérables (c est-à-dire les mineurs et les majeurs inaptes);

Page 6 sur 37 MON31FR01 e) d apporter support et conseils aux chercheurs sur le plan éthique tant lors de l élaboration du projet que lors de son exécution. La Direction des services professionnels (DSP) est responsable : a) d établir les conditions et les modalités selon lesquelles les renseignements personnels peuvent être communiqués par le personnel; b) du respect des règles sur la protection des participants, de la gestion des banques de données biologiques ou autres renseignements recueillis sur un participant à la recherche; c) de la confidentialité des renseignements contenus dans les dossiers hospitaliers et les dossiers de recherche, aussi bien que de la complémentarité entre les dossiers de l hôpital et les dossiers de recherche; d) d émettre les approbations pour la consultation des dossiers médicaux par les équipes de recherche avant que les participants aient consentis (pour la présélection) ou pour les études rétrospectives. Les demandes faites au DSP doivent passer par l InfoCentre. Le Service des archives médicales (SAM) est responsable d approuver les méthodes de recrutement des patients sans lien thérapeutique avec le chercheur principal ou les co-chercheurs. 4. Définitions Aptitude : Capacité de participants éventuels ou réels de comprendre l information pertinente qui leur est présentée sur un projet de recherche (par exemple, l objet, les risques prévisibles et les avantages potentiels de la recherche) et d évaluer les conséquences possibles de leur décision d y participer ou non à la lumière de cette information. Consentement : Processus par lequel un participant confirme de son plein gré sa volonté de participer à une étude particulière, après avoir été informé de tous les aspects du projet pouvant influer sur sa décision. Le consentement éclairé est consigné sur un formulaire écrit, signé et daté. Au CHUS, ce document est désigné sous «Formulaire d information et de consentement (FIC)». Essai clinique : Un essai clinique est un type de recherche clinique avec des participants visant à évaluer les effets qu ont sur la santé certains produits ou certaines interventions relatives à la santé. Étude rétrospective : C'est une étude où les données obtenues se réfèrent à des événements qui sont arrivés dans le passé. Pour collecter les données, il faut consulter les dossiers médicaux des personnes répondant aux critères d inclusion et d exclusion. Ce type d étude peut également s appeler une revue de dossier. Influence indue : Incidence d un rapport de force inégale sur le caractère volontaire du consentement. Le cas peut se poser si le recrutement de participants éventuels se fait par des

MON31FR01 personnes qui sont en position d autorité (par exemple, médecin/patient, enseignant/étudiant, employeur/employé). Nagano : Logiciel mis en place au CHUS et adapté pour les besoins spécifiques des différents intervenants impliqués lors du dépôt de projets de recherche, de leur suivi et de leur évaluation par le CÉS, le CÉR et le CRCHUS. Participant : Personne dont les données ou les réponses à des interventions, à des stimuli ou à des questions de la part du chercheur ont une incidence sur la question de recherche. On dit aussi «participant humain» ou «sujet» ou «sujet de recherche». Recherche clinique : Tout projet de recherche réalisé sur des participants humains vivants, des cadavres, des restes humains, des tissus, des liquides organiques, des embryons, des fœtus ou des gamètes, ou utilisant des renseignements personnels contenus dans des dossiers médicaux, et dont le but est d améliorer les connaissances sur la santé. Témoin impartial : Personne qui ne participe pas à l étude et qui ne fait pas partie de l équipe de recherche. Cette personne ne peut être indûment influencée par les personnes qui sont impliquées dans l étude. Tiers autorisé ou personne habilitée à consentir: Personne qui détient l autorité légale nécessaire pour prendre des décisions au nom d un participant éventuel qui est inapte à consentir, à participer ou à continuer de participer à un projet de recherche donné. 5. Procédure 5.1. Directives générales Les étapes suivantes doivent être suivies lors d une recherche clinique : 1- Rédaction du FIC 2- Soumission et approbation du FIC par le CÉR 3- Recrutement des participants 4- Obtention du consentement des participants 5- Mise à jour du FIC pendant l étude, si nécessaire 6- Suivi des participants Il s agit uniquement des étapes qui seront traités dans ce MON Les droits, la sécurité et le bien-être des participants ont préséance et doivent l emporter sur les intérêts de la science et de la société. Page 7 sur 37

Page 8 sur 37 MON31FR01 Le CÉR requiert que les canevas qu il fournit soient utilisés lors de la préparation des FIC. Les canevas sont disponibles dans la section, Guide et Formulaires du site internet du CRCHUS (http://www.crc.chus.qc.ca/services-outils/guides-et-formulaires/) et dans Nagano. Le CÉR requiert également que les sections surlignées en vert dans les canevas soient conservées telles quelles dans les FIC soumis pour approbation sauf sur avis contraire du CÉR ou du Service de soutien à l éthique de la recherche du CHUS (SSÉR). Avant de débuter le recrutement, le chercheur principal doit discuter avec les membres concernés de son équipe de recherche de leurs responsabilités dans le processus de recrutement et de suivi des participants. Toute personne requérant un document audiovisuel clinique dans lequel on retrouve un usager du CHUS pour des fins cliniques d enseignement ou de recherche doit se conformer aux directives du manuel des normes et pratiques de gestion no. 2221 (documents audiovisuels cliniques). Conformément au MON27, la délégation des tâches et des responsabilités aux membres désignés de l équipe à l égard du recrutement, du consentement et du suivi des participants doit être documentée sur un formulaire de délégation. Un exemple de ce formulaire est disponible en annexe du MON27. Cette documentation doit être conservée avec la documentation essentielle à l essai (MON32). 5.2. Rédaction du FIC Le FIC a pour but de fournir au participant les informations suffisantes et nécessaires pour qu il puisse faire un choix éclairé quant à sa participation ou non à un projet de recherche. Suivant ce principe, le FIC doit être rédigé dans un langage clair et compréhensible pour le participant. Il faut utiliser des termes aussi peu techniques que possible et éviter les acronymes. Application : Le langage utilisé dans le FIC doit permettre au participant de bien comprendre tout ce qui concerne le projet, incluant les risques et inconvénients, ce qui est attendu du participant et les examens qui seront faits, afin qu il puisse prendre une décision éclairée. Le niveau de langage doit toujours être à la hauteur de l aptitude à comprendre et à utiliser l information écrite des participants qui seront approchés. Le FIC doit inclure généralement les renseignements suivants : a) L information selon laquelle la personne est invitée à prendre part à un projet de recherche incluant une mise en contexte; b) Le but de la recherche, l identité du chercheur, du commanditaire, la nature et la durée prévue de la participation, la description des méthodes de recherche et l explication des responsabilités du participant; c) L identification de tous les risques raisonnablement prévisibles, incluant les risques rares et graves;

d) L assurance que les participants : Page 9 sur 37 MON31FR01 i) ne sont aucunement obligés de participer, et qu ils ont le droit de se retirer en tout temps sans compromettre leurs droits acquis; ii) iii) recevront tout au long du projet de recherche et en temps opportun, l information considérée pertinente pour le participant en ce qui a trait à sa décision de poursuivre sa participation au projet de recherche ou de s en retirer; recevront de l information sur leur droit de demander le retrait des données ou du matériel biologique les concernant, ainsi que les limites relatives à la faisabilité de ce retrait. e) Des renseignements sur la possibilité de commercialisation des résultats de la recherche (incluant la commercialisation du médicament à l étude si applicable), et sur l existence de tout conflit d intérêts réel, potentiel ou apparent chez les chercheurs, leurs établissements d attache ou les commanditaires du projet de recherche; f) Les mesures envisagées pour diffuser les résultats du projet de recherche, si connues; g) L identification des personnes ressources : i) au moins un membre de l équipe en mesure d expliquer les aspects scientifiques; ii) le Service de soutien à l éthique de la recherche du CHUS (Téléphone : 819-346-1110, poste 12856); iii) la Commissaire locale aux plaintes et à la qualité des services du CHUS (Téléphone : 819-346-1110, poste 14525). h) Des indications quant aux renseignements qui seront recueillis sur les participants et à quelle fin, qui y aura accès, la description des mesures prises pour en assurer la confidentialité, la description des utilisations prévues et la possibilité de divulguer ces renseignements et à qui; i) Des renseignements sur les paiements, le remboursement des dépenses liées à la participation et l indemnisation en cas de préjudice; j) Un énoncé selon lequel le consentement donné par le participant ne le prive d aucun droit au recours judiciaire en cas de préjudice lié aux travaux de recherche; k) S il s agit d essais cliniques, des renseignements sur les règles d arrêt et les circonstances pouvant mener à mettre fin à la participation d une personne à l essai. Application : Tous ces éléments sont déjà intégrés dans les canevas de FIC disponibles sur le site internet du CRCHUS : http://www.crc.chus.qc.ca/services-outils/guides-etformulaires/. Le FIC doit être adapté selon la nature du projet présenté (études génétiques, essais cliniques, etc) ainsi que la clientèle ciblée (majeur, mineur ou personne inapte). Des canevas existent pour chacune des natures et des clientèles.

MON31FR01 Application : Si le protocole prévoit le recrutement à la fois de participants mineurs et majeurs, deux FIC doivent être préparés et présentés au CÉR pour évaluation. Le FIC ne peut contenir de termes explicites ou implicites qui amènent le participant ou son tiers autorisé à renoncer à leurs droits ou qui dégagent ou semblent dégager le promoteur, le chercheur principal, l institution ou leurs délégués de leurs responsabilités en cas de négligence. Parmi l information à mettre en bas de page du FIC, la pagination et la date de version du FIC doivent être clairement identifiées au bas de chacune des pages de la façon suivante, page X de Y et jj/mmm/aaaa. L identification du FIC doit être cohérente tout au long du document et apparaître de manière uniforme. Application : Les bas de pages des canevas du CÉR doivent être modifiés pour inclure la date de version du FIC. La pagination y est déjà présente et sous le bon format. Le FIC peut être rédigé par le promoteur, le chercheur principal ou une personne déléguée. Si le FIC est écrit par le chercheur principal ou une personne déléguée, il doit être approuvé par le promoteur avant la soumission au CÉR. Application : Le chercheur principal ou la personne déléguée doit utiliser les canevas pour les FIC qui sont disponibles sur le site internet du CRCHUS : http://www.crc.chus.qc.ca/services-outils/guides-et-formulaires/ et les adapter selon l étude. Si le FIC est préparé par un promoteur, le chercheur principal doit s assurer : a) que le contenu est conforme aux exigences du CÉR; b) de valider avec le promoteur tout changement devant être fait au FIC avant le dépôt au CÉR; c) de faire suivre la version approuvée du FIC au promoteur. Application : Les canevas (disponibles sur le site internet du CRCHUS), accompagnés de la lettre du CÉR à cet effet (disponible sur le partage électronique du CRCHUS dans la boîte à outils), doivent être envoyés dès le début du processus de rédaction du FIC au promoteur afin que celui-ci prenne connaissance des exigences du CÉR en ce qui a trait aux sections obligatoires et celles non modifiables, et les respecte. La version française du FIC doit accompagner le dépôt initial du projet de recherche. Si le FIC doit être adapté à d autres langues utilisées pour le recrutement, la traduction du FIC approuvé par le CÉR doit être effectuée par un personnel qualifié ou certifié, dans la langue appropriée et validée par le promoteur et le chercheur principal avant son dépôt au CÉR. Application : Le promoteur peut choisir qui fera la traduction du FIC ou demander au chercheur principal de trouver quelqu un de qualifié ou certifié. Page 10 sur 37

MON31FR01 5.3. Soumission et approbation du FIC par le CÉR L approbation initiale du FIC se fait en même temps que le projet par le CÉR. Minimalement, la version française du FIC doit être présente avec les documents soumis au CÉR pour approbation. Application : Les personnes siégeant sur le CÉR ne sont pas nécessairement bilingues. C est pour cette raison que le CÉR exige d avoir les FIC en version française lors du dépôt. Les demandes de modifications ou d ajouts au FIC faites par le CÉR sont acheminées au chercheur principal. Le chercheur principal est responsable de soumettre ces demandes au promoteur et de les incorporer au FIC le cas échéant. Le promoteur est responsable de réviser le FIC en accord avec les demandes du CÉR. Application : Lors de la réception par le chercheur principal ou la personne déléguée d une demande de modifications ou d ajouts provenant du CÉR, le chercheur principal ou son délégué doit incorporer les demandes dans la version en cours dans un format permettant d avoir le suivi des modifications. Le cas échéant, il doit envoyer la version modifiée au promoteur. Celui-ci doit approuver les modifications avant que le FIC ne soit retourné au CÉR. Seule la dernière version approuvée du FIC et portant le sceau du CÉR peut être utilisée lors du consentement. Le chercheur principal doit avoir obtenu l approbation du CÉR et du directeur scientifique du CRCHUS avant de recruter des participants et d obtenir leur consentement. Application : Les projets ne peuvent débuter avant que le projet ait reçu l approbation du CÉR et du CRCHUS. Le CRCHUS s assure que le projet peut être réalisé au sein du CHUS et son approbation est obligatoire avant de pouvoir débuter le projet de recherche. Pour plus de détail sur les approbations, veuillez vous référer au MON29. 5.3.a. Projet de recherche impliquant la création d une biobanque Lorsqu un projet de recherche inclut également la constitution d une banque de données, de matériel biologique ou d une biobanque pour une utilisation secondaire, un FIC distinct de l étude initiale doit être préparé et approuvé par le CÉR. Se référer au MON30 pour connaître toutes les implications et les démarches à suivre pour la constitution d une banque de données, de matériel biologique ou d une biobanque. 5.4. Recrutement Le chercheur principal doit définir les stratégies de recrutement en fonction de la population à étudier. Les méthodes doivent être appropriées et non coercitives et elles doivent avoir reçu l approbation du CÉR. Application : Le CÉR doit savoir qui effectuera le premier contact et qui sera impliqué dans le recrutement des participants. Le CÉR doit également être informé du processus de Page 11 sur 37

Page 12 sur 37 MON31FR01 recrutement incluant comment seront identifiés les participants et à quel moment aura lieu le recrutement. Le chercheur principal ou une personne déléguée doit préparer les documents de recrutement à présenter au promoteur et au CÉR pour approbation (comme les publicités, les affiches, les annonces en ligne, etc.). 5.4.a. Recrutement à partir de la population d un chercheur principal ou d un co-chercheur Un chercheur peut identifier des participants potentiels pour un projet de recherche à partir de sa population de patients hospitalisés au CHUS ou rencontrés lors de leurs visites à une clinique ambulatoire. Une présélection des participants potentiels à partir de la liste des patients hospitalisés ou de la clinique ambulatoire peut être faite par l équipe de recherche, si l identification se fait à partir de patients ayant un lien thérapeutique direct avec le chercheur principal ou un co-chercheur. Par contre, le premier contact avec un participant potentiel identifié doit être fait par un chercheur. Application : Dans certains cas, il est difficile d établir le lien thérapeutique entre le chercheur et le patient hospitalisé (par exemple en maternité). Dans ces cas, un membre de l équipe soignante du patient (comme l infirmière en charge du patient) peut être le premier à demander au participant potentiel s il permet qu un membre de l équipe de recherche le rencontre pour lui présenter un projet de recherche. Que le premier contact soit fait par le chercheur ou le personnel soignant, c est uniquement une fois que le patient a accepté de rencontrer l équipe de recherche que celle-ci peut approcher le participant potentiel pour lui parler du projet de recherche. La présélection des participants potentiels («pré-screening») qui n ont pas de lien thérapeutique direct avec le chercheur principal ou un co-chercheur est permise si le chercheur principal a préalablement obtenu l approbation du DSP pour la présélection dans ce projet de recherche spécifique. Une demande doit être faite par l entremise de l InfoCentre avant de débuter la présélection. La demande devra spécifier la nature du projet de recherche proposé ainsi que le nom des personnes qui seront appelées à consulter les dossiers. Il faut utiliser le formulaire disponible sur le portail de l InfoCentre (http://infocentre.chus.reg05.rtss.qc.ca) pour faire une demande de présélection. Par contre, dans ce cas le premier contact avec le participant potentiel ne pourra être fait par le chercheur principal ou un membre de son équipe de recherche car il n a pas de lien thérapeutique. Il devra être fait par le personnel soignant pendant l hospitalisation ou la visite du participant potentiel au CHUS. L approbation de la DSP est valide pour un temps déterminé. Dans le cas d un projet de recherche approuvé par le CÉR, l approbation est valide pour la durée fixée par ce dernier. Autant que possible, suite au recrutement, le consentement du participant devra être obtenu par une personne autre que le médecin traitant afin de minimiser l effet d influence indue ou de pouvoir qu exerce le médecin sur le patient, ce qui pourrait entraver le processus d obtention du consentement de façon libre de la part du patient.

MON31FR01 Application : Donc, le médecin traitant peut faire le recrutement et demander au patient s il accepte de rencontrer un membre de l équipe de recherche. L équipe de recherche est, par la suite, responsable du processus de consentement, c est-à-dire présenter le projet, les risques et bénéfices, le FIC, etc. et obtenir le consentement. Si le projet prévoit que l on recueille des informations sur des patients hospitalisés au CHUS pendant leur hospitalisation, ces derniers doivent en être avisés et ils doivent signer un FIC. 5.4.b. Recrutement de participants ayant un dossier médical au CHUS Si la recherche prévoit une communication avec des personnes ayant un dossier médical au CHUS afin de leur proposer de participer à un projet en dehors de leur visite ou de leur hospitalisation au CHUS, le contact avec le participant potentiel doit être autorisé par la personne responsable du Service des archives médicales (SAM) ou son mandataire et le CÉR. Cette communication se fera dans un premier temps par courrier et l usager devra donner son autorisation pour poursuivre plus avant le contact. Si le SAM ne peut contacter le participant pressenti dans un délai approprié, une personne du CRCHUS autorisée par le SAM et indépendante du projet proposé pourra effectuer la communication et ce, dans un but strictement informatif. Le texte de la communication devra être approuvé par le SAM. Application : Les contacts par le SAM peuvent se faire par lettre ou par téléphone mais la méthode par courrier est celle recommandée par le SAM. Le chercheur principal ou l équipe de recherche devra fournir les critères de sélection des personnes avec qui communiquer ou la liste des personnes à contacter au SAM. Les frais encourus pour ces communications devront être remboursés par le budget du projet de recherche. 5.4.c. Collecte de données pour une étude rétrospective L étude doit avoir été approuvée par le CÉR. Avant de consulter des dossiers médicaux, l équipe de recherche doit également avoir obtenu de la DSP l approbation pour la consultation et la collecte de données. Pour obtenir l approbation de la DSP, une demande doit être faite par l entremise de l InfoCentre avant de débuter l identification des participants. La demande devra spécifier la nature du projet de recherche proposé ainsi que le nom des personnes qui seront appelées à consulter les dossiers. On retrouve le document sur le portail de l InfoCentre (http://infocentre.chus.reg05.rtss.qc.ca). Application : Le portail de l InfoCentre n est disponible que sur les ordinateur du CHUS ou de l Université de Sherbrooke présents sur le campus de la santé ou sur le site Hôtel-Dieu. L approbation de la DSP ne vaut que pour le temps nécessaire à l accomplissement de l activité pour laquelle il a été accordé ou, dans le cas d un projet de recherche approuvé par le CÉR, pour la durée fixée, le cas échéant, par ce dernier. Page 13 sur 37

MON31FR01 5.4.d. Recrutement via l affichage ou les médias d information Le recrutement des participants de recherche via l affichage ou les différents médias d information doit se faire dans le respect de la dignité du participant. Le texte et la présentation des annonces doivent être clairs et sobres et peut indiquer qu une compensation est offerte mais ne doit pas mentionner les montants de la compensation offerte. Pour les projets impliquant des médicaments, aucune mention, soit implicite ou explicite, à l effet que la médication à l essai clinique est sûre et efficace pour la condition étudiée ne devrait être faite. De plus, il ne doit y avoir aucune mention à l effet que la médication à l essai clinique est équivalente ou supérieure à tout autre médicament déjà commercialisé. Toute annonce visuelle doit être identifiée au nom du «Centre de recherche du CHUS». Le sigle du CRCHUS fait partie de son identification et doit également apparaître. Les annonces doivent avoir une date et un numéro de version. Application : Le logo du CRCHUS et les signatures visuelles à utiliser dans les différents documents sont disponible sur le site internet du CRCHUS : http://www.crc.chus.qc.ca/medias-publications/signature-visuelle-du-centre/. Les annonces visuelles n ont pas d étampe d approbation (comme les FIC) par le CÉR. La date et le numéro de version de l annonce apparaîtront sur la lettre d approbation remise par le CÉR. Préalablement à l émission d une affiche ou d une annonce, le chercheur doit avoir obtenu une opinion favorable du CÉR concernant le contenu de l annonce devant apparaître dans l institution ou d autres lieux, les journaux ou les autres médias d information (incluant internet). Application : Lorsque l annonce est approuvée par le CÉR, une ressource en communications au CRCHUS ou une personne déléguée est disponible pour vous indiquer les endroits appropriés au CHUS, pour faire le lien entre les différents médias de la région et pour vous conseiller sur les meilleurs moyens de diffusion. Pour l affichage sur le site internet du CRCHUS ou sur le site internet de Recherche Clinique Sherbrooke, vous devez remplir le formulaire «Gabarit à cocher Projet études cliniques» disponible sur le site internet du CRCHUS (http://cr.chus.qc.ca/services-outils/guides-etformulaires/), le soumettre pour attestation de conformité au CÉR puis le remettre à la ressource en communications au CRCHUS ou la personne déléguée. Si lors du dépôt initial du projet pour approbation par le CÉR, aucune publicité n avait été prévue, il faut déposer l affiche et/ou le formulaire (Gabarit à cocher/projet études cliniques) avec le formulaire CRC-RC3 afin de demander une modification de la méthode de recrutement. Page 14 sur 37

Page 15 sur 37 MON31FR01 5.4.e. Documentation du recrutement Le chercheur principal ne peut solliciter des participants que s ils sont admissibles, suivant les critères d admissibilité définis par le protocole. La vérification des critères d admissibilité et le recrutement des participants doivent être documentés et conservé avec la documentation essentielle à l étude. Application : Lors du recrutement des participants, il faut suivre les étapes suivantes : 1- planifier les procédures de sélection propres à l étude; 2- revoir les résultats en lien avec les critères d admissibilité, le cas échéant; 3- confirmer l admissibilité des participants potentiels avec le chercheur principal, qui est ultimement responsable de la décision médicale finale quant à l admissibilité du participant à l étude; 4- consigner les activités dans le registre de recrutement (ou document équivalent), selon les exigences de chaque étude. Le registre de recrutement doit contenir suffisamment de renseignements pour permettre l identification des participants dans le cas où il serait nécessaire d effectuer un suivi. Les raisons des échecs de recrutement doivent être consignées dans le registre de recrutement et les documents sources. Les documents suivants, sur le recrutement, doivent être conservés avec les documents essentiels de l étude : a) le matériel de recrutement comme les publicités; b) l approbation du CÉR du matériel de recrutement émise par le CÉR; c) le registre de recrutement des participants en ordre chronologique et selon l identifiant de l étude pour chacun des participants; d) la liste des codes d identification des participants qui permet d identifier tous les participants ayant participé à l étude. Application : La liste des documents essentiels à l étude se trouve dans le MON32. La liste des codes d identification des participants est confidentielle et ne doit pas être transmise ou copiée par le promoteur si celui-ci n est pas au CHUS. 5.5. Obtention du consentement La personne qui obtient le consentement doit avoir été désignée par le chercheur principal et cette délégation doit figurer dans le formulaire de délégation. La personne doit posséder la formation l habilitant à obtenir le consentement et elle doit connaître les procédures de l étude. Sa formation doit figurer dans un formulaire de formation et celui-ci doit être conservé avec le CV de la personne (tel que discuté dans le MON27).

Page 16 sur 37 MON31FR01 Application : Le CÉR doit savoir qui effectuera l'entretien lors du consentement. Le CÉR doit également être informé du processus de consentement incluant à quel moment aura lieu l'obtention du consentement et du délai de réflexion dont bénéficiera le participant potentiel (entre la présentation du projet et du FIC et la signature du FIC). Le processus de consentement doit être fait dans le respect de la personne. Le respect de la personne présuppose que : a) la personne qui participe aux projets de recherche le fait volontairement, avec une compréhension raisonnablement complète de la recherche, de ses risques et de ses bénéfices potentiels. Si cette personne est apte à comprendre cette information et capable d agir en conséquence, selon sa propre volonté, sa décision de participer est généralement perçue comme l expression de son autonomie. b) la personne qui n est pas apte à décider elle-même, parce qu elle n est pas apte à comprendre les informations et les implications de la recherche, devrait tout de même avoir la possibilité de participer à des projets de recherche susceptibles de comporter des avantages pour elle ou pour d autres personnes. Dans ce cas, un tiers autorisé à prendre des décisions au nom de cette personne est appelé à juger de l opportunité de sa participation et l équipe de recherche doit consigner l incapacité du participant de donner son consentement. c) la personne qui a une incapacité juridique (par exemple qui est sous tutelle) peut être apte à consentir à un projet de recherche si elle est capable d avoir une compréhension raisonnablement complète de la recherche, de ses risques et de ses bénéfices potentiels et de ces obligations si elle participe au projet. Application : Pendant le processus de consentement, il est important d évaluer la capacité du participant à donner son consentement à la recherche et de consigner dans un document cette incapacité de donner son consentement, le cas échéant. L obtention du consentement doit avoir lieu, de préférence, dans un endroit tranquille et à l écart. La recherche clinique (excluant les essais cliniques) doit être pratiquée chez des participants qui donnent personnellement leur consentement et qui signent et datent eux-mêmes le FIC. Par contre, ce type de recherche clinique peut être réalisé chez des participants pour lesquels on a obtenu le consentement d un tiers autorisé, si toutes les conditions suivantes sont respectées : a) les objectifs de la recherche clinique ne peuvent être atteints chez des participants qui peuvent donner personnellement un consentement; b) les risques prévisibles pour le participant sont acceptables; c) l incidence négative sur le bien-être du participant est faible; d) la recherche n est pas interdite par la loi;

MON31FR01 e) l approbation favorable du CÉR a été obtenue expressément pour inclure de tels participants. Application : La recherche clinique qui exclut les essais cliniques comprend les projets qui n étudient pas l effet d une molécule, d un instrument ou d une procédure sur la santé d un humain. Ces études sont considérées comme ne prévoyant aucun avantage direct pour le participant, c est pour cette raison que de façon générale elles doivent être réalisées avec des participants qui peuvent donner leur consentement. Le chercheur principal doit viser une sélection inclusive et non exclusive, de manière à ce qu il ne puisse refuser des participants en raison de caractéristiques comme, par exemple, la barrière de la langue ou un handicap, à moins qu il n y ait une raison valable. Application : Lors du processus de recrutement et de consentement, le chercheur principal doit être particulièrement vigilant sur l existence d éléments de nature à perturber l étude : a) impossibilité de suivi des participants (par ex. : participants résidant à grande distance du lieu de l essai); b) inaptitude de certains participants à suivre les contraintes du protocole (par ex. : problème linguistique); c) interférences possibles (par ex. : médecin traitant, participation du participant à d autres protocoles). Il doit mettre en place des processus qui permettront d identifier ces éléments, de les analyser et de prendre une décision sur l inclusion des participants en lien avec l impact possible de ces éléments sur la réalisation de l étude tel que prescrit dans le protocole. Si un participant ne possédant pas de carte de la Régie d assurance maladie du Québec (RAMQ) est inclus dans un projet, les frais liés aux visites, examens, etc. qui pourraient normalement facturés à la RAMQ seront facturés au projet de recherche. Ceci peut avoir un impact sur la réalisation de l étude et doit être pris en compte lors du processus de recrutement et de consentement. Les aspects pertinents à un projet de recherche doivent être communiqués au participant ou à son tiers autorisé avant que ne débute le projet. Le chercheur principal, ou bien une personne déléguée, doit s assurer que le participant ou son tiers autorisé comprenne ce qui est attendu de lui et les conséquences de sa participation, et le participant ou son tiers autorisé doit avoir reçu des réponses satisfaisantes à toutes ses questions. La recherche ne peut débuter que si le participant pressenti ou son tiers autorisé donne un consentement écrit, libre et éclairé. Applications : Avant de faire signer le FIC, toutes les informations pertinentes au consentement du participant doivent avoir été transmises et discutées avec le participant ou le tiers autorisé. Toutes les questions concernant la recherche clinique doivent recevoir des réponses qui satisfassent le participant ou son tiers autorisé. Le chercheur principal doit être disponible pour répondre à celles-ci si l équipe de recherche ne peut répondre à Page 17 sur 37

Page 18 sur 37 MON31FR01 une ou plusieurs questions. En plus, la personne qui obtient le consentement doit poser des questions au participant afin d évaluer sa compréhension du FIC et des documents fournis. La procédure d obtention du consentement doit être documentée, signée et datée, dans les dossiers de recherche. La documentation doit être complète et le plus exhaustive possible. Il est possible pour les équipes de recherche de se développer des outils pour la documentation du processus de consentement. La documentation doit être conservée avec les documents essentiels tels qu énoncé dans le MON32. Dans le cas où un médecin participe au consentement d un participant, les obligations énoncées dans son code de déontologie doivent s appliquer. Selon le code de déontologie des médecins, le médecin doit a) sauf urgence, avant d'entreprendre un examen, une investigation, un traitement ou une recherche, obtenir du patient ou de son tiers autorisé, un consentement libre et éclairé. b) s'assurer que le patient ou son tiers autorisé a reçu les explications pertinentes à leur compréhension de la nature, du but et des conséquences possibles de l'examen, de l'investigation, du traitement ou de la recherche qu'il s'apprête à effectuer. Il doit faciliter la prise de décision du patient et la respecter. c) vis-à-vis des participants de recherche ou de leur tiers autorisé, s'assurer: i) que chaque participant soit informé des objectifs du projet de recherche, des avantages, risques ou inconvénients pour le participant, des avantages que lui procureraient des soins usuels s'il y a lieu, ainsi que du fait, le cas échéant, que le médecin retirera des gains matériels de l'inscription ou du maintien du participant dans le projet de recherche; ii) qu'un consentement libre, éclairé, écrit et révocable en tout temps, soit obtenu de chaque participant avant le début de sa participation à la recherche ou lors de tout changement significatif au protocole de recherche. d) à l'égard d'un patient qui veut recourir à des traitements insuffisamment éprouvés, l'informer du manque de preuves scientifiques relativement à de tels traitements, des risques ou inconvénients qui pourraient en découler, ainsi que des avantages que lui procureraient des soins usuels, le cas échéant. Les infirmiers et infirmières doivent également respecter leur code de déontologie. Dans le code de déontologie des infirmiers et infirmières, il est mentionné que l'infirmière ou l'infirmier : a) doit s'abstenir d'exprimer des avis ou de donner des conseils contradictoires, incomplets ou non fondés. À cette fin, il doit chercher à avoir une connaissance complète des faits avant de donner un avis ou un conseil. i) l'infirmière ou l'infirmier qui informe le public d'une nouvelle méthode de soin ou d'un traitement insuffisamment éprouvé doit le mentionner et faire les réserves qui s'imposent.

b) ne doit pas inciter quelqu'un de façon insistante à recourir à ses services professionnels ou à collaborer à une recherche. MON31FR01 c) doit fournir au client toutes les informations requises lorsque l'obligation d'obtenir un consentement libre et éclairé incombe à l'infirmière ou à l'infirmier. i) dans le cadre d'une recherche, l'infirmière ou l'infirmier doit, auprès de chacun des participants de recherche ou de son tiers autorisé, s'assurer: I) que chaque participant soit informé des objectifs et du déroulement du projet de recherche, des avantages, des risques ou des inconvénients pour lui ainsi que des avantages que lui procureraient des soins usuels, s'il y a lieu; II) III) qu'un consentement libre et éclairé soit obtenu par écrit de chaque participant avant le début de sa participation à la recherche et, le cas échéant, lors de tout changement significatif au protocole de recherche; que le participant de recherche soit informé que son consentement est révocable en tout temps. Le FIC doit fournir au participant pressenti toutes les informations pertinentes nécessaires pour lui permettre de prendre la décision de donner ou non son accord pour être recruté comme participant dans une recherche clinique. Le participant doit également disposer de suffisamment de temps afin de s informer des détails liés à la recherche. Si les circonstances le permettent, le participant doit pouvoir apporter le FIC chez lui et il doit pouvoir en discuter avec ses proches au besoin. Le délai de réflexion doit permettre de minimiser la possibilité d influence indue ou de coercition. Applications : Il n y a pas de temps minimum de réflexion d inscrit dans ce MON car le temps disponible pour faire le recrutement et obtenir le consentement est variable d une étude à l autre. Par contre, il est important de laisser un temps de réflexion, en l absence du chercheur principal ou de l équipe de recherche, au participant ou à son tiers autorisé pour s assurer que le consentement est donné librement et volontairement. Si ce temps de réflexion n est pas possible ou refusé par le participant ou son tiers autorisé, ceci doit être documenté dans le processus de consentement du participant. Il est conforme à l éthique et à la loi que le participant reçoive une indemnité en contrepartie de la participation à une expérimentation. Le versement de l indemnité doit respecter deux conditions essentielles à l existence de la liberté de participation : a) l absence de gratification indue ; b) le versement d une indemnité au prorata de sa participation. Toutefois, pour être juridiquement valide, cette indemnité doit se limiter aux pertes et aux contraintes subies. Dans tous les cas, le CÉR doit approuver cette indemnité. Page 19 sur 37

MON31FR01 Le participant ou son tiers autorisé doit signer et dater le FIC avant que ne soit initiée toute procédure spécifique à un projet de recherche. Une signature reçue par fax ou par courriel n est pas acceptable, sauf si cette méthode est préalablement approuvée par le CÉR. Le FIC doit également être signé et daté par la personne qui a dirigé la discussion entourant l explication du FIC au participant ou à son tiers autorisé, et par le chercheur principal. Si le consentement est obtenu le même jour que le début de la participation à l'étude, il doit y avoir documentation de la date et de l heure de la signature du FIC dans le document source et dans le registre de recrutement (ou un document équivalent) afin de prouver que le consentement a été obtenu avant la participation à la recherche. Applications : Toutes les signatures doivent être obtenues avant le début des procédures avec le participant à l étude. On ne peut exiger du participant qu il se conforme à des consignes telles qu apporter un échantillon d urine, ne pas prendre sa médication habituelle, être à jeun, etc., avant qu il n ait signé le FIC. Des moyens alternatifs peuvent être mis en place pour permettre au participant de faire une procédure avant la signature du FIC. Par contre, ces moyens doivent être préalablement acceptés par le CÉR et bien documentés dans la documentation de recherche. L original du FIC signé et daté par le participant, la personne qui a obtenu le consentement et le chercheur principal doit être conservé dans les documents essentiels à la recherche. Le participant, ou son tiers autorisé, doit obtenir une copie du FIC signé et daté. Une photocopie pour le participant est valable. Il est recommandé de documenter la remise de la copie du FIC au participant. Le consentement est un processus continu. Le chercheur principal et l équipe de recherche doivent s assurer que le consentement du participant demeure valide pendant toute la durée de l étude en donnant régulièrement l occasion au participant de poser des questions sur l étude. 5.5.a. Consentement de personnes inaptes, mineures ou incapables de lire un FIC Lorsqu un projet de recherche porte sur des participants qui peuvent uniquement participer à la recherche avec le consentement de leur tiers autorisé, le participant doit être renseigné sur la recherche dans les limites de sa compréhension et son assentiment au projet n est pas nécessaire mais recommandé. Le participant est dans ce cas représenté par son tiers autorisé qui signera le FIC. i. Personnes mineures Une personne doit avoir 18 ans ou plus pour pouvoir donner son consentement sauf dans le cas de mineurs de 14 ans ou plus pour qui, de l'avis du CÉR, la recherche ne comporte qu'un risque minimal et si les circonstances justifient que le mineur puisse signer pour lui-même le FIC. Dans les autres cas, seul le titulaire de l autorité parentale ou le tuteur peut signer le FIC. Page 20 sur 37

MON31FR01 Si le projet implique le concours de mineurs en âge de comprendre les implications de leur participation dans le projet et qui peuvent comprennent la nature et les objectifs du projet, le chercheur principal, ou la personne déléguée, doit mettre en place un processus pour que l assentiment de ces derniers soit obtenu et documenté. Le chercheur principal, ou la personne déléguée, doit respecter toute manifestation d opposition à participer au projet. Lorsqu un participant mineur, dont la participation, au début du projet, dépend du consentement du titulaire de l autorité parentale ou de son tuteur, atteint sa majorité pendant le déroulement du projet, le chercheur principal ou une personne déléguée doit solliciter de nouveau son consentement par écrit. Si le participant ne consent pas, il ne peut continuer à participer au projet de recherche. Application : Tel que décrit dans le FIC, dans le cas d un désistement, certaines données concernant le participant pourront être conservées à des fins de sécurité par le chercheur principal et l équipe de recherche. ii. Majeur inapte Lorsque l inaptitude d un majeur à consentir est constatée, le consentement est donné par le mandataire, le tuteur ou le curateur. Si le majeur n est pas ainsi représenté, le consentement est donné par le conjoint, qu il soit marié, en union civile ou en union de fait, ou, à défaut de conjoint ou en cas d empêchement de celui-ci, par un proche parent ou par une personne qui démontre pour le majeur un intérêt particulier. Lorsqu il le pourra, le participant signera le FIC. Application : Il est possible de faire de la recherche clinique avec des participants qui ont une inaptitude, subite ou non, à consentir à cause de leur état de santé. Par contre, avant d inclure ce participant dans le projet de recherche ou de faire une procédure sur ce participant, on doit obtenir le consentement : a) du mandataire, du tuteur ou du curateur; b) du conjoint (marié, en union civile ou en union de fait); c) d un proche parent; ou d) d une personne qui démontre un intérêt particulier envers le participant. Si le participant devient apte à consentir, celui-ci devra signer le FIC avant de continuer dans le projet de recherche. Si le participant refuse de consentir, tel que décrit dans le FIC, certaines données le concernant pourront être conservées à des fins de sécurité par le chercheur principal et l équipe de recherche. Dans le même sens, si quelqu un apte à donner son consentement lors du recrutement devient inapte à consentir aux soins requis par son état de santé ou se voit placé sous un régime de protection, un tiers autorisé devra signer un FIC avant de continuer la participation de cette personne dans le projet de recherche. Page 21 sur 37

Dans tous les cas, la procédure de consentement doit être documentée et cette documentation doit être conservée tel que décrit dans le MON32. MON31FR01 Si le projet implique le concours de majeurs inaptes qui comprennent la nature et les objectifs du projet, le chercheur principal, ou la personne déléguée, doit mettre en place un processus pour que l assentiment de ces derniers soit obtenu et documenté. S il en est capable, le participant doit aussi signer et dater le FIC. Le chercheur principal, ou la personne déléguée, doit respecter toute manifestation d opposition à participer au projet. iii. Majeur incapable de lire le FIC S il est impossible pour le participant ou son tiers autorisé de lire le FIC, le chercheur principal ou un membre délégué de son personnel devra en faire la lecture en présence d un témoin impartial. Le témoin doit prendre connaissance du FIC et de toute autre information fournie au participant. Le témoin est présent pendant la lecture du FIC au participant ou à son tiers autorisé, durant la procédure d obtention du consentement, et assiste à la signature du FIC par le participant ou le tiers autorisé s ils sont aptes à le faire. Une fois que toute l information a été donnée au participant ou à son tiers autorisé et une fois que le participant ou son tiers autorisé a consenti par écrit ou verbalement à la participation du participant à la recherche clinique, le témoin doit signer le FIC. Cette signature par le témoin sert à attester que l information figurant sur le FIC et sur tout autre document fourni au participant a été expliquée de façon appropriée au participant ou à son tiers autorisé, qu elle semble avoir été comprise par le participant ou son tiers autorisé, et que le consentement a été fourni librement par le participant ou son tiers autorisé. Applications : Cette ligne de signature n est pas obligatoire dans les FIC mais si vous pensez qu il est possible que ce genre de situation se présente, il serait mieux de prévoir la ligne de signature dans le FIC. S il y a une ligne de signature pour un témoin dans un FIC et que cette signature n est pas requise car il n y a pas de barrière linguistique ou de lecture, il faut inscrire «N/A» sur la ligne de signature. Lors de barrière linguistique, dans la mesure du possible et sans coût déraisonnable, un participant ne devrait pas se voir refuser de pouvoir participer à un projet de recherche. Le chercheur principal devrait recourir à un intermédiaire pour faciliter la communication entre le participant pressenti et l équipe de recherche et garantir qu il possède les capacités langagières nécessaires pour assurer une communication efficace et ce, durant toute la durée de la participation du participant. Cet intermédiaire pourra servir de témoin lors du processus de consentement. Celui-ci devra être capable de comprendre et de lire le FIC et les informations fournies par le personnel de recherche et de les traduire au participant ou au tiers autorisé. Page 22 sur 37

MON31FR01 Au CHUS, il est possible de faire des demandes d interprète auprès du service d aide aux néo-canadiens de Sherbrooke. L interprète devra être présent lors de chaque visite. 5.5.b. Documentation du consentement Il faut également documenter le processus de consentement dans les documents sources. Ceux-ci doivent comprendre les informations suivantes : a) L évaluation de la compréhension du participant face aux documents fournis (incluant le FIC); b) Si le participant a eu l occasion de lire attentivement le FIC et de décider de participer ou non à l étude; c) Si suffisamment de temps a été accordé au participant pour prendre sa décision; d) Si l équipe de recherche a répondu adéquatement aux questions du participant; e) La confirmation que le consentement a été obtenu avant le début des procédures liées à l étude (date et heure, si nécessaire), f) Toute autre information pertinente sur le processus de consentement. Application : La liste des documents essentiels à l étude se trouve dans le MON32. Aucune donnée nominative ne doit être transmise ou copiée par le promoteur si celui-ci n est pas au CHUS, donc si une copie de la documentation du consentement doit être envoyée au promoteur, cette copie devra être dénominalisée. Des formulaires peuvent être créés ou fournis par le promoteur ou l équipe de recherche pour recueillir cette information. 5.6. Révision et modification du FIC Si des changements au projet ou de nouvelles informations (ex : des incidents thérapeutiques graves) sont susceptibles d influencer le participant dans sa décision de continuer ou non à participer au projet, le promoteur ou le chercheur principal doit s assurer que le FIC contienne ces nouvelles informations et que ces informations soient présentées au CÉR. De plus, les commentaires (i.e. corrections ou ajouts) émis par les autorités réglementaires ou par le CÉR, doivent être retournés au promoteur, et incorporés dans le FIC. Applications : Le chercheur principal ou la personne déléguée doit intégrer la nouvelle information dans le FIC en cours, le cas échéant, faire approuver la modification par le promoteur, puis soumettre pour approbation le FIC modifié au CÉR. Ce n est qu une fois approuvée par le promoteur et le CÉR que le nouveau FIC peut être utilisé avec les participants. Lors de la modification d un FIC, il ne faut pas oublier de changer la date de version en bas de page. Page 23 sur 37

Page 24 sur 37 MON31FR01 Il faut conserver toutes les communications relatives à la révision du FIC (communication avec le promoteur, les organismes réglementaires, le CÉR, etc.) ainsi que toutes les versions approuvées par le CÉR dans la documentation essentielle de l étude. 5.6.a. Présentation du FIC au participant (après le processus de consentement initial) La nouvelle version du FIC approuvée par le CÉR et qui contient de l information pouvant influencer le participant dans sa décision de continuer ou non à participer au projet doit être lue, comprise, signée et datée personnellement par tous les participants (ou leurs tiers autorisés) qui sont encore actifs dans la recherche dans un délai de deux mois suite à l approbation du nouveau FIC par le CÉR et à la réception de l accord de sa diffusion par le promoteur. La nouvelle version doit également être utilisée pour le consentement de tout nouveau participant. Cette nouvelle version doit également être signée et datée par la personne qui a dirigé la discussion. Si le participant encore actif dans la recherche (ou le tiers autorisé) ne peut être rencontré pendant le délai alloué, celui-ci peut être contacté par téléphone afin de communiquer les nouvelles informations. Le délai pour le contact téléphonique reste le même. Il doit y avoir documentation du contact téléphonique. Suite au contact téléphonique, le nouveau FIC approuvé peut être envoyé par courrier pour être signé et daté. Le participant (ou le tiers autorisé) doit retourner le nouveau FIC au chercheur principal ou à la personne déléguée. Applications : Il existe deux possibilités pour donner la nouvelle information aux participants: faire signer un nouveau FIC ou faire un addendum au FIC déjà signé. Lorsque le recrutement n est pas terminé, il faut faire signer un nouveau FIC. Si le recrutement est terminé pour le projet, c est un addendum qui doit être utilisé. L addendum, tout comme le FIC, doit être approuvé par le CÉR avant de pouvoir être communiqué aux participants. 5.7. Suivi des participants Afin d optimiser la sécurité du participant, lorsqu il est soumis à des prélèvements ou des analyses utilisant les services du CHUS, sa participation doit être inscrite à son dossier informatisé ARIANE (sauf pour les volets reliés à des études génétiques). Si la personne n a pas de dossier du CHUS, le chercheur prendra les dispositions nécessaires pour en faire ouvrir un. Le chercheur principal ne doit apporter aucune variante ni modification au protocole sans l autorisation du promoteur et sans que le CÉR ait donné une approbation favorable après avoir examiné la modification proposée, sauf lorsque le changement proposé est nécessaire pour éliminer un danger immédiat pour les participants ou qu il concerne un aspect logistique ou administratif de la recherche (changement de surveillance, de numéro de téléphone, etc.). 5.7.a. Accès aux dossiers informatisés ARIANE En signant le FIC, le participant doit savoir qu il consent à ce que le personnel de recherche, le promoteur et les organismes réglementaire aient accès à son dossier hospitalier.

