PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL EXÉCUTIF DU REMDUS TENUE LE 5 AOÛT 2015 À 9 H 30 AU LOCAL E1-115 Ordre du jour 1. Présences 2. Ouverture de la réunion 3. Nomination du présidium 4. Adoption de l ordre du jour 5. Adoption des procès-verbaux 6. Vice-présidence affaires politiques et externes 6.1 L Autre Ciné-Parc 6.2 Projet pour le Mouvement étudiant (PPME) 6.3 Projet Vision commune (PVC) 6.4 La Table des Associations Communautaires (TAC) 6.5 Camp de formation CA 6.6 Tournée des assos membres 6.7 Tournée des assos externes 6.8 Élections fédérales 6.9 CCCP 6.10 Politique de nomination 7. Vice-présidence à la recherche et aux affaires académiques 7.1 CARRÉ 7.2 Bibliothèques 7.3 Colloque interfacultaire des cycles supérieurs 7.4 Assurances 8. Vice-présidence à la vie sociale et aux relations internes 8.1.Journée portes ouvertes UdeS 8.2.Activité socio-sportive REMDUS-G3 8.3.Activités sociales avec alcool 8.4.Spectacle de la rentrée 8.5.Table des associations communautaires (TAC) 9. Secrétariat général 9.1 Préparatifs du CA 9.2 Comité budget 9.3 Formation Code Morin 9.4 Ouverture du compte entreprise du REMDUS 10 Vice-présidence au développement durable 10.1 Recto Verso 10.2 Conseil Régional de l Environnement de l Estrie. 10.3 Paniers Bio 10.4 Campus Durable 10.5 Taxibus Memphrémagog 11. Date du prochain CE 12. Tour de table (Varia) : 13. Levée de la réunion 1
1. PRÉSENCES Étaient présent e-s Chaabane Calv Gneskoum GUEBRE Sarah B. LAMARCHE Guillaume RAYMOND Otman CHATER Houssemeddine FRAJ Secrétaire général Vice-présidente à la recherche et aux affaires académiques Vice-président aux affaires politiques et externes Vice-président au développement durable Vice-président à la vie sociale et aux relations internes N étaient pas présents Steve ST-PIERRE Elena WALDISPUEHL Président (vacances) Vice-présidente à l'information Jean-Sébastien GAGNÉ-BISSON (skype) Vice-président aux campus délocalisés (vacances) 2. OUVERTURE DE LA RÉUNION Proposition 1. Chaabane Calv Gneskoum GUEBRE propose : «que la réunion soit ouverte». Houssemeddine FRAJ appuie la proposition. La réunion est ouverte à 10 h. Proposition adoptée à l unanimité CE-2015-08-05-1 3. NOMINATION DU PRÉSIDIUM Proposition 2. Houssemeddine FRAJ propose : «que Otman CHATER et Chaabane Calv Gneskoum GUEBRE agissent respectivement en tant que président et secrétaire de la réunion». Sarah B. LAMARCHE appuie la proposition. Proposition adoptée à l unanimité CE-2015-08-05-2 4. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Proposition 3. Houssemeddine FRAJ propose : «que l ordre du jour de la réunion soit adopté». 2
Guillaume RAYMOND appuie la proposition. Proposition adoptée à l unanimité CE-2015-08-05-3 5. ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX Point remis. 6. VICE-PRÉSIDENCE AUX AFFAIRES POLITIQUES ET EXTERNES 6.1 L Autre Ciné-Parc Guillaume informe que le REMDUS a obtenu les droits sur tous les films qui seront projetés et qu il a procédé au paiement du permis de diffusion. On attend que la Régie du cinéma fasse parvenir le permis de diffusion. Il informe qu il a contacté l attaché aux communications pour qu il rédige un communiqué de presse et prépare une affiche. Il n a pas pu lancer l appel aux médias pour la promotion de l évènement comme c était prévu. Il mentionne que l année passée l'autre Ciné-Parc avait présenté six films. Proposition 4: Guillaume RAYMOND propose : «que l édition 2015 de L Autre Ciné-Parc ne se tienne qu avec cinq (5) films si le permis de la Régie n arrive pas d ici le jeudi 6 août à 17 h». Sarah B. LAMARCHE appuie la proposition. Proposition adoptée à l unanimité CE-2015-08-05-4 Otman veut savoir comment les documentaires ont été sélectionnés. Guillaume répond que le CAP avait déjà travaillé sur la sélection des films qui devaient être projetés et que les cinq documentaires avaient été retenus ainsi. 6.2 Projet pour le Mouvement étudiant (PPME) Guillaume informe que le dernier chantier se tiendra les 15 et 16 août prochains à Longueuil et qu il a une rencontre avec le comité de coordination après le CE pour finaliser la logistique du chantier. Il mentionne qu un sous-comité travaille actuellement à la rédaction des règlements généraux. Il demande qu un point soit mis à l ordre du jour du prochain CA pour autoriser les dépenses du congrès, car elles excèdent 500 $. 