COMMENT ELABORER VOTRE PLAN DE FORMATION SOMMAIRE 1 DEFINITION, CONTENU ET MODALITES DE FINANCEMENT... 2 1.1 DEFINITION... 2 1.2 CONTENU... 2 1.3 MODALITES DE FINANCEMENT... 3 2 LA MISE EN PLACE D UN PLAN DE FORMATION... 5 3 L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION PAS A PAS... 6 3.1 PREAMBULE : POURQUOI DECIDER DE CREER UN PLAN DE FORMATION :... 6 3.2 L ANALYSE DES BESOINS... 7 3.3 LE RECENSEMENT DES BESOINS EN FORMATION DES SALARIES... 7 3.4 LA DEFINITIONS DES PRIORITES... 8 3.5 LES PARTENAIRES SOCIAUX... 8 3.6 L ELABORATION ET LA VALIDATION DU PLAN DE FORMATION... 8
DEFINITION, CONTENU ET MODALITES DE FINANCEMENT Définition Le plan de formation est un document écrit qui défini l'ensemble des formations retenues par l'employeur. Celui-ci est la traduction de la politique de développement de l'entreprise et il est élaboré sous la direction du chef d'entreprise. Pendant la formation, le salarié demeure sous la subordination juridique de l'employeur et continue à percevoir sa rémunération. Tous les frais liés à la formation sont à la charge de l'employeur. Contenu Le Plan de formation comprend, en général, les éléments suivants : Rappel des orientations de la Direction Générale et des grandes lignes de la politique des Ressources Humaines dans l entreprise. Définition des objectifs généraux de formation pour l exercice concerné. Description sommaire de chaque action.
Modalités de financement Pour être imputable, c'est à dire financée directement sur votre contribution "Plan de formation" ou prise en charge par l OPCA, l'action de formation retenue doit satisfaire certains critères. Les actions imputables L'action de formation doit, notamment, poursuivre l'un des objectifs suivants : - l'adaptation à l'emploi, - les actions de promotion, - les actions de prévention ou l'inadaptation de la qualification, - les actions d acquisition, d'entretien ou de perfectionnement des connaissances. - Les bilans de compétences - Les actions de VAE.
Les actions non imputables Ne peuvent être financées sur la contribution "Plan de formation" : - les actions de simple information, de sensibilisation ou de présentation de nouveaux matériels ou produits, les colloques, séminaires et symposium, les voyages d'études, - les formations à la sécurité relevant de l article L 213-3-1 du code du travail( formation pratique et approprié en matière de sécurité pour tout nouveau et pour les salariés qui changent de postes ou de techniques. - les actions d'adaptation au poste de travail (formation à un logiciel spécifique à l'activité de votre entreprise non transposable dans un autre emploi..), - les formations suivies par les personnes non salariées de l'entreprise (intérimaires, stagiaires, administrateurs...), Les formations à l'étranger Les frais de transport exposés pour une formation se déroulant en dehors de l Union Européenne ne sont pas imputables, et ne peuvent donc d'être pris en charge par l OPCA. Si la formation de vos salariés se déroule hors de l'union Européenne, pour imputer les coûts correspondants sur votre contribution "Plan de formation", vous devez obtenir préalablement l'accord du service régional de contrôle de la formation professionnelle (Préfecture de région), cette autorisation n est pas nécessaire si le stage est financé par l OPCA. le bilan de compétences Le Code du travail prévoit, au nombre des actions de formation professionnelle imputables sur la contribution "Plan de formation", les actions de bilans de compétences. A condition toutefois que les actions organisées répondent aux conditions légales et réglementaires qui régissent cette prestation.(code du travail, art. L 900-2 et R. 900-3).