MON31FR01 Toute information contenue dans un dossier médical est confidentielle. Tout participant à une recherche bénéficie du droit au secret professionnel, qu il soit mineur ou majeur. Tous les membres de l équipe de recherche sont tenus au secret professionnel et à la confidentialité. Toute demande d accès aux données, au dossier médical papier ou informatisé, dans le cadre d une recherche, doit être faite à l InfoCentre qui la transmettra à la DSP pour autorisation. Le demandeur devra se soumettre aux exigences émises par cette dernière. Une sécurité Ariane CRC élargie peut être accordée au personnel de recherche qui aura à consulter les dossiers informatisés des participants. La demande doit être acheminée au coordonnateur de la recherche clinique du CHUS qui fera une demande officielle à la DSP après évaluation du besoin de consultation. Pour avoir accès à certains niveaux de sécurité, la personne doit avoir un certain type de formation (voir MON36 pour plus de détails sur les niveaux de sécurité disponibles en recherche). Il faut en tenir compte lors de l embauche. 5.7.b. Documentation de la recherche dans le dossier médical des participants En acceptant de participer au projet de recherche, le participant consent à ce que le chercheur principal transmette à l établissement les informations pertinentes aux seules fins de la constitution du répertoire de l établissement. Ces informations sont recueillies dans le but de protéger les participants et d assurer la transparence des activités de recherche au CHUS. Applications : Lors des essais cliniques, l équipe de recherche doit inclure les participants dans la gestion des participants du projet de recherche dans le système ARIANE. Cette liste permet à l équipe de recherche de faire le suivi des participants en recevant les avis d hospitalisation et de visite à l urgence pour les participants à l essai clinique. Si la participation au projet de recherche présente un risque sérieux pour sa santé, le participant doit consentir à ce que certains documents ou informations spécifiques à la recherche puissent être versés à son dossier hospitalier. Le participant doit en être informé à la lecture du FIC. Applications : Aucune mention d une participation à une étude ayant un volet génétique ne doit être versée au dossier médical d un participant. Afin d éviter l épuration des dossiers médicaux informatisés ARIANE par les archives du CHUS, l équipe de recherche doit inscrire la date de fin de projet correspondant à la date de fin de conservation des documents essentiels dans le dossier informatisé ARIANE. Cette inscription se fait dans la section «Données démographiques» des dossiers informatisés. Dans le cas où la participation au projet de recherche présente un risque pour la santé du participant, une copie du sommaire de la recherche et une copie du FIC peuvent être versées au dossier médical du participant avec son consentement. Page 25 sur 37

MON31FR01 Pour les essais cliniques, le chercheur principal ou une personne déléguée doit mettre, dans le dossier médical informatisé Ariane du participant, un avertissement que celui-ci fait partie d un projet de recherche. Applications : Cet avertissement doit être mis dans le dossier suite au recrutement du participant. L avertissement peut également être mis dans les dossiers de participants à des recherches cliniques qui ne sont pas des essais cliniques si le chercheur principal le juge approprié ou si la participation au projet présente un risque sérieux pour la santé des participants. Il y a 2 types d avertissements possibles : le formulaire CRC-RC4 et l avis de protocole de recherche. Les deux peuvent être mis au dossier d un participant et les deux se retrouveront dans le dossier médical informatisé Ariane, sous l onglet «Avis/Précaution», de façon à ce que l information soit disponible et facilement accessible en tout temps pour le personnel clinique (voir MON36 pour plus de détails sur les avertissements). 5.7.c. Suivi du participant pendant le déroulement de l étude La protection des participants à la recherche exige de leur assurer les mêmes droits qu aux usagers recevant des soins de santé ou des services sociaux. Tout participant peut donc recourir aux mécanismes prévus par le CHUS dans les cas d insatisfaction en regard des soins et services reçus ou qu il aurait dû recevoir (annexe Une plainte à formuler?). Il est recommandé que le chercheur principal informe le médecin traitant du participant du fait que celui-ci participe à la recherche si le participant en donne son accord. Le chercheur principal doit s assurer que le participant adhère à tous les aspects du protocole (médication, examens, questionnaires ). Ceci doit être documenté dans les documents sources. Toutes les réquisitions d analyses ou d examens demandés aux services du CHUS dans le cadre du projet de recherche doivent être prescrits à partir du catalogue de prescription du médecin, section «Projet de recherche». Lors de la recherche clinique, il est de la responsabilité du promoteur et du chercheur principal de décider, selon l information obtenue et la possibilité de danger immédiat pour les participants, de freiner le recrutement de participants dans l étude jusqu à ce que le CÉR et les organismes réglementaires aient statué sur la reprise du recrutement, s il y a lieu. Dans le cas d un incident thérapeutique, le participant doit être suivi jusqu à la résolution de l incident ou selon les indications du protocole. Ce suivi doit être documenté dans les documents sources. Application : Lorsqu un participant consulte au CHUS, le médecin qui en prend charge doit, au besoin, pouvoir contacter une personne ressource appropriée. Cette dernière doit être le Page 26 sur 37

Page 27 sur 37 MON31FR01 chercheur principal, son délégué, ou le pharmacien de garde, de façon à évaluer de manière conjointe la situation et à dégager une attitude diagnostique et thérapeutique. Tout incident thérapeutique grave (ITG) concernant un participant doit être rapporté dans les vingtquatre (24) heures de la prise de connaissance de l événement au CÉR et au promoteur. Si une étude est abandonnée ou interrompue prématurément pour une raison quelconque, le chercheur principal doit informer rapidement les participants et veiller à ce qu un traitement et un suivi appropriés leur soient fournis, si applicable. Le CÉR doit également être avisé que l étude est cessée. Le chercheur principal doit préciser les raisons de l arrêt de la recherche clinique et spécifier tout risque potentiel pour la santé des participants. Si le participant déménage durant l étude, le chercheur principal doit s assurer d obtenir ses nouvelles coordonnées afin d assurer un suivi adéquat dans le cadre du projet. Tous les contacts afin d obtenir les coordonnées (téléphone, courriel, lettre ou autre) doivent être consignés dans les documents sources. i. Observation de plus de douze (12) heures Pour toute recherche clinique nécessitant une observation des participants au CRCHUS en dehors des heures normales, il demeure important que tous les éléments de sécurité pour les participants soient mis en place, et ce à chacun des quarts de travail. Il est important d informer le service des télécommunications et le service de sécurité du CHUS que des activités cliniques se déroulent au CRCHUS en dehors des heures régulières (voir en annexe le détail de la procédure). ii. Perte de suivi Lorsque trois (3) contacts téléphoniques ont été tentés et documentés sans succès pendant une période de trois (3) mois par le chercheur principal ou l équipe de recherche, le participant peut être considéré comme «perdu au suivi» (Lost-to-Follow-up). La documentation des contacts téléphoniques doit inclure, dans les documents sources, la date et l'heure des appels téléphoniques, le nom de la personne qui a fait la tentative, et si elle a parlé à quelqu'un ou laissé un message vocal. Si la personne est en mesure de parler à quelqu'un, elle doit documenter les détails pertinents de la conversation. En outre, dans les études représentant «plus qu'un risque minimal pour les participants» (approbation du CÉR obtenue en comité plénier), le chercheur principal ou l équipe de recherche doit également générer et envoyer une lettre recommandée à l'adresse du participant dans les 30 jours suivant la dernière tentative de contact téléphonique. Si le participant ne répond pas, la réception de la lettre recommandée doit être documentée dans le dossier de recherche du participant avec une

MON31FR01 copie de la lettre envoyée. Pour les études de risque minimal, la lettre recommandée n'est pas nécessaire. Si le chercheur principal ou le promoteur souhaite appliquer des procédures plus strictes (par exemple, six tentatives téléphoniques au cours d'une semaine), ces critères devraient être détaillés dans le protocole de l'étude. iii. Désistement, retrait ou perte de suivi L équipe de recherche doit informer rapidement le chercheur principal (moins de trois jours ouvrables) de tout retrait d un participant ou perte de suivi. Tout désistement, retrait ou perte de suivi d un participant doit être consigné dans les documents source avec la date de l'événement. Si le participant désire se retirer du projet, le chercheur principal doit consigner cette information dans les documents sources. Si la raison de ce désistement est disponible, elle doit être indiquée dans les documents sources. Si applicable, le participant doit être informé des autres possibilités de traitements et de l endroit où ces traitements sont disponibles. Le suivi du participant doit être fait conformément aux exigences du protocole afin d assurer sa sécurité. Le chercheur principal doit également informer le CÉR de tout retrait d un participant lors du renouvellement annuel et en indiquer les raisons si elles sont connues. 5.7.d. Suivi du participant après la fin de l étude Le promoteur peut définir dans le protocole une période de suivi des participants après la fin de l étude. Cette période est habituellement de 30 jours. Le chercheur principal doit s assurer de faire le suivi adéquat auprès des participants suite à la fermeture de l étude, notamment en ce qui concerne les incidents et les réactions thérapeutiques, graves ou non. 6. Références Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1 : Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Page 28 sur 37

MON31FR01 Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Québec, Code civil du Québec, L.Q., mis à jour octobre 2013. Québec, Code de déontologie des médecins, Loi médicale (chapitre M-9, a. 3), Code des professions (chapitre C-26, a. 87). Québec, Code de déontologie des infirmières et infirmiers, Loi sur les infirmières et les infirmiers, (chapitre I-8, a. 3), Code des professions, (chapitre C-26, a. 87). Québec, Loi sur les services de santé et les services sociaux, L.R.Q., chapitre S-4.2, partie I, titre II, chapitre II. Québec, Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., chapitre A_2.1. Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada, Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Page 29 sur 37

MON31FR01 7. Annexes 7.1. Annexe 1 - Une plainte à formuler? Page 30 sur 37

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MON31FR01 7.2. Annexe 2 : Observation de plus de 12 heures Page 35 sur 37

MON31FR01 PROCÉDURE : «OBERSVATION DE PLUS DE 12 HEURES» 1 semaine à l avance, faire parvenir à tous les services concernés l avis documenté (voir page suivante). Le jour même, vérifier si l information s est bien rendue. S il y a un code de réanimation : o le gardien de sécurité débarre automatiquement les portes magnétiques; o l équipe de réanimation de l hôpital aura libre accès; o lorsque le code est terminé : en aviser la sécurité pour faire barrer les portes. Page 36 sur 37

PROJET DE RECHERCHE AVEC OBSERVATION DE PATIENT AU CENTRE DE RECHERCHE DU CHUS La présente est pour aviser votre service que : Du au Un(e) patient(e) sera maintenu(e) sous observation au CRCHUS au local : Pendant cette période, vous pourrez me rejoindre au poste : Signature chercheur principal ou personne déléguée Pagette Copies : Poste Fax Pagette Sécurité 14121 16436 - Télécommunications 22561 819-829-6250 - DIS : coord. 15447 16476 1061 Page 37 sur 37

MON32FR01 TITRE GESTION DE LA DOCUMENTATION ESSENTIELLE LIÉE AUX ÉTUDES CLINIQUES CODIFICATION MON 32 VERSION 01 NOMBRE TOTAL DE PAGES 31 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 09/oct/2014 01 Création du nouveau MON Inclut certaines informations qui se trouvaient dans le MON16FR05 APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 31

MON32FR01 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 6 5.1. Directives générales... 6 5.2. Organisation de la documentation essentielle... 6 5.3. Confidentialité et accès aux documents... 7 5.3.1. Accessibilité de la documentation essentielle pour une inspection... 7 5.4. Documents sources... 8 5.5. Formulaire d exposé de cas (FEC)... 10 5.5.1. Saisie des données dans le FEC... 10 5.5.2. Contrôle de la qualité et modifications des données... 11 5.6. Sécurité des données... 12 5.7. Traitement des données cliniques... 13 5.8. Conservation et archivage de la documentation essentielle... 13 5.9. Destruction des documents... 15 6. Références... 15 7. Annexe... 17 7.1. Annexe 1: Documents essentiels... 17 Page 2 sur 31

MON32FR01 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les exigences en matière de conservation, d organisation et d archivage de la documentation essentielle liée aux projets de recherche clinique avec ou sans médicament à l étude. 2. Portée Ce MON s applique à tout projet de recherche impliquant des participants humains réalisé sous l autorité du CHUS. Il doit être respecté et suivi par toute personne impliquée dans la conduite de ces projets, c est-à-dire par les membres des équipes de recherche, les chercheurs, les employés, les professionnels ou les étudiants qui œuvrent dans le CHUS. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) rapporter de façon précise les données du FEC requises par le protocole. Ces données doivent correspondre en tout point avec les données et documents sources pour tous les participants à la recherche clinique; b) faire appel à des personnes possédant les qualifications requises ou ayant eu une formation pour compléter les FEC et vérifier les données. Cette confirmation de qualification ou de formation doit être documentée, MON27; c) gérer les autorisations d accès aux données cliniques au sein de l équipe de recherche, que ce soit un accès physique ou un accès informatique aux données de la recherche clinique; d) consigner dans des registres, traiter et conserver les renseignements relatifs à une étude clinique de façon à permettre la présentation de rapports complets et exacts sur ceux-ci ainsi que leur interprétation et leur vérification; e) tenir des registres complets et précis afin de démontrer que l étude clinique est menée conformément aux bonnes pratiques cliniques et autres réglementations applicables; f) s assurer que la documentation essentielle reliée à l étude clinique est conservée dans un endroit sécuritaire et d en restreindre l accès au personnel autorisé; g) assurer la conservation et l archivage de la documentation essentielle selon les délais prévus au protocole de recherche et la réglementation applicable. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Page 3 sur 31

MON32FR01 Le promoteur est responsable de : a) s assurer que les activités de gestion des données cliniques sont conformes à toutes les exigences des règlements, des bonnes pratiques cliniques (BPC) de la Conférence internationale sur l harmonisation (CIH), du promoteur, ainsi qu aux exigences de l établissement; b) faire appel à des personnes possédant les qualifications requises pour traiter et vérifier les données cliniques, pour effectuer les analyses statistiques et rédiger les rapports de recherche; c) gérer les autorisations d accès aux ecrf au sein de l équipe de recherche; d) s assurer de la protection et de la sécurité des données des recherches cliniques; e) s assurer d observer les exigences réglementaires applicables pour le maintien de la confidentialité de l identité du participant et de ses données en utilisant des codes d identification non ambigus pour toutes les données consignées de chaque participant; f) s assurer que le système électronique de gestion des données cliniques est valide et conforme aux exigences réglementaires. 4. Définitions Base de données : Le terme base de données s applique à tous les logiciels qui sont utilisés pour formater, manipuler ou contrôler l entreposage de données électroniques de l étude. Ceci peut être un fichier ou un système de fichiers qui sont maintenus comme la base de données de l étude. Base de données (ou Fichier) propre : Une base de données de laquelle les erreurs ont été éliminées. Code d identification du participant : Identificateur unique attribué par le chercheur principal ou le promoteur à chacun des participants à l'étude pour protéger leur identité et qui est utilisé au lieu du nom du participant lorsque des informations ou des données sont consignés pendant l étude. La clé liant le code et les identifiants directs des participants n est disponible qu aux membres autorisés de l équipe de recherche. a) Code simple : Un code aléatoire est assigné aux données d un participant. Les identifiants directs sont supprimés de la base de données et gardés séparément. b) Code double ou multiple : Deux codes ou plus sont assignés aux données du même participant gardées dans différentes base de données (p.ex. données administratives de santé, données cliniques, échantillons et données génétiques). Confidentialité : Responsabilité éthique et, dans certains cas, légale des personnes ou des organisations de protéger l information qui leur est confiée contre l accès, l utilisation, la divulgation et la modification non autorisés et contre la perte et le vol. Page 4 sur 31

MON32FR01 Documentation : Tous les dossiers, sous quelque forme que ce soit (incluant, mais non exclusivement, les dossiers écrits, électroniques, magnétiques et optiques ainsi que les scintigrammes, les radiographies et les électrocardiogrammes), dans lesquels sont décrits ou consignés les méthodes, le déroulement ou les résultats d une étude, les facteurs associés à une étude et les mesures prises. Documents sources : Documents, données et dossiers originaux (dossiers d hôpital, dossiers informatisés ARIANE, fiches cliniques et administratives, notes de laboratoire, notes de service, journaux personnels et questionnaire remplis par les participants, listes de contrôle, dossiers pharmacologiques, données enregistrées à partir de moyens automatisés, copies ou transcriptions certifiées après vérification de leur exactitude, microfiches, négatifs, microfilms ou supports magnétiques, radiographies, fichiers des participants et dossiers conservés à la pharmacie, aux laboratoires et aux services médicotechniques participant à l étude clinique) d où proviennent les informations collectées pendant l étude. Aussi appelés «Documents de base». Documents essentiels : Documents permettant l évaluation, individuelle et collective, du déroulement d une étude et de la qualité des données produites. Données sources: Toute information figurant dans les dossiers originaux et dans les copies certifiées de ces dossiers et faisant état des résultats cliniques, des observations ou des autres activités réalisées au cours de l étude nécessaires à la reconstitution et à l'évaluation de cette étude. Les données sources figurent dans les documents sources (dossiers originaux ou copies certifiées). Aussi appelées «Données de base». Données identifiables : N importe quel élément ou combinaison d éléments qui permettent directement ou indirectement l identification du participant (p.ex. à travers les identifiants directs ou indirects). Formulaire d exposé de cas (FEC) : Document imprimé, optique ou électronique sur lequel sont consignés tous les renseignements et les données collectées sur les participants pendant l étude et qui, selon le protocole, doit être présenté au promoteur. Aucune donnée qui permettrait d identifier le participant (comme le nom ou des identifiants indirects) ne doit se retrouver dans un FEC. Le terme CRF pour Case Report Form est aussi couramment utilisé ou ecrf lorsque celui-ci est électronique. Identifiants directs : Ce sont des variables telles que le nom et l adresse, le numéro d assurance social, le numéro de dossier médical, etc. qui établissent un lien explicite avec le participant. Identifiants indirects : Ce sont des variables telles que la date de naissance, le sexe, les initiales, le statut marital, le lieu de résidence, le code postal (même partiel), la profession, le type de travail, etc. et qui, en combinaison, peuvent être utilisées pour identifier un individu. Page 5 sur 31

MON32FR01 5. Procédure 5.1. Directives générales Toute information relative à un participant, qu elle soit verbale, écrite, photographique ou autre, est considérée comme étant de nature confidentielle. Les documents essentiels sont les documents qui, distinctement ou ensemble, permettent l évaluation du déroulement d une étude et de la qualité des données produites. La gestion de ces documents sert à : a) consigner, traiter et conserver toute l information liée à l étude de façon à ce qu elle puisse être rapportée avec précision, interprétée et vérifiée; b) assurer l intégralité et le suivi de toutes les données cliniques au moyen de procédures de collecte, de saisie, de contrôle, de vérification, de correction et de traitement des données, tout en tenant compte du fait que l étude peut être faite à l insu; c) établir et maintenir les autorisations appropriées d accès aux données cliniques au sein de l équipe de recherche, qu elles soient imprimées ou électroniques; d) établir que le chercheur principal, le promoteur et l ARC respectent les normes établies dans les bonnes pratiques cliniques (BPC) ainsi que toutes les exigences réglementaires applicables; e) assurer la protection et la sécurité des données de l étude clinique. La gestion de cette documentation est liée à la gestion efficace d une étude. Certains des documents essentiels à la réalisation d une étude serviront à la soumission de l étude aux différentes instances réglementaires ou seront inspectés par les organismes réglementaires dans le cadre du processus de validation de l étude. Ces documents doivent donc être disponibles à cette fin. Il est important de produire et de maintenir à jour la documentation essentielle reliée à une étude clinique approuvée par le CÉR. Ces documents sont regroupés en trois sections dépendant du moment où ils sont généralement produits, soit : avant le début de l étude, durant l étude et à la fin de l étude. Une liste minimale des documents essentiels est présentée en annexe. 5.2. Organisation de la documentation essentielle Il est nécessaire de maintenir à jour la documentation essentielle afin de s assurer que tous les documents et les dossiers requis soient conservés de manière organisée afin de permettre un accès rapide à l information exigée lors d une visite de surveillance du promoteur ou d une inspection menée par un tiers comme Santé Canada, la Food and Drug Administration (FDA) ou d autres organismes réglementaires applicables. Page 6 sur 31

MON32FR01 5.3. Confidentialité et accès aux documents La documentation essentielle doit être conservée dans un lieu sécurisé permettant de protéger son intégrité et sa confidentialité. Toute personne qui a accès à des données s engage à ne pas divulguer, sauf dans le cadre de son travail, les renseignements personnels dont elle a pu prendre connaissance. Le FIC doit indiquer aux participants que des personnes autres que le personnel de recherche, comme par exemple le CÉR ou les agences réglementaires (Santé Canada, FDA), pourraient également avoir accès aux données de l étude pour des fins de vérification ou d inspection. Le participant qui autorise l accès aux données le concernant doit être raisonnablement assuré que le promoteur, le chercheur principal, les représentants autorisés par le promoteur, le CRCHUS et les auditeurs et inspecteurs des autorités réglementaires ont pris toutes les précautions pour que les données vérifiées et recueillies demeurent confidentielles. La confidentialité des données pouvant servir à identifier les participants doit être protégée conformément aux règles relatives à la protection des renseignements personnels et à la confidentialité établies dans les exigences réglementaires applicables. Selon cette réglementation, un organisme public, comme le CHUS, ne peut communiquer un renseignement nominatif sans le consentement de la personne concernée. Toutefois, il est possible de communiquer un tel renseignement sans le consentement de cette personne dans les cas où le tiers est autorisé par la Commission d accès à l information à utiliser ce renseignement à des fins d étude, de recherche ou de statistique. Application : Aucune donnée nominative concernant un participant ne doit quitter le CHUS. Tous les documents pouvant avoir un identifiant direct ou des identifiants indirects, incluant le FIC, doivent être dénominalisés avant leur envoi à un promoteur externe au CHUS, sauf si ce promoteur a eu une autorisation de la Commission d accès à l information. Les données consignées dans le FEC ne doivent pas permettre l identification des participants. Un numéro de randomisation peut être utilisé. La confidentialité des données doit être maintenue et respectée pendant et après la recherche clinique. Un document de traçabilité identifiant les personnes autorisées à posséder un accès aux données cliniques, à consigner ou à corriger des données cliniques au FEC, doit être conservé dans la documentation essentielle à la recherche. Ce document doit être mis à jour selon les rôles et les responsabilités délégués par le promoteur ou le chercheur, tel que défini dans le MON27. 5.3.1. Accessibilité de la documentation essentielle pour une inspection Tous les dossiers générés lors de la réalisation d une étude peuvent être inspectés. Page 7 sur 31

Page 8 sur 31 MON32FR01 Suite à une notification d inspection par une agence réglementaire, la documentation essentielle doit être fournie : a) dans les deux jours s il existe des soupçons quant à l utilisation de la drogue pour les fins d un essai clinique, particulièrement dans le cas de celles présentant un risque pour la santé des participants à l essai; b) dans les sept jours suivant la demande dans tous les autres cas. Le MON17 guide l équipe de recherche dans sa préparation pour un audit ou une visite d inspection. 5.4. Documents sources Tous les documents sources doivent être conservés et archivés selon la réglementation applicable. Les documents sources peuvent être définis dans le protocole de façon à permettre leur vérification durant la recherche clinique. De plus, le protocole doit identifier les variables qui doivent être saisies directement dans le FEC; dans ce cas, ces données seront considérées données sources. La désignation des documents sources, sans y être limitée, peut inclure : a) la documentation du processus d obtention du FIC; b) le FIC signé et daté par le participant et par la personne qui a obtenu le consentement; c) le dossier médical, incluant l histoire médicale, les diagnostics et le suivi médical; d) toute communication entre les différents intervenants, comme promoteur/chercheur, chercheur/participant (exemples de communication : courriels, messages téléphoniques, etc.); e) les données démographiques (nom du participant, date de naissante et sexe, etc.); f) la médication concomitante actuelle et antérieure, s il y a lieu, selon le protocole; g) les critères d inclusion ou d exclusion et de randomisation; h) les dates de visites de recherche clinique, incluant le début et la fin de l étude, les dates de début et de fin de la médication, les dates des tests de laboratoire et des autres procédures diagnostiques; i) les résultats des tests objectifs (rayon-x, résultats de laboratoire, électrocardiogramme, etc.) revus, signés et datés par le chercheur principal ou son délégué et l estimation du résultat «cliniquement significatif» ou non; j) les détails d un IT ou d un ITG incluant la date de début et de fin, la causalité, les tests pertinents, le traitement reçu et ses conséquences ainsi que toute information disponible à ce sujet dans les données sources; k) les variables d efficacité primaires et secondaires; l) le numéro du participant, le numéro de randomisation et le numéro de FEC attribué, s il y a lieu.

Page 9 sur 31 MON32FR01 Des feuilles ou des formulaires de travail peuvent être créés par les membres de l équipe de recherche pour recueillir les informations nécessaires au protocole. Les données recueillies sur ces documents sont parties intégrantes des documents sources. Application : Les feuilles ou formulaires de travail devraient être complétés lisiblement et contenir les informations suivantes : a) titre abrégé de l étude; b) code d identification du participant; c) numéro du protocole (le cas échéant); d) nom du chercheur principal; e) numéro de la visite; f) date de la visite; g) confirmation du consentement du participant à continuer de participer à l étude; h) distribution et retour de médicaments et observance du traitement (s il y a lieu); i) médicaments et traitements concomitants; j) exécution du (ou des) test(s) diagnostique(s); k) évaluation clinique propre à l étude; l) incidents thérapeutiques, effets indésirables des médicaments; m) questionnaires auxquels le participant a répondu; n) date du prochain rendez-vous; o) notes cliniques. Les données doivent être entrées dans les documents sources de façon séquentielle, sans laisser d espace vide. Si une donnée est obtenue après une visite (donnée tardive), la date d obtention et la date de l entrée de la donnée doivent être inscrites. Application : Pour les données tardives, il faut éviter de les inscrire entre les lignes ou dans la marge. Les données doivent être inscrites à la suite des dernières entrées, en précisant qu il s agit de données tardives. Afin d assurer l intégrité et la traçabilité de toutes les données cliniques, un processus de collecte, de saisie, de contrôle, de vérification, de correction et de traitement des données doit être mis en place tout en respectant le fait que la recherche est effectuée avec une méthodologie à l insu, le cas échéant. Les modifications à apporter aux documents sources numérisés dans le dossier informatisé ARIANE doivent se faire en faisant une demande aux archives par le biais du formulaire «Remise de document numérisé/informatisé» disponible aux archives. La correction sera effectuée sur la photocopie du document, initialisée et datée puis retournée aux archives afin d être numérisée à nouveau.

MON32FR01 5.5. Formulaire d exposé de cas (FEC) Les FEC sont la propriété du promoteur. 5.5.1. Saisie des données dans le FEC La collecte des données peut se faire sur papier ou directement dans un FEC électronique (ecrf). Les données qui sont collectées et qui sont tirées des documents sources doivent correspondre aux données figurant dans ces documents, sinon les écarts devront être expliqués. Seules les personnes autorisées peuvent inscrire ou modifier des données dans le FEC. Cette délégation doit être inscrite dans le formulaire de délégation (MON27). Deux modes peuvent être utilisés pour la saisie des données dans le FEC : simple ou double saisie selon le type de FEC et le lieu où l étude est effectuée (site, ORC, etc.). Le mode de saisie est défini par le promoteur dans le protocole ou un autre document. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité du participant et des données qui lui sont reliées, seuls des codes d identification des participants doivent être utilisés pour l identification de toutes les données consignées au FEC, pour chaque participant. Les FEC doivent être complétés dès que les données sont disponibles ou pendant la visite d évaluation ou de suivi du participant. Les données doivent être entrées de façon séquentielle, sans laisser d espace vide. Si une donnée nécessaire pour le FEC ne se trouve pas dans les documents sources, il faut faire une note à ce propos dans le FEC. Les données doivent être datées et signées par la personne qui les complète (peut être fait de façon électronique dans les ecrf). Si les données sont inscrites par plusieurs membres de l équipe, chaque entrée ou section doit être signée et datée par la personne qui en a fait l inscription. Les films ou films électroniques de diagnostic, les échantillons et les rapports qui accompagnent les données doivent être anonymisés. Sur ces documents, identifier les participants à l aide du code d identification de l étude seulement. Il ne faut pas joindre, dans les FEC, des photocopies des documents sources qui permettraient d identifier le participant. Dans le cas d un FEC papier, l utilisation d un stylo bille à encre foncée (noire ou bleue) est recommandée, surtout si le FEC est constitué de plusieurs copies avec papier carbone. L entrée de données doit se faire au stylo à encre permanente, ce qui facilite la photocopie, la lisibilité et la numérisation. Les données écrites à la main doivent être lisibles. Si le promoteur utilise des systèmes de traitement de données électroniques sur place ou à distance, il doit s assurer que le processus de traitement des données de l étude est fait en respect de la méthodologie à l insu, s il y a lieu, et de la confidentialité des données. Seules les personnes Page 10 sur 31

Page 11 sur 31 MON32FR01 autorisées par le promoteur ou le chercheur principal et ayant un identifiant/authentification d identité ont accès au système électronique de gestion des données. Des mesures de protection, de détection et de correction devraient être mises en place (signature électronique ou signature électronique sécurisée) selon le mode de saisie décidé. Si, pour une raison quelconque, des informations demandées dans le FEC ne peuvent être complétées, il est recommandé de définir des codes spécifiques aux données manquantes. Ces codes spécifiques doivent être définis lors de la conception du FEC par le promoteur. Toute modification ou correction apportée à un FEC doit être datée, paraphée et expliquée (si nécessaire) et ne doit pas rendre illisible l entrée originale (une trace de vérification doit être conservée). Cette règle s applique aux modification ou corrections effectuée aussi bien par écrit que par voie électronique. Le promoteur doit fournir une orientation au chercheur principal ou à son délégué sur la façon de faire ces corrections. Application : Les données sources et les FEC papier doivent être corrigés comme suit : a) ne jamais utiliser de liquide correcteur ou autre produit de correction; b) raturer une seule fois l entrée à corriger de façon à ce qu elle soit toujours lisible; c) apposer ses initiales ou sa signature ainsi que la date à côté des corrections, dans le format prescrit; d) s assurer que les modifications soient faites par la personne ayant inscrit l entrée originale, ou par une personne autorisée à le faire. En signant le FEC, le chercheur principal confirme l intégrité, l exactitude et la cohérence des informations recueillies. Pour cette raison, il est recommandé que ce dernier signe et date le FEC seulement lorsque le processus de vérification et de correction du FEC est complété et que le dossier est prêt à être transféré au promoteur ou au personnel chargé de la saisie et du traitement des données. Un système de traçabilité de la saisie et de la modification des données doit être disponible pour la durée de conservation des documents selon la réglementation en vigueur. Dans le cas où la saisie des données cliniques est faite par un organisme externe (ORC) défini par le protocole, une copie des FEC doit être gardée par le chercheur principal. Une copie de toutes les versions du FEC utilisées au cours de l étude doit être conservée dans la documentation essentielle liée à l étude. 5.5.2. Contrôle de la qualité et modifications des données Dans le but d assurer l intégrité des données, le promoteur doit mettre en place des systèmes de contrôle de la qualité afin que les recherches soient réalisées conformément au protocole, aux BPC et aux exigences réglementaires.

Page 12 sur 31 MON32FR01 Un contrôle de qualité doit être effectué à toutes les étapes de la manipulation des données pour assurer la fiabilité et le traitement approprié de toutes les données. Des contrôles de qualité interactifs peuvent être mis en place, que ce soit pour un FEC papier ou pour un ecrf. Une fois que le contenu d un FEC est confirmé, toute modification apportée aux données par les personnes déléguées doit être justifiée et documentée. Un système de traçabilité (papier ou électronique) de toute modification aux données doit être gardé 25 ans pour les essais cliniques avec produit de recherche ou 10 ans pour les recherches cliniques sans produit de recherche. Ce système doit être accessible en cas de vérification et d inspection. 5.6. Sécurité des données Un mécanisme de contrôle des accès aux locaux sécurisés devrait être mis en place et documenté. Il est recommandé que le mécanisme de contrôle soit basé sur une utilisation de cartes magnétiques ou de reconnaissance de paramètre biométriques permettant la reconstitution des allées et venues, s il y a lieu. La sécurité physique concerne les lieux où sont conservées les filières contenant les documents essentiels, les données cliniques, ainsi que le matériel informatique utilisé pour la gestion des données, tels que serveurs de télécommunications, serveurs de bases de données et ordinateurs. Ces locaux doivent pouvoir être barrés et devraient idéalement : a) être situés dans un endroit protégé de catastrophes possibles (ex. : dégâts d eau, feu, etc.); b) être protégés par un système de contrôle sécurisé des accès. La sécurité logique concerne principalement la gestion du contrôle d accès aux données, lequel comprend l identification, l authentification et l autorisation. Afin d assurer la sécurité logique, les mesures suivantes doivent être appliquées : a) l autorisation d accès est limitée aux personnes de l équipe de recherche et à celles identifiées dans le protocole, le FIC et le formulaire de délégation de tâches; b) les privilèges d accès physique ou informatique aux données sont accordés au personnel et mis à jour selon les rôles et les responsabilités définis par le promoteur ou le chercheur principal qui doit documenter la traçabilité de ces accès; c) le chercheur principal peut suspendre l autorisation d accès d un utilisateur après un nombre déterminé d erreurs. Les autres utilisateurs doivent être informés de cette suspension. Cette suspension doit être documentée dans le formulaire de délégations de tâches; d) dans le cas où un membre de l équipe de recherche quitte l équipe de recherche (démission, maladie, retrait préventif, autre raison), l autorisation d accès qui lui est attribuée doit être annulée. Cette annulation doit être documentée dans le formulaire de délégation des tâches;

Page 13 sur 31 MON32FR01 e) le code d identification doit être différent pour chaque utilisateur du système de gestion des données. Le mot de passe donnant accès au système est propre à chaque utilisateur, confidentiel, et doit être changé régulièrement; f) un plan de sauvegarde et de récupération des données en cas de perte ou de sinistre devrait être établi; g) le respect des politiques et des règlements du CHUS en matière de sécurité informationnelle et d utilisation des systèmes d information doit être assuré. 5.7. Traitement des données cliniques Le traitement des données cliniques doit être décrit dans le protocole ou dans le plan d analyse statistique. Si le promoteur utilise des systèmes de traitement de données électroniques sur place ou à distance, il doit s assurer que le processus de traitement des données de la recherche est fait en respect de la méthodologie à l insu, s il y a lieu. Le promoteur peut effectuer des analyses statistiques intérimaires pendant la durée de la recherche, si stipulé dans le protocole. 5.8. Conservation et archivage de la documentation essentielle La période de conservation commence à partir de la date de création d un registre ou du document. Par exemple, lors de la signature du consentement, la date de signature du participant est la date de commencement de la période de conservation de ce document. La période de conservation de la documentation essentielle est établie selon le type d étude en considérant notamment s il s agit d une étude avec ou sans médicament ou instrument de recherche. Dans le cas d un essai clinique, la documentation essentielle doit être conservée pendant la période requise d archivage de la réglementation canadienne soit 25 ans. Après l achèvement de l étude et de la diffusion du rapport final, seuls les documents sources originaux doivent être gardés. La reproduction des originaux et les copies multiples ne sont pas nécessaires. Dans le cas d une recherche clinique sans médicament ou instrument médical, la durée de conservation des documents doit être conforme au calendrier de conservation des documents soumis par le CHUS, soit 10 ans. Application : Dans la pratique, le calcul de la période requise d archivage commence à la date de fin de l étude ou de la fin prématurée de l étude. Dans le cas des recherches cliniques sans médicament ou instrument médical, au minimum les documents à conserver sont les suivants :

MON32FR01 a) protocoles approuvés (toutes les versions); b) approbation par le CÉR; c) toute la correspondance avec le CÉR; d) approbation du directeur scientifique du CRCHUS; e) FIC approuvé et toutes les copies dûment signées par les participants; f) dossiers dans lesquels les données sont consignées; g) résultats et rapport de la recherche clinique; h) registre des sujets participant au projet de recherche. Le service des archives doit être informé qu un dossier médical est rattaché à une recherche clinique. Pour ce faire, le personnel de l équipe de recherche doit inscrire la date de fin de conservation du dossier informatisé ARIANE dans les données démographiques du participant (sous Date de fin de projet). Aux 25 ans requis par Santé Canada ou aux 10 ans du CHUS, l équipe de recherche doit donc ajouter le temps estimé entre le recrutement et la fin de l étude. Veuillez-vous référer au MON31 pour plus de détails. À la fin de l étude, cette date sera actualisée. Pour ce qui est des images résultant d examens du programme diagnostique d imagerie médicale, l assistant de recherche ou une personne déléguée doit les conserver sur des CD, car ces images ne sont pas conservées sur le PACS (Pictures Archiving and Communications System) pendant la période requise. Des frais seront facturés au projet pour chaque copie sur CD demandée. Les FEC remplis doivent être conservés séparément de l information permettant d identifier les participants. Ils doivent être conservés dans un endroit sécurisé, accessible uniquement au personnel de recherche. Les documents essentiels doivent de préférence être conservés sur leur support d origine pendant toute la durée exigée. Le transfert des documents essentiels de leur support d origine à un support secondaire est acceptable, de préférence à la fin de l étude clinique, à la condition expresse que : a) les corrections aux données originales puissent être clairement saisies sur le support secondaire; b) la personne qui transfère les données du support d origine au support secondaire atteste (attestation signée et datée) que les documents secondaires sont des copies authentiques des documents primaires respectifs; c) le processus de transfert ait été intégralement validé. Des preuves de cette validation doivent être disponibles aux fins d inspection, s il y a lieu. L archivage doit être planifié dès le début afin d en évaluer les coûts et de rencontrer les exigences réglementaires applicables. Le coût de l archivage pour les projets financés par un organisme privé est de 200$ par participant, pour un maximum de 1000$ par projet, sujet à changement sans préavis. Page 14 sur 31

MON32FR01 La préparation des documents essentiels pour l archivage se fait par une personne mandatée par le CRCHUS, selon les disponibilités. Les boîtes doivent être adéquatement identifiées au chercheur principal ou au promoteur, au nom de l étude. L année de destruction doit également être documentée. La personne mandatée par le CRCHUS s occupera également d envoyer les documents au lieu d entreposage des documents archivés. Les documents sont entreposés chez ArchivExpert : 3531 boul. Industriel ou 3537 boul. Industriel Sherbrooke, Qc J1L 1X7 Application : Il s agit de bâtiments côte-à-côte. Sherbrooke, Qc J1L 1X7 L adresse du siège social d ArchivExpert est 2504 de la Laurentie, Sherbrooke, Qc, J1J 1L4. Une liste de toutes les études fermées est gardée dans le système SYGED de classement électronique du CHUS. Le retour des documents entreposés chez ArchivExpert se fait sur demande adressée au bureau de dépôt de projets, par la personne mandatée par le CRCHUS. 5.9. Destruction des documents La destruction des documents archivés se fait lors de la date d échéance inscrite sur la boîte après vérification avec le chercheur principal ou la personne ressource identifiée. Trente (30) jours avant la date prévue de destruction, le chercheur principal recevra un avis de destruction. Le chercheur principal ou une personne de l équipe de recherche doit contacter le promoteur, s il y a lieu, afin de l aviser de la date de destruction prévue des documents et d obtenir son approbation. Le chercheur principal, ou son équipe, a trente (30) jours pour répondre à l avis de destruction. Sans avis contraire, les documents seront détruits à la date indiquée sur l avis. Le CRCHUS avisera la compagnie ArchivExpert des boîtes à détruire et celle-ci est responsable de la destruction des documents. Aucun certificat de destruction n est émis par ArchivExpert. 6. Références Association médicale mondiale (AMM), Déclaration d Helsinki Principes applicables à la recherche médicale impliquant des êtres humains, 2008. Page 15 sur 31

Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1 : Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). Page 16 sur 31 MON32FR01 États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Québec, Loi sur les archives, L.R.Q., chap. A-21.1 art. 8, 9 et 35 Québec, Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1). Québec, Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Cadre global de gestion des actifs informationnels appartenant aux organismes du réseau de la santé et des services sociaux : Volet sur la sécurité, 2002. Québec, Recueil de règles de conservation des documents des établissements de santé et services sociaux, section 4, dossier X1-0350, dossier de l usager. Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada, Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011).