6.3 Projet Vision commune (PVC) Guillaume informe qu il attend toujours que les administrateurs fassent part de leur intérêt à participer au congrès sur les règlements généraux les 8 et 9 août. On n y enverra personne parce que le REMDUS n y est pas invité. Il informe qu il va essayer de tenir des rencontres téléphoniques avec Chicoutimi, Rimouski et Trois-Rivières, si possible, il y aura aussi des rencontres en personne en septembre pendant la visite des associations. 3
Otman aimerait savoir quelle est la différence entre le PPME et le PVC, surtout au niveau des territoires. Il se demande si les mêmes universités sont impliquées dans les deux entités. Guillaume répond que la réponse sera à la fois oui et non. Il résume l historique des mouvements étudiants depuis les vingt-cinq dernières années. Il informe que le REMDUS est beaucoup plus proche du PPME que du PVC et qu il existe une différence entre les noyaux de ces deux mouvements. Période de discussion des membres l'exécutif sur le mouvement étudiant. 6.4 La Table des Associations Communautaires (TAC) Guillaume informe qu il a une rencontre préliminaire avec la FEUS. Il pense que, de prime à bord, le projet peut les intéresser, mais ils doivent en parler en instance. 6.5 Camp de formation CA Guillaume informe que la deuxième ébauche d horaire du déroulement du camp de formation a été envoyée. Il informe qu il devra présenter une demande de soumission la semaine prochaine pour présentation au CA. Sarah se demande si on ne devrait pas demander à un certain nombre d associations de confirmer leur présence avant d engager cette dépense. Guillaume rappelle que la vision du CA était que les associations membres fassent part de leur intérêt en contribuant elles-mêmes aux dépenses qui seront engagées. Il trouve que la question est intéressante, mais il suggère qu on s'en tienne au mandat du CA. Sarah veut savoir qui seront les formateurs et qui montera le contenu de l atelier. Guillaume répond que Vincent DUCHARME et Félix HENRI seront les principaux formateurs pendant l atelier. Chaabane demande si finalement la formation sur le code Morin sera donnée au camp de formation du CA, car au départ, il pensait qu elle devrait se donner à tous les membres qui le désiraient. Guillaume mentionne qu on peut donner la formation sur le code Morin au camp et offrir aussi une autre formation pour tous les membres. Le vice-président à la vie sociale et aux relations internes informe qu il est disponible pour aider à l organisation du camp de formation. 6.6 Tournée des assos membres Guillaume demande que le point date des assemblées générales soit ajouté à l ordre du jour du prochain CA. Il mentionne qu il serait intéressant d indiquer sur le site web du REMDUS les dates des assemblées générales des associations membres. 6.7 Tournée des assos externes Guillaume a fait la tournée des associations suivantes : Association des étudiants de Polytechnique (AEP), et Association des étudiants des cycles supérieurs de Polytechnique (AECSP), Association étudiante de l École 4
des sciences de la gestion (AEESG) et Conseil de coordination du Projet pour le mouvement étudiant (PPME). 6.8 Élections fédérales Guillaume informe que le CAP est difficile à réunir. Il pense donc proposer une plateforme au prochain CA ainsi qu un plan d action électoral. Sarah estime que ce serait une bonne idée qu il puisse le faire lui-même et elle invite Guillaume à faire un Google doc pour recueillir les idées des autres membres. Guillaume informe qu il a déjà demandé à l attachée à l exécutif de se pencher sur le dossier. Il mentionne qu il compte organiser un débat où les directeurs de campagnes seront invités à faire des présentations à l Université de Sherbrooke. Il mentionne qu il prévoit préparer des questionnaires pour les responsables des partis. Sarah informe qu elle est prête à aider si le besoin se fait sentir. 