REUSSIR SON ARCHIVAGE : POURQUOI? COMMENT? Par Stéphane Billonneau
Vous avez dit archives? Définition légale (loi n 79-18 du 3 janvier 1979) Des documents (papier, photos, vidéos, etc.) Quels que soient leur date et leur support matériel Témoignent de l activité d un organisme ou d une personne (ici l INED)
Les trois âges des archives Les archives suivent un cycle de vie : Courantes Intermédiaires Définitives ou historiques
Les archives pourquoi faire? Pour une bonne gestion au quotidien Pour prouver les droits de l administration (en cas de litige) des administrés (établir et défendre des droits) Pour la continuité du service public (valeur historique)
Le tableau de gestion Cet outil détermine : Que conserver? Combien de temps? Où?
Comment çà marche?
Quelles sont les étapes de l archivage? Le classement (tri, mise en ordre, élimination, mise en carton) Analyse du contenu de chaque dossier Rédiger un inventaire (ou bordereau de versement) Élaborer, si besoin, une introduction historique Indexer à partir d un thésaurus
Quelques règles pour votre classement une affaire = un dossier un document n est jamais isolé un dossier doit toujours être identifié (titre, dates) maintenir de l ordre dans le dossier ôter chemises en plastiques, trombones, épingles bien clore le dossier mettre en boîte et étiqueter adopter une logique de classement (alphabétique, thématique, chronologique, etc.)
Trier et éliminer Quoi? les archives signalées par un D (= destruction) au delà de la DUA dans le tableaux de gestion Les doublons, les imprimés vierges, la documentation périmée Quand? au moins 1 fois par an Comment? En remplissant un bordereau d élimination
L archiviste et vous L archiviste à la responsabilité de la gestion des archives intermédiaires Il offre un soutien scientifique et technique Il est l intermédiaire entre l INED et les Archives nationales (archives historiques) Il effectue des recherches à la demande
Le versement d archives Les documents pris en charge par l archiviste de l INED sont transférés dans le local de pré archivage (RDJ) Tout versement doit s effectuer selon une procédure rigoureuse Tout versement doit s effectuer dans le cadre du tableau de gestion, après accord de l archiviste
La procédure de versement (1) Préparation d un versement Un versement doit : Se faire à rythme régulier (1 fois/an) Être suffisamment volumineux Comporter des dossiers triés et classés Conditionnement du versement Mise en carton (dos de 10 cm, réf. Guibert 191056 par 50) Étiquetage selon un modèle (code service, n du versement, n des cartons)
La procédure de versement (2) Rédaction du bordereau de versement Liste du contenu des cartons Remplir la page de garde Signature du responsable du service Enlèvement des cartons
La procédure d élimination L administration doit déclarer ses éliminations (Art. 16 du décret n 79-1037) Trois cas peuvent se présenter: 1 ) Il s agit de papier de corbeille ou de la documentation périmée. Vous pouvez éliminer immédiatement et sans autorisation. 2 ) Il s agit d archives signalées comme à détruire dans le tableau de gestion. Vous pouvez éliminer après en avoir informé l archiviste. 3 ) Il s agit d archives non signalées dans le tableau ou dont la DUA n est pas encore expirée. Vous devez les signaler à l archiviste et remplir un bordereau d élimination qui sera visé par la MAN.
Que deviennent vos archives définitives? Les archives de l INED sont stockées au RDJ La MAN assure la gestion des archives définitives Les Archives sont envoyées à la MAN (rue de Ségur au Ministère de la Santé) Elles sont enfin conservées au Centre des archives contemporaines (CAC) à Fontainebleau
Qui peut avoir accès à vos archives? Le service versant a toujours la libre consultation Pour les autres, la loi fixe un délai de 30 ans, sauf: 150 ans pour les documents comportant des renseignements individuels de caractère médical (à compter de la date de naissance) 120 ans pour les dossiers de personnel (à compter de la date de naissance) 100 ans pour les documents relatifs aux procédures judiciaires
La base de données PRIAM 3 Elle répertorie les archives conservées au CAC Une première recherche peut être effectuée sur Internet sur www.archivesnationales.culture.gouv.fr/cac/fr/index.html Deux solutions s offrent à vous pour consulter ces archives: Demander un retour pour le service versant (en sollicitant préalablement l archiviste). Se rendre directement au CAC
Pour tout renseignement, votre correspondant à l INED Stéphane Billonneau Bureau 240 Poste 21 02 stephane.billonneau@ined.fr