MON32FR01 7. Annexe 7.1. Annexe 1: Documents essentiels Page 17 sur 31

MON32FR01 Avant le début de la recherche Durant cette phase de planification, c'est-à-dire avant le début officiel de la recherche, les documents suivants doivent être produits et classés : Titre du document But Classé dans les dossiers Chercheur principal Promoteur 1.1 Brochure de l investigateur (s il y a lieu). Prouver que les données scientifiques pertinentes et à jour concernant le produit de recherche ont été fournies au chercheur principal. X X 1.2 Protocole signé et modifications au protocole signées (le cas échéant) et formulaire type d exposé de cas (FEC). Prouver que le chercheur principal et le promoteurchercheur ont accepté le protocole et les modifications au protocole ainsi que le FEC. X X 1.3 Information fournie aux participants à la recherche : formulaire d information et de consentement éclairé (FIC) (incluant toutes les traductions); Faire état du consentement éclairé. X X tout autre document d information; Prouver que les participants ont reçu les documents d information appropriés (contenu et libellé) leur permettant de donner un consentement pleinement éclairé. X X annonces pour recruter les participants (s il y a lieu). Prouver que les méthodes de recrutement sont appropriées et non coercitives. X Promoteur -chercheur Page 18 sur 31

MON32FR01 Titre du document But Classé dans les dossiers Chercheur principal Promoteur 1.4 Aspects financiers de la recherche. Faire état de l entente financière conclue entre le chercheur, l établissement et le promoteur concernant la recherche. X X 1.5 Déclaration concernant l assurance (s il y a lieu). Prouver que les participants seront indemnisés pour toute séquelle liée à la recherche. X X 1.6 Ententes signées entre les parties, par exemple : Faire état des ententes le chercheur, l établissement et le promoteur; X X le chercheur, l établissement et un organisme de recherche sous contrat (ORC); X X (s il y a lieu) le promoteur et un ORC; X le chercheur, l établissement et les autorités (s il y a lieu); X X le chercheur et un soustraitant externe (s il y a lieu). x Page 19 sur 31

MON32FR01 Classé dans les dossiers Titre du document But Chercheur principal Promoteur 1.7 Approbation du CÉR, datée et écrite, concernant : le protocole et les modifications; le FEC (s il y a lieu); le FIC; Prouver que la recherche a été examinée par le CÉR et que ce dernier a donné une approbation. Indiquer le numéro et la version du document. tout autre document d information à fournir aux participants; les annonces pour le recrutement des participants (s il y a lieu); X X la compensation des participants (s il y a lieu); tout autre document ayant reçu une approbation/opinion favorable. 1.8 Composition du CÉR. Prouver que la composition du CÉR est conforme à l ÉPTC, aux normes du Fonds de la recherche du Québec Santé (FRQS) et à celles de la CIH. X X (s il y a lieu) 1.9 Autorisation/approbation/avis des organismes de réglementation concernant le protocole (s il y a lieu). Prouver que les autorisations/approbations/ avis appropriés des organismes de réglementation ont été obtenus avant le début de la recherche, conformément aux exigences réglementaires applicables. X X (s il y a lieu) Page 20 sur 31

MON32FR01 Classé dans les dossiers Titre du document But Chercheur principal Promoteur 1.10 Curriculum vitae ou autre document pertinent faisant état des qualifications du chercheur principal et des cochercheurs. Prouver que les chercheurs possèdent les qualifications requises pour réaliser la recherche ou pour assurer la surveillance médicale des participants et qu ils sont aptes à exercer cette fonction. X X 1.11 Valeurs/intervalles normaux s appliquant aux interventions médicales/méthodes de laboratoire/techniques et aux analyses prévues dans le protocole. Faire état des valeurs/intervalles normaux pour les analyses. X X 1.12 Interventions médicales/méthodes de laboratoire/techniques et analyses homologation ou agrément ou contrôle de la qualité interne ou évaluation de la qualité externe ou Prouver que le chercheur principal dispose des installations appropriées pour réaliser les analyses requises et pour assurer la fiabilité des résultats. X (s il y a lieu) X autre mode de validation (s il y a lieu). 1.13 Spécimen d étiquettes attachées aux contenants des produits de recherche (s il y a lieu). Prouver que l étiquetage est conforme à la réglementation applicable sur l étiquetage et que des instructions appropriées ont été fournies aux participants. X Page 21 sur 31

MON32FR01 Titre du document But Classé dans les dossiers Chercheur principal Promoteur 1.14 Instructions concernant la manipulation des produits de recherche et des matières servant à la recherche si elles ne figurent pas dans le protocole ou dans la brochure de l investigateur, s il y a lieu (fiche Material Safety Data Sheet (MSDS) - fiche de sécurité). Faire état des instructions requises pour la conservation, l emballage, la distribution et l élimination des produits de recherche et des matières servant à la recherche. X X 1.15 Dossiers d expédition des produits de recherche et des matières servant à la recherche (s il y a lieu). Faire état des dates d expédition, des numéros de lots et de la méthode d expédition des produits de recherche et des matières servant à la recherche. Assurer le suivi des lots de produits, l examen des conditions d expédition et la comptabilisation des produits. X X 1.16 Certificats d analyse des produits de recherche expédiés (s il y lieu). Faire état des caractéristiques, de la pureté et de la concentration des produits de recherche qui seront utilisés pour la recherche. X 1.17 Procédures de décodage des études du type à l insu (s il y a lieu). Indiquer de quelle façon, en cas d urgence, la nature du produit de recherche administré à une personne peut être révélée sans dévoiler le traitement administré aux autres participants à l étude. X X (tiers, le cas échéant) Page 22 sur 31

MON32FR01 Titre du document 1.18 Liste de contrôle de la distribution au hasard (s il y a lieu). 1.19 Rapport de surveillance prérecherche. But Faire état de la méthode de distribution au hasard des participants à la recherche. Prouver que les lieux conviennent à la réalisation de la recherche. Classé dans les dossiers Chercheur principal Promoteur X (tiers, le cas échéant). X 1.20 Rapport de surveillance au lancement de la recherche. Prouver que la marche à suivre de la recherche a été examinée avec le chercheur principal et le personnel chargé de la recherche. X X Page 23 sur 31

MON32FR01 Durant la réalisation clinique de la recherche Outre les documents susmentionnés, les documents suivants doivent être ajoutés aux dossiers pendant le déroulement de la recherche afin de prouver que tous les nouveaux renseignements pertinents sont consignés dès qu ils sont disponibles. De plus, tous les documents envoyés par un promoteur contenant de l information ayant une incidence sur le déroulement de la recherche clinique doivent être signés et datés par le chercheur principal (par exemple, les modifications au protocole, les rapports d incidents thérapeutiques graves, etc). La procédure de remise et de gestion de l information peut varier d une équipe de recherche à l autre. Classé dans les dossiers Titre du document But Chercheur principal Promoteur 2.1 Mise à jour de la brochure de l investigateur (s il y a lieu). Prouver que le chercheur principal est informé rapidement des renseignements pertinents dès qu ils sont disponibles. X X 2.2 Toute révision : du protocole/ modifications du FEC; du FIC; Faire état des révisions qui ont été effectuées sur ces documents au cours de la recherche. de tout autre document d information fourni aux participants; X X des annonces pour le recrutement des participants (s il y a lieu). Page 24 sur 31

MON32FR01 Classé dans les dossiers Titre du document But Chercheur principal Promoteur 2.3 Approbation du CÉR, datée et écrite, concernant : les modifications au protocole; les révisions apportées : o au FIC; o à tout autre document d information fourni aux participants; o aux annonces pour le recrutement des participants (s il y a lieu); Prouver que les modifications ou les révisions ont été soumises à l examen du CÉR et qu elles ont reçu une approbation. Indiquer le numéro et la date apparaissant sur les documents. X X à tout autre document ayant reçu une approbation/opinion favorable; à l examen continu de la recherche (s il y a lieu). 2.4 Autorisation/approbation/avis requis des organismes de réglementation concernant : les modifications au protocole et d autres documents. Prouver que les exigences réglementaires applicables sont respectées. X (s il y a lieu) X 2.5 Curriculum vitae des nouveaux chercheurs (principal ou cochercheurs). (voir 1.10) X X Page 25 sur 31

MON32FR01 Classé dans les dossiers Titre du document But Chercheur principal Promoteur 2.6 Mise à jour des valeurs/intervalles normaux s appliquant aux interventions médicales/méthodes de laboratoire/techniques et aux analyses prévues dans le protocole. Faire état des valeurs et des intervalles normaux qui sont révisés au cours de la recherche (voir 1.11) X X 2.7 Mise à jour des interventions médicales/méthodes de laboratoire/techniques et analyses : Prouver que les analyses demeurent adéquates durant toute la période de recherche (voir 1.12). homologation ou agrément ou contrôle de la qualité interne ou évaluation de la qualité interne ou X (s il y a lieu) X autre mode de validation (s il y a lieu); fiche Material Safety Data Sheet (MSDS) - fiche de sécurité. 2.8 Documentation concernant l expédition des produits de recherche et des matières servant à la recherche (s il y a lieu). (voir 1.15) X X 2.9 Certificats d analyse des nouveaux lots de produits de recherche (s il y a lieu). (voir 1.16) X 2.10 Rapports sur les visites de surveillance. Faire état des visites effectuées par le surveillant et des conclusions s y rattachant. X X Page 26 sur 31

MON32FR01 Titre du document But Classé dans les dossiers Chercheur principal Promoteur 2.11 Communication pertinentes autres que les visites des lieux : lettres; notes de réunion; notes d appels téléphoniques. Faire état des ententes ou des discussions importantes concernant l administration de la recherche, les manquements au protocole, le déroulement de la recherche et la présentation de rapports sur les incidents thérapeutiques (IT). X X 2.12 FIC signés. Prouver que le consentement est obtenu conformément aux BPC et au protocole et que les formulaires sont datés avant la participation de chaque participant à la recherche. Prouver également que les participants ont autorisé l accès direct aux documents. 2.13 Document source. Faire état de l existence du participant et confirmer l intégrité des données de recherche recueillies. Inclure les documents originaux liés à la recherche et au traitement médical ainsi que les antécédents du participant. 2.14 FEC remplis, datés et signés. Prouver que le chercheur principal ou un membre autorisé de son personnel confirme les observations consignées. X X X (copie) Promoteurchercheur Promoteurchercheur X (original) 2.15 Documents concernant les corrections apportées au FEC. Faire état de tous les changements/ajouts ou des corrections apportés au FEC après l enregistrement initial des données. X (copie) X (original) Page 27 sur 31

MON32FR01 Titre du document But Classé dans les dossiers Chercheur principal Promoteur 2.16 Notification au promoteur par le chercheur principal des incidents thérapeutiques graves (ITG) et présentation des rapports connexes. Communiquer au promoteur les ITG et présenter les rapports connexes. X X 2.17 Notification par le promoteur ou le chercheur principal, s il y a lieu, aux organismes de réglementations et au CÉR des réactions indésirables graves et imprévues à un médicament et de toute autre information concernant l innocuité. Communiquer par le promoteur ou le chercheur principal, s il y a lieu, aux organismes de réglementation et au CÉR les réactions indésirables graves et imprévues à un médicament, et de toute autre information concernant l innocuité. X (s il y a lieu) X 2.18 Notification au chercheur principal par le promoteur de l information concernant l innocuité. Communiquer aux chercheurs l information concernant l innocuité. X X 2.19 Rapports provisoires ou rapport annuel fournis au CÉR et aux autorités. Produire les rapports provisoires ou annuels fournis au CÉR. X X (s il y a lieu) 2.20 Registre de sélection des participants. Faire des activités de sélection. X X (s il y a lieu) 2.21 Liste des codes d identification des participants. Prouver que le chercheur principal/établissement conserve une liste confidentielle du nom de chaque participant à qui un numéro de recherche a été attribué. X Promoteurchercheur 2.22 Registre d inscription des participants. Faire état de l inscription chronologique des participants par numéro de recherche. X Promoteurchercheur Page 28 sur 31

MON32FR01 Titre du document But Classé dans les dossiers Chercheur principal Promoteur 2.23 Comptabilisation des produits de recherche sur les lieux (s il y a lieu). Prouver que les produits de recherche ont été utilisés conformément au protocole. X X 2.24 Feuille des signatures (délégation des tâches). Faire état de l identité des membres de l équipe de recherche et des tâches qui sont déléguées à chacun par le chercheur principal. Faire état des signatures et des initiales de toutes les personnes autorisées à consigner des données ou à apporter des corrections dans les FEC. X X 2.25 Registre des échantillons des liquides organiques/tissus conservés (s il y a lieu). Faire état des échantillons retenus et de l endroit où sont conservés ces échantillons au cas où la recherche devrait être répétée. X X Page 29 sur 31

MON32FR01 À la fin de la réalisation clinique de la recherche Après la fin de la recherche, tous les documents énumérés plus haut doivent être classés avec les documents suivants : Titre du document But Classé dans les dossiers Chercheur principal Promoteur 3.1 Comptabilisation des produits de recherche sur les lieux (s il y a lieu). Prouver que les produits de recherche ont été utilisés conformément au protocole. Faire état du compte final des produits de recherche reçus, distribués aux participants, retournés par les participants et retournés au promoteur. X X 3.2 Documents concernant la destruction des produits de recherche (s il y a lieu). Faire état de la destruction des produits de recherche inutilisés par le promoteur ou sur les lieux. X (s ils sont détruits sur place) X 3.3 Liste complète des codes d identification des participants. Permettre l identification de tous les participants ayant participé à la recherche au cas où un suivi serait nécessaire. La liste doit rester confidentielle. X Promoteur -chercheur 3.5 Rapport de surveillance final à la fin de la recherche. Prouver que la fin de la recherche s est déroulée selon les exigences prescrites et que des copies des documents essentiels sont conservées dans les dossiers appropriés. X X 3.6 Documents concernant la répartition et le décodage des traitements (s il y a lieu). Faire état au promoteur de tout décodage des traitements survenu. X (en cas de décodage) X Page 30 sur 31

MON32FR01 Titre du document 3.7 Rapport final du chercheur au CÉR et aux organismes de réglementation, le cas échéant. But Faire état de la clôture de la recherche. Classé dans les dossiers Chercheur principal X Promoteur 3.8 Rapport sur la recherche clinique. Faire état des résultats et de l interprétation des données relatives à la recherche. X (s il y a lieu) X Page 31 sur 31

MON33FR01 TITRE GESTION DU MÉDICAMENT DE RECHERCHE À L ÉTUDE CODIFICATION MON 33 VERSION 01 NOMBRE TOTAL DE PAGES 34 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 16/oct/2014 01 8 17 Création du MON (le MON18FR05 a été divisé en 2 MON, le MON33FR01 et le MON34FR01) La liste des éléments à mettre sur l étiquette de la pharmacie a été enlevée Clarification de la procédure de destruction des médicaments par le département de la pharmacie du CHUS APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 34

MON33FR01 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 5 5.1. Directives générales... 5 5.2. Implication du département de la pharmacie... 6 5.3. Préparation des pharmacies lors d un nouvel essai clinique... 7 5.4. Réception et inventaire des médicaments de recherche... 7 5.4.1. Transport des médicaments de recherche entre les pharmacies du CHUS... 7 5.5. Étiquetage et codage des médicaments de recherche... 8 5.6. Entreposage et conservation des médicaments de recherche... 9 5.6.1. Enregistrement des températures et leur documentation... 10 5.6.2. Procédure en cas de bris de température... 12 5.7. Distribution des médicaments de recherche... 13 5.7.1. Procédure de divulgation... 15 5.7.2. Distribution du médicament de recherche en dehors des heures ouvrables... 15 5.8. Retour des médicaments de recherche par les participants... 16 5.9. Retour/Destruction des médicaments de recherche... 17 5.9.1. Procédure de destruction des médicaments de recherche... 17 6. Références... 19 7. Annexe... 21 7.1. Annexe 1: Formulaire de transport entre les pharmacies... 21 7.2. Annexe 2 : Politiques institutionnelles en matière de biosécurité concernant les essais de thérapie génique... 23 Page 2 sur 34

MON33FR01 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les politiques mises en place au CHUS entourant la gestion des médicaments de recherche, tels que les drogues, les produits biologiques, les produits radiopharmaceutiques, etc. Ce MON fournit les normes minimales pour assurer la conformité aux exigences applicables quant à la réception, à l étiquetage, à l entreposage, à la prescription, à la distribution, à la comptabilité, au retour ou à la destruction autorisée des médicaments de recherche à l étude et au respect des procédures de gestion d un médicament spécifiques à un promoteur. 2. Portée Lorsqu un projet de recherche implique la gestion d un médicament de recherche, la réalisation de cette étude doit être menée par une personne (médecin ou dentiste selon la nature de l étude) habilitée à dispenser des soins de santé en vertu des lois de la province où l étude se déroule. Cette personne est désignée comme étant le chercheur principal. Ce MON s adresse à tout le personnel en recherche clinique dans des projets nécessitant la gestion d un médicament de recherche. Ces substances doivent toujours être administrées par des professionnels de la santé. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) la gestion des médicaments de recherche au CHUS : i) entreposer les médicaments de recherche dans un local à accès contrôlé en tout temps; ii) conserver les médicaments de recherche de la façon précisée par le promoteur et conformément aux exigences réglementaires applicables. b) s assurer que les procédures à suivre pour l administration et la gestion du médicament de recherche sont clairement énoncées dans le protocole ou tout autre document fourni par le promoteur; c) effectuer les démarches requises auprès du département de la pharmacie pour évaluer la faisabilité de l essai clinique quant à l implication de ce département; d) s assurer d obtenir une entente de services cliniques, incluant le détail des coûts, avec le département de la pharmacie avant le dépôt du projet de recherche au CÉR. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Page 3 sur 34

MON33FR01 Le promoteur est responsable de s assurer que la gestion des médicaments de recherche est conforme aux exigences des règlements, des bonnes pratiques cliniques (BPC) de la Conférence internationale sur l harmonisation (CIH), du promoteur, ainsi qu aux exigences de l établissement. Le département de la pharmacie est responsable, à moins d exception, de : a) s assurer de la gestion des médicaments utilisés dans un essai clinique; b) veiller à ce que le participant reçoive, directement ou via l équipe de recherche, l information sur le médicament de recherche; c) détenir toutes les informations pertinentes sur les médicaments de recherche et s assurer de la disponibilité de ces informations en tout temps. La direction du CRCHUS ou une personne déléguée doit : a) établir et maintenir un accès contrôlé aux personnes autorisées; b) développer des procédures pour contrôler l accès physique aux lieux d entreposage. Le Comité d éthique de la recherche (CÉR) est responsable de porter une attention toute particulière, au cours de l évaluation éthique et du suivi des projets avec un médicament de recherche, aux conséquences possibles pour les participants. 4. Définitions Comparateur : Médicament de recherche ou commercialisé (contrôle actif) ou placebo utilisé comme référence dans un essai clinique. Conditions d entreposage contrôlées : Conditions devant être maintenues (par exemple, température, exposition à la lumière) pendant le transport et l entreposage du médicament de recherche, conformément aux conditions d entreposage mentionnées sur l étiquette par le fabricant. Drogue : Désigne une drogue à usage humain qui doit être testée dans un essai clinique. Aussi appelé médicament. Placebo: Préparation pharmaceutique qui ne contient pas d agents actifs. Dans les études à l insu, il a généralement la même apparence physique extérieure que le produit actif. Produit biologique : Un produit biologique est un produit préparé à partir de matières d origine microbienne, virale, animale, humaine ou végétale et utilisant des méthodes de fabrication conventionnelles, la technologie de l ADN recombinant et/ou utilisant d autres nouvelles approches. Parmi les produits biologiques, notons les vaccins, le sang et ses produits dérivés, certaines hormones, les enzymes, les produits obtenus par la technique de l ADN recombinant, les thérapies géniques et les produits transgéniques. Page 4 sur 34

MON33FR01 Médicament de recherche : Forme pharmaceutique d un ingrédient actif ou placebo mis à l essai ou utilisé comme médicament de référence dans un essai clinique, y compris un médicament dont la mise en marché a été autorisée et qui est utilisé (formulé ou emballé) d une manière autre que la forme approuvée ou selon des indications non approuvées ou, encore, pour recueillir des données supplémentaires concernant une utilisation approuvée. Aussi appelé drogue de recherche ou médicament à l étude. Produit radiopharmaceutique : Les produits radiopharmaceutiques sont des substances chimiques qui contiennent des atomes radioactifs dans la composition de leur structure. Ils sont souvent couplés par des liens covalents à des molécules biologiques pour créer des médicaments qui sont à la fois des produits radiopharmaceutiques et biologiques. On les emploie chez les humains, dans des conditions contrôlées afin de diagnostiquer et de traiter une maladie. Ces substances sont toujours fabriquées et administrées par des professionnels de la santé; ce ne sont jamais des produits que le participant peut s administrer lui-même. Produit de recherche : Médicament ou instrument médical étudié lors d un essai clinique. 5. Procédure 5.1. Directives générales Afin d assurer la sécurité des participants, l intégrité des données et la conformité aux exigences réglementaires, il importe de rappeler que les responsabilités liées aux médicaments de recherche incombent au chercheur principal et au CHUS. Bien que le chercheur qualifié soit ultimement responsable du bon déroulement de l essai clinique avec un médicament de recherche, le CHUS attribue la responsabilité de la gestion au pharmacien, sauf pour quelques exceptions. Cette délégation des responsabilités découlant de la gestion des médicaments de recherche doit être documentée conformément au MON27. Application : Ce sont les pharmacies satellites du CRCHUS (aux 2 sites : Fleurimont et Hôtel-Dieu) ainsi que la pharmacie de chimiothérapie qui assurent la gestion des médicaments de recherche afin d uniformiser la gestion et la documentation reliées aux médicaments de recherche. De plus, ces locaux sont équipés pour répondre aux exigences d entreposage de ces médicaments. Des exceptions peuvent toutefois s appliquer à cette règle. Dans de tels cas, le département de la pharmacie doit être consulté pour valider avec eux si les installations du chercheur principal sont conformes et garantissent l intégrité du médicament de recherche à l étude. Le département de la pharmacie du CHUS doit détenir toutes les informations pertinentes sur les médicaments de recherche administrés à un participant à un projet de recherche effectué à Page 5 sur 34

MON33FR01 l extérieur des constituantes légales ou affiliées du CHUS et de l UdeS par un membre du CMDP du CHUS. Les pharmaciens qui siègent au CÉR et travaillent dans un projet de recherche ne sont pas en conflit d intérêt puisqu ils sont des employés du CHUS et travaillent à tour de rôle à la préparation et à la distribution des médicaments de recherche. Ils ne sont pas impliqués dans le recrutement des participants et ne participent pas à la randomisation (assignation au hasard du traitement à l étude) de ceux-ci. 5.2. Implication du département de la pharmacie Si le département de la pharmacie est impliqué dans un essai clinique, le chercheur principal doit s assurer de l arrimage des services offerts par les pharmacies faisant la gestion des médicaments de recherche. Il est important d impliquer le département de la pharmacie dans l étude de faisabilité de l essai clinique afin d évaluer : a) la logistique requise, notamment pour l entreposage des médicaments de recherche selon les spécificités du fabricant et du promoteur; b) l implication du département de la pharmacie; c) les coûts. Un représentant du département de la pharmacie devrait toujours être présent lors de la visite d initiation avec le promoteur ainsi qu à celle de la fermeture de l étude. La présence d un représentant du département de la pharmacie peut aussi être requise lors des visites de surveillance ou de vérification (audit) du promoteur ou lors d inspections effectuées par des agences réglementaires. Tout au long de l essai clinique, il est important qu une bonne communication et qu une transmission adéquate de l information soient maintenues entre l équipe de recherche et le département de la pharmacie. Le département de la pharmacie doit être avisé de tout amendement ou de toute modification à un essai en cours; seules les modifications au FIC n ont pas à être remises au département de la pharmacie. Page 6 sur 34

MON33FR01 5.3. Préparation des pharmacies lors d un nouvel essai clinique Le pharmacien ou une autre personne qualifiée du CHUS doit s assurer que : a) suite à la réception du protocole, un résumé de l essai clinique intitulé «Soins et Services Pharmaceutiques» et une liste des tâches à effectuer lors du traitement d une ordonnance de recherche soient préparés par les pharmaciens ou les assistants techniques. Le résumé doit être signé et daté par la personne qui l a rédigé. S il n est pas rédigé par un pharmacien, un pharmacien doit le réviser, le signer et le dater; b) les pharmaciens et assistants techniques qui travailleront dans le projet de recherche soient formés et signent le résumé préparé pour le projet de recherche. La formation et l inscription sur le résumé doivent avoir lieu avant d effectuer une tâche en lien avec le projet de recherche. 5.4. Réception et inventaire des médicaments de recherche Le chercheur principal ou la personne déléguée doit s assurer que l'envoi des médicaments de recherche se fasse à l attention du personnel des pharmacies satellites du CRCHUS ou à la pharmacie de chimiothérapie selon le cas. Dès la réception des médicaments de recherche, le département de la pharmacie doit : a) examiner les conditions d expédition prescrites et s assurer qu elles ont été respectées; b) faire un inventaire des médicaments reçus afin de s assurer que l information sur le bordereau d envoi représente exactement ce qui a été envoyé et reçu, incluant la quantité et les numéros de lots, s il y a lieu; c) répertorier les défectuosités des médicaments : emballage, étiquetage, quantité, etc. et faire un suivi auprès du promoteur le plus rapidement possible en rapportant toute contradiction ou divergence trouvée lors de l inventaire des médicaments reçus. Toute anomalie détectée suite à la réception ou pendant l entreposage du médicament de recherche doit être signalée le plus tôt possible au promoteur. Toute anomalie doit être consignée dans le cartable du médicament de recherche disponible à la pharmacie où le médicament est entreposé. La documentation reliée à l envoi, la réception, l inventaire et l inspection des médicaments de recherche doit être conservée avec la documentation essentielle à l essai, tel que décrit dans le MON32. 5.4.1. Transport des médicaments de recherche entre les pharmacies du CHUS Lors des transports de médicaments de recherche entre les deux pharmacies satellites du CRCHUS ou entre une pharmacie satellite du CRCHUS et une pharmacie du CHUS, tous les médicaments de Page 7 sur 34

Page 8 sur 34 MON33FR01 recherche doivent être transportés d une façon qui assure que ces derniers soient maintenus dans un intervalle de température acceptable, tel que défini sur l étiquette approuvée et appuyée par des données sur la stabilité. La procédure de transport doit être documentée afin de connaître la raison du transport, quel médicament a été déplacé, quelles ont été les températures minimales et maximales pendant le transport, les points d origine et de destination du médicament de recherche, ainsi que le nom des personnes qui ont fait le transport et manipulé le médicament. Pour connaître la température lors du transport, un thermomètre calibré avec une lecture électronique doit être présent dans le colis contenant le médicament de recherche. Lorsqu une étude se déroule au CHUS, site Hôtel-Dieu, si le médicament de recherche est conservé à la pharmacie satellite du CRCHUS située au CHUS site Fleurimont, le transport du médicament de recherche entre les deux sites peut se faire par messager ou par le personnel de recherche, en utilisant le bordereau de transport de médicament de recherche entre les pharmacies (voir en annexe le bordereau). 5.5. Étiquetage et codage des médicaments de recherche Le promoteur doit veiller à ce que le médicament de recherche porte une étiquette sur laquelle figurent, dans les deux langues officielles (étiquette obligatoire), les renseignements suivants : a) une mention indiquant que le médicament est de nature expérimentale et ne doit être utilisé que par un chercheur qualifié; b) le nom, le numéro ou la marque d identification du médicament; c) la date limite d utilisation du médicament; d) les conditions d entreposage recommandées; e) le numéro de lot du médicament; f) les nom et adresse du promoteur; g) le code ou l identification du protocole. Si le médicament de recherche est un produit pharmaceutique radioactif, l emballage doit aussi porter le symbole de mise en garde contre les rayonnements et la mention «Attention Produit radioactif» «Caution Radioactive Material». L étiquette des médicaments de recherche ne doit en aucun cas être cachée complètement, retirée ou modifiée sans l autorisation du promoteur. Tout en respectant ceci, le département de la pharmacie peut ajouter des étiquettes supplémentaires sur le contenant s il le juge nécessaire (ex : pour indiquer le nom du participant, le nom de l étude, les instructions pour la prise du médicament, etc.).

Page 9 sur 34 MON33FR01 Lorsque la pharmacie reçoit plusieurs médicaments de recherche similaires (par exemple différents essais cliniques qui étudient la même molécule), le pharmacien ou la personne déléguée doit s assurer, dès la réception, que les médicaments de recherche soient identifiés de façons visuellement distinctes (par exemple en apposant des collants de couleurs différentes sur les contenants). 5.6. Entreposage et conservation des médicaments de recherche L entreposage des médicaments de recherche doit être fait dans un environnement sécuritaire et, sauf exception, sous la supervision du département de la pharmacie. Au CHUS, tous les médicaments de recherche doivent être conservés par le département de la pharmacie, soit à la pharmacie principale du CHUS Hôpital Fleurimont ou Hôtel-Dieu -, soit à une pharmacie satellite du CRCHUS - Hôpital Fleurimont ou Hôtel-Dieu -, soit à la pharmacie de chimiothérapie. L accès à ces pharmacies est limité au personnel autorisé. Application : La pharmacie principale du CHUS ne doit servir qu en cas de besoin, par exemple lors d une panne de réfrigérateur ou si le médicament doit être accessible en dehors des heures ouvrables des pharmacies satellites du CRCHUS. Dans le cas où un médicament réfrigéré doit être entreposé à la pharmacie principale de Fleurimont parce qu il doit être disponible en dehors des heures, un réfrigérateur a été identifié à la pharmacie principal de Fleurimont pour servir à cet effet. La température est surveillée et le réfrigérateur est relié à une alarme. Selon l espace disponible, les médicaments de recherche retournés par les participants sont conservés dans le même local que les médicaments à être distribués mais dans une section différente ou dans un autre local avec un accès contrôlé et situé à proximité d une pharmacie. Le département de la pharmacie doit : a) entreposer les médicaments de recherche dans un endroit sécurisé (comme une pièce verrouillée) dont l accès est contrôlé et restreint au personnel autorisé; b) entreposer les médicaments de recherche dans un local ayant une température appropriée et contrôlée, tel que mentionné dans le protocole, et doit enregistrer la température de façon constante; c) se tenir prêt à déplacer les médicaments dans un autre lieu d entreposage en cas de problème et consigner tout problème lié à l entreposage; d) conserver les médicaments de recherche de la façon précisée par le promoteur et conformément aux exigences réglementaires applicables; e) s assurer que les registres d entreposage soient facilement accessibles depuis l endroit où sont entreposés les médicaments de recherche et disponibles sur demande pour les surveillants, les vérificateurs, etc.;

MON33FR01 f) conserver le registre de température à la fin de l étude car il fait partie de la documentation essentielle. Dans le cas où les médicaments de recherche ne seraient pas conservés selon les conditions spécifiées, le promoteur doit en être immédiatement informé et la communication documentée et conservée avec la documentation essentielle de l étude dans les dossiers de la pharmacie où est entreposé le médicament de recherche. Les personnes qui bénéficient d un accès autorisé aux locaux des pharmacies satellites ou de la pharmacie de chimiothérapie où sont entreposés les médicaments de recherche sont les pharmaciens et les assistants techniques en pharmacie, de même que le coordonnateur de la recherche clinique du CHUS ou son délégué, les commis à la réception des médicaments, le personnel de l entretien ménager et toute personne pouvant être appelée à intervenir d urgence sur les lieux. Toute personne n ayant pas d accès autorisé doit être accompagnée par une personne ayant un accès autorisé avant de pénétrer dans un local où sont entreposés des médicaments de recherche. De plus, seules les personnes qualifiées peuvent distribuer les médicaments de recherche. Un pharmacien responsable est désigné par le département de la pharmacie pour signer le formulaire de délégation (MON27) et s assurer que les pharmaciens sont formés et signent le registre de formation pour le projet de recherche. 5.6.1. Enregistrement des températures et leur documentation a) Pharmacie satellite du CRCHUS -site Fleurimont Les températures ambiantes de la pharmacie satellite du CRCHUS -site Fleurimont- et du congélateur sont vérifiées et enregistrées quotidiennement les jours ouvrables sur un calendrier et paraphées par la personne responsable d en faire la lecture. Le thermomètre ambiant ainsi que celui du congélateur indiquent la température actuelle ainsi que les minima et les maxima depuis la dernière lecture. La température du réfrigérateur de la pharmacie satellite du CRCHUS - site Fleurimont - est enregistrée de façon continue sur papier par un lecteur électronique. Les cartons de lecture sont changés à chaque semaine, photocopiés et conservés dans un cartable identifié à cet effet pendant 25 ans. En plus, depuis octobre 2011, toutes les températures de la pharmacie satellite du CRCHUS site Fleurimont- sont enregistrées électroniquement par le système Orcaview de Regulvar à intervalles réguliers sur un serveur au CHUS. Page 10 sur 34

MON33FR01 b) Pharmacie satellite du CRCHUS -site Hôtel-Dieu La température ambiante et du réfrigérateur de la pharmacie satellite site Hôtel-Dieu- sont enregistrées électroniquement par le système Orcaview de Regulvar à intervalles réguliers sur un serveur au CHUS depuis mars 2013. L enregistrement quotidien de la température ambiante, pendant les jours ouvrables, sur calendrier et paraphé par la personne responsable d en faire la lecture est aussi effectué à ce site ainsi que l enregistrement de façon continue sur papier par un lecteur électronique de la température du réfrigérateur. Les cartons de lecture sont changés à chaque semaine, photocopiés et conservés dans un cartable identifié à cet effet pendant 25 ans. c) Pharmacie de chimiothérapie La température ambiante de la pharmacie de chimiothérapie est vérifiée et enregistrée quotidiennement les jours ouvrables sur un calendrier et paraphées par la personne responsable d en faire la lecture. Le thermomètre indique la température ambiante actuelle ainsi que les minima et les maxima depuis la dernière lecture. Depuis décembre 2012, la température ambiante de la pharmacie de chimiothérapie est également enregistrée électroniquement par le système Orcaview de Regulvar à intervalles réguliers sur un serveur au CHUS. La température du réfrigérateur de la pharmacie de chimiothérapie est enregistrée de façon continue sur papier par un lecteur électronique. Les cartons de lecture sont changés à chaque semaine, photocopiés et conservés dans un cartable identifié à cet effet pendant 25 ans. Depuis janvier 2013, la température du réfrigérateur est également enregistrée électroniquement par le système Orcaview de Regulvar à intervalles réguliers sur un serveur au CHUS. d) Pharmacie principale du CHUS Hôpital Fleurimont Depuis septembre 2014, la température du réfrigérateur de recherche de la pharmacie principale du CHUS - Hôpital Fleurimont- (local 2620, à l'entrée de la pharmacie) est enregistrée électroniquement à intervalles réguliers par le système Orcaview de Regulvar sur un serveur au CHUS. e) Alarmes Les réfrigérateurs, le congélateur et les températures ambiantes des pharmacies satellites du CRCHUS et de la pharmacie de chimiothérapie possèdent une alarme reliée au service de sécurité de l hôpital. Le réfrigérateur de la pharmacie principale du CHUS -Hôpital Fleurimont- est également relié à ce service. Page 11 sur 34

MON33FR01 En dehors des heures d ouverture des pharmacies et en cas d alarme, le gardien de sécurité doit aviser la personne déléguée du problème. Des affiches indiquant la marche à suivre en cas d alarme se trouvent sur les appareils ciblés. f) Documentation Les sondes des thermomètres sont calibrées annuellement par le frigoriste du CHUS ou par une entreprise spécialisée indépendante. Toute la documentation en lien avec la calibration se trouve dans des cartables dans les pharmacies concernées. La documentation papier concernant les relevés de température est conservée dans les pharmacies et peut être consultée sur place. Aucune photocopie de ces relevés papier ne sera faite. Au début de chaque mois, les données électroniques du mois précédent sont extraites de la base de données et enregistrées sous format Excel et PDF sur le partage informatique du CRCHUS. Les données électroniques deviennent donc disponibles en tout temps pour les équipes de recherche et pour les visites de surveillance, d audit ou d inspection. Elles peuvent être imprimées ou envoyées par les équipes de recherche, si nécessaire. Une version du fichier Excel avec seulement la température moyenne, la température minimale et la température maximale atteintes pendant la journée est disponible également pour chaque mois. 5.6.2. Procédure en cas de bris de température Lors de l alarme ou le jour suivant si l alarme a lieu en dehors des heures ouvrables, les assistantes techniques du département de la pharmacie feront une contre-vérification des températures ou demanderont au coordonnateur de la recherche clinique du CHUS de faire la vérification. Une investigation des causes et des solutions sera faite par le coordonnateur de la recherche clinique du CHUS puis une note sera produite et envoyée aux assistants techniques des pharmacies satellites du CRCHUS. Les assistants techniques avertiront les équipes de recherche qui ont des distributions de médicament de recherche prévues pendant cette journée. Il y aura vérification que le médicament peut être utilisé auprès du promoteur avant la distribution. Un courriel, avec la note produite par le coordonnateur de la recherche clinique du CHUS, sera envoyé à toutes les équipes de recherche qui ont des médicaments entreposés à l endroit où il y a eu un bris de température. Un courriel peut également être envoyé aux ARC. Les formulaires particuliers à chaque projet pour avertir les promoteurs en cas de bris de température, le cas échéant, seront remplis par la suite par les assistants techniques. Page 12 sur 34

MON33FR01 5.7. Distribution des médicaments de recherche La distribution des médicaments de recherche demeure la responsabilité des pharmacies satellites du CRCHUS ou de la pharmacie de chimiothérapie, sauf exception. Il est de la responsabilité du chercheur principal de s assurer que le médicament de recherche soit administré conformément à ce qui est indiqué au protocole de recherche. Chaque participant inclus dans l étude doit être bien informé, s il reçoit un médicament de recherche, de l importance de : a) suivre le mode d utilisation des médicaments de recherche qui lui sont remis et les consignes à cet effet; b) rapporter toute déviation aux consignes; c) rapporter tout problème pouvant être lié au médicament de recherche; d) rapporter à chaque visite ou selon la fréquence établie dans le protocole, ainsi qu à la fin de l étude, tous les médicaments de recherche non utilisés ainsi que l emballage (bouteille, contenant, seringue, etc.), même s il est vide. Application : Le chercheur principal ou une personne déléguée doit expliquer le mode d utilisation des médicaments de recherche aux participants et doit, à intervalles réguliers durant l étude, vérifier avec chaque participant que les instructions sur le mode d utilisation sont bien comprises. La première distribution de médicaments au participant doit se faire uniquement sur présentation d une ordonnance signée par le chercheur principal ou son délégué. D autres documents peuvent être exigés pour confirmer le traitement à être distribués selon le protocole de recherche. La délégation de l ordonnance doit être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Dans les pharmacies satellites du CRCHUS, selon les listes de rendez-vous des infirmiers et conformément au protocole, les médicaments de recherche sont préparés la veille de la visite du participant, si possible, par l assistant technique et ensuite vérifiés par un pharmacien, un assistant technique ou un membre de l équipe de recherche. Les membres de l équipe de recherche peuvent faire la contre-vérification uniquement s ils ne sont pas en insu par rapport à la médication. Si la contre-vérification ne peut être faite, la raison doit être documentée dans le cartable du médicament de recherche. Le jour de la visite du participant, les médicaments sont remis par un membre du département de la pharmacie, soit directement au participant, soit à la personne déléguée de l équipe de recherche qui aura la responsabilité de remettre les médicaments au participant. Page 13 sur 34

MON33FR01 À la pharmacie de chimiothérapie, un pharmacien doit valider l ordonnance manuscrite reçue pour la médication de recherche qui sera donnée par intraveineuse. Le pharmacien doit la saisir dans le système informatisé ARIANE, imprimer une étiquette pour le médicament, expliquer les particularités de la préparation du médicament de recherche à l assistant technique et vérifier le médicament utilisé. L étiquette du fabricant du médicament de recherche n est pas apposée sur l ordonnance ou sur un formulaire, à moins d une exigence imposée par le promoteur. Lors de la préparation du médicament de recherche de manière stérile, l assistant technique de la pharmacie doit préparer le médicament de recherche sous la hotte et doit prendre une photo de la préparation. Un pharmacien doit vérifier le médicament final à partir de la photo. L attribution du médicament au participant doit être documentée dans un document source et, s il y a lieu, dans le FEC. Application : Dans le cas d un essai clinique avec médicament, il faut : a) documenter les quantités utilisées et celles retournées par le participant; b) comparer, pour chaque participant, le médicament retourné/utilisé versus le médicament attribué, s il y a lieu; c) en cas d inconsistance au cours de la comptabilité, s assurer qu un suivi est fait auprès du participant pour sa sécurité et documenter cette inconsistance; d) suivre les procédures du protocole et en aucun cas, attribuer à un autre participant de l essai, à un participant hors d étude, ou à un autre site, un médicament non utilisé et retourné par un participant; e) conserver la documentation car elle fait partie de la documentation essentielle. La distribution des médicaments de recherche aux participants doit être documentée par le personnel des pharmacies satellites du CRCHUS ou de la pharmacie de chimiothérapie dans un registre englobant tous les participants fourni par le promoteur ou créé par le personnel de ces pharmacies. La distribution des médicaments doit se faire selon le calendrier décrit dans le protocole. Le registre doit inclure au minimum l information suivante pour chaque distribution : a) les initiales du participant et le numéro de sélection et/ou randomisation; b) la date à laquelle les médicaments ont été remis; c) la quantité remise et les initiales du personnel du satellite faisant l inscription; d) le(s) numéro(s) de lot(s) et la date de péremption; e) la date d autorisation du retour ou de la destruction du médicament de recherche par le promoteur, s il y a lieu. À ce registre global peut s ajouter, selon les spécifications particulières à chaque étude, un registre individuel pour chaque participant, et qui contient sensiblement les mêmes renseignements. Page 14 sur 34