SCHEMA LA MISE EN PLACE D UN PLAN DE FORMATION La situation Economique de l'entreprise Les projets de l'entreprise La strategie d evolution Son marche Son organisation Son metier Les emplois,leurs Les competences actuelles Les competences necessaires Les competences ˆ acquerir Recrutement Les besoins en formation Population ˆ former Strategie et priorite de la Les moyens L'organisation Les budgets Presentation du projet aux partenaire sociaux Elaboration du plan de formation Mise en application Realisation Evaluation Suivi
L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION PAS A PAS Préambule : pourquoi décider de créer un plan de formation : Vos salariés expriment leur désir de participer à une formation? Vous projetez un changement ou un investissement dans les prochaines années? Vous souhaitez améliorer le fonctionnement de l entreprise : la gestion, les procédures, la qualité en acquérant outils et méthodes pour cela? L évolution de votre environnement nécessite l évolution des compétences de vos métiers (automatisation de certains métiers techniques, qualité de service, normes qualité etc )? Le contexte, les changements et les enjeux de l entreprise : L élaboration d un plan de formation d une entreprise repose à la fois sur les projets de l entreprise, sa stratégie d évolution, son marché, et par conséquent les mutations de son organisation et de son métier. Partant de là, le dirigeant et le service RH souhaitant élaborer un plan de formation pourront se poser les questions suivantes : Comment évoluent nos marchés? Quels sont les effets de la conjoncture actuelle sur nos métiers? Quelle est l implication de cette évolution en termes de compétences? Quelles sont les compétences indispensables à développer sur notre cœur de métier? Quels sont nos atouts face à nos concurrents, quels sont nos points faibles? Que nous indiquent les pyramides des âges, des anciennetés, des qualifications en interne? Souhaite t-on favoriser la mobilité interne? La mobilité externe? Envisage t-on de développer les compétences internes ou de recruter et rechercher des compétences externes? Les données à recueillir : Au sein de chaque unité, il conviendra de définir l ensemble des emplois, d anticiper leurs évolutions découlant des orientations et ainsi déterminer un référentiel des métiers. On pourra faire évoluer les définitions de fonction en référentiel métier compétences qui prend en compte : Les missions générales de la fonction Les résultats attendus par fonction
Activités dominantes et tâches par fonctions Compétences repères, aptitudes et qualités du métier Ces données pourront être recueillies lors d entretiens individuels ou de travaux de groupe. Ces derniers ont pour objectif d améliorer le fonctionnement de chaque unité et ainsi d optimiser leur interactivité. Le recueil de l ensemble de ces données permet d analyser les compétences actuelles et de déterminer les compétences nécessaires à la stratégie de l entreprise. L acquisition de ces compétences passe soit par le recrutement, soit par la formation, dont il faut lister l ensemble des besoins. L analyse des besoins Déterminer les compétences actuelles et souhaitables des salariés, l écart entre les deux, faire émerger les besoins de l entreprise Déterminer ce que l on attend de la formation Déterminer les objectifs qualitatifs et quantitatifs de formation Tenir compte des contraintes de fonctionnement : plannings des salariés, disponibilité des locaux s il s agit d une formation interne. Compétences actuelles Moyen pour y parvenir : le plan de formation Compétences souhaitables Le recensement des besoins en formation des salariés Les différentes demandes : Les besoins exprimés en interne : Afin de recueillir les besoins en formation exprimés par les salariés, vous pouvez : Utiliser l entretien annuel d évaluation (Se centrer sur les moyens mis en œuvre pour réaliser les objectifs annuels : afin d identifier les besoins en formation du collaborateur) Auditer les salariés, chefs de services, managers opérationnels (l audit peut être réalisé par un conseil extérieur ou par la fonction RH interne questionnaire, réunion, entretien etc) Identifier lors de l entretien d embauche les besoins, attentes du futur recruté en termes de formation et identifier les formations nécessaires à son adaptation au poste et à la culture d entreprise
Adaptation aux contraintes et demandes du contexte : D autres demandes implicites ou explicites peuvent être exprimées : Des demande précises des clients que vous fassiez l acquisition de certaines compétences (ex : suite à des réclamations : améliorer l accueil) Nécessité de reconversion/professionnalisation d une partie de votre personnel (ex : suite à délocalisation massive d activités à l étranger) Des changements imposés aux entreprises (ex : nouvelles normes comptables) Etc La définitions des priorités Les formations à venir doivent être hiérarchisées à court, moyen et long terme. Ainsi, les capacités de l entreprise en termes de moyens, d organisation et de budgétisation doivent être connues de la Direction et parfaitement maîtrisées. En ce qui concerne les possibilités de budget, il est conseillé de vous rapprocher de votre OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agrée). Les partenaires sociaux Le projet de plan ainsi constitué devra être remis au Comité d entreprise ou aux Délégués du personnel pour avis, et ce, 3 semaines avant la réunion de consultation. Ainsi qu une consultation sur les bilans N -1 et N avant le 15/11 (remise des documents 3 semaines avant la réunion). L élaboration et la validation du plan de formation Dans l ordre, pour élaborer votre plan de formation vous devez : 1) Identifier les actions de formation à mettre en place 2) Ecrire les "cahiers des charges" de chacune des actions de formation précisant : - la présentation de la société - le secteur d activité, le contexte de la demande, - les interlocuteurs en charge, - les objectifs de l entreprise dans la mise en place de cette action (que cherche t-on à obtenir? les objectifs de la formation), - les attentes de l entreprise en termes pédagogiques, de délai de réalisation, etc. - le public concerné (niveau de formation initiale, ancienneté, etc), - les moyens, les contraintes, - les modalités d évaluation de la formation, - éventuellement le budget etc.
Ce cahier des charges est très important pour permettre aux organismes de formation de répondre le plus efficacement à vos attentes et pour vous permettre de sélectionner l organisme sur des critères / un référentiel. 3) Hiérarchiser les actions de formation et sélectionner l organisme de formation 4) Vérifier la cohérence avec les orientations et les contraintes 5) Etablir les budgets et les plannings prévisionnels 6) Consulter le CE ou les délégués du personnel pour les entreprises de moins de 50 salariés 7) Suivre et évaluer chaque action de formation Procéder à une évaluation systématiquement en fin de formation (à chaud) et idéalement procéder à une nouvelle évaluation différée (évaluation à 3 mois) afin de vérifier l adéquation entre le contenu de la formation et les réalités du terrain. 8) Analyser les effets et redéfinir objectifs et besoins