6.9 Comité contre les compressions publiques (CCCP) Guillaume informe que les membres sont toujours difficiles à réunir. Il mentionne que la liste des questions a été envoyée à l équipe de direction de l Université. Il révèle qu il a travaillé sur de nouveaux libellés pour les frais institutionnels non obligatoires (FINO). 6.10 Politique de nomination Guillaume informe que le politique de nomination est en cours de rédaction et qu elle devrait être prête en début de semaine prochaine pour le CA. 7. VICE-PRÉSIDENCE À LA RECHERCHE ET AUX AFFAIRES ACADÉMIQUES 7.1 CARRÉ Sarah informe qu une première section du sondage est à l étape d être testée. Sarah demande aux exécutants s ils souhaitent se prêter au jeu pour l aider à déterminer si les questions et choix de réponses sont complets et représentatifs. Sarah devra vérifier les différentes possibilités pour ce qui est de la plateforme de sondage (collaboration avec la FEUS, autres assos, etc.). Chaabane et Houssemeddine suggèrent qu on essaie de voir si l Université n offre pas de plateforme gratuite, car étant donné le contexte de coupures, il serait idéal d économiser le plus possible. Ils mentionnent que Jean-Sébastien pourrait peut-être donner de l information au sujet de la procédure qu il a suivie pour les sondages à Longueuil. Guillaume et Otman mentionne qu il serait préférable de s éloigner le plus possible de l Université pour ces questions, car les sondages du REMDUS pourraient mettre en évidence des informations qui sont en défaveur de l Université et il n y a pas intérêt à ce qu elle voie de telles informations. Guillaume et Otman 5
suggèrent plutôt d explorer l option que le REMDUS s offre son propre sondage pour assurer la confidentialité des informations. Houssemeddine croit que l Université se doit de fournir de l aide au REMDUS qu en tant qu association étudiante. Il mentionne que la confidentialité des informations dépend du REMDUS lui-même, alors il invite à explorer cette option. 7.2 Bibliothèques Sarah soumet l idée d établir des liens entre les différentes institutions de façon à se concerter sur les effets des compressions sur les bibliothèques. Elle se propose de contacter d abord les bibliothèques de l UdeS, puis, d après le son cloche obtenu, celles du cégep et de Bishop s. Elle demande l avis du CE à ce propos. Chaabane se demande si le système de prêt entre bibliothèques (PEB) ne fait pas déjà le travail. Otman précise que la stratégie vise à permettre aux bibliothèques de se concerter pour savoir quels documents acheter pour une mise en commun générale des contenus de chaque bibliothèque. Sarah soutient le point d Otman, cependant elle ajoute que la stratégie pourrait permettre de ne pas dédoubler les choses, de donner aux étudiant-e-s un accès à un abonnement supplémentaire à d autres bibliothèques, ou leur donner accès à d autres services complémentaires pour améliorer la condition étudiante. Elle estime qu il y a des choses à discuter avec les bibliothèques. Guillaume déplore le fait que les PEB soient payants. Il informe que les étudiants du Cégep de Sherbrooke ont accès à la bibliothèque de l Université, mais il n est pas sûr si cela fonctionne à l inverse. Il trouve l idée d intégration des bibliothèques pertinente et estime qu on pourrait avoir un catalogue des bibliothèques, ou un site web, où les étudiant-e-s pourraient avoir de l information centralisée sur leurs recherches de documents dans toutes les bibliothèques à la fois. 7.3 Colloque interfacultaire des cycles supérieurs Sarah veut arrêter la date de tenue de la deuxième édition du Colloque. Elle rappelle que la première édition s est tenue le 19 mars 2015 et qu au moment de faire la réunion «post mortem», le comité organisateur avait recommandé de choisir une date durant la même période (post-relâche, pré-fin de session). Elle demande l avis du CE concernant la date du mercredi 16 mars et la tenue de l événement à l Agora du Carrefour de l information afin de faire la réservation rapidement. Elle demande aussi si le CE est d accord avec la possibilité d inviter un conférencier ou une conférencière externe pour traiter de vulgarisation