MON33FR01 Toute modification ou déviation au dosage requise par le protocole, ainsi que la raison de cette modification ou déviation, doivent aussi être documentées dans un document source et, s il y a lieu, dans le FEC ou sur les formulaires prévus par le protocole. Toute déviation significative de la posologie prévue pouvant avoir un impact sur la santé du participant doit être rapportée au promoteur ainsi qu au CÉR. La documentation du rapport doit être conservée avec la documentation essentielle de l étude. 5.7.1. Procédure de divulgation Le système de codage des médicaments de recherche doit inclure une procédure permettant la détermination rapide du/des médicament(s), en cas d urgence médicale. Il faut respecter les exigences du protocole en matière de divulgation de l insu du médicament de recherche. Les codes thérapeutiques ou les codes de randomisation des médicaments de recherche doivent être conservés à une des pharmacies satellites du CRCHUS ou à la pharmacie de chimiothérapie. Dans l éventualité où un code thérapeutique doit être brisé, le chercheur principal ou le pharmacien a la responsabilité d ouvrir ce code et de divulguer l information conformément à ce qui est prévu à cet effet au protocole. Pour les projets à randomisation centralisée, les procédures pour accéder au code thérapeutique doivent être conservées à une des pharmacies satellites du CRCHUS ou à la pharmacie de chimiothérapie. Le département de la pharmacie doit également s assurer que l information est disponible 24 heures sur 24. Toute divulgation prématurée, comme une divulgation accidentelle ou causée par un effet indésirable grave, doit être consignée rapidement et expliquée au promoteur. Les documents sur la divulgation doivent être conservés avec les documents essentiels. 5.7.2. Distribution du médicament de recherche en dehors des heures ouvrables Dans les cas où le médicament doit être distribué en dehors des heures ouvrables des pharmacies satellites du CRCHUS (8:00 à 15:30), trois options sont possibles : a) Avoir un pharmacien ou un assistant technique de la pharmacie disponible de garde pendant l étude; b) Avoir un pharmacien de la pharmacie centrale qui vient directement à la pharmacie satellite en dehors des heures ouverture; c) Faire un transfert du médicament de recherche à la pharmacie centrale avant la fermeture des pharmacies satellites. Page 15 sur 34

Page 16 sur 34 MON33FR01 La première option s applique lorsque le médicament demande à être préparé par une personne ayant reçu une formation spécifique à l étude et nécessite des conditions d entreposage strictes et contrôlées. La deuxième option peut être envisagée si le médicament n a pas besoin de préparation extraordinaire mais nécessite des conditions d entreposage strictes et contrôlées. Dans ce cas, chaque pharmacien de la pharmacie centrale qui sera appelé à faire une distribution devra signer le résumé de la pharmacie comme preuve de formation en plus de signer, avec la personne de l équipe de recherche qui recevra le médicament, l'étiquette de distribution. Si nécessaire, le membre de l équipe de recherche fera l'appel pour la randomisation. Les assistants techniques des pharmacies satellites prépareront les étiquettes à l avance et le pharmacien de la pharmacie centrale remettra la médication à l équipe de recherche. La troisième option peut être envisagée seulement si le promoteur accepte que i) la distribution soit faite par l équipe de recherche ou du personnel non impliqué dans l'étude qui aura reçu une formation limitée pour ce rôle et que ii) le médicament soit entreposé dans des conditions moins bien contrôlées. Cette tâche doit être présente dans le formulaire de délégation et les personnes déléguées à la distribution, qui ne sont pas du personnel du département de la pharmacie, devront y apparaître. Application : Il n y a pas d enregistrement électronique des températures dans tous les locaux et pour tous les appareils du CHUS. Des thermomètres numériques indiquant la température maximale et minimale enregistrées peuvent être utilisés pour pallier ce manque mais le promoteur doit approuver ces méthodes de contrôle de température. De plus, la responsabilité du département de la pharmacie quant à la gestion du médicament de recherche, s arrête dès que le médicament est mis sous la responsabilité du chercheur principal ou d une personne déléguée de l équipe de recherche et reprend lors du retour du médicament à une des pharmacies du CHUS. Dans tous les cas, il faut que le chercheur principal contacte le département de la pharmacie pour prendre entente avec eux et pour connaître les coûts associés. 5.8. Retour des médicaments de recherche par les participants Dans le but de vérifier si les instructions d utilisation sont suivies correctement par tous les participants et d évaluer l adhésion du participant au traitement, la comptabilité du médicament est effectuée à chaque visite par la personne de l équipe de recherche ou de la pharmacie qui reçoit le médicament de recherche du participant et par le département de la pharmacie, si le médicament de recherche a été remis à l équipe de recherche par le participant. Pour les médicaments de recherche préparés et distribués par la pharmacie de chimiothérapie, le décompte des médicaments de recherche se fait uniquement par le personnel de la pharmacie de

chimiothérapie car il s agit de médicaments dangereux qui nécessitent des manipulations particulières. Page 17 sur 34 MON33FR01 Tous les retours de médicaments de recherche et/ou de contenants par les participants doivent être consignés dans un document source et, s il y a lieu, dans le FEC. Le retour des médicaments de recherche par les participants doit être documenté par le personnel des pharmacies satellites du CRCHUS ou de la pharmacie de chimiothérapie dans le registre global fourni par le promoteur ou créé par le personnel de ces pharmacies, ainsi que dans le registre individuel, s il y a lieu. Le retour des médicaments doit se faire selon le calendrier décrit dans le protocole. Les registres doivent inclure, en plus des informations citées plus haut (5.7), les informations suivantes : a) toutes les dates auxquelles les médicaments ont été retournés par le participant; b) la quantité retournée par le participant à chacune des visites. 5.9. Retour/Destruction des médicaments de recherche Le chercheur principal et le département de la pharmacie doivent s assurer que : a) toute la documentation sur la gestion des médicaments de recherche soit complète et exacte et est conservée durant 25 ans, conformément à la réglementation fédérale, tel que défini dans le MON32; b) les médicaments de recherche reçus dans le cadre d un essai clinique et non utilisés soient retournés au promoteur ou que les instructions du promoteur, du protocole ou d un autre document de l essai soient suivies à ce sujet; c) afin de respecter la confidentialité des renseignements des participants, lorsque des contenants de médicaments leur ayant été distribués sont retournés au promoteur, les informations qui permettent d identifier le participant (données nominatives) soient retirées ou oblitérées; d) si la destruction est effectuée au CHUS, les procédures appropriées pour la destruction des médicaments de recherche soient respectées et que la documentation relative au processus de destruction soit complétée, signée et placée avec la documentation essentielle de l étude; e) le même processus de destruction soit utilisé et documenté dans le cas de médicaments défectueux ou périmés. 5.9.1. Procédure de destruction des médicaments de recherche Aucun médicament ne doit être détruit sans autorisation écrite préalable du promoteur. Le promoteur doit faire une vérification de l inventaire et des registres de la pharmacie avant de donner son approbation pour la destruction des médicaments.

MON33FR01 Lorsque les vérifications sont faites, le promoteur doit (1) remettre une note (par lettre, fax ou courriel) mentionnant que la pharmacie peut détruire les médicaments de l étude. Si seulement une partie des médicaments est visée, la note doit mentionner quels médicaments doivent être détruits en mettant le plus de détails possible dans la note, ou (2) initialiser et dater le registre d inventaire du médicament afin de confirmer que le médicament peut être détruit. Lorsque le promoteur demande que les médicaments de recherche soient détruits par les pharmacies satellites du CRCHUS, ceux-ci sont placés dans un bac à la pharmacie prévu à cet effet. Les médicaments doivent être déposés dans un bac contenant un sac de plastique rouge spécialement conçu pour la destruction des médicaments. La signature du registre d inventaire du médicament par le promoteur ou la personne déléguée ou la réception de la note de destruction du médicament du promoteur servira de documentation pour l approbation de la destruction et sera conservée dans le cartable du médicament à la pharmacie. À la pharmacie de chimiothérapie, les ampoules ou les bouteilles de médicaments injectables utilisés sont détruits sur place sans attendre l'autorisation du promoteur notamment parce que ce sont des médicaments dangereux, manipulés sous hotte stérile. Ils sont jetés dans la poubelle rouge de la hotte dans laquelle le médicament est préparé. Les sacs de la pharmacie satellite du CRCHUS Fleurimont sont ramassés au minimum une fois par semaine, ou plus si besoin. Pour la pharmacie satellite du CRCHUS à l Hôtel-Dieu, les sacs sont ramassés au besoin alors qu à la pharmacie de chimiothérapie, ils sont ramassés tous les jours ouvrables. Une fois ramassés dans les pharmacies, les sacs sont transportés jusqu au débarcadère par le personnel du département d hygiène et de salubrité du CHUS. Au débarcadère, les sacs sont placés dans un réfrigérateur barré, et ce, jusqu'à la visite de Stéricycle Inc. Stéricycle Inc. vient à toutes les deux semaines ramasser les sacs pour les apporter à l incinération. Aucun certificat de destruction n est émis par Stéricycle Inc. L adresse de Stéricycle Inc. : Stericycles Inc. 1606, rue Jean Lachaîne Saint-Constant, Québec J5C 1C2 Page 18 sur 34

MON33FR01 6. Références Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1: Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Standards du FRQS sur l éthique de la recherche en santé humaine et l intégrité scientifique, 2008. Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Québec, Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Plan d action ministériel en éthique de la recherche et en intégrité scientifique du Ministère de la Santé et des Services sociaux, 1998. Québec, Loi sur les services de santé et services sociaux, 1991, c. 42, a. 117; 2011, c. 16, a. 244. Québec, Loi sur les services de santé et services sociaux, 1991, c. 42, a. 116; 1996, c. 32, a. 109; 1999, c. 89, a. 53; 2002, c. 27, a. 41; 2005, c. 40, a. 42; 2007, c. 21, a. 37; 2010, c. 15, a. 83. Québec, Règlement sur l organisation et l administration des établissements, 2014, a. 77 (2). Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Page 19 sur 34

MON33FR01 Santé Canada, Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Santé Canada, Lignes directrices concernant le contrôle de la température des médicaments pendant l entreposage et le transport (GUI-0069), 2011. Page 20 sur 34

MON33FR01 7. Annexe 7.1. Annexe 1: Formulaire de transport entre les pharmacies Page 21 sur 34

TRANSPORT DE MÉDICATION DE RECHERCHE Origine : Pharm. CRCHUS Pharm. CRCHUS Pharm. centrale Pharm. Chimio local HF 2852 local HD 5443 local HF 2620 local HF 7501 Autre, préciser pavillon et local : Destination : Pharm. CRCHUS Pharm. CRCHUS Pharm. centrale Pharm. Chimio local HF 2852 local HD 5443 local HF 2620 local HF 7501 Autre, préciser pavillon et local : Thermomètre utilisé : Date et heure : de l empaquetage Mode de transport : Raison du transport : Produit transporté : Étude N : Quantité : et type d emballage Numéro(s) de lot: N/A Emballage(s) N : N/A Expédié par : Nom Signature Échelle de température autorisée : de C à C inclusivement EN CAS D ÉCART DE TEMPÉRATURE, NE PAS UTILISER ET CONTACTER LE PROMOTEUR Température pendant le transport : Minimale C; Maximale C Déballé par : Nom Signature Date et heure : du déballage Page 22 sur 34

MON33FR01 7.2. Annexe 2 : Politiques institutionnelles en matière de biosécurité concernant les essais de thérapie génique Page 23 sur 34

POLITIQUES INSTITUTIONNELLES EN MATIÈRE DE BIOSÉCURITÉ CONCERNANT LES ESSAIS DE THÉRAPIE GÉNIQUE 1. Considérations générales MON33FR01 1.1. Le document suivant est un guide pratique pour la préparation et la manipulation des vecteurs viraux de thérapie génique (vecteurs adénoviraux et rétroviraux). Il comprend également des recommandations concernant les mesures de biosécurité et les procédures de décontamination. 1.2. Ce guide est basé sur les recommandations en matière de biosécurité de Santé Canada, du US Centre for Disease Control and Prevention (CDC) et du US National Institutes of Health (NIH). 1.3. En raison de la variabilité des agents pouvant être utilisés dans les essais de thérapie génique, il est impossible de faire une seule série de recommandations pour chaque protocole. Chaque vecteur et chaque transgène doivent être considérés individuellement. 1.4. Il est impératif que tout le personnel impliqué dans la préparation des vecteurs viraux suive les mesures de biosécurité de type niveau 2 et les recommandations de ce guide institutionnel. 1.5. Il est impératif que tout le personnel impliqué dans la manipulation des vecteurs viraux respecte les précautions d isolement définies dans ce guide. 1.6. Le code canadien du travail exige des employeurs qu ils offrent des conditions de travail sûres à leurs employés et qu ils informent ces derniers de tous les dangers auxquels ils peuvent être exposés dans l exécution de leurs fonctions. 1.7. Le personnel impliqué dans les essais de thérapie génique doit avoir reçu une formation appropriée concernant les précautions et les mesures de biosécurité. 1.8. Le personnel ayant une maladie qui le rend immunocompromis ne devrait pas être impliqué dans les essais de thérapie génique. 2. Classification des agents biologiques en fonction du risque 2.1. L adénovirus et les rétrovirus (excluant le VIH) sont classifiés dans le groupe de risque 2, ce qui veut dire qu ils peuvent être associés à des maladies habituellement non sérieuses chez l humain et pour lesquelles des traitements sont souvent disponibles. Les virus utilisés dans les protocoles de thérapie génique, contrairement aux virus de type sauvage, sont incapables de se répliquer. 2.2. Définition du niveau de confinement ou de biosécurité 2 : le niveau de confinement 2 correspond à la préparation et la manipulation des agents du groupe de risque 2. Page 24 sur 34

MON33FR01 3. Exigences physiques pour la préparation des vecteurs viraux 3.1. La pièce utilisée pour la préparation des vecteurs viraux devrait être située à l écart des endroits publics et des unités de soins, particulièrement celles qui sont susceptibles de recevoir des participants immunocompromis. 3.2. Les revêtements des murs, des plafonds, des sols et du mobilier devraient pouvoir être nettoyés. 3.3. L accès à la pièce doit être limité et réservé au personnel autorisé. 3.4. La porte donnant accès à la pièce doit pouvoir se verrouiller. 3.5. Un panneau de mise en garde (danger biologique, personnel autorisé seulement, niveau de confinement 2) doit être installé sur la porte. 3.6. Un panneau de mise en garde (danger biologique) doit être installé sur le lieu d entreposage. 3.7. La porte de la pièce doit être fermée lors de la manipulation des vecteurs viraux. 3.8. Il doit y avoir dans la pièce des installations pour le lavage des mains. 3.9. Des crochets doivent être installés près de la sortie pour suspendre les sarraus de laboratoire. 3.10. Des installations pour le lavage des yeux doivent être disponibles à proximité de la pièce. 4. Exigences opérationnelles pour la manipulation des vecteurs viraux 4.1. Toutes les manipulations susceptibles de produire des aérosols doivent être effectuées dans l enceinte de sécurité biologique de catégorie 2. 4.2. L enceinte de sécurité doit avoir été certifiée et testée au cours des douze derniers mois selon les normes en vigueur. 4.3. Le port de jaquette à manches longues et des gants est obligatoire. Il faut prendre soin de ne pas se contaminer la peau avec du matériel infectieux. 4.4. Une procédure pour faire face au déversement accidentel de substances infectieuses doit être élaborée et doit être mise en œuvre à chaque incident encouru. 4.5. Le matériel contaminé doit être disposé dans les contenants appropriés avant d être transporté au local d entreposage des déchets biomédicaux. 4.6. Il est défendu de manger, de boire, d entreposer des aliments, de fumer, de manipuler des verres de contact ou d appliquer des produits de maquillage dans la pièce où sont manipulés les vecteurs viraux. Page 25 sur 34

MON33FR01 SYNOPSIS NIVEAU DE CONFINEMENT 2 Normes de pratique Pratiques spéciales Équipement de sécurité Barrières primaires Accès limité ou restreint. Politiques et procédures. Hotte à flot laminaire de type II. Installations Barrières secondaires Lavabo disponible dans la pièce. Lavage des mains. Enseigne portant la mention BIORISQUE. Protections faciale et oculaire. Pièce conçue pour un nettoyage facile. Défense de manger, boire, entreposer des aliments, fumer, manipuler des verres de contact, produits de maquillage. Programme de monitorage sérique. Port de vêtements protecteurs jetables. Parquets imperméables. Pipetage par la bouche interdit. Manuel de biosécurité disponible. Porter des gants jetables. Méthode pour la décontamination des déchets disponibles. Minimiser la création d aérosols et d éclaboussures. Manipulation sous hotte si aérosols infectieux. Formation adéquate. Bain oculaire disponible et facilement accessible. Décontaminer l équipement et les surfaces de travail. Limiter l utilisation des objets tranchants ou coupants. Politique pour la gestion des objets contaminés. Utilisation de contenants étanches pour le transport des produits et pour l élimination des déchets. Contrôle des insectes et rongeurs. Décontaminer les équipements et les surfaces de travail. Page 26 sur 34

MON33FR01 NIVEAU DE CONFINEMENT POUR LES AGENTS INFECTIEUX POUVANT ÊTRE UTILISÉS COMME VECTEURS DE THÉRAPIE GÉNIQUE Article III Niveau de confinement Risque infectieux Exemple d agents utilisés comme vecteur 1 1 Pas associé à des maladies chez l humain. 2 Associé à des maladies rarement sévères et pour lesquelles un traitement ou une prévention sont disponibles. 3 Associé à des maladies sévères ou fatales pour lesquelles un traitement ou une prévention sont disponibles. 4 Associé à des maladies sévères ou fatales pour lesquelles aucun traitement ou prévention n existent. Baculovirus, Virus simien 40 (SV40), Virus adéno-associé. Adénovirus, rétrovirus (MuLV), Virus de l herpès simplex (HSV, EBV), Virus de la vaccine. HTLV, Lentivirus (VIH), virus de la stomatite vésiculaire. Aucun jusqu à maintenant. 1 Abréviations : EBV, virus Epstein-Barr; VIH, virus de l immunodéficience humaine, HSV, virus de l herpès simplex; MuLV, virus de la leucémie murine; HTLV, Virus T-lymphotropique humain Page 27 sur 34

MON33FR01 1. Transport des vecteurs viraux PROCÉDURES POUR LE TRANSPORT DES VECTEURS VIRAUX POUR LES ESSAIS DE THÉRAPIE GÉNIQUE 1.1. Les vecteurs viraux seront préparés par les pharmaciens du CRCHUS dans la pièce 2815. Les seringues seront placées dans un contenant rigide hermétique en plastique identifié BIORISQUE. 1.2. L infirmier de recherche, le technicien de pharmacie ou le pharmacien transportera le contenant du local de préparation à la chambre où auront lieu les injections. 1.3. Le contenant sera ouvert au moment du traitement, une fois la porte du local fermée et le personnel présent dans la chambre vêtu d une jaquette jetable, masque et gants. Il n est pas nécessaire de transporter les seringues sur glace, mais il est recommandé d utiliser le médicament dans l heure suivante. Page 28 sur 34

MON33FR01 1. Arrivée des vecteurs viraux PROCÉDURES POUR LA PRÉPARATION DES VECTEURS VIRAUX POUR LES ESSAIS DE THÉRAPIE GÉNIQUE PHARMACIE 1.1. L envoi des flacons de réserve contenant les vecteurs viraux se fait sur glace sèche. 1.2. Dès son arrivée, le produit doit être manipulé avec des gants, transféré sous la hotte pour y être inventorié et inspecté puis entreposé à l endroit approprié, dans une position verticale. 1.3. Un compartiment du congélateur doit être réservé à l entreposage des vecteurs viraux. Il faut s abstenir d entreposer d autres substances avec les flacons de réserve de virus. 1.4. Par la suite, la hotte est décontaminée avec une solution javellisée (1 % eau de javel). 1.5. Si le contenu de l envoi n est pas intact, la compagnie devra en être avisée. Une décontamination de l extérieur des flacons de réserve sera faite, avec une solution d eau de javel 1 %, s il y a eu renversement. 1.6. Les flacons de réserve endommagés doivent être immergés dans une solution d eau de javel 1 % pendant une (1) heure avant d être jetés dans les contenants appropriés. 2. Préparation du produit 2.1. La préparation des vecteurs viraux se fait dans l enceinte biologique de type II située au local 2815. La porte de la pièce doit être fermée pendant les manipulations et l accès à la pièce limité au minimum. 2.2. L enceinte biologique doit être nettoyée avec de l eau de javel 1 % avant et après les manipulations dans l enceinte. 2.3. Une enseigne indiquant : DÉFENSE D ENTRER PROCÉDURE BIORISQUE EN COURS doit être affichée sur la porte à l extérieur du local. 2.4. Le port de la jaquette à manches longues et de gants est obligatoire. 2.5. Le lavage des mains est obligatoire avant et après la procédure. 2.6. Les produits doivent être préparés de façon aseptique. Il faut éviter dans la mesure du possible la génération d aérosols lors de la manipulation des vecteurs viraux. Page 29 sur 34

Page 30 sur 34 MON33FR01 2.7. Tous les items jetables doivent être jetés dans un bac doublé de deux (2) sacs jaunes BIORISQUE. 2.8. Les objets qui sont en contact direct avec les vecteurs viraux tels que les aiguilles et les seringues doivent être désinfectés dans une solution d eau de javel 1 % avant d être jetés. Un temps de contact de vingt (20) minutes est nécessaire pour la désinfection. 2.9. Il ne faut jamais remettre l embout sur les aiguilles utilisées. 2.10. Les seringues, aiguilles, matériel de transfert, de même que les flacons de réserve vides doivent être jetés, après désinfection, dans un contenant jaune de plastique rigide avec le symbole BIORISQUE. 3. Déversement accidentel 3.1. Dans l enceinte de biosécurité Cesser toute opération dans l enceinte et attendre vingt (20) minutes pour que toute particule en aérosol puisse se déposer. Recouvrir le déversement de papier buvard et saturer le tout avec de l eau de javel 1 %. Attendre vingt (20) minutes et retirer les papiers imbibés. Procéder à la désinfection complète de l enceinte, encore une fois, avec de l eau de javel 1 %. Jeter le matériel souillé dans un bac BIORISQUE doublé de 2 sacs jaunes. 3.2. Déversement hors de l enceinte de biosécurité Quitter la pièce et fermer la porte. Attendre vingt (20) minutes pour laisser le temps aux particules de se déposer. Retourner dans la pièce en portant une blouse à manches longues, des gants et un masque. Appliquer des papiers buvards immédiatement sur le déversement et saturer le tout avec de l eau de javel 1 %. Attendre vingt (20) minutes et retirer les papiers imbibés. Procéder à la désinfection complète du sol, encore une fois, avec de l eau de javel 1 %. Jeter le matériel souillé dans un bac BIORISQUE doublé de 2 sacs jaunes. 4. Nettoyage routinier post-préparation sans déversement Toujours porter des gants pour la désinfection des surfaces et des équipements. Désinfecter l enceinte avec de l eau de javel 1 %. Désinfecter avec de l eau de javel 1 % les surfaces ou les équipements qui auraient pu être en contact avec du matériel souillé.

MON33FR01 Jeter les objets tranchants et coupants (flacons de réserve inclus) dans les contenants jaunes en plastique rigide BIORISQUE. Jeter le reste du matériel utilisé dans le bac rigide doublé de deux (2) sacs jaunes BIORISQUE. Jeter également dans le bac le contenant jaune en plastique rigide hermétiquement fermé BIORISQUE. Nouer le sac et mettre le couvercle sur le bac. Contacter la personne responsable pour s assurer que le bac sera ramassé le jour même. Page 31 sur 34

MON33FR01 PROCÉDURES POUR L ADMINISTRATION DES VECTEURS VIRAUX POUR LES ESSAIS DE THÉRAPIE GÉNIQUE 1. Administration des vecteurs viraux L administration de vecteurs viraux aura lieu dans la salle 2839 du CRCHUS. Une enseigne sera placée sur la porte indiquant : DÉFENSE D ENTRER PROCÉDURE BIORISQUE EN COURS Seul le participant devant recevoir les injections devra être dans la chambre. Aucun autre participant ne doit être présent dans la chambre au moment des injections. Aucun visiteur ne devra être admis dans la chambre pendant la procédure. Un lavabo et du savon antiseptique seront disponibles dans la chambre pour le lavage des mains avant et après la procédure. Le personnel présent dans la chambre sera vêtu de jaquettes jetables, masques, gants. Le médecin faisant les injections devra en plus porter des lunettes protectrices. Le participant sera vêtu d une jaquette jetable. Le médecin injectera le médicament selon la procédure établie dans le protocole. Des compresses seront à la portée de la main pour récupérer toute gouttelette de médicament pouvant s échapper post-injection. Les objets tranchants ou coupants seront jetés dans un contenant en plastique rigide BIORISQUE destinés aux objets tranchants. Le matériel contaminé sera placé dans un double sac identifié BIORISQUE et placé dans un bac rigide en plastique BIORISQUE. Jeter la boite contenant les objets tranchants dans le bac BIORISQUE. Une fois les injections terminées, la plaie sera recouverte d une compresse et d un pansement imperméable. 2. Déversement accidentel dans la chambre S il y avait éclaboussure de sang ou de liquide biologique, appliquer des papiers buvards immédiatement sur le déversement et saturer le tout avec de l eau de javel 1 %. Attendre vingt (20) minutes et retirer les papiers imbibés. Procéder à la désinfection complète de l endroit souillé, encore une fois, avec de l eau de javel 1 %. Jeter le matériel souillé dans un bac BIORISQUE doublé de 2 sacs jaunes. Page 32 sur 34

MON33FR01 3. Observation du participant post-injection Le participant sera gardé en observation pour au moins trente (30) minutes après les injections afin d observer toute réaction au médicament et les signes vitaux lorsqu il s agit d injections intra-tumorales. Les signes vitaux seront vérifiés au moins une fois lors de la période d observation du participant. Les équipements utilisés pour prendre les signes vitaux (sphygmomanomètre, thermomètre et stéthoscope) seront réservés à l usage exclusif du protocole. Les équipements utilisés pour prendre les signes vitaux (sphygmomanomètre, thermomètre et stéthoscope) seront désinfectés avant la sortie de la chambre. 4. Transport du participant vers d autres lieux au CRCHUS ou dans l hôpital Advenant le cas où il serait nécessaire de transporter le participant hors de la chambre du CRCHUS, le participant devra porter un masque et le site d injection devra être recouvert d un pansement imperméable. 5. Inoculation accidentelle Si une piqûre accidentelle survenait, retirer l aiguille le plus rapidement possible. Laver à l eau et au savon pendant 10 minutes. Ne pas utiliser de brosse. Désinfecter la plaie avec de l eau de javel diluée à 1 %. Appliquer un pansement imperméable. Rapporter l incident au bureau de santé et du responsable de la prévention des infections. Conserver un plasma pour analyse future. Dans le cas de contact accidentel avec les muqueuses, laver immédiatement à grande eau pendant dix (10) minutes. Dans le cas de contact accidentel de matériel infecté avec une peau lésée, laver immédiatement avec de l eau et du savon. Ne pas utiliser de brosse. Désinfecter les lésions avec de l eau de javel 1 %. Suivre les instructions de la «Trousse d exposition aux liquides biologiques pour les employés» et remplir les formulaires se trouvant à l intérieur de l enveloppe. Remplir le formulaire «Déclaration d un incident/accident au travail» du CHUS. Page 33 sur 34

MON33FR01 PROCÉDURES POUR LA DÉSINFECTION DE LA CHAMBRE 1. Désinfection de la chambre La literie sera manipulée, transportée et lavée selon les politiques de l hôpital en matière de literie comportant un risque infectieux (programme de surveillance et de contrôle des bactéries multi-résistantes). La personne responsable de la gestion des déchets biomédicaux sera avisée de venir chercher le bac de déchets BIORISQUES le jour même. La chambre sera nettoyée selon les politiques de l hôpital en matière de chambre comportant un risque infectieux (programme de surveillance et de contrôle des bactéries multirésistantes). La zone de nettoyage couvrira le secteur délimité par le rideau pour ce qui concerne le mur et le plancher. Le rideau sera nettoyé afin d éliminer tout danger relié à des éclaboussures éventuelles. Les équipements utilisés (stéthoscope, sphygmomanomètre, thermomètre, etc.) seront désinfectés avant la sortie de la chambre. Page 34 sur 34

MON34FR01 TITRE GESTION DE L INSTRUMENT MÉDICAL À L ÉTUDE CODIFICATION MON 34 VERSION 01 NOMBRE TOTAL DE PAGES 16 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 16/oct/2014 01 11 à 16 Création du MON (le MON18FR05 a été divisé en 2 MON, le MON33FR01 et le MON34FR01) Ajout des registres pour la gestion des instruments médicaux à l étude APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 16

MON34FR01 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 5 5.1. Directives générales... 5 5.2. Réception et inventaire des instruments médicaux à l étude... 5 5.3. Étiquetage et codage des instruments médicaux à l étude... 5 5.4. Entreposage et conservation des instruments médicaux à l étude... 6 5.5. Utilisation et suivi des instruments médicaux à l étude... 6 5.6. Retour des instruments médicaux suite à l utilisation... 8 5.7. Retour/Destruction des instruments médicaux à l étude... 9 6. Références... 9 7. Annexe... 11 7.1. Annexe 1 : Registre de gestion des instruments médicaux à l étude... 11 7.2. Annexe 2 : Registre de gestion des instruments médicaux à l étude (anglais)... 14 Page 2 sur 16

MON34FR01 1. Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les politiques mises en place au CHUS entourant la gestion des instruments médicaux à l étude. Ce MON fournit les normes minimales pour assurer la conformité aux exigences applicables quant à la réception, à l étiquetage, à l entreposage, à la comptabilité, au retour ou à la destruction autorisée des instruments médicaux à l étude et au respect des procédures de gestion d un instrument spécifique à un promoteur. 2. Portée Lorsqu un projet de recherche implique la gestion d un instrument médical, la réalisation de cette étude doit être menée par une personne (médecin ou dentiste selon la nature de l étude) habilitée à dispenser des soins de santé en vertu des lois de la province où l étude se déroule. Cette personne est désignée comme étant le chercheur principal. Ce MON s adresse à tout le personnel en recherche clinique dans des projets nécessitant la gestion d un instrument médical à l étude. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) la gestion des instruments médicaux à l étude au CHUS : i) entreposer les instruments médicaux dans un local sécuritaire; ii) conserver les instruments médicaux de la façon précisée par le promoteur et conformément aux exigences réglementaires applicables. b) s assurer que les procédures à suivre pour la gestion de l instrument médical sont clairement énoncées dans le protocole ou tout autre document fourni par le promoteur; c) s assurer que chaque participant, ou toute autre personne ayant à le faire, utilise correctement l instrument, tel qu énoncé dans le protocole ou le guide d utilisation. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le promoteur est responsable de a) s assurer que la gestion des instruments médicaux à l étude est conforme aux exigences des règlements, des bonnes pratiques cliniques (BPC) de la Conférence internationale sur l harmonisation (CIH), du promoteur, ainsi qu aux exigences de l établissement; b) la fabrication de l instrument selon les bonnes pratiques de fabrication (BPF), de l emballage et de l étiquetage de l instrument; Page 3 sur 16

c) donner les informations sur l entreposage et de l utilisation de l instrument médical; d) tenir à jour des registres; e) disposer de procédures documentées pour traiter les plaintes et les rappels. MON34FR01 Le Comité d éthique de la recherche (CÉR) est responsable de porter une attention toute particulière, au cours de l évaluation éthique et du suivi des projets avec un instrument médical, aux conséquences possibles pour les participants. Le CÉR doit s assurer que l utilisation de l instrument au cours de l essai est acceptable et que les bénéfices potentiels justifient les risques prévisibles pour les participants. 4. Définitions Fabricant : Personne qui vend l instrument médical sous son propre nom ou sous un nom commercial, une marque de commerce, un dessin ou un autre nom ou marque qu elle contrôle ou dont elle est propriétaire et qui est responsable de la conception, de la fabrication, de l assemblage, du traitement, de l étiquetage, de l emballage, de la remise à neuf ou de la modification de l instrument, ou de l assignation d une utilisation à cet instrument, que ces opérations soient effectuées par elle ou pour son compte. Guide d'utilisation : Guide d utilisation publié par le fabricant qui accompagne habituellement un instrument médical et explique comment installer, utiliser et maintenir l équipement, en plus de fournir les coordonnées du fabricant. Identificateur de l'instrument : Série unique de lettres ou de chiffres, ou toute combinaison de ceuxci, ou code à barres, qui est assigné à l'instrument médical par le fabricant et qui permet d'identifier l'instrument et de le distinguer d'instruments similaires. Instrument médical : Englobe une vaste gamme d instruments, d appareils ou d autres dispositifs servant à la prévention, au diagnostic, à l atténuation ou au traitement d une maladie ou d un état physique anormal, ou à la restauration, la correction ou la modification d une fonction ou de la structure corporelle. Les instruments médicaux comprennent toutes les composantes, parties ou accessoires présentés comme pouvant servir : a) au diagnostic, au traitement, à l atténuation ou à la prévention d une maladie, d un désordre, d un état physique anormal ou de leurs symptômes, chez l être humain; b) à la restauration, à la correction ou à la modification d une fonction organique ou de la structure corporelle de l être humain; c) au diagnostic de la gestation chez l être humain; Page 4 sur 16

d) aux soins de l être humain pendant la gestation et aux soins prénatals et post-natals, notamment les soins de sa progéniture. Sont inclus les moyens anticonceptionnels, tandis que les drogues en sont exclues. Page 5 sur 16 MON34FR01 Les instruments médicaux sont classés dans l une des classes I à IV, la classe I étant celle présentant le risque le plus faible et la classe IV, celle présentant le risque le plus élevé. Produit de recherche : Médicament ou instrument médical étudié lors d un essai clinique. 5. Procédure 5.1. Directives générales Afin d assurer la sécurité des participants, l intégrité des données et la conformité aux exigences réglementaires, il importe de rappeler que les responsabilités liées aux instruments médicaux à l étude incombent au chercheur principal. 5.2. Réception et inventaire des instruments médicaux à l étude Le chercheur principal, ou la personne déléguée, doit s assurer que l'envoi des instruments médicaux à l étude se fasse à l attention du personnel de l équipe de recherche. Dès la réception des instruments médicaux, le chercheur principal, ou la personne déléguée, doit : a) examiner les conditions d expédition prescrites et s assurer qu elles ont été respectées; b) faire un inventaire des instruments reçus afin de s assurer que l information sur le bordereau d envoi représente exactement ce qui a été envoyé et reçu, incluant la quantité et les numéros de lots, s il y a lieu; c) répertorier les défectuosités des instruments : emballage, étiquetage, quantité, etc. et faire un suivi auprès du promoteur le plus rapidement possible en rapportant toute contradiction ou divergence trouvée lors de l inventaire des instruments de recherche reçus. Toute anomalie détectée suite à la réception ou pendant l entreposage de l instrument médical doit être signalée le plus tôt possible au promoteur. Toute anomalie doit être consignée dans le cartable de l instrument médical disponible où le produit est entreposé. La documentation reliée à l envoi, la réception, l inventaire et l inspection des instruments médicaux doit être conservée avec la documentation essentielle à l essai, tel que décrit dans le MON32. 5.3. Étiquetage et codage des instruments médicaux à l étude Il est interdit d importer ou de vendre un instrument médical aux fins d essais cliniques, sauf s il est accompagné d une étiquette qui porte les renseignements suivants :

a) le nom du fabricant; b) le nom de l instrument; MON34FR01 c) les mentions «Instrument de recherche» et «Investigational Device» ou toute mention équivalente, en français et en anglais; d) les mentions «Réservé uniquement à l usage des chercheurs qualifiés» et «To Be Used by Qualified Investigators Only», ou toute mention équivalente, en français et en anglais; e) dans le cas d un instrument diagnostique in vitro, les mentions «Les spécifications de rendement de l instrument n ont pas été établies» et «The performance specifications of this device have not been established» ou toute mention équivalente, en français et en anglais. L étiquette des instruments médicaux à l étude ne doit en aucun cas être cachée complètement, retirée ou modifiée sans l autorisation du promoteur. 5.4. Entreposage et conservation des instruments médicaux à l étude L entreposage des instruments médicaux doit être fait dans un environnement sécuritaire. Le chercheur principal doit : a) entreposer les instruments médicaux à l étude dans un endroit sécurisé (comme une pièce verrouillée) dont l accès est contrôlé et restreint au personnel autorisé; b) conserver les instruments médicaux de la façon précisée par le promoteur et conformément aux exigences réglementaires applicables; c) s assurer que les registres d entreposage soient facilement accessibles depuis l endroit où sont entreposés les instruments médicaux et disponibles sur demande pour les surveillants, les vérificateurs, etc. Dans le cas où les instruments médicaux ne seraient pas conservés selon les conditions spécifiées, le promoteur doit en être immédiatement informé et la communication documentée et conservée avec la documentation essentielle de l étude dans les dossiers où est entreposé l instrument médical à l étude. 5.5. Utilisation et suivi des instruments médicaux à l étude Il est de la responsabilité du chercheur principal de s assurer que l instrument médical soit utilisé conformément à ce qui est indiqué au protocole de recherche ou dans le guide d utilisation. Le chercheur principal doit : a) documenter et définir la (ou les) personnes(s) autorisée(s) à prescrire l instrument médical à l étude; Page 6 sur 16

MON34FR01 b) documenter et signer dans les documents sources et, s il y a lieu, dans le FEC ou sur les formulaires prévus à cette fin dans le protocole, l attribution de l instrument médical à l étude; c) documenter, s il y a lieu, le retour de l instrument par le participant et signer cette documentation; d) suivre les procédures du protocole et en aucun cas, attribuer à un autre participant ou à un autre site, un instrument médical non utilisé et retourné par un participant. Application : Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. La documentation reliée à la comptabilisation de l instrument médical doit être conservée avec la documentation essentielle (MON32). Application : Dans le cas d un essai clinique avec instrument médical, il faut : a) documenter les instruments utilisées et ceux retournés par le participant; b) en cas d inconsistance au cours de la comptabilité, s assurer qu un suivi est fait auprès du participant pour sa sécurité et documenter cette inconsistance. Chaque participant inclus dans l étude ou personne qui utilisera l instrument médical doit être bien informé, s il y a lieu, de l importance de : a) suivre le mode d utilisation des instruments médicaux à l étude qui lui sont remis et les consignes à cet effet; b) rapporter toute déviation aux consignes; c) rapporter tout problème pouvant être lié à l instrument médical; d) rapporter à chaque visite ou selon la fréquence établie dans le protocole, ainsi qu à la fin de l étude, tous les instruments médicaux non utilisés ainsi que l emballage, même s il est vide. Application : Le chercheur principal ou une personne déléguée doit expliquer le mode d utilisation de l instrument médical aux participants ou à la personne qui utilisera l instrument et doit, à intervalles réguliers durant l étude, vérifier que les instructions sur le mode d utilisation sont bien comprises. La distribution des instruments médicaux doit être documentée par le personnel de l équipe de recherche dans un registre englobant tous les participants fourni par le promoteur ou créé par le personnel. La distribution des instruments doit se faire selon le calendrier décrit dans le protocole. Le registre doit inclure au minimum l information suivante pour chaque distribution : a) les initiales du participant et/ou le numéro de sélection et/ou randomisation; b) la date à laquelle les instruments ont été remis/utilisés; Page 7 sur 16

c) les initiales du personnel faisant l inscription au registre; d) le(s) numéro(s) de lot(s) et la date de péremption; MON34FR01 e) la date d autorisation du retour ou de la destruction de l instrument médical par le promoteur, s il y a lieu. À ce registre global peut s ajouter, selon les spécifications particulières à chaque étude, un registre individuel pour chaque participant, et qui contient sensiblement les mêmes renseignements. Toute modification ou déviation du protocole, ainsi que la raison de cette modification ou déviation, doivent aussi être documentées dans un document source et, s il y a lieu, dans le FEC ou sur les formulaires prévus par le protocole. Le chercheur principal a la responsabilité de prévenir dans les 72 heures les responsables du Programme des produits thérapeutiques et le promoteur de tout incident qui répond aux critères suivants : a) lié à une défaillance de l instrument, une dégradation de son efficacité ou un étiquetage ou mode d emploi défectueux; b) a entraîné la mort ou une détérioration grave de l état de santé d un patient, utilisateur ou autre personne, ou serait susceptible de le faire s il se reproduisait. Les codes de randomisation des instruments médicaux, si applicable, doivent être conservés par le chercheur principal ou une personne déléguée. Pour les projets à randomisation centralisée, les procédures pour accéder au code doivent être conservées par le chercheur principal ou une personne déléguée. L information doit être disponible 24 heures sur 24. Dans l éventualité où un code doit être brisé, le chercheur principal ou la personne déléguée a la responsabilité d ouvrir ce code et de divulguer l information conformément à ce qui est prévu à cet effet au protocole. La raison de la demande doit être documentée et le promoteur informé dans les plus brefs délais. 5.6. Retour des instruments médicaux suite à l utilisation Dans le but de vérifier si les instructions d utilisation sont suivies correctement par tous les participants ou les utilisateurs, la comptabilité de l instrument est effectuée à chaque visite par l équipe de recherche. Tous les retours d instruments médicaux et/ou de contenants par les participants ou les utilisateurs doivent être consignés dans un document source et, s il y a lieu, dans le FEC. Les retours doivent aussi être consignés au registre global, ainsi que dans le registre individuel, s il y a lieu. Le retour des instruments doit se faire selon le calendrier décrit dans le protocole. Page 8 sur 16

MON34FR01 Ces registres doivent inclure, en plus des informations citées plus haut (5.5), toutes les dates auxquelles les instruments ou les emballages ont été retournés par le participant ou l utilisateur. 5.7. Retour/Destruction des instruments médicaux à l étude Le chercheur principal doit s assurer que : a) toute la documentation sur la gestion des instruments médicaux soit complète et exacte et soit conservée durant 25 ans, conformément à la réglementation fédérale, tel que défini dans le MON32; b) les instruments médicaux reçus dans le cadre d un essai clinique et non utilisés soient retournés au promoteur ou que les instructions du promoteur, du protocole ou d un autre document de l essai soient suivies à ce sujet; c) afin de respecter la confidentialité des renseignements des participants, lorsque des emballages sont retournés au promoteur, les informations qui permettent d identifier le participant (données nominatives) soient retirées ou oblitérées si présentes; d) si la destruction est effectuée au CHUS, les procédures appropriées pour la destruction des instruments médicaux à l étude soient respectées et que la documentation relative au processus de destruction soit complétée, signée et placée avec la documentation essentielle de l étude; e) le même processus de destruction soit utilisé et documenté dans le cas des instruments défectueux ou périmés. 6. Références Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1 : Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Page 9 sur 16

Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Guide d éthique de la recherche et d intégrité scientifique, 2003. MON34FR01 Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS), Standards du FRQS sur l éthique de la recherche en santé humaine et l intégrité scientifique, 2008. Gouvernement du Canada, Règlement sur les instruments médicaux, DORS/98-282. Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Québec, Loi sur les Services de santé et les Services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2). Québec, Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Plan d action ministériel en éthique de la recherche et en intégrité scientifique du Ministère de la Santé et des Services sociaux, 1998. Santé Canada, Document d orientation Annexe 13 à l édition actuelle des Lignes directrices sur les Bonnes pratiques de fabrication Médicaments utilisés dans les essais cliniques, décembre 2009. Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada. Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Page 10 sur 16

MON34FR01 7. Annexe 7.1. Annexe 1 : Registre de gestion des instruments médicaux à l étude Page 11 sur 16

Registre de gestion des instruments médicaux PROTOCOLE : Numéro du site : Nom du chercheur principal : Nom de l instrument ou numéro d identification : Instrument fourni par le promoteur Date de réception : Relâché N/A oui non Date : Numéro d envoi : Quantité reçue : Initiales de la personne faisant l enregistrement : Initiales de la personne faisant l enregistrement : Numéro de kit ou Balance de l inventaire Numéro de lot / Date d expiration Numéro du participant Date de l utilisation ou remise / Date de retour (si applicable) Quantité utilisée / Quantité retournée (utiliser la même unité de mesure) Initiales lors de l utilisation ou de la remise / Initiales lors du retour Approbation pour le retour au promoteur ou la destruction Initiales de l ARC* et date Date du retour au promoteur / Date de la destruction Initiales pour le retour ou la destruction Commentaires * Si l approbation de la destruction ou du retour de l instrument au promoteur est fait par lettre, courriel ou fax, la lettre sera jointe à ce registre et conservée dans le cartable avec la documentation. Version 16oct2014 Page : de

Registre de gestion des instruments médicaux PROTOCOLE : Numéro du site : Nom du chercheur principal : Nom de l instrument ou numéro d identification : Numéro de kit ou Balance de l inventaire Numéro de lot / Date d expiration Numéro du participant Date de l utilisation ou remise / Date de retour (si applicable) Quantité utilisée / Quantité retournée (utiliser la même unité de mesure) Initiales lors de l utilisation ou de la remise / Initiales lors du retour Approbation pour le retour au promoteur ou la destruction Initiales de l ARC* et date Date du retour au promoteur / Date de la destruction Initiales pour le retour ou la destruction Commentaires * Si l approbation de la destruction ou du retour de l instrument au promoteur est fait par lettre, courriel ou fax, la lettre sera jointe à ce registre et conservée dans le cartable avec la documentation. Version 16oct2014 Page : de

MON34FR06 7.2. Annexe 2 : Registre de gestion des instruments médicaux à l étude (anglais) Page 14 sur 16

Medical Device accountability log PROTOCOL: Site number: PI NAME: Device name or identification number: Sponsor Device Reception date: Recorder Initials: Release N/A yes no Date: Recorder Initials: Shipment Number: Quantity: Kit number Or Inventory Balance Lot number / Expiration date Subject number Dispense date + Visit date / Return date (if applicable) Qty dispensed / Qty returned (use the same unit of measure) Recorder initials at dispense / Recorder initials at return Approval for return or destruction to sponsor CRA* initials and date Date returned to sponsor / Destruction Date Recorder initials for return or destruction Comments * If the approval for destruction or return is received by mail, email of fax, the letter will be included in the binder with this log. Version 16oct2014 Page : of

Medical Device accountability log PROTOCOL: Site number: PI NAME: Instrument name or identification number: Kit number Or Inventory Balance Lot number / Expiration date Subject number Dispense date + Visit date / Return date (if applicable) Qty dispensed / Qty returned (use the same unit of measure) Recorder initials at dispense / Recorder initials at return Approval for destruction or return to sponsor CRA* initials and date Date returned to sponsor / Destruction Date Recorder initials for return or destruction Comments * If the approval of destruction or return is received by mail, email of fax, the letter will be included in the binder with this log. Version 16oct2014 Page : of

MON35FR01 TITRE GESTION DES SYSTÈMES INFORMATIQUES ET DES DONNÉES ÉLECTRONIQUES CODIFICATION MON 35 VERSION 01 NOMBRE TOTAL DE PAGES 15 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 16/oct/2014 01 Création de ce nouveau MON APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 15

MON35FR01 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 5 5.1. Directives générales... 5 5.2. Configuration et maintenance du système informatique du CHUS... 5 5.3. Installation de nouveau logiciel... 6 5.4. Saisie des données de recherche électroniques... 6 5.5. Gestion des données électroniques... 7 6. Références... 7 7. Annexe... 9 7.1. Annexe 1: Formulaire de demande de logiciel non-standard... 9 7.2. Annexe 2 : Registre des systèmes informatiques... 12 Page 2 sur 15

MON35FR01 1. Objectif Ce MON décrit la configuration, la maintenance et la sécurité du système informatique permettant l accès aux bases de données électroniques de certaines études. 2. Portée Ce MON s applique à toutes les études cliniques conduites au CHUS, au personnel responsable de la recherche ainsi qu au personnel prestataire du service des ressources informatiques et des télécommunications (SRIT), responsable de la configuration et de la maintenance de l informatique au CHUS. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) se connecter en utilisant sa combinaison unique (ID utilisateur / mot de passe) ou sa signature électronique lors de la saisie de données informatiques ou de la réalisation de ses fonctions de gestion; b) ne pas divulguer ses combinaisons uniques à quelqu'un d'autre (peu importe la raison); c) ne pas utiliser la combinaison unique de quelqu un d autre; d) se déconnecter lorsque les activités de saisie de données/gestion sont terminées; e) s assurer que les membres de l équipe de recherche suivent les mêmes règles. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le promoteur est responsable de : a) s assurer que les systèmes informatiques utilisés pour la gestion des données de l étude sont en conformité avec la réglementation en vigueur, en ce qui concerne la conception et la validation; b) former tous les membres de l'équipe de recherche sur l'utilisation de tous les systèmes électroniques fournis par le promoteur et utilisés pour collecter des données pendant l'étude (journal électronique du patient, ecrf), et sur les exigences réglementaires applicables; c) former le chercheur principal ou la personne déléguée afin qu il effectue la vérification des données électroniques et des pistes de vérification (audit trail) à des périodes désignées. Page 3 sur 15

Page 4 sur 15 MON35FR01 Le Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CHUS) est responsable de fournir le support, les ressources, les installations et les équipements nécessaires pour garantir le bon fonctionnement des activités de recherche qui se déroulent dans son établissement. Le Service des ressources informatiques et des télécommunications (SRIT) est responsable de : a) faire la mise à jour des programmes informatiques utilisés par le personnel de recherche; b) offrir le soutien pour les logiciels Syged, Lotus Notes, Virtuo, Logibec, et les systèmes ARIANE, PACS-RID, etc.; c) s occuper des sauvegardes régulières des bases de données, de la configuration des postes téléphoniques, téléavertisseurs, ordinateurs, etc.; d) supporter le réseau sans-fil au CHUS, le bouton panique, la télémétrie, la téléphonie IP; e) faciliter l'installation, la mise en œuvre et la maintenance d'un système informatisé conforme à la réglementation de Santé Canada; f) s'assurer que les systèmes informatiques utilisés dans les études cliniques ont une fermeture de session automatique ou une fonction de sécurité comparable après une période d'inactivité donnée; g) attribuer une combinaison unique et sécurisé (ID utilisateur / mot de passe) pour chaque membre de l'équipe de recherche clinique qui a accès au système informatique du CHUS; h) établir et maintenir un calendrier pour changer les combinaisons de chaque membre de l'équipe à des intervalles appropriés; i) invalider les combinaisons volées, perdues ou compromises et les remplacer par de nouvelles combinaisons; j) s assurer du fonctionnement approprié du système informatique de façon régulière; k) s'assurer que les systèmes informatisés fournis par le promoteur ne sont utilisés que pour les fins pour lesquelles ils ont été prévus et validés. 4. Définitions Base de données : Logiciel qui est utilisé pour formater, manipuler ou contrôler le stockage de données électroniques de l étude. Ceci peut être un fichier ou un système de fichiers qui sont maintenus comme la base de données de l étude. Copie certifiée : Copie de l'information originale qui a été vérifiée, certifiée par une signature datée, et identifiée comme une copie exacte ayant tous les mêmes attributs et informations que l'original. Piste de vérification (ou audit trail) : Enregistrement de sécurité, généré par ordinateur, horodaté électroniquement, permettant de reconstituer le cours des événements relatifs à la création, la modification et la suppression d'un enregistrement électronique.

MON35FR01 Entrée directe (ou saisie directe) : Données enregistrées électroniquement, dont la saisie des données sources a été faite directement dans un système informatique. Par exemple, la saisie des données observées pendant une visite se fait directement dans un système informatique ou l enregistrement automatique dans le système informatique des données d'une balance qui mesure le poids corporel du participant. Dans ces cas, le document électronique est un document source. Journal de patient électronique : Document électronique dans lequel un participant à une étude clinique entre directement des observations ou répond directement à une grille d'évaluation. Enregistrement électronique : Toute combinaison de textes, graphiques, données, fichier audio, images, ou autres représentations de l'information sous forme numérique ou informatique qui sont créés, modifiés, maintenus, archivés, récupérés, ou distribués par un système informatique. Signature électronique : Compilation de données informatiques incluant tous les symboles, ou série de symboles, exécutés, adoptés, ou autorisés par un individu pour être l'équivalent légal de la signature manuscrite de la personne. Signature numérique : Signature électronique basée sur des procédés cryptographiques d'authentification de la personne signant le document, enregistrée en utilisant un ensemble de règles et un ensemble de paramètres conçus de façon à assurer que l'identité du signataire et l'intégrité des données peuvent être vérifiées. Système informatique : Ensemble de matériels ou appareils par, ou dans, lesquels les données sont saisies ou stockées pendant l étude. Par exemple, un système informatique peut être un ordinateur centralisé, un serveur, un serveur virtuel, un poste de travail, un ordinateur personnel, un appareil portable ou un système d ordinateurs regroupés en réseau. 5. Procédure 5.1. Directives générales Toute demande d installation, de modification ou de retrait logiciel ou d accès informatique ou de demande en téléphonie doit passer par le SRIT. Application : Les requêtes peuvent être faites par téléphone (poste 15555) ou en ligne (http://requin.reg05.rtss.qc.ca). 5.2. Configuration et maintenance du système informatique du CHUS Le SRIT doit donner l information sur la configuration et la maintenance du système informatique du CHUS lorsque demandé par le promoteur. Page 5 sur 15

Page 6 sur 15 MON35FR01 Application : Les demandes d information doivent être faites par téléphone (poste 15555) ou en ligne (requête REQUIN). Les informations les plus souvent demandées par les promoteurs sont : a) le système d exploitation (avec version) : Windows XP (service pack 3) ou 7 (32 ou 64 bits, service pack 1) b) la version d Acrobat Reader : Acrobat 9.3 ou 11.0 c) les mises à jour du système d exploitation sont faites automatiquement d) la fréquence et le mode de sauvegarde des données informatiques : à tous les jours, dans un centre de données centralisé pour ce qui est enregistré sur le réseau e) le type de connexion internet : LAN (une connexion internet sans fil est disponible) f) le nom du fournisseur internet : Université de Sherbrooke g) le fureteur internet (avec version) : pour les ordinateurs avec Windows XP c est Internet Explorer 8.0, sinon c est Internet Explorer 9.0/10.0 ou 11.0. Google Chrome peut être installé sur les postes informatiques du CRCHUS h) le logiciel de protection anti-virus : Trend Micro i) le logiciel de protection «firewalls» : plusieurs logiciels sont utilisés j) le logiciel de protection anti-espion : Trend Micro Le nom du responsable (ou de la personne contact) à donner au promoteur si demandé est celui du chef de service du soutien technologique du SRIT. 5.3. Installation de nouveau logiciel Toute demande d installation de logiciel qui ne fait pas partie de la liste permise au CHUS, venant ou non d un promoteur, doit passer par le SRIT. Application : Pour vous informer si un logiciel est permis au CHUS ou non, vous pouvez contacter le SRIT (poste 15555). Un formulaire doit être rempli et soumis en ligne (http://requin.reg05.rtss.qc.ca) si la demande concerne un logiciel qui n est pas permis. Le formulaire est disponible en annexe. 5.4. Saisie des données de recherche électroniques Lors de la saisie de données dans une base de données, il faut s assurer que le protocole identifie à quelles étapes un système informatisé sera utilisé. Si ce n est pas indiqué dans le protocole, le promoteur doit fournir l information. Le chercheur principal, ou la personne déléguée, doit tenir un registre indiquant le matériel informatique et les logiciels qui seront utilisés pendant l étude (voir annexe). Le chercheur principal doit s'assurer que les systèmes informatisés fournis par le promoteur ne sont utilisés que pour les fins pour lesquelles ils étaient destinés et validés dans l étude.

MON35FR01 Le promoteur doit s assurer que : a) les autorisations d accès aux données soient attribuées au membre de l équipe de recherche; les autorisations doivent être documentées dans le formulaire de délégations, tel que défini dans le MON27; b) les données de recherche soient protégées et sécurisées; c) les exigences réglementaires applicables pour le maintien de la confidentialité de l identité du participant et de ses données soient observées; d) les entrées originales ne soient pas effacées lors des modifications (annotation) dans la base de données; e) toute annotation à des enregistrements électroniques soit attribuée à la personne qui l a faite au moment où l annotation est faite (date, heure). Le chercheur principal ou la personne déléguée doit saisir toutes les données requises dans les champs appropriés de l'ecrf. Le chercheur principal ou la personne déléguée doit vérifier et corriger (ou annoter) toutes les données avant de transmettre l'ecrf au promoteur. 5.5. Gestion des données électroniques Le chercheur principal ou la personne déléguée doit s assurer que l'original ou une copie certifiée de tous les documents sources électroniques soit conservé au dossier. Les documents électroniques doivent répondre aux mêmes exigences de conservation que les documents papier. Dans les ecrf, tout comme dans les FEC, il faut s assurer que les inscriptions initiales et les modifications sont présentes. Le promoteur doit faire des audits trails des ecrf, et les documenter, à des intervalles définis dans le protocole. L équipe de recherche doit conserver la documentation des audits trails, si disponible, conformément aux exigences réglementaires. 6. Références Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1 : Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Page 7 sur 15

MON35FR01 Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada, Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Santé Canada, Avis Publication d'une ébauche de spécifications électroniques pour les demandes d'essais cliniques et modifications présentées conformément à la Ligne directrice à l'intention des promoteurs concernant les demandes d'essais cliniques, 2 juillet 2009. Page 8 sur 15

MON35FR01 7. Annexe 7.1. Annexe 1: Formulaire de demande de logiciel non-standard Page 9 sur 15

Demande de logiciel non-standard Merci de prendre quelques minutes pour répondre à ce questionnaire qui nous permettra de bien cibler vos besoins et mieux planifier la livraison du service demandé. Au cours de cette section, nous vous demandons de vous identifier. Numéro de la requête informatique associée (si connue) : Numéro et nom de direction : Numéro d'unité administrative : Nom de l'unité administrative : Veuillez donner une brève description du besoin auquel le logiciel choisi répondra? (maximum 500 mots) : Fabriquant du logiciel (ex. Microsoft) : Nom du logiciel (ex. Visio) : Version du logiciel (ex. 2010 Professionnel) : Page 10 sur 15

Configurations minimales requise Les configurations minimales requises sont les propriétés que le poste de travail qui doit exécuter le logiciel devra posséder. Ces informations sont habituellement fournies sur le boîtier du logiciel ou sur le site web du développeur du logiciel. Système d'exploitation Windows XP Windows 7 Pro Windows 8 Pro Autre : Type d'adresse mémoire 32 bits 64 bits Quantité de mémoire vive : Lecteur multimédia Aucun CD-ROM DVD-ROM Blueray Autre : Espace disque requis : Quantité de mémoire vidéo : Résolution vidéo 800X600 1024X768 1280X800 Autre : Connectivité Réseau (incluant internet) Autonome François Paradis Chef du service de soutien technologique Direction des ressources informationnelles et technologiques Page 11 sur 15

MON35FR01 7.2. Annexe 2 : Registre des systèmes informatiques Page 12 sur 15

Registre des systèmes informatiques Numéro de l étude : Nom du promoteur : Titre abrégé de l étude : Numéro du site : Système(s) utilisé(s) pour la saisie directe des données (Exemples de système : Ordinateur, portable, tablette, journal de patient électronique) 1- Nom de l appareil : Numéro d inventaire (identifiant CHUS ou UdeS ou de série) : Est-ce qu il est fourni par le promoteur? Oui Non Est-ce que l appareil est dédié à l étude? Oui Non* * 2- Nom de l appareil : Numéro d inventaire (identifiant CHUS ou UdeS ou de série) : Est-ce qu il est fourni par le promoteur? Oui Non Est-ce que l appareil est dédié à l étude? Oui Non* * 3- Nom de l appareil : Numéro d inventaire (identifiant CHUS ou UdeS ou de série) : Est-ce qu il est fourni par le promoteur? Oui Non Est-ce que l appareil est dédié à l étude? Oui Non* * 4- Nom de l appareil : Numéro d inventaire (identifiant CHUS ou UdeS ou de série) : Est-ce qu il est fourni par le promoteur? Oui Non Est-ce que l appareil est dédié à l étude? Oui Non* * Page 13 sur 15

Logiciels utilisés pendant l étude 1- Nom du logiciel : Numéro de version : Est-ce qu il est fourni par le promoteur? Oui Non Est-ce qu il est dédié à l étude? Oui Non* * 2- Nom du logiciel : Numéro de version : Est-ce qu il est fourni par le promoteur? Oui Non Est-ce qu il est dédié à l étude? Oui Non* * 3- Nom du logiciel : Numéro de version : Est-ce qu il est fourni par le promoteur? Oui Non Est-ce qu il est dédié à l étude? Oui Non* * 4- Nom du logiciel : Numéro de version : Est-ce qu il est fourni par le promoteur? Oui Non Est-ce qu il est dédié à l étude? Oui Non* * 5- Nom du logiciel : Numéro de version : Est-ce qu il est fourni par le promoteur? Oui Non Est-ce qu il est dédié à l étude? Oui Non* * * Note: Pour les systèmes informatisés qui ne sont pas dédiés à cette étude, fournir une explication de la façon dont le contrôle est maintenu sur l'accès aux appareils et aux logiciels. Page 14 sur 15

Accessoires utilisés pour la transmission de données (Exemples : Fax, ECG, Palm) 1- Nom de l appareil : Numéro d inventaire (identifiant CHUS ou UdeS ou de série) : Est-ce qu il est fourni par le promoteur? Oui Non Est-ce que l appareil est dédié à l étude? Oui Non 2- Nom de l appareil : Numéro d inventaire (identifiant CHUS ou UdeS ou de série) : Est-ce qu il est fourni par le promoteur? Oui Non Est-ce que l appareil est dédié à l étude? Oui Non 3- Nom de l appareil : Numéro d inventaire (identifiant CHUS ou UdeS ou de série) : Est-ce qu il est fourni par le promoteur? Oui Non Est-ce que l appareil est dédié à l étude? Oui Non Page 15 sur 15

MON36FR01 TITRE DOSSIER MÉDICAL INFORMATISÉ ARIANE CODIFICATION MON 36 VERSION 01 NOMBRE TOTAL DE PAGES 17 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 16/oct/2014 01 Création de ce MON La partie décrivant les niveaux de sécurité Ariane 5 à 8 CRC qui était dans le MON10FR05 est dans ce MON 15 La section sur les signatures électroniques dans ARIANE du MON13FR05 est dans ce MON APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 17

MON36FR01 Table des matières 1. Objectif... 3 2. Portée... 3 3. Responsabilités... 3 4. Définitions... 4 5. Procédure... 4 5.1. Directives générales... 4 5.2. Accès au système ARIANE... 4 5.3. Dossier médical informatisé ARIANE... 9 5.3.1. Date de fin de projet... 9 5.3.2. Avis de protocole de recherche... 10 5.3.3. Gestion des participants... 13 5.3.4. Prescription/Ordonnance... 14 5.4. Signature... 15 5.5. Archivage du système ARIANE... 16 6. Références... 16 Page 2 sur 17

MON36FR01 1. Objectif Ce MON décrit la configuration et l utilisation du dossier médical informatisé ARIANE. 2. Portée Ce MON s adresse à tout le personnel du CHUS travaillant en recherche clinique et il doit être observé par tous ceux qui travaillent à la réalisation de la recherche clinique avec participants humains. 3. Responsabilités Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) faire appel à des personnes possédant les qualifications requises pour accéder aux dossiers médicaux informatisés ARIANE des participants; b) s assurer que les combinaisons uniques (ID utilisateur / mot de passe) sont utilisées uniquement par leur propriétaire. Le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. Le promoteur doit s assurer que les systèmes informatiques utilisés pour la gestion des données de l étude sont en conformité avec la réglementation en vigueur, en ce qui concerne la conception et la validation. Le Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CHUS) est responsable de fournir le support, les ressources, les installations et les équipements nécessaires pour garantir le bon fonctionnement des activités de recherche qui se déroulent dans son établissement. Le Service des systèmes d information (SSI) est responsable de : a) faire la mise à jour du système ARIANE; b) offrir le soutien au personnel du CHUS pour le système ARIANE; c) s occuper des sauvegardes régulières des données; d) faire une validation du système ARIANE au minimum à tous les 2 ans; e) s'assurer que le système ARIANE a une fermeture de session automatique ou une fonction de sécurité comparable après une période d'inactivité donnée; f) attribuer une combinaison unique et sécurisé (ID utilisateur / mot de passe) à chaque personne qui a accès au système ARIANE; Page 3 sur 17

MON36FR01 g) établir et maintenir un calendrier pour changer les combinaisons uniques à des intervalles appropriés; h) invalider les combinaisons volées, perdues ou compromises et les remplacer par de nouvelles combinaisons; i) s assurer du fonctionnement approprié du système ARIANE de façon régulière. 4. Définitions Dossier médical informatisé ARIANE : Ensemble des informations médicales concernant un bénéficiaire du CHUS. Chaque bénéficiaire du CHUS possède un dossier médical informatisé ARIANE. Système ARIANE : Ensemble intégré d information médicale informatisée. Il inclut les informations médicales des personnes utilisant les services du CHUS (urgence, cliniques ambulatoires, hospitalisation, examens, etc.). 5. Procédure 5.1. Directives générales Toute information relative à un participant, qu elle soit verbale, écrite, photographique ou autre, est considérée comme étant de nature confidentielle. Tous les documents sources doivent être conservés et archivés selon la réglementation applicable et le dossier médical informatisé ARIANE est un document source. Lors de la signature du consentement, la date de signature du participant est la date de commencement de la période de conservation des documents le concernant y compris les informations se trouvant dans le dossier médical informatisé ARIANE. 5.2. Accès au système ARIANE Chaque personne qui veut avoir accès aux dossiers médicaux informatisés ARIANE des participants doit avoir une combinaison unique. En recherche, les demandes pour avoir une combinaison unique doivent être faites auprès du coordonnateur de la recherche clinique du CHUS ou une personne déléguée. Chaque demande de combinaison unique doit être approuvée par la DSP avant de pouvoir être créée par le SSI. Avant de recevoir sa combinaison unique, chaque personne doit signer une entente de confidentialité. Cette entente engage le signataire à : Page 4 sur 17

MON36FR01 a) se conformer aux lois et règlements concernant l accès à l information, aux politiques, procédures et règles du CHUS à ce sujet, qu il s agisse de renseignements se retrouvant au dossier d un participant sur support papier ou informatique (système Ariane); b) n accéder qu aux informations et qu aux dossiers cliniques des participants qui sont sous protocole de recherche et qui sont nécessaires à l exercice d une ou plusieurs de ces fonctions, le tout encadré par les règles éthiques et les règles légales qui s appliquent; c) respecter le caractère confidentiel de toute information concernant le participant ou toute autre personne; d) respecter les procédures d utilisation de l accès au système Ariane et en assumer les responsabilités, particulièrement à ne jamais prêter, ni divulguer son identifiant et son mot de passe à quiconque; e) déclarer, dans les plus brefs délais, au SSI, la perte ou le mauvais fonctionnement de l accès au système Ariane. Il existe différents niveaux de sécurité pour accéder au système ARIANE. Ces niveaux sont établis selon la formation et les tâches à accomplir et donnent accès à certaines informations ou actions en fonction de ceux-ci. Application : Voici les niveaux de sécurité disponibles : Sécurité de chercheur avec révision de dossier seulement Pour un professionnel de la santé ou une personne avec une formation en sciences (biologie, biochimie, pharmacologie ), venant du CHUS ou de l extérieur, et qui a besoin de consulter les dossiers dans le cadre d un projet de recherche. Son code d accès lui sera remis après signature d une entente de confidentialité. Titre d emploi : chercheur, assistant de recherche (technique, professionnel ou scientifique), étudiant et stagiaire. Accès dans le dossier : Révision de dossiers uniquement. Formation minimale requise : Pour les chercheurs : doctorat en sciences de la vie (par exemple, biologie, biochimie, microbiologie et physiologie) ou médicales (par exemple, pharmacie, pharmacologie et médecine). Pour les assistants de recherche : au minimum un baccalauréat en sciences de la vie ou médicales. Pour les étudiants et les stagiaires : plus de la moitié de leur formation en technique médicale (inhalothérapeute, technique de laboratoire, infirmier ) ou universitaire en sciences de la vie ou médicales. Page 5 sur 17

MON36FR01 Sécurité de chercheur avec révision de dossier limitée Pour un étudiant en santé ou en sciences de la vie (biologie, biochimie, ), venant du CHUS ou de l extérieur, et qui a besoin de consulter un nombre limité des dossiers dans le cadre d un projet de recherche (moins de 200 dossiers). Il devra fournir une liste des dossiers à réviser. Le service des archives médicales programmera l accès et entrera manuellement les dossiers auxquels la personne aura droit d accès. Son code d accès lui sera remis après signature d une entente de confidentialité. Titre d emploi : stagiaire. Accès dans le dossier : révision de dossiers des participants seulement. Formation minimale requise: étudiant en technique médicale (inhalothérapeute, technique de laboratoire, infirmier ) ou universitaire en sciences de la vie ou médicales. Sécurité auditeur Pour le personnel médical ou non qui ne provient pas du CHUS, et qui est mandaté par une compagnie pharmaceutique (surveillant ou ARC (ou CRA : clinical research associate)) ou autre, afin de corroborer les données qui seront dénominalisées et inscrites dans le dossier de recherche, et ce, dans un but de transmission à un tiers. Accès complet au dossier du participant, sauf les secteurs protégés pour la confidentialité (ex : psychiatrie, service social, etc.). Cette personne est auditée par le coordonnateur de la recherche clinique au CHUS. Son code d accès lui sera remis après signature d une entente de confidentialité. Accès dans le dossier : Révision de dossiers uniquement. Formation minimale requise : assurée par le partenaire externe avec qui une relation contractuelle ou réglementaire est en cours avec le CRCHUS. Sécurité assistant de recherche (CRC professionnel) Pour le personnel médical (tout professionnel de la santé) engagé par le chercheur principal pour exécuter le protocole de recherche. Avec une lettre d autorisation du chercheur principal, cette personne pourra prescrire en son nom des examens, en lien avec sa formation, reliés aux protocoles inscrits dans le catalogue du chercheur principal sous la rubrique «Projet de recherche». Cette personne pourra inscrire des données dans Ariane, planifier des visites et les activer, avoir un accès complet au dossier du participant (sauf les secteurs protégés par la confidentialité). Le code d accès sera donné après signature d une entente de confidentialité. Page 6 sur 17

MON36FR01 Titre d emploi : technologue médical, assistant technique senior en pharmacie, inhalothérapeute, technicien spécialisé en radiologie, ergothérapeute, physiothérapeute, kinésiologue, nutritionniste, archiviste. Accès dans le dossier : accès complet au dossier médical informatisé avec possibilité de faire des ordonnances en lien avec la formation. Formation minimale requise : technique en sciences médicales ou études universitaires en sciences médicales. Sécurité assistant de recherche (CRC infirmier) Pour le personnel infirmier engagé par le chercheur principal pour exécuter le protocole de recherche. Avec une lettre d autorisation du chercheur principal, cette personne pourra prescrire en son nom des examens reliés aux protocoles inscrits dans le catalogue du chercheur sous la rubrique «Projet de recherche». Cette personne pourra inscrire des données dans Ariane, prélever des spécimens, planifier des visites et les activer, avoir un accès complet au dossier du participant (sauf les secteurs protégés par la confidentialité). Le code d accès sera donné après signature d une entente de confidentialité. Titre d emploi : infirmier clinicien, infirmier, infirmier auxiliaire. Accès dans le dossier : accès complet au dossier médical informatisé avec possibilité de faire des ordonnances. Formation minimale requise : technique en sciences infirmières ou études universitaires en sciences médicales ou diplôme d études professionnelles (DÉP) infirmier auxiliaire. Sécurité assistant de recherche (non professionnel) Pour le personnel sans formation en lien avec la santé qui, avec l autorisation du chercheur principal, aura à : a) faire l entrée ou la correction de données démographiques; b) inscrire la fin de projet de recherche (non épuration des dossiers); c) accéder à l historique des visites (incluant les visites en attente); d) vérifier l état des analyses requises pour le projet de recherche (complet, en cours, annulé), sans pour autant en voir les résultats; e) demander aux archives l impression de résultats d analyses ou d examens demandés dans le cadre de projet de recherche. Titre d emploi : agent administratif ou auxiliaire de recherche. Accès dans le dossier : limité aux données démographiques, à l ajout de visite, et à l état des analyses. Page 7 sur 17

Page 8 sur 17 MON36FR01 Formation minimale requise : DÉP ou diplôme d études collégiales (DÉC) dans un domaine pertinent tel que les sciences pures ou médicales, administration ou informatique en plus de la formation fournie par le CRCHUS et la réussite de l évaluation des acquis par les ressources humaines pendant la période d approbation. Sécurité de recherche (non professionnel) élargie Pour le personnel sans formation en lien avec la santé ou les sciences qui, avec l accord du chercheur principal, aura à : a) s'occuper de la documentation relative à la présentation d un projet de recherche au CÉR et des suivis subséquents; b) tenir et mettre à jour des cahiers d études et des banques de données; c) faire l entrée ou la correction de données démographiques; d) faire le suivi des rendez-vous et le retour des appels des participants; e) administrer les questionnaires d études aux patients de recherche; f) assurer la conservation et le maintien des documents réglementaires et de la correspondance pertinente à chaque projet de recherche; g) recueillir des données pertinentes et assurer un suivi auprès de la clientèle de recherche; h) participer au recrutement des participants pour les projets de recherche et à l obtention des consentements à la recherche. Son code d accès lui sera remis après signature d une entente de confidentialité. Titre d emploi : assistant de recherche (technique, professionnel ou scientifique), agent administratif ou auxiliaire de recherche. Accès dans le dossier : Révision de dossiers limitée et les onglets CRC et références. Formation minimale requise : DÉP ou DÉC dans un domaine pertinent tel que les sciences pures ou médicales, administration ou informatique en plus de la formation fournie par le CRCHUS et l équipe de recherche et la réussite de l évaluation des acquis par les ressources humaines pendant la période d approbation. Il est interdit d aller dans son propre dossier médical informatisé ARIANE ou dans celui d un membre de sa famille ou d un ami même si ceux-ci ont donné leur approbation. Les accès doivent se limiter aux dossiers des participants (voir MON31). Des rapports de journalisation des accès aux dossiers médicaux informatisés ARIANE peuvent être faits pour tous ceux ayant un accès au système ARIANE. Chaque fois qu un ARC consulte un dossier médical informatisé ARIANE, cet accès est revu par le coordonnateur de la recherche clinique au CHUS ou une personne déléguée afin de s assurer que seulement les dossiers médicaux des participants ont été visités par l ARC.

MON36FR01 Advenant un bris de confidentialité, le directeur général du CHUS ou son représentant ainsi que la direction du CRCHUS, ou la personne déléguée, seront avisés et un rapport sera envoyé au supérieur immédiat de la personne qui a commis la faute. 5.3. Dossier médical informatisé ARIANE Si le participant n a pas de dossier médical au CHUS, le chercheur prendra les dispositions nécessaires pour en faire ouvrir un. Aucune information d une participation au volet génétique d une étude ne doit être versée au dossier médical d un participant. Selon le niveau de sécurité de la personne qui a un accès au système ARIANE, les possibilités d accès ou d action dans le système ARIANE ou dans les dossiers médicaux informatisés ARIANE visités différeront. Le personnel de recherche doit accomplir certaines actions dans les dossiers médicaux informatisés ARIANE des participants : a) entrer la date de fin de projet dans les données démographiques pour protéger les données du dossier pendant la période prescrite; b) mettre les avis de protocole de recherche pour que le personnel médical ou les autres personnes en recherche puissent savoir que la personne fait partie d un projet et pour donner d autres informations; c) compléter la gestion des participants dans le système ARIANE afin que le personnel de l équipe de recherche soit averti si un participant vient consulter à l urgence ou est hospitalisé; d) créer les visites de recherche (visite CRC) dans le dossier médical informatisé ARIANE des participants qui seront rencontrés en dehors de leur visite de suivi clinique au CHUS; e) prescrire les examens de recherche à partir du catalogue de prescription du projet de recherche dans le catalogue du chercheur. Application : Pour la date de fin de projet, les avis de protocole et la gestion des participants, voir plus bas dans quel cas ils sont applicables. 5.3.1. Date de fin de projet La conservation de données électroniques doit répondre aux conditions suivantes : a) le document électronique est conservé pour la période déterminée sous la forme dans laquelle il a été fait, ou sous une forme qui ne modifie en rien l information qu il contient; b) l information doit être lisible par quiconque a accès au document électronique pendant toute la période de conservation. Page 9 sur 17

MON36FR01 Pour assurer que les données du dossier médical informatisé ARIANE du participant soient conservées pendant la période prescrite (voir MON32), le personnel de recherche doit inscrire, dans les données démographiques du dossier du participant, la date de fin de projet. Application : Dans le système ARIANE, cette option peut s appeler «Éditer données démographiques» ou «Éditer date de fin de projet». Cette date doit correspondra à la date de fin de conservation des données dans le dossier du participant. Par exemple, si le participant signe le formulaire de consentement le 1 août 2014, qu il reste encore 4 ans avant la fermeture de l étude et qu il s agit d un essai clinique, la date de fin de projet dans le dossier de ce participant devra être le 1 août 2043 (2014 + 4 ans + 25 ans). De cette façon, le SSI n épurera pas le dossier du participant avant le 1 août 2043. Notez qu aucune information du dossier médical informatisé ARIANE n est effacée ou épurée s il y a une date de fin de projet. 5.3.2. Avis de protocole de recherche Il est important de mettre un avis de protocole de recherche dans le dossier médical informatisé ARIANE si : a) il s agit d un essai clinique; b) le personnel clinique doit être impliqué dans l étude (par exemple pour des prises de sang); c) il y aura de la surveillance par un ARC pendant l étude; d) il y aura des demandes de copie CD de certains examens pendant l étude. L avis de protocole de recherche dans le dossier médical informatisé ARIANE n est pas obligatoire, dans les cas où les quatre cas précédents ne s appliquent pas et que, soit : a) le dossier médical informatisé ARIANE n est pas visité pendant l étude (par exemple des études avec des questionnaires uniquement); b) la participation du bénéficiaire à l étude est très brève (par exemple, le temps d un rendezvous) ou; c) l étude est rétrospective/revue de dossier. Il existe deux moyens pour identifier les bénéficiaires du CHUS faisant partie d un projet de recherche dans les dossiers médicaux informatisés ARIANE. Il y a l avis de protocole et le CRC-RC4. Les deux peuvent être utilisés dans le même dossier médical informatisé ARIANE car leurs fonctions peuvent être considérées comme complémentaires, particulièrement dans le cas des essais cliniques. Page 10 sur 17

MON36FR01 a) Avis de protocole L avis de protocole permet de signifier visuellement dans le dossier médical informatisé ARIANE du participant qu il fait partie d un projet de recherche. Un triangle rouge apparaît au haut du dossier des participants qui ont un avis de protocole. L avis doit être mis au dossier suite au recrutement du participant. L avis est particulièrement important lors des essais cliniques. Pour mettre un avis de protocole dans un dossier médical informatisé ARIANE, il faut avoir dans son accès ARIANE la gestion des avis de protocole. Dans cet encadré, il doit y avoir «Ajouter avis de protocole de recherche». Si cette action est disponible, voici les étapes à suivre pour mettre un avis de protocole : 1) Cliquer «Ajouter avis Protocole recherche» 2) Choisir le bénéficiaire 3) Choisir une visite active s il n y a pas de visite active, vous devez soit 4) Choisir (U) Proc non Planif i. aller créer une visite pour pouvoir mettre l avis, ou ii. attendre la prochaine visite du participant (cette option a le désavantage qu il n y aura pas d avis pendant une période de temps dans le dossier) 5) Choisir (1) Avis protocole recherche 6) Entrer la date de début (vous pouvez laisser le «maintenant») 7) À 1) Effectif?, répondre : «oui» 8) Si vous n êtes pas une infirmière, vous devrez entrer le nom de l infirmière à contacter pour cette étude 9) Inscrire le numéro de pagette à rejoindre pour le projet 10) Choisir le projet 11) Inscrire des commentaires, si nécessaire 12) Cliquer sur «D accepter partiellement» Dans les commentaires, des informations importantes comme l impossibilité de recruter le participant pour une autre étude ou des contre-indications peuvent être inscrites. Ce champ n est pas obligatoire. Le triangle rouge va apparaître à côté du nom du participant dans le dossier médical informatisé ARIANE. L information entrée lors de l inscription se retrouve également dans la révision de dossier, sous «Précautions et avis». Page 11 sur 17

Page 12 sur 17 MON36FR01 Lorsque la participation du bénéficiaire est terminée dans l étude, il faut enlever l avis de protocole dans le dossier. Pour ce faire, vous devez : 1) Cliquer «AVIS Protocole Recherche» 2) Sélectionner la procédure «Protocole de recherche» 3) Cliquer sur «Annuler» 4) Choisir le bénéficiaire 5) Choisir le commentaire «Projet de recherche terminé» 6) Cliquer sur «Accepter annulation action sélectionnée» b) CRC-RC4 Le formulaire CRC-RC4 permet d indiquer dans le dossier médical informatisé ARIANE que le participant fait partie d un projet de recherche, mais surtout il permet d inscrire différentes informations sur le projet dans le dossier médical informatisé ARIANE. Suite au recrutement du participant, il faut aller sur le site web du CRCHUS, dans la section «Guide et formulaire» (http://cr.chus.qc.ca/services-outils/guides-et-formulaires/) pour télécharger le CRC-RC4. Il s agit d un fichier Word qui peut être rempli à la main ou à l ordinateur. Une fois rempli, il faut apposer l étiquette de la visite ou la carte du CHUS du participant en haut à droite du formulaire et envoyer le formulaire aux archives du CHUS. Il est important de garder une copie du formulaire et de la mettre dans le dossier de recherche du participant. Les archives numériseront le formulaire qui leur a été envoyé et le mettront dans le dossier médical informatisé ARIANE du participant dans la section «Précaution et Avis» de la révision de dossier. Ce formulaire permet de donner plus d information sur le projet que l avis de protocole mais ne permet pas l ajout du triangle rouge dans le dossier. Parmi les informations à mettre sur le formulaire, il y a : a) Numéro du projet b) Numéro du participant c) Titre abrégé du projet d) La date de début et de fin prévue de la participation au projet e) Le nom du produit à l étude, s il y a lieu f) L intervention à l étude, s il y a lieu g) Les effets secondaires possibles h) La date de début et de fin prévue de la prise de médication de recherche i) La localisation des codes thérapeutiques, s il y a lieu j) Le nom du chercheur principal et des co-chercheurs

k) Le nom du coordonnateur de l étude Page 13 sur 17 MON36FR01 l) Des alertes (comme des interactions médicamenteuses, la médication non permise pendant l étude, etc.) m) Autres informations jugées pertinentes Le formulaire CRC-RC4 est particulièrement important à mettre dans les dossiers des participants lors des essais cliniques. Lorsque la participation du bénéficiaire au projet est terminée, sur la copie du formulaire qui a été mise dans le dossier de recherche du participant, il faut apposer une rature en diagonale sur la feuille, indiquer la date de fin de projet et signer et dater le formulaire. Cette copie doit être envoyé aux archives du CHUS. Les archives mettront cette copie à la place de l ancienne dans le dossier médical informatisé ARIANE du participant. 5.3.3. Gestion des participants Afin d assurer le suivi adéquat des participants et de pouvoir faire la gestion des évènements indésirables graves, il est recommandé d inscrire les participants aux études dans la gestion des participants disponible dans le système ARIANE, et ce dès le recrutement. Pour les participants inscrits dans la gestion des participants, l équipe de recherche recevra un avis écrit et un avis dans le système ARIANE lors de chaque consultation d un participant à l urgence du CHUS ou pour chaque admission pour hospitalisation du participant au CHUS. Les avis générés par les visites du participant à l urgence ou lors des hospitalisations se trouveront dans «CRC Avis». Il faut supprimer les avis de la boîte de réception une fois qu ils ont été lus. Pour pouvoir inclure un participant à la gestion des participants, il faut avoir, dans son accès au système ARIANE, l encadré intitulé «Gestion des participants» pour le champ d expertise médicale dans lequel se déroule le projet (par exemple : Gynécologie). Si cet encadré est disponible, les étapes pour ajouter un participant sont les suivantes : 1) Cliquer sur le champ d expertise du projet (ex: cardiologie) 2) Choisir le projet 3) Cliquer «D ajouter» 4) Choisir le bénéficiaire 5) Cliquer «Accepter» À la fin de l étude ou lorsque le participant ne fait plus partie de l étude, il faut le retirer de la gestion des participants. Pour ce faire, il faut : 1) Choisir le champ d expertise du projet 2) Choisir le projet

MON36FR01 3) Cliquer «Supprimer» 4) Choisir le bénéficiaire 5) Accepter la suppression 5.3.4. Prescription/Ordonnance Tous les examens et analyses demandés aux services du CHUS dans le cadre du projet de recherche doivent être prescrits à partir du catalogue de prescription du médecin, section «Protocole de recherche». Les résultats des analyses (suite à une ordonnance) faites dans une visite seront envoyés au médecin rencontré ou affilié à cette visite. Pour qu un résultat soit envoyé à un autre médecin, il faut faire une demande de copie conforme de l ordonnance à l autre médecin (tous les résultats demandés lors de la visite seront envoyés au 2e médecin). CECI N EST PAS RECOMMANDÉ si le 2e médecin n a pas demandé à recevoir toutes les analyses prescrit pendant la visite. Dans le cas où seulement certaines analyses sont demandées par le 2 e médecin, il faut ouvrir une visite RE pour ce 2e médecin et inscrire les ordonnances qui doivent lui parvenir. Voici les étapes à suivre pour ajouter une visite : 1) Cliquer sur «ajouter une visite CRC» (avec ou sans spécialité selon votre cas) 2) Inscrire le numéro de dossier du bénéficiaire ou rechercher à partir de son nom 3) Cliquer sur «Ajouter une nouvelle visite» dans le bas 4) Entrer la date et l heure de la visite (si maintenant, tapez «m» puis OK) 5) Entrer le nom du médecin responsable de la visite (celui qui recevra les résultats) 6) Choisir l endroit de la visite 7) Entrer le nom de l infirmière ou du professionnel qui fera la visite 8) Cliquer «Accepter» (dans le bas) 9) À la question «Le bénéficiaire est-il sur place?», vous devez répondre «oui» 10) Accepter l heure et l activation de la visite (dans le bas) 11) Le numéro de visite apparaît à l écran, cliquez OK 12) À la question «Imprimer rapport visite?», en recherche, vous devez répondre «oui» Pour prescrire l examen de recherche, il faut aller dans le cartable d ordonnances du projet dans le système ARIANE. Pour ce faire : Page 14 sur 17

Page 15 sur 17 MON36FR01 1) une fois dans le dossier médical informatisé ARIANE du participant, il faut sélectionner la visite dans laquelle les ordonnances doivent être prescrites. Il y a ensuite deux portes d entrée possibles pour faire des ordonnances : a) dans l onglet CRC ou Activités infirmières, l encadré intitulé «Ordonnance» b) le raccourci à gauche de la page nommé «Ordonnance» 2) peu importe la porte choisie, par la suite il faut choisir l auteur de l ordonnance (le médecin affilié à la visite) 3) lorsque les catalogues d ordonnance du médecin apparaissent, il faut cliquer sur le dossier «Projet de recherche» 4) dans la liste des projets disponibles dans ce dossier, il faut sélectionner le projet auquel le bénéficiaire participe 5) dans la fenêtre à droite, il y aura les options de prescription pour le projet de recherche. Les examens à faire doivent être cochés puis la fréquence déterminée avant de pouvoir ajouter l ordonnance au dossier du participant 6) il faut cliquer sur «Sommaire d ordonnance» lorsque chaque examen a été entré, puis «Accepter ordonnance». Les ordonnances qui ont été entrées et acceptées sont disponibles pour le prélèvement. Pour avoir les étiquettes de prélèvement et faire les prélèvements, il faut aller dans «Prélèvement» ou «Prélèvement rapide» dans les raccourcis à gauche dans le dossier du bénéficiaire du CHUS. La liste des prélèvements sera présente. Il faut sélectionner les prélèvements puis les accepter. 5.4. Signature Toute action dans le dossier médical informatisé ARIANE est enregistrée et laisse une trace. Le chercheur principal peut vérifier les résultats qui sont inscrits dans le dossier médical informatisé ARIANE des participants. Tous les médecins ont la même porte d entrée pour réviser leurs résultats d examens. a) Une fenêtre leur permet de voir tous les résultats de leurs patients avec des alertes pour les examens avec résultats critiques, corrigés ou autres. b) De là, les médecins peuvent choisir de réviser les examens d un patient. c) Le chercheur doit accepter la révision en cliquant sur le (F), ce qui équivaut à une signature. d) Afin de vérifier qui a posé des actions sur l examen et les analyses : i) Dans la révision de dossier, choisir l examen à vérifier ii) iii) Cliquer en bas de page sur (Z) Rétros Visualiser toutes les actions avec heure et date des actions posées

S il y a des mesures à prendre au sujet d un résultat, celles-ci seront inscrites dans le document source. La première signature (prise de connaissance) est faite dans le système Ariane et non sur une photocopie. 5.5. Archivage du système ARIANE MON36FR01 Pour l archivage dans le système ARIANE, il y a des sauvegardes sur des disques répliqués sur les deux sites du CHUS (sites Hôtel-Dieu et Fleurimont) qui sont physiquement séparés afin d assurer la sécurité des données présentes dans les dossiers informatiques. Une deuxième copie de cette sauvegarde est aussi gardée sur ruban externe pendant huit (8) jours dans le site opposé où la production est en fonction, en plus du fait qu'en temps réel le contenu du système ARIANE est répliqué sur les deux sites (Principe Actif/Passif). Tout le contenu du système ARIANE est conservé depuis sa création en 1990 et sera conservé dans le futur. Toutes les données restent accessibles après chaque mise à jour du système ARIANE. Aucune cédule de destruction n existe dans le système ARIANE. Il y a un audit de sécurité des composantes du système ARIANE à tous les deux ans. 6. Références Canada, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. États-Unis, Food and Drug Administration. Code of Federal Regulations, Title 21, Volume 1: Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54); Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). États-Unis, Department of Health and Human Services. Code of Federal Regulations, Title 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46). Page 16 sur 17

MON36FR01 Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme, Annexe 11, «Computerised Systems». Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains» (annexe 1024), 20 juin 2001. Santé Canada, Ligne directrice à l intention de l industrie : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Santé Canada. Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Page 17 sur 17

TITRE RECUEIL DES DÉFINITIONS ET ACRONYMES NOMBRE TOTAL DE PAGES 20 HISTORIQUE DES MODIFICATIONS Date de révision jj/mmm/aaaa 02/nov/2014 Page Description de la modification Création du recueil Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa APPROBATION Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 20

LISTE DES ACRONYMES Acronymes français Significations/Meaning English Acronyms AC AC-C ADN ARC BPC BPF CA CÉR CÉS CHUS CIH CII CM CMC CMDP CRCHUS CRIM CV DEC DÉC DÉP Avis de conformité Avis de conformité avec conditions Acide désoxyribonucléique Associé de recherche clinique Bonnes pratiques cliniques Bonnes pratiques de fabrication Conseil administration Notice of Compliance NC Deoxyribonucleic acid DNA Clinical Research Associate CRA Good Clinical Practice GCP Board of Directors BoD Comité d éthique de la recherche Research Ethics Board Inclus le Comité d éthique de la recherche en santé chez l humain du CHUS Comité d évaluation scientifique Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke REB Conférence internationale sur l harmonisation International Conference on Harmonisation ICH Conseil des infirmières et infirmiers Conseil multidisciplinaire Renseignements sur la composition chimique, la fabrication et le contrôle Chemistry, Manufacturing, Control CMC Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens Centre de recherche du CHUS Centre de recherche informatique de Montréal Curriculum Vitae Demande d essai clinique Diplôme d études collégiales Diplôme d études professionnelles Clinical Trial Application CTA Page 2 sur 20

DGPSA DIN DSP ÉPTC FIC FDA FEC FL FRQS GBM GMAO HD IAA IT ITG LNO L.R.Q. L.S.S.S.S. MDEC Direction générale des produits de santé et des aliments Health Products & Food Branch HPFB Demande d identification numérique de drogue Drug Identification Number Submission DIN Comité de surveillance des données Data Safety Monitoring Board DSMB Direction des services professionnels Énoncé de politique des trois conseils Tri-Council Policy Statement TCPS Formulaire d information et de consentement Informed Consent Form ICF Food and Drug Administration FDA Formulaire d exposé de cas Case Report Form CRF Formulaire d exposé de cas électronique Electronic case report form ecrf Fleurimont Fonds de la recherche du Québec Santé Service de Génie BioMédical Gestion de la maintenance assistée par ordinateur Hôtel-Dieu Inspection avant approbation Pre-Approval Inspection PAI Instrument médical à l étude Investigational Device Exemption IDE Nouvelle drogue de recherche Incident thérapeutique Incident thérapeutique grave Lettre de non-objection Lois et règlements du Québec Investigational New Drug IND Loi sur les services de santé et les services sociaux Adverse Event AE Serious Adverse Event SAE No Objection Letter NOL Modification à une demande d essai clinique Clinical Trial Application Amendment CTA-A Page 3 sur 20

MON MSSS NPGR ORC PACS PAFI Mode opératoire normalisé Standard Operating Procedure SOP Ministère de la Santé et des Services sociaux Normes et pratiques de gestion de la recherche Organisme de recherche sous contrat Contract Research Organization CRO Pictures Archiving and Communications System PACS Programme d aide financière interne RI RIG RMGA RSSSS SAM SRIT SSÉR SSI UdeS UÉTMIS Réaction indésirable Réaction indésirable grave Réseau de médecine génétique appliquée Réseau de la santé et des services sociaux Service des archives médicales Service des ressources informatiques et des télécommunications Research Ethics Board Attestation REBA Service de soutien à l éthique de la recherche Service des systèmes d information Université de Sherbrooke Adverse Reaction AR Serious Adverse Reaction SAR Unité d évaluation des technologies et des modes d intervention en santé Page 4 sur 20

DÉFINITIONS Aptitude : Capacité de participants éventuels ou réels de comprendre l information pertinente qui leur est présentée sur un projet de recherche (par exemple, l objet, les risques prévisibles et les avantages potentiels de la recherche) et d évaluer les conséquences possibles de leur décision d y participer ou non à la lumière de cette information. (ÉPTC) Associé de recherche Clinique (ARC): Aussi appelé surveillant, moniteur ou CRA pour Clinical Research Associate. Personne employée par le promoteur, ou par un organisme de recherche sous contrat (ORC ou CRO pour Contrat Research Organisation) délégué par le promoteur, qui est responsable de vérifier que le projet est réalisé conformément au protocole, dans l établissement. Les tâches de l ARC peuvent inclure, sans se limiter à, aider à planifier et à initier un projet, évaluer la conduite des études, et participer à l analyse, l interprétation et l extrapolation des données. Les ARC travaillent avec le coordonnateur du projet à la revue des données et des documents essentiels de l étude. (SOP N2 Network) Avis de conformité (AC) : Avis attestant de la conformité du médicament à la Loi sur les aliments et drogues et à son règlement d'application, et conférant au fabricant la capacité de commercialiser le médicament. Cet avis est délivré une fois que Santé Canada en est venu à la conclusion que les avantages du médicament l'emportent sur les risques qu'il comporte. (Santé Canada) Banque de données : Une collection de données concernant des sujets humains (vivants ou morts) pouvant servir à des fins de recherche, que les données soient partagées ou non. Banque de recherche: Collection systématique, par un chercheur, de données ou de matériel biologique/génétique pouvant servir à des fins de recherche et pouvant être utilisés pour plus d un projet actuel ou futur, que les données ou le matériel biologique/génétique soient partagés ou non avec d autres chercheurs. (CHUS, Politique des banques de recherche) Base de données : Logiciel qui est utilisé pour formater, manipuler ou contrôler l entreposage de données électroniques de l étude. Ceci peut être un fichier ou un système de fichiers qui sont maintenus comme la base de données de l étude. (SOP N2 Network) Base de données (ou Fichier) propre : Une base de données de laquelle les erreurs ont été éliminées. (SOP N2 Network) Biobanque : Une collection d échantillons de substances corporelles humaines (p. ex. des cellules, des tissus, du sang et de l ADN), qui sont ou qui peuvent être associés à des données et des informations personnelles concernant leur donneur. (Santé Canada) Bonnes pratiques cliniques (BPC) : Norme concernant la conception, la réalisation, l efficacité, la surveillance et la vérification d essais cliniques ainsi que l enregistrement, l analyse et la présentation des données s y rattachant et qui garantit la fiabilité et l exactitude des données et des résultats Page 5 sur 20

présentés ainsi que la protection des droits, de l intégrité et de l identité des sujets. Aussi appelé Good Clinical Practice (GCP). (CIH) Brochure de l investigateur : Document dans lequel figurent les données précliniques et cliniques d un médicament. (CIH) Budget : Prévision contenant la liste complète des coûts de la recherche. Bureau de dépôt de projets : Le bureau de dépôt de projets représente la voie d entrée de tout document devant être déposé en vue de la mise en œuvre et du suivi d un projet de recherche clinique nécessitant l approbation du CÉS, du CÉR ou du CRCHUS. Calibrage : Vérification du bon fonctionnement et ajustement selon des repères standardisés d un appareil à l aide d un autre instrument de mesure ou en répétant la procédure à plusieurs reprises pour obtenir les mêmes résultats. (CHU de Québec, MON) Chercheur principal : personne responsable de la réalisation d une recherche clinique sur les lieux de l étude. Si la recherche est réalisée par une équipe, le chercheur principal joue le rôle de chef d équipe et peut être appelé «investigateur principal». (CIH) L expression «chercheur qualifié», employée par Santé Canada, est équivalente à celle de chercheur principal. Le chercheur principal est la personne responsable auprès du promoteur de la conduite de la recherche clinique à un lieu et, s il s agit d un essai clinique, il doit être habilité à dispenser des soins de santé en vertu des lois de la province où l essai clinique est situé. Clarifax : Demande d éclaircissement envoyée pendant l examen préliminaire et la période d examen d une demande par Santé Canada. (Santé Canada) Co-chercheur : membre de l équipe chargé de réaliser l étude, désigné et supervisé par le chercheur principal et dont le rôle consiste à exécuter certaines procédures fondamentales liées à l étude ou à prendre des décisions importantes à cet égard (médecin, résident, chercheur universitaire, infirmière, etc.). Il relève de la décision du chercheur principal d avoir ou non un co-chercheur pendant une recherche clinique. Aussi appelé «Chercheur secondaire». (CIH) Code d identification du participant : Identificateur unique attribué par le chercheur principal ou le promoteur à chacun des participants à l'étude pour protéger leur identité et qui est utilisé au lieu du nom du participant lorsque des informations ou des données sont consignés pendant l étude. La clé liant le code et les identifiants directs des participants n est disponible qu aux membres autorisés de l équipe de recherche. (CIH) a) Code simple : Un code aléatoire est assigné aux données d un participant. Les identifiants directs sont supprimés de la base de données et gardés séparément. Page 6 sur 20

b) Code double ou multiple : Deux codes ou plus sont assignés aux données du même participant gardées dans différentes base de données (p.ex. données administratives de santé, données cliniques, échantillons et données génétiques). Comité d éthique de la recherche (CÉR) : Groupe de chercheurs, membres de la collectivité et autres personnes possédant une expertise précise (par exemple en éthique ou dans les disciplines de recherche pertinentes). Il est constitué par l établissement et chargé d évaluer l acceptabilité éthique de toute recherche avec des êtres humains menée dans la sphère de compétence de l établissement. (ÉPTC) Comité d évaluation scientifique (CÉS) : Comité de pairs dont le mandat est d évaluer un projet de recherche sur le plan de la rigueur ou de la validité scientifique. Comparateur : Médicament de recherche ou commercialisé (contrôle actif) ou placebo utilisé comme référence dans un essai clinique. (CIH) Conditions d entreposage contrôlées : Conditions devant être maintenues (par exemple, température, exposition à la lumière) pendant le transport et l entreposage du médicament de recherche, conformément aux conditions d entreposage mentionnées sur l étiquette par le fabricant. (Santé Canada) Confidentialité : Responsabilité éthique et, dans certains cas, légale des personnes ou des organisations de protéger l information qui leur est confiée contre l accès, l utilisation, la divulgation et la modification non autorisés et contre la perte et le vol. (ÉPTC) Conflit d intérêts : Toute situation professionnelle dans laquelle le pouvoir d appréciation ou de décision d une personne, d une entreprise ou d une organisation peut être influencé ou altéré, dans son indépendance ou son intégrité, par des considérations d ordre personnel ou par un pouvoir de pression émanant d un tiers. (CHUS) Le conflit d intérêt couvre également un large éventail de situations où les décisions et les actions d une personne peuvent être influencées par l existence d intérêts multiples et contradictoires, pas uniquement le chercheur principal. Consentement : Processus par lequel un participant confirme de son plein gré sa volonté de participer à une étude particulière, après avoir été informé de tous les aspects du projet pouvant influer sur sa décision. Le consentement éclairé est consigné sur un formulaire écrit, signé et daté. Au CHUS, ce document est désigné sous «Formulaire d information et de consentement (FIC)». (CIH) Contrat : Engagement formel de réaliser, en échange de rétribution, des activités de service ou de recherche pour lesquelles l organisme pourvoyeur de fonds impose l'une ou l'autre des catégories de restrictions suivantes : Page 7 sur 20

a) Restrictions conceptuelles : Contraintes concernant le contenu et la réalisation des activités de recherche ou de service et ayant trait, par exemple, au calendrier de réalisation, aux modalités d'approbation des travaux, aux livrables, etc.; b) Restrictions normatives : Contraintes ayant trait aux résultats des activités de recherche ou de service ou à leur usage et concernant, par exemple, leur confidentialité, leur diffusion, la propriété intellectuelle, etc.; c) Restrictions financières : Contraintes liées aux modalités et aux conditions de paiement (paiements associés à la présentation de factures, rétention du dernier paiement jusqu à l approbation du rapport final, etc.) ou encore pouvant impliquer des versements d honoraires. (Université de Rimouski, Politique de prélèvement des frais indirects des subventions et contrats de recherche) Convention relative aux banques de recherche : Document qui régit l utilisation des données et du matériel biologique/génétique par les chercheurs. Dans cette convention, les chercheurs s engagent à conserver la confidentialité des données et du matériel biologique, à les utiliser aux fins pour lesquelles la banque a été établie et pour lesquelles le consentement a été obtenu. Les chercheurs doivent aussi s engager à ne pas transmettre les données et le matériel biologique à des personnes non autorisées. (CHUS, Politique des banques de recherche) Coordonnateur de la recherche clinique du CHUS : Personne qualifiée et mandatée par le CRCHUS pour assurer la bonne marche des activités liée à la recherche clinique au CHUS et le respect des normes et règlements par le personnel de recherche au CHUS. Cette personne est responsable de la formation continue du personnel de recherche afin de respecter les obligations en lien avec les MON. Coordonnateur du projet : Un infirmier, professionnel de la santé ou autre membre qualifié de l équipe de recherche clinique, qui gère la plupart des activités quotidiennes d une recherche clinique. Le coordonnateur du projet agit comme lien entre l établissement de recherche et le promoteur, et s assure de la revue de toutes les données et des archives avant la visite du surveillant. Synonymes : coordonnateur d essai, coordonnateur d étude, coordonnateur de recherche, coordonnateur clinique. Copie certifiée : Copie de l'information originale qui a été vérifiée, certifiée par une signature datée, et identifiée comme une copie exacte ayant tous les mêmes attributs et informations que l'original. Demande d essai clinique (DEC) : une demande d'essai clinique est une demande faite auprès de Santé Canada. Elle est considérée autorisée lorsqu elle n a pas reçu d'objection de Santé Canada dans les 30 jours suivant le dépôt. Santé Canada émet généralement une lettre de non-objection dans les cas où aucune objection n'a été soulevée. (Santé Canada) Déviation/Violation au Protocole: Incident impliquant une non-conformité avec le protocole qui peut avoir ou non un effet significatif sur les droits du patient, sa sécurité ou son bien-être, ou sur l intégrité des données. (SOP N2 Network) Page 8 sur 20

Documentation : Tous les dossiers, sous quelque forme que ce soit (incluant, mais non exclusivement, les dossiers écrits, électroniques, magnétiques et optiques ainsi que les scintigrammes, les radiographies et les électrocardiogrammes), dans lesquels sont décrits ou consignés les méthodes, le déroulement ou les résultats d une étude, les facteurs associés à une étude et les mesures prises. (CIH) Documents essentiels : Documents permettant l évaluation, individuelle et collective, du déroulement d une étude et de la qualité des données produites. (CIH) Documents sources : Documents, données et dossiers originaux (dossiers d hôpital, dossiers informatisés ARIANE, fiches cliniques et administratives, notes de laboratoire, notes de service, journaux personnels et questionnaire remplis par les participants, listes de contrôle, dossiers pharmacologiques, données enregistrées à partir de moyens automatisés, copies ou transcriptions certifiées après vérification de leur exactitude, microfiches, négatifs, microfilms ou supports magnétiques, radiographies, fichiers des participants et dossiers conservés à la pharmacie, aux laboratoires et aux services médico-techniques participant à l étude clinique) d où proviennent les informations collectées pendant l étude. Aussi appelés «Documents de base». (CIH) Donnée : Toute information ou matériel recueilli auprès de participants, de membres du personnel, de membres du corps médical ou de toute autre source afin de réaliser les analyses permettant l atteinte des objectifs spécifiés dans un protocole de recherche. Les données peuvent être conservées aussi bien sur support informatique que papier (ex : dossier médical). Les données médicales incluent les données génétiques. Données identifiables : N importe quel élément ou combinaison d éléments qui permettent directement ou indirectement l identification du participant (p.ex. à travers les identifiants directs ou indirects). (IRSC) Données sources: Toute information figurant dans les dossiers originaux et dans les copies certifiées de ces dossiers et faisant état des résultats cliniques, des observations ou des autres activités réalisées au cours de l étude nécessaires à la reconstitution et à l'évaluation de cette étude. Les données sources figurent dans les documents sources (dossiers originaux ou copies certifiées). Aussi appelées «Données de base». (Santé Canada) Dossier médical informatisé ARIANE : Ensemble des informations médicales concernant un bénéficiaire du CHUS. Chaque bénéficiaire du CHUS possède un dossier médical informatisé ARIANE. Drogue : Désigne une drogue à usage humain qui doit être testée dans un essai clinique. Aussi appelé médicament. (Santé Canada) Page 9 sur 20

Enregistrement électronique : Toute combinaison de textes, graphiques, données, fichier audio, images, ou autres représentations de l'information sous forme numérique ou informatique qui sont créés, modifiés, maintenus, archivés, récupérés, ou distribués par un système informatique. Entrée directe (ou saisie directe) : Données enregistrées électroniquement, dont la saisie des données sources a été faite directement dans un système informatique. Par exemple, la saisie des données observées pendant une visite se fait directement dans un système informatique ou l enregistrement automatique dans le système informatique des données d'une balance qui mesure le poids corporel du participant. Dans ces cas, le document électronique est un document source. Entretien : Ensemble des activités destinées à maintenir (prévention) ou à rétablir (correction) un appareil dans un état ou dans des conditions de fonctionnement normal. (CHU de Québec, MON) Essai clinique : Un essai clinique est un type de recherche clinique avec des participants visant à évaluer les effets qu ont sur la santé certains produits ou certaines interventions relatives à la santé. Les essais cliniques peuvent porter, entre autres, sur les interventions ou produits suivants : les médicaments, les produits radiopharmaceutiques, les cellules et autres produits biologiques, les interventions chirurgicales, les techniques radiologiques, les instruments ou matériels médicaux, les thérapies géniques, les produits de santé naturels, les changements dans les protocoles de soins, les soins préventifs, les thérapies manuelles et les psychothérapies. Les essais cliniques peuvent aussi porter sur des questions qui ne sont pas directement liées à des buts thérapeutiques par exemple, le métabolisme d un médicament en plus de celles qui visent directement à évaluer le traitement des participants. (ÉPTC) Essai multicentrique : Recherche clinique réalisée conformément à un protocole unique à plusieurs endroits différents et, par conséquent, par plus d un chercheur. (CIH) Les endroits peuvent être au Québec, au Canada ou ailleurs dans le monde. Étude rétrospective : C'est une étude où les données obtenues se réfèrent à des événements qui sont arrivés dans le passé. Pour collecter les données, il faut consulter les dossiers médicaux des personnes répondant aux critères d inclusion et d exclusion. Ce type d étude peut également s appeler une revue de dossier. Études de biodisponibilité comparatives : Il s agit d études comparant la pharmacocinétique de deux formulations médicamenteuses chez des volontaires adultes en santé. (CHU de Québec, MON) Fabricant : Personne qui vend l instrument médical sous son propre nom ou sous un nom commercial, une marque de commerce, un dessin ou un autre nom ou marque qu elle contrôle ou dont elle est propriétaire et qui est responsable de la conception, de la fabrication, de l assemblage, du traitement, de l étiquetage, de l emballage, de la remise à neuf ou de la modification de l instrument, ou de Page 10 sur 20

l assignation d une utilisation à cet instrument, que ces opérations soient effectuées par elle ou pour son compte. (Canada, Règlement sur les instruments médicaux) Fabrication : L invention de données, de documents originaux, de méthodes ou de résultats. (Canada, Groupe sur la conduite responsable de la recherche) Falsification : La manipulation, la modification ou l omission de données, de documents originaux, de méthodes ou de résultats. (Canada, Groupe sur la conduite responsable de la recherche) Food and Drug Administration (FDA): La Food and Drug Administration est une agence du gouvernement des États-Unis responsable de la protection du consommateur. Les autorités réglementaires des États-Unis sont chargées, parmi d autres responsabilités, d octroyer l approbation pour les nouveaux produits de recherche (IND) ou les nouvelles demandes de drogues (NDA). Formulaire d enregistrement d une banque (ou cadre de gestion) : Document qui traite des règles et des procédures de fonctionnement de la banque et qui est nécessaire pour assurer la bonne gouvernance de la banque de recherche. Il précise la mise en œuvre et la logistique de la banque ainsi que les considérations éthiques de la banque. Formulaire d exposé de cas (FEC) : Document imprimé, optique ou électronique sur lequel sont consignés tous les renseignements et les données collectées sur les participants pendant l étude et qui, selon le protocole, doit être présenté au promoteur. (CIH) Aucune donnée qui permettrait d identifier le participant (comme le nom ou des identifiants indirects) ne doit se retrouver dans un FEC. Le terme CRF pour Case Report Form est aussi couramment utilisé ou ecrf lorsque celui-ci est électronique. Frais directs : Coûts engagés spécifiquement pour la réalisation d un projet de recherche. Ces coûts incluent, à titre d exemple, les honoraires et les salaires, les frais de déplacement, l achat de fournitures, de médicaments, s ils ne sont pas fournis gratuitement, et d équipement (incluant la location, l entretien et la réparation), le coût des examens, de la pharmacie et autres services médicaux, d hospitalisation, de chirurgie ou de médecine d un jour, les coûts ambulatoires ainsi que la compensation accordée aux participants. (CHUS, NPGR) Frais indirects : Ensemble des dépenses effectuées en soutien aux activités de recherche dont celles liées aux services (administration, informatique, audiovisuel, télécommunications, services juridiques, gestion des ressources humaines, comptabilité, finances, etc.), aux espaces (acquisition, exploitation et entretien, infrastructure) et au renouvellement d équipements généraux. (Québec, MELS) Grille budgétaire : Outil permettant de prévoir tous les coûts associés à un projet de recherche. Les coûts à prévoir incluent les frais pour la réalisation de l étude (approbation et gestion de l étude, gestion des données...), le personnel de recherche (le temps consacré pour la préparation de l étude, les formations, le monitoring, le recrutement, le suivi des patients, etc.), la pharmacie, les examens ou Page 11 sur 20

l utilisation des ressources hospitalières, les équipements et les dépenses générales (papeterie, impression, etc.). Guide d'utilisation : Guide d utilisation publié par le fabricant qui accompagne habituellement un instrument médical et explique comment installer, utiliser et maintenir l équipement, en plus de fournir les coordonnées du fabricant. (SOP N2 Network) Histoire de cas : C est un rapport détaillé sur les symptômes, les signes, le diagnostic, le traitement et le suivi d'un patient individuel. Les rapports de cas décrivent le plus souvent une présentation inhabituelle d une condition connue ou une nouvelle condition et qui mérite d être étudiée plus en profondeur et publiée. Certains rapports de cas contiennent également une revue de la littérature des autres cas similaires signalés. Identifiants directs : Ce sont des variables telles que le nom et l adresse, le numéro d assurance social, le numéro de dossier médical, etc. qui établissent un lien explicite avec le participant. (IRSC) Identifiants indirects : Ce sont des variables telles que la date de naissance, le sexe, les initiales, le statut marital, le lieu de résidence, le code postal (même partiel), la profession, le type de travail, etc. et qui, en combinaison, peuvent être utilisées pour identifier un individu. (IRSC) Identificateur de l'instrument : Série unique de lettres ou de chiffres, ou toute combinaison de ceuxci, ou code à barres, qui est assigné à l'instrument médical par le fabricant et qui permet d'identifier l'instrument et de le distinguer d'instruments similaires. (Canada, Règlement sur les instruments médicaux) Identification numérique du médicament, de la drogue (DIN) : Numéro à huit chiffres attribué à chaque médicament approuvé en vertu de la Loi sur les aliments et drogues et de son règlement d'application. (Santé Canada) Incident thérapeutique (IT)/Évènement indésirable : Toute manifestation fâcheuse, d ordre médical, chez un participant à une étude clinique, à qui on a administré un procédé expérimental, et qui n a pas nécessairement de lien de causalité avec le traitement. Un effet indésirable peut donc être un signe défavorable et imprévu (y compris un résultat de laboratoire anormal), un symptôme ou une maladie associés dans le temps à l utilisation d un produit de recherche et qui peut être lié ou non à l utilisation de ce produit. (CIH) Incident thérapeutique grave (ITG)/Effet indésirable sérieux : Toute manifestation fâcheuse d ordre médical à un produit de recherche qui : a) Entraîne le décès du participant; b) met sa vie en danger; c) nécessite son hospitalisation ou la prolongation de son hospitalisation; d) entraîne une invalidité/incapacité permanente ou importante; ou Page 12 sur 20

e) se traduit par une anomalie/malformation permanente, importante ou congénitale. (CIH) Inconduite scientifique : Consiste à porter atteinte à la vérité de façon intentionnelle. Il peut s agir de la fabrication ou de la falsification de données, de plagiat ou de manquement au protocole de recherche ainsi qu aux pratiques scientifiques habituellement acceptées. (CHU de Québec, MON) Influence indue : Incidence d un rapport de force inégale sur le caractère volontaire du consentement. Le cas peut se poser si le recrutement de participants éventuels se fait par des personnes qui sont en position d autorité (par exemple, médecin/patient, enseignant/étudiant, employeur/employé). (ÉPTC) Inspection : Examen officiel par un organisme réglementaire des documents, des installations, des dossiers et de toute autre ressource que cet organisme estime être liée à l étude et pouvant se trouver sur les lieux de l étude, dans les installations du promoteur ou de l organisme de recherche sous contrat (ORC) ou, encore, dans tout autre établissement que l organisme réglementaire juge approprié. (CIH) Inspection avant approbation (IAA) (pre-approval inspection [PAI]) : Inspection effectuée par la FDA des États-Unis pendant l examen de la demande de drogue nouvelle (New Drug Application ou NDA), habituellement pour confirmer la validité des données. Instrument médical : Englobe une vaste gamme d instruments, d appareils ou d autres dispositifs servant à la prévention, au diagnostic, à l atténuation ou au traitement d une maladie ou d un état physique anormal, ou à la restauration, la correction ou la modification d une fonction ou de la structure corporelle. (ÉPTC) Les instruments médicaux comprennent toutes les composantes, parties ou accessoires présentés comme pouvant servir : a) au diagnostic, au traitement, à l atténuation ou à la prévention d une maladie, d un désordre, d un état physique anormal ou de leurs symptômes, chez l être humain; b) à la restauration, à la correction ou à la modification d une fonction organique ou de la structure corporelle de l être humain; c) au diagnostic de la gestation chez l être humain; d) aux soins de l être humain pendant la gestation et aux soins prénatals et post-natals, notamment les soins de sa progéniture. Sont inclus les moyens anticonceptionnels, tandis que les drogues en sont exclues. Les instruments médicaux sont classés dans l une des classes I à IV, la classe I étant celle présentant le risque le plus faible et la classe IV, celle présentant le risque le plus élevé. Page 13 sur 20

Intégrité : Les valeurs morales d honnêteté et de probité absolue sont le fondement de l intégrité en recherche. Le respect de ces valeurs exige qu on agisse avec droiture et rigueur intellectuelle, de façon responsable et juste envers les personnes, dans le respect des lois, des règlements, des normes et des politiques applicables à la réalisation d un projet de recherche. L intégrité en recherche implique également la gestion rigoureuse des données recueillies et des fonds alloués. (Université Laval, Politique sur l intégrité en recherche et création et sur les conflits d intérêts) Journal de patient électronique : Document électronique dans lequel un participant à une étude clinique entre directement des observations ou répond directement à une grille d'évaluation. Lettre de non objection (LNO) : Document délivré par Santé Canada, pendant la période d évaluation, si aucune faiblesse clinique ou manque de qualité n est repéré et si la demande d essai clinique ou la modification à la demande d essai clinique est jugée acceptable. (Santé Canada) Matériel ou échantillon biologique : Toute substance d origine humaine (ex. : organes, tissus, cellules, sérum, tout tissu obtenu aussi en post-mortem). L analyse d un échantillon biologique peut générer des données. (FRQS) Médicament de recherche : Forme pharmaceutique d un ingrédient actif ou placebo mis à l essai ou utilisé comme médicament de référence dans un essai clinique, y compris un médicament dont la mise en marché a été autorisée et qui est utilisé (formulé ou emballé) d une manière autre que la forme approuvée ou selon des indications non approuvées ou, encore, pour recueillir des données supplémentaires concernant une utilisation approuvée. (CIH) Aussi appelé drogue de recherche ou médicament à l étude et il est inclus dans la définition de produit de recherche. Modes opératoires normalisées (MON) : Ligne de conduite détaillée et écrite qui vise à assurer la réalisation uniforme d une tâche particulière dans le processus de la recherche. (Hôtel-Dieu de Lévis) Modification à une DEC (MDEC) : Demandes dans lesquelles le promoteur fournit des renseignements en appui de changements relatifs à une demande préalablement approuvée. Les modifications de DEC peuvent porter sur des changements aux fournitures médicamenteuses d essais cliniques (par ex. le procédé de fabrication du médicament a changé), ou sur des changements à un protocole approuvé (p. ex. un régime de posologie révisé), ou les deux. Les MDEC doivent être approuvées par Santé Canada avant la mise en œuvre des changements. (Santé Canada) Modification au protocole : Description écrite d une modification ou d un éclaircissement officiel apporté au protocole. (CIH) Monographie du produit : Document scientifique factuel sur le médicament, exempt de publicité, décrivant les propriétés, les prétentions, les indications thérapeutiques et les conditions d'usage du Page 14 sur 20

médicament, contenant aussi tout autre renseignement pouvant être nécessaire à l'utilisation optimale, sûre et efficace du médicament. (Santé Canada) Nagano : Logiciel mis en place au CHUS et adapté pour les besoins spécifiques des différents intervenants impliqués lors du dépôt de projets de recherche, de leur suivi et de leur évaluation par le CÉS, le CÉR et le CRCHUS. Nouvelle indication thérapeutique : Traitement d un problème de santé non-couvert par l indication courante ou par une nouvelle posologie. (CHU de Québec, MON) Observation critique : Observation décrivant une situation qui pourrait dégénérer en conditions fatales, constituant un danger de mort ou dangereuses pour les participants inscrits à une recherche clinique. Cette situation constitue un risque excessif immédiat ou latent qui menace les droits, la santé et la sécurité des participants. La conduite d études non autorisés, l adultération, l assertion inexacte et la falsification de registres constituent également des observations critiques. (Santé Canada) Observation majeure : Observation décrivant une faute ou une dérogation marquée, autre qu une observation critique, qui pourrait exposer les participants d une étude clinique ou d autres personnes à des risques excessifs pour la santé ou qui pourrait invalider les données. (Santé Canada) Observation mineure : Observation classée comme n étant ni critique, ni majeure, mais qui dénote une faute ou une dérogation par rapport au titre 5 du Règlement sur les aliments et les drogues de Santé Canada. (Santé Canada) Organisme de Recherche sous Contrat (ORC) : Le terme CRO pour Contract Research Organisation est aussi couramment utilisé. Personne ou organisme (commercial, universitaire ou autre) à qui le promoteur a confié par contrat l'exécution d'une ou de plusieurs tâches ou fonctions liées à un projet. (CIH) Organisme de réglementation : Organisme doté du pouvoir de réglementation. Dans les lignes directrices concernant les BPC de l'ich, l'expression «organisme de réglementation» comprend les organismes chargés de l'examen des données cliniques présentées et ceux qui sont chargés des inspections. On désigne parfois ces organismes sous le nom d'autorités compétentes ou organismes réglementaires. (CIH) Participant : Personne dont les données ou les réponses à des interventions, à des stimuli ou à des questions de la part du chercheur ont une incidence sur la question de recherche. On dit aussi «participant humain» ou «sujet» ou «sujet de recherche». (ÉPTC) Phase I : Il s agit des premières études sur l innocuité (tolérance/sécurité) d un produit nouveau, y compris la première administration du produit à des êtres humains qui sont des participants Page 15 sur 20

volontaires en bonne santé. Ces études peuvent être menées sur des patients lorsqu il n est pas approprié au plan éthique de les mener sur des volontaires en bonne santé. Les essais cliniques de phase I sont conçus principalement pour déterminer l action pharmacologique d un produit ainsi que les effets secondaires associés à des doses croissantes. Les études pharmacocinétiques et les études sur les interactions médicamenteuses sont généralement considérées comme des essais de phase I, indépendamment du moment où elles ont lieu au cours du développement du produit, étant donné qu elles sont habituellement menées sur des participants volontaires en bonne santé. Font également partie des essais de phase I, les essais dans lesquels des produits nouveaux sont utilisées comme outils de recherche pour l exploration d un phénomène biologique ou l étude de l évolution d une maladie. (Santé Canada) Phase II : Il s agit d essais cliniques menés en vue de l évaluation de l efficacité d un produit chez des patients ayant un état de santé à traiter, à diagnostiquer ou à prévenir, et en vue de la détermination des effets secondaires et des risques associés du produit. Les recherches portant sur une nouvelle indication prévue pour un produit déjà mis en vente sont généralement considérées comme des essais de phase II. (Santé Canada) Phase III : Il s agit d essais contrôlés ou non contrôlés menés après l établissement des preuves préliminaires sur l efficacité du produit. Ces essais ont pour objet la collecte des données additionnelles sur l efficacité et l innocuité qui sont nécessaires pour une évaluation plus poussée des risques et des avantages du produit. Pendant cette phase, des essais cliniques sont aussi menés avec des groupes particuliers de patients (par exemple, des patients souffrant d insuffisance rénale) ou dans des conditions spéciales dictées par la nature du produit et de la maladie. (Santé Canada) Phase IV : Il s agit d études menées après l approbation de la vente du produit par l organisme réglementaire et portant sur l indication approuvée. Ces études sont souvent importantes pour optimiser l utilisation du produit. Elles peuvent être de n importe quel type, mais doivent avoir des objectifs scientifiques valables. Parmi les études les plus courantes, il y a celles qui portent sur l innocuité et celles qui visent à confirmer l usage dans l indication approuvée, telles les études de mortalité/morbidité et les études épidémiologiques. (Santé Canada) Piste de vérification (ou audit trail) : Enregistrement de sécurité, généré par ordinateur, horodaté électroniquement, permettant de reconstituer le cours des événements relatifs à la création, la modification et la suppression d'un enregistrement électronique. Placebo: Préparation pharmaceutique qui ne contient pas d agents actifs. Dans les études à l insu, il a généralement la même apparence physique extérieure que le produit actif. (SOP N2Network) Plagiat : L utilisation de travaux publiés ou non (théories, concepts, données, etc.) sans en mentionner les sources. (Canada, Groupe sur la conduite responsable de la recherche) Page 16 sur 20