scientifique. Elle souhaite contacter Olivier BERNARD (Le Pharmachien), Binh An VU VAN (présidente de l Association des communicateurs scientifiques du Québec) et Martin CARLI, pour connaître leurs tarifs. Otman demande de vérifier si la date ne coïncide pas avec la date d un CA, il aimerait savoir si le choix des conférenciers a été fait en tenant compte des tarifs demandés par les conférenciers de l an dernier. Sarah répond que l an dernier, on n avait pas de conférencier-e vedette. Elle compte faire le tour pour vérifier les tarifs. Guillaume mentionne qu il est prêt à soutenir le point de Sarah et il l invite avec contacter Martin CARLI. 6
Houssemeddine veut savoir si le colloque a un thème. Sarah répond qu elle comptait reconduire le thème de l année passée : vulgarisation du projet de recherche, parce que c est un point qui pourrait intéresser les membres du REMDUS. Houssemeddine trouve le thème à la fois pertinent et accrocheur. 7.4 Assurances Sarah informe qu avec le départ d Elena, la responsabilité de gérer les assurances et le site web lui a été confiée. Aminata a terminé le travail que lui avait assigné le comité assurances. Le REMDUS dispose maintenant de données sur ses assuré-e-s qui seront très utiles, mais il faut savoir comment en tirer profit. Sarah demande l avis des membres du CE concernant les stratégies de communication à employer, pour cet automne et à moyen terme. Otman se demande pourquoi ne pas voir avec les ressources qu on a l Université (qui sont gratuites), par exemple, le groupe MARKUS (une groupe d étudiant de marketing) de la Faculté d administration, avant d aller explorer des ressources externes. 8. VICE-PRÉSIDENCE À LA VIE SOCIALE ET AUX RELATIONS INTERNES 8.1. Journée portes ouvertes UdeS Houssemeddine informe qu il a reçu, avec Elena, une invitation de Madame Sophie VINCENT (agente de promotion et de publicité au Service des communications de l UdeS) à assister aux journées Portes ouvertes du 31 octobre et du 16 février. Il s agit d obtenir la collaboration (aucune contribution financière) du REMDUS. Il s agirait de témoignages d étudiant-e-s qui aimeraient partager leur expérience sur le campus. Houssemeddine aimerait avoir l avis du CE pour ficeler le dossier de collaboration et savoir si le REMDUS serait intéressé à participer aux journées Portes ouvertes. Chaabane estime qu il serait pertinent d explorer le point pour savoir en quoi consiste la collaboration. Sarah se demande aussi de quel type de collaboration il s agit. Guillaume suggère que Houssemeddine rapporte plus d informations sur le sujet au CE. 8.2. Activité socio-sportive REMDUS-G3 Houssemeddine a fait part à Elena de l invitation à l activité socio-sportive REMDUS-G3 à adresser aux membres du REMDUS. Il aimerait donner la tâche à l attaché aux communications de mettre l invitation dans l infolettre du REMDUS. Il a aussi fait la publicité de l évènement et rédigé un budget un peu plus détaillé avec Guillaume et des membres du G3. Guillaume demande si on a une soumission pour la coupe et les médailles. Houssemeddine répond que les montants ne sont qu approximatifs. Certaines dépenses seront enlevées complètement. Proposition 5. Houssemeddine FRAJ propose : 7
«que le REMDUS alloue une limite de trois cent cinquante dollars (350 $) pour engager les dépenses de l activité socio-sportive REMDUS-G3». Otman CHATER appuie la proposition. Proposition adoptée à l unanimité CE-2015-08-05-5 Houssemeddine aimerait savoir quelle stratégie il faudrait utiliser pour la promotion de l activité, car avec le nombre élevé de courriels que les assos reçoivent, certains courriels ne sont pas lus. Sarah estime, qu à la limite, on pourrait demander à l attaché aux communications de rejoindre les membres via les groupes Facebook dans lesquels il est inscrit. 8.3. Activités sociales avec alcool Houssemeddine informe qu il a assisté à la réunion des Services à la vie étudiante. Il mentionne que le Service de la sécurité a informé que les assos n ont plus le droit d entreposer dans leurs locaux associatifs, car la loi autorise un seul "permis Bar" permettant l entreposage par adresse civique. Ce serait dû à une intervention des forces policières. La commission spéciale de la FEUS a décidé d approcher la Coop pour vérifier la possibilité d entreposage et faire un projet d achat de la Coop. Le REMDUS sera inclus dans ce plan d action. Houssemeddine affirme qu il fait le suivi du dossier. 