Proche : Le conjoint légal ou de fait, l'enfant, le père, la mère, le frère et la sœur d'une personne. Elle pourrait également englober le conjoint et les enfants des personnes mentionnées précédemment, ainsi qu'un associé. (CHUS) Produit biologique : Un produit biologique est un produit préparé à partir de matières d origine microbienne, virale, animale, humaine ou végétale et utilisant des méthodes de fabrication conventionnelles, la technologie de l ADN recombinant et/ou utilisant d autres nouvelles approches. Parmi les produits biologiques, notons les vaccins, le sang et ses produits dérivés, certaines hormones, les enzymes, les produits obtenus par la technique de l ADN recombinant, les thérapies géniques et les produits transgéniques. (Santé Canada) Produit de recherche : Médicament ou instrument médical étudié lors d un essai clinique. Produit radiopharmaceutique : Les produits radiopharmaceutiques sont des substances chimiques qui contiennent des atomes radioactifs dans la composition de leur structure. Ils sont souvent couplés par des liens covalents à des molécules biologiques pour créer des médicaments qui sont à la fois des produits radiopharmaceutiques et biologiques. On les emploie chez les humains, dans des conditions contrôlées afin de diagnostiquer et de traiter une maladie. Ces substances sont toujours fabriquées et administrées par des professionnels de la santé; ce ne sont jamais des produits que le participant peut s administrer lui-même. (Santé Canada) Promoteur : Est une personne, entreprise, établissement ou organisme chargé de la mise en œuvre, de la gestion ou du financement d une recherche clinique. (CIH) Un chercheur principal peut être promoteur si c est lui qui met en œuvre et réalise, seul ou avec d autres, une recherche clinique. Les obligations d un chercheur principal qui est le promoteur d une recherche sont à la fois celles d un promoteur et celles d un chercheur principal. Protocole : Document dans lequel sont décrits les objectifs, la conception, la méthodologie, les remarques d ordre statistique et les diverses étapes d un projet. Le protocole fournit d ordinaire le contexte et la raison d être du projet de recherche, mais ces renseignements peuvent être fournis dans d autres documents cités dans le protocole. (CIH) Rapport de surveillance : Rapport écrit par l ARC à l intention du promoteur après chaque visite des lieux ou toute autre communication liée à l étude selon les procédures du promoteur. (CIH) Rapport sur un essai/étude : Description écrite d un essai ou d une étude clinique mené sur des sujets humains dans laquelle la description, la présentation et l analyse des données cliniques et statistiques sont intégrées pour ne former qu un seul rapport. L essai clinique peut porter sur un agent thérapeutique, prophylactique (mesures préventives) ou diagnostique. (CIH) Réaction indésirable (RI)/Effet indésirable du médicament : Au cours d'expériences cliniques préalables à une approbation réalisées avec un nouveau produit de recherche ou portant sur les Page 17 sur 20

nouvelles utilisations que l'on fait de ce produit, particulièrement dans les cas où les doses thérapeutiques ne sont pas encore déterminées, toute réaction nocive ou imprévue suscitée par un produit de recherche doit être considérée comme une réaction indésirable. Si un produit médical suscite une telle réaction, c'est qu'il existe au moins une possibilité raisonnable qu'un lien de causalité entre ce produit et un effet indésirable puisse être établi, c'est-à-dire que cette possibilité ne peut être écartée. (CIH) Réaction indésirable et inattendue à un médicament (RIG)/ Effet indésirable imprévisible du médicament : Réaction indésirable dont la nature ou la gravité ne correspondent pas aux renseignements pertinents sur le produit (brochure de l investigateur pour un produit de recherche non approuvé ou feuillet d information/sommaire faisant état des caractéristiques d un produit approuvé). (CIH) Recherche clinique : Tout projet de recherche réalisé sur des participants humains vivants, des cadavres, des restes humains, des tissus, des liquides organiques, des embryons, des fœtus ou des gamètes, ou utilisant des renseignements personnels contenus dans des dossiers médicaux, et dont le but est d améliorer les connaissances sur la santé. Recherche clinique sans médicament ou intervention à l étude : Projet de recherche portant sur l observation de participants par des questionnaires, la réalisation d'entrevue(s) individuelle(s) ou de groupes, l administration de tests physiques, des mesures psychométriques, physiques ou intellectuelles. La recherche peut porter sur un traitement expérimental à visée thérapeutique, une intervention clinique ou autre s il s agit du traitement ou de l intervention que le participant aurait reçu même s il n avait pas participé au projet (le médicament ou l instrument n est pas fourni par le projet). Recherche fondamentale : Projet de recherche visant la compréhension de mécanismes anatomiques, physiologiques et/ou pathologiques. Ce type de recherche peut avoir recours à des liquides biologiques, des tissus ou d'autres substances prélevés dans un cadre clinique (ex : des biopsies). La recherche peut inclure des données sur les participants qui ont fourni les échantillons. Responsable de la convenance : Mandatée par la direction du CHUS, cette personne assure une évaluation adéquate des coûts directs, de la faisabilité organisationnelle au sein du CHUS et de l arrimage entre le projet et les orientations de l établissement. (Québec, MSSS) Signature électronique : Compilation de données informatiques incluant tous les symboles, ou série de symboles, exécutés, adoptés, ou autorisés par un individu pour être l'équivalent légal de la signature manuscrite de la personne. Signature numérique : Signature électronique basée sur des procédés cryptographiques d'authentification de la personne signant le document, enregistrée en utilisant un ensemble de règles Page 18 sur 20

et un ensemble de paramètres conçus de façon à assurer que l'identité du signataire et l'intégrité des données peuvent être vérifiées. Substance : Le terme «substance» apparaît comme suffisamment large pour inclure toutes les matières et les formes d échantillons possibles, en autant que ces échantillons proviennent d êtres humains. (FRQS) Subvention de recherche : Somme versée pour la réalisation d activités de recherche par un organisme public ou parapublic et qui ne soumet le chercheur principal ni à des exigences de résultats spécifiques ni à des contraintes de quelque nature que ce soit en matière de publication et de propriété intellectuelle. La confirmation de la réception de la subvention est faite grâce à une notification d octroi. Surveillance : Activité qui consiste à surveiller le déroulement d une étude clinique et à veiller à ce que cette étude soit réalisée conformément au protocole, aux modes opératoires normalisés (MON), aux bonnes pratiques cliniques (BPC) et aux exigences réglementaires applicables, et que les données s y rattachant soient consignées et présentées conformément à ces mêmes directives. (CIH) Système ARIANE : Ensemble intégré d information médicale informatisée. Il inclut les informations médicales des personnes utilisant les services du CHUS (urgence, cliniques ambulatoires, hospitalisation, examens, etc). Système informatique : Ensemble de matériels ou appareils par, ou dans, lesquels les données sont saisies ou stockées pendant l étude. Par exemple, un système informatique peut être un ordinateur centralisé, un serveur, un serveur virtuel, un poste de travail, un ordinateur personnel, un appareil portable ou un système d ordinateurs regroupés en réseau. Témoin impartial : Personne qui ne participe pas à l étude et qui ne fait pas partie de l équipe de recherche. Cette personne ne peut être indûment influencée par les personnes qui sont impliquées dans l étude. (CIH) Tiers autorisé ou personne habilitée à consentir: Personne qui détient l autorité légale nécessaire pour prendre des décisions au nom d un participant éventuel qui est inapte à consentir, à participer ou à continuer de participer à un projet de recherche donné. (ÉPTC) Utilisation secondaire : Utilisation de renseignements ou de matériel biologique humain recueillis préalablement dans un but autre que celui du projet de recherche. (ÉPTC) Vérification (Audit) : Examen systématique et indépendant des activités et des documents liés à la recherche clinique en vue de déterminer, d une part, si ces activités sont menées conformément au protocole, aux modes opératoires normalisés (MON) du promoteur, aux bonnes pratiques cliniques Page 19 sur 20

(BPC) et aux exigences réglementaires applicables et, d autre part, si les données ont été enregistrées, analysées et présentées conformément à ces mêmes directives. (CIH) Remarque : Certains organismes réglementaires et certains règlements (en particulier ceux de la FDA) emploient «audit» («vérification») et «inspection» dans un sens plus large ou de façon interchangeable. Page 20 sur 20

TITRE RECUEIL DES LOIS ET RÈGLEMENTS NOMBRE TOTAL DE PAGES 37 HISTORIQUE DES MODIFICATIONS Date de révision Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa jj/mmm/aaaa 10/nov/2014 Création du recueil APPROBATION Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 37

Table des matières 1. Objectif... 4 2. Lois et règlements... 4 2.1. Association médicale mondiale (AMM)... 4 2.2. Canada. Le Groupe sur la conduite responsable de la recherche... 4 2.3. Canada. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5.... 4 2.4. Canada. Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C. 1985, c. P-21... 4 2.5. Canada. Ministère de la Justice.... 4 2.6. Canada. Ministère de la Justice... 5 2.7. Canada. Ministère de la Justice... 5 2.8. Code de déontologie des infirmières et infirmiers... 5 2.9. Code de déontologie des médecins... 8 2.10. États-Unis. Food and Drug Administration... 9 2.11. États-Unis. Department of Health and Human Services... 10 2.12. Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS)... 10 2.13. Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS)... 10 2.14. Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS)... 10 2.15. Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada... 10 2.16. Québec. Code Civil du Québec... 11 2.17. Québec. Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels... 14 2.18. Québec. Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1)... 16 2.19. Québec. Loi sur les services de santé et les services sociaux... 16 2.20. Québec. Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS)... 18 2.21. Québec. Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS)... 19 2.22. Québec. Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS)... 19 2.23. Québec. Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS)... 19 Page 2 sur 37

2.24. Québec. Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS)... 19 2.25. Québec. Recueil de règles de conservation des documents des établissements de santé et services sociaux... 19 2.26. Québec. Règlement sur l organisation et l administration des établissements, 2014, a. 77 (2) 19 2.27. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme. Annexe 11, «Computerised Systems»... 20 2.28. Réseau de médecine génétique appliquée (RMGA)... 20 2.29. Santé Canada. Avis... 21 2.30. Santé Canada. Document d orientation Annexe 13 à l édition actuelle des Lignes directrices sur les Bonnes pratiques de fabrication Médicaments utilisés dans les essais cliniques, décembre 2009... 21 2.31. Santé Canada. Ligne directrice à l intention de l industrie... 21 2.32. Santé Canada. Ligne directrice à l intention de l industrie... 21 2.33. Santé Canada. Ligne directrice à l intention de l industrie... 21 2.34. Santé Canada. Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques... 21 2.35. Santé Canada. Lignes directrices concernant le contrôle de la température des médicaments pendant l entreposage et le transport (GUI-0069), 2011... 22 2.36. Santé Canada. Lignes directrices sur la déclaration obligatoire des incidents liés aux matériels médicaux, 2011... 22 2.37. Santé Canada. Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5... 22 2.38. Transport Canada... 37 Page 3 sur 37

1. Objectif Cette section rassemble certaines des lois et des règlements applicables à la recherche clinique. 2. Lois et règlements 2.1. Association médicale mondiale (AMM) Déclaration d Helsinki Principes applicables à la recherche médicale impliquant des êtres humains, 2008. Pour consulter la déclaration, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.wma.net/fr/30publications/10policies/b3/ 2.2. Canada. Le Groupe sur la conduite responsable de la recherche Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche, Le cadre de référence, 2011. Pour consulter le cadre de référence, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.rcr.ethics.gc.ca/fra/policy-politique/framework-cadre#b 2.3. Canada. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), L.C. 2000, ch.5. Pour consulter la loi, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://lawslois.justice.gc.ca/fra/lois/p-8.6/index.html 2.4. Canada. Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C. 1985, c. P- 21 Pour consulter la loi, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://lawslois.justice.gc.ca/fra/lois/p-21/ 2.5. Canada. Ministère de la Justice. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDPE), mise à jour en 2014. Pour consulter la loi, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://lawslois.justice.gc.ca/fra/lois/p-8.6/ Page 4 sur 37

2.6. Canada. Ministère de la Justice Loi sur la protection des renseignements personnels, mise à jour en 2014. Pour consulter la loi, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://lawslois.justice.gc.ca/fra/lois/p-21/ 2.7. Canada. Ministère de la Justice Règlement sur les instruments médicaux, DORS 98/282. Pour consulter la loi, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://loislaws.justice.gc.ca/fra/reglements/dors-98-282/ 2.8. Code de déontologie des infirmières et infirmiers Loi sur les infirmières et les infirmiers (chapitre I-8, a. 3) Code des professions (chapitre C-26, a. 87) CHAPITRE I DEVOIRS ENVERS LE PUBLIC, LE CLIENT ET LA PROFESSION SECTION I DEVOIRS INHÉRENTS À L'EXERCICE DE LA PROFESSION 1. Généralités 7. L'infirmière ou l'infirmier doit tenir compte de l'ensemble des conséquences prévisibles que peuvent avoir ses recherches et travaux sur la société, la vie, la sécurité et la santé des gens. D. 1513-2002, a. 7. 7.1. L'infirmière ou l'infirmier ne peut entreprendre ni collaborer à un projet de recherche sur des êtres humains qui n'a pas été approuvé par un comité d'éthique de la recherche institué ou désigné par le ministre de la Santé et des Services sociaux ou par tout autre comité d'éthique de la recherche qui respecte les normes reconnues en matière d'éthique de la recherche notamment quant à sa composition et à ses modalités de fonctionnement. D. 579-2005, a. 1. Page 5 sur 37

7.2. L'infirmière ou l'infirmier qui entreprend ou qui collabore à une recherche doit aviser le comité d'éthique de la recherche ou toute autre instance appropriée lorsque la recherche ou son déroulement lui semble non conforme aux principes scientifiques et aux normes éthiques généralement reconnus. D. 579-2005, a. 1. 7.3. L'infirmière ou l'infirmier doit refuser ou cesser de collaborer à toute activité de recherche dont les risques pour la santé des sujets lui semblent hors de proportion par rapport aux avantages que ceux-ci pourraient retirer de la recherche ou par rapport aux avantages que la prestation de soins usuels pourrait leur procurer, le cas échéant. D. 579-2005, a. 1. 2. Intégrité 14. L'infirmière ou l'infirmier ne doit pas, au regard du dossier du client ou de tout rapport, registre, dossier de recherche ou autre document lié à la profession: 1 les falsifier, notamment en y altérant des notes déjà inscrites ou en y insérant des notes sous une fausse signature; 2 fabriquer de tels dossiers, rapports, registres ou documents; 3 y inscrire de fausses informations; 4 omettre d'y inscrire les informations nécessaires. D. 1513-2002, a. 14; D. 579-2005, a. 2. 14.1. L'infirmière ou l'infirmier ne doit pas sciemment cacher aux personnes ou aux instances concernées les résultats préjudiciables d'une recherche à laquelle l'infirmière ou l'infirmier a collaboré. D. 579-2005, a. 3. 15. L'infirmière ou l'infirmier doit s'abstenir d'exprimer des avis ou de donner des conseils contradictoires, incomplets ou non fondés. À cette fin, il doit chercher à avoir une connaissance complète des faits avant de donner un avis ou un conseil. D. 1513-2002, a. 15. 15.1. L'infirmière ou l'infirmier qui informe le public d'une nouvelle méthode de soin ou d'un traitement insuffisamment éprouvé doit le mentionner et faire les réserves qui s'imposent. Page 6 sur 37

D. 579-2005, a. 4. 5. Indépendance professionnelle et conflits d'intérêts 22. L'infirmière ou l'infirmier ne doit pas inciter quelqu'un de façon insistante à recourir à ses services professionnels ou à collaborer à une recherche. D. 1513-2002, a. 22; D. 579-2005, a. 5. 24. En cas de conflit ou d'apparence de conflit d'intérêts, l'infirmière ou l'infirmier doit prendre des moyens raisonnables afin que les soins et traitements soient donnés par une autre infirmière ou un autre infirmier, à moins que la situation nécessite qu'il prodigue ou poursuive les soins ou traitements. Dans ce cas, le client doit, dans la mesure du possible, être avisé de la situation. D. 1513-2002, a. 24. 24.1. L'infirmière ou l'infirmier qui entreprend ou collabore à une recherche doit déclarer ses intérêts et dévoiler tout conflit d'intérêts apparent ou potentiel au comité d'éthique de la recherche. D. 579-2005, a. 7. SECTION III QUALITÉ DES SOINS ET DES SERVICES 1. Information et consentement 40. L'infirmière ou l'infirmier doit fournir à son client toutes les explications nécessaires à la compréhension des soins et des services qu'il lui prodigue. D. 1513-2002, a. 40. 41. Lorsque l'obligation d'obtenir un consentement libre et éclairé incombe à l'infirmière ou à l'infirmier, ce dernier doit fournir au client toutes les informations requises. D. 1513-2002, a. 41. 41.1. Dans le cadre d'une recherche, l'infirmière ou l'infirmier doit, auprès de chacun des sujets de recherche ou de son représentant légal, s'assurer: 1 que chaque sujet soit informé des objectifs et du déroulement du projet de recherche, des avantages, des risques ou des inconvénients pour lui ainsi que des avantages que lui procureraient des soins usuels, s'il y a lieu; Page 7 sur 37

2 qu'un consentement libre et éclairé soit obtenu par écrit de chaque sujet avant le début de sa participation à la recherche et, le cas échéant, lors de tout changement significatif au protocole de recherche; 3 que le sujet de recherche soit informé que son consentement est révocable en tout temps. D. 579-2005, a. 9. 2.9. Code de déontologie des médecins Loi médicale (chapitre M-9, a. 3) Code des professions (chapitre C-26, a. 87) CHAPITRE III DEVOIRS ET OBLIGATIONS DU MÉDECIN ENVERS LE PATIENT, LE PUBLIC, LA PROFESSION SECTION III CONSENTEMENT 28. Le médecin doit, sauf urgence, avant d'entreprendre un examen, une investigation, un traitement ou une recherche, obtenir du patient ou de son représentant légal, un consentement libre et éclairé. D. 1213-2002, a. 28. 29. Le médecin doit s'assurer que le patient ou son représentant légal a reçu les explications pertinentes à leur compréhension de la nature, du but et des conséquences possibles de l'examen, de l'investigation, du traitement ou de la recherche qu'il s'apprête à effectuer. Il doit faciliter la prise de décision du patient et la respecter. D. 1213-2002, a. 29. 30. Le médecin doit, vis-à-vis des sujets de recherche ou de leur représentant légal, s'assurer: 1 que chaque sujet soit informé des objectifs du projet de recherche, des avantages, risques ou inconvénients pour le sujet, des avantages que lui procureraient des soins usuels s'il y a lieu, ainsi que du fait, le cas échéant, que le médecin retirera des gains matériels de l'inscription ou du maintien du sujet dans le projet de recherche; 2 qu'un consentement libre, éclairé, écrit et révocable en tout temps, soit obtenu de chaque sujet avant le début de sa participation à la recherche ou lors de tout changement significatif au protocole de recherche. D. 1213-2002, a. 30. Page 8 sur 37

31. Le médecin doit, avant d'entreprendre sa recherche sur des êtres humains, obtenir l'approbation du projet par un comité d'éthique de la recherche qui respecte les normes en vigueur, notamment dans sa composition et dans ses modalités de fonctionnement. Il doit également s'assurer que tous ceux qui collaborent avec lui à la recherche soient informés de ses obligations déontologiques. D. 1213-2002, a. 31. SECTION V QUALITÉ D'EXERCICE 45. Le médecin qui entreprend ou participe à une recherche sur des êtres humains doit se conformer aux principes scientifiques et aux normes éthiques généralement reconnus et justifiés par la nature et le but de sa recherche. D. 1213-2002, a. 45. 48. Le médecin doit s'abstenir d'avoir recours à des examens, investigations ou traitements insuffisamment éprouvés, sauf dans le cadre d'un projet de recherche et dans un milieu scientifique reconnus. D. 1213-2002, a. 48. 49. Le médecin doit, à l'égard d'un patient qui veut recourir à des traitements insuffisamment éprouvés, l'informer du manque de preuves scientifiques relativement à de tels traitements, des risques ou inconvénients qui pourraient en découler, ainsi que des avantages que lui procureraient des soins usuels, le cas échéant. D. 1213-2002, a. 49. 61. Le médecin doit refuser de collaborer à toute activité de recherche dont les risques à la santé des sujets, sains ou malades, lui semblent hors de proportion par rapport aux avantages potentiels qu'ils peuvent en retirer ou aux avantages que leur procureraient des soins usuels, le cas échéant. D. 1213-2002, a. 61. 2.10. États-Unis. Food and Drug Administration Code of Federal Regulations, titre 21, volume 1 : Part 11, «Electronic Records; Electronic Signatures» (21CFR11); Part 50, «Protection of Human Subjects» (21CFR50); Part 54, «Financial Disclosure by Clinical Investigators» (21CFR54). Page 9 sur 37

Part 56, «Institutional Review Boards» (21CFR56); Part 312, «Investigational New Drug Application» (21CFR312); Part 314, «Applications for FDA Approval to Market a New Drug» (21CFR314). Pour consulter le code, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.accessdata.fda.gov/scripts/cdrh/cfdocs/cfcfr/cfrsearch.cfm 2.11. États-Unis. Department of Health and Human Services Code of Federal Regulations, titre 45, Part 46, «Protection of Human Subjects» (45CFR46) Pour consulter le code, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.hhs.gov/ohrp/humansubjects/guidance/45cfr46.html 2.12. Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS) Guide d éthique de la recherche et d intégrité scientifique, 2003 Pour consulter le guide, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.frqs.gouv.qc.ca/fr/ethique/pdfs_ethique/guide2003.pdf 2.13. Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS) Rapport final du Groupe-Conseil sur l encadrement des banques de données et des banques de matériel biologique à des fins de recherche en santé, 2006 Pour consulter le rapport, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.frqs.gouv.qc.ca/fr/ethique/pdfs_ethique/rapport_groupe_conseil_francais.pdf 2.14. Fonds de recherche du Québec Santé (FRQS) Standards du FRQS sur l éthique de la recherche en santé humaine et l intégrité scientifique, 2008 Pour consulter le document, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.frqs.gouv.qc.ca/fr/ethique/pdfs_ethique/standards.pdf 2.15. Instituts de recherche en santé du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Conseil de recherches en sciences humaines du Canada Énoncé de politique des Trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, Décembre 2010. Page 10 sur 37

Pour consulter l énoncé, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.ger.ethique.gc.ca/pdf/fra/eptc2/eptc_2_finale_web.pdf 2.16. Québec. Code Civil du Québec Extrait du Code civil du Québec, L.Q., à jour au 1 e octobre 2013 : LIVRE PREMIER : DES PERSONNES Titre deuxième : De certains droits de la personnalité Chapitre premier : De l intégrité de la personne Section 1 DES SOINS [ ] 17. Le mineur de quatorze (14) ans et plus peut consentir seul aux soins non requis par l état de santé; le consentement du titulaire de l autorité parentale ou du tuteur est cependant nécessaire si les soins présentent un risque sérieux pour la santé du mineur et peuvent lui causer des effets graves et permanents. (1991, c. 64, a. 17.) 18. Lorsque la personne est âgée de moins de quatorze (14) ans ou qu elle est inapte à consentir, le consentement aux soins qui ne sont pas requis par son état de santé est donné par le titulaire de l autorité parentale, le mandataire, le tuteur ou le curateur; l autorisation du tribunal est en outre nécessaire si les soins présentent un risque sérieux pour la santé ou s ils peuvent causer des effets graves et permanents. (1991, c. 64, a. 18.) 19. Une personne majeure, apte à consentir, peut aliéner entre vifs une partie de son corps pourvu que le risque couru ne soit pas hors de proportion avec le bienfait qu on peut raisonnablement en espérer. Un mineur ou un majeur inapte ne peut aliéner une partie de son corps que si celle-ci est susceptible de régénération et qu il n en résulte pas un risque sérieux pour sa santé, avec le consentement du titulaire de l autorité parentale, du mandataire, tuteur ou curateur, et l autorisation du tribunal. (1991, c. 64, a. 19.) 20. Une personne majeure, apte à consentir, peut participer à une recherche susceptible de porter atteinte à son intégrité pourvu que le risque couru ne soit pas hors de proportion avec le bienfait qu'on peut raisonnablement en espérer. Le projet de recherche doit être approuvé et suivi par un comité d'éthique de la recherche. (1991, c. 64, a. 20; 2013, c. 17, a. 1.) 21. Un mineur ou un majeur inapte ne peut participer à une recherche susceptible de porter atteinte à son intégrité qu'à la condition que le risque couru, en tenant compte de son état de santé et Page 11 sur 37

de sa condition personnelle, ne soit pas hors de proportion avec le bienfait qu'on peut raisonnablement en espérer. Il ne peut, en outre, participer à une telle recherche qu'à la condition que la recherche laisse espérer, si elle ne vise que lui, un bienfait pour sa santé ou, si elle vise un groupe, des résultats qui seraient bénéfiques aux personnes possédant les mêmes caractéristiques d'âge, de maladie ou de handicap que les membres du groupe. Dans tous les cas, il ne peut participer à une telle recherche s'il s'y oppose alors qu'il en comprend la nature et les conséquences. Le projet de recherche doit être approuvé et suivi par un comité d'éthique de la recherche compétent. Un tel comité est institué par le ministre de la Santé et des Services sociaux ou désigné par lui parmi les comités d'éthique de la recherche existants; la composition et les conditions de fonctionnement d'un tel comité sont établies par le ministre et sont publiées à la Gazette officielle du Québec. Le consentement à une recherche susceptible de porter atteinte à l'intégrité du mineur est donné, pour ce dernier, par le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur. Le mineur de 14 ans et plus peut néanmoins consentir seul si, de l'avis du comité d'éthique de la recherche compétent, la recherche ne comporte qu'un risque minimal et que les circonstances le justifient. Le consentement à une recherche susceptible de porter atteinte à l'intégrité du majeur inapte est donné, pour ce dernier, par le mandataire, le tuteur ou le curateur. Cependant, lorsque le majeur n'est pas ainsi représenté et que la recherche ne comporte qu'un risque minimal, le consentement peut être donné par la personne habilitée à consentir aux soins requis par l'état de santé du majeur. Le consentement peut aussi être donné par une telle personne lorsque l'inaptitude du majeur est subite et que la recherche, dans la mesure où elle doit être effectuée rapidement après l'apparition de l'état qui y donne lieu, ne permet pas d'attribuer au majeur un tel représentant en temps utile. Dans les deux cas, il appartient au comité d'éthique de la recherche compétent de déterminer, lors de l'évaluation du projet de recherche, si le projet satisfait aux conditions requises. (1991, c. 64, a. 21; 1998, c. 32, a. 1; 2013, c. 17, a. 2.) 22. Une partie du corps, qu'il s'agisse d'organes, de tissus ou d'autres substances, prélevée sur une personne dans le cadre de soins qui lui sont prodigués, peut être utilisée aux fins de recherche, avec le consentement de la personne concernée ou de celle habilitée à consentir pour elle ou, si la personne concernée est décédée, de la personne qui pouvait ou aurait pu consentir aux soins requis par son état de santé. (1991, c. 64, a. 22; 2013, c. 17, a. 3.) 23. Le tribunal appelé à statuer sur une demande d'autorisation relative à des soins ou à l'aliénation d'une partie du corps, prend l'avis d'experts, du titulaire de l'autorité parentale, du mandataire, Page 12 sur 37

du tuteur ou du curateur et du conseil de tutelle; il peut aussi prendre l'avis de toute personne qui manifeste un intérêt particulier pour la personne concernée par la demande. Il est aussi tenu, sauf impossibilité, de recueillir l'avis de cette personne et, à moins qu'il ne s'agisse de soins requis par son état de santé, de respecter son refus. (1991, c. 64, a. 23; 1998, c. 32, a. 2.) 24. Le consentement aux soins qui ne sont pas requis par l'état de santé, à l'aliénation d'une partie du corps ou à une recherche susceptible de porter atteinte à l'intégrité doit être donné par écrit. Toutefois, le consentement à une telle recherche peut être donné autrement que par écrit si, de l'avis d'un comité d'éthique de la recherche, les circonstances le justifient. Dans un tel cas, le comité détermine les modalités d'obtention du consentement qui permettent d'en constituer une preuve. Le consentement peut toujours être révoqué, même verbalement. (1991, c. 64, a. 24; 2013, c. 17, a. 4.) 25. L'aliénation que fait une personne d'une partie ou de produits de son corps doit être gratuite; elle ne peut être répétée si elle présente un risque pour la santé. La participation d'une personne à une recherche susceptible de porter atteinte à son intégrité ne peut donner lieu à aucune contrepartie financière hormis le versement d'une indemnité en compensation des pertes et des contraintes subies. (1991, c. 64, a. 25; 2013, c. 17, a. 5.) [ ] Chapitre quatrième : Du respect du corps après le décès [ ] 43. Le majeur ou le mineur âgé de quatorze (14) ans et plus peut, dans un but médical ou scientifique, donner son corps ou autoriser sur celui-ci le prélèvement d organes ou de tissus. Le mineur de moins de quatorze (14) ans le peut également, avec le consentement du titulaire de l autorité parentale ou de son tuteur. Cette volonté est exprimée soit verbalement devant deux (2) témoins, soit par écrit, et elle peut être révoquée de la même manière. Il doit être donné effet à la volonté exprimée, sauf motif impérieux. (1991, c. 64, a. 43.) 44. À défaut de volontés connues ou présumées du défunt, le prélèvement peut être effectué avec le consentement de la personne qui pouvait ou aurait pu consentir aux soins. Page 13 sur 37

Ce consentement n est pas nécessaire lorsque deux (2) médecins attentent par écrit l impossibilité de l obtenir en temps utile, l urgence de l intervention et l espoir sérieux de sauver une vie humaine ou d en améliorer sensiblement la qualité. (1991, c. 64, a. 44.) 45. Le prélèvement ne peut être effectué avant que le décès du donneur n ait été constaté par deux (2) médecins qui ne participent ni au prélèvement ni à la transplantation. (1991, c. 64, a. 45.) [ ] LIVRE CINQUIÈME : DES OBLIGATIONS Titre premier : Des obligations en général Chapitre troisième : de la personne civile Section 2 : DE CERTAINS CAS D'EXONÉRATION DE RESPONSABILITÉ [ ] 1474. Une personne ne peut exclure ou limiter sa responsabilité pour le préjudice matériel causé à autrui par une faute intentionnelle ou une faute lourde; la faute lourde est celle qui dénote une insouciance, une imprudence ou une négligence grossière. Elle ne peut aucunement exclure ou limiter sa responsabilité pour le préjudice corporel ou moral causé à autrui. (1991, c. 64, a. 1474.) 2.17. Québec. Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels CHAPITRE I APPLICATION ET INTERPRÉTATION 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 1982, c. 30, a. 1. CHAPITRE III PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Page 14 sur 37

SECTION I CARACTÈRE CONFIDENTIEL DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 53. Les renseignements personnels sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1 la personne concernée par ces renseignements consent à leur divulgation; si cette personne est mineure, le consentement peut également être donné par le titulaire de l'autorité parentale; 2 ils portent sur un renseignement obtenu par un organisme public dans l'exercice d'une fonction juridictionnelle; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de nondiffusion. 1982, c. 30, a. 53; 1985, c. 30, a. 3; 1989, c. 54, a. 150; 1990, c. 57, a. 11; 2006, c. 22, a. 29. 54. Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. 1982, c. 30, a. 54; 2006, c. 22, a. 110. SECTION IV DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE PAR UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL 1. Droit d'accès 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement personnel la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement personnel la concernant. Toutefois, un mineur de moins de 14 ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement personnel de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. 1982, c. 30, a. 83; 1987, c. 68, a. 6; 1990, c. 57, a. 21; 1992, c. 21, a. 74; 2006, c. 22, a. 110. CHAPITRE IV COMMISSION D'ACCÈS À L'INFORMATION SECTION II SECTION DE SURVEILLANCE 125. La Commission peut, sur demande écrite, accorder à une personne ou à un organisme l'autorisation de recevoir à des fins d'étude, de recherche ou de statistique, communication de Page 15 sur 37

renseignements personnels contenus dans un fichier de renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées, si elle est d'avis que: 1 l'usage projeté n'est pas frivole et que les fins recherchées ne peuvent être atteintes que si les renseignements sont communiqués sous une forme nominative; 2 les renseignements personnels seront utilisés d'une manière qui en assure le caractère confidentiel. Cette autorisation est accordée pour la période et aux conditions que fixe la Commission. Elle peut être révoquée avant l'expiration de la période pour laquelle elle a été accordée, si la Commission a des raisons de croire que la personne ou l'organisme autorisé ne respecte pas le caractère confidentiel des renseignements qui lui ont été communiqués, ou ne respecte pas les autres conditions. 1982, c. 30, a. 125; 2006, c. 22, a. 110. 2.18. Québec. Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) Pour consulter la loi, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicsearch/telecharge.php?type=2&file=/a_21_1 /A21_1.html 2.19. Québec. Loi sur les services de santé et les services sociaux PARTIE I OBJET DE LA LOI ET DROITS DES USAGERS TITRE II DROITS DES USAGERS CHAPITRE II DOSSIER DE L'USAGER 19. Le dossier d'un usager est confidentiel et nul ne peut y avoir accès, si ce n'est avec le consentement de l'usager ou de la personne pouvant donner un consentement en son nom. 1991, c. 42, a. 19; 1992, c. 21, a. 2; 1999, c. 45, a. 1; 2001, c. 60, a. 161; 2005, c. 32, a. 1; 2006, c. 28, a. 20; 2006, c. 43, a. 1; 2007, c. 30, a. 19; 2009, c. 45, a. 20; 2010, c. 15, a. 82; 2011, c. 15, a. 1; 2012, c. 23, a. 160. 19.1. Le consentement de l'usager à une demande d'accès à son dossier à des fins d'étude, d'enseignement ou de recherche doit être donné par écrit ; il doit être libre et éclairé, et accordé pour une activité précise. À défaut, il est sans effet. Page 16 sur 37

Le consentement ne vaut que pour le temps nécessaire à l'accomplissement de l'activité pour laquelle il a été accordé ou, dans le cas d'un projet de recherche approuvé par un comité d'éthique, pour la durée fixée, le cas échéant, par ce dernier. 1999, c. 45, a. 2. 19.2. Le directeur des services professionnels d'un établissement ou, à défaut d'un tel directeur, le directeur général peut autoriser un professionnel à prendre connaissance du dossier d'un usager, à des fins d'étude, d'enseignement ou de recherche. Le directeur doit cependant, avant d'accorder une telle autorisation, s'assurer que les critères établis par l'article 125 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1) sont satisfaits. Il doit refuser d'accorder son autorisation s'il est d'avis que le projet du professionnel ne respecte pas les normes d'éthique ou d'intégrité scientifique généralement reconnues. L'autorisation doit être limitée dans le temps et elle peut être assortie de conditions. Elle peut être révoquée en tout temps si le directeur a des raisons de croire que le professionnel autorisé ne respecte pas le caractère confidentiel des renseignements ainsi obtenus ou ne se conforme pas aux conditions imposées ou aux normes d'éthique ou d'intégrité scientifique généralement reconnues. 1999, c. 45, a. 2; 2005, c. 32, a. 4. PARTIE II PRESTATION DES SERVICES DE SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX TITRE I LES ÉTABLISSEMENTS CHAPITRE II FONCTIONS 116. Un établissement ne peut fournir que des médicaments qui apparaissent sur la liste dressée à cette fin par le ministre. Cette liste ne comprend que des médicaments qui ont reçu un avis de conformité du gouvernement fédéral pour des indications approuvées. Elle est mise à jour périodiquement après avoir considéré les recommandations formulées par l'institut national d'excellence en santé et en services sociaux. La Régie de l'assurance maladie du Québec doit publier cette liste et chacune de ses mises à jour. Elles entrent en vigueur à la date de leur publication sur le site Internet de la Régie ou à toute date ultérieure fixée dans l'avis du ministre qui accompagne cette liste ou cette mise à jour. Cette publication accorde à cette liste ou à cette mise à jour, ainsi qu'à l'avis du ministre, une valeur authentique. Page 17 sur 37

Les corrections effectuées par la Régie de l'assurance maladie du Québec conformément à l'article 60.2 de la Loi sur l'assurance médicaments (chapitre A-29.01) s'appliquent, le cas échéant, selon les mêmes conditions et modalités, à la liste dressée conformément au premier alinéa. Un établissement où est institué un conseil des médecins, dentistes et pharmaciens peut en outre fournir, pour des motifs de nécessité médicale particulière, d'autres médicaments que ceux apparaissant sur la liste visée au premier alinéa et qui ont reçu l'avis de conformité du gouvernement fédéral. Dans ce cas, le médecin ou le dentiste qui désire utiliser ou prescrire ces médicaments doit demander l'opinion du conseil des médecins, dentistes et pharmaciens. Un établissement où est institué un conseil des médecins, dentistes et pharmaciens peut également fournir pour un traitement d'exception d'autres médicaments que ceux apparaissant sur la liste visée au premier alinéa et qui n'ont pas obtenu l'avis de conformité du gouvernement fédéral ou des médicaments apparaissant ou non à cette liste lorsqu'ils sont utilisés pour des indications reconnues mais non approuvées. Dans ces cas, le médecin ou le dentiste qui désire utiliser ou prescrire ces médicaments doit obtenir l'autorisation écrite du conseil des médecins, dentistes et pharmaciens. En cas d'urgence, un médecin ou un dentiste peut utiliser ou prescrire un médicament visé au troisième ou au quatrième alinéa avant d'avoir obtenu l'opinion ou l'autorisation écrite du conseil des médecins, dentistes et pharmaciens. Il doit cependant, le plus tôt possible, obtenir l'opinion ou l'autorisation requise et motiver à la fois l'urgence d'utiliser ou de prescrire le médicament et sa décision de l'utiliser ou de le prescrire. 1991, c. 42, a. 116; 1996, c. 32, a. 109; 1999, c. 89, a. 53; 2002, c. 27, a. 41; 2005, c. 40, a. 42; 2007, c. 21, a. 37; 2010, c. 15, a. 83. 117. Un établissement qui exploite un centre hospitalier désigné centre hospitalier universitaire ou institut universitaire ou qui gère un centre de recherche ou un institut de recherche reconnu par le Fonds de recherche du Québec Santé ou qui exploite un centre désigné centre affilié universitaire et qui, selon son contrat d'affiliation, participe à des activités de recherche clinique et fondamentale peut fournir des médicaments dans les conditions et circonstances prévues par règlement. 1991, c. 42, a. 117; 2011, c. 16, a. 244. 2.20. Québec. Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) Cadre global de gestion des actifs informationnels appartenant aux organismes du réseau de la santé et des services sociaux : Volet sur la sécurité, 2002. Pour consulter le cadre global, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://msssa4.msss.gouv.qc.ca/extranet/ri.nsf/04bdef86723b0cf8852566de004c8583/9c29ee7e5c5d 42058525703b00725379/$FILE/Cadre%20global%20de%20gestion-volet%20securite_V2007-03.pdf Page 18 sur 37

2.21. Québec. Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) Circulaire ministérielle 2003-012, 2003. Pour consulter la circulaire, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://msssa4.msss.gouv.qc.ca/fr/document/d26ngest.nsf/dfeaec2f73c3d1c68525656b00163b18/30 a38ca94589138985256d4a0050b784/$file/2003-012.pdf 2.22. Québec. Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) Guide d élaboration de normes sur la gestion des banques de données, 2004. Pour consulter le guide, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://ethique.msss.gouv.qc.ca/fileadmin/documents/guides/msss_guidenormesbanquesdedonnee s_2004.pdf 2.23. Québec. Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) Plan d action ministériel en éthique de la recherche et en intégrité scientifique du Ministère de la Santé et des Services sociaux, 1998. Pour consulter le plan d action, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.frqs.gouv.qc.ca/fr/ethique/pdfs_ethique/pae.pdf 2.24. Québec. Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) Unité de l éthique. Pour consulter le site internet de la Direction de l éthique et de la qualité du MSSS, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://ethique.msss.gouv.qc.ca/ 2.25. Québec. Recueil de règles de conservation des documents des établissements de santé et services sociaux Section 4, dossier X1-0350, dossier de l usager. Pour consulter le recueil, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.banq.qc.ca/documents/archives/archivistique_ged/publications/recueil_sante.pdf 2.26. Québec. Règlement sur l organisation et l administration des établissements, 2014, a. 77 (2) CHAPITRE VI PLAN D'ORGANISATION DES ÉTABLISSEMENTS ET PLAN RÉGIONAL DES EFFECTIFS MÉDICAUX ET DENTAIRES Page 19 sur 37

SECTION III PHARMACIE DANS LES CENTRES HOSPITALIERS 77. Sous l'autorité du directeur des services professionnels du centre hospitalier, le chef du département de pharmacie ou le pharmacien: 1 coordonne les activités professionnelles des pharmaciens et gère les ressources de son département; 2 établit et applique des politiques sur la préparation, la distribution et le contrôle de l'utilisation des médicaments, des drogues ou des poisons dans le centre hospitalier; 3 informe le conseil des médecins, dentistes et pharmaciens et le directeur des services professionnels de l'inobservance des règles d'utilisation des médicaments, ainsi que de l'inobservance des modalités régissant l'émission et l'exécution des ordonnances dans le centre hospitalier; 4 informe les membres du personnel clinique et les bénéficiaires du centre hospitalier des règles d'utilisation des médicaments; 5 sélectionne, après consultation du comité de pharmacologie, les médicaments pour l'utilisation courante dans le centre hospitalier à partir de la liste visée à l'article 150 de la Loi et en fonction de leur dénomination commune, de leur teneur et de leur forme pharmaceutique. Sous l'autorité du conseil des médecins, dentistes et pharmaciens, il élabore les règles d'utilisation des médicaments et les modalités régissant l'émission et l'exécution des ordonnances dans le centre hospitalier, notamment en ce qui concerne les critères de validité des ordonnances, y compris les ordonnances verbales. D. 1320-84, a. 77; D. 130-89, a. 2; D. 863-90, a. 2. 2.27. Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme. Annexe 11, «Computerised Systems» Pour consulter le PIC/S GMP Guide (Annexes), veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.picscheme.org/publication.php?id=4 2.28. Réseau de médecine génétique appliquée (RMGA) Énoncé de principes sur l utilisation secondaire de données ou de matériel biologique recueillis dans un contexte de soins ou de recherche, 2010. Pour consulter l énoncé, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.rmga.qc.ca/fr/documents/rmga-enoncedeprincipessurutilisationsecondaire2_000.pdf Page 20 sur 37

2.29. Santé Canada. Avis Publication d'une ébauche de spécifications électroniques pour les demandes d'essais cliniques et modifications présentées conformément à la Ligne directrice à l'intention des promoteurs concernant les demandes d'essais cliniques, 2 juillet 2009. Pour consulter l avis, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.hc-sc.gc.ca/dhpmps/prodpharma/applic-demande/guide-ld/clini/cta_dec_elec_spec_gd_ld-fra.php 2.30. Santé Canada. Document d orientation Annexe 13 à l édition actuelle des Lignes directrices sur les Bonnes pratiques de fabrication Médicaments utilisés dans les essais cliniques, décembre 2009 Pour consulter le document, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.hc-sc.gc.ca/dhpmps/compli-conform/clini-pract-prat/docs/cln_trials-essais_cln-fra.php 2.31. Santé Canada. Ligne directrice à l intention de l industrie Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ligne directrice de la CIH, thème E6, 1997. Pour consulter les directives, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.hc-sc.gc.ca/dhpmps/prodpharma/applic-demande/guide-ld/ich/efficac/e6-fra.php 2.32. Santé Canada. Ligne directrice à l intention de l industrie Gestion des données cliniques sur l innocuité des médicaments : Définitions et normes relatives à la déclaration rapide, ICH thème E2A, 1995. Pour consulter les lignes directrices, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.hcsc.gc.ca/dhp-mps/prodpharma/applic-demande/guide-ld/ich/efficac/e2a-fra.php 2.33. Santé Canada. Ligne directrice à l intention de l industrie Structure et contenu des rapports d étude clinique, ICH thème E3, 1996. Pour consulter les lignes directrices, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.hcsc.gc.ca/dhp-mps/prodpharma/applic-demande/guide-ld/ich/efficac/e3-fra.php 2.34. Santé Canada. Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques Demandes d essais cliniques, 25 juin 2003 (comprend les modifications administratives du 27 février 2008, du 12 mars 2009 et du 7 novembre 2011). Pour consulter les lignes directrices, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.hcsc.gc.ca/dhp-mps/prodpharma/applic-demande/guide-ld/clini/ctdcta_ctddec-fra.php Page 21 sur 37

2.35. Santé Canada. Lignes directrices concernant le contrôle de la température des médicaments pendant l entreposage et le transport (GUI-0069), 2011 Pour consulter les lignes directrices, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.hcsc.gc.ca/dhp-mps/compli-conform/gmp-bpf/docs/gui-0069-fra.php 2.36. Santé Canada. Lignes directrices sur la déclaration obligatoire des incidents liés aux matériels médicaux, 2011 Pour consulter les lignes directrices, veuillez utiliser l adresse internet suivante : http://www.hcsc.gc.ca/dhp-mps/pubs/medeff/_guide/2011-devices-materiaux/index-fra.php 2.37. Santé Canada. Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5 «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains», 20 juin 2001. TITRE 5 DROGUES DESTINÉES AUX ESSAIS CLINIQUES SUR DES SUJETS HUMAINS Définitions C.05.001. Les définitions qui suivent s appliquent au présent titre. «bonnes pratiques cliniques» «bonnes pratiques cliniques» Pratiques cliniques généralement reconnues visant à assurer la protection des droits, la sûreté et le bien-être des sujets d essai clinique et d autres personnes ainsi que les bonnes pratiques cliniques visées à l article C.05.010. (good clinical practices) «brochure du chercheur» «brochure du chercheur» Document dans lequel figurent les données précliniques et cliniques d une drogue visées à l alinéa C.05.005e). (investigator s brochure) «chercheur qualifié» «chercheur qualifié» La personne qui est responsable auprès du promoteur de la conduite de l essai clinique à un lieu d essai clinique, qui est habilitée à dispenser des soins de santé en vertu des lois de la province où ce lieu d essai clinique est situé et qui est : a) dans le cas d un essai clinique portant sur une drogue destinée à être utilisée exclusivement en médecine dentaire, un médecin ou un dentiste, membre en règle d une association médicale ou dentaire professionnelle; Page 22 sur 37

b) dans tout autre cas, un médecin, membre en règle d une association médicale professionnelle. (qualified investigator) «comité d éthique de la recherche» «comité d éthique de la recherche» Organisme, qui n est pas lié au promoteur, ayant les caractéristiques suivantes : a) son principal mandat est d approuver la tenue de projets de recherche biomédicale sur des sujets humains et d en contrôler périodiquement le déroulement afin d assurer la protection des droits des sujets, ainsi que leur sûreté et leur bien-être; b) il est composé d au moins cinq membres, la majorité de ses membres sont des citoyens canadiens ou des résidents permanents au sens de la Loi sur l immigration et la protection des réfugiés et il compte parmi ses membres des hommes et des femmes, dont au moins : o o o o o (i) deux membres possèdent de l expertise et de l expérience principalement dans un domaine scientifique ainsi qu une vaste expérience des méthodes et champs de recherche à approuver, l un d entre eux provenant d une discipline des soins médicaux ou, dans le cas d un essai clinique portant sur une drogue destinée à être utilisée exclusivement en médecine dentaire, d une discipline des soins médicaux ou dentaires, (ii) un membre possède des connaissances de l éthique, (iii) un membre possède des connaissances de la législation canadienne applicable à la recherche biomédicale à approuver, (iv) un membre possède de l expertise et de l expérience principalement dans un domaine non scientifique, (v) un membre, qui n est pas lié au promoteur ni au lieu d essai clinique proposé, est un individu de la collectivité ou un représentant d un organisme intéressé aux champs de recherche à approuver. (research ethics board) «drogue» «drogue» Drogue pour usage humain destinée à faire l objet d un essai clinique. (drug) «essai clinique» «importer» «essai clinique» Recherche sur des sujets humains dont l objet est soit de découvrir ou de vérifier les effets cliniques, pharmacologiques ou pharmacodynamiques d une drogue pour usage humain, soit de déceler les incidents thérapeutiques liés à cette drogue, soit d en étudier l absorption, la distribution, le métabolisme et l élimination ou soit d en établir l innocuité ou l efficacité. (clinical trial) Page 23 sur 37

«importer» Importer une drogue au Canada pour la vendre dans le cadre d un essai clinique. (import) «incident thérapeutique» «incident thérapeutique» Événement indésirable affectant la santé d un sujet d essai clinique à qui une drogue a été administrée qui peut ou non être causé par l administration de la drogue, y compris toute réaction indésirable à une drogue. (adverse event) «promoteur» «protocole» «promoteur» Personne physique ou morale, établissement ou organisme qui mène un essai clinique. (sponsor) «protocole» Document qui expose les objectifs, le plan de travail, la méthodologie, les considérations statistiques et l organisation d un essai clinique. (protocol) «réaction indésirable à une drogue» «réaction indésirable à une drogue» Réaction nocive et non intentionnelle à une drogue qui est provoquée par l administration de toute dose de celle-ci. (adverse drug reaction) «réaction indésirable grave à une drogue» «réaction indésirable grave à une drogue» Réaction indésirable à une drogue qui nécessite ou prolonge l hospitalisation, entraîne une malformation congénitale ou une invalidité ou incapacité persistante ou importante, met la vie en danger ou entraîne la mort. (serious adverse drug reaction) «réaction indésirable grave et imprévue à une drogue» «réaction indésirable grave et imprévue à une drogue» Réaction indésirable grave à une drogue dont la nature, la sévérité ou la fréquence ne sont pas mentionnées dans les renseignements sur les risques qui figurent dans la brochure du chercheur ou sur l étiquette de la drogue. (serious unexpected adverse drug reaction) Champ d'application C.05.002. (1) Sous réserve du paragraphe (2), le présent titre s applique à la vente et à l importation d une drogue destinée à un essai clinique sur des sujets humains. (2) À l exception de l alinéa C.05.003a), des paragraphes C.05.006(2) et (3), des alinéas C.05.010a) à i), de l article C.05.011, des paragraphes C.05.012(1) et (2), des alinéas Page 24 sur 37

C.05.012(3)a) à d) et f) à h), du paragraphe C.05.012(4) et des articles C.05.013, C.05.016 et C.05.017, le présent titre ne s applique ni à la vente ni à l importation d une drogue destinée à un essai clinique autorisées en vertu du paragraphe C.05.006(2). Interdiction C.05.003. Malgré les articles C.01.014, C.08.002, C.08.002.02 et C.08.003, il est interdit à quiconque de vendre ou d importer une drogue destinée à un essai clinique à moins que les conditions ci-après ne soient réunies : a) il y est autorisé sous le régime du présent titre; b) il se conforme au présent titre et aux articles C.01.015, C.01.036, C.01.037 à C.01.040, C.01.040.2, C.01.064 à C.01.067, C.01.070, C.01.131, C.01.133 à C.01.136 et C.01.435; c) si la drogue doit être importée, il a un représentant au Canada qui est responsable de la vente de la drogue. Disposition générale C.05.004. Malgré le présent règlement, le promoteur peut présenter une demande conformément au présent titre pour la vente ou l importation d une drogue destinée à un essai clinique qui contient une substance dont la vente est interdite par le présent règlement, s il établit, sur la foi d informations scientifiques, que l inclusion de cette substance dans la drogue peut avoir un effet thérapeutique bénéfique pour tout être humain. Demande d'autorisation C.05.005. La demande d autorisation pour la vente ou l importation d une drogue destinée à un essai clinique sous le régime du présent titre est présentée au ministre par le promoteur, est signée et datée par le directeur médical ou scientifique du promoteur au Canada et par le premier dirigeant du promoteur et contient les renseignements et documents suivants : a) un exemplaire du protocole de l essai clinique; b) un exemplaire de la déclaration, qui figurera dans chaque formule de consentement éclairé, exposant les risques ainsi que les bénéfices prévus pour la santé des sujets d essai clinique résultant de leur participation à l essai clinique; c) une attestation relative à l essai clinique, signée et datée par le directeur médical ou scientifique du promoteur au Canada et par le premier dirigeant du promoteur, contenant : (i) le titre du protocole et le numéro de l essai clinique, (ii) la marque nominative, le nom chimique ou le code de la drogue, (iii) les catégories thérapeutique et pharmacologique de la drogue, (iv) les ingrédients médicinaux de la drogue, Page 25 sur 37

(v) les ingrédients non médicinaux de la drogue, (vi) la forme posologique de la drogue, (vii) le nom, l adresse, le numéro de téléphone et, le cas échéant, le numéro de télécopieur et l adresse électronique du promoteur, (viii) si la drogue doit être importée, le nom, l adresse, le numéro de téléphone et, le cas échéant, le numéro de télécopieur et l adresse électronique du représentant du promoteur au Canada qui est responsable de la vente de la drogue, (ix) pour chaque lieu d essai clinique, le nom, l adresse, le numéro de téléphone et, le cas échéant, le numéro de télécopieur et l adresse électronique du chercheur qualifié, si ces renseignements sont connus au moment de la présentation de la demande, (x) pour chaque lieu d essai clinique, le nom, l adresse, le numéro de téléphone et, le cas échéant, le numéro de télécopieur et l adresse électronique du comité d éthique de la recherche qui a approuvé le protocole visé à l alinéa a) et une formule de consentement éclairé contenant la déclaration visée à l alinéa b), si ces renseignements sont connus au moment de la présentation de la demande, (xi) une déclaration précisant : (A) que l essai clinique sera mené conformément aux bonnes pratiques cliniques et au présent règlement, (B) que les renseignements contenus dans la demande d autorisation ou auxquels celle-ci renvoie sont exacts, complets et ne sont ni faux ni trompeurs; d) si un comité d éthique de la recherche a refusé auparavant d approuver le protocole de l essai clinique visé à l alinéa a), le nom, l adresse, le numéro de téléphone et, le cas échéant, le numéro de télécopieur et l adresse électronique de ce comité, ainsi que la date et les motifs du refus, si ces renseignements sont connus au moment de la présentation de la demande; e) la brochure du chercheur qui contient les renseignements suivants : (i) les propriétés physiques, chimiques et pharmaceutiques de la drogue, (ii) les aspects pharmacologiques de la drogue, y compris ses métabolites observés chez les espèces animales testées, (iii) le comportement pharmacocinétique de la drogue et le métabolisme de celle-ci, y compris la façon dont elle est transformée biologiquement chez les espèces animales testées, (iv) le cas échéant, les effets toxicologiques de la drogue observés chez les espèces animales testées lors d études à dose unique, d études à dose répétée ou d études spéciales, (v) le cas échéant, les résultats des études de carcinogénicité chez les espèces animales testées à l égard de la drogue, (vi) le cas échéant, les résultats des études cliniques sur le comportement pharmacocinétique de la drogue, Page 26 sur 37

(vii) le cas échéant, lorsque des essais cliniques ont déjà été menés sur des sujets humains, les renseignements suivants obtenus lors de ces essais : l innocuité de la drogue, son comportement pharmacodynamique, son efficacité et ses doses-réponses, (viii) si la drogue est un produit pharmaceutique radioactif au sens de l article C.03.201, les renseignements sur le mode de préparation du produit ainsi que sur la dosimétrie des rayonnements pour le produit préparé et les conditions d emmagasinage une fois préparé; f) si la drogue contient un excipient d origine humaine, y compris toute utilisation dans un placebo : (i) la mention, le cas échéant, que l excipient a fait l objet d une identification numérique en vertu du paragraphe C.01.014.2(1) ou, s agissant d une drogue nouvelle, d un avis de conformité en vertu du paragraphe C.08.004(1), (ii) dans tout autre cas, les renseignements justifiant l identité, la pureté, l activité, la stabilité et l innocuité de l excipient; g) s il s agit d une drogue à l égard de laquelle aucune identification numérique n a été attribuée en vertu du paragraphe C.01.014.2(1) ou s il s agit d une drogue nouvelle à l égard de laquelle aucun avis de conformité n a été délivré en application des articles C.08.004 ou C.08.004.01, les renseignements sur la chimie et la fabrication de la drogue, y compris le lieu de fabrication; h) la date projetée du début de l essai clinique à chaque lieu d essai clinique, si ce renseignement est connu au moment de la présentation de la demande. Autorisation C.05.006. (1) Sous réserve du paragraphe (3), le promoteur peut vendre ou importer une drogue destinée à un essai clinique, autre qu une drogue visée au paragraphe (2), si les conditions suivantes sont réunies : a) il a présenté au ministre une demande conformément à l article C.05.005; b) le ministre ne lui a pas envoyé, dans les trente jours suivant la date de réception de la demande, un avis lui indiquant qu il ne peut vendre ou importer la drogue pour l un des motifs suivants : (i) les renseignements et documents à l égard de la demande, selon le cas : (A) n ont pas été fournis conformément au présent règlement, (B) ne sont pas suffisants pour permettre au ministre d évaluer l innocuité et les risques de la drogue ou la sûreté et les risques de l essai clinique, (ii) le ministre a des motifs raisonnables de croire, d après l examen de la demande ou des renseignements fournis en vertu de l article C.05.009, ou Page 27 sur 37

d après l évaluation de tout autre renseignement, que l une des conditions suivantes existe : (A) l utilisation de la drogue destinée à l essai clinique met en danger la santé d un sujet d essai clinique ou celle d une autre personne, (B) l essai clinique va à l encontre de l intérêt d un sujet d essai clinique, (C) les objectifs de l essai clinique ne seront pas atteints; c) pour chaque lieu d essai clinique, le promoteur a obtenu l approbation du comité d éthique de la recherche à l égard du protocole visé à l alinéa C.05.005a) et à l égard d une formule de consentement éclairé contenant la déclaration visée à l alinéa C.05.005b); d) avant la vente ou l importation de la drogue à un lieu d essai clinique, le promoteur a fourni au ministre les renseignements visés aux sous-alinéas C.05.005c)(ix) et (x) et aux alinéas C.05.005d) et h) qui n ont pas été fournis à l égard de ce lieu au moment de la présentation de la demande. (2) Sous réserve du paragraphe (3), le promoteur peut vendre ou importer une drogue destinée à un essai clinique lorsque : a) s agissant d une drogue nouvelle à l égard de laquelle un avis de conformité a été délivré en vertu du paragraphe C.08.004(1), l essai clinique porte sur les fins ou le mode d emploi pour lesquels l avis de conformité a été délivré; b) s agissant d une drogue, autre qu une drogue nouvelle, à l égard de laquelle une identification numérique a été attribuée en vertu du paragraphe C.01.014.2(1), l essai clinique porte sur l usage ou les fins pour lesquels l identification numérique a été attribuée. (3) Le promoteur ne peut vendre ou importer la drogue destinée à un essai clinique : a) durant la période de la suspension ordonnée en vertu des articles C.05.016 ou C.05.017; b) après l annulation ordonnée en vertu des articles C.05.016 ou C.05.017. Notification C.05.007. Lorsque la vente ou l importation d une drogue est autorisée sous le régime du présent titre, le promoteur peut apporter un ou plusieurs des changements suivants s il en avise le ministre par écrit dans les quinze jours suivant la date du changement : a) tout changement apporté aux renseignements sur la chimie et la fabrication de la drogue qui n a aucune incidence sur la qualité ou l innocuité de celle-ci, autre qu un changement pour lequel une modification est exigée par l article C.05.008; Page 28 sur 37

b) tout changement apporté au protocole qui ne modifie pas le risque pour la santé d un sujet d essai clinique, autre qu un changement pour lequel une modification est exigée par l article C.05.008. Modification C.05.008. (1) Sous réserve des paragraphes (4) et (5), lorsque la vente ou l importation d une drogue est autorisée sous le régime du présent titre et que le promoteur envisage d apporter l une des modifications visées au paragraphe (2), il peut vendre ou importer la drogue destinée à un essai clinique selon l autorisation modifiée, si les conditions suivantes sont réunies : a) il a présenté au ministre une demande de modification conformément au paragraphe (3); b) le ministre ne lui a pas envoyé, dans les trente jours suivant la date de réception de la demande de modification, un avis lui indiquant qu il ne peut vendre ou importer la drogue conformément à la modification pour l un des motifs suivants : (i) les renseignements et documents à l égard de la demande de modification, selon le cas : (A) n ont pas été fournis conformément au présent règlement, (B) ne sont pas suffisants pour permettre au ministre d évaluer l innocuité et les risques de la drogue ou la sûreté et les risques de l essai clinique, (ii) le ministre a des motifs raisonnables de croire, d après l examen de la demande de modification ou des renseignements fournis en vertu de l article C.05.009, ou d après l évaluation de tout autre renseignement, que l une des conditions suivantes existe : (A) l utilisation de la drogue destinée à l essai clinique met en danger la santé d un sujet d essai clinique ou celle d une autre personne, (B) l essai clinique va à l encontre de l intérêt d un sujet d essai clinique, (C) les objectifs de l essai clinique ne seront pas atteints; c) avant la vente ou l importation de la drogue, le promoteur a fourni au ministre les renseignements et documents suivants : (i) pour chaque lieu d essai clinique, le nom, l adresse, le numéro de téléphone et, le cas échéant, le numéro de télécopieur et l adresse électronique du comité d éthique de la recherche qui a approuvé tout protocole modifié présenté conformément à l alinéa (3)a) ou toute déclaration modifiée présentée conformément à l alinéa (3)c), (ii) si un comité d éthique de la recherche a refusé auparavant d approuver toute modification au protocole, le nom, l adresse, le numéro de téléphone et, le cas échéant, le numéro de télécopieur et l adresse électronique de ce comité, ainsi que la date et les motifs du refus; Page 29 sur 37

d) avant la vente ou l importation de la drogue, le promoteur tient des registres sur les renseignements suivants : (i) les renseignements visés à l alinéa C.05.005h), (ii) les renseignements visés au sous-alinéa C.05.005c)(ix), s ils ont changé depuis leur présentation; e) avant la vente ou l importation de la drogue conformément à l autorisation modifiée, le promoteur cesse de vendre ou d importer la drogue conformément à l autorisation existante; f) le promoteur mène l essai clinique en conformité avec l autorisation modifiée. (2) Pour l application du paragraphe (1), les modifications visées sont les suivantes : a) une modification du protocole qui a une incidence sur la sélection, le suivi ou le renvoi d un sujet d essai clinique; b) une modification du protocole qui a une incidence sur l évaluation de l efficacité clinique de la drogue; c) une modification du protocole qui modifie le risque pour la santé d un sujet d essai clinique; d) une modification du protocole qui a une incidence sur l évaluation de l innocuité de la drogue; e) une modification du protocole qui prolonge la durée de l essai clinique; f) une modification des renseignements sur la chimie et la fabrication de la drogue qui peut avoir une incidence sur l innocuité ou la qualité de celle-ci. (3) La demande de modification visée au paragraphe (1) doit contenir, en plus d un renvoi à la demande présentée en vertu de l article C.05.005, les documents et renseignements suivants : a) s il s agit d une modification visée à l un des alinéas (2)a) à e), un exemplaire du protocole modifié sur lequel les modifications sont indiquées, un exemplaire du protocole présenté conformément à l alinéa C.05.005a) et les justifications des modifications; b) s il s agit d une modification visée à l alinéa (2)e), un exemplaire de la brochure du chercheur modifiée ou un supplément à celle-ci indiquant les nouveaux renseignements, y compris les études toxicologiques à l appui et les données sur la sûreté de l essai clinique; (c) s il s agit d une modification visée à l un des alinéas (2)a) à f), et qu en raison de cette modification il est nécessaire de modifier la déclaration visée à l alinéa Page 30 sur 37

C.05.005b), un exemplaire de la déclaration modifiée sur laquelle la modification est indiquée; d) s il s agit d une modification visée à l alinéa (2)f), une copie des renseignements modifiés sur la chimie et la fabrication de la drogue indiquant les modifications ainsi que les justifications de celles-ci. (4) Si l une des modifications visées au paragraphe (2) est requise sur-le-champ parce que l utilisation de la drogue destinée à un essai clinique ou l essai clinique met en danger la santé d un sujet d essai clinique ou celle d une autre personne, le promoteur peut immédiatement apporter cette modification; il doit alors fournir au ministre les renseignements exigés au paragraphe (3) dans les quinze jours suivant la date de la modification. (5) Le promoteur ne peut vendre ou importer la drogue destinée à un essai clinique : a) durant la période de la suspension ordonnée en vertu des articles C.05.016 ou C.05.017; b) après l annulation ordonnée en vertu des articles C.05.016 ou C.05.017. Renseignements complémentaires et échantillons C.05.009. Lorsque les renseignements et documents contenus dans la demande visée à l article C.05.005 ou dans la demande de modification visée à l article C.05.008 ne sont pas suffisants pour permettre au ministre de déterminer si l un des motifs visés aux alinéas C.05.006(1)b) ou C.05.008(1)b) existe, le ministre peut exiger que le promoteur lui fournisse, dans les deux jours suivant la réception de la demande du ministre, les renseignements complémentaires concernant la drogue ou l essai clinique ou les échantillons de la drogue qui lui sont nécessaires pour faire cette détermination. Obligations du promoteur Bonnes pratiques cliniques C.05.010. Le promoteur doit veiller à ce que tout essai clinique soit mené conformément aux bonnes pratiques cliniques et, en particulier, veiller à ce que : a) l essai clinique soit fondé sur le plan scientifique et clairement décrit dans un protocole; b) l essai clinique soit mené et la drogue utilisée en conformité avec le protocole de l essai clinique et le présent titre; c) des systèmes et des procédures visant à assurer la qualité de tous les aspects de l essai clinique soient mis en oeuvre; d) pour chaque lieu d essai clinique, l approbation d un comité d éthique de la recherche soit obtenue avant le début de l essai clinique à ce lieu; Page 31 sur 37

e) à chaque lieu d essai clinique, il y ait au plus un chercheur qualifié; f) à chaque lieu d essai clinique, les soins de santé et les décisions médicales dans le cadre de l essai clinique relèvent du chercheur qualifié de ce lieu; g) chaque individu collaborant à la conduite de l essai clinique soit qualifié, par ses études, sa formation et son expérience, pour accomplir les tâches qui lui sont confiées; h) le consentement éclairé donné conformément aux règles de droit régissant les consentements soit obtenu par écrit de chaque personne avant qu elle participe à l essai clinique mais seulement après qu elle a été informée de ce qui suit : (i) des risques et bénéfices prévus pour sa santé résultant de sa participation à l essai clinique, (ii) de tout autre aspect de l essai clinique nécessaire à la prise de sa décision de participer à l essai clinique; i) les exigences relatives aux renseignements et registres prévues à l article C.05.012 soient respectées; j) la drogue soit fabriquée, manutentionnée et emmagasinée conformément aux bonnes pratiques de fabrication visées aux titres 2 à 4, à l exception des articles C.02.019, C.02.025 et C.02.026. Étiquetage C.05.011. Malgré les autres dispositions du présent règlement relatives à l étiquetage, le promoteur doit veiller à ce que la drogue porte une étiquette sur laquelle figurent, dans les deux langues officielles, les renseignements suivants : a) une mention indiquant que la drogue est de nature expérimentale et ne doit être utilisée que par un chercheur qualifié; b) le nom, le numéro ou la marque d identification de la drogue; c) la date limite d utilisation de la drogue; d) les conditions d emmagasinage recommandées de la drogue; e) le numéro de lot de la drogue; f) les nom et adresse du promoteur; g) le code ou l identification du protocole; Page 32 sur 37

h) si la drogue est un produit pharmaceutique radioactif au sens de l article C.03.201, les renseignements exigés par le sous-alinéa C.03.202(1)b)(vi). Registres C.05.012. (1) Le promoteur doit consigner dans des registres, traiter et conserver les renseignements relatifs à un essai clinique de façon à permettre la présentation de rapports complets et exacts sur ceuxci ainsi que leur interprétation et leur vérification. (2) Le promoteur doit tenir des registres complets et précis afin de démontrer que l essai clinique est mené conformément aux bonnes pratiques cliniques et au présent règlement. (3) Le promoteur doit tenir des registres complets et précis sur l utilisation d une drogue dans un essai clinique, y compris les renseignements et documents suivants : a) un exemplaire de toutes les versions de la brochure du chercheur concernant la drogue; b) un registre sur toutes les modifications apportées à la brochure du chercheur et les motifs de celles-ci, ainsi que les documents les justifiant; c) un registre sur tous les incidents thérapeutiques liés à la drogue, survenus au Canada ou à l étranger, ainsi que les indications de la drogue et sa forme posologique au moment où l incident thérapeutique est survenu; d) un registre sur l inscription des sujets d essai clinique dans lequel sont consignés les renseignements permettant d identifier et de contacter ceux-ci si la vente de la drogue peut présenter un risque pour leur santé ou celle d autres personnes; e) un registre sur l expédition, la réception, l aliénation, le retour et la destruction de la drogue; f) pour chaque lieu d essai clinique, un engagement signé et daté par le chercheur qualifié, avant son entrée en fonction dans le cadre de l essai clinique, portant : (i) qu il conduira l essai clinique d une manière conforme aux bonnes pratiques cliniques, (ii) qu en cas de cessation de l essai clinique par le promoteur en totalité ou à un lieu d essai clinique, il informera immédiatement les sujets d essai clinique et le comité d éthique de la recherche de la cessation et des motifs de celle-ci et les avisera par écrit des risques possibles pour la santé des sujets d essai clinique ou celle d autres personnes, le cas échéant; g) pour chaque lieu d essai clinique, un exemplaire de la formule de consentement éclairé et du protocole, ainsi que les modifications qui y ont été apportées, que le comité d éthique de la recherche pour ce lieu a approuvés; Page 33 sur 37

h) pour chaque lieu d essai clinique, une attestation signée et datée par le comité d éthique de la recherche pour ce lieu portant qu il a examiné et approuvé le protocole et la formule de consentement éclairé et qu il exerce ses activités d une manière conforme aux bonnes pratiques cliniques. (4) Le promoteur doit tenir les registres visés au présent titre durant vingt-cinq ans. Présentation de renseignements et d'échantillons C.05.013. (1) Le ministre doit exiger que le promoteur lui fournisse, dans les deux jours suivant la réception de la demande, des renseignements concernant la drogue ou l essai clinique ou des échantillons de la drogue, s il a des motifs raisonnables de croire que l une des situations suivantes existe : a) l utilisation de la drogue destinée à l essai clinique met en danger la santé d un sujet d essai clinique ou celle d une autre personne; b) l essai clinique va à l encontre de l intérêt d un sujet d essai clinique; c) les objectifs de l essai clinique ne seront pas atteints; d) un chercheur qualifié ne respecte pas l engagement visé à l alinéa C.05.012(3)f); e) les renseignements fournis concernant la drogue ou l essai clinique sont faux ou trompeurs. (2) Le ministre peut exiger que le promoteur lui fournisse tout registre ou renseignement visé à l article C.05.012 ou des échantillons de la drogue, dans les sept jours suivant la réception de la demande du ministre, afin d évaluer l innocuité de la drogue ou la santé d un sujet d essai clinique ou celle d une autre personne. Rapport sur les réactions indésirables graves et imprévues à la drogue C.05.014. (1) Le promoteur doit, au cours d un essai clinique, informer le ministre de toute réaction indésirable grave et imprévue à la drogue, survenue au Canada ou à l étranger, selon le cas : a) dans les quinze jours suivant le moment où il en a eu connaissance, lorsque cette réaction n entraîne pas la mort ni ne met en danger la vie; b) dans les sept jours suivant le moment où il en a eu connaissance, lorsque cette réaction entraîne la mort ou met en danger la vie. (2) Dans les huit jours suivant la communication de l information au ministre conformément à l alinéa (1)b), le promoteur lui remet un rapport exhaustif à ce sujet, y compris une analyse de l importance et des répercussions des constatations. Page 34 sur 37

(3) Les articles C.01.016 et C.01.017 ne s appliquent pas aux drogues destinées à un essai clinique. Cessation d'un essai clinique C.05.015. (1) En cas de cessation de l essai clinique par le promoteur en totalité ou à un lieu d essai clinique, celui-ci doit : a) en aviser le ministre dans les quinze jours suivant la date de cessation; b) faire connaître au ministre les motifs de la cessation et les répercussions sur ses autres essais cliniques qui sont prévus ou en cours au Canada relativement à la drogue; c) informer tous les chercheurs qualifiés, le plus tôt possible, de la cessation et des motifs de cette mesure et les aviser par écrit des risques possibles pour la santé des sujets d essai clinique ou celle d autres personnes, le cas échéant; d) à tout lieu d essai clinique en cause, cesser la vente ou l importation de la drogue à partir de la date de cessation et prendre des mesures raisonnables pour assurer la récupération de toute quantité inutilisée de la drogue vendue. (2) En cas de cessation de l essai clinique par le promoteur en totalité ou à un lieu d essai clinique, celui-ci peut recommencer à vendre ou à importer la drogue destinée à un essai clinique en totalité ou à un lieu d essai clinique, s il fournit au ministre les renseignements visés aux sous-alinéas C.05.005c)(ix) et (x) et aux alinéas C.05.005d) et h) à l égard de chaque lieu d essai clinique où la vente ou l importation recommencera. Suspension et annulation C.05.016. (1) Sous réserve du paragraphe (2), le ministre doit suspendre l autorisation de vendre ou d importer une drogue destinée à un essai clinique, en totalité ou à l égard d un lieu d essai clinique, s il a des motifs raisonnables de croire que l une des situations suivantes existe : a) le promoteur a contrevenu au présent règlement ou à toute disposition de la Loi relative à la drogue; b) les renseignements fournis à l égard de la drogue ou de l essai clinique sont faux ou trompeurs; c) le promoteur ne s est pas conformé aux bonnes pratiques cliniques; d) le promoteur a omis : (i) soit de fournir les renseignements ou les échantillons de la drogue tel qu exigés en vertu des articles C.05.009 et C.05.013, Page 35 sur 37

(ii) soit d informer le ministre ou de lui remettre un rapport conformément à l article C.05.014. (2) Sous réserve de l article C.05.017, le ministre ne peut suspendre l autorisation visée au paragraphe (1) que si les conditions suivantes sont réunies : a) il a envoyé au promoteur un avis écrit de son intention de suspendre l autorisation, indiquant si l autorisation est suspendue en totalité ou à l égard d un lieu d essai clinique, ainsi que les motifs de la suspension projetée; b) le promoteur n a pas, dans les trente jours suivant la réception de l avis visé à l alinéa a), fourni au ministre les renseignements ou documents démontrant que l autorisation ne devrait pas être suspendue pour l un des motifs suivants : (i) la situation donnant lieu à la suspension projetée n a pas existé, (ii) la situation donnant lieu à la suspension projetée a été corrigée; c) le ministre a donné au promoteur la possibilité de se faire entendre conformément à l alinéa b). (3) Le ministre suspend l autorisation en envoyant au promoteur un avis écrit de la suspension de l autorisation indiquant si l autorisation est suspendue en totalité ou à l égard d un lieu d essai clinique, la date de prise d effet de la suspension ainsi que les motifs de celle-ci. (4) Si le ministre a suspendu une autorisation au titre du paragraphe (1), il doit : a) soit rétablir l autorisation en totalité ou à l égard d un lieu d essai clinique, selon le cas, si dans les trente jours suivant la date de prise d effet de la suspension, le promoteur lui a fourni les renseignements ou documents démontrant que la situation ayant donné lieu à la suspension a été corrigée; b) soit annuler l autorisation en totalité ou à l égard d un lieu d essai clinique, selon le cas, si dans les trente jours suivant la date de prise d effet de la suspension, le promoteur ne lui a pas fourni les renseignements ou documents visés à l alinéa a). C.05.017. (1) Le ministre doit suspendre l autorisation de vendre ou d importer une drogue destinée à un essai clinique, en totalité ou à l égard d un lieu d essai clinique, avant d avoir donné au promoteur la possibilité de se faire entendre, s il a des motifs raisonnables de croire que cela est nécessaire pour prévenir un préjudice à l égard de la santé d un sujet d essai clinique ou celle d une autre personne. (2) Le ministre suspend l autorisation en envoyant au promoteur un avis écrit de la suspension de l autorisation indiquant si l autorisation est suspendue en totalité ou à l égard d un lieu d essai clinique, la date de prise d effet de la suspension ainsi que les motifs de celle-ci. (3) Si le ministre a suspendu une autorisation au titre du paragraphe (1), il doit : Page 36 sur 37

a) soit rétablir l autorisation en totalité ou à l égard d un lieu d essai clinique, selon le cas, si dans les soixante jours suivant la date de prise d effet de la suspension, le promoteur lui a fourni les renseignements ou documents démontrant que la situation ayant donné lieu à la suspension n a pas existé ou a été corrigée; b) soit annuler l autorisation en totalité ou à l égard d un lieu d essai clinique, selon le cas, si dans les soixante jours suivant la date de prise d effet de la suspension, le promoteur ne lui a pas fourni les renseignements ou documents visés à l alinéa a). 2.38. Transport Canada Loi de 1992 sur le transport des marchandises dangereuses et règlements connexes (et modifications subséquentes). Pour consulter la loi, veuillez utiliser l adresse internet suivante : https://www.tc.gc.ca/fra/loisreglements/lois-1992ch34.htm Page 37 sur 37

Table de conversion Nom des MON de la version 05 (approuvé le 3 février 2014) MON01: Développement, approbation et révision des modes opératoires normalisés (MON) MON02 ORGANISATION D UN SITE POUR LA RECHERCHE CLINIQUE MON03 ÉQUIPE DE RECHERCHE : RÔLE, RESPONSABILITÉS ET DÉLÉGATIONS DES TÂCHES MON04 ÉQUIPE DE RECHERCHE : COMPÉTENCE, CONNAISSANCE ET FORMATION MON05 PRÉPARATION D UNE RECHERCHE CLINIQUE MON06 ÉVALUATION DE LA FAISABILITÉ D UNE RECHERCHE CLINIQUE MON07 DEMANDE OU MODICATION DE DEMANDE D ESSAI CLINIQUE AU CANADA DEC OU MDEC MON08 PROTOCOLE : SOUMISSION DE PROJET AU CÉR, MODIFICATION OU DÉVIATION AU PROTOCOLE MON09 PROCESSUS DE CONSENTEMENT ET FORMULAIRE DE CONSENTEMENT DU SUJET MON10 DROITS ET PROTECTION DU SUJET DANS UNE RECHERCHE MON11 CONFLITS D INTÉRÊT MON12 RECRUTEMENT DES SUJETS MON13 SUIVI DES SUJETS MON14 INCONDUITE SCIENTIFIQUE ET VIOLATION DU PROTOCOLE: comment les gérer Nouveau numéro de version 06 retiré retiré retiré retiré retiré 06 retiré retiré retiré 06 retiré retiré 06 ou le nom du nouveau MON et son numéro de version MON28 PRÉPARATION, ÉVALUATION DE LA FAISABILITÉ ET MISE EN PLACE D UNE RECHERCHE CLINIQUE (version 01) MON27 ÉQUIPE DE RECHERCHE : RÔLES, RESPONSABILITÉS, DÉLÉGATION DES TÂCHES, COMPÉTENCE ET FORMATION (version 01) MON27 ÉQUIPE DE RECHERCHE : RÔLES, RESPONSABILITÉS, DÉLÉGATION DES TÂCHES, COMPÉTENCE ET FORMATION (version 01) MON28 PRÉPARATION, ÉVALUATION DE LA FAISABILITÉ ET MISE EN PLACE D UNE RECHERCHE CLINIQUE (version 01) MON28 PRÉPARATION, ÉVALUATION DE LA FAISABILITÉ ET MISE EN PLACE D UNE RECHERCHE CLINIQUE (version 01) MON29 PROCÉDURES POUR LE DÉPÔT D UN PROJET, LES DEMANDES DE MODIFICATION ET LES COMMUNICATIONS AVEC LE COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE (CÉR) (version 01) MON31 RECRUTEMENT, CONSENTEMENT, FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ET SUIVI DES PARTICIPANTS (version 01) MON31 RECRUTEMENT, CONSENTEMENT, FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ET SUIVI DES PARTICIPANTS (version 01) MON31 RECRUTEMENT, CONSENTEMENT, FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ET SUIVI DES PARTICIPANTS (version 01) MON31 RECRUTEMENT, CONSENTEMENT, FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ET SUIVI DES PARTICIPANTS (version 01)

Nom des MON de la version 05 (approuvé le 3 février 2014) MON15 COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE EN SANTÉ CHEZ L HUMAIN DU CHUS (CÉR DU CHUS) : COMMUNICATION DURANT LA RECHERCHE MON16 GESTION DES DONNÉES D UN FORMULAIRE D EXPOSÉ DE CAS (FEC), SÉCURITÉ, CONFIDENTIALITÉ MON17 GESTION DES RÉACTIONS INDÉSIRABLES- INDÉSIRABLES GRAVES ET INCIDENTS THÉRAPEUTIQUES- THÉRAPEUTIQUES GRAVES MON18 GESTION DU PRODUIT DE RECHERCHE DE L ESSAI CLINIQUE MON19 GESTION DES ÉCHANTILLONS BIOLOGIQUES : RECUEIL ET CONSERVATION MON20 PRÉPARATION POUR UNE VISITE DE SURVEILLANCE MON21 PRÉPARATION POUR UNE VISITE D AUDIT OU D INSPECTION MON22 FERMETURE DE RECHERCHE CLINIQUE MON23 APPAREILS TECHNIQUES AU CRCELB MON24 BUDGET ET CONTRAT FINANCIER MON25 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE Nouveau numéro de version retiré retiré 06 retiré 06 06 06 06 06 06 retiré ou le nom du nouveau MON et son numéro de version MON29 PROCÉDURES POUR LE DÉPÔT D UN PROJET, LES DEMANDES DE MODIFICATION ET LES COMMUNICATIONS AVEC LE COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE (CÉR) (version 01) MON32 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques (version 01) MON33 Gestion du médicament de recherche à l étude (version 01) et MON34 Gestion de l instrument médical à l étude (version 01)

Nom des MON en cours (et numéro de version) MON version 05 inclus dans le MON MON01: Développement, approbation et modification des modes opératoires normalisés (MON) (version 06) MON02 ORGANISATION D UN SITE POUR LA RECHERCHE CLINIQUE (retiré) MON03 ÉQUIPE DE RECHERCHE : RÔLE, RESPONSABILITÉS ET DÉLÉGATIONS DES TÂCHES (retiré) MON04 ÉQUIPE DE RECHERCHE : COMPÉTENCE, CONNAISSANCE ET FORMATION (retiré) MON05 PRÉPARATION D UNE RECHERCHE CLINIQUE (retiré) MON06 ÉVALUATION DE LA FAISABILITÉ D UNE RECHERCHE CLINIQUE (retiré) MON07 DEMANDE OU MODICATION DE DEMANDE D ESSAI CLINIQUE AU CANADA DEC OU MDEC (version 06) MON08 PROTOCOLE : SOUMISSION DE PROJET AU CÉR, MODIFICATION OU DÉVIATION AU PROTOCOLE (retiré) MON09 PROCESSUS DE CONSENTEMENT ET FORMULAIRE DE CONSENTEMENT DU SUJET (retiré) MON10 DROITS ET PROTECTION DU SUJET DANS UNE RECHERCHE (retiré) MON11 CONFLITS D INTÉRÊT (version 06) MON12 RECRUTEMENT DES SUJETS (retiré) MON13 SUIVI DES SUJETS (retiré) MON14 INCONDUITE SCIENTIFIQUE ET VIOLATION DU PROTOCOLE (version 06) MON15 COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE EN SANTÉ CHEZ L HUMAIN DU CHUS (CÉR DU CHUS) : COMMUNICATION DURANT LA RECHERCHE (retiré) MON16 GESTION DES DONNÉES D UN FORMULAIRE D EXPOSÉ DE CAS (FEC), SÉCURITÉ, CONFIDENTIALITÉ (retiré) MON17 GESTION DES RÉACTIONS INDÉSIRABLES ET INCIDENTS THÉRAPEUTIQUES (version 06) MON18 GESTION DU PRODUIT DE RECHERCHE DE L ESSAI CLINIQUE (retiré) MON19 GESTION DES ÉCHANTILLONS BIOLOGIQUES (version 06) MON20 PRÉPARATION POUR UNE VISITE DE SURVEILLANCE (version 06) MON21 PRÉPARATION POUR UNE VISITE D AUDIT OU D INSPECTION (version 06) MON22 FERMETURE DE RECHERCHE CLINIQUE (version 06) MON23 GESTION DES ÉQUIPEMENTS (version 06) MON24 FRAIS ET CONTRAT FINANCIER (version 06) MON25 ACRONYMES ET TERMINOLOGIE (retiré) MON26 TYPES DE RECHERCHE CLINIQUE (version 01)

Nom des MON en cours (et numéro de version) MON27 ÉQUIPE DE RECHERCHE : RÔLES, RESPONSABILITÉS, DÉLÉGATION DES TÂCHES, COMPÉTENCE ET FORMATION (version 01) MON28 PRÉPARATION, ÉVALUATION DE LA FAISABILITÉ ET MISE EN PLACE D UNE RECHERCHE CLINIQUE (version 01) MON29 PROCÉDURES POUR LE DÉPÔT D UN PROJET, LES DEMANDES DE MODIFICATION ET LES COMMUNICATIONS AVEC LE COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE (CÉR) (version 01) MON30 BIOBANQUES ET BANQUES DE DONNÉES (version 01) MON31 RECRUTEMENT, CONSENTEMENT, FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ET SUIVI DES PARTICIPANTS (version 01) MON32 GESTION DE LA DOCUMENTATION ESSENTIELLE LIÉE AUX ÉTUDES CLINIQUES (version 01) MON33 GESTION DU MÉDICAMENT DE RECHERCHE À L ÉTUDE (version 01) MON34 GESTION DE L INSTRUMENT MÉDICAL À L ÉTUDE (version 01) MON35 GESTION DES SYSTÈMES INFORMATIQUES ET DES DONNÉES ÉLECTRONIQUES (version 01) MON36 DOSSIER MÉDICAL INFORMATISÉ ARIANE (version 01) MON version 05 inclus dans le MON MON03 ÉQUIPE DE RECHERCHE : RÔLE, RESPONSABILITÉS ET DÉLÉGATIONS DES TÂCHES et MON04 ÉQUIPE DE RECHERCHE : COMPÉTENCE, CONNAISSANCE ET FORMATION MON02 ORGANISATION D UN SITE POUR LA RECHERCHE CLINIQUE et MON05 PRÉPARATION D UNE RECHERCHE CLINIQUE et MON06 ÉVALUATION DE LA FAISABILITÉ D UNE RECHERCHE CLINIQUE MON08 PROTOCOLE : SOUMISSION DE PROJET AU CÉR, MODIFICATION OU DÉVIATION AU PROTOCOLE et MON15 COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE EN SANTÉ CHEZ L HUMAIN DU CHUS (CÉR DU CHUS) : COMMUNICATION DURANT LA RECHERCHE MON09 PROCESSUS DE CONSENTEMENT ET FORMULAIRE DE CONSENTEMENT DU SUJET et MON10 DROITS ET PROTECTION DU SUJET DANS UNE RECHERCHE et MON12 RECRUTEMENT DES SUJETS et MON13 SUIVI DES SUJETS MON16 GESTION DES DONNÉES D UN FORMULAIRE D EXPOSÉ DE CAS (FEC), SÉCURITÉ, CONFIDENTIALITÉ MON18 GESTION DU PRODUIT DE RECHERCHE DE L ESSAI CLINIQUE MON18 GESTION DU PRODUIT DE RECHERCHE DE L ESSAI CLINIQUE