8.4. Spectacle de la rentrée Houssemeddine rapporte qu il a demandé à rencontrer Serge LANGLOIS et Alexis GRONDIN-LANDRY dans la soirée ou le lendemain dans l après-midi. Il a déjà fait un budget prévisionnel avec Alexis et il attend l approbation de Serge. La Petite salle du Centre culturel a été choisie pour tenir l'évènement. Certains collaborateurs seraient plus à l aise si la date pouvait être repoussée et si l activité pouvait avoir lieu à l extérieur. Il compte discuter avec le délégué du SAREUS et Serge, pour revenir au prochain CE avec plus de détails. 8.5. Table des associations communautaires (TAC) Houssemeddine est allé voir quelques associations communautaires (association des étudiant-e-s du Cameroun). Il compte faire le tour des associations communautaires pour leur expliquer les objectifs de la TAC. Il prévoit réunir la table des associations en septembre et faire le souper en octobre. 9. SECRÉATARIAT GÉNÉRAL 9.1. Préparatifs du CA Point caduc. 9.2. Comité budget Chaabane informe que la deuxième rencontre du comité budget a eu lieu et que les travaux se sont très bien déroulés. Le budget prévisionnel est prêt à être présenté le 13 août devant le CA. 9.3. Formation Code Morin Point caduc. 8
9.4. Ouverture du compte entreprise du REMDUS Chaabane informe qu il a fait parvenir à Desjardins les documents pour l ouverture du compte Entreprise. Il doit fixer un rendez-vous avec Steve pour finaliser le processus. Étant donné que Steve est vacances, ils le feront dès son retour. 10. VICE-PRÉSIDENCE AU DÉVELOPPEMENT DURABLE 10.1. Recto Verso Otman informe qu il est en négociation avec de nouveaux partenaires, puisqu il n a pas pu finalement avoir une entente avec le Refuge des Brasseurs. 10.2. Conseil Régional de l Environnement de l Estrie (CREE) Otman informe que les finances du CREE ne vont pas bien et qu il y a un problème de liquidités à court terme. Il mentionne qu il a été approché pour donner son accord en tant qu'administrateur à une résolution visant à se doter d une marge de crédit de 30 000 $ et d une carte de crédit limitée à 5 000 $. Guillaume veut savoir si le CREE a une assurance qui couvre ses administrateurs, sinon le vice-président au développement durable risque d être responsable du déficit. Otman répond qu il n y a pas de déficit annoncé; la démarche vise à prévoir une sécurité financière. Sarah suggère de faire une recension des partenaires qui ont une assurance pour leurs administrateurs. 10.3. Paniers Bio Otman informe que les inscriptions vont super bien pour le Campus principal et le Campus de la santé. Les fermiers ont même dû fermer les inscriptions, faute de capacité de production. Il fait remarquer que les membres de Longueuil semblent désintéressés. 10.4. Campus Durable Otman informe que le Campus Durable remercie le REMDUS pour son engagement à la Quinzaine du développement durable 2015. Le groupe s organise pour peaufiner ses règlements généraux et combler les postes vacants. 10.5. Taxibus Memphrémagog Otman a été approché par le Comité citoyen pour le transport en commun pour qu il prenne connaissance du dossier en vue de préparer un plan de mobilisation commun. Otman entend faire le suivi et voir si le CA est intéressé à s engager dans ce projet. 11. DATE DU PROCHAIN CE La prochaine réunion du CE aura lieu le mercredi 12 août 2015 à 9 h 30. 9
12. TOUR DE TABLE (VARIA) Otman n a rien d autre à signaler. Sarah suggère de mettre les insertions dans les agendas sur place, lors des journées de la rentrée. Chaabane s occupe des préparatifs du prochain CA. Guillaume n a rien à ajouter. Houssemeddine dit qu il se penche à nouveau sur le dossier du spectacle de la rentée. 13. LEVÉE DE LA RÉUNION L ordre du jour étant épuisé, la réunion est levée à 12 h 26. Chaabane Calv Gneskoum GUEBRE secrétaire de la